MAKALAH MANAJEMEN

INDUSTRI
27-34 minutes

TUGAS MANDIRI                                                                    DOSEN

PEMBIMBING

Manajemen                                                                          Wahyunis, S.P., M.Pd

Manajemen Industri (Hubungan manjemen industry dan SDM, Fungsi

Manajemen Industri & Sistem Informasi Manajemen)

Disusun oleh:

KHAMILATUN KHUSNA

11382203026

Lokal 3 E Agroteknologi

JURUSAN AGROTEKNOLOGI

FAKULTAS PERTANIAN DAN PETERNAKAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SULTAN SYARIF KASIM

PEKANBARU

2014

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang masih memberikan
rahmat dan karunianya berupa nikmat kesehatan dan kesempatan kepada kami
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas Mandiri Dasar-Dasar Manajemen tentang.
Manajemen Industri (Hubungan manjemen industry dan SDM, Fungsi Manajemen
Industri & Sistem Informasi Manajemen)

Shalawat bersampulkan salam tidak lupa pula kami kirimkan kepada junjungan alam,
yakni Nabi Muhamad SAW yang telah membawa umatnya dari alam kebodohan ke
alam yang berilmu pengetahuan.

Selanjutnya kami mengucapkan terima kasih kepada Dosen Pembimbing yang telah
memberikan saran, arahan dan bimbingannya dalam menyelesaikan makalah ini.

Kami menyadari dalam makalah ini masih banyak terdapat kekurangan, baik dalam
penulisan maupun penyajiannya, maka kami sangat mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun agar kedepannya lebih baik.

Semoga makalah ini bermanfaat bagi kami khususnya dan pembaca umumnya.

                                                                                    Pekanbaru, 31 Oktober 2014

Penyusun

Daftar Isi

Kata Pengantar…………………………………………………………….……..

Daftar Isi………………………………………………………………………….

BAB I Pendahuluan

            I.1Latar belakang…………………………………………………………

            I.2 Rumusan Masalah…………………………………………………….

            I.3 Tujuan Penulisan…………………………………………………….

BAB II Pembahasan

            II.1 Definisi Manajemen dan Industri…………………………………..

            II.2 Sumber Daya Manusia………………………………………………

            II.3 Manajemen Industri………………………………………………….

II.4 Hubungan Antara Manajemen Industri dan Sumber Daya Manusia

II.5 Manajer………………………………………………………………..

II.6 Peran Manajer………………………………………………………..

II.7 Kompetensi Manager………………………………………………..

II.8 Peran Interpersonal Manajer (Interpersonal Manajerial)………….

II.9 Fungsi Manajemen…………………………………………………..

BAB III Penutup

            III.1 Kesimpulan………………………………………………………….

            III.2 Saran…………………………………………………………………

            III.2 Daftar Pustaka…………………………………………………………

BAB I

PENDAHULUAN

        Industri adalah suatu upaya sistemik untuk menggerakan pembangunan ekonomi

dalam menciptakan kemakmuran dan kesejahteraan masyarakat yang tersusun atas
faktor-faktor seperti sejarah, seni dan desain, ekonomi pemasaran, teknologi geografi
dan dampak sosial. Dalam realitanya, industrialisasi diwujudkan dalam pengertian
seperti skala (kecil-besar), hulu-hilir terpadu, aplikasi teknologi tertentu beserta
penciptaan nilai tambah yang mengandung keunggulan secara komparatif, kompetitif
dan kombinasi komparatif-kompetitif yang mampu menjamin kemampuan tumbuh
dan berkembang atas kekuatan sendiri untuk meningkatkan kegiatan produksi dan
memperkuat sektor ekonomi lainnya.

Didalam makalah ini kami akan membahas manajemen didalam sebuah industry dan
juga hubungannya dengan SDM yang berkualitas.

I.2 Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan manajemen dan juga apa yang dimaksud dengan
industry
2.      Bagaimanakah kaitannya antara manajemen dan juga industry.

3.      Bagaimana peran manajemen untuk mencapai suatu tujuan dalam sebuah
industri.

Agar banyak dari pembaca yang membahas makalah yang saya susun ini nantinya
akan mengerti tentang bagainama keterkaitan antara manajemen, daan juga industry,
dan bagaimana keterkaitan serta peran manajemen tersebut didalm sebuah industry,
dan agar nantinya para pembaca tidak akan bingung, da dapat memahaminya.

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Definisi Manajemen dan Industri 

Manajemen

         Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam yaitu

manajemen sebagai suatu proses, manajemen sebagai kolektivitas manusia,
manajemen sebagai ilmu dan manajemen sebagai seni. Manajemen sebagai suatu
proses, definisi manajemen sebagai seuatu proses dapat dilihat pemaparan dari
beberapa tokoh sebagai berikut:

1. Encylopedia Of The Social Science, yaitu suatu prose dimana pelaksanaan

suatu tujuan tertentu  dilaksanakan dan diawasi.
2. Haiman, yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalu kegiatan orang lain,
melakukan usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.
3. Giorgy R. Terry, yaitu cara pencapaian yang telah ditentukan terlebih dahulu
dengan melalui kegiatan orang lain.
4. Manajemen sebagai suatu kolektinitas merupakan suatu kumpulan dari orang-
orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Kolektivitas atau
kumpulan orang-lorang inilah yang disebut dengan manajemen, sedangkan
orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau
berjalannya aktivitas manjemen disebut manejer.
5. Manajemen sebagai suatu ilmu karena telah dipelajari sejak lama  dan telah
diorganisasikn menjadi suatu teori manajemen.
6. Manajemen sebagai suatu seni, yaitu suatu keahlian, kemampuan,
keterampilan,dalam aplikasi prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan
sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efisisen dan efektif
guna mencapai tujuan organisasi.
Dari definisi-definisi yang telah dipaparkan diatas dapat disimpulkan bahwa
manajemen adalah sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya
untuk mencapai sasaran atau tujuan secara efektif dan efisien dimana untuk dapat
mencapai tujuan tersebut sumber daya manusia bekerjasama secara kolektivitas.

Industri

        Industri adalah suatu upaya sistemik untuk menggerakan pembangunan ekonomi

dalam menciptakan kemakmuran dan kesejahteraan masyarakat yang tersusun atas
faktor-faktor seperti sejarah, seni dan desain, ekonomi pemasaran, teknologi geografi
dan dampak sosial. Dalam realitanya, industrialisasi diwujudkan dalam pengertian
seperti skala (kecil-besar), hulu-hilir terpadu, aplikasi teknologi tertentu beserta
penciptaan nilai tambah yang mengandung keunggulan secara komparatif, kompetitif
dan kombinasi komparatif-kompetitif yang mampu menjamin kemampuan tumbuh
dan berkembang atas kekuatan sendiri untuk meningkatkan kegiatan produksi dan
memperkuat sektor ekonomi lainnya.

2.      Sumber Daya Manusia

         Sumber daya manusia dalam suatu  industry adalah faktor yang paling
menentukan berjalannya suatu industri. Manusia yang membuat tujuan dan manusia
pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada
proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu,
manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai
tujuan.

Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara
bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki
oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal
sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat
menjadi maksimal.MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah
manusia – bukan mesin – dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis.Kajian
MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll.

          Unsur MSDM adalah manusia. Manajemen sumber daya manusia juga

menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan,
pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan
dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia
melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara
langsung sumber daya manusianya.
         Manajemen Sumber Daya Manusia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas
sumber daya manusia dalam organisasi. Tujuannya adalah memberikan kepada
perusahaan atau industri satuan kerja yang efektif. Untuk mencapai tujuan ini, study
tentang manajemen personalia akan menunjukkan bagaimana seharusnya perusahaan
mendapatkan, mengembangkan, menggunakan, mengevaluasi, dan memelihara
karyawan dalam jumlah (kuantitas) dan tipe (kualitas).

         Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai

masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja
lainnya untuk dapat menunjang aktivitas industry atau perusahaan demi mencapai
tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sumber daya
manusia adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut
HRD atau human resource department. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya
manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok
suatu industri atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan
pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. Tujuan-
tujuan MSDM terdiri dari empat tujuan, yaitu

Tujuan Organisasional

      Ditujukan untuk dapat mengenali keberadaan manajemen sumber daya manusia

(MSDM) dalam memberikan kontribusi pada pencapaian efektivitas industry atau
perusahaan. Walaupun secara formal suatu departemen sumber daya manusia
diciptakan untuk dapat membantu para manajer, namun demikian para manajer tetap
bertanggung jawab terhadap kinerja karyawan. Departemen sumber daya manusia
membantu para manajer dalam menangani hal-hal yang berhubungan dengan sumber
daya manusia.

1.       Tujuan Fungsional

   Ditujukan untuk mempertahankan kontribusi departemen pada tingkat yang sesuai

dengan kebutuhan organisasi. Sumber daya manusia menjadi tidak berharga jika
manajemen sumber daya manusia memiliki kriteria yang lebih rendah dari tingkat
kebutuhan organisasi.

      2.  Tujuan Sosial

Ditujukan untuk secara etis dan sosial merespon terhadap kebutuhan-kebutuhan dan
tantangan-tantangan masyarakat melalui tindakan meminimasi dampak negatif
terhadap organisasi. Kegagalan organisasi dalam menggunakan sumber dayanya bagi
keuntungan masyarakat dapat menyebabkan hambatan-hambatan.
     3. Tujuan Personal

Ditujukan untuk membantu karyawan dalam pencapaian tujuannya, minimal tujuan-

tujuan yang dapat mempertinggi kontribusi individual terhadap organisasi. Tujuan
personal karyawan harus dipertimbangkan jika parakaryawan harus dipertahankan,
dipensiunkan, atau dimotivasi. Jika tujuan personal tidak dipertimbangkan, kinerja
dan kepuasan karyawan dapat menurun dan karyawan dapat meninggalkan
organisasi.

3.      Manajemen Industri

        Dari pemaparan diatas dapat disimpulakan bahwa manajemen industri adalah

suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan
sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk menggerakan pembangunan
ekonomi manusia secara sistematik yang tersusun atas faktor-faktor seperti sejarah,
seni dan desain, ekonomi pemasaran, teknologi geografi dan dampak sosial sehingga
mengandung keunggulan secara komparatif, kompetitif dan kombinasi komparatif-
kompetitif yang mampu menjamin kehidupan manusia dan prosesnya dapat berjalan
efektif dan efisien.

4.      Hubungan Antara Manajemen Industri dan Sumber Daya Manusia

         Sumber daya manusia atau disingkat SDM adalah tenaga kerja manusia yang di
jadikan pekerja pada suatu organisasi atau perusahan dan industry untuk mencapai
suatu tujuan didalam industry tersebut. Manajemen sumber daya manusia adalah
suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga
kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan
secara maksimal sehingga tercapai tujuan bersama perusahaan atau industri.

    Manajemen juga menyangkut desain dan implementasi perencanaan, penyusunan

karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja,
kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen ini
melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara
langsung sumber daya manusianya sehingga ketika sumber daya manusia ini
dikontrol dengan baik maka akan memiliki hasil yang baik pula pada industry
tersebut.

Dalam imanajemen industry, industry yang baik harus berhubungan dengan sebuah
sistem, karena sistem inilah yang dimaksud dengan manajemen, industry dan sumber
daya manusia.
       Suatu manajemen tidak akan berjalan ketika tidak ada yang bertanggung jawab
atas berjalannya manajemen tersebut, maka dar itu dalam hal ini agar manajemen ini
dapat berjalan maka diperlukan manajer. Manejer adalah seorang yang bertanggung
jawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas  manajemen agar tujuan dari unit yang
dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan dan kerjasama orng lain.
Manajemen dan manejer adalah hal yang berbeda, dimana manajemen kolektivitas
orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen yang disebut manajer.

5.      Manejer

         Dalam sebuah industry atau perusahaan, membutuhkan seorang pemimpin atau

dalam sebuah industry disebut manajer. Kaitannya dalam manajemen adalah seorang
manajer dituntut untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang
manajemen sehingga mampu mengaplikasikan ilmunya untuk mengorganisir dan
mengoptimalkan sumber daya yang ada sehingga menjadi efektif dan efisien. Manajer
disini harus mampu memanejemen semua sumber daya yang ada dimana mencakup
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

      Berdasarkan tingkatannya manajer dapat dibedakan dalam beberapa tingkatan

yaitu manajemen puncak, menengah, dan manajemen tingkah bawah. Keterampilan
manajerial yang dibutuhkan untuk masing-masing tingkat manajemen juga berbeda.
Manejer tingkat atas lebih banyak memerlukan keterampilan yang bersifat
konseptual, tingkat menengah adalah sebagai penerjemah konsep dan sedangkat
tingkat bawah memelukan keterampilan teknis dan operasional atau yang
mengerjakan dan mengaplikasikan konsep itu dalam kehidupan sehari-hari.

6.      Kompetensi Manajer

        Seorang manejer dituntut untuk memiliki kompetensi yang meliputi

pengetahuan, keterampilan dan etika. Pengetahuan yang meliputi bidang teknis dan
bidang manejerial. Seorang manejer harus memahami proses bisnis yang dipimpinnya
dan mempunyai pengetahuan tentang bidang manejerial agar mampu menjalankan
industry atau perusahaan dengan baik. Pengetahuan dapat diperoleh dari pendidikan
formal maupun pendidikan non formal. Selain engetahuan, seorang manajer harus
mempunyai keterampilan atau skill baik dalam bidang teknis maupun keterampilan
dalam mengelola industry atau perusahaannya. Selain pengetahuan dan keterampilan,
seorang manejer juga ituntut untuk memiliki etika profesi dalam menjalankan bisnis
sesuai kaidah atau hokum dan aturan yang berlaku.

         Setiap jenjang manajemen membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang

berbeda. Manejer puncak lebih membutuhkan kemampuan konseptual dibandingkan
kemampuan teknis. Manejer menengah membutuhkan kemampuan konseptual dan
teknis  secara berimbang, sedangkan manejer tingkat bawah lebih membutuhkan
keterampilan teknis. Ketiga manejer tersebut membutuhkan kemampuan hubungan
manusiawi yang kurang lebih sama besarnya. Dengan kemampuan yang baik
diharapkan seorang manejer mampu melaksanakan tugasnya dengan baik, sehingga
tujuan perusahaan atau industry yang tercantum dalam visi dan misi dapat tercapai
dengan baik. Kompetensi manajer dapat dikelompokan menjadi:

1.      Management skill

Kemampuan manajemen merupakan kemampuan dalam menerapkan fungsi-fungsi

maanjemen (Planning, organizing, actuating, staffing, coordinating, commanding,
budgeting and controlling) dan kemampuan untuk menyelesaikan masalah yang
muncul.

2.      Tehnical skill

kemmpuan teknis merupakan kemampuan dalam menggunakan alat, ermasuk alat

bantu     (Tools), menerapkan prosedur operasional standard an pengetahuan teknis
yang berkaitan dengan bidang kerja. Manajer harus memiliki keahlian yang cukup
dalam bidang kerjanya.

3.      Human Skill,

kemampuan manusiawi merupakan emampuan untuk bekerjasama dengan orang lain

dan memotivasi orang lain baik sebagai individu maupun kelompok.

4.      Conceptual skills,

kemampuan konseptual merupakan kemampuan untuk mengkordinasi dan

memadukan berbagai kepemntingan dan kegiatan didalam perusahaan atau
industry.manajer harus mempunyai konsep yang jelas, terarah, terukur untuk
menjalankan industry tersebut.

Oleh karena itu manajer tidak akan lepas dari pengambilan keputusan. Pengambilan
keputusan berangkat dari masalah atau kescempatan. Pengambilan keputusan pada
dasarnya memilih alternative yang terbaik dari serangkaian alternative yang ada. Ada
dua tipe keputusan yaitu keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram
keputusan tidak terprogram untuk memecahkan masalah yang tidak muncul secara
rutin sedangkan keputusan yang terprogram untuk memecahkan masalah secara rutin.
Dalam pengambilan keputusan situasi yang dihadapi oleh seorang manajer dapat
bervariasi dari kondisi yang pasti sampai kondisi yang tidak pasti.
Pendekatan rasional dalam pengambilan keputusan ditunjukan untuk mengurangi
ketidakpstian. Urutan dalam pendekatan tersebut adalah meneliti situasi,
mengembangkan alternative pemecahan, mengevaluasi alternative dan memilih yang
terbaik, implementasi dan follow-up serta evaluasi. Disamping pendekatan rasional
ada beberapa model yang realistis. Beberapa model tersebut adalah administrative,
heuristic, intuisi, eskalasi serta pengaruh politik dan etika. Model-model tersebut
menunjukan bahwa manajer tidak selalu rasional dalam pengambilan keputusan,
pengambilan keputusan dapat ditingkatkan efetivitas individu maupun kelompok.

