Tugas Kelompok ke-4

Minggu 10 – Sesi 15

(Project Closure and Evaluation)

Team Kelompok 3:
 2201918601 - Ayudiah Putri Damayanti
 2201918614 - Mochamad Lutfy Firmansyah
 2201918772 - Noval Wina Nurcahyo
 2201919333 - Mira Dwi Rifanti
Kelas : DSBA

Diskusikan : Project Audit.

Setelah sistem pengadaan berbasis Web yang tidak ada duanya dilaksanakan, IHE CIO dari
rekayasa $ 405 juta dan perusahaan konstruksi, Michael Baker Corp., dibanjiri oleh pertanyaan
mengenai sistem itu efektivitas. Sayangnya, CIO tidak memilikinya bukti nyata bahwa sistem
meningkatkan efisiensi. Akibatnya, ia memutuskan untuk melakukan perusahaan pertama audit
pasca-penerapan yang mencakup evaluasi menyeluruh manfaat sistem, keamanan, dan
manajemen proyek proses. Meskipun CIO menemukan bahwa pengembalian sistem pada
investasi lebih rendah dari aslinya dibayangkan karena salah perhitungan jumlah pengguna
lisensi diperlukan, audit menemukan bahwa perusahaan menghemat lebih dari $ 150.000
setahun. Dia juga belajar beberapa pelajaran berharga tentang apa yang tidak dilakukan di masa
depan proyek. Sementara audit pasca implementasi adalah berguna 1001untuk menunjukkan
nilai proyek, diperkirakan hanya itu 20 persen organisasi melakukan satu. Banyak organisasi
enggan membuat pasca-implementasi mengaudit proses standar untuk tiga alasan utama. Pertama
mereka mungkin terlalu banyak membuang waktu, yang menambah 10 proyek biaya dan jadwal.
Kedua, audit pasca-implementasi sering membutuhkan dokumentasi dalam jumlah besar
memvalidasi hasil. Terakhir, mengungkap hasil yang tidak menguntungkan dapat menyebabkan
rasa takut bahwa seseorang akan disalahkan. Namun, audit pasca-pelaksanaan berfungsi penting,
terutama selama masa ekonomi yang menantang sebagai organisasi merasakan tekanan yang
meningkat untuk membelanjakan uang secara efisien dan efektif.

ISYS6310 – Information System Project Management

1) Kenapa proyek perlu diaudit, dan mengapa harus dilakukan oleh orang diluar proyek?
Jawab :
Menurut Weber (1999) terdapat empat tujuan utama mengapa perlu dilakukannya audit :
1. Mengamankan asset
Asset yang berhubungan dengan suatu organisasi mencakup perangkat keras,
perangkat lunak, fasilitas , manusia dan peralatan pendukung lainnya harus perlu
dilindungi dengan memasang pengendalian internal karena bisa dirusak oleh unsur
kejahatan atau lain lain. maka pengamanan menjadi perhatian dan penting.
2. Menjaga integritas data
Intregritas data memiliki atribut yaitu kelengkapan , sehat dan jujur, kemurnian, dan
ketelitan. tanpa menjaga intregitras data, organsaisi tidak dapat memperlihatkan diri
sebenarnya. akibatnya organisasi salah sasaran karena tidak didukung data yang
benar.
3. Menjaga efektivitas sistem
Menjaga efektifitas dapat dikatakan jika sistem mencapai tujuannya. untuk
mencapainya, audit harus tau mengenai kebutuhan pengguna sistem terkait dengan
layanan sistem tersebut. lalu, menilai apakah sistem menghasilkan laporan atau
informasi yang bermanfaat bagi pengguna.
4. Mencapai efisiensi sumber daya
Suatu sistem sebagai fasilitas pemrosesan informasi dikatakan efisien jika ia
menggunakan sumber daya seminimal mungkin untuk menghasilkan output yang
dibutuhkan. Efisiensi sistem pengolahan data menjadi penting apabila tidak ada lagi
kapasitas sistem yang menganggur.
Audit perlu dilakukan oleh orang luar proyek agar terhindar dari kecurangan seperti
manipulasi data dan tim audit dari dalam itu biasanya bisa disogok dengan imbalan.

2) Apa saja yang dilakukan moleh auditor SI/TI, apa hasil audit?
Jawab :
- Memahami terlebih dahulu mengenai sistem perusahaan sehingga dapat menilai
kekuatan dan kelemahan sistem.

ISYS6310 – Information System Project Management

 - Memeriksa apakah sistem yang telah diimplementasikan telah sesuai dengan
penggunaannya (efektif) dan telah dijalankan dengan sumber daya optimal (efisien).
- Mengevaluasi apakah sistem dapat terus dilanjutkan karena sudah berjalan baik dan
sesuai dengan kebutuhan usernya atau perlu dimodifikasi dan bahkan perlu dihentikan
apabila sudah tidak sesuai kebutuhan atau mengandung kesalahan.

3) Sebagai konsultan, bagaimana sdr. bisa meyakinkan klien, jika ditemukan pada audit
paska implementasi, adanya tambahan nilai waktu dan waktu dan biaya?
Jawab :
Untuk meyakinkan klien apabila ditemukan audit pasca implementasi, sebagai
konsultan harus menunjukan bukti berupa dokumentasi mengenai project yang
dimaksud. Dari dokumen tersebut dapat diketahui penyebab kenapa ada tambahan nilai
waktu dan biaya. Apakah karena requirement bertambah atau ada masalah teknis
mengenai hal yang tak terduga lainnya. Untuk membuktikan audit tersebut, harus
dilampirkan juga data yang berhubugan dengan case tersebut.

(Sumber :Marchewka J. T. (2015). Information Technology Project Management. 5th. John

Wiley & Sons Inc.., River Street, Hoboken, NJ., ISBN: 978-1-118•91101-3 .)

ISYS6310 – Information System Project Management