Tugas Personal ke-2

Minggu 7 – Sesi 11

(Monitoring and Controlling the Project-)

Information Systems Project Management

Noval Wina Nurcahyo – 2201918772
Kelas DSBA

1. Bagaimana melakukan aralisis pemangku kepentingan membantu manajer proyek dan

tim proyek memahami organisasi informal?

Jawaban :
Bagaimana melakukan Analisis Pemangku Kepentingan
Secara umum praktek pemetaan pemangku kepentingan di awali dengan mengidentifikasi
siapa saja orang atau pihak yang berkepentingan dan berpengaruh terhadap organisasi
atau proyek yang diusulakan. Langkah berikutnya bekerja di luar kekuasaan mereka,
pengaruh dan kepentingan, sehingga Anda tahu kepada siapa harus fokus. Langkah
terakhir mengembangkan pemahaman secara komprehensif tentang stakeholder yang
paling penting agar Anda tahu bagaimana mereka akan merespon, dan sehingga Anda
bisa mengetahui bagaimana untuk memenangkan dukungan mereka – Anda dapat
merekam analisis ini pada peta pemangku kepentingan. Setelah Anda melakukan analisis
dengan menggunakan alat bantu ini masukkanlah dalam perencanaan untuk menentukan
strategi pelibatan mereka dan menentukan cara yang paling tepat bagaimana Anda akan
berkomunikasi dengan masing-masing pemangku kepentingan yang telah teridentifikasi.
Berikut langkah-langkah dalam melakukan Analisis pemangku kepentingan:

Langkah 1. Mengidentifikasi Stakeholder

Langkah pertama dalam analisis stakeholder Anda adalah untuk bertukar pikiran yang
stakeholder Anda. Sebagai bagian dari ini, memikirkan semua orang yang terpengaruh
oleh pekerjaan Anda, yang memiliki pengaruh atau kekuasaan di atasnya, atau memiliki
kepentingan dalam kesimpulannya sukses atau gagal. Dalam membangun setiap peta
pemangku kepentingan dengan mengembangkan daftar katagori dari orang, organisasi,
lembaga atau pihak lainnya yang memiliki bekepentingan terhadap organisasi atau tujuan
Anda. Setelah daftar adalah cukup lengkap itu kemudian memungkinkan untuk
menetapkan prioritas dalam beberapa cara, kemudian menerjemahkan stakeholder
‘prioritas tertinggi’ ke tabel atau gambar. Daftar potensi pemangku kepentingan untuk
setiap kegiatan tentunya akan melebihi waktu yang tersedia untuk menganalisis termasuk
kemampuan alat yang digunakan untuk memetakan sesuai kebutuhan informasi yang ada.
Tantangannya agar Anda tetap fokus pada pemangku kepentingan yang benar-benar
sesuai dan memiliki tingkat kepentingan terhadap organisasi sebagai bagian dari
komunitas khusus atau berorientasi terhadap tujuan proyek sehingga memudahkan dalam
memvisualisasikan.

ISYS6310 – Information System Project Management

Langkah 2. Prioritaskan Stakeholder Anda
Pada tahapan ini Anda telah memiliki daftar panjang organisasi/lembaga atau orang-
orang yang dipengaruhi oleh organisasi atau pekerjaan Anda. Beberapa mungkin
memiliki kekuatan baik untuk menghambat atau mendorong kinerja organiasasi.
Beberapa mungkin tertarik dengan apa yang direncanakan atau dilaksanakan oleh
organisasi atau apa yang Anda lakukan, sebagian lainnya mungkin tidak peduli. Lakukan
pemetaan secara mendalam terhadap pemangku kepentingan tentang
kekuatan/kepentingan dalam sebuah geradi, dan mengklasifikasikan para pemangku
kepentingan dengan peran dan kontribusi mereka atas tujuan organisasi serta ketertarikan
pada pekerjaan yang Anda lakukan. Lakukan pengujian dengan meletakkan masing-
masing pemangku kepentingan berdasakan pengaruh dan kekuatan. Misalnya, atasan
Anda cenderung memiliki kekuatan yang tinggi dan pengaruh dan harapan yang tinggi
terhadap pekerjaan Anda. Keluarga Anda juga mungkin memiliki harapan yang tinggi,
tetapi tidak mungkin memiliki kekuatan atas pekerjaan Anda.