7.      Peran manajer

Selain menjalankan fungsi manajemen, seorang manajer juga dituntut untuk

menjalankan perannya sebagai seorang manajer. Tugas menajer meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,  pengkordinasi da pengendali, seluruh
sumber daya yang ada guna mencapai tujuan. Menurut Mintzberg peran seorang
manajer dapat dibagi menjadi tiga peran besar yaitu, interpersonal, informational, dan
decisional. Interpersonal merupakan peran manajer yang berkaitan dengan pekerjaan
yang berhubungan denga orang lain dan tugas-tugas yang bersifat seremonial dan
simbolik. Informational merupakan peran manajer yang berkaitan dengan menerima,
menyimapn dan menyebarluaskan informasi. Sedangikan decisional merupakan peran
manajer yang berkaitan dengan penentuan berbagai pilihan.

8.      Peran Interpersonal Manajer (Interpersonal Manajerial)

       Manajer mempunyai tiga peran dalam hubungannya dengan sesame anggota

perusahaan atu industry yaitu:

·         Peran figure

Peran figure artinya bahwa seorang maanjer merupakan symbol. Manajer harus
berperan melakukan tugas rutin yang berkaitan dengan tugas-tugas resmi dan
pekerjaan-pekerjaan3yang bersifat social. Sebagai contoh adalah memberi sambutan
pada acara resmi, membuka acara yang diselenggarakan industry, menjadi
penanggung jawab setiap kegiatan dan sebagainya.

·         Peran pemimpin

Manajer adalah pemimpin sehingga manajer harus mampu memimpin, membimbing,

memotivasi, memberikan reward dan pusnishmen, mengatur anggotanya melalui
pembagian kerja agar tujuan dapat tercapai.

·         Peran Penghubung

Peran manajer yamg lain adalah sebagai penghubung antar anggota atau sumber daya
manusia, antar anggota dan pihak eksternal. Untuk itu diperlukan kemampuan
komunikasi dari manager agar dapat terjadi hubungan yang harmonis antara anggota
organisasi maupun dengan pihak eksternal.

·         Peran informasional Manajer

Manajer mempunyai peran dalam hal pencarian, pengelolahan dan penistribusian baik
dari maupun untuk anggotanya. Peran manajer dalam bidang informasi meliputi tiga
peran:

·         Pemonitor

Manajer harus menjalankan peran dalam hal mencari, menerima berbagai informasi
pengembangan  pemahaman terhadap industry. Seorang manajer harus mampu
melakukan monitoring terhadap semua kejadian yang dapat memberikan pegaruh
terhadap industry.

·         Deseminasi

Manajer harus menjalankan peran sebagai desiminator yaitu dalam penyebaran

informasi baik kepada internal maupun eksternal perusahaan atau industry. Manajer
harus dapat membedakan antara informasi yang berasal dari fakta (kebenaran) atau
informasi yang bersifat interpretasi.

·         Juru bicara

Manajer mempunyai peran yang sangat sebagai juru bicara yaitu dalam hal
menyampaikan dan menyebarkan informasi kepada pihak luar kegitan-kegiatan
ataupun produk dan hasil yang dicapai.

Ø  Peran manajer dalam pengambilan keputusan

Peran manajer lainnya adalah dalam hal pengambilan keputusan. Manajer

mempunyai minimal 4 yang berkaitan dengan pengambilan keputusan:

·         Kewirausahaan

Seorang manajer harus mampu mencari berbagai peluang bagi perusahaan atau
industry terhadap lingkungannya dan mengambil inisiatif  untuk mengembangkan
berbagai proyek perubahan. Manajer perlu mengembangkan jiwa enterprenuership
guna mengembangkan organisasi menjadi lebih profit, lebih baik dan lebih skses.
·         Penyelesai masalah

manajer mempunai tanggung jawab terhadap tindakan perbaikan ketika terjadi

masalah yang tidak diharapkan.

·         Pembagi sumber daya

 manajer mempunyai tugas yang utama yaitu Planning, organizing, actuating, leading,
staffing anda controlling sehingga manajer berperan dalam mengalokasikan sumber
daya yang ada baik material, machine, money dan sumber day industry yang lain.

·         Negosiator atau juru runding,

manajer bertanggung jawab dalam mewakili perusahaan atau industry pada kegiatan
negosiasi dengan pihak luar perusahaan atau industry, sehingga manajer perlu
mengembangkan kemampuan negosiasi.

9.      Fungsi Manajemen 

       Semua organisasi atau industry bahwa untuk dapat bekerja secara efektif dan
efisien dalam mencapai tujuannya diperlukan manajemen yang baik. Jika industry
bekerja tanpa manajemen yang baik tentu akan mngalami kesulitan dan hambatan
dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkannya. Karena fungsi menajemen sendri
adalah:

a.      Perencanaan / Planning,

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti
dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
tersebut.

b.      Pengorganisasian / Organizing,

Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya

manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan
rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. Pengorganisasian
ini meliputi:

c.       Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yg

dibutuhkan utk mencapai tujuan organisasi.
Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yg akan dapat
membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.

d.      Penugasan tanggung jawab tertentu

Pendelegasian wewenang yg diperlukan kepada individu-individu utk melaksanakan

tugasnya.

e.       Pelaksanaan / Actuating,

Fungsi pelaksanaan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan

efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja
yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

f.       Pengendalian / Controling,

Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang
telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
Menajaga keseimbangan antara tujuan-tjuan yang bertentangan, Kadang dalam suatu
industry terdapat kepentingan, tujuan, sasaran dan kegatan yang berbeda dari para
pekerja. Hal ini akan menimbulkan benturan yang sangat hebat. Dengan manajemen
yang baik permasalahan ini dapat diseimbangkan sehingga prioritas tujuan industry
dapat diutamakan.

g.      Mencapai efisien dan efektifitas,

Kinerja industry merupakan ukuran baik tidaknya suatu industri,  salah satu cara
untuk mengukur kinerja suatu industry yaitu dengan peningkatan efisien dan
efektifitas kinerja. Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa suatu industry untuk
dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya diperlukan
manajemen yang baik. Jika perusahaan dan industry bkerja tanpa manajemen yang
baik tentu akan mengalami kesulitan dan hambatan yang berat dalam usaha untuk
mencapai tujuannya. Manajemen diperlukan dalam suatu perusahaan atau industry
untuk:

h.      Mencapai tujuan,

tujuan akan tercapai dengan baik jika manajemen diterapkan dengan baik dengan
meminimasi trial and error atau coba-coba. Melalui ilmu dan seni, sumber daya yang
ada dapat dioptimalkan demi tercapainya suatu tujuan secara efektif dan efisien.
Menjaga keseimbangan dantara tujuan-tujuan yang bertentangan. Kadalang dalam
suatu perusahaan atau industry terdapat kepentingan, tujuan, sasaran dan kegiatan
yang berbeda dari para anggota dan pengurusnya. Hal ini akan menimbulkan
benturan yang sangat hebat. Dengan manajemen yang baik permasalahan ini dapat
diseimbangkan sehingga prioritas tujuan bersama dapat diutamakan.

i.        Mencapai efisiensi dan efektifitas.

Kinerja suatu perusahaan dan industry merupakan ukuran baik tidaknya suatu
industry tersebut yaitu dengan peningkatan efisien dan efektifetas kinerja.

j.        Sistem informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi yang diperlukan bagi
manajemen untuk menghasilkan kebijakan dan keputusan dalam mencapai tujuan
perusahaan atau industry.

Fungsi sistem informasi manajemen dalam perusahaan:

v  Perencanaan

Dengan tersedianya sistem informasi manajemen akan dapat menyediakan data yang
diperlukan untuk mengambil tindakan yang cepat dan mudah apabila terjadi masalah
dengan penjadwalan. Fungsi-fungsi perencanaan yang telah  tersediadan jauh lebih
berkembang memungkin perusahaan atau industry mengurangi biaya-biaya produksi
barang, meningkatakan ketepatan pengiriman barabnng, serta meningkatakan
flewksibelitas perusahan dan industry dalam menyusun jadwal kebutuhan stok.

v  Manajemen Stok Barang,

dalam manajemen stok barang sistem informasi manajemen dapat:

·         Mengontrol stok barang

·         Mangatur pengadaan barang

·         Mangatur pengiriman dan penerimaan barang

·         Melacak informasi mengenai lokasi dan banyaknya barang\

·         Melakukan penyesuaian terhadap pemerikasaan secara fisik jumlah stok barang
dengan metode ”Cycle Couting” perbagian barang atau metode  “Physical Inventory”
untuk seluruh barang.

·         Memproses transaksi stok.

·         Menganalisa dan mengatur informasi mengenai biaya

·         Pengaturan yang efektif untuk barang jadi, barang setengah jadi dan bahan
baku marupakan suatu hal yang  sangat penting dalam seluruh operasional
perusahaan. sistem informasi manajemen memberikan sistem pengaturan barang yang
handal dan terstruktur serta keseluruhan fungsi-fungsi yang dbutuhkan ntuk dapat
melakukan pengontrolan secara akurat terhadap setiap transaks stok, biaya produksi,
yang terjadi serta pemakaian barang.

v  Manajemen keungan/ Akunting

Fungsi sistem informasi manajemen dalam manajemen keuangan atara lain sebagi
berikut:

·         Membuat budget dan memotong aliran dana

·         Memprose hutang dan piutang dagang

·         Memasukan transaksi-transaksi pada buku besar

·         Me-rekonsialisasikan perkiraan-perkiraan keungan

·         Menelusuri biaya-biaya pemakaian barang, tenaga kerja dan produksi.

Sistem informasi manajemen dapat menyediakan fungsi-fungsi yang cukup memadai

dan fleksibel untuk menangani keuangan dan akunting. Memungkin perusahaan
untuk dapat menelusuri dan mencari sumber dan pemakaian aliran dana didalam
perusahaan atau industry secara aman dan akurat. Transaksi keuangan akan semakin
mudah.

Menangani pembelian

Sistem informasi manajemen dapat menangani seluruh aktifitas pembelian, mulai dari
penyeleksi pemasok sampai pada memasukan data penawaran, memasukan order
pembelian sampai pada penerimaan barang dan melakukan inspeksi.
Produksi

Sistem informasi manajemen memberikan fungsi-fungsi yang lengkap dalam hal

produksi untuk membantu perusahaan dalam menangani proses yang terjadi pada
barang setengah jadi dan meningkatkan produktifitas karyawan dengan menjalankan
fungsi dan fasilitas “Labor-Saving”, yang memungkinkan pengontrolan lebih besar
terhadap operasional  produsi dan jadwal scheduling produksi.

BAB III

PENUTUP

III.1 Kesimpulan

Dari pemaparan diatas dapat disimpulakan bahwa manajemen industri adalah suatu
proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber
daya manusia dan sumber daya lainnya untuk menggerakan pembangunan ekonomi
manusia secara sistematik yang tersusun atas faktor-faktor seperti sejarah, seni dan
desain, ekonomi pemasaran, teknologi geografi dan dampak sosial sehingga
mengandung keunggulan secara komparatif, kompetitif dan kombinasi komparatif-
kompetitif yang mampu menjamin kehidupan manusia dan prosesnya dapat berjalan
efektif dan efisien.

III.2 Saran

              Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan di dalam penulisan

makalah kami ini, kami memohon kepada para pembaca agar memberikan sekiranya
Kritikan dan juga saran yang membangun, agar kami dapat lebih baik lagi dalam
penulisan makalah kedepannya.

Sumber : https://khamilamax.blogspot.com/2014/11/makalah-manajemen-industri.html
Manajemen Proyek
15-20 minutes

Manajemen Proyek – Pengertian, Makalah, Fungsi, Tahap & Contohnya–

DosenPendidikan.Com – Untuk pembahasan kali ini kami akan mengulas mengenai
Manajemen Proyek yang dimana dalam hal ini meliputi fungsi, tujuan, ruang lingkup
dan contoh, nah agar lebih dapat memahami dan dimengerti simak ulasan
selengkapnya dibawah ini.

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan,

pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat
mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat
sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan
biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber
pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada
umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang
mempunyai nilai tambah.

Definisi Manajemen

Manajemen ini mempunyai pengertian yang berbeda-beda, tergantung dari latar

belakang dan pengalaman seseorang/pakar dibidang managemen contohnya; ada yang
mendefinisikan sebagai ilmu dan seni, profesi, sistem, dan proses, serta sebagai suatu
fungsi dan kelompok/kumpulan orang untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
Kesalahan dalam managemen proyek dapat mengakibatkan hilangnya laba yang
diharapkan karena bertambahnya biaya, keterlambatan penyelesaian terhadap jadwal
dan adanya denda (penalty). Jadi intinya adalah bagaimana mengatur dan mengelola
sumber daya yang ada dalam memejemen suatu proyek.
Proyek

Proyek adalah kegiatan sekali lewat, dengan waktu dan sumber daya yang terbatas
untuk mencapai hasil akhir yang telah ditentukan, dalam mencapai hasil akhir
kegiatan proyek dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu, yang dikenal dengan tiga
kendala (triple constrain), sedangkan kegiatan proyek dibedakan dari kegiatan
operasional antara lain karena sifatnya yang dinamis, non rutin, multi kegiatan
dengan intensitas yang berubah-ubah, dan memiliki siklus yang pendek.

Ragam Pengertian Managemen

Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni (Management is a Science and Art)
Manajemen sebagai suatu ilmu merupakan teori-teori yang telah tersusun secara
sistematis dan teruji dalam praktek dan akan selalu berkembang. Merupakan suatu
ilmu yang bersifat interdisiplinner yang memerlukan disiplin ilmu-ilmu lain dalam
penerapannya, seperti statistic, matematika, filsafat, dsb sedangkan manajemen
sebagai suatu seni,dimana dalam penerapannya memerlukan seni tersendiri yang
dimiliki oleh seorang manajer, yang didasarkan pada bakat dan pengalamannya. Ilmu
manajemen mengajarkan pengetahuan tentang manajemen,sedang seni manajemen
mengajarkan tentang bagaimana melaksanakan sesuatu hal yang berkaitan dengan
bidang manajemen.

Perkembangan selanjutnya adalah manajemen sebagai profesi (Management as a

Profession) ini sejalan dengan perkembangan ilmu manajemen dan industri yang
memerlukan jasa pengetahuan dan seni manajemen,hal ini ditunjukkan dengan
berkembangnya lembaga manajemen yang bergerak di bidang training dan konsultasi
manajemen.

Manajemen juga sebagai suatu system dan proses (Management as a System,

Process) Manajemen sebagai suatu system merupakan pendekatan system dalam
menyelesaikan permasalahan-permasalahan manajemen. Kegiatan-kegiatan
manajemen merupakan suatu rangkaian yang saling berkaitan dari sub system sub
system kegiatan yang terorganisasi sedemikian untuk mencapai tujuan organisasi
sebagai out put/sasaran akhir.Dan manajemen merupakan serangkaian tahap-tahap
kegiatan atau proses yang berurutan dan terarah untuk mencapai suatu tujuan tertentu
dengan memanfaatkan seefektif dan sefisien mungkin sumber daya yang tersedia.
Selain itu manajemen sebagai suatu fungsi dan kelompok/kumpulan
orang(Management as a Function a Group of People) Manajemen sebagai suatu
fungsi merupakan pelaksanaan manajemen secara terpisah walaupun berkaitan dalam
suatu kerangka mencapai tujuan tertentu. Dan Manajemen merupakan suatu
kelompok orang yang melaksanakan tujuan-tujuan dan fungsi-fungsi manajerial
untuk mencapai tujuan kelompok tersebut.

Baca Juga : “CSR ( Corporate Social Responsibility )” Pengertian & ( Fungsi –

Manfaat – Unsur )

Menurut pendapat para ahli dibidang manajemen, antara lain:

 George R. Terry ( Principles of Management)

Manajemen merupakan suatu proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan/penggerakan
(actualing) dan pengawasan (controlling), yang dilakukan untuk menentukan serta
mencapai sasaran yang ditetapkan melalui sumber daya manusia dan sumber daya
lain.

 James AF Stoner ( Management )

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya –
sumber daya organisasi lainnya, agar mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan.

 Elmor Peterson (Bussiness Organization and Management)

Manajemen adalah suatu teknik dengan maksud dan tujuan dari sekelompok manusia
tertentu ditetapkan, unsur-unsur manajemen diklasifikasikan dan dilaksanakan.
  John F.Mee

Manajemen adalah seni untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang
minimal,demikian pula mencapai kesejahteraan dan kebahagian maksimal baik bagi
pimpinan maupun para pekerja serta memberikan pelayanan sebaik mungkin pada
masyarakat.

