KONSEP DASAR ILMU ADMINISTRASI

FIKRI HAIQAL BAHTIAR

NIM: 200902501008
PENDIDIKAN AKUNTANSI
KELAS A
NO. URUT 17
NO. TELP: +62853-4136-5275
1 KONSEP DASAR ILMU ADMINISTRASI

Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-
Nyalahsehingga Tugas Makalah Administrasi dan Manajemen ini dapat terwujud.

Tak lupa saya selaku penyusun makalah ini mengucapkan terima kasih kepada semua
pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat di kemudian hari. Saya pun menyadari bahwa
makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, maka saya harap saran dan kritik dari semua
pihak sehingga dapat menjadi bahan acuan bagi saya untuk kedepannya.

Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

Penyusun,

Fikri Haiqal Bahtiar

FIKRI HAIQAL BAHTIAR NIM. 200902501008 | KELAS A PEND.AKUNTANSI NO. URUT 17

2 KONSEP DASAR ILMU ADMINISTRASI

Daftar Isi

Kata Pengantar………………………………………………………………………………………………………………… 1

Daftar isi……………………………………………………………………………………………………………………..... . 2

Pembahasan :

A. Rasional…………………………………………………………………………………………………………… 3
B. Pengertian administrasi……………………………………………………………………………………………… 4
C. Tujuan atau Motif Administrasi……………………………………………………………………………………… 6
D. Inti Administrasi…………………………………………………………………………………………………… 8

FIKRI HAIQAL BAHTIAR NIM. 200902501008 | KELAS A PEND.AKUNTANSI NO. URUT 17

3 KONSEP DASAR ILMU ADMINISTRASI

PEMBAHASAN

A. Rasional

Setiap orang di dalam hidupnya pasti mempunyai kebutuhan atau tujuan. Tempattinggal, makan, pakaian,
dan lain-lain adalah kebutuhan primer atau kebutuhan pokok. Kalaukebutuhan ini tidak terpenuhi, maka manusia
tidak dapat bertahan hidup. Selain itu, ada jugakebutuhan untuk memperlancar usahanya dalam memperoleh
kebutuhan pokoknya di namakanKebutuhan Sekunder. Kebutuhan sekunder meliputi : sepeda, motor, mobil, radio,
televisi, danlain-lain. Kebutuhan sekunder adalah kebutuhan yang tidak berlaku mutlak untuk dipenuhi.Untuk dapat
memenuhi kebutuhan primer atau sekunder, orang harus mengusahakandengan perbuatan-perbuatan yang nyata
seperti bekerja seorang diri maupun bekerjasamadengan orang lain. Kebutuhan yang di rasakan seseorang disebut
kebutuhan ideal. Maslow ahlipsikologi humanistik dalam bukunya “Motivation and Personality” menggolongkan
kebutuhanberdasarkan vkekuatan potensi sebagai berikut :

a) Physical needs: kebutuhan fisik sehari-hari (sandang, pangan, tempat berlindung)

b) Safety needs: kebutuhan keamanan (keamanan jiwa, harta, baik dalam organisasi maupun di luar
organisasi)
c) Social needs: kebutuhan disukai dan menyukai, kebutuhan bermasyarakat atauberkelompokd)
d) Esteem needs: kebutuhan untuk memperoleh penghormatan atau penghargaan.
e) self actualization needs: kebutuhan untuk mengembangkan kapasitas dan mental parabawahan
dengan maksimal.

Dalam memenuhi kebutuhannya, manusia sangat terbatas. Manusia harusmelaksanakan suatu proses
usaha kerja sama untruk mencapai tujuannya. Proses itu dinamakan “administrasi”.

FIKRI HAIQAL BAHTIAR NIM. 200902501008 | KELAS A PEND.AKUNTANSI NO. URUT 17

4 KONSEP DASAR ILMU ADMINISTRASI

B. Pengertian Administrasi
1. Istilah Administrasi

Belum ada kata sepakat dari para ahli mengenai apa sebenarnya administrasi itu. Dalamberbagai buku,
terdapat banyak rumusan-rumusan yang berbeda tentang administrasi, ada yang mengartikan dalam arti yang luas,
juga ada yang mengartikan dalam arti sempit. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara
dua orang atau lebih dalam mncapaitujuan bersama. Administrasi dalam arti luas mencakup pembahasan mengenai
organisasi danmanajemen, sehingga organisasi dan manajemen merupakan bagian atau unsur dariadministrasi.
Administrasi lebih luas dari manajemen, sedangakn manajemen merupakan inti dari administrasi.Administrasi dalam
arti sempit (The Liang Gie, 1972:20) yaitu bersumber dari istilah Belanda “administratie” yang berarti setiap
penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk
memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya
satu sama lain.