Langkah 3. Memahami Stakeholder Kunci Anda

Pada langkah ini Anda diarahkan untuk memahami lebih dalam pemangku kepenitingan
kunci yang terlibat dalam pekerjaan atau bisnis Anda. Masing-masing orang atau
organisasi perlu dinilai sejauhmana respon atau reaksi terhadap proyek, dan bagaimana
mereka terlibat dan memberikan kontribusi terhadap keberhasilan pekerjaan Anda.
Disamping itu, Anda juga perlu memahami cara terbaik untuk melibatkan mereka dalam
proyek Anda serta membangun komunikasi efektif dengan mereka. Pertanyaan kunci
yang dapat membantu Anda memahami stakeholder Anda diantaranya:

 Apa kepentingan finansial atau emosional yang mereka miliki dari hasil pekerjaan
Anda?
 Apakah positif atau negatif?
 Apa yang memotivasi mereka yang paling penting?
 Informasi apa yang mereka inginkan dari Anda?
 Bagaimana mereka ingin menerima informasi dari Anda?
 Apa cara terbaik untuk berkomunikasi pesan Anda kepada mereka?
 Apa pendapat mereka saat ini pekerjaan Anda? Apakah berdasarkan informasi yang
baik?
 Siapa yang mempengaruhi pendapat mereka secara umum, dan yang mempengaruhi
 Pendapat mereka tentang Anda?
 Jika mereka tidak mungkin untuk menjadi positif, apa yang akan dimenangkan dari
 Mereka untuk mendukung Anda?
 Jika Anda tidak berpikir Anda akan dapat memenangkan mereka, bagaimana Anda
akan
 Mengelola sikap oposisi mereka?
 Siapa lagi yang mungkin dipengaruhi oleh pendapat mereka? Apakah orang-orang ini
 Menjadi pemangku kepentingan dalam memperjuangkan hak mereka sendiri?

Cara yang cukup efektif untuk menjawab pertanyaan diatas dengan melakukan
komunikasi intensif untuk berbicara secara langsung dengan pemangku kepentingan.
Biasanya ketika Anda berbicara langsung, orang cenderung untuk terbuka terbuka tentang
ISYS6310 – Information System Project Management
 pandangan mereka, dan meminta pendapat dari masyarakat. Berkomunikasi informal
seringkali merupakan langkah pertama dalam membangun sebuah hubungan yang sukses
dengan para pemangku kepentingan.

2. Dalam melakukan analisis pemangku kepentingan, mengapa itu penting bukan hanya
mengidentifikasi mereka yang akan mendapatkan dari keberhasilan proyek, tetapi juga
mereka yang mungkin mendapatkan dari kegagalannya?

Jawaban :

Manajemen pemangku kepentingan memastikan bahwa pemangku kepentingan dilibatkan

secara tepat di semua aspek proyek, program, atau portofolio. Tujuannya adalah untuk:
 Memastikan bahwa pandangan dan sikap semua pemangku kepentingan dipahami;
 Memengaruhi pemangku kepentingan menjadi pendukung pekerjaan di manapun
yang
 memungkinkan;
 Memaksimalkan dampak dukungan pemangku kepentingan;
 Meminimalkan dampak yang tidak mendukung pemangku kepentingan.

