Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas

Oleh:
Luluk Mauludyahwati/182011101047/Manajemen PKM1/dr. Rony Prasetyo, M.Kes

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan pencatatan dan
pelaporan data umum, sarana, tenaga, dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas yang mengacu kepada
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014. SP2TP merupakan kegiatan pencatatan dan
pelaporan puskesmas secara menyeluruh (terpadu) yang mencakup Puskesmas, Puskesmas Pembantu,
Puskesmas Keliling, dan Bidan Desa yang termasuk dalam konsep wilayah kerja puskesmas sehingga dapat
menghindari adanya pencatatan dan pelaporan yang tumpang tindih yang dapat menambah beban kerja
pelaksana Puskesmas. Sistem pelaporan ini diharapkan mampu memberikan informasi bagi puskesmas dalam
rangka meningkatkan upaya kesehatan Puskesmas melalui perencanaan, pelaksanaan, pengawasan,
pengendalian, dan penilaian. Selain itu SP2TP bermanfaat untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi guna
mendukung manajemen kesehatan dalam mengambil kebijaksanaan. Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat
dalam SP2TP meliputi data umum dan demografi, ketenagaan, sarana, dan kegiatan pokok puskesmas baik
yang dilakukan di dalam atau di luar gedung puskesmas.
Pelaksanaan SP2TP meliputi kegiatan pencatatan dan pelaporan. Setiap pelaksana kegiatan
puskesmas dan jejaringnya wajib melakukan pencatatan kegiatan yang meliputi data dasar dan data program.
Data dasar yang dimaksud meliputi identitas puskesmas, wilayah kerja puskesmas, sumber daya puskesmas,
dan sasaran program sehingga dapat diketahui profil puskesmas di suatu Kabupaten/Kota dan menggambarkan
pemerataan fasilitas kesehatan penduduk dan ratio tenaga kesehatan terhadap penduduk. Data program
meliputi data upaya kesehatan masyarakat esensial, upaya kesehatan masyarakat pengembangan, upaya
kesehatan perseorangan, dan program lainnya (meliputi data manajemen puskesmas, pelayanan kefarmasian,
pelayanan keperawatan kesehatan masyarakat, pelayanan laboratorium, dan kunjungan keluarga). Data
kesehatan perseorangan dicatat dalam bentuk rekam medis sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Mekanisme pencatatan meliputi sistem sentralisasi (terpusat) dan desentralisasi. Sistem sentralisasi
dilakukan dengan penyimpanan, penyaluran, dan pengelolahan catatan medik pasien yang dipusatkan atau
dihimpun dalam satu loket. Sistem desentralisasi dilakukan dengan penyaluran, pengumpulan, dan
pengelolahan catatan medik pasien tidak dipusatkan karena terdapat unit yang terpisah dari gedung puskesmas,
misalnya KIA. Dalam pelaksanaan pencatatan kegiatan menggunakan instrumen kartu, formulir, dan atau
register.
Kartu yang dimaksud adalah kartu status dan kartu puskesmas. Kartu status digunakan secara
berulang dalam pencatatan kegiatan terhadap sasaran kegiatan yang sama. Kartu status memuat data identitas
puskesmas, identitas sasaran, kegiatan dan hasil kegiatan terhadap sasaran, dan identitas pelaksana kegiatan.
Kartu puskesmas diberikan kepada setiap pengunjung puskesmas yang berisi identitas untuk ditunjukkan
kepada petugas puskesmas setiap kali berkunjung. Kartu puskesmas memuat data nama lengkap sesuai dengan
Kartu Tanda Penduduk (KTP), Nomor Induk Kependudukan (NIK), dan Nomor Kartu Keluarga (NKK). Kartu
yang digunakan yaitu kartu tanda pengenal keluarga, kartu rawat jalan, kartu index penyakit, kartu rawat
tinggal, kartu tanda pengenal penderita kusta, kartu penderita kusta, kartu index penyakit khusus kusta, kartu
tanda pengenal penderita TB paru, kartu index penyakit khusus TB paru, kartu ibu, kartu anak, kartu tumbuh
kembang, dan kartu rumah.
