MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

Disusun Oleh :

Devi Nanda Bayti Rahma

C1B018095

UNIVERSITAS NEGERI JENDERAL SOEDIRMAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN MANAJEMEN
PURWOKERTO
2020
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah Swt., yang telah memberikan saya kesempatan sehingga dapat
menyelesaikan makalah ini. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penyusun tidak akan
menyelesaikannya dengan baik. Shalawat dan salam semoga terlimpah curahkan kepada Nabi
Muhammad SAW.
Makalah ini di susun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang “ Penulisan
Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Positif”, yang saya sajikan berdasarkan pengamatan dari
berbagai sumber. Makalah ini di susun oleh penyusun tidak terlepas dari rintangan. Baik itu yang
datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan
pertolongan dari Allah akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.
Semoga makalah ini dapat memberikan pengetahuan yang lebih luas kepada pembaca.
Makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun membutuhkan kritik dan saran dari
pembaca yang membangun. Terimakasih.

Purwokerto, 19 Maret 2020

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................i

DAFTAR ISI ..........................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.................................................................................1
B. Rumusan Masalah............................................................................2
C. Tujuan .…...............….....................................................................2
BAB II PEMBAHASAN
A. Strategi Penulisan Untuk Permintaan Rutin dan Pesan-pesan Positif.....
B. Pesan-pesan Good News dan Goodwill.....................….................
C. Menulis Jawaban Positif.................................................................
D. Menangani Permintaan Kredit Rutin...............................................
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan.....................................................................................
B. Saran...............................................................................................
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Komunikasi tertulis dalam organisasi bisnis akan menjadi bagian aktifitas organisasi
yang utama. Kamunikasi yang bersifat rutin akan dihadapi anggota organisasi. Pesan-pesan
rutin tersebut meliputi : pesan rutin, permintaan rutin, pesan-pesan positif, pesan kabar
buruk,dan pesan-pesan pendek lainnya.
Hampir setiap hari kita menuliskan pesan permintaan rutin kepada pemasok kita
supaya kegiatan produksi dan pemasaran dapat berjalan dengan baik. Juga pesan-pesan
positif, mulai dari ucapan selamat sampai menulis akan kabar baik kepada pelanggan ataupun
mitra organisasi. Disamping itu kita harus melakukan pesan-pesan pendek lainnya dan
merespon terhadap pesan kabar buruk. Seperti klaim dari pelanggan. Semua itu menjadi
tantangan bagaimana organisasi mengelola pesan-pesan pendek yang bersifat harian.
Penguasaan dalam menulis pesan-pesan pendek akan sangat membantu efektifitas
anggota organisasi secara keseluruhan, mengingat pesan-pesan tersebut bersifat rutin dan
harus dilakukan sehari-hari.
Penguasaan penulisan pesan-pesan rutin dengan baik, termasuk permintaan rutin,
pesan kabar dan bahkan penanganan penulisan pesan kabar buruk yang mungkin harus
dilakukan akan meningkatkan citra organisasi dan juga efektifitas organisasi.
Dalam kegiatan bisnis setiap hari anda akan menyusun banyak banyak pesan-pesan
rutin, atau berita baik,dan pesan-pesan positif lainnya. Sebenarnya komunikasi karyawan
yang paling umum adalah mengenai masalah rutin: pesanan, informasi, klaim, dan
penyesuaian, kredit karyawan, produk, operasi dan seterusnya.
Kadang-kadang anda secara lisan menyampaikan pesan ini, pada saat yang lain
membuatnya dalam bentuk tulisan. Apapun bentuk saluran komunikasi yang anda pilih
memahami cara mengorganisasikan dan menulis pesan rutin merupakan suatu hal yang
paling penting.

1
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang akan dibahas dalam
makalah ini adalah:
1. Apa saja strategi penulisan untuk permintaan rutin dan pesan-pesan positif ?
2. Apa yang dimaksud dengan pesan Good news dan Goodwill ?
3. Bagaimana menulis jawaban positif ?
4. Bagaimana menangani permintaan kredit rutin ?