 John F.Mee dkk,

Manajemen adalah proses untuk memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber
daya lain untuk mencapai tujuan tertentu. Masih banyak lagi defenisi-defenisi
manajemen yang dikemukakan oleh para ahli dan orang yang berpengalaman di
bidang manajemen, masing-masing mempunyai perbedaan dan kesamaannya
didasarkan pada sudut pandang dan pengalaman yang berbeda.

Pengertian Proyek

Sedangkan proyek adalah suatu kegiatan yang mempunyai jangka waktu tertentu,
dengan alokasi sumber daya yang terbatas, untuk melaksanakan suatu tugas yang
telah digariskan. Sehingga manajemen proyek secara luas diterapkan pada seluruh
tahapan proyek, mulai dari tahapan perencanaan, perancangan, pengadaan dan
pelaksanaan, sehingga untuk menerapkannya akan lebih rumit dan komplek,

karena sumber daya yang ada berlainan dan bervariasi dan mempunyai tujuan-tujuan
antara, sesuai dengan tahapan proyeknya.  Sasaran dari manajemen proyek sendiri
yaitu mencapai pengendalian yang tepat dari suatu proyek untuk menjamin agar
penyelesaiannya dapat sesuai dengan jadwalnya dalam batas anggaran dan kualitas
yang ditetapkan. Sasaran dari manajemen proyek adalah:

Baca Juga : Saham Adalah

1. Adanya tanggungjawab tunggal yang terintegrasi ditangan Manager Proyek

 2. Adanya perencanaan dan pengendalian yang terintegrasi dari semua kegiatan unit-
unit fungsional selama proses siklus kehidupan proyek.

Sedangkan kegiatan-kegiatan dalam Manajemen proyek dilakukan beraneka ragam,

mulai dari perencanaan program, survey, penelitian, study kelayakan, perancangan,
pengadaan/lelaang sampai pelaksanaan, sehingga akan melibatkan berbagai ahli dan
pihak, (surveyor, perencana/arsitek, ahli geologi, konstruktor, kontraktor dan
sebagainya), yang merupakan suatu tim yang saling berkaitan dan berhubungan,
sehingga memerlukan pengelolaan (manajemen) yang professional (terpadu) sehingga
dengan pendekatan konsep ini dibutuhkan seorang manajer manajemen yang akan
mengelola proyek tersebut mulai dari perencaanaan, perancangan, lelang/tender
sampai pelaksanaannya.

Dengan konsep ini dapat dilakukan perencanaan secara bersamaan dengan beberapa
perencanaan, begitu juga pada tahap pelaksanaan dapat dilakukan pelaksanaan
dengan lebih dari satu kontraktor atau pelaksanaan secara bertahap (fast track) tanpa
harus menunggu dahulu perencanaan selesai secara keseluruhan (keuntungan waktu
proyek lebih singkat).

Dengan konsep ini peran manajer manajemen sangat besar dalam menentukan
keberhasilan proyek baik dari segi waktu, biaya, mutu, maupun keamanan dan
kenyamanan yang optimal, sehingga dapat berkembang perusahaan yang bergerak
dibidang manajemen ini, yang akan mengelola proyek-proyek yang diingini oleh
owner/pemilik secara professional dan optimal.

Baca Juga : Peranan Sistem Informasi Dalam Manajemen Menurut Para Ahli

Tingkatan Manajemen Proyek

Tiap bagian dalam suatu organisasi membutuhkan manajemen, penerapan manajemen

untuk tiap bagian berbeda sesuai dengan orientasi dan tingkatnya. Didasarkan pada
orientasi dan tingkatnya maka manajemen dapat dibagi menjadi.
  Higher Management ( Manajemen Puncak/Tingggi )

Manajemen disini berkaitan dengan seluruh kegiatan manajemen organisasi secara

luas, umum, dan menyeluruh.
Manajernya merupakan manajer puncak/top manager yang bertanggung jawab atas
keseluruhan manajemen organisasi,penentuan kebijakan/policy umum organisasi.
Biasanya manajer puncak terdiri dari para eksekutif seperti presiden
direktur,direktur,kepal cabang dan sebagainya yang merupakan level perantara pada
struktur organisasinya.

 Middle Management ( Manajemen Menengah/Madya)

Manajemen disini ruang lingkupnya berkaitan dengan manajemen bagian yang

menjadi tanggunag jawabnya.manajernya adalah manajer maenengah/ madya yang
merupakan manajer departemen yang mengkoordinir/ membawahi beberapa seksi
atau bagian dan merupakan level bawah/teknis pada struktur organisasinya.

 Lower management ( Manajemen Tingkat Bawah/Lini)

Manajemen disini berkaitan dengan manajemen ditingkat operasional/teknis yang

berhubungan langsung dengan tenaga-tenaga operasional/teknis .Manajernya
merupakan manajer operasional dan merupakan level bawah/teknis Pada struktur
organisasinya. Sebagai seorang manajer ada beberapa kemampuan/kemahiran dan
orientasi yang harus dimiliki berkaitan dengan tugas, tanggung jawab, fungsi dan
peranannya dalam mencapai tujuan manajemen dan organisasi.

Ada 3 (tiga) kemmpuan dan orientasi yang harus dimiliki seorang manajer, Yaitu:

 Conceptual skill

Conceptual skill adalah kemampuan untuk mengidentifikasi masalah dan

keadaan/kondisi/situasi yang ada, menentukan variabel dan factor-faktor yang
menentukan,kemudian menganalisisnya dengan alternative yang luas untuk
menentukan keputusab dan langkah-langkah yang akan diambil sehingga dapat
mencapai hasil yang maksimal bagi pencapaian tujuan secara keseluruhan.
Conceptual skill merupakan kemampuan untuk melihat persoalan secara menyeluruh
dan komprehensifdan menganalisisnya untuk mendapatkanmenentukan suatu
konsep/kebijakan yang bersifat strategic dan mendasar.

 Human Skill

Human skill yaitu kemampuan untuk berhubungan dan berkomunikasi dengan orang
lain sehingga tercipta partisipati dan suasana yang serasi/harmonis diantar kelompok-
kelompok/anggota-anggota yang berkaitan/berhubungan untuk mendukung
pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

 Technical Skill

Technical skill yaitu kemampuan untuk melakukan tugas-tugas khusus bersifatb

teknis yang menjadi tanggung jawab yang berkaitan dengan
prosedur,proses,peralatan,teknik/metode operasional dan sebagainya.

Baca Juga : 10 Pengertian Dan Manfaat Penerapan Manajemen Pengetahuan

Unsur-Unsur Manajemen Proyek (Konstruksi)

Unsur-unsur manajemen merupakan sumber daya yang berpengaruh terhadap

berfungsinya manajemen di dalam mencapai tujuannya.

Unsur-unsur manajemen yang utama biasa dinyatakan dalam 6 (enam) M, yaitu :

1. Men (manusia)
2. Material (bahan-bahan/material)
3. Machines (mesin-mesin/peralatan)
4. Money (uang)
5. Methods (metode/cara/teknologi)
6. Market (pasar)

Untuk mencapai tujuan manajemen proyek, seorang manajer harus dapat

menggunakan dan memanfaatkan unsur-unsur manajemen tersebut (sebagai sumber
daya) secara efisien dan efektif sehingga dapat dicapai tujuan yang telah ditentukan
secara optimal.

Fungsi-fungsi Manajemen Proyek

Pada dasarnya manajemen berarti pencapaian tujuan organisasi melalui pelaksanaan

fungsi-fungsi tertentu (yang disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen).

Dalam menentukan fungsi-fungsi manajmen masih ada perbedaan antara beberapa

ahli, sebagai berikut :

 G.R. Terry (Principiles of management)

1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Menggerakkan)
4. Controlling Pengawasan)

Disingkat P.O.A.C

Baca Juga : Pengertian Manajemen Pemasaran Menurut Para Ahli

 H. Alberts (Managenment, The Basic Concept)

1. Planning
2. Oganizing
3. Directing
4. Controlling

Disingkat P.O.D.C

 Henry Fayol

1. Planning
 2. Organizing
3. Commanding
4. Coordinating
5. Controlling

 Koontz, H and O’Donelt (The Principles of Management)

1. Planning
2. Organizing
3. Saffing
4. Directing
5. Controlling

P.O.S.D.C

 Luther Gallick

1. Planning
2. Organizing
3. Staffing
4. Directing
5. Coordinating
6. Reporting
7. Budgeting

Disingkat P.O.S.D.C.O.R.B

William Spriegel

1. Planning
2. Organizing
3. Controlling

P.O.C
Masih banyak lagi pendapat para ahli tentang fungsi-fungsi manajemen, yang
masing-masing ada perbedaan dan kesamaannya dalam
mengelompokkan/mengklasifikasi, maupun urutan-urutannya, namun kalau ditelaah
lebih jauh, dalam keanekaragaman tersebut terdapat kesamaan-kesamaan yang
fundamental.

Fungsi yang satu diurai lebih detail/jelas dalam fungsi yang berdiri sendiri (khusus)
atau sebaliknya beberapa fungsi disatukan dalam fungsi yang bersifat lebih umum.
Misalnya Henry Fayol menganggap fungsi Coordinating sebagai fungsi dasar yang
berdiri sendiri, sedang menurut G.R. Terry fungsi Coordinating sudah implicit
terdapat dalam keempat fungsi dasar yang telah ada menurut dia, seperti tergambar
dalam bagan berikut:

Baca Juga : 18 Pengertian Manajemen Pendidikan Menurut Para Ahli

Terlengkap

Fungsi Manajemen Proyek

Berikut ini beberapa ulasan singkat mengenai fungsi manajemen proyek yaitu:

 Pelingkupan “Scooping” yang menjelaskan mengenai batas-batas dari sebuah

proyek.
 Perencanaan ” Planning” menidentifikasi tugas apa saja yang dibutuhkan dalam
menyelesaikan sebuah proyek.
 Perkiraan “Estimating” setiap tugas yang dibutuhkan dalam penyelesaian sebuah
proyek harus diperkirakan.
 Penjadwalan ” Scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawab atas
penjadwalan seluruh kegiatan suatu proyek.
 Pengorganisasian “Organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa seluruh
anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran serta tanggung jawab masing-
masing dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.
 Pengarahan “Directing” mengarahkan seluruh kegiatan-kegiatan tim dalam proyek.
 Pengontrolan “Controlling” fungsi pengontrolan atau pengendalian ini mungkin saja
merupakan fungsi tersulit dan juga terpenting bagi seorang manajer apakah proyek
akan berjalan semestinya ataukah tidak.
 Penutupan “Closing” manajer proyek hendaknya selalu menilai keberhasilan atau
kegagalan pada kesimpulan dari sebuah proyek yang dijalani.
Tujuan Manajemen Proyek

Proyek ialah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tertentu tujuan
bisnis. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru,
peningkatan sistem yang ada atau upgrade atau penggantian teknologi informasi
perusahaan “TI” infrastruktur. Manajemen proyek mengacu pada penerapan
pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik untuk mencapai target tertentu
dalam anggaran dan waktu yang ditentukan kendala.

Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai risiko,

memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan,
pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material,
menetapkan tugas, kegiatan mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek,
melaporkan kemajuan dan menganalisis hasil. Sebagai di daerah lain bisnis,
manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel
utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas dan risiko.

Ruang Lingkup Proyek

Adapun ruang lingkup proyek yang diantaranya yaitu:

 Menentukan waktu dimulai proyek.

 Membuat perencanaan lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
 Penjabaran dari ruang lingkup proyek.
 Pengecekan proyek dan mengendalikan atas perubahan yang mungkin terjadi ketika
proyek tersebut dimulai.

Contoh Manajemen Proyek

Adapun contoh manajemen proyek yang diantaranya yaitu:

 Proyek konstruksi yaitu menghasilkan pembangunan gedung, jembatan, jalan raya,

jalan tol dan lain sebagainya.
 Proyek penelitian dan pembangunan yaitu menghasilkan suatu produk tertentu
dengan maksud untuk memperbaiki maupun meningkatkan kualitas suatu produk,
layanan dan lain sebagainya.
  Proyek industri manufaktur yaitu suatu bentuk kegiatan yang diawali dengan
merancang sampai terciptanya sebuah produk baru.
 Proyek padat modal yaitu sebuah proyek yang memerlukan modal yang sangat
banyak. Contohnya: pembebasan tanah yang luas, pembelian atau pengadaan suatu
barang, pembangunan suatu fasilitas produksi dan lain sebagainya.

Sumber : https://www.dosenpendidikan.co.id/manajemen-proyek-adalah/
TUGAS MANAJEMEN PROYEK :
Makalah
64-81 minutes

Tugas ini untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Proyek pada ST3 Telkom
Purwokerto

MAKALAH MANAJEMEN PROYEK

“MANAJEMEN ORGANISASI ”

DOSEN PENGAMPU : 
Imam Muhhamadi PB, S.T., M.T.

DISUSUN OLEH : 

Moch. Muflich Ashafa                  

14101019

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TELEMATIKA TELKOM

JL. DI. PANJAITAN 128 PURWOKERTO

a. Rumusan Masalah
    Dari latar belakang permasalahan di atas, kami merumuskan permasalahan sebagai
berikut :

1. Apa itu Manajemen Proyek ?

2. Bagaimana Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen
Organisasi Proyek ?
3. Bagaimana Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen
Organisasi Proyek ?

    Dari rumusan permasalahan di atas, kami dapat menyimpulkan tujuan pembahasan

sebagai berikut :

1. Untuk Mengetahui Manajemen Proyek.

2. Untuk Mengetahui Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen
Organisasi Proyek.
3. Untuk Mengetahui Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam
Manajemen Organisasi Proyek.

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengendalian Manajemen

2.1.1 Pengertian Pengendalian Manajemen

   Pengendalian merupakan pemantauan, pemeriksaan, danevaluasi yang dilakukan

oleh             pemimpin atau atasan dalam organisasi terhadap komponen organisasi
dan sumber-sumber yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya secara terus menerus dan berkesinambungan agar semua dapat berfungsi
secara maksimal sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efesien.
[1]

Pengendalian manajemen merupakan suatu istilah yang umum dan makin banyak
digunakan dalam berbagai variasi kepentingan dan pengertian. Kadang-kadang
digunakan untuk pemeriksaan rutin intern, misalnya pada penyusunan kembali
pembukaan. Biasanya interprestasi yang lebih sempit ini ternyata merupakan salah
satu kegiatan daripada struktur pengendalian manajemen yang luas itu.

Definisi mengenai pengendalian manajemen menurut para ahli:

1. Menurut Arief Suadi, Ph.D :

  Pengendalian Manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya
perusahaan    digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.
Atau Proses untuk mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar secara
efektif dan efisien mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu.

2.Menurut Anthony, Dearden dan Bedford :

   Pengendalian Manajemen adalah semua metode, prosedur dan strategi organisasi,

termasuk sistem pengendalian manajemen yang digunakan oleh manajemen untuk
menjamin bahwa pelaksanaan sesuai dengan strategi dan kebijakan perusahaan.

2.1.2 Jenis-Jenis Pengendalian

 Jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut:

1.Pengendalian Karyawan (Personnel Control)

     Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan
karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata
kerja, disiplin, absensi, dan sebagainya.

2. Pengendalian Keuangan (Financial Control)

       Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang

pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian
anggaran.

3.Pengendalian Produksi (Production Control)

      Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi

yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4. Pengendalian Waktu (Time Control)

       Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu
untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5.Pengendalian Teknis (Technical Control)

      Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan
dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6.Pengendalian Kebijaksanaan (Policy Control)

       Pengandalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan-

kebijaksanaan   organisasi telah dilaksanakan sesuai yang telah digariskan.

7.Pengendalian Penjualan (Sales Control)

       Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang
dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

8. Pengendalian Inventaris (Inventory Control)

       Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan

masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9.Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance Control)

       Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris

perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa
kerusakannya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak.

2.1.3 Pelaksanaan Dan Pengendalian Proyek

        Dokumen Perencanaan proyek diuraikan di dalam bagian yang terdahulu adalah

yang terbaik dikenal sepertidokumen yang perlu untuk diperbaiki dan ditaksir
kembali sepanjang jalan proyek tersebut. Di dalam proyek besar, yang kompleks,
aktivitas perencanaan masih berlanjut setelah suatu team proyek terpilih dan beberapa
tugas awal telah dikerjakan, dan suatu rencana permulaan dilewati, dan sebuah revisi
perencanaan mungkin berlanjut ke dalam prosedur pengesahan yang sama diuraikan
pada beberapa bulan suatu proyek.
Perangkat lunak manajemen proyek seperti Microsoft Proyek biasanya digunakan
untuk membantu manager proyek dan para pemimpin regu lain memulai dan
memonitor tugas proyek.