Beberapa manfaat dari penggunaan pendekatan ini diantaranya:

 Menggunakan pendapat para pemangku kepentingan yang paling kuat untuk
membentuk tujuan dari organisasi atau proyek pada tahap awal. Hal ini tidak hanya
memberikan dukungan terhadap organisasi atau tujuan lebih dari itu dapat dapat
meningkatkan kualitas dari hasil yang ditetapkan dalam rencana.
 Mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan yang kuat untuk membantu
memenangkan lebih banyak sumber daya – hal ini akan lebih mengoptimalkan
kinerja dalam mencapai tujuan.
 Membangun strategi komunikasi dengan para pemangku kepentingan sejak awal
secara intensif untuk memastikan bahwa mereka memahami apa yang harus
dilakukan dan memahami manfaat dari organisasi atau proyek yang dilaksanakan –
hal ini berarti mereka dapat mendukung tujuan organisasi secara aktif jika di
perlukan.
 Mengantisipasi reaksi dari masyarakat terhadap keberadaan organisasi atau proyek
yang akan dilaksanakan dan mengintegrasikan dalam skema perencanaan untuk
mendapatkan dukungan dari mereka.

3. Apa tujuan mendefinisikan peran dan tujuan untuk setiap pemangku kepentingan yang
diidentifikasi dalam pemangku kepentingan analisis?

Jawaban :

Tujuannya adalah untuk membatasi agar para pemangku kepentingan tidak melenceng
dari tugas sehingga tujuan tetap tercapai. Peran dan Fungsi Stakeholder Stakeholder
dalam kegiatan bisnis memiliki peran yang berbeda-beda sesuai dengan fungsi dan
tugasnya masing-masing, namun memiliki tujuan yang sama yaitu mengembangkan suatu

ISYS6310 – Information System Project Management

perusahaan dalam kegiatan bisnis. Adapun beberapa peran stakeholder adalah sebagai
berikut:

 Pemegang Saham/ Pemilik

Pemegang saham berperan sebagai investor yang menyediakan modal untuk
berjalannya suatu perusahaan. Pemegang saham juga berperan sebagai pengawas
dalam perusahaan untuk mengamati kinerja para pegawai dan juga kondisi finansial
dalam perusahaan.

 Pegawai
Kinerja perusahaan akan sangat bergantung pada kinerja sumber daya manusia
didalamnya. Pegawai memiliki peran yang cukup penting dalam bisnis dimana
mereka merupakan orang yang berkaitan secara langsung dengan proses produksi.
Kondisi yang nyaman dan harmonis diantara para pegawai akan menghasilkan
kerjasama yang baik dengan mengesampingkan kepentingan masing-masing.

 Suplier
Pemasok berperan dalam menyediakan bahan baku yang akan digunakan untuk
produksi. Apabila terjadi keterlambatan dalam penyediaan bahan baku akan
mengganggu jalannya proses produksi yang akan berdampak pada proses pemasaran
dan distribusinya.

 Konsumen
Konsumen berperan sebagai pengguna dan pengamat hasil produk dari suatu
perusahaan. Laris tidaknya barang yang dipasarkan sangat tergantung pada selera
masyarakat sehingga saran konsumen sangat penting untuk kemajuan perusahaan.

 Bank (Creditor)
Individu atau lembaga keuangan yang memberikan pinjaman kepada pengusaha.
Pada umumnya kreditor memberikan pinjaman dengan syarat tertentu sebagai
jaminan uang mereka akan dikembalikan tepat waktu berikut prestasinya.

 Konsumen
Perusahaan hanya bisa berjalan jika memiliki konsumen yang tertarget sebagai
pengguna produk atau jasa yang dijual. Untuk mendapatkan konsumen maka
perusahaan harus menyediakan produk terbaik dengan harga wajar.

 Pesaing (Competitor)

Persaingan usaha pasti terjadi di semua industri. Pesaing langsung adalah perusahaan
yang memiliki produk/ jasa yang sama dalam industri tertentu, misalnya Toyota dan
Honda.