C. TUJUAN
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka makalah ini bertujuan:
1. Menjelaskan mengenai strategi penulisan permintaan rutin dan pesan-pesan positif.
2. Mengetahui mengenai pesan Good news dan Goodwill.
3. Menjelaskan mengenai bagaimana dalam menulis jawaban postif.
4. Menjelaskan menangani bagaimana permintaan kredit rutin.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN

POSITIF
Apakah Anda akan memesan produk untuk perusahaan lain atau memberikan
selamat kepada karyawan Anda yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin
dalam dunia bisnis yang disusun dari pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill. Dalam
kenyataannya, kebanyakan kegiatan komunikasi karyawan berkaitan dengan hal-hal yang
bersifat rutin, seperti pesanan, informasi, aduan / klaim dan penyesuain, kredit, karyawan,
produk, operasi, pemasaran, dan sebagainya. Dengan tanpa memperhatikan saluran
komunikasi apa pun yang Anda pilih, pemahaman tentang bagaimana mengorganisasi
dan menulis pesan-pesan rutin merupakan bagian penting dari komunikasi secara efektif.
Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca
karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk kegiatan bisnis setiap
hari. Jika pesan-pesan Anda tidak memerlukan sesuatu yang khusus, ditujukan kepada
audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada
apa yang ingin Anda sampaikan atau bersikap netral, maka gunakan pendekatan langsung
untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.
Mulai dengan pernyataan dalam ide pokok yang jelas, ikuti dengan penjelasan
secara rinci, dan diakhiri dengan pernyataan yang ramah dan harapan mengenai dengan
tindakan yang Anda inginkan.
Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan dan
kelemahan sebagai berikut.
Keunggulan :
 Meningkatkan pemahaman secara komperhensif (menyeluruh) ketika pertama
kali membaca satu pesan.
 Menekankan pada suatu hasil analisis yang telah anda lakukan.

3
  Menghemat waktu untuk audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan bagian mana yang perlu
mendapat perhatian dan tidak perlu mendapat perhatian pada saksama.

Kelemahan:
 Faktor kebiasaan di mana orang cenderung menyampaikan suatu pesan
berdasarkan cara berpikirnya.
 Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang dipindahkan langsung ke bahasan,
hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah dilakukan sebelumnya.

1. Strategi Permintaan Rutin

Suatu permintaan adalah rutin, jika ia merupakan bagian hal yang biasa dalam
kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan rutin
(routine request) , Anda akan menempatkan apa yang diminta di bagian awal /
permulaan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis sebagai suatu hal yang perlu
mendapatkan perhatian.
Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan menyatakan ide pokok yaitu
kemukakan dengan tegas apa yang Anda inginkan. Usahakan pernyataan awal Anda
lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan
yang lebih rinci tentang apa permintaan anda. Selain itu, pada bagian pertengahan dari
pesan rutin perlu disampaikikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca
sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
Pendekatan lain untuk bagian pertengahan suatu permintaan rutin adalah dengan
pendekatan tanya jawab (ask questions approach), seperti Anda meminta informasi
tentang spesifikasi, harga, pengiriman, pembayaran, garansi, ukuran, warna, dan
kegunaan produk.
Pada bagian akhir suatu permintaan rutin, kemukakanlah pernyataan yang ramah,
apresiasi / penghargaan dan tindakan khusus yang Anda inginkan.

4
 Untuk memudahkan respon pembaca, maka akan lebih baik jika dicantumkan
informasi penting yang dapat dihubungi segera, seperti alamat kantor, nomor telepon
(termasuk telepon seluler), pager, atau alamat surat elektronik (e-mail, jam dan hari kerja,
dan kontak informasi penting lainnya ).
2. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif
Ketika anda sedang merespons secara positif untuk penyampaian pesan-pesan
goodnews dan good will, maka anda akan banyak menggunakan pendekatan langsung.
Hal itu umumnya karena pembaca lebih tertarik atas apa yang ingin anda sampaikan.
Dalam hal tujuan anda pada situasi ini adalah untuk mengumumkan good news,
menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dan
memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap anda ataupun perusahaan.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang positif, baik ecara lisan maupun
tulisan, maka bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang
sederhana yaitu dengan ide pokok yang jelas. Upayakan bagian awal enulisan pesan-
pesan positif, dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas. Pada bagian pertengahan,
sampaikan penjelasan secara rinci. Lalu pada bagian akhir, umumnya diakhiri dengan
pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah.
Penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penulisan pesan-pesan
positif:
 Ide-ide pokok yang Jelas
Komunikasi bisnis mempunyai dua tujuan mendasar, yaitu
mencakup menyampaikan informasi dan mendapatkan tanggapan atau
memunculkan reaksi dari audiens yang menyenangkan atau membuat
mereka mau menerima pesan yang disampaikan.
 Penjelasan Rinci
Bagian pertengahan suatu surat, good news, maupun goodwill
merupakan bagian terpanjang yang memerlukan penjelasan cukup rinci.
Komunikasi yang dilakukan cukup dengan beberapa kalimat, namun anda
perlu menjelaskan poin-poin secara lengkap pada audiens sehingga
mereka tidak bingung atu ragu atas isi pesan.
5
  Penutup Surat
Pesan yang anda sampaikan kemungkinan berhasil, jika audiens
memberikan kesan-kesan yang menyenangkan terhadap anda atau mereka
dapat menerima pesan yang ingin anda sampaikan.
B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOOD WILL
1. Good News Tentang Pekerjaan
Mendapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat
untuk pengisian lowongan kerja merupakan tugas yang cukup berat. Apalagi kalau kita
lihat di lapangan, seringkali pelamar kerja lebih banyak dibandingkan posisi pekerjaan
yang akan dipilih.
Umumnya penyampaian good news menggunakan pendekatan langsung. Contoh
goodnews yang berkaitan dengan pekerjaan antara lain penerimaan kerja, kenaikan
pangkat, bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji, dan pengakuan prestasi kerja.
2. Good News tentang produk
Untuk menjaga para pelanga, perusahaan dapat mengembangkan strategi
bisnisnya dengan penetapan harga pokok yang kompetitif, menghasilkan produk yang
berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang
tepat.
Good News yang berkaitan dengan produk antara lain: pemberian didalam harga
produk yang berkualitas, sistem tiga produk dapat tambahan satu produk gratis,
pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan
memperoleh hadiah tertentu ( seperti kalender tahun baru, produk asesoris, atau produk
perlengkapan ).
3. Pesan pesan goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang mendorong untuk menjaga hubungan
bisnis. Anda sebagai pelaku bisnis juga dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai
pihak. Seperti pelanggan, pemasok, atau pelaku bisnis lainya dengan penyampaian pesan-
pesan yang bersahabat atau catatan – catatan singkat yang tak diharapkan, secara tidak
langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.