Formulir merupakan instrumen pencatatan yang digunakan satu kali dalam kegiatan terhadap sasaran
kegiatan. Formulir memuat data identitas puskesmas, identitas sasaran, kegiatan dan hasil kegiatan terhadap
sasaran, dan identitas pelaksana kegiatan. Formulir yang dapat digunakan adalah family forder, yaitu kumpulan
kartu-kartu individu suatu keluarga yang mendapatkan pelayanan kesehatan di puskesmas. Family folder
berguna untuk mengetahui jumlah keluarga yang sudah memanfaatkan pelayanan puskesmas, mengetahui
gambaran penyakit suatu keluarga, mengetahui keadaan kesehatan suatu keluarga, dan keperluan “filling
system” karena satu keluarga hanya mempunyai satu nomor indek.
Register merupakan instrumen pencatatan berisi rekapitulasi daftar identitas dan hasil kegiatan
terhadap sejumlah sasaran, baik bersumber dari kartu atau formulir. Data kegiatan di dalam dan di luar gedung
puskesmas yang dicatat di kartu atau buku bantuan catatan kegiatan dikompilasi dalam bentuk register.
Register minimal memuat data identitas puskesmas, identitas sasaran, kegiatan dan hasil kegiatan terhadap
sasaran, dan identitas pelaksana kegiatan.
Pelaporan kegiatan puskesmas harus disampaikan oleh setiap Kepala Puskesmas kepada Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota secara berkala. Laporan yang dimaksud disusun berdasarkan pencatatan
kegiatan dan hasil kegiatan di Puskesmas dan jaringan Puskesmas. Laporan dari Puskesmas Pembantu,
Puskesmas Keliling, Bidan desa, dan Posyandu disampaikan ke Puskesmas bagian pengelola pencatatan dan
pelaporan yang menyusun dan mengkompilasi data yang bersumber dari register dan sensus harian. Hasil
pengelolahan dimasukkan dalam formulir laporan untuk disampaikan oleh Kepala Puskesmas ke Dinas
Kesehatan Dati II sebagai dasar dalam mengambil tindakan.
Laporan terdiri atas laporan data dasar dan laporan data program. Laporan data dasar dilakukan
secara rutin setiap tahun yang meliputi identitas puskesmas, wilayah kerja puskesmas, sunber daya puskesmas,
dan sasaran program. Laporan data program dilakukan secara rutin dan tidak rutin. Laporan data program
secara rutin dalam bentuk laporan mingguan, bulanan, dan tahunan. Laporan mingguan dilaksanakan paling
lambat setiap hari Selasa pada minggu berikutnya mengenai laporan penyakit potensi wabah atau Kejadian
Luar Biasa (KLB) yang meliputi penyakit kolera, DHF, rabies, diare, difteri, pertusis, campak, polio, dan
penyakit menular lainnya yang pada waktu itu sedang KLB. Fungsi laporan mingguan sebagai sistem
kewaspadaan diri terhadap terjadinya KLB atau wabah agar bisa menentukan tindakan penanggulangan segera
sehingga dapat mencegah penyebaran. Sumber laporan mingguan berasal dari sensus harian penyakit maupun
laporan masyarakat. Laporan bulanan dilaksanakan paling lambat setiap tanggal 5 pada bulan berikutnya
mengenai laporan data program dalam satu bulan. Laporan bulanan meliputi data kesakitan, data kematian,
gizi, KIA, KB, imunisasi, dan data obat-obatan. Laporan tahunan dilaksanakan paling lambat setiap tanggal 5
pada bulan Januari tahun berikutnya mengenai laporan data dasar dan data program dalam satu tahun.