Komunikasi tentang semua proyek yang dipengaruhi stakeholdersdengan para

pengguna potensial adalah kunci sukses implementasi proyek sistem khususnya.
Karena proyek yang besar dengan dampak bisnis utama, peristiwa suatu “permulaan”
proyek sering dijadwalkan di mana juara atau sponsor proyek dengan tegas
mengkomunikasikan hasil proyek dan barangkali juga mempresentasikan beberapa
peraturan umum untuk anggota team proyek untuk membuat keputusan atas nama
konstituen mereka.

Beberapa organisasi juga telah mengadopsi suatu pendekatan red-yellow-green

lights untuk menandai apa yang “on track“, lingkup masalah potensial, dan
permasalahan proyek. Hal ini membantu para top manajer memusatkan pada atas
tindakan korektif untuk keadaan pengecualian, seperti perubahan di dalam
pelaksanaan untuk menghindari suatu kemacetan atau revisi utama kepada resiko
perencanaan proyek yang terbaik. 

      Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin,
memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki
spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan.[2] Dengan adanya
keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi
proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat
melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai.
Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat
diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang
diharapkan.

Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam
menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud
antara lain:

1.Organisasi Proyek Fungsional

     Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari

fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya
digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan
dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut
akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain:
proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk,
memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai
jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada
sebuah divisi fungsional.

Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional

antara lain: proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan
integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama serta
motivasi orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi lemah.

2. Organisasi Proyek Tim Khusus

Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat
independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja
sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full
time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli
yang terdapat dalam tim.

Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni:
tim akan terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan
komando tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya
yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya
perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena
keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang
mandiri akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk
menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih
singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan
lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek.

Sedangkan beberapa kelemahan: yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah
biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan
masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya
perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota
tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa sulit
karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama.

3.Organisasi Proyek Matriks

      Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada
divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan
penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi
proyek khusus.

Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek
bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera
ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli
yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke
organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.

Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini
antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan
pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang
dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek
dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil
proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan
departemen fungsional.

4.Organisasi Proyek Virtual

     Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan
aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk
tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling
bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti.

Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual
ini antara lain terjadi pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan
pesatnya perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas
usaha.

Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses
koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi
hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat
potensi terjadinya konflik interpersonal.

      Sebuah proyek adalah sekumpulan kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai

hasil akhir terentu yang memiliki arti yang cukup pentig bagi kepentingan pihak
manajemen proyek bisa dalam bentuk proyek konstruksi pembuatan suatu produk
besar yang unik pengaturan ulang pabrik pengembangan produk baru kegaitan
konsultasi audi akuisisi dan divestasi tuntutan hukum restrusturisasi financial
kegiatan riset dan pengembangan pengembangan dan instalansi system informasi dan
banyak yang lain.
Sebuah proyek dimulai ketika manajemen telah menyetujui sifat umum dari apa yang
harus dikerjakan dan yang telah disetujui tentang taksiran jumlah sumber daya yang
akan digunakan alama mengerjakan suatu proyek dan akan berakhir ketika tujuannya
telah tercapai atau proyek tersebut telah dibatalkan penyelesesain atas suatu proyek
mungkin mengakibatkan adanya operasi yang berlangsung rutin seperti proyek
pengembangan suatu produk baru yang berhasil transisi dari organisasi proyek ke
organisasi operasional yang akan melibatkan masalah pengendalian manajemen yang
rumit Ada beberapa jenis proyek antara lain yang dikerjakan oleh sedikit atau banyak
orang didalamnya seperti proyek pengembangan suatu produk dan lain sebagainya.

1. Perbandingan Dengan Operasi Rutin

     Bagian ini menguraikan karakteristik dan dari proyek yang membuat pengendalian
manajeme untuk proyek berbeda dengan pengendalian manajemen kegiatan rutin.

      Sebauah proyek biasanya mempunyai sasaran tunggal oprasi rutin mempunyai

sebuah tujuan sebagai tambahan selain mengawasi pekerjaan sehari hari manajer
sebuah tanggung jawab pada organisasi yang telah memakukan kegiatan rutin harus
mengawasi pekerjaan hari ini dan membuat keputusan yang mempengaruhi operasi
dimasa depan.

        Dalam banyak hal organisasi proyek bertumpang tindih dengan organisasi

operasional system pengendalian manajemen bertumpang tindih dengan sisitem
pengedalian manjemen organisasional tersebut masalah ini terdapat didalam
organisasi yang rutin hubungan yang memuaskan harus dibina antara organisasi
proyek dan organisasi operasional yang rutin.

4.Focus Pada Proyek

        Pengendalian atas proyek dimana tujuannya adalah untuk menhasilkan produk

yang memuaskan dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan pada tingkat biaya
yang optimum sebaliknya mengendalikan manajamen dari pada organisasi rutin
difokuskan pada kegiatan kegiatan dalam suatu periode waktu tertentu seperti satu
bulan dan berlaku pada semua produk yang dikerjakan dalam jangka waktu tersebut.

           Proyek biasanya melibatkan trade off anatar ruang lingkup , jadawal dan biaya
biaya dapat dikurangi dengan mengurangi ruang lingkup suatu proyek jadwal dapat
dipersingkat dengan menimbulkan biaya lembur trade off yang serupa terjadi didalam
organisasi rutin tetapi mereka bukanlah merupakan kegiatan sehari hari yang umum
didalam organisasi semacam itu.

6. Standar Yang Kurang Andal

            Standar kerja yang digunakan cenderung kurang dapat diandalkan pada
proyek jika dibandingkan dengan organisasi rutin meskipun spesifikasi dari suatu
proyek danmetode pelaksanaannya dapat sama dengan proyek yang lain rancangan
proyek secara harfiah hanya dapat sigunakan satu kali bagaimana pun standar untuk
aktifitas proyek yang repetitive dapat dikembangkan dari pengalaman msa lalu dari
analisis teknis atas waktu dan biaya yang optimal jika aktivitas proyek yang
digunakan adalah sama dengan proyek yang lain pengalaman dari proyek ini dapat
digunakan menjadi dasar dalam untuk memperkirakan waktu dan biaya.

7. Seringnya Terjadi Perubahan Dalam Perencanaan

         Rencana proyek cenderung sering berubah secara drastic kondisi lingkungan

yang tidak terduga dalam proyek konstruksi atau pengungkapan fakta yang tidak
diperkirakan sebelumnya selama pelaksanaan konsultasi dapat mengarah kepada
perubahan rencana.

          Irama dari proyek berbeda dengan operasi rutin kebanyakan proyek dimulai
dari kecil meningkat mencapai aktifitas puncaknya dan kemudian menurun dengan
semakin dekatnya penyelesaian hingga akhirnya yang harus dilakukan hanyalah
pemberesanya sedangkan aktifitas rutin cenderung beroperasi pada tingkat aktifitas
yang sama selama waktu yang cukup lama dan kemudian berubah kea rah mana pun
tingkat tersebut ke tingkat yang lain.

9. Pengaruh Lingkungan Yang Lebih Besar

         Suatu proyek cenderung dipengaruhi oleh lingkungan external jika

dibandingkan operasi yang terdapat didalam pabrik kegiatan porduksi berlangsung
dalam pabrik yang dinding dan atapnya melindungi mereka dari pengaruh
lingkungan. Proyek kosntruksi dilaksanakan dilluar dan dipengaruhi oleh kodisi
cuaca dan keadaan geografis lainnya dan banyak keadaan external yang tidak terduga.

Perbedaannya tidak terlalu jelas dilihat antara keduanya namun adanya perbedaan
terhadap bagaimana mengelola karyawan dan jenis kerjanya.

2.4 Lingkungan Pengendalian

2.4.1 Struktur Organisasi Proyek

            Organisasi proyek merupakan organisasi sementara sebuah tim dibentuk

untuk pelaksanaan proyek dan tim dibubarkan ketika tuganya selesai anggota tim
dapat merupakan karyawan dari organisasi yang menjadi sponsor proyek atau dapat
pula direkrut khusu untuk proyek tersebut atau mereka alah karyawan dari organisasi
luar yang mendapat kontrak untuk melaksanakan proyek itu.[3]

Jika proyek dilaksanakan seluruhnya atau sebagian oleh kotraktor dari luar sponsor
proyek sebaiknya dengan menetapkan aturan kerja yang jelas dengan para personel
kontraktor itu hubungan ini diatur oleh syarat-syarat kontrak, Jika proyek dilaksankan
oleh organisasi yang mensponsori beberapapekerjaan mungkin ditugaskan untuk
mendukung unit unit yang ada dalam organisasi dan hubungan yang serupa yang
haris dibentuk oleh mereka.

         Organisasi matriks disebut juga organisasi manajemen proyek, yaitu organisasi

dimana penggunaan struktur organisasi menunjukkan dimana para spesialis yang
mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan
dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus
diselesaikan. Organisasi ini digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini
khususnya di bidang penelitian dan pengembangan. Kebaikan organisasi ini adalah
terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-
masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan
organisasi ini tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan
kelemahannya akan timbul kalau manager proyek tidak bisa mengkoordinir dari
berbagai bagian yang berbeda tersebut sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam
mengembangkan tim yang padu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul,
maka manager proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting.

2. Evolusi Struktur Organisasi

          Jenis personel dan metode manajemen yang berbeda mungin tepat dilaksanakan
pada berbagai tahapan proyek pada tahap perencanaan sebuah proyek konstruksi pada
tahap pelaksaanaan royek peran utama adalah para manjer produksi pada tahap akhir
pekerjaan sudah berkurang dan tugas utama barangkali adalah mengupayakan
penerimaan sponsor dengan ketarmpilan pemasaran yang tinggi.

          Jika proyek dilaksanakan oleh kontraktor luar, maka tingkat pengendalian

proyek akan bertambah. Sebagai tambahan kepada pengendalian yang dilaksanakan
oleh kontraktor yang mengadakan pekerjaan itu, organisasi sponsor juga bertanggung
jawab untuk melakukan pengendaliannya sendiri. Kontraktor dapat membawa system
pengendaliannya sendiri ke dalam proyek, dan sistem ini mungkin harus disesuaikan
untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh sponsor. (Hal ini bukan berarti
terjadi duplikasi sistem; hanya saja sistem sponsor hendaknya menggunakan data dari
sistem proyek.) Bentuk pengaturan kontrak mempunyai dampak penting pada
pengendalian. Kontrak memiliki dua jenis umum: harga tetap dan penggantian
biaya,dengan banyak variasi pada masing-masing jenis.
        Dalam sistem pengendalian proyek, informasi disusun berdasarkan elemen-
elemen proyek. Elemen yang paling kecil disebut paket kerja, dan cara di mana paket
kerja ini adalah kumpulan yang disebut struktur rincian pekerjaon (work breakdown
structure -WBS). Paket kerja adalah pertambahan pekerjaan yang dapat diukur,
biasanya dengan jangka waktu yang singkat. pekerjaan tersebut harus memiliki
sebuah titik yang tringgal dan dapat diidentifikasi, yang disebut tolok ukur kemajuan
(rnilestone). Setiap paket pekerjaan harus merupakan tanggung jawab dari seorang
manajer. Jika proyek mempunyai paket-paket pekerjaan yang sama (misalnya, paket
pekerjaan yang terpisah untuk pekerjaan elektrikal pada setiap lantai gedung
perkantoran), masing-masing harus didefinisikan dengan cara yang sarna agar supaya
biaya dan informasi jadwal pekerjaan dapat dibandingkan dengan paket pekerjaan
yang serupa. Demikian juga jika sebuah industri telah mengembangkan biaya atau
waktu, standar uniuk kinerja jenis tertentu dari paket pekerjaan (sebagaimana
merupakan kasus di banyak cabang industri konstruksi), atau jika organisasi proyek
telah mengembangkan standar seperti itu berdasarkan pekerjaan sebelumnya, definisi
yang digunakan di dalam standar-standar ini harus diikuti.

Sebagai tambahan dari paket pekerjaan bagi pekerjaan proyek langsung, dibuat
perkiraan biaya untuk aktivitas administrasi dan aktivitas pendukung. Berbeda
dengan paket pekerjaan, aktivitas ini trdak mempunyai hasil keluaran yang didefinisi.
Estimasi biaya ini biasanya ditetapkan dalam satuan unit waktu, seperti dalam
sebulan, persis seperti penyajian biaya overhead untuk pusat tanggung jawab aktivitas
rutin. Daftar akun, yang merupakan aturan pembebanan biaya ke dalam proyek, dan
wewenang memberikan persetujuan dan kuasa penandatanganan yang spesifik
ditentukan di muka.

       Pada tahap perencanaan, tim perencanaan proyek menggunakan perkiraan kasar

yang menjadi dasar pengambilan keputusan.pelaksanaan proyek sebagai titik
awalnya. Mereka mengolah perkiraan ini menjadi spesifikasi terinci atas produk,
jadwal rinci, dan anggaran biaya. Mereka juga mengembangkan sistem pengendalian
manajemen dan sistem pengendalian tugas yang menjadi dasar (atau menerapkan
semua ini dari sistem yang pernah digrurakan sebelumnya), dan sebuah bagan
organisasi. Kotak dalam bagan ini lama-kelamaan akan diisi dengan nama-narna
personel yang akan mengelola pekerjaan tersebut. Pada proyek yang tidak terlalu
rumit sekalipuir, ada rencana untuk perencanann, yaitu uraian perencanaan setiap
tugas, siapa yang bertanggung jawab untuk pekerjaan itu, kapan pekerjaan itu harus
diselesaikan, serta hubungan antara tugas-tugas tersebut. Proses perencanaan itu
sendiri merupakan sub proyek dalam keseluruhhn proyek. juga ada sistem
pengendalian untuk memastikan bahwa kegiatan perencanaan dilakukan secara
semestinya.

Ø  Sifat Perencanaan Proyek

Rencana akhir terdiri atas tiga bagian yang berkaitan: lingkup, jadwal, dan biaya.
Bagian lingkup (scope) menvebutkan spesifikasi setiap paket pekerjaan dan nama
dari orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab. Jika proyek adalah salah satu
proyek yang memiliki spesifikasi yang tidak je1as, sebagaimana pada kasus yang
terjadi di banyak proyek-proyek konsultasi, riset dan pengembangan, pernyataarr ini
hams ringkas dan umum. Bagian jadwal (schedule) menyatakan estimasi waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan setiap paket pekerjaan dan hubungan antara paket
pekerjaan, yaitu paket pekerjaan yang mana yang harus diselesaikan sebelum paket
pekerjaan yang lain dimulai. Perangkat hubungan-hubungan ini disebut jaringan
pekerjaan. Jaringan pekedaan akan dijelaskan di dalam bagian berikutnya. Biaya
(cost) yang dinyatakan di dalam anggaran proyek, biasanya disebut anggaran
pengendalian. Jika pekerjaan tidak cukup besar, biaya satuan moneter diperlihatkan
secara kumpulan dari beberapa paket pekerjaan. Sumber daya yang akan
dipergunakan unhrk masing-masingpaket pekerjaan, dinyatakan dalam jumlah
nonmoneter seperti jumlah hari kerja, atau beton dalam yard kubik.

        Beberapa alat tersedia untuk menl.usun jadwal proyek. Ada yang dikenal dengan

teknik evaluasi dan penilaian program PERT, dan metode jalur kritis (critical path
method CPM). Setiap teknik mempunyai tiga langkah pokok: (1) memperkirakan
waktu yang dibutuhkan untuk setiap paket pekerjaan, (2) mengidentifikasi saling
ketergantungan antara paket pekerjaan (yaitu, paket pekerjaan yang harus
diselesaikan sebelum paket pekerjaan tertentu dapat dimulai), dan (3) menghitung
jalur kritis. Secara kolektil hal-hal tersebut adalah teknik teknik untuk analisis
jaringan kerja (network analysis). Suatu diagram jaringan kerja terdiri atas (a)
sejumlah titik (nodes), misdnyamilesfone, yang masing-masing merupakan standar
yang harus dicapai untuk dapat menyelesaikan proyek garis-garis yang
menghubungkan satu node dengan lainnya; garis-garis ini menggambarkan aktivitas-
aktivitas. Perkiraan waktu untuk melaksanakan tiap aktivitas ini diperlihatkan pada
diagram. Satu aktivitas yang menghubungkan dua kejadian, misalnya A dan B,
menunjukkan bahwa aktivitas yang mengarah kepada B tidak dapat dimulai sebelum
peristiwa A terjadi. Kegiatan ini adalah paket-paket pekeriaan. Jadi, diagram jaringan
kerja memperlihatkan urut-urutan kronologis di mana peristiwa-peristiwa harus
diselesaikan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek. kejadian yang membutuhkan
waktu total terpendek untuk menyelesaikan proyek.

