ABSTRAK

Abdul Latif, SE., 2017. Business Process Reengineering Melalui Penerapan Teknologi

Informasi, ditulis sebagai Tugas Akhir Semester mata kuliah Sistem Informasi

Manajemen pada Program Magister Manajemen Universitas Tridinanti Palembang. Dr.

Yohan Naftali, ST., MM. sebagai Pembimbing.

Proses bisnis sebuah aktivitas dari masa ke masa senantiasa mengalami penyempurnaan

seiring dengan tantangan bisnis yang bergerak dinamis. Sistem Informasi saat ini telah

menghubungkan fungsi manajemen, organisasi, dan teknologi di dalam menjalankan

proses bisnisnya, dan penggunaan teknologi informasi yang mobile menjadi pilihan

banyak orang saat ini, karena kemampuan koneksivitas dan ketersediaan fitur yang

kompatibel dengan jaringan internet dan media sosial. Proses bisnis sebuah perusahaan di

era global saat ini sudah pula menggunakan teknologi informasi dengan menggunakan

jaringan internet, sehingga akses informasi bisa berlangsung secara cepat tanpa hambatan

ruang dan waktu. Dengan demikian proses pengambilan keputusan pun berjalan dengan

cepat pula. Kondisi ini menjadikan perusahaan makin efisien. Reengineering proses

bisnis dilakukan untuk tujuan penyempurnaan menuju efisiensi waktu dan biaya, dengan

mempertimbangkan tantangan bisnis yang terus berubah. Proses bisnis Assurance di PT

Telkom saat ini sudah menggunakan sistem komputer yang terhubung melalui jaringan

network element yang menghubungkan user , operator, dan owner. Dimana proses

penyimpanan dan pengolahan data dapat dilakukan secara online dan disimpan di server.

Reengineering proses bisnis assurance di PT Telkom dimaksudkan untuk

menyempurnakan kecepatan akses (mobilitas) maupun kecepatan waktu (efisiensi waktu)

1
dan kecepatan dalam perbaikan gangguan jaringan telekomunikasi. Mengapa kecepatan

menjadi kebutuhan ? Peribahasa mengatakan “Time is Money (waktu adalah uang)” jika

waktu adalah uang maka menghemat waktu berarti pula menghemat uang, dan working

paper ini membuktikan ada penghematan biaya yang cukup besar dengan melakukan

Reengineering pada proses bisnis pelaksanaan assurance di PT Telkom. Di tengah

persaingan bisnis yang makin ketat, sungguh naif jika upaya-upaya inovasi yang

menjadikan proses bisnis makin efektif dan makin efisien tidak diimplementasikan

dengan segera.

2
 BAB I

PENDAHULUAN

Perusahaan Perseroan (Persero) PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. merupakan BUMN

yang bergerak di bidang jasa layanan telekomunikasi dan jaringan di wilayah Indonesia.

Dengan statusnya sebagai perusahaan milik negara yang sahamnya diperdagangkan di

bursa saham, pemegang saham mayoritas Perusahaan adalah Pemerintah Republik

Indonesia sedangkan sisanya dikuasai oleh publik. Saham Perusahaan diperdagangkan di

Bursa Efek Indonesia (“BEI”), New York Stock Exchange (“NYSE”), London Stock

Exchange (“LSE”) dan public offering without listing (“POWL“) di Jepang.

Bisnis telekomunikasi adalah fundamental platform bisnis Perusahaan yang bersifat

legency, sedangkan portofolio bisnis lainnya disebut sebagai bisnis new wave yang

mengarahkan Perusahaan untuk terus berinovasi pada produk berbasis kreatif digital. Hal

tersebut mempertegas komitmen Telkom untuk terus meningkatkan pendapatan di dalam

situasi persaingan bisnis di industri ini yang sangat terbuka.

Sistem perencanaan Perusahaan disusun untuk memberikan pedoman pada unit-unit kerja

di TELKOM dalam menyusun perencanaan Perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan

agar perencanaan Perusahaan dapat dilakukan secara sistematis, lebih mudah, cepat,

teratur, terintegrasi, sesuai visi dan misi Perusahaan, serta dapat dilaksanakan dengan

baik sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya yaitu Penyelarasan Harapan

Pemangku Kepentingan, Perumusan Strategi Perusahaan, Pengembangan Perencanaan

Bisnis.