Laporan data program tidak rutin terdiri atas laporan kejadian luar biasa dan laporan khusus yang
terdiri dari laporan surveilans sentinel dan laporan kebutuhan tertentu sesuai dengan permintaan kebutuhan
melalui Kepala Dinas Kesehatan Daerah Kabupaten/Kota. Dinas Kesehatan Daerah Kabupaten/Kota wajib
memberikan umpan balik terhadap laporan kegiatan Puskesmas berupa surat pemberitahuan yang memuat
jenis laporan, kelengkapan isi laporan, ketepatan waktu penyampaian laporan, hasil validasi isi laporan, dan
rekomendasi.
Pengolahan data dapat dilakukan secara manual menggunakan tangan atau menggunakan alat
elektronik. Data dapat berbentuk grafik, tabel, atau ringkasan seperti jumlah, rata-rata, dan prosentase.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengolahan data adalah editing, pengkodean, pemindahan data, dan
tabulasi. Editing yaitu memeriksa formulir atau kuesioner yang didapatkan. Pengkodean yaitu merubah data-
data yang terkumpul menjadi lebih ringkas dalam bentuk kode-kode. Pemindahan data dilakukan setelah
pengkodean selesai sehingga data yang berupa kode pada formulir laporan dipindahkan ke media yang mudah
digunakan, misalnya kartu kode pengolah data. Tabulasi yaitu memindahkan data dari kartu kode ke dalam
bentuk tabel.
Data yang diperoleh dari proses pengumpulan data harus diolah dan disajikan dalam bentuk yang
mudah dibaca sehingga dapat dibuat kesimpulan. Penyajian data bisa dalam bentuk peta, tabel, dan grafik. Peta
umumnya secara geografis membuat batas-batas wilayah, sarana komunikasi, fasilitas penduduk, dan
gambaran situasi suatu daerah. Tabel akan memudahkan dalam menganalisa data karena angka-angka sudah
disusun sedemikian rupa dalam bentuk tabel. Grafik menyajikan data dalam bentuk kurva sehingga lebih cepat
mengetahui karakteristik dari data yang diamati dan menggambarkan keadaan dalam periode tertentu.
Data yang dikumpulkan dan dilaporkan harus teratur, akurat, dan dapat dipercaya kebenarannya
karena digunakaan sebagai dasar pengambilan kebijaksanaan atau keputusan dalam menentukan sikap atau
tindakan untuk deteksi dini dan upaya perbaikan selanjutnya. Instrumen dalam SP2TP harus bisa
mengantisipasi setiap permasalahan atau pengembangan dari program upaya kesehatan. Pengoptimalan fungsi
puskesmas sebagai fasilitas pelayanan kesehatan primer yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat
tingkat pertama memerlukan manajemen puskesmas yang didukung dengan sistem pencatatan dan pelaporan
data yang baik mulai dari pengumpulan data hasil pelaksanaan kegiatan, pengolahan data, penyajian data, dan
pemanfaatannya, sehinggga tujuan sistem informasi puskesmas dalam mewujudkan penyelenggaraan sistem
informasi puskesmas yang terintegrasi, menjamin ketersediaan data dan informasi yang berkualitas,
berkesinambungan, dan mudah diakses dapat tercapai.

Daftar Pustaka

1. Fakultas Kedokteran Universitas Jember. 2020. Modul Materi Pembelajaran Kepaniteraan Klinik Ilmu
Kesehatan Masyarakat. Jember: Fakultas kedokteran Universitas Jember
2. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 2019. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 31 Tahun 2019 tentang Sistem Informasi Puskesmas. Jakarta
3. Laura S, Firdawati, Edison. 2019. Analisis Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu
Puskesmas (SP2TP) di Kota Padang Tahun 2018. Jurnal Kesehatan Andalas: 8(3)
4. Pemerintah Republik Indonesia. 2014. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014
tentang Sistem Informasi Kesehatan. Jakarta