ISYS6310 – Information System Project Management

  Pemerintah
Pihak yang memiliki wewenang dan kuasa dalam mengeluarkan perijinan usaha.
Masyarakat yang masih kental dengan kegiatan KKN mungkin saja akan
menggagalkan atau memudahkan rencana yang disusun oleh perusahaan.

4. Mengapa manajer proyek harus peduli kemajuan proyek, denganh memantau ?

Jawaban :

Project manager adalah orang yang ditunjuk untuk menggerakkan organisasi proyek dan
memimpinnya dalam mencapai objective proyek. Project Manager adalah posisi puncak
yang luar biasa dalam proyek. Di pikiran dan penanya, tertumpu beban tanggung jawab
yang besar atas kesuksesan proyek. Pada proyek besar dan sangat kompleks, project
manager bahkan harus memiliki kesempurnaan kompetensi. Tanggung jawab project
manager adalah untuk memenuhi kebutuhan yang berupa kebutuhan tugas, kebutuhan
team, dan kebutuhan individual. Maka dari itu sebagai orang yang menggerakkan
organisasi proyek dalam mencapai objective proyek, Project Manager harus peduli
dengan kemajuan proyek yang ada.

5. Apa tujuan mengembangkan rencana komunikasi proyek ?

Jawaban :

Manajemen komunikasi proyek (MKP) dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan-

kebijakan pengembangan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan melakukan kooordinasi
dan komunikasi dengan seluruh pemangku kepentingan. MKP menjelaskan proses-proses
yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan,
disusun, disebar, dan disimpan.Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi,
pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif. Beberapa tools dan teknik dapat
dimanfaatkan untuk komunikasi yang efektif, antara lain jejaring sosial, template-
template yang diperlukan untuk komunikasi proyek, misalnya : template berita acara
rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll. Perlu dibakukan juga
teknis dan format komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat, cara melaporkan
perkembangan proyek, dll. Selain itu perlu dilakukan juga pengendalian dan evaluasi
pelaksanaan komunikasi proyek.

6. Bandingkan persyaratan informasi proyek mensponsori ke orang-orang dari anggota tim

proyek. Bagaimana mereka mirip? Bagaimana mereka berbeda?

Jawaban :

Proses yang dimulai ketika proyek dimulai berujung pada keputusan oleh sponsor proyek
dan pelanggan (s) untuk melaksanakan rencana dan lanjutkan dengan pekerjaan.
Persetujuan perkiraan berbasis rencana oleh sponsor dan pelanggan berarti bahwa proyek
siap untuk memasuki fase eksekusi nya siklus hidup. The go / no-go keputusan
memberitahu tim bahwa hal itu dapat beralih dari perencanaan untuk melakukan
pekerjaan proyek. Rencana tersebut telah menyediakan sarana untuk memvalidasi

ISYS6310 – Information System Project Management

 estimasi sumber daya dan menjadi dokumen manajemen bekerja untuk tim. Perkiraan
anggaran dan waktu-garis yang dihasilkan dari perencanaan rinci menjadi jenis "kontrak
untuk pekerjaan" atau "Layanan kesepakatan" antara tim yang akan melakukan pekerjaan
dan sponsor dan / atau pelanggan yang akan menyediakan sarana untuk mencapainya.
Jika organisasi menggunakan kontrak resmi untuk perjanjian kerja atau jasa, ini adalah
titik di mana proyek perjanjian tersebut dapat realistis instated . Upaya dan sumber daya,
jadwal , dan kemampuan untuk memberikan tugas-tugas yang ditetapkan dalam rencana
telah dibuat kendala triple yang menentang kemajuan proyek dapat diukur - biaya , waktu
, dan pengiriman lingkup kerja yang diinginkan pada tingkat disepakati pada kinerja atau
kualitas . Setelah jadwal yang seimbang dan halus , perubahan setiap kaki segitiga akan
mempengaruhi dua lainnya .

