BAB 5

BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU

A. KARAKTERISTIK BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU

Proses Sortasi dan pemindahan data ke dalam buku besar dan buku pembantu disebut dengan
pembukuan. Kegiatan ini memerlukan 4 tahap berikut ini :
1. Pembuatan rekapitulasi jurnal
2. Penyortiran akun yang akan diisi dengan data rekapitulasi
3. Pencatatan data rekapitulasi dalam akun yang bersangkutan
4. Pengembalian akun ke dalam arsip pada urutannya semula
Akun yang ada di buku Pembantu yang merupakan rincian akun tertentu dalam bku besar disebut
akun pembantu. Data yang di posting ke dalam buku pembantu ini diperoleh dari dokumen
sumber atau jurnal. Dalam ledgerless bookkeeping fungsi dokumen pembantu ini digantikan oleh
arsip dokumen sumber.
B. FORMULIR AKUN BUKU BESAR
Ada berbagai variasi bentuk formulir akun buku besar
1. Akun dengan Debit Lebar
Bentuk akun ini menyediakan kolom “keterangan” pada sebelah debit lebih lebar bila
dibandingkan dengan kolom “keterangan” pada sebelah kredit. Hal ini karena penjelasan
yang terkait dengan pendebitan lebih banyak bila dibandingkan dengan penjelasan yang
bersangkutan dengan transaksi pengkreditan.
2. Akun Biasa
Akun ini mempunyai kolom”keterangan” yang sama lebar untuk sebelah debit maupun
sebelah kredit. Umumnya akun buku besar menggunakan bentuk akun ini.
3. Akun Berkolom Saldo di Tengah
Bentuk akun ini digunakan jika diperlukan informasi saldo akun setiap saat, baikn saldo debit
maupun saldo kredit dan diperlukan penjelasan yang relative sama banyaknya baik untuk
transaksi pendebitan maupun transaksi pengkreditan.
4. Akun Berkolom Saldo
Bentuk akun ini digunakan jika diperlukan penjelasan yang banyak, baik untuk transaksi
pendebitan maupun transaksi pengkreditan, dan jika diperlukan informasi saldo berjalan
setiap saat. Untuk menunjukkan apakah saldo yang tercantum dalam kolom”Saldo “
merupakan saldo debit atau saldo kredit, ada dua cara merancang kolom saldo tersebut :
a) Dengan mencantumkan Kolom D/K untuk memberi tanda D untuk saldo debit dan K
untuk saldo Kredit
b) Dengan membuat kolom saldo debit terpisah dari kolom saldo kredit.
5. Akun Ganda Berkolom Saldo
Bentuk Akun ini digunakan jika hanya diperlukan penjelasan singkat untuk setiap transaksi
pendebitan dan pengkreditan, jika diperlukan informasi saldo berjalan setiap saat, dan jika
akun sangat aktif dipakai.
6. Akun dengan Kolom Saldo Lama dan Saldo baru
Akun ini biasanya digunakan jika perusahaan menggunakan mesin pembukuan sebagai alat
postingnya. Operasi posting dengan mesin pembukuan memerlukan kegiatan penjemputan
saldo lama untuk memungkinkan mesin pembukuan dengan otomatis menghitung saldo baru.
C. SALDO AKUN BUKU BESAR
Akun-akun yang dibentuj di buku besar harus disesuaikan dengan jenis dan susunan informasi
yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Sebagai contoh jenis dan susunan informasi
 mengenai asset lancar di dalam laporan posisi keuangan perusahaan manufaktur umumnya adalah
sbb:
Kas dan Bank
Investasi Jangka Pendek
Piutang
Cadangan kerugian nilai piutang
Persediaan barang jadi\
Perseidaan barang dalam proses
Uang muka

D. KODE AKUN
Kode adalah kerangka yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf
untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan
identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam suatu klasifikasi.
Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode akun. Misalnya 012 untuk
Persediaan bahan baku, dan 100 Utang dagang). Berguna untuk memudahkan pencatatan,
pengklasifikasian, penyimpanan, dan pengambilan data akuntansi.

Tujuan Kode
Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kode memenuhi berbagai tujuan berikut ini :
1) Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
Data akuntansi perlu diberi identifikasi secara unik agar dapat dilakukan pencatatan,
klasifikasi, penyimpanan dan pengambilan data tersebut dengan benar. Hanya dengan kode
angka misalnya masing-masing debitur memiliki identitas yang unik yang membedakan
dengan debitur lain
2) Meringkas Data
Kode menjadikan data akuntansi lebih ringkas sehingga memerlukan lebih sedikit ruang
dalam pencatatannya. Bagian Akuntansi tidak perlu menuliskan BPP dan Persediaan Jadi,
namun cukup menuliskan kode kedua akun tersebut dalam jurnal umum.
3) Mengklasifikasi Akuna tau Transaksi
Dalam mengolah data akuntansi, kode digunakan untuk menunjukkan ke dalam klasifikasi
apa suatu akun atau transaksi dikelompokkan.
4) Menyampaikan Makna Tertentu
Dengan kode kita dapat menyampaiakan informasi yang bermakna tertentu.
Metode Pemberian Akun
Ada 5 metode pemberian kode akun :
1) Kode Angka atau Alfabet Urut
Dalam metode pemberian kode ini, akun buku besar diberi kode angka atau huruf yang berurutan.
Kelemahan kode ini adalah jika terjadi perluasan jumlah akun, hal ini akan mengakibatkan
perubaha menyeluruh terhadap kode akun yang mempunyai kode angka yang lebih besar.
Pemberian Kode angka urut ini memiliki karakteristik sebagai berikut :
a) Akun diberi kode angka urut dari kecil sampai ke angka besar.
b) Jumlah angka dalam kode tidak sama. Akun dengan kode I sampai 9 memiliki 1 angka dalam
kode akunnya, Sedangkan akun dengan kode 10 sampai 99 memiliki 2 angka, dan seterusnya.
 c) Perluasan klasifikasi pada suatu akun akan mengakibatkan perubahan kode semua akun yang
kodenya lebih besar dari kode akun yang mengalami perluasan.
2) Kode Angka Blok
Jika terjadi perluasan klasifikasi pada suatu akun mengakibatkan perubahan kode semua akun
yang kodenya lebih besar dari kode akun yang mengalami perluasan. Untuk menghadapi
kemungkinan perluasan Akun, dalams etiap blok angka yang disediakan angka cadangan
perluasan, sehingga perluasan kode akun hanya akan memengaruhi pemberian kode akun dalam
blok yang bersangkutan.
Pemberian Kode Angka Blok ini memiliki karakteristik sebagai berikut :
a) Akun diberi kode dengan blok angka yang berurutan, dari angka kecil ke angka besar.
b) Jumlah angka dalam kode tidak sama. Akun berkode angka dalam blok 1 sampai dengan 9
memiliki 1 angka dalam kodenya dan seterusnya
c) Perluasan klasifikasi pada suatu akun ditampung dengan menyediakan angka cadangan dalam
setiap blok yang diperkirakan akan mengalami perluasan klasifikasi.
3) Kode Angka Kelompok
Kode angka kelompok ini mempunyai karakteristik sbb :
Sebagai contoh :
Xx Daerah Tingkat I atau Karesidenan
Xxxx Kode unik
Xx Daerah tingkat II dibawah daerah tingkat I
Kode angka kelompok dapat digunakan untuk menunjukkan hirarki data.

4) Kode Angka Desimal

Kode angka decimal memberi kode angka terhadap klasifikasi yang membagi kelompok menjadi
maksimum 10 subkelompok dan membagi subkelompok menjadi maksimum 10 golongan yang
lebih kecil dari subkelompok tersebut. Sebagai contoh sebagai berikut
1) Persediaan
1.1) Persediaan suku Cadang
1.2) Persediaan bahan penolong
1.3) Persediaan bahan baku
1.9) Persediaan lain-lain
5) Kode Angka Urut didahului dengan huruf
Metode ini menggunakan kode berupa kombinasi angka dengan huruf. Setiap akun diberi kode
angka yang dicantumkan huruf singkatan kelompok akun tersebut. Misalnya :
AL 101
ATL 112
MO 245
AL merupakan Aset Lancar, ATL merupakan Aset Tidak Lancar, MO merupakan modal
HAL YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG KODE AKUN
Dalam merancang Kode akun, berbagai pertimbangan berikut perlu diperhitungkan :
1. Kerangka kode harus secara logis memenuhi kebutuhan pemakai dan metode pengolahan data
yang digunakan. Kode sembarang, seperti SSR untuk menunjukkan Sempati Air dalam kode
Penerbangan, membingungkan para penumpang pesawat.
2. Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode. Kode untuk akun piutang kepada
Risa Rimendi harus hanya menunjukkan akun debitur tersebut, bukan debitur lain/
3. Desain kode harus mudah menyesuaiakan dengan tuntutan perubahan. Jika struktur kode harus
diubah setiap kali menghadapi tuntutan perubahan. Hal ini akan memerlukan biaya perubahan
dan membingungkan pemakai.

E. BUKU PEMBANTU
Buku pembantu adalah suatu kelompok akun yang merupakan rincian akun terentu dalam buku
beasr, yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca saldo.
Umumnya perusahaan manufaktur merincikan berbagai buku pembantu sebagai berikut :
1) Buku Pembantu Persediaan
Buku pembantu ini digunakan untuk mencatat mutasi persedaian dan saldo tiap jenis perseidaan,
baik kuantitas maupun harga pokoknya. Biasanya kartu ini diselenggarakan oleh bagian
Akuntansi Biaya
2. Buku Pembantu Piutang
Kartu piutang ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada tiap debitur serta
digunakan sebagai sumber informasi untuk pembuatan pernyataan piutang yang dikirimkan
kepada tiap debitur secara periodic.
3. Buku Pembantu Utang
Kartu ini digunakan untuk mencatat saldo utang kepada debitur serta digunakan sebagai sumber
informasi untuk merekonsiliasi dengan pernyataan piutang yang diterima dari kreditur secara
periodic
4. Buku Pembantu Harga Pokok Produk
Buku pembantu digunakan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan dan
merupakan rincian akun Persediaan Barang dalam Proses yang diselenggarakan buku besar.
5. Buku Pembantu Biaya
Buku Pembantu ini terdiri dari kartu biaya yang digunakan untuk mencatat biaya yang tidak
terkait dengan pesanan tertentu (biaya overhead pabrik sesuangguhnya, beban administrasi
umum, dan beban pemasaran)
6. Buku Pembantu Aset Tetap
Buku pembantu ini digunakan mencatat semua informasi seperti tanggal perolehan, jenis asset
tetap, spesifikasi, lokasi, penyusutan, dan belanja modal.
F. POSTING KE DALAM AKUN BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU
1. Posting jurnal ke dalam akun buku besar dengan tulisan tangan dan posting dokumen sumber
ke dalam akun buku pembantu dengan cara yang sama
2. Posting dokumen sumber ke dalam akun buku pembantu yang menghasilkan jurnal sebagia
tembusan posting ke dalam akun tersebut
3. Posting ke dalam buku pembantu sebagai akibat dari pengisian dokumen sumber yang
sekaligus menghasilkan jurnal sebagai tembusan pengisian bukti tersebut
4. Pembukuan tanpa buku Pembantu

G. CARA PENANGANAN DOKUMEN SUMBER

Dokumen sumber yang seringkali disebut dengan istilah media tunggal, dan media campuran.
Media tunggal adalah dokumen sumber yang hanya berisi satu akun yang didebit atau satu akun
yang dikredit. Media campuran adalah dokumen sumber yang berisi lebih dari satu akun yang
dikredit atau lebih dari satu akun yang didebit. Pencatatan dokumen sumber ke dalam jurnal, baik
yang berupa media tunggal maupun media campuran tidak menimbulkan masalah, karena
pencatatan ke dalam jurnal yang didasarkan pada urutan tanggal terjadinya transaksi yag
tercantum dalam media yang bersangkutan. Dalam pencatatan data ke dalam akun pembantu
terdapat 5 tahap yaitu :
Tahap ke-1 : Mengambil media yang akan dicatat ke dalam akun pembantu
Tahap ke-2 : Mencari kartu akun yang didebit atau dikredit yang di simpan dalam arsip
berdasarkan data yang tercantum dalam media.
Tahap ke-3 : Mengambil dari arsip kartu akun yang dipilih dalam tahap ke 2 dan meletakannya
dia atas meja
Tahap ke 4 : Mencatat data yang tercantum dalam media ke dalam kartu akun yang diambil dari
arsip pada tahap ke-3
Tahap ke 5 :n Mengembalikan kartu akun ke tempatnya semula-mula dalam arsip untuk
memudahkan pencariannya kembali dalam posting berikutnya.

PENANGANAN MEDIA TUNGGAL

Sebagai contoh media tunggal adalah faktur penjualan kredit. Faktur penjualan kredit dibuat
untuk setiap pembeli, sehingga setiap faktur hanya berisi satu pendebitan kedalam akun pembantu
piutang debitur yang namanya tercantum dalam faktur. Jika bagian Akuntansi menerima satu
batch faktur penjualan kredit dari bagian Penagihan, oleh Bagian Akuntansi media tunggal
tersebut disortir menurut nama debitur. Data yang tercantum dalam media yang telah disortir
tersebut kemudian di posting ke dalam akun yang bersangkutan. Langkah terakhir adalah bagian
akuntansi mengembalikan kartu piutang yang telah diisi data dari media ke dalam arsip menurut
nama debitur.
PENANGANAN MEDIA CAMPURAN
Penanganan media campuran ke dalam akun pembantu dilakukan dengan salah satu dari dua
metode ini :
1 Random posting
Karakteristik random posting ini adalah
1. Setiap media hanya diambil sekali untuk diposting ke dalam akun
2. Akun dapat diambil lebih dari satu kali selama periode posting
2.Exhaust Posting