Seperti pemikjran awal dari PERT, perkiraan waktu yang diperkirakan bagi setiap
aktivitas dalam jaringan dibuat atas dasar probabilitas. Tiga perkiraan dilakukan
untuk setiap aktivitas; waktu yang sangat mungkin terjadi, waktu optimis dan waktu
pesimis. waktu optimis dan waktu pesimis seharusnya mewakili probabilitas dari
kira-kira 0,01 sampai 0,99 pada distribusi probabilitas normal. Kemudian disadari
bahwa pendekatan ini mempunyai kesulitan yang serius dalam pelaksanaannya. para
insinyur serta pihak-pihak lain yang diminta untuk membuat tiga perkiraan,
menernukan hal ini merupakan pekerjaan yang paling sulit.

         Karena alasan kepraktisan, perkiraan biaya sering kali dibuat pada tingkat
agregat yang menggabuagkan beberapa paket pekerjaan menjadi satu. Sumber daya
yang digunakan pada masing-masing paket pekerjaan dikendalikan dalam hal
kuantitas fisiknya, bukan dalam bentuk biaya, sehingga membuat perkiraan biaya
bagi setiap paket pekerjaan tidak akan banyak memberikan manfaat. Perkiraan biaya
untuk kebanyakan proyek cenderung kurang akurat dibandingkan dengan perkiraan
biaya untuk barang barang produksi karena proyek kurang terstandardisasi, dan
informasi biaya yang terkumpul untuk pekerjaan sejenis, tidak absah untuk dijadikan
sebagai dasar perbandingan. Namun demikian, jika kontraktor ielahmelaksanakan
pekerjaan yang sama, biaya yang timbul pada paket pekerjaan ini akan memberikan
titik awar untuk menaksir biaya proyek baru. Untuk beberapa pekerjaan, norma
industri, atau peraturan telah dikembangkan dan berguna dalam memperkirakan
biaya. Jelas, tidak seorang pun tahu apa yang akan terjadi di masa depan; oleh
karenanya tidak seorang pun tahu berapa biaya yang akan terjadi nantinya.

Dalam mem perkira kan biaya, dua macam ketidaktahuan yang harus pertimbangkan.
Jenis pertama adalah ketidaktahuan yang diketahui adalah perkiraan biaya untuk
aktivitas-aktivitas yang telah diketahui akan terjadi, misalnya menggali fondasi untuk
rumah. sifat pekerjaannya diketahui; dan biayanya, walaupun tidak diketahui, sering
kali dapat ditaksir dalam batas-batas yang layak berdasarkan pengalaman masa lalu.
Tetapi, bila dijumpai kondisi-kondisinya diharapkan, misanya tanah berbatu
perkiraan ini mungkin dapat menyimpang jauh. Ketidaktahuan yang lain adalah
ketidak tahuan yang tidak diketahui untuk kegiatan ini, penaksir tidak tahu bahwa ini
akan terjadi, dan oleh karenanya, tidak mungkin dapat memperkirakan biayanya.
Penghentian pekerjaan, kerusakan karena badai atau banjir, tertundanya penerimaan
bahan baku, kecelakaan, gagainya pengawas dari pihak pemerintah untuk bertindak
secara tepat waktu, merupakan contoh-contoh kejadian ini. Dalam kontrak harga
tetap, biasanya dinyatakan bahwa biava yang timbul karena kejadian seperti itu
ditambahkan ke dalam harga tetap.

8. Penyiapan Anggaran pengendalian

        Anggaran pengendalian dipersiapkan mendekati awal pekerjaan, memberikan,

waktu yang hanya cukup untuk meminta persetujuan oleh pengambil keputusan
sebelum komitmen dari biaya. untuk proyek yang panjang, anggaran pengendalian
awal dapat dipersiapkan dengan rinci hanya untuk fase pertama proyek dengan
perkiraan biaya yang agak kasar untuk tahap berikutnya. Anggaran yang terinci bagi
fase berikutnya dipersiapkan hanya seberum pekerjaan dimulai pada fase-fase ini.
Memperlambat penyiapan pengendalian anggaran sampai kepada hanya pekerjaan
akan dimulai, memastikan bahwa anggaran pengendarian memakai informasi
sekarang ini tentang cakupan dan jadwal, hasil analisis biaya, dan data sekarang
tentang tingkat gaji, harga-harga baharr, dan variabel lainnya.

9. Aktivitas Perencanaan yang Lain

          Selama fase perencanaan, aktivitas yang lain tetap dikerjakan, bahan-bahan

baku dipesan, izin-izin diperoleh, wawancara awal dilaksanakan, personel dipilih, dan
seterusnva. semua aktivitas ini harus dikendalikan dan diintegrasikan ke dalam upaya
proyek keseluruhan. Satu perangkat aktivitas berhubungan dengan seleksi dan
pengorganisasian personel. setelah personel mulai bekerja, mereka akan saling
mengenal satu sama lain dan menemukan di mana mereka cocok ditempatkan. di
dalam,organisasi proyek, mereka belajar tentang apa yang diharapkan dari mereka.
Informasi yang dipelajari dan harapan yang dikembangkan selama tahap ini
merupakan bagian dari ikrim pengendalian, dan mereka dapat mempunyai dampak
yang besar pada keberhasilan penyelesaian proyek.

            Pada akhir proses perencanaan proyek, bagi kebanyakan proyek akan terdapat
spesifikasi paket pekerjaan, jadwal, dan anggaran; begitu pula, manajer yang
bertanggung jawab atas setiap paket pekerjaan .yang teridentifikasi. Jadwal
memperlihatkan perkiraan waktu bagi setiap aktivitas dan anggaran menperlihatkan
perkiraan biaya dari setiap bagian pokok proyek. Informasi ini acap kali dinyatakan di
dalam model keuangan. Jika sumber daya akan digunakan di dalam paket pekerjaan
yang rinci diekspresikan di dalam istilah nonmoneter seperti jumlah hari kerja yang
dibr-rtuhkary pengendalian.anggaran menyatakan biaya secara moneter hanya bagi
kumpulan yang cukup besar dari masing-masing paket pekerjaan.

Dalam proses pengendalian, data atas biaya aktual, waktu aktual, dan pencapaian
actual dibandingkan dengan semua estimasi ini. perbandingan mungkin dapat dibuat
ketika tercapainya milestone yang ditetapkan di dalam proyek atau pada interval
wakt’ yahg telah ditentukan.[4] Seperti dalam mingguan atau bulanan.

         Para manajer memerlukar tiga jenis laporan yang berbeda satu sama lain;
laporan kendala, laporan kemajuan pekerjaan, dan laporan keuangan. Laporan
kendala melaporkan baik masalah yang sudah terjadi (seperti keterlambatan yang
disebabkan oleh sejumlah sebab-sebab yang memungkinkan) dan masalah di
kemudian hari yang sudah diantisipasi. Masalah kritis akan ditandai. Sangat penting
bahwa laporan ini segera sampai kepada manajer yang tepat sehingga tindakan
korektif dapat dilaksanakan; laporan ini sering disampaikan melalui diskusi tatap
muka, telepon, atau faksimili. Ketepatan terpaksa dikorbankan untuk kepentingan
kecepatan; angka-angka kasar sering digunakanjumlah jam kerja, daripada biaya
buruh, atau jumlah bata, daripada biaya material- Jika persoalan yang dilaporkan
adalah signifikan, laporan lisan kemudian dikonfirmasikan dengan dokumen tertulis
untuk menjadi catatan.

Laporan kemajuan (progress report) mernbandingkan jadwal aktual dan biaya dengan
jadwal yang direncanakan dan biaya-biaya bagi pekerjaan yang telah selesai dan
mereka memuat perbandingan yang sama untuk aktivitas overhead yang tidak
langsung terkait dengan pekerjaan. Varians yang berhubungan dengan harga,
keterlambatan jadwal dan faktor-faktor sejenis dapat diidentifikasi dah diukur secara
kuantitatif menggunakan teknik-teknik analisis varians yang sama dengan yang
digunakan di dalam analisis operasi rutin. Laporan keuangan (financial report) adalah
laporan yang akurat dari biaya proyek yang harus disiapkan sebagai basis untuk
pembayaran tiap termin kemajuan pekerjaan jika itu merupakan kontrak penggantian
biaya; dan mereka biasanya diperlukan sebagai dasar pencatatan ayat-ayat akuntansi
keuangan untuk kontrak harga tetap. Akan tetapi, laporanJaporan ini kurang penting
bagi pengendalian minajemen jika dibandingkan dengan inforrnasi biaya yang
terdapat di dalam lapoian kemajuan. Karena laporan keuangan harus akurat mereka
diperiksa dengan hati hati, dan proses inimemakanwaktu. Sedangkan informasi
kasaryang tersedia dengan segera adalah lebih pentingbagi manajemen proyek.

        Untuk memastikan bahwa semria kebutuhan akan informasi telah terpenuhi,

akuntan manajemen kadang-kadang membuat lebih dari jumlah optimum yang
dibutuhkan dari laporan. Laporan yang tidak diperlukan atau informasi tambahan
yang terdapat di dalam laporan, menimbulkan biaya tambahan dalam penyusunan dan
pengiriman informasi. Yang lebih penting, pembacanya dapat membuang waktu
secara percuma untuk rnembaca laporan itu, atau mereka mungkin melewatkan
informasi yang penting karena terkubur di bawah sejnmlah besar hal-hal detail. Oleh
sebab itu, dalam pelaksanaan proyek perhr dilakukan peninjauan atas kumpulan
laporan tersebut dan hai ini mungkin dapat menyebabkan penghapusan dan
penyederhanaan beberapa Iaporan.

3. Persentase Penyelesaian

        Beberapa paket pekerjaan hanya akan selesai sebagian pada sdat tanggal
pelaporan, dan persentase penyelesaian dari setiap paket pekerjaan semacam itu harus
diperkirakan sebagai dasar untuk perbandingan waktu aktual dengan waktu yang
dijadwalkan dan biaya aktual dengan anggaran biaya. jika pencapaian dapat diukur
secara fisik, seperti jumlah pengecoran beton dalam yard kubik, persentase
penyelesaian atas paket pekerjaan tersebut dapat diukur dengan mudah. Jika
pengukuran kuantitatif tidak tersedia, sebagaimana dalam banyak kasus riset dan
pengembangan dan proyek konsultasi, persentase penyelesaian bersifat subjektif.
Beberapa organisasi membandingkan jam kerja aktual dengan jam kerja yang
dianggarkan sebagai basis untuk menghitung penyelesaian pekerjaan tetapi ini
mengasumsikan bahwa upaya aktual buruh telah menyelesaikan semua yang
telahdirencanakan, di mana sebenarnya mungkin kenyataannva tidak seperti itu
Laporan naratif atas kemajuan mungkin akan membantu, tetapi ini sering kali sulit
diinterpretasi. Jika peisentase penyelesaian tidak dapat ditentukan darl data kuantitatif
manajer akan mengandalkan observasi pribadi, pertemuan-pertemuarr dan sumber-
sumber informal yang lain sebagai dasar untuk menilai kemajuan.

         Sebagai tambahan dalam menentukan persentase penyelesaian tiap-tiap paket

pekerjaan, sebuah rangkuman kemajuan dari keseluruhan proyek dapat sangat
berguna. Pembayaran termin kemajuan pekerjaan acapkali dilakukan ketika milestone
yang ditentukan telah dicapai. Jadi sistem biasanya memiliki beberapa metode
pengumpulan tiap-tiap paket pekerjaan, yang memberikan pengukuran keseluruhan
atas pencapaian.

       Mendekati akhir proyek konstruksi, sponsor menyiapkan daftar butir-butir

pekerjaan yang masih harus diselesaikan, termasuk kelemahan yang perlu diperbalki.
Daftar perbaikan ini dinegosiasikan dengan manajer proyek. penlbayaran akhir
ditahan sampai pekerjaan yang disetujui bersama telah diselesaikan. pembayaran
termin yang telah dilakukan selama pelaksanaan proyek biasanya lebih kecil daripada
biaya ditambah dengan laba sampai dengan hari ini, sehingga dapat menjadi
pengaman dalam kasus seperti ini.

3.1.1 Pengertian Manajemen Proyek

            Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi,

mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian
rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu
pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi
ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak
dianggap suatu proyek.

Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan

mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek
hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan
kualitas untuk mencapai kepuasan.

Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek
Manager bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan
pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya dan waktu. Dan
tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi dengan tim, atasan
(owner), dan pelanggan (user). Maksudnya manajer harus mampu memberikan
contoh tehnik, mampu mengambil keputusan yang tepat, dan  pemimpin yang dapat
memberikan informasi berupa laporan kepada atasan.

3.1.2 Tujuan Manajemen Proyek

              Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam
mencapai tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan yang
berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasilakhir tertentu.[5] Proyek dapat dibagi-
bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas waktu tertentu
untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dengan tepat waktu. Ciri-ciri
Manajemen ProyekMekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan,
organisasi dan sumber dayamempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :

1.  Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.

2.  Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.

3.  Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.

4.  Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin

yang bekerja.

5.  Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.

3.1.3   PROSES MANAJEMEN PROYEK

              Manajemen proyek adalah suatu proses perencanaan, pengaturan,

kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan
mengoptimalkan sumber daya seoptimal mungkin  untuk mencapai sasaran yang telah
ditentukan.

Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian  yang terjadi secara alami atau
didesain, mungkin menggunakan waktu , ruang , keahlian  atau sumber daya  lainnya,
yang menghasilkan suatu hasil.

Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas,
wewenang dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek baik
langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak terjadi adanya tugas dan tanggun
jawab secara bersamaan.

Memulai, Perencanaan, Pelaksana, Pemantauan & pengendalian dan Penutupan.

Dalam membuat proyek harus ada proses perencanaan yaitu untuk menetapkan ruang
lingkup proyek, menyempurnakan tujuan, dan menentukan tindakan yang diperlukan
untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan untuk mencapai.

Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam

rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi proyek.

yaitu untuk melacak, review, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek;
mengidentifikasi area di mana perubahan rencana yang diperlukan, dan memulai
perubahan yang sesuai.

Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan semua kegiatan di semua Grup

Manajemen Proyek Proses untuk secara resmi menutup proyek.

Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam

pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu
rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas
knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup
proses.

merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk
dikerjakan.

Kepemimpinan seorang manajer proyek harus ditunjukkan pada semua tahapan

proyek, Manajer proyek mempunyai otoritas dan kebebasan dalam mengatur proyek,
Manajer proyek bersama dengan tim manajemen proyek harus mengkoordinir dan 
mengarahkan berbagai alat penghubung teknis dan organisasi yang ada dalam proyek,
Manajer proyek bersama dengan pemberi kuasa menyediakan sumber daya organisasi
untuk merancang aktivitas proyek.

Kemampuan konseptual, Kemampuan interpersonal, Kemampuan administrasi,

Kemampuan teknis

Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu
sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan
ini biasanya didapatkan dari penimbaan ilmu khusus, misalnya Institut Manajemen
Proyek

Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi
yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus
mengetahui tanggung jawab mereka.
Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh
seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk
memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah
proyek.

Yaitu landasan untuk pengambilan keputusan proyek dimasa depan

Yaitu harus mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya
batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya dan bagaimana mengoptimasikan
dan pengalokasian semua sumber daya  dan mengintegrasikannya untuk mencapai
tujuan proyek yang telah ditentukan.

Kontrak tim, Scope statement, Work breakdown structure,  Jadwal proyek, dalam
bentuk bagan Gantt dengan semua dependensi dan sumber daya masuk, Sebuah daftar
resiko prioritas (bagian dari sebuah register resiko).

3.1.4 Manfaat Manajemen Proyek[6]

1. Mengidentifikasi Fungsi Tanggung Jawab.

2. Meminimalkan Tuntutan Pelaporan Rutin.

3. Mengidentifikasi Batas Waktu Untuk Penjadwalan.

4. Mengidentifikasi Metode Analisa Peramalan.

5. Mengukur Prestasi Terhadap Rencana.

6. Mengidentifikasi Masalah Dini & Tindakan Perbaikan.

7. Meningkatkan Kemampuan Estimasi Untuk Rencana.

8. Mengetahui Jika Sasaran Tidak Dapat Dicapai/Terlampaui

3.1.4 Aspek-aspek dalam Manajemen Proyek

           Dalam manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output proyek

sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi
berbagai masalah yang mungkin timbul ketika proyek dilaksanakan. Beberapa aspek
yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut :
3. Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia.

4. Aspek Manajemen Produksi.

6. Aspek Efektifitas dan Efisiensi.

3.2 Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi

Proyek

          Keberhasilan sebuah proyek pasti membutuhkan tenaga dan pikiran yang tidak

sedikit. Seorang manajer proyek dituntu untuk memastikan sebuah proyek telah
berjalan sesuai rencana dan tidak melebar ke arah yang salah.[7] Tetapi sampai saat
ini ternyata masih banyak proyek gagal atau terlambat yang mana hal tersebut akan
memakan biaya yang tidak sedikit. Kesia-siaan menjadi hasil favorit para manajer
proyek yang kerap mengalami keterlambatan proyek atau kegagalan proyek.

       Pelaksanaan proyek biasanya tidak dipantau dengan baik. Ini memungkinkan

proyek tidak berjalan sesuai rencana semula. Pemantauan sangat penting untuk
mengukur kemajuan sampai dimana proyek tersebut dikerjakan.

           Pelaksanaan proyek tanpa ada komunikasi yang kuat akan menyebakan proyek
bisa salah dalam pengerjaannya. Misalnya project manager ingin programmer
berkoordinasi dengan analis sistem untuk penggarapan suatu modul aplikasi. Pada
kondisi ini programmer tidak sering melakukan koordinasi dengan analis.
Programmer mengerjakannya sesuai dengan desain yang telah dikeluarkan oleh analis
di awal-awal masa proyek, tanpa bertanya sedikitpun pada analis tentang desain
sistem yang dibuatnya pada saat penggarapannya.

3. Keterlambatan Tenaga Kerja

             Keterlambatan tenaga kerja dalam menyelesaikan proyek adalah  salah satu

faktor yang menyebabkan terlambatnya penyelesaian proyek. Sudah tugas project
manager untuk selalu mengingatkan setiap bawahannya untuk bekerja dengan tepat
waktu. Contohnya seorang programmer, jika deadline aplikasi sudah ditetapkan oleh
project manager, sudah kewajiban programmer untuk menyelesaikannya tepat waktu.
Malah lebih baik diselesaikan sebelum deadline supaya jika ada error ata kesalahan
pemrograman maka aplikasi masih bisa diperbaiki.

4. Anggaran Yang Tidak Kunjung Cair

            Pada pelaksanaan proyek, anggaran sudah ditetapkan untuk berbagai macam

kebutuhan pada proyek tersebut. Jika anggaran tersebut tidak cair, maka akan
menghambat proses pengerjaan proyek. Jika proyek sudah terhambat, maka proyek
akan selesai lebih lama dan proyek menjadi terlambat.

5. Skill Yang Kurang Memadai (Inkompetensi Teknologi)

           Dalam membangun sebuah sistem informasi tentunya dibutuhkan skill yang

memadai. Ambil contoh misalnya dalam membuat sistem informasi sekolah berbasis
web. Jika kemampuan developer tidak memadai, maka bisa saja proses pembangunan
sistem akan terhambat atau tidak sesuai kriteria yang diinginkan oleh pemilik sistem.
Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi
hambatan jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan
implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan
teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada
orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi
perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.

        Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada

penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan
penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat
bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya
menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional.
Sekitar 30% kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya
perhatian pada aspek organisasional. Tidak dapat dielakkan lagi bahwa manajemen
yang buruk adalah salah satu faktor penyebab kegagalan proyek sistem informasi.
Manajemen adalah hal penting yang harus ada dan dilaksanakan sebaik mungkin
demi keberhasilan pembangunan sistem. Memperbaiki manajemen yang buruk adalah
salah satu cara untuk menjamin keberlangsungan proyek. Dengan manajemen yang
baik, maka kebutuhan di dalam proyek akan tercukupi.

7. Perencanaan Yang Tidak Memadai

       Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai aspek,
oleh karna ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu faktor yang dapat
menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Jika suatu
pengembangan dan penerapan sistem informasi tidak didukung dengan perencanaan
yang memadai, maka dapat menyebabkan tidak terpenuhinya keinginan dan
kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Tanpa adanya perancanaan yang matang
penerapan sistem informasi dapat menjadi hal yang sia-sia.  Pada kenyataannya
sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen
perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan
inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan
dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap
perusahaan. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu
perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan
terhadap sistem yang dikembangkan.

8. Kurangnya Dukungan Dari Pihak Manajemen Eksekutif

          Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen, jika
pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek sistem informasi
maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pengguna dan staf
pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk
penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut,
dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan
organisasi yang diperlukan. Jika pihak manajeman kurang memberikan dukungan,
maka dapat mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia,
karena akan menyebabkan banyak hambatan dalam prosesnya. Dengan adanya sistem
informasi akan menyebabkan perubahan pada pengorganisasian pada perusahaan
tersebut, jika penerapan sistem informasi tidak mendapatkan dukungan penuh, akan
menyebabkan ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran para pegawainya,
hal ini pun akan dapat menyebabkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi.
Oleh karna itu dukungan penuh dari pihak manajemen sangat lah penting dalam
menentukan keberhasilan sistem informasi dalam perusahaan. 

9. Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna (End User) Dengan Perancang Sistem

Informasi

          Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan
yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan
dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap tersebut akan
menentukan tindakan, dan berkaitan dengan tingkat penggunaan serta kepuasan
terhadap sistem tersebut. Melibatkan pengguna dalam desain dan operasi sistem
informasi adalah salah satu alternatif yang tepat untuk mendukung keberhasilan
sistem informasi pada perusahaan. Pengguna akan memiliki kempatan untuk dapat
mendisain sistem tersebut sesuai dengan kebutuhannya dan memiliki lebih banyak
kesempatan untuk mengontrol hasilnya. Adanya kesenjangan komunikasi antara
pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis
sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan
dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara
pengguna dan desainer SIM.

10. Harapan Dan Tujuan Yang Kurang Jelas

          Selain berbagai hal diatas, penyebab kegagalan lainnya adalah bahwa
terkadang perusahaan tidak memiliki harapan dan tujuan yang jelas dari penerapan
sistem informasi, hanya sekedar mengikuti perkembangan zaman atau untuk
mengikuti tren penggunaan teknologi sistem informasi. Oleh karena itu perusahaan
harus memiliki harapan yang nyata, yaitu apa yang ingin dicapai dan usaha yang
gigih dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan
sistem informasi dapat terjadi.

         Komitmen yang kurang di dalam mengerjakan proyek dapat menyebabkan

pembangunan proyek menjadi terhambat bahkan mengalami kegagalan. Komitmen
ini bukan hanya dimiliki oleh developer, tetapi harus dimiliki oleh setiap pihak yang
berkaitan dengan sistem yang akan dibuat.

12. Mengambil Jalan Pintas

        Dalam membangun sebuah sistem banyak jalan pintas yang dapat diambil.
Misalnya saja, seorang developer pernah membangun sistem yang mirip dengan
sistem yang dibangunnya sekarang. Untuk mempersingkat waktu maka ia
menggunakan sistem yang dahulu pernah ia selesaikan untuk diterapkan di sistem
yang saat ini dia kerjakan. Hal semacam ini dapat berakibat fatal jika dilakukan
dengan sembrono, karena belum tentu sistem yang telah dibuat sebelumnya sama
dengan sistem yang akan dibangun saat ini.

      Optimis adalah hal yang penting, tetapi sikap terlalu optimis dapat membuat kita
lupa akan tanggung jawab yang harus dilaksanakan berkaitan dengan proyek sistem
informasi yang sedang dibangun. Batasilah sikap terlalu optimis ini karena kita harus
selalu siaga terhadap keadaan di lingkungan sekitar yang mungkin saja berpengaruh
terhadap pembangunan sistem

3.3 Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi

Proyek

        Sering kali seorang project manager terbentur dengan permasalahan “klasik”

dalam pelaksanaan suatu proyek (khusunya proyek-proyek IT). Terlambat, biaya
membengkak, dan owner yang terlalu banyak permintaan merupakan contoh
dinamika yang ada dalam suatu proyek.

Ada 4 (empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project manager ketika
melaksanakan suatu proyek, yaitu cakupan proyek (project scope), waktu pelaksanaan
proyek (project timeline), biaya proyek (project cost) dan kualitas dari proyek itu
sendiri (project quality). Keempat hal tersebut menjadi pilar utama dalam project
management body of knowledge (PMBOK), sebuah best practise yang digunakan
oleh seluruh project manager di dunia, khususnya mereka yang telah memiliki
sertifikasi sebagai project manager professional (PMP). Gambar berikut akan
menggambarkan bagaimana keempat hal tersebut berinteraksi.

    Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini
yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope
yang menjadi luas (biasanya terjadi pada proyek yang dilakukan ad-hoc, tanpa
perencanaan atau metode yang tepat) akibat permintaan owner yang datang terus
menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.

     Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek dikerjakan,

maka semakin besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan. Project Time
management yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya profit margin proyek yang
di dapat.

      Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait dengan 2
komponen sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya biaya proyek
(termasuk penambahan biaya jika diperlukan) akan mempengaruhi besarnya scope
proyek serta cepatnya waktu pelaksanaan proyek.

        Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari proyek tersebut
dan atau mengacu pada standar tertentu (misal ISO). Kualitas dapat diraih dengan
menentukan biaya, waktu dan scope proyek sesuai dengan kebutuhan.

Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time)
dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan
pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan atau ditentukan
sebelumnya (quality).

Namun, bagaimana jika sebuah proyek mengalami keterlambatan, sementara

kecenderungan tidak ada penambahan biaya proyek (injection cost) dan scope yang
terus berkembang ? Apakah kualitas “sah” untuk dikorbankan ?

Tidak banyak pilihan memang, jika seorang project manager dihadapkan pada
permasalahan tersebut. Namun, ada baiknya kita menggunakan cara-cara yang
sistematis dalam menyelesaikan permasalahan diatas. Untuk dapat meraih
keuntungan (dalam hal ini tangible benefit) adalah sesuatu hal yang hanya dapat
menjadi angan-angan. Namun, tetap masih ada opsi lain, dimana hubungan baik tetap
diusahakan terjaga. Intagible benefit itulah yang dapat kita harapkan dari kerugian
dan resiko kegagalan suatu proyek. Dimana, sedapat mungkin kita memberikan kesan
bertanggung jawab kepada klien kita dengan mencari solusi terbaik (walaupun
muncul tendensi mengeliminasi kerugian yang diderita semaksimal mungkin,
walaupun kualitas harus sedikit berkurang), sehingga kepercayaan pelanggan tetap
terjaga, dan merubah paradigma pelanggan bahwa kegagalan ini adalah “satu diantara
keberhasilan yang pernah kami lakukan”, bukan “ketidak profesionalan sebagai
seorang pengembang”.

Beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan terkait 4 pilar utama project

management dalam mengatasi kasus diatas adalah:

1. Negosiasi Pengurangan Scope

        Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat

mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat
ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang
negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan atau
mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan.
Pengurangan scope pekerjaan tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai
strategi yang tepat dalam melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi
berikutnya (pada proyek pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini
memungkinkan manajemen proyek untuk mendapatkan “injection cost” secara tidak
langsung dengan menempatkan scope proyek yang dikurangi pada proyek
selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.

2. Menambah Kerugian Untuk Mempertahankan Image Baik

     Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang
disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional
cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah
mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek
merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan
menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap
berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible
benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang.

      Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil

yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini
dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang
harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible
maupun intangible). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek
tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.

Dalam mengatasi risiko-risiko dan kerugian proyek, diperlukan suatu kepemimpinan

yang strategis yang memahami pola, alur, struktur, perilaku, peluang dalam hal biaya
proyek. Kepemimpinan yang strategis juga akan mampu membangkitkan motivasi
tim untuk bangkit karena tim merasa telah mendapatkan jalan keluar atas situasi yang
tidak nyaman atas kerugian proyek dan tentu saja tim akan mendapat tantangan untuk
menjalankan strategi yang dibuat dalam rangka mencapai salah satu kesuksesan
proyek.

Menemukan langkah yang strategis diperlukan dalam rangka bertindak fokus sebagai
salah satu action dalam crisis leadership. Tanpa fokus maka rencana yang dibuat tidak
akan berjalan dengan baik dan sasaran pencapaian menjadi kurang optimal. Tindakan
yang fokus merupakan sikap yang harus ditempuh dalam rangka secepatnya keluar
dari situasi krisis. Dalam tulisan ini berarti krisis terhadap masalah kinerja biaya
proyek.

Pemimpin proyek yang baik, harus mampu memetakan situasi dan kondisi proyek
dari aspek biaya termasuk struktur biayanya. Dalam pemetaan ini, hal yang sangat
penting adalah dengan menghubungkannya dengan project life cycle atau siklus
hidup proyek. Hal ini dikarenakan keberhasilan strategi biaya proyek sangat terkait
dengan perjalanan fase proyek. Suatu strategi biaya dapat cocok pada beberapa fase
tapi bisa jadi tidak cocok juga pada beberapa fase yang lain. Contoh sederhana adalah
strategi melakukan VE. Strategi biaya ini akan cocok jika dilakukan pada fase
sebelum proyek dimulai dan atau pada saat masa perencanaan proyek. VE sangat
tidak tepat dilakukan pada saat pelaksanaan apalagi penutupan proyek.

Berdasarkan pengalaman dalam mengatasi proyek yang rugi, diperlukan langkah

sistematis dalam rangka mendapatkan rencana tindak lanjut yang strategis dalam
mengatasi proyek yang rugi. Dalam hal ini kerugian proyek sudah dapat diketahui
sehubungan terjadinya risiko proyek. Langkah-langkah untuk mendapatkan rencana
tindak lanjut yang strategis dan jitu adalah sebagai berikut:

1.  Pemetaan biaya sehingga didapat item biaya pareto dan dapat juga dikelompokkan
bersamaan                       berdasarkan kelompok biayanya. (Material, upah,
subkontraktor, alat, dan overhead).

2. Identifikasi item pekerjaan rugi dan nilai kerugiannya dalam nilai dan prosentase.
Lalu disusun    rangking secara nilai dan prosentase.

3. Analisis penyebab kerugian yang utama dan besaran dampak yang ditimbulkannya.

4. Membuat  rencana-rencana tindak lanjut atau strategi atas kerugian yang terjadi

berdasarkan hasil analisis penyebab dan besaran dampak.
5.Memetakan strategi dalam hubungan antara tingkat kesulitan dan hasil yang
diharapkan atau dapat juga membuat suatu simulasi perubahan kinerja biaya jika
langkah yang direncanakan memiliki probabilitas keberhasilan tertentu.

6. Review strategi atau langkah berdasarkan hasil pemetaan atau simulasi sebelumnya

dengan orientasi pencapaian hasil yang optimum.

7. Menentukan strategi prioritas berdasarkan hasil review dan simulasi ulang.

8. Evaluasi strategi secara periodik dengan memperhatikan fase proyek.

9.Menyiapkan strategi-strategi lain apabila langkah yang telah ditetapkan kurang

berhasil atau meleset dari perkiraan semula. Bahasa lainnya untuk tahap ini adalah
menyiapkan plan b atau bahkan plan c.

Rangkaian tahapan di atas diperlukan apabila kerumitan dan kompleksitas yang

terjadi sedemikian tidak memungkinkan untuk menggunakan langkah yang praktis
berdasarkan pengalaman. Untuk masalah yang sederhana dapat menggunakan strategi
praktis yang telah berhasil pada proyek sebelumnya.

Perlu diketahui bahwa tiap langkah di atas adalah penting. Kurang baiknya suatu
langkah akan mempengaruhi kualitas langkah selanjutnya. Namun terdapat dua hal
yang sangat krusial yaitu analisis penyebab kerugian dan eksplorasi langkah
penanganan kerugian.

Penyebab kerugian bagaimanapun harus ditemukan dengan validitas data yang baik.
Kesalahan langkah ini akan membuat langkah mencari rencana tindak lanjut akan
menjadi sia-sia. Pada eksplorasi langkah untuk penanganan kerugian juga harus
dilakukan secara kreatif. Diperlukan ide-ide brillian dan bersifat out of the box untuk
dapat keluar dari kerugian. Beberapa prinsip ide-ide tersebut adalah:

1. Memperkecil kerugian pada item pekerjaan rugi yang besar.

2. Memperbesar peluang dan nilai keuntungan pada item pekerjaan pareto yang lain.

3. Mengubah pekerjaan rugi menjadi untung.

4. Menghilangkan pekerjaan rugi dan memunculkan pekerjaan untung.

5. Memperkecil uncertainty (ketidakpastian) biaya dan mengunci biaya yang sudah

tinggi tingkat kepastiannya. Prinsip ini bertujuan untuk mengurangi kompleksitas
pengendalian biaya agar biaya dapat lebih mudah dikendalikan terutama yang belum
dikunci.