7. Mengapa komunikasi yang efektif dan efisien menjadi penting dalam proyek?

Jawaban :

Berikut ini merupakan pentingnya komunikasi dalam Proyek :

Merencanakan
Komunikasi dalam manajemen organisasi dinilai sangat penting untuk merencanakan
suatu kemajuan perusahaan. Komunikasi yang terstruktur dapat memberikan gambaran
yang sistematis dalam merencanakan suatu pekerjaan untuk mencapai kesuksesan
bersama. Perusahaan atau organisasi yang terencana akan lebih mudah dalam mencapai
puncak kesuksesan.

Menyetujui
Sebuah organisasi tentu memiliki anggota organisasi dengan jumlah yang tidak sedikit.
Untuk memperlancar suatu perencana maka seorang pemimpin organisasi akan membuka
forum diskusi yang mana komunikasi dalam manajemen organisasi akan diaplikasikan di
kegiatan ini. Pentingnya komunikasi dalam manajemen organisasi ini adalah untuk
menyetujui suatu pernyataan dengan prosedur yang ada, sehingga tidak ada kekacauan
selama diskusi berlangsung.

Berinteraksi
Komunikasi dalam manajemen organisasi dianggap penting untuk proses interaki anggota
organisasi tersebut. Komunikasi yang efektif dapat memberikan kenyamanan kepada
anggota organisasi dalam melakukan proses interakasi

Argumentasi
Setiap organisasi memiliki beberapa anggota kelompok yang memiliki karakteristik dan
latar belakang yang berbeda-beda. Oleh karena itu, seorang anggota organisasi akan
memiliki pola pikir yang berbeda. Komunikasi dalam manajemen organisasi penting
untuk menyampaikan argumentasinya jika tidak setuju saat diskusi berlangsung

ISYS6310 – Information System Project Management

 Memberi informasi
Komunikasi dalam manajemen organisasi sangat penting untuk memberikan informasi.
Sebuah informasi yang baik dari internal maupun eksternal akan diolah secara sistematis
oleh organisasi. Artinya, informasi yang disampaikan akan diseleksi kembali mana yang
dianggap informasi penting dan mana informasi yang dianggap tidak penting.

Mengungkapkan perasaan
Komunikasi tidak hanya sebagai proses interaksi dalam sebuah organisasi. Komunikasi
menjadi media ekspresi diri atau sebagai ungkapan perasaan seseorang. Komunikasi
dalam manajemen organisasi menjadi hal yang penting karena suatu organisasi akan
berjalan sukses apabila tercipta kenyamanan dalam prosesnya.

Menjalin hubungan
Komunikasi dalam manajemen organisasi sangat penting untuk menjalin hubungan
terhadap organisasi lain. Hubungan yang dimaksud merupakan hubungan kerjasama
antara satu organisasi dengan organisasi lain. Dengan adanya manajemen dalam
organisasi maka proses komunikasi dengan organisasi lain akan terstruktur dengan baik.

Menyelesaikan permasalahan
Komunikasi dalam manajemen organisasi ini berperan penting dalam menyelesaikan
permasalahan. Ketika sebuah organisasi memiliki permasalahan baik dari segi internal
maupun eksternal, tentu saja organisasi tersebut akan mencari bebagai solusi untuk
menyelsaikan permasalahan tersebut. Komunikasi dalam manajemen ini menjadi peran
utama dalam menyelesaikan berbagai permasalahan yang sering muncul dalam
organisasi.

Menyampaikan pendapat
Berbeda dengan argumentasi, menyampaikan pendapat biasanya digunakan oleh seorang
anggota organisasi pada saat berdiskusi. Seseorang yang memiliki pendapat berhak untuk
menyampaikan pendapatnya pada saat diskusi berlangsung. Pendapat tersebut
disampaikan dengan menggunakan tata cara yang benar. Hal ini termasuk ke dalam
komunikasi manajemen organisasi. Komunikasi dalam manajemen organisasi merupakan
tata cara yang terstruktur dalam berkomunikasi