2. Definisi Administrasi dari Beberapa Ahli

Berikut ini adalah beberapa definisi administrasi menurut beberapa ahli, yaitu :

a. phiffner (1953:3)
“Administrasi dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian dan penjurusan dari sumber-sumber manusia
dan bahan untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan.”
b. White (1955:1)
“Administrasi adalah suatu proses yang biadanya terdapat pada semua usaha kelompok, baik usaha
pemerintah, maupun swasta, sipil atau militer baik secara besar-besaran maupun kecil-kecilan.”
c. Simon (1961:3)
“Administrasi dapat didefinisikan sebagai kegiatan kelompok orang-orang yang melakukan kerjasama untuk
mencapai tujuan bersama.”
d. Waldo (1971:20)
“Admnistrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat
rasionaliteit yang tinggi.”
e. The Liang Gie (1965:9)
“administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.” Definisi ini adalah definisi yang sempurna
setelah mengalami perubahan.
f. Siagian (1985:3)
“Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama adntara dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.”
g. Atmosudirdjo (1975:51) 4
“Administrasi adalah pengendalian dan penggerakkasn dari suatu orgasnisasi sedemikian rupa sehingga
organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju ke tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh
administrator, yaitu kepala organisasi.”

FIKRI HAIQAL BAHTIAR NIM. 200902501008 | KELAS A PEND.AKUNTANSI NO. URUT 17

5 KONSEP DASAR ILMU ADMINISTRASI

Suatu usaha kerjasama dapat dikatakan administrasdi jika memiliki tiga faktor, yaitu :
1. usaha tersebut dilakukan oleh sekelompok orang secara rasional (dua orang atau lebih)
2. usaha tersebut dilakukan agar tercapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan,
3. dalam usaha tersebut diperlukan usaha kerjasama para anggotanya.

3. Ide Pokok dalam Administrasi

Dalam kegiatan administratif ada lima ide pokok yang tercakup di dalamnya. Kelima ide pokok tersebut
selalu terdapat dalam kegiatan administrasi, mulai dari bentuk yang sederhana, sampai bentuk yang lebih kompleks.
lima ide pokok tersebut adalah :

1. Terarah,
yaitu bahwa proses penyelenggaraan kerjasama harus punya arah sasaran dan tujuan yang ingin dicapai,
tidak secara tiba-tiba melainkan terencana dan terstruktur, dan merupakan pedoman dalam proses kegiatan
kerja.
2. Terselenggara,
yaitu tidak ada kegiatan yang terbengkalai atau tidak dapat dilaksanakan sehingga betul-betul tercipta suatu
proses penyelenggaraan secara efektif.
3. Terlibat,
yaitu di dalam proses penyelenggaraan dituntut adanya keterlibatan orang-orang dalam bekerjasama.
4. Tertentu,
yaitu semua pelaksanaan kegiatan harus tertentu fungdi dan peruntukannya sehingga mekanisme kerja
yang ada di dalamnya sapat berlangsung secara fungsionalisasi.
5. Terbagi-bagi,
yaitu di dalam proses penyelenggaraan perlu ada pembagian tugas secara menyeluruh.

4. Faktor Lingkungan Administrasi

Walaupun faktor lingkungan tidak termasuk dalam adminisrtasi, tetapi sangat berpengaruh di dalam menentukan
keberhasilan administrasi dalam rangka mencapai tujuannya. The liang Gie – Sutarto (1977:24) menyebutkan
faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi berlangsungnya rangkaian kegiatan penataan antara lain :
a. kebudayaan d. hukum h. social
b. teknologi e. kependudukan i. ekonomi
f. sumber fisik
c. politik
g. pendidikan

FIKRI HAIQAL BAHTIAR NIM. 200902501008 | KELAS A PEND.AKUNTANSI NO. URUT 17

6 KONSEP DASAR ILMU ADMINISTRASI

5. Tahapan Pengertian Administrasi

Administrasi di bagi atas tiga tahapan pengertian, yaitu :

 Administrasi sebagai proses

Administrasi sebagai proses adalah kegiatan yang diketahui permulaannya, tetapi tidak diketahui kapan akan
berakhir. proses tersebut dikerjakan dalam suatu wadah yang disebut organisasi. Sugandha (1989:12)
mengemukakan bahwa ada tiga proses administrasi,
a. Proses yang bersifat pemikiran yang menetukan strategi dan kebijaksanaan, yang dapat juga dikatakan sebagai
operasi adminstrasi, atau yang oleh Stoner disebut proses manajemen.
b. proses yang bersifat pelaksanaan tugas pokok organisasi atau proses teknis operasional.
c. Proses yang bersifat pembantuan (auxiliary) atau pelaksanaan tugas staf guna mendukung kelancaran
pelaksanaan tugas pokok dan pengendalian.

 Administrasi dalam arti fungsional

Administrasi berarti bahwa dalam rangkaian kegiatan untuk tercapainya tujuan yang telah ditentukan itu, terdapat
berbagai fungsi atau tugas yang harus dilakukan, yaitu : ada tugas perencanaan, tugas pengorganisasian, tugas
penggerakan, tugaspengawasan atau penelitian segala kegiatan sehingga tujuan itu tercapai dengan tidak terjadi
penyimpangan. Hutabarat (1984:30) mengemukakakan adanya tiga tingkatan tugas dalam administrasi, yaitu:
a. tugas yang dijalankan oleh administrator
b. tugas yang dijalankan oleh manajer-manajemen
c. Tugas yang dijalankan oleh unit staf pembantu.

 Administrasi dalam arti kepranataan

Dalam suatu lembaga, terdapat empat macam orang yang mengemban tugas kepranataan, yaitu :
1. “administrator” atau “top manajer”, “kepala administrasi” adalah orang atau orang-orang yang menetapkan
dan mempertahankan tujuan
2. “manajer”, “laksanawan”, atau “pemimpin kerja” adalah orang atau orang-orang yang mengendalikan dan
memimpin usaha agar supaya tujuannya dapat tercapai
3. “staf ahli” atau “pembantu ahli” adalah orang atau orang-orang yang kerjanya membantu manajer dengan
pikiran-pikiran yang sangat berguna bagi pengendalian usaha kerja sama
4. “worker”, “pekerja”, “karyawan” atau “pegawai” adalah orang langsung terjun dalam bidang kerja yang telah
ditentukan.

C. Tujuan atau motif Administrasi

Tujuan dan motif dari administrasi ialah terlaksananya efisiensi kerja tanpa memandang administrasi itu
berlangsung dalam lingkungan suasana kenegaraan atau lingkungan suasana perusahaan dan ataupun yang
berlangsung dalam organisasi yang sederhana atau besar. menurut Thoha (dalam Aneka Sari Ilmu Administrasi,
1980:A28) bahwa “dimana pun administrasi itu dijalankan maka efisiensi kerja haruslah merupakan dasar
pertimbanganuntuk melakukan segala kegiatan dalam rangka mencapai tujuan organisasinya”. Ada juga pendapat
dari Gullick (dalam Aneka Sari Ilmu Administrasi, 1980:a.32) mengatakan ilmu administrasi baik yang ada pada
pemerintah atau swasta berpendapat bahwa: “Dalam ilmu administrasi, baik administrasi negara atau swasta, dasar
utama yang menjadi “tujuannya” ialah pencapaian efisiensi. Tujuan pokok dari ilmu administrasi adalh tercapainya 6
suatu pekerjaan dengan mempertimbangkan pengeluaran tenega dan pembekalan yang sedikit-dikitnya.”

FIKRI HAIQAL BAHTIAR NIM. 200902501008 | KELAS A PEND.AKUNTANSI NO. URUT 17

7 KONSEP DASAR ILMU ADMINISTRASI

Oleh karena itu, administrasi dalam hal ini mempunyai tujuan dan motif tiada lain hanyalah untuk tercapainya
tujuan secara efisien. The Liang Gie (1976:30) mengartikan efisiensi sebagai “perbandingan terbaik antara sesuatu
usaha dan hasilnya”. Perbandingan ini di bagi dari dua segi, yaitu segi “hasil” dan “usaha”.

1. Dilihat dari segi hasil, suatu usaha dapat dikatakan efisien kalau usaha itu memberikan hasil yang terbaik,
baik dari segi mutu maupun jumlah dari hasil yang dikehendaki.
2. Dilihat dari segi usaha, suatu usaha dapat dikatakan efisien kalau hasil yang dikehendaki dapat tercapai
dengan usaha yang ringan. Ada lima faktor usaha yaitu :pemakaian, pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan
benda termasuk uang yang dipergunakan untuk melakukan usaha itu.

Apabila efisiensi dihubungkan dengan pemakaian lima unsur usaha tersebut, maka cara bekerja yang
efisien adalah cara yang dapat mencapai hasil kerja yang diharapkan, dengan mengeluarkan sedikitnya
lima sumber kerja itu. Cara bekerja yang efisien adalah sebagai berikut :
1. Cara yang paling gampang (cara yang tidak sulit). Kesulitan itu terjadi karena memakai banyak
pikiran,
2. Cara yang paling ringan (cara yang tidak berat). Berat sebagai akibat menggunakan banyak
tenaga jasmani karyawan,
3. Cara yang paling tepat (tidak banyak memakan waktu),
4. Cara yang paling pendek jaraknya (tidak boros dengan perjalanan mondar-mandir yang jauh dan
menghamburkan luas lantai pada ruang kerja),
5. Cara yang paling murah (tidak boros pemakaian material). Pemborosan yang menyebabkan
biayanya menjadi mahal.

Administrasi yang efisien adalah administrasi yang memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha
dan hasil yang diperoleh. Ada tiga syarat yang harus dimiliki dalam diri seorang karyawan untuk memungkinkannya
bekerja efisien, yaitu :
1. keinginan bekerja, berkaitan dengan motivasi seseorang,
2. kemampuan bekerja menyangkut masalah gizi dan kesehatan yang diperolehnya,
3. kemahiran bekerja ini tergantung dari pendidikan, pengetahuan, dan pengalaman kerjanya.

Untuk mengukur apakah suatu pekerkaan efisien atau tidak, banyak cara dan pedoman yang dapat dipakai. Rusel
Akoff (Nadjijullah, t.t.:45) mengemukakan ada enam cara pengukuran efisien.
1. Berpegang pada faktor “waktu” yang konstan, kemudian mengukur % hasil pekerjaan yang diselesaikan.
2. Berpegang pada faktor “biaya” yang konstan, kemudian mengukur % hasil pekerjaan yang diselesaikan.
3. Bepegang pada faktor “tenaga” yang tetap, kemudian mengukur % hasil pekerjaan yang diselesaikan.
4. Menetapkan hasil pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur tenaga yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Agar tercapai tingkat efisiensi suatu administrasi, The Liang Gie (1976:57) dan Hutabarat (1984:100)
mengemukakan lima asas terpenting, yaitu :
1. asas perncanaan
2. asas penghapusa
3. asas penyederhanaan
4. asas penghematan 7
5. asas penggabungan

FIKRI HAIQAL BAHTIAR NIM. 200902501008 | KELAS A PEND.AKUNTANSI NO. URUT 17

8 KONSEP DASAR ILMU ADMINISTRASI

D. Inti Administrasi
Inti administrasi adalah isi yang paling pokok dalam administrasi atau hal terpenting peranannya dalam
krgiatan adminstrasi. Siagian (1985:5) mengemukakan bahwa manajemen merupakan inti dari adminstrasi karena
memang manajemen merupakan alat pelaksana administrasi. Lubis (1985:20) mengatakan bahwa otak dan jantung
pada manusia sama dengan “manajemen” pada administrasi yang menggerakkan dan mengarahkan segenap
aktivitas-aktivitas administrasi. Jadi, inti administrasi adalah bagian terpenting dari administrasi, yaitu “manajemen”.
Sudah dikemukakan sebelumnya bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan usaha kerja
sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Oleh karena itu, segenap rangkaian kegiatan penataan usaha kerja sama sekelompok orang (administrasi) akan
dapat berjalan dengan lancar apabila manajemen berfungsi untuk melakukan semua kegiatan yang perlu dilakukan
untuk tercapainya tujuan yang telah ditentukan. Jadi, administrasi berjalan dengan baik apabila manajemen
berfungsi dengan baik pula. Jika manajemen merupakan inti dari administrasi, lalu apakah inti dari manajemen?.
Berikut ini pendapat para ahli yang bisa menjawab pertanyaan tersebut.

1. Dimock (1960) “Kepemimpinan adalah inti dari manajemen.”

2. Siagian mengatakan bahwa “kepemimpinan merupakan init dari manajemen karena kepemimpinan motor
penggerak dari semua sumber-sumber dan alat-alat (resources yang tersedia bagi suatu organisasi.
3. Moekijat (1974:195) inti dari manajemen adalah menggerakkan (actuating) dan inti dari menggerakkan
adalah memimpin (leading). Siapa yang dapat menggerakkan orang-orang yang ada di bawah
kekuasaanya, berarti ia dapat menjalankan manajemen. Siapa yang dapat memimpin orang-orang yang
ada di bawah kekuasaannya, berarti ia dapat menggerakkan orang-orang itu.
4. Lubis (1985:15) bahwa melihat manajemen itu, maka yang pertama-tama terlihat adalah kulit luarnya.
“administrasi” baru intinya, inti dari administrasi, yaitu “manajemen”. Kemudian bertemu dengan inti dari
manajemen dari init administrasi, disebut “Leadership” (kepemimpinan).
5. K. Sukarno (1985:8) yang mengisahkan sebuah buah-buahan yaitu kulitnya diumpamakan dengan
administrasi, dagingnya diumpamakan dengan manajemen, dan bijinya adalah kepemimpinan.

FIKRI HAIQAL BAHTIAR NIM. 200902501008 | KELAS A PEND.AKUNTANSI NO. URUT 17