6.  Menambah keuntungan proyek dari pemasukan lain-lain proyek.

7.  Meningkatkan produktifitas produksi.

8.  Meningkatkan efisiensi dalam operasional.

Menemukan ide-ide brilian dapat dimaksimalkan dengan melibatkan lebih banyak tim
proyek dalam diskusi atau brainstorming di proyek. Berikan gambaran permasalahan
yang baik sedemikian tim proyek memahami permasalahan yang ada lalu dengan
motivasi  yang tepat dan situasi yang kondusif, biasanya ide brillian sering didapat.

Prinsip ide-ide di atas sudah tentu tidak boleh mengorbankan strandart dan target
proyek dari sisi kehandalan design, target waktu, target kualitas, dan target safety.
Sudah tidak jamannya untuk berusaha mengurangi kerugian dengan mengorbankan
target kualitas dan waktu proyek karena hanya akan membuat trust yang sudah
dibangun menjadi rusak. Jika perlu langkah strategis yang dibuat malah membuat
target dapat dilampaui. Tidak gampang, namun tidaklah terlalu sulit jika kreatifitas
dan leadership memadai dalam organisasi proyek.

Satu hal yang harus diperhatikan adalah seberapa bagus rencana yang dibuat tidak
akan berhasil apabila hubungan dan komunikasi dengan pihak lain yang terkait
dengan pelaksanaan proyek kurang dijalin dengan baik. Bagaimanapun rencana
tersebut akan melibatkan interaksi yang cukup rumit yang berhubungan dengan
manusia sebagai pelaku yang memiliki karakter yang berbeda-beda. Komunikasi
yang baik dan terbuka akan memunculkan trust kepada para pelaku proyek. Ini akan
menunjang dalam menjalankan strategi yang telah dibuat.

Diperlukan pula visi dan misi yang baik dan mulia dalam setiap memulai suatu
rencana yang besar. Kesulitan dan hambatan dalam pelaksanaan akan selalu ada,
namun visi dan misi yang mulia akan secara tidak disadari akan selalu mendampingi
dalam menemukan solusi yang terkadang begitu dekat dengan masalah itu sendiri.

      Hindari untuk bersikap serakah karena hanya akan membuka celah kegagalan
dalam menjalankan strategi. Berfikir positif dalam tiap langkah dan berinteraksi akan
membuat suatu keyakinan dalam setiap tahap dari rencana yang dilakukan. Selalu ada
peluang dalam setiap masalah yang terjadi.

Strategi biaya proyek juga harus memperhatikan resources yang ada. Strategi apapun
dan bagaimanapun bagusnya tidak akan optimal jika tidak didukung oleh resources
yang memadai. Sebagai contoh adalah jika strategi yang dianggap memiliki peluang
besar adalah review design / VE. Maka harus diperhatikan bahwa ada anggota tin
yang kompeten dalam melakukan hal ini.

   Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi,

mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian
rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu
pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi
ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak
dianggap suatu proyek.

   Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam mencapai
tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan yang berlangsung dalam
waktu tertentu dengan hasilakhir tertentu. Proyek dapat dibagi-bagi menjadi sub-sub
pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan
proyek secara keseluruhan dengan tepat waktu.

Mencermati fakta yang terjadi selama ini, organisasi dalam menghadapi tantangan
dalam pengelolaan proyek, khususnya proyek maupun program terkait
pengembangan proses bisnis maupun teknologi informasi. Tantangan tersebut
meliputi beberapa aspek sebagai berikut:

1) Keterbatasan sumber daya. DJP memiliki keterbatasan dalam alokasi sumber daya,
baik SDM, anggaran, maupun waktu penyelesaian. Dengan keterbatasan tersebut,
DJP harus mengalokasikan sumber daya dengan efektif untuk menangani proyek
tanpa mengesampingkan tugas dan tanggung jawab rutin di masing-masing unit.

2)   Inkonsistensi dalam manajemen proses. Inkonsistensi antar proyek satu dengan

yang lain adalah permasalahan yang banyak dihadapi oleh banyak organisasi
termasuk DJP, khususnya yang memiliki keterbatasan di dalam penerapan
manajemen proyek. Perbedaan tingkat maturity tersebut menyebabkan DJP
mengalami kesulitan di dalam  konsistensi dan penggunaan indeks pengukuran
performa antar proyek.

3)   Lemahnya koordinasi antar proyek. Proyek-proyek yang dikelola dalam sebuah

program, atau program-program yang dikelola dalam sebuah portofolio yang
dijalankan dalam waktu yang bersamaan berpotensi menimbulkan kesulitan didalam
proses monitoring pencapaian output dan outcome setiap proyek. Sehingga
dimungkinkan terjadinya proyek dan program berstatus “under the radar” dan
progresnya tidak terpantau dengan baik.
4)   Sulitnya memilih proyek maupun program yang sejalan dengan visi dan misi
organisasi. Hampir seluruh organisasi, berkutat pada permasalahan tersebut. Tanpa
melalui mekanisme yang baik, proyek yang mubazir dan tidak relevan dengan
rencana strategis, memiliki peluang untuk dilaksanakan, ketimbang proyek maupun
program yang memiliki manfaat dan dampak besar terhadap organisasi.

5)  Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time)
dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan
pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan atau ditentukan
sebelumnya (quality).

Dalam penulisan makalah ini penyusun mengharapkan semoga menjadi sesuatu yang
bermanfaat bagi pembaca umumnya dan khususnya bagi kami sebagai penyusun juga
menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari kata sempurna,
untuk itu diperlukan kritik dan saran yang bersifat konstruktif demi kelancaran
pembelajaran makalah ini.

Sumber : https://manpromhsst3telkom.blogspot.com/2016/01/tugas-manajemen-proyek-
makalah.html
Segitiga Manajemen Proyek dan
Tahapan Manajemen Proyek - Ilmu
Manajemen Industri
5-6 minutes
Segitiga Manajemen Proyek dan Tahapan Manajemen Proyek – Segitiga
Manajemen Proyek atau Project Management Triangle adalah suatu model
Manajemen Proyek yang digunakan oleh para Manajer Proyek untuk menganalisis
dan memahami kesulitan yang mungkin akan terjadi pada saat penerapan dan
pelaksanaan proyek. Boleh dikatakan bahwa hampir semua proyek bakal akan
mengalami kendala-kendala dalam pelaksanaannya, baik itu kendala yang berskala
besar maupun yang kecil. Namun kendala-kendala tersebut tidak boleh dijadikan
penghambat dalam menyukseskan pelaksanaan proyek. Semua kendala harus diatasi
dan dicari cara untuk menyelesaikannya.
Baca juga : Pengertian Manajemen Proyek dan karakteristiknya.

Segitiga Manajemen Proyek

Pada umumnya, terdapat Tiga Kendala Utama yang saling berketergantungan dalam
suatu proyek yaitu Waktu, Biaya dan Lingkup. Ketiga Kendala Utama atau
Constraint tersebut juga dikenal dengan Segitiga Manajemen Proyek.  Keseimbangan
ketiganya sangat menentukan kualitas proyek yang dilaksanakan.

Waktu (Time)

Waktu merupakan salah satu faktor terpenting dalam menangani suatu proyek. Setiap
proyek memiliki batas waktu dalam penyelesaiannya, ada yang memerlukan waktu
panjang, ada juga memerlukan waktu pendek. Waktu penyelesaian tugas dalam suatu
proyek sangat tergantung pada jumlah orang dan pengalaman serta keterampilan
orang-orang tersebut dalam mengerjakan tugas-tugasnya.
Kegagalan dalam memenuhi batas waktu penyelesaian proyek akan berakibat buruk
terhadap organisasi, misalnya terjadi teguran dari pelanggan, denda akibat
keterlambatan, mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap organisasi dan biaya-
biaya lainnya. Salah satu penyebab ataupun alasan terjadinya kegagalan dalam
memenuhi batas waktu penyelesaian proyek dalam suatu organisasi adalah kurangnya
sumber daya yang dimilikinya.

Menurut Buku “Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”, proses

penanganan waktu dalam manajemen proyek terdiri dari :

1. Plan Schedule Management (Manajemen Perencanaan Jadwal)

2. Define Activities (Pendefinisian Kegiatan)
3. Sequence Activities (Urutan Kegiatan)
4. Estimate Activity Resources (Estimasi Sumber daya Kegiatan)
5. Estimate Activity Durations (Estimasi Durasi atau Jangka Waktu Kegiatan)
6. Develop Schedule (Pengembangan Jadwal)
7. Control Schedule (Pengendalian Jadwal)

Biaya (Cost)

Setiap proyek memerlukan Biaya dalam pelaksanaannya. Biaya-biaya tersebut

diantaranya seperti biaya tenaga kerja, biaya peralatan dan biaya-biaya sumber daya
lainnya. Oleh karena itu, penganggaran (Budgeting) atau perkiraan biaya merupakan
suatu hal yang sangat penting untuk memastikan proyek yang dijalankan tersebut
dibawah biaya tertentu.

Kadang-kadang Manager Proyek harus mengalokasikan sumber daya tambahan untuk

mencapai batas waktu yang ditentukan sehingga memerlukan biaya tambahan dan
juga kemungkinan munculnya biaya penalti akibat keterlambatan dalam penyelesaian
proyek.

Beberapa proses dalam penanganan Biaya dalam Manajemen Proyek diantaranya

seperti :

1. Cost Estimating, Estimasi Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

2. Cost Budgeting, Penganggaran biaya yang menggabungkan estimasi biaya sumber
daya yang dibutuhkan, paket pekerjaan dan biaya-biaya kegiatan lainnya sehingga
membentuk suatu rencana biaya yang sistematis.
3. Cost Control (Pengendalian Biaya). Faktor-faktor yang mengakibatkan fluktuasinya
biaya dapat dikendalikan dengan beberapa alat manajemen biaya.
Lingkup (Scope)

Lingkup atau Scope yang dimaksud disini adalah hasil akhir yang ingin dicapai oleh
pelaksanaan proyek itu sendiri. Hasil akhir tersebut harus didefinisikan secara spesfik
dan dikomunikasi ke semua anggota tim yang melaksanakan tugas-tugas dalam
proyek. Pada umumnya, komponen utama dalam lingkup adalah kualitas produk
akhir. Seorang Manajer Proyek harus mengetahui cara untuk mengelola lingkup atau
scope suatu proyek termasuk perubahannya yang akan berdampak pada waktu dan
biaya.

Enam Tahapan Manajemen Proyek

Setiap Proyek akan mengalami enam tahapan seperti dibawah ini :

1. Project Definition (Pendefinisian Proyek), yaitu mendefinisikan tujuan proyek dan

faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan tersebut
berhasil dengan kualitas yang diinginkan.
2. Project Initiation (Inisialisasi Proyek), yaitu perencanaan awal terhadap sumber
daya yang akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai.
3. Project Planning (Perencanaan Proyek), yaitu menguraikan dengan jelas bagaimana
sebuah proyek harus dijalankan. Pada Project Planning ini, akan terlihat dengan
jelas pentingnya Segitiga Manajemen Proyek yaitu Waktu, Biaya dan Ruang Lingkup
suatu Proyek.
4. Project Execution (Pelaksanaan Proyek), yaitu melakukan pekerjaan agar proyek
yang dimaksud tersebut berhasil sesuai dengan keinginan.
5. Project Monitoring & Control (Pemantauan dan Pengendalian Proyek), yaitu
pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek
berjalan dengan lancar.
6. Project Closure (Penutupan Proyek), yaitu menerima hasil akhir dari proyek dan
menghentikan semua penggunaan sumber daya.

Sumber : https://ilmumanajemenindustri.com/segitiga-manajemen-proyek-dan-tahapan-
manajemen-proyek/

Sumber : http://www.ejurnal.its.ac.id/index.php/teknik/article/view/1039
3.2 Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi
Proyek

          Keberhasilan sebuah proyek pasti membutuhkan tenaga dan pikiran yang tidak

sedikit. Seorang manajer proyek dituntu untuk memastikan sebuah proyek telah
berjalan sesuai rencana dan tidak melebar ke arah yang salah.[7] Tetapi sampai saat
ini ternyata masih banyak proyek gagal atau terlambat yang mana hal tersebut akan
memakan biaya yang tidak sedikit. Kesia-siaan menjadi hasil favorit para manajer
proyek yang kerap mengalami keterlambatan proyek atau kegagalan proyek.

       Pelaksanaan proyek biasanya tidak dipantau dengan baik. Ini memungkinkan

proyek tidak berjalan sesuai rencana semula. Pemantauan sangat penting untuk
mengukur kemajuan sampai dimana proyek tersebut dikerjakan.

           Pelaksanaan proyek tanpa ada komunikasi yang kuat akan menyebakan proyek
bisa salah dalam pengerjaannya. Misalnya project manager ingin programmer
berkoordinasi dengan analis sistem untuk penggarapan suatu modul aplikasi. Pada
kondisi ini programmer tidak sering melakukan koordinasi dengan analis.
Programmer mengerjakannya sesuai dengan desain yang telah dikeluarkan oleh analis
di awal-awal masa proyek, tanpa bertanya sedikitpun pada analis tentang desain
sistem yang dibuatnya pada saat penggarapannya.

3. Keterlambatan Tenaga Kerja

             Keterlambatan tenaga kerja dalam menyelesaikan proyek adalah  salah satu

faktor yang menyebabkan terlambatnya penyelesaian proyek. Sudah tugas project
manager untuk selalu mengingatkan setiap bawahannya untuk bekerja dengan tepat
waktu. Contohnya seorang programmer, jika deadline aplikasi sudah ditetapkan oleh
project manager, sudah kewajiban programmer untuk menyelesaikannya tepat waktu.
Malah lebih baik diselesaikan sebelum deadline supaya jika ada error ata kesalahan
pemrograman maka aplikasi masih bisa diperbaiki.

4. Anggaran Yang Tidak Kunjung Cair

            Pada pelaksanaan proyek, anggaran sudah ditetapkan untuk berbagai macam

kebutuhan pada proyek tersebut. Jika anggaran tersebut tidak cair, maka akan
menghambat proses pengerjaan proyek. Jika proyek sudah terhambat, maka proyek
akan selesai lebih lama dan proyek menjadi terlambat.
5. Skill Yang Kurang Memadai (Inkompetensi Teknologi)

           Dalam membangun sebuah sistem informasi tentunya dibutuhkan skill yang

memadai. Ambil contoh misalnya dalam membuat sistem informasi sekolah berbasis
web. Jika kemampuan developer tidak memadai, maka bisa saja proses pembangunan
sistem akan terhambat atau tidak sesuai kriteria yang diinginkan oleh pemilik sistem.
Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi
hambatan jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan
implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan
teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada
orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi
perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.

        Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada

penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan
penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat
bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya
menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional.
Sekitar 30% kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya
perhatian pada aspek organisasional. Tidak dapat dielakkan lagi bahwa manajemen
yang buruk adalah salah satu faktor penyebab kegagalan proyek sistem informasi.
Manajemen adalah hal penting yang harus ada dan dilaksanakan sebaik mungkin
demi keberhasilan pembangunan sistem. Memperbaiki manajemen yang buruk adalah
salah satu cara untuk menjamin keberlangsungan proyek. Dengan manajemen yang
baik, maka kebutuhan di dalam proyek akan tercukupi.

7. Perencanaan Yang Tidak Memadai

       Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai aspek,
oleh karna ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu faktor yang dapat
menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Jika suatu
pengembangan dan penerapan sistem informasi tidak didukung dengan perencanaan
yang memadai, maka dapat menyebabkan tidak terpenuhinya keinginan dan
kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Tanpa adanya perancanaan yang matang
penerapan sistem informasi dapat menjadi hal yang sia-sia.  Pada kenyataannya
sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen
perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan
inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan
dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap
perusahaan. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu
perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan
terhadap sistem yang dikembangkan.

8. Kurangnya Dukungan Dari Pihak Manajemen Eksekutif

          Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen, jika
pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek sistem informasi
maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pengguna dan staf
pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk
penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut,
dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan
organisasi yang diperlukan. Jika pihak manajeman kurang memberikan dukungan,
maka dapat mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia,
karena akan menyebabkan banyak hambatan dalam prosesnya. Dengan adanya sistem
informasi akan menyebabkan perubahan pada pengorganisasian pada perusahaan
tersebut, jika penerapan sistem informasi tidak mendapatkan dukungan penuh, akan
menyebabkan ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran para pegawainya,
hal ini pun akan dapat menyebabkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi.
Oleh karna itu dukungan penuh dari pihak manajemen sangat lah penting dalam
menentukan keberhasilan sistem informasi dalam perusahaan. 

9. Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna (End User) Dengan Perancang Sistem

Informasi

          Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan
yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan
dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap tersebut akan
menentukan tindakan, dan berkaitan dengan tingkat penggunaan serta kepuasan
terhadap sistem tersebut. Melibatkan pengguna dalam desain dan operasi sistem
informasi adalah salah satu alternatif yang tepat untuk mendukung keberhasilan
sistem informasi pada perusahaan. Pengguna akan memiliki kempatan untuk dapat
mendisain sistem tersebut sesuai dengan kebutuhannya dan memiliki lebih banyak
kesempatan untuk mengontrol hasilnya. Adanya kesenjangan komunikasi antara
pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis
sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan
dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara
pengguna dan desainer SIM.

10. Harapan Dan Tujuan Yang Kurang Jelas

          Selain berbagai hal diatas, penyebab kegagalan lainnya adalah bahwa

terkadang perusahaan tidak memiliki harapan dan tujuan yang jelas dari penerapan
sistem informasi, hanya sekedar mengikuti perkembangan zaman atau untuk
mengikuti tren penggunaan teknologi sistem informasi. Oleh karena itu perusahaan
harus memiliki harapan yang nyata, yaitu apa yang ingin dicapai dan usaha yang
gigih dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan
sistem informasi dapat terjadi.

         Komitmen yang kurang di dalam mengerjakan proyek dapat menyebabkan

pembangunan proyek menjadi terhambat bahkan mengalami kegagalan. Komitmen
ini bukan hanya dimiliki oleh developer, tetapi harus dimiliki oleh setiap pihak yang
berkaitan dengan sistem yang akan dibuat.

12. Mengambil Jalan Pintas

        Dalam membangun sebuah sistem banyak jalan pintas yang dapat diambil.
Misalnya saja, seorang developer pernah membangun sistem yang mirip dengan
sistem yang dibangunnya sekarang. Untuk mempersingkat waktu maka ia
menggunakan sistem yang dahulu pernah ia selesaikan untuk diterapkan di sistem
yang saat ini dia kerjakan. Hal semacam ini dapat berakibat fatal jika dilakukan
dengan sembrono, karena belum tentu sistem yang telah dibuat sebelumnya sama
dengan sistem yang akan dibangun saat ini.

      Optimis adalah hal yang penting, tetapi sikap terlalu optimis dapat membuat kita
lupa akan tanggung jawab yang harus dilaksanakan berkaitan dengan proyek sistem
informasi yang sedang dibangun. Batasilah sikap terlalu optimis ini karena kita harus
selalu siaga terhadap keadaan di lingkungan sekitar yang mungkin saja berpengaruh
terhadap pembangunan sistem

3.3 Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi

Proyek
        Sering kali seorang project manager terbentur dengan permasalahan “klasik”
dalam pelaksanaan suatu proyek (khusunya proyek-proyek IT). Terlambat, biaya
membengkak, dan owner yang terlalu banyak permintaan merupakan contoh
dinamika yang ada dalam suatu proyek.

Ada 4 (empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project manager ketika
melaksanakan suatu proyek, yaitu cakupan proyek (project scope), waktu pelaksanaan
proyek (project timeline), biaya proyek (project cost) dan kualitas dari proyek itu
sendiri (project quality). Keempat hal tersebut menjadi pilar utama dalam project
management body of knowledge (PMBOK), sebuah best practise yang digunakan
oleh seluruh project manager di dunia, khususnya mereka yang telah memiliki
sertifikasi sebagai project manager professional (PMP). Gambar berikut akan
menggambarkan bagaimana keempat hal tersebut berinteraksi.

    Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini
yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope
yang menjadi luas (biasanya terjadi pada proyek yang dilakukan ad-hoc, tanpa
perencanaan atau metode yang tepat) akibat permintaan owner yang datang terus
menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.

     Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek dikerjakan,

maka semakin besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan. Project Time
management yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya profit margin proyek yang
di dapat.

      Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait dengan 2
komponen sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya biaya proyek
(termasuk penambahan biaya jika diperlukan) akan mempengaruhi besarnya scope
proyek serta cepatnya waktu pelaksanaan proyek.

        Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari proyek tersebut
dan atau mengacu pada standar tertentu (misal ISO). Kualitas dapat diraih dengan
menentukan biaya, waktu dan scope proyek sesuai dengan kebutuhan.

Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time)
dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan
pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan atau ditentukan
sebelumnya (quality).
Namun, bagaimana jika sebuah proyek mengalami keterlambatan, sementara
kecenderungan tidak ada penambahan biaya proyek (injection cost) dan scope yang
terus berkembang ? Apakah kualitas “sah” untuk dikorbankan ?

Tidak banyak pilihan memang, jika seorang project manager dihadapkan pada
permasalahan tersebut. Namun, ada baiknya kita menggunakan cara-cara yang
sistematis dalam menyelesaikan permasalahan diatas. Untuk dapat meraih
keuntungan (dalam hal ini tangible benefit) adalah sesuatu hal yang hanya dapat
menjadi angan-angan. Namun, tetap masih ada opsi lain, dimana hubungan baik tetap
diusahakan terjaga. Intagible benefit itulah yang dapat kita harapkan dari kerugian
dan resiko kegagalan suatu proyek. Dimana, sedapat mungkin kita memberikan kesan
bertanggung jawab kepada klien kita dengan mencari solusi terbaik (walaupun
muncul tendensi mengeliminasi kerugian yang diderita semaksimal mungkin,
walaupun kualitas harus sedikit berkurang), sehingga kepercayaan pelanggan tetap
terjaga, dan merubah paradigma pelanggan bahwa kegagalan ini adalah “satu diantara
keberhasilan yang pernah kami lakukan”, bukan “ketidak profesionalan sebagai
seorang pengembang”.

Beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan terkait 4 pilar utama project

management dalam mengatasi kasus diatas adalah:

1. Negosiasi Pengurangan Scope

        Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat

mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat
ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang
negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan atau
mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan.
Pengurangan scope pekerjaan tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai
strategi yang tepat dalam melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi
berikutnya (pada proyek pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini
memungkinkan manajemen proyek untuk mendapatkan “injection cost” secara tidak
langsung dengan menempatkan scope proyek yang dikurangi pada proyek
selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.

2. Menambah Kerugian Untuk Mempertahankan Image Baik

     Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang
disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional
cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah
mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek
merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan
menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap
berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible
benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang.

      Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil

yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini
dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang
harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible
maupun intangible). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek
tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.

Dalam mengatasi risiko-risiko dan kerugian proyek, diperlukan suatu kepemimpinan

yang strategis yang memahami pola, alur, struktur, perilaku, peluang dalam hal biaya
proyek. Kepemimpinan yang strategis juga akan mampu membangkitkan motivasi
tim untuk bangkit karena tim merasa telah mendapatkan jalan keluar atas situasi yang
tidak nyaman atas kerugian proyek dan tentu saja tim akan mendapat tantangan untuk
menjalankan strategi yang dibuat dalam rangka mencapai salah satu kesuksesan
proyek.

Menemukan langkah yang strategis diperlukan dalam rangka bertindak fokus sebagai
salah satu action dalam crisis leadership. Tanpa fokus maka rencana yang dibuat tidak
akan berjalan dengan baik dan sasaran pencapaian menjadi kurang optimal. Tindakan
yang fokus merupakan sikap yang harus ditempuh dalam rangka secepatnya keluar
dari situasi krisis. Dalam tulisan ini berarti krisis terhadap masalah kinerja biaya
proyek.

Pemimpin proyek yang baik, harus mampu memetakan situasi dan kondisi proyek
dari aspek biaya termasuk struktur biayanya. Dalam pemetaan ini, hal yang sangat
penting adalah dengan menghubungkannya dengan project life cycle atau siklus
hidup proyek. Hal ini dikarenakan keberhasilan strategi biaya proyek sangat terkait
dengan perjalanan fase proyek. Suatu strategi biaya dapat cocok pada beberapa fase
tapi bisa jadi tidak cocok juga pada beberapa fase yang lain. Contoh sederhana adalah
strategi melakukan VE. Strategi biaya ini akan cocok jika dilakukan pada fase
sebelum proyek dimulai dan atau pada saat masa perencanaan proyek. VE sangat
tidak tepat dilakukan pada saat pelaksanaan apalagi penutupan proyek.

Berdasarkan pengalaman dalam mengatasi proyek yang rugi, diperlukan langkah

sistematis dalam rangka mendapatkan rencana tindak lanjut yang strategis dalam
mengatasi proyek yang rugi. Dalam hal ini kerugian proyek sudah dapat diketahui
sehubungan terjadinya risiko proyek. Langkah-langkah untuk mendapatkan rencana
tindak lanjut yang strategis dan jitu adalah sebagai berikut:

1.  Pemetaan biaya sehingga didapat item biaya pareto dan dapat juga dikelompokkan
bersamaan                       berdasarkan kelompok biayanya. (Material, upah,
subkontraktor, alat, dan overhead).

2. Identifikasi item pekerjaan rugi dan nilai kerugiannya dalam nilai dan prosentase.
Lalu disusun    rangking secara nilai dan prosentase.

3. Analisis penyebab kerugian yang utama dan besaran dampak yang ditimbulkannya.

4. Membuat  rencana-rencana tindak lanjut atau strategi atas kerugian yang terjadi

berdasarkan hasil analisis penyebab dan besaran dampak.

5.Memetakan strategi dalam hubungan antara tingkat kesulitan dan hasil yang

diharapkan atau dapat juga membuat suatu simulasi perubahan kinerja biaya jika
langkah yang direncanakan memiliki probabilitas keberhasilan tertentu.

6. Review strategi atau langkah berdasarkan hasil pemetaan atau simulasi sebelumnya

dengan orientasi pencapaian hasil yang optimum.

7. Menentukan strategi prioritas berdasarkan hasil review dan simulasi ulang.

8. Evaluasi strategi secara periodik dengan memperhatikan fase proyek.

9.Menyiapkan strategi-strategi lain apabila langkah yang telah ditetapkan kurang

berhasil atau meleset dari perkiraan semula. Bahasa lainnya untuk tahap ini adalah
menyiapkan plan b atau bahkan plan c.

Rangkaian tahapan di atas diperlukan apabila kerumitan dan kompleksitas yang

terjadi sedemikian tidak memungkinkan untuk menggunakan langkah yang praktis
berdasarkan pengalaman. Untuk masalah yang sederhana dapat menggunakan strategi
praktis yang telah berhasil pada proyek sebelumnya.

Perlu diketahui bahwa tiap langkah di atas adalah penting. Kurang baiknya suatu
langkah akan mempengaruhi kualitas langkah selanjutnya. Namun terdapat dua hal
yang sangat krusial yaitu analisis penyebab kerugian dan eksplorasi langkah
penanganan kerugian.

Penyebab kerugian bagaimanapun harus ditemukan dengan validitas data yang baik.
Kesalahan langkah ini akan membuat langkah mencari rencana tindak lanjut akan
menjadi sia-sia. Pada eksplorasi langkah untuk penanganan kerugian juga harus
dilakukan secara kreatif. Diperlukan ide-ide brillian dan bersifat out of the box untuk
dapat keluar dari kerugian. Beberapa prinsip ide-ide tersebut adalah:

1. Memperkecil kerugian pada item pekerjaan rugi yang besar.

2. Memperbesar peluang dan nilai keuntungan pada item pekerjaan pareto yang lain.

3. Mengubah pekerjaan rugi menjadi untung.

4. Menghilangkan pekerjaan rugi dan memunculkan pekerjaan untung.

5. Memperkecil uncertainty (ketidakpastian) biaya dan mengunci biaya yang sudah

tinggi tingkat kepastiannya. Prinsip ini bertujuan untuk mengurangi kompleksitas
pengendalian biaya agar biaya dapat lebih mudah dikendalikan terutama yang belum
dikunci.

6.  Menambah keuntungan proyek dari pemasukan lain-lain proyek.

7.  Meningkatkan produktifitas produksi.

8.  Meningkatkan efisiensi dalam operasional.

Menemukan ide-ide brilian dapat dimaksimalkan dengan melibatkan lebih banyak tim
proyek dalam diskusi atau brainstorming di proyek. Berikan gambaran permasalahan
yang baik sedemikian tim proyek memahami permasalahan yang ada lalu dengan
motivasi  yang tepat dan situasi yang kondusif, biasanya ide brillian sering didapat.
Prinsip ide-ide di atas sudah tentu tidak boleh mengorbankan strandart dan target
proyek dari sisi kehandalan design, target waktu, target kualitas, dan target safety.
Sudah tidak jamannya untuk berusaha mengurangi kerugian dengan mengorbankan
target kualitas dan waktu proyek karena hanya akan membuat trust yang sudah
dibangun menjadi rusak. Jika perlu langkah strategis yang dibuat malah membuat
target dapat dilampaui. Tidak gampang, namun tidaklah terlalu sulit jika kreatifitas
dan leadership memadai dalam organisasi proyek.

Satu hal yang harus diperhatikan adalah seberapa bagus rencana yang dibuat tidak
akan berhasil apabila hubungan dan komunikasi dengan pihak lain yang terkait
dengan pelaksanaan proyek kurang dijalin dengan baik. Bagaimanapun rencana
tersebut akan melibatkan interaksi yang cukup rumit yang berhubungan dengan
manusia sebagai pelaku yang memiliki karakter yang berbeda-beda. Komunikasi
yang baik dan terbuka akan memunculkan trust kepada para pelaku proyek. Ini akan
menunjang dalam menjalankan strategi yang telah dibuat.

Diperlukan pula visi dan misi yang baik dan mulia dalam setiap memulai suatu
rencana yang besar. Kesulitan dan hambatan dalam pelaksanaan akan selalu ada,
namun visi dan misi yang mulia akan secara tidak disadari akan selalu mendampingi
dalam menemukan solusi yang terkadang begitu dekat dengan masalah itu sendiri.

      Hindari untuk bersikap serakah karena hanya akan membuka celah kegagalan
dalam menjalankan strategi. Berfikir positif dalam tiap langkah dan berinteraksi akan
membuat suatu keyakinan dalam setiap tahap dari rencana yang dilakukan. Selalu ada
peluang dalam setiap masalah yang terjadi.

Strategi biaya proyek juga harus memperhatikan resources yang ada. Strategi apapun
dan bagaimanapun bagusnya tidak akan optimal jika tidak didukung oleh resources
yang memadai. Sebagai contoh adalah jika strategi yang dianggap memiliki peluang
besar adalah review design / VE. Maka harus diperhatikan bahwa ada anggota tin
yang kompeten dalam melakukan hal ini.

   Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi,

mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian
rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu
pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi
ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak
dianggap suatu proyek.
   Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam mencapai
tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan yang berlangsung dalam
waktu tertentu dengan hasilakhir tertentu. Proyek dapat dibagi-bagi menjadi sub-sub
pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan
proyek secara keseluruhan dengan tepat waktu.

Mencermati fakta yang terjadi selama ini, organisasi dalam menghadapi tantangan
dalam pengelolaan proyek, khususnya proyek maupun program terkait
pengembangan proses bisnis maupun teknologi informasi. Tantangan tersebut
meliputi beberapa aspek sebagai berikut:

1) Keterbatasan sumber daya. DJP memiliki keterbatasan dalam alokasi sumber daya,
baik SDM, anggaran, maupun waktu penyelesaian. Dengan keterbatasan tersebut,
DJP harus mengalokasikan sumber daya dengan efektif untuk menangani proyek
tanpa mengesampingkan tugas dan tanggung jawab rutin di masing-masing unit.

2)   Inkonsistensi dalam manajemen proses. Inkonsistensi antar proyek satu dengan

yang lain adalah permasalahan yang banyak dihadapi oleh banyak organisasi
termasuk DJP, khususnya yang memiliki keterbatasan di dalam penerapan
manajemen proyek. Perbedaan tingkat maturity tersebut menyebabkan DJP
mengalami kesulitan di dalam  konsistensi dan penggunaan indeks pengukuran
performa antar proyek.

3)   Lemahnya koordinasi antar proyek. Proyek-proyek yang dikelola dalam sebuah

program, atau program-program yang dikelola dalam sebuah portofolio yang
dijalankan dalam waktu yang bersamaan berpotensi menimbulkan kesulitan didalam
proses monitoring pencapaian output dan outcome setiap proyek. Sehingga
dimungkinkan terjadinya proyek dan program berstatus “under the radar” dan
progresnya tidak terpantau dengan baik.

4)   Sulitnya memilih proyek maupun program yang sejalan dengan visi dan misi
organisasi. Hampir seluruh organisasi, berkutat pada permasalahan tersebut. Tanpa
melalui mekanisme yang baik, proyek yang mubazir dan tidak relevan dengan
rencana strategis, memiliki peluang untuk dilaksanakan, ketimbang proyek maupun
program yang memiliki manfaat dan dampak besar terhadap organisasi.

5)  Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time)
dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan
pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan atau ditentukan
sebelumnya (quality).