6
 Sebagai contoh, CEO General Electric, Jack Welch, dikenal sebagai salah seorang
CEO yang relatif sering memberikan catatan dengan tulisan tangan kepada seluruh
karyawan. Welch menulih catatan untuk memotivasi para karyawan agar mereka dapat
meningkatkan kedisiplinan dan prestasi kerja.
Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat
kepada orang lain, seperti kenaikan pangkat atau jabatan, diangkat sebagai pimpinan
suatu asosiasi organisasi bisnis dan sejenisnya. Penyampaian ucapan selamat oleh
pimpinan perusahaan kepada para pelanggan atau pemasok, seperti ucapan selamat atas
kesuksesan non-bisnis. Merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan yang baik
diantara mereka.

C. MENULIS JAWABAN POSITIF

Banyak memo dan surat – surat bisnis ditulis dalam hubungannya dengan
memberikan tanggapan atas suatu pesan mautup adanya suatu permintaan. Jika
jawabannya adalah ya, atau informasi langsung, maka perencanaan langsung merupakan
yang paling cocok.
1. Surat Konfirmasi Pesanan
Satu dari beberapa surat yang paling sederhana adalah surat konfirmasi yang biasa
dinyatakan bahwa pesanan telah diterima. Surat konfimasi tidak diperlukan, jika suatu
produk sedang dikirimkan, jumlah pesanan relatif kecil, atau pelayanan akan
diberikan dengan segera. Tetapi, pengakuan pesanan dalam jumlah besar perlu
adanya surat konfirmasi pesanan.
Dengan menggunakan pendekatan langsung, pada paragraf pertama dari surat
pengakuan berisi tentang kabar/berita baik. Konsumen ditempatkan dalam suatu
urutan penting dan sangat mengharapkan untuk dapat menerima barang. Dalam surat
tersebut, yang harus anda katakan adalah bahwa barang barang yang dipesan sedang
dalam proses.

7
 Pada bagian pertengahan, anda harus menyatakan profesionalitas suatu
perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi secara akurat dan jelas.
Kapan pengiriman, harga barang, biaya pengiriman, pajak, dan penjelasan
kemungkinan munculnya masalah terhadap barang tersebut.
Sedangkan pada bagian akhir, surat pengakuan/konfirmasi pesanan adalah
meyakinan kepada audiens apa yang akan lakukan berikutnya dan manfaat apa yang
akan diperolehnya. Disamping itu, jangan lupa ucapkan terimakasih atas pesanannya.
2. Menjawab Permintaan Informasi
Setiap permintaan adalah penting baik di dalam maupun diluar organisasi.
Pendapat anda terhadap perusahaan, produk, departemen anda akan dipengaruhi oleh
bagaimana kesigapan anda menangani permintaan tersebut. Disamping itu untuk
memenuhi setiap permintaan audiens anda bukanlah pekerjaan yang mudah.
Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk
mengambil beberapa tindakan harus dilakukan oleh tingkatan yang lebih tinggi.
Selanjutnya, oleh karena surat menggunakan kop surat, maka anda harus sering
membuat rencana tanggapan dengan lebih hati –hati.
a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Konsumen prospektif sering meminta laporan
tahunan,katalog,brosur,atau jenis contoh lainnya,untuk membantu mereka
mengambil keputusan tentang suatu produk melalui periklanan. Suatu
tanggapan yang sopan , bersedia membantu dapat menggugah mereka
untuk membeli. Jika konsumen tidak meminta informasi dan tidak
mengharapkan suatu tanggapan, maka anda harus menggunakan teknik
persuasive.
Ketika menjawab permintaan yang mencakup penjualan potensial
(potential sales), Anda mempunyai tiga tujuan utama, yaitu (1) membuat
tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan,
(2) mendorong penjualan yang akan datang; dan (3) berikan kesan yang
baik terhadap pembaca.