Meningkatkan kinerja yang produktif

Komunikasi yang telah terstrktur oleh sistem manajemen dalam organisasi ini memiliki
peran yang penting dalam meningkatkan kinerja anggota organisasi. Komunikasi tersebut
memberikan manfaat untuk meningkatkan produktivitas seseorang dalam bekerja

8. Apa yang dimaksud dengan metrik proyek? Jelaskan kualitas dari metrik proyek yang
baik.

Jawaban :

Metrik proyek digunakan oleh manajer proyek dan tim pengembang untuk dapat
beradaptasi dengan alur kerja dan aktifitas-aktivitas yang bersifat teknis.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Kualitas Metrik proyek yang baik :
 Memperkirakan status sebuah proyek yg sedang berlangsung
 Menelusuri resiko-resiko potensial
 Menemukan area masalah sebelum masalah ‘menjadi semakin kristis’.
 Menyesuaikan aliran kerja atau tugas-tugas.
 Mengevaluasi kemampuan tim proyek untuk mengontrol kualitas hasil kerja RPL.

9. Mengapa proyek harus memiliki sistem pengukuran yang baik? Jelaskan mengapa sistem
pengukuran yang baik harus dapat memandu kemajuan tim proyek daripada manajemen
sendirian.?

Jawaban :

Karena Berbagai pemicu risiko harus dipantau secara terus menerus untuk melacak
berbagai risiko proyek. Selain itu, ancaman dan peluang baru dapat muncul sendiri
selama proyek berlangsung, sehingga penting bagi pemangku kepentingan proyek untuk
waspada. Pemantauan dan pengendalian risiko harus menjadi bagian dari keseluruhan
pemantauan dan pengendalian proyek. Memantau dan mengendalikan Fokus pada metric
untuk membantu mengidentifikasi kapan risiko terjadi dan juga pada komunikasi.

10. Apa keuntungan memiliki tim proyek merancang metrik dan sistem pengukurnya sendiri?
Berikan contoh salah satu metrik danpenggunaannya dalam proyek ?

Jawaban :

Keuntungan memiliki tim proyek merancang metrik dan sistem pengukurnya sendiri :
Tim akan memiliki standar kualitasnya sendiri sesuai dengan project quality management
sebagai berikut :
 Performance, yaitu kesesuaian produk dengan fungsi utama produk atau karakteristik
operasi suatu produk.
 Feature, yaitu ciri khas produk yang membedakan dari produk yang lain yang
merupakan karakteristik pelengkap dan mampu menimbulkan kesan yang baik bagi
pelanggan.
 Reliability, yaitu kepercayaan pelanggan terhadap produk karena kehandalannya atau
kemungkinan karena kerusakan yang rendah.
 Conformance, yaitu kesesuaian syarat atau ukuran tertentu, sejauh karakteristik
desain dan operasi memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan.
 Durability, yaitu tingkat ketahanan suatu produk.
 Serviceability, yaitu kemudahan produk bila akan diperbaiki atau kemudian
memperoleh komponen produk tersebut.
 Aesthetic, yaitu keindahan atau daya tarik suatu produk.
 Perseption, yaitu fanatisme akan merk suatu produk tertentu karena citra atau
reputasi produk. Kualitas sebuah proyek sangat penting karena berhubungan
langsung dengan keberhasilan proyek tersebut. Banyak contoh proyek sistem
informasi yang sukses dan gagal akibat kualitas proyek.

ISYS6310 – Information System Project Management

Referensi:

Lecture Note Week 8

https://www.praxisframework.org/id/knowledge/stakeholder-management
https://wahjudinsumpeno.wordpress.com/2012/07/15/mengelola-stakeholder-sukses-
memenangkandukungan-bisnis-anda/
https://www.maxmanroe.com/vid/organisasi/pengertian-stakeholder.html
https://pakarkomunikasi.com/pentingnya-komunikasi-dalam-manajemen-organisasi

-----------------selamat belajar -----------------

ISYS6310 – Information System Project Management