Anda di halaman 1dari 6

No Doc : P-02

Hal : 1 dari 6
Commitment Rev : 00
Focus Consistent AUDIT INTERNAL Tanggal : 21-Sep-20

LEMBAR PENGESAHAN

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

Management
Direktur
Representative ISO 9001
No Doc : P-02
Hal : 2 dari 6
Commitment Rev : 00
Focus Consistent AUDIT INTERNAL Tanggal : 21-Sep-20

1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan sebagai panduan didalam pelaksanaan audit internal secara terencana
sebagai media informasi bahwa sistem manajemen mutu dan lingkungan telah sesuai dengan
persyaratan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, persyaratan ISO 9001 dan diterapkan
secara efektif.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini meliputi perencanaan audit, pelaksanaan audit, pelaporan dan verifikasi
pelaksanaan tindakan perbaikan dari auditee.

3. Definisi

3.1. Audit adalah pengujian sistematik dan independen untuk menetapkan apakah aktivitas dan
hasil yang berkaitan sesuai dengan aturan yang direncanakan dan apakah aturan diterapkan
efektif dan sesuai tujuan yang ditetapkan.
3.2. Auditor adalah seseorang yang mempunyai kualifikasi untuk melaksanakan audit.
3.3. Lead Auditor adalah auditor yang mengatur tata laksana pelaksanaan audit.
3.4. Audite adalah seseorang atau bagian yang diaudit.
3.5. Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya persyaratan ISO 9001 & 14001, Persyaratan
Pelanggan, Persyaratan yang ditetapkan didalam prosedur, persyaratan yang ditetapkan
oleh perusahaan dan persyaratan yang ditetapkan didalam peraturan dan persyaratan lainya
3.6. Bukti Objektif adalah bukti audit berupa fakta kuantitatif dan kualitatif informasi, catatan,
atau pertanyaan yang bersangkutan dengan pelaksanaan suatu elemen system manajemen
mutu yang berdasarkan observasi, pengukuran, evaluasi dan pengujian serta dapat
diverifikasi keabsahannya
3.7. Koreksi / Perbaikan adalah tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi
3.8. Tindakan Perbaikan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab dari suatu
ketidaksesuaian dan untuk mencegah terulangnya kembali

4. Referensi
4.1. ISO 9001 : 2015 Klausul 9.2.1 dan 9.2.2
4.2. ISO 14001 : 2015 Klausul 9.2.1 dan 9.2.2

5. Penanggung Jawab

5.1. MR ISO / WAKIL MANAJEMEN ISO bertanggung jawab untuk:


a) Membuat program audit.
b) Memastikan adanya kelengkapan fasilitas yang diperlukan untuk pelaksanaan audit.
c) Membentuk Tim Audit yang independen dan memilih ketuanya sesuai persyaratan.
d) Menentukan ruang lingkup dan kriteria audit bersama ketua Tim Audit.
No Doc : P-02
Hal : 3 dari 6
Commitment Rev : 00
Focus Consistent AUDIT INTERNAL Tanggal : 21-Sep-20

e) Menerima laporan audit dan menentukan distribusinya serta menunjuk pihak yang
bertanggung jawab.
f) Menyimpan seluruh informasi terkait dengan kegiatan audit sebagaimana program
audit dan hasil audit (NCR/PTP, Check List, dll)

5.2. Ketua Tim Audit bertanggung jawab untuk


a) Memimpin auditor untuk mempersiapkan rencana, melaksanakan dan mencapai tujuan
audit.
b) Memimpin kegiatan audit, membicarakan dan mengklarifikasi temuan audit.
c) Memastikan laporan audit diselesaikan sesuai rencana.
d) Membuat keputusan apabila tidak tercapai kesepakatan di antara auditor dan auditee.
e) Melakukan evaluasi efektifitas pelaksanaan tindakan perbaikan yang dilakukan oleh
Auditee

5.3. Auditor bertanggung jawab untuk


a) Melaksanakan audit sesuai dengan yang ditentukan dalam rapat Tim Audit.
b) Mengumpulkan dan menganalisa temuan audit.
c) Mempersiapkan dokumentasi untuk setiap temuan audit.
d) Bekerjasama dalam tim untuk pembuatan laporan audit.
e) Menyetujui tindakan perbaikan sesuai rencana yang ditentukan

5.4. Auditee ( penanggung jawab area ) bertanggung jawab untuk


a) Menyediakan fasilitas yang dibutuhkan Tim Audit.
b) Bekerjasama dengan Tim Audit untuk mencapai tujuan audit.
c) Menginformasikan kepada para karyawan mengenai tujuan dan ruang lingkup audit.
d) Menunjuk karyawan tertentu untuk menyertai Tim Audit dan bekerja sesuai petunjuk
Tim Audit.
e) Menindaklanjuti temuan audit dengan perbaikan dan tindakan perbaikan sesuai dengan
waktu yang telah disepakati tanpa delay

6. Prosedur

6.1. PROGRAM AUDIT


6.1.1. WAKIL MANAJEMEN membuat program audit dengan mempertimbangkan
sasaran mutu / lingkungan, tingkat kepentingan dari proses dan dampak
linkungan yang dihasilkan, umpan balik dari pelanggan, perubahan yang dapat
mempengaruhi perusahaan dan hasil audit yang lalu termasuk informasi terkait
dengan lingkup audit, kriteria, auditor dan auditee
6.1.2. Program audit akan dikomunikasikan ke seluruh Departmen dan Management
untuk mendapatkan persetujuan
6.1.3. PT. Supersonic Chemical Indonesia menetapkan bahwa audit internal dilakukan
setiap 6 (enam) bulan sekali atau semester.
No Doc : P-02
Hal : 4 dari 6
Commitment Rev : 00
Focus Consistent AUDIT INTERNAL Tanggal : 21-Sep-20

6.1.4. Pembentukan Tim Audit ditentukan oleh WAKIL MANAJEMEN dengan


kualifikasi sebagai berikut :
 Memahami audit kriteria persyaratan ISO 9001 (mengikuti pelatihan ISO
9001)
 Telah mengikuti pelatihan Internal Audit
 Terbebas dari bias kepentingan dari proses atau bagian yang akan di audit (
impartiality)

6.3. PELAKSANAAN AUDIT


6.3.1. Sebelum melakukan audit, Tim Audit harus mengadakan pertemuan
pembukaan dengan Auditee untuk menyampaikan protocol audit,
memperkenalkan seluruh Auditor, menjelaskan tujuan, kriteria audit dan ruang
lingkup serta memberitahukan teknik pelaksanaan dan waktu yang dibutuhkan.
6.3.2. Dalam pelaksanaan audit, pemeriksaan secara obyektif dilakukan di area kerja
yang meliputi :
 Wawancara dengan Auditee atau Pemilik proses
 Pengamatan penerapan dari prosedur atau ketentuan lain yang dijelaskan
didalam sistem manajemen mutu dan lingkungan
 Pemeriksaan dan verifikasi informasi terdokumentasi (prosedur, IK,
rekaman
6.3.3. Auditor akan membandingkan kriteria audit dengan aktual pelaksanaan
sebagaimana point diatas, dimana ditemukan ketidaksesuaian maka Auditor
akan menerbitkan “Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan “, bila
diperlukan auditor dapat menggunakan check list sebagai panduan untuk
audit.
6.3.4. Sebelum dicatat sebagai temuan audit, bukti audit harus dikonsultasikan pada
auditee.
6.3.5. Seluruh temuan yang telah dituangkan didalam “Formulir Permintaan
Tindakan Perbaikan “ akan disampaikan didalam rapat penutupan, termasuk
didalamnya memberikan penjelasan batas waktu penyampaian atau
pengembalian “Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan “ dan
pelaksanaan evaluasi atau verifikasi tindakan perbaikan.

6.4. PASCA PELAKSANAAN AUDIT


6.4.1. Tata cara penyampaian permintaan tindakan perbaikan dan pencatatan.
a) Temuan hasil audit yang telah dikomunikasikan dengan auditee dicatat
dalam Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan.
b) Ketua Tim Audit akan menyerahkan Formulir Permintaan Tindakan
Perbaikan ( asli ) yang akan digunakan untuk menjawab temuan hasil
audit sebagai tindak lanjut hasil pelaksanaan audit internal
No Doc : P-02
Hal : 5 dari 6
Commitment Rev : 00
Focus Consistent AUDIT INTERNAL Tanggal : 21-Sep-20

c) Copy Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan (asli) diserahkan kepada


Document Control sebagai bahan didalam pembuatan Log Book Temuan
Audit Internal.
6.4.2. Pelaksanaan perbaikan dan tindakan koreksi
a. Berdasarkan pada Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan maka
masing masing Departemen atau Bagian akan mengadakan evaluasi dan
atau koordinasi internal untuk mengindentifikasi permasalahan dan
menentukan perbaikan dan tindakan perbaikan.
b. Lakukan perbaikan sementara , identifikasi akar penyebab permasalahan
dan tindakan perbaikan yang diambil ( dilakukan ) ke dalam Formulir
Permintaan Tindakan Perbaikan maksimal 7 hari kerja dari tanggal
pelaksanaan Audit Internal dan dikembalikan ke Document Control atau
Management Representative.
c. Untuk tindakan perbaikan yang membutuhkan waktu terkait dengan
penyediaan infrastruktur dan atau terkait dengan pihak lain, maka Auditee
dapat memberikan program atau rencana kerja.
d. Lampirkan dokumen pendukung untuk setiap jenis temuan yang termuat
dalam Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan.

6.4.3. Verifikasi atau pemeriksaan tindakan perbaikan dan pencegahan


a. Berdasar pada Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan, MR dan
Document Control akan membuat Log Book Temuan Audit Internal dan
melakukan monitoring atas pelaksanaan tindakan koreksi dan pencegahan.
b. Auditor akan melakukan review 14 hari setelah pelaksanaan Audit Internal
ke Auditee untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan benar benar
dilakukan dan diimplementasikan secara efektif
c. Auditor akan melakukan evaluasi dokumen pendukung berikut praktek
praktek nyata dan atau kemampuan auditee memperagakan pelaksanaan
tindakan perbaikan yang telah dilakukan.
d. Terbitkan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan baru jika pada saat
review Auditee belum melakukan aktifitas tindakan perbaikan. Dan
komunikasikan dengan Bagian atau Management Representative untuk
mendapatkan saran dan pertimbangan.
e. Management Representative secara sampling akan memastikan bahwa
pelaksanaan tindakan koreksi benar benar dilakukan terutama untuk temuan
pada area atau proses kritis atau menjadi temuan oleh Audit dari Customer
atau Badan Sertifikasi.
No Doc : P-02
Hal : 6 dari 6
Commitment Rev : 00
Focus Consistent AUDIT INTERNAL Tanggal : 21-Sep-20

f. Pada tahapan ini Management Representative dan atau Document Control


akan memastikan bahwa laporan temuan audit sudah diverifikasi berikut
kelengkapan dokumen pendukungnya.

6.4.4. Evaluasi effectifitas pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan


a. Pada selang waktu maksimal 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan audit
Lead Auditor, Document Control dan atau Management Representative
akan melakukan evaluasi effectifitas pelaksanaan tindakan koreksi untuk
memastikan bahwa pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan yang
diambil sesuai dengan akar permasalahan.
b. Pada tahapan ini Lead Auditor, Document Control dan atau Management
Representative akan melakukan evaluasi effectifitas tindakan perbaikan
yang telah dilaksanakan di Bagian dimana permasalahan ditemukan.
c. Apabila masih ditemukan permasalahan yang sama maka Lead Auditor,
Document Control dan atau Management Representative akan
mendiskusikan kepada Department Head untuk menindaklanjuti dengan
tindakan perbaikan dengan menerbitkan Formulir Permintaan Tindakan
Perbaikan yang baru

7. Dokumen atau catatan terkait


7.1 Program Audit
7.2 Permintaan Tindakan Perbaikan
7.3 Log Book Temuan Audit Internal
7.4 Check List Audit Internal

8. Status perubahan dokumen

No Disetujui
Tanggal Isi perubahan Direvisi oleh
revisi oleh
00 - -
01
02
03