8
 b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Beberapa permintaan dari luar tidak mempunyai kesempatan untuk
menjual suatu produk. Dalam menjawab permintaan tersebut, Anda
mempunyai dua tujuan, yaitu:
(1) Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap.
(2) Berikan kesan yang menyenangkan terhadap perusahaan
Anda atau hubungan kerja.
D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN
Saat ini perekonomian kita tak dapat dipisahkan dari kredit. Pembangunan
infrastruktur tak dapat dilepaskan dari kredit. Konsumen sering membawa dompet yang
berisikan credit card. Oleh karena kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa, maka
kebanyakan permintaan kredit adalah rutin, seperti persetujuan kredit (credit approval)
dan referensi kredit (credit reference)
1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada
pihak lain. Dalam pembuka surat dimulai dengan ide-ide pokok. Pada bagian prtengahan
surat mencakup beberapa hal, antara lain : batas maksimal jumlah kredit, tanggal
rekening dikirim, potongan harga, beban bunga, dan tanggal jatuh tempo. Oleh karena
surat persetujuan kredit merupakan dokumen resmi, maka harus diteliti
akurasi,kelengkapan,dan kejelasan kata-katanya.
2. Memberikan Referensi Kredit
Di negara-negara maju seperti AS,sebagian besar permohonan kredit diperiksa
secara elektronik atau umumnya menggunakan program computer. Hal ini
memungkinkan kantor pusat dapat dengan mudah melakukan monitor terhadap segala
aktivitas yang ada pada cabang-cabang mereka.
Kadangkala,permohonan kredit tidak memerlukan surat rekomendasi dari pihak
lain. Akan tetapi, untuk jenis-jenis kredit tertentu yang memiliki nilai tinggi umumnya
pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi. Apabila anda diminta membuat surat
rekomendasi,maka perlu diperhatikan dua hal: (1) permohonan surat rekomendasi harus
resmi atau disahkan. (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada,jangan dibuat-buat.
9
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena
pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk kegiatan bisnis setiap hari. Jika
pesan-pesan Anda tidak memerlukan sesuatu yang khusus, ditujukan kepada audiens dengan
perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin Anda
sampaikan atau bersikap netral, maka gunakan pendekatan langsung untuk mengorganisasi
pesan-pesan bisnis.

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan menyatakan ide pokok yaitu
kemukakan dengan tegas apa yang Anda inginkan. Usahakan pernyataan awal Anda lebih
spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang lebih
rinci tentang apa permintaan anda. Selain itu, pada bagian pertengahan dari pesan rutin perlu
disampaikikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang
lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.

Penulisan pesan pesan juga dapat dibuat sebagai sebuah jawaban dari surat atau
permintaan yang dikirmkan ke perusahaan, seperti surat keterangan barang telah dikirim,
surat jalan, dan surat barang telah diterima. Pada penulisannya memiliki format yang lebih
simple dibandingkan surat yang memberikan apresiasi atau berisikan informasi yang
diberikan ke internal perusahaan.

Penulisan surat juga dapat dipakai pada perjanjian perkreditan, karena di jaman sekarang
semua perlu ditulis pada sebuah surat perjanjian yang sebagai bukti sah atas kegiatan yang
akan dilakukan oleh kedua pihak.

Banyak manfaat yang bisa kita ambil dalam penulisan surat karena dengan memenuhi
format dan penyusunan terhadap isi juga membuat pembaca atau audiens lebih mudah
memahami tujuan dari surat tersebut.

10
B. SARAN

Dengan mempelajari makalah tentang komunikasi bisnis diharapakan para pembaca

dapat mengambil aspek-aspek penting seperti cara menulis pesan rutin dan pesan positif
sehingga saat pembaca terjun kedunia bisnis sang pembaca tidak kewalahan saat menghadapi
masalah yang dijelaskan dalam makalah ini.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis, Jakarta: Penerbit Erlangga.

12