Membuat Rapat Lebih Efektif

Tentang Rapat

► Ruang komunikasi utama

► Tempat memecahkan masalah, mengembangkan ide, dan mengidentifikasi
peluang
► Kemampuan anda untuk berkontribusi kepada organisasi dan untuk dapat dikenal
bergantung pada keahlian anda berpartisipasi dalam rapat
► Berdasarkan studi, hanya 56% rapat yang diselenggarakan efektif, 25% dapat
diganti dengan telepon atau memo
► Tiga problem utama: keluar dari topik, tidak ada agenda, berlangsung teralu lama
Menyiapkan Rapat

Persiapan yang baik akan menghindarkan anda dari dua kesalahan umum:
1. Menyelenggarakan rapat padahal memo atau pesan lain dapat menggantikan
rapat.
2. Menyelenggarakan rapat tanpa memikirkan tujuan spesifik. Pastikan rapat
memang benar-benar dibutuhkan.
Empat tugas persiapan rapat

1. Identifikasi tujuan anda

Berbagi informasi? Koordinasi? Atau pengambilan keputusan (persuasi, analisis,
pemecahan masalah)? Pastikan partisipan mengetahuinya.

2. Pilih partisipan untuk ikut rapat

Kelompok besar? Atau kecil? Pilih orang-orang kunci terkait topik.
Empat tugas persiapan rapat

3. Susun agenda dan orang-orang yang bertugas

Distribusikan agenda kepada partisipan beberapa hari sebelum rapat agar mereka dapat
mempersiapkan bahan pendukung dengan baik. Agenda yang produktif dapat
menjawab tiga pertanyaan berikut:
1. Apa yang kita butuhkan untuk dikerjakan dalam rapat ini agar mencapai tujuan
kita?
2. Isu apa yang akan menjadi hal yang paling penting bagi semua partisipan?
3. Informasi apa yang harus tersedia dalam rangka membahas tersebut?
Atur orang-orang sesuai dengan tugasnya (notulen, asisten sorot, dll)
4. Pilih waktu dan fasilitas
Pagi atau siang? Video conference atau langsung?Layout ruangan, temperatur,
pencahayaan, ventilasi, akustik, laptop untuk bahan tayang, snack, dan lain-lain
Memimpin dan Berpartisipasi dalam Rapat

Pemimpin rapat yang ditunjuk memiliki tanggung jawab ekstra, pastikan melakukan hal-hal
berikut:
1. Jaga agar rapat tetap berada di jalurnya
Pemimpin rapat yang baik memberi petunjuk, menjadi perantara, memeriksa, menstimuli,
dan merangkum jika situasinya menuntut.

2. Ikuti aturan yang telah disepakati

Pastikan rapat berjalan sesuai aturan yang disepakati, misalnya durasi dan kapan
menyampaikan pendapat, tata cara tanya jawab, dll.
Memimpin dan Berpartisipasi dalam Rapat

3. Dorong partisipasi
Dorong partisipan yang pendiam untuk menyampaikan pendapatnya terutama
dalam pembahasan yang terkait dengan mereka. Untuk partisipan yang teralu
banyak bicara, katakan bahwa waktu terbatas dan orang lain juga perlu didengar
pendapatnya.
4. Berpartisipasilah secara aktif
Bila anda peserta rapat, cobalah berkontribusi ke pokok permasalahan dan
haluskan interaksi dengan partisipan lainnya. Gunakan kemampuan
mendengarkan dan kekuatan mengamati untuk menilai dinamika interpersonal
orang lain lalu sesuaikan perilaku anda. Berbicaralah jika anda mempunyai
sesuatu yang bermanfaat, tetapi jangan memonopoli diskusi.
 Memimpin dan Berpartisipasi dalam Rapat

5. Tutuplah dengan efektif

Pastikan tujuan rapat telah tercapai, bila belum, atur untuk menindaklanjutinya bila dibutuhkan. Rangkum
kesimpulan umum dan buat daftar tindakan yang harus diambil. Pastikan semua partisipan menyetujui hasil
rapat dan beri mereka kesempatan untuk menjernihkan setiap kesalahpahaman.
Tentang Notulen Rapat

► Adalah ringkasan informasi penting yang

diungkapkan dan keputusan yang dibuat selama
rapat.
► Pencatatan yang jelas tentang keputusan yang
dibuat dan orang-orang yang bertanggung jawab
untuk melaksanakannya sangatlah penting.
Elemen Kunci Notulen Rapat
1. Nama dan tanggal rapat
2. Daftar peserta yang hadir dan daftar peserta yang diundang namun tidak hadir
3. Waktu dimulai dan berakhir rapat
4. Lokasi
5. Hasil diskusi penting serta nama orang-orang berkontribusi pada poin-poin
utama
6. Keputusan utama yang dicapai di rapat
7. Semua pemberian tugas kepada partisipan rapat beserta tenggat waktunya
8. Semua subjek yang ditunda untuk rapat berikutnya
9. Tandatangan notulis dan pemimpin rapat
Menjadi Pendengar yang Baik dalam Rapat
Proses mendengarkan

Menerima Menafsirkan Mengingat Mengevaluasi Merespon

 Mengenali Beberapa Tipe mendengarkan
a. Mendengarkan isi (content listening)
Tujuan utama metode ini adalah memahami dan menguasai pesan pembicara. Penekanannya pada
informasi dan pemahaman, bukan evaluasi setuju atau tidak setuju. Pertanyaan yang diajukan
untuk memperoleh detail. Abaikan gangguan, fokus pada informasinya.
b. Mendengarkan dengan kritis (critical listening)
Tujuan utama metode ini adalah memahami dan mengevaluasi arti pesan pembicara pada beberapa
tingkat: logika argumen, bukti yang kuat, kesimpulan yang valid, implikasi pesan, maksud dan
motif pembicara, dan setiap poin relevan yang dihilangkan. Perhatikan bias yang mungkin
mewarnai cara informasi disampaikan , dan berhati-hatilah untuk lalu memisahkan antara opini
dan fakta.
Mengenali Beberapa Tipe Mendengarkan

c. Mendengarkan dengan empati (emphatic listening)

Tujuan utama metode ini adalah memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan pembicara sehingga
anda dapat menghargai sudut pandangnya, terlepas dari apakah anda mempunyai perspektif yang
sama dengannya atau tidak.

Penting:
Apapun metode yang digunakan dan kapanpun ada kesempatan, pendengar yang efektif mencoba
untuk ikut serta mendengarkan secara aktif, yang membuat usaha sadar untuk mematikan filter dan
bias. Mereka mengajukan pertanyaan untuk memverifikasi poin-poin kunci dan mendorong
pembicara melalui bahasa tubuh yang efektif.