3
Bussiness Process Reengineering Melalui Penerapan Teknologi Informasi pada Proses

Bisnis Assurance di PT Telkom merupakan upaya menyempurnakan Bussiness Process

Assurance yang ada saat ini agar menjadi lebih baik. Bussiness Process Assurance di PT

Telkom saat ini dirasakan belum efisien karena proses Asurance ( Perbaikan Gangguan )

membutuhkan waktu yang lama Mean Time To Repair (MTTR) 3,5 jam untuk gangguan

fisik dan 45 Menit gangguan Logik sehingga dipandang perlu untuk dilakukan

Reengineering proses bisnis assurance tersebut dengan harapan lahir proses bisnis

assurance baru, yang lebih cepat waktu pelaksanaannya dan lebih efisien.

Apapun struktur penulisan working paper ini terdiri dari : Pendahuluan, Tinjauan Teori,

metodologi, Business Process (As_IS), Business Process Engineering, IT Infrastructure

Topology Plan, IT Policy Plan, Implementation Plan, Kesimpulan , Saran.

BAB II

TINJAUAN TEORI

Proses Bisnis

Adalah serangkaian tugas yang dihubungkan secara logis yang dilakukan untuk mencapai

hasil akhir bisnis yang telah ditentukan. Contoh proses bisnis: Perancangan produk baru,

pembelian jasa dan suplai, merekrut tenaga kerja baru, pembayaran pemasok. Masing-

masing memerlukan serangkaian tugas dan memiliki sumber daya yang berbeda dalam

bisnis tersebut. Setiap proses memiliki pelanggan terbatas yang menerima hasil akhir.

Proses bisnis mengharuskan kelompok organisasi yang berbeda berpartisipasi dalam

“tugas-tugas yang dihubungkan secara logis” yang menentukan proses.

4
 Gambar 1.1 Hirarki Bisnis Suatu Sistem

Sistem Informasi

Sistem informasi mengotomatisasi bagian-bagian proses bisnis. Sistem informasi juga

bisa membantu organisasi merancang ulang dan menyederhanakan proses bisnis.

Sistem informasi yang melayani manajemen operasional dikenal dengan istilah sistem

pemrosesan transaksi (transaction processing systems). Contoh sistem informasi ini

adalah sistem penggajian atau sistem pemrosesan order. Sistem pemrosesan transaksi

merekam arus transaksi rutin sehari-hari yang diperlukan dalam penyelenggaraan bisnis.

5
Sistem informasi manajemen (management information systems) menghasilkan

laporan-laporan yang melayani manajemen tingkat menengah dengan meringkas

informasi yang berasal dari sistem pemrosesan transaksi. Sistem informasi manajemen

tidak terlalu bersifat analitis.

Sistem pendukung keputusan (decision-support systems) adalah sistem yang

memberikan dukungan kepada manajemen dalam mengambil keputusan yang unik dan

cepat berubah dengan menggunakan model-model analitis yang kompleks. Sistem

informasi-sistem informasi tersebut dilengkapi dengan fitur business intelligence yang

membantu manajer dan karyawan perusahaan mengambil keputusan berdasarkan

informasi yang memadai.

Sistem business intelligence melayani berbagai tingkatan manajemen. Sistem business

intelligence melayani berbagai tingkatan manajemen.

Contoh sistem business intelligence adalah sistem pendukung eksekutif (executive

support systems) bagi manajemen senior yang menyajikan data dalam bentuk grafik,

bagan, dan dashboard yang dikirimkan melalui portal-portal menggunakan beragam

sumber informasi, baik internal maupun eksternal.

6
Business Process Reengineering

Business Process Reengineering (BPR) adalah upaya mendesain ulang proses bisnis yang

ada saat ini menjadi sebuah proses bisnis yang baru agar didapatkan suatu proses bisnis

yang lebih sederhana (tidak bertele-tele), efektif (dapat diimplementasikan dengan

mudah), serta efisien (meminimalkan waktu dan biaya). BPR dilakukan dengan cara yang

ditunjukkan oleh diagram (Gambar 1.3), dimana tantangan bisnis dicarikan solusinya

dengan melibatkan manajemen, organisasi, dan teknologi yang terhubung dalam sistem

7
informasi. Semua elemen dalam perusahaan saling terhubung dalam sistem informasi,

dan sistem informasi yang terbangun tidak akan menimbulkan gap karena senantiasa

update antara teknologi yang digunakan (hardware maupun software).

Secara umum Reengineering terhadap sebuah proses bisnis mengacu kepada prinsip

efisiensi dan efektivitas, penyederhanaan birokrasi yang rumit dan bertele-tele,

mempercepat waktu proses, serta mereduksi biaya-biaya yang tidak perlu (high cost).

Gambar 1.3 Elemen manajemen, organisasi, dan teknologi bekerja bersama-sama untuk

menciptakan solusi sistem informasi terhadap tantangan bisnis.

Untuk mendesain ulang sebuah proses bisnis dapat mempertimbangkan konsep yang

ditujukan pada gambar 1.4

8
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut akan didapatkan proses bisnis yang

baru yang lebih efektif dan efisien. Dalam merancang sebuah proses bisnis perlu

memperhatikan tahapan-tahapan sebagaimana ditunjukkan oleh gambar 1.5

9
Phase 1, identifikasikan dan pahami apa saja yang menjadi kunci penggerak perusahaan

dengan menentukan pihak mana saja yang terlibat dalam proses bisnis.

Phase 2, mendokumentasikan dengan menggambarkan model-model.

Phase 3, menganalisis semua gap yang teridentifikasi menimbulkan inefisiensi, lalu

carikan solusi perbaikan, sehingga inefisiensi tidak lagi terjadi.

Phase 4, harus ada laporan dan komunikasi dengan mempublish dan mereview dalam

website.

Phase 5, melakukan perbaikan/penyempurnaan secara terus menerus dan konsisten.

Transaction Processing System

Di dalam sistem informasi terdapat pula sistem transaksi data (transaction processing

system), salah satu model system transaksi data ditunjukkan oleh gambar 1.6

Sistem proses transaksi yang berlangsung di dalam lingkungan bisnis semua terhubung

dengan sebuah database, dimana data yang diperlukan diinput dan ditransformasikan ke

dalam database, lalu data diolah sesuai dengan keinginan manajemen melalui data

processing soft. Dengan sistem informasi ini manajemen dengan mudah dan cepat

mendapatkan data dan mengolah data sesuai kebutuhan, sehingga proses pengambilan

keputusan pun bisa lebih cepat dikerjakan.

10
11
 BAB III

Metodologi

Metode yang digunakan untuk merancang ulang proses bisnis dilakukan dengan cara

melakukan evaluasi terhadap proses bisnis yang lama (as-is) dengan mengidentifikasi

kekurangan/kelemahan yang ada dan membandingkan dengan kondisi yang diinginkan

yang lebih baik. Kelemahan yang teridentifikasi merupakan masalah yang harus

dicarikan solusi perbaikan, sehingga didapatkan matrik hubungan masalah dan solusi

sebagai berikut :

MASALAH SOLUSI
Proses penyelesaian perbaikan gangguan Proses penyelesaian perbaikan gangguan
network element kurang praktis dilakukan dengan cara praktis
Proses pengiriman data perbaikan kepada Proses pengiriman data perbaikan kepada
unit lain tidak praktis unit lain dilakukan dengan cara praktis
Waktu penyelesaian gangguan terlalu lama Waktu penyelesaian gangguan dipercepat

Berpijak pada teori yang ada, penyempurnaan proses bisnis dimulai dengan tahap

mengidentifikasi semua kunci yang menjadi penggerak perusahaan, kemudian

menentukan dokumen apa saja yang masih diperlukan untuk mendukung proses bisnis,

selanjutnya melakukan analisis terhadap semua gap yang menjadi penyebab inefisiensi,

dan mengkomunikasikannya dalam website, seterusnya upaya perbaikan proses bisnis

hendaknya dilakukan dengan kontinyu dan konsisten seiring tantangan bisnis yang terus

bergerak dinamis.

BAB IV

12
 Proses Bisnis Sebelum dilakukan Perancangan Ulang

Business Process (As-Is)

Assurance Network di PT Telkom dilakukan saat terjadi Transpormasi Organisasi (TO)

atau pada saat reengenering alat produksi telekomunikasi, Asurance Network saat ini

menggunakan aplikasi NOSSA ( Network Operation System Assurance ) dan Aplikasi

NMS ( Network Management System )

Proses bisnis Assurance di PT Telkom seperti ditunjuk pada gambar 1.7.

BISNIS PROSES ASSURANCE di PT. TELKOM

Pada proses bisnis Assurance di PT Telkom ada 3 pihak yang terlibat berhubungan yaitu

User, operator, owner. Dapat dijelaskan disini alur kerja Assurance Network tersebut:

13
1. Sumber informasi berasal dari complain pelanggan, alarm gangguan perangkat,

data kontingensi, data traffic, as buil drawing sirkit pelanggan dan informasi

pelaksanaan jadwal perpu.

2. Informasi tersebut di terima di bagian assurance bagian incident handling atau

bisa juga diterima dibagian real time network & access survailance dan bisa juga

dibagian Satelite Assurance.

3. Setelah menerima informasi gangguan, masing-masing bagian ini menganalisa

masalah yang terjadi.

4. Apabila gangguan tersebut bersifat gamas maka operator Incident Handling

membuat tiket, tiket tersebut di eskalasikan atau di kirimkan ke bagian operator

incident handling gamas.

5. Incident handling gamas tidak bisa diselesaikan maka bagian handling gamas

membuat tiket eskalasi kebagian Infrastruktur Problem Handling.

6. Apabila gangguan yg diterima bagian Operator Real Time Network & Access

Survailance tidak bisa diselesaikan maka bagian tersebut membuat tiket eskalasi

ke bagian Infrastruktur Problem Handling.

7. Begitu juga dibagian Incident Handling Gamas, apabila gangguan tersebut tidak

bisa diselesaikan maka bagian ini membuat tiket eskalasi ke bagian Insfrastruktur

Problem Handling

8. Selanjutnya bagian Infrastruktur Problem Handling melakukan monitoring atas

penyelesaian gangguan yang terjadi tersebut.

14
 9. Dibagian lain apabila gangguan network element nya Satelite maka bagian

operator Satelite Assurance akan menganalisa gangguan yangg terjadi, dan

selanjutnya dimonitoring terus progresnya.

10. Pelaksanaan Assurance selesai.

Dari pelaksanaan proses bisnis Assurance ini memerlukan waktu MTTR ( Mean Time To

Refair) selama 3,5 jam. Waktu ini bisa di percepat dengan menggabungkan bagian

incident handling dengan incident handling gamas menjadi satu.

Bab V.

Perancangan Ulang Proses Bisnis

15
Pada proses bisnis Assurance di PT Telkom ada 3 pihak yang terlibat berhubungan yaitu

User, operator, owner. Dapat dijelaskan disini alur kerja Assurance Network tersebut:

1. Sumber informasi berasal dari complain pelanggan, alarm gangguan perangkat,

data kontingensi, data traffic, as buil drawing sirkit pelanggan dan informasi

pelaksanaan jadwal perpu.

2. Informasi tersebut di terima di bagian assurance bagian incident handling atau

bisa juga diterima dibagian real time network & access survailance dan bisa juga

dibagian Satelite Assurance.

3. Setelah menerima informasi gangguan, masing-masing bagian ini menganalisa

masalah yang terjadi.

4. Apabila gangguan yang diterima bagian Incident Handling berindikasi ke

gangguan fisik, maka gangguan tersebut segera di eskalasi ke bagian Infrastruktur

Problem Handling dengan cara membuat tiket eskalasi.

16
 5. Apabila gangguan yg diterima bagian Operator Real Time Network & Access

Survailance tidak bisa diselesaikan maka bagian tersebut membuat tiket eskalasi

ke bagian Infrastruktur Problem Handling.

6. Begitu juga dibagian Incident Handling Gamas, apabila gangguan tersebut tidak

bisa diselesaikan maka bagian ini membuat tiket eskalasi ke bagian Insfrastruktur

Problem Handling

7. Selanjutnya bagian Infrastruktur Problem Handling melakukan monitoring atas

penyelesaian gangguan yang terjadi tersebut.

8. Dibagian lain apabila gangguan network element nya Satelite maka bagian

operator Satelite Assurance akan menganalisa gangguan yangg terjadi, dan

selanjutnya dimonitoring terus progresnya.

9. Pelaksanaan Assurance selesai.

Dari pelaksanaan proses bisnis Assurance ini memerlukan waktu MTTR ( Mean Time To

Refair) lebih cepat dari sebelumnya, ada efisiensi waktu 30 menit, dengan demikian

apabila satu tiket dapat menghemat waktu tigapuluh menit, jika dikalikan dengan tiket

yang masuk selama satu bulan berkisar 1000-1500 maka dalam sebulan dapat menghemat

waktu 30.000 – 45.000 menit sebulan. Artinya Alat produksi yg tadinya tidak berfungsi

selama itu, dengan adanya reengenering proses bisnis ini maka alat produksi tersebut bisa

berjalan dengan cepat. Sehingga yg tadinya MTTR selama 3,5 jam menjadi 3 Jam.

Bab VI.

IT Infrastructure Topology Plan

17
Infrastruktur topologi teknologi informasi saat ini adalah seperti ditunjukkan pada

gambar 1.9

Memperhatikan kondisi infrastruktur topologi teknologi informasi yang ada saat ini, tidak

lagi diperlukan investasi yang besar untuk mengimplementasikan proses bisnis Assurance

yang baru, hanya diperlukan kebijakan untuk memindahkan pengoperasian aplikasi

NOSSA, NMS dari desktop ke akses internet.

BAB VII.

IT Policy Plan

18
Faktor keamanan sistem informasi merupakan masalah serius yang harus dipikirkan

dalam mengamankan data-data Network Elemen maupun laporan hasil perbaikan

gangguan software maupun hardware, baik dari serangan virus maupun upaya peretasan

dari pihak yang tidak bertanggung jawab.

Kebijakan teknologi informasi dapat dilihat dari gambar 1.10

Kebijakan pengamanan diperlukan untuk antisipasi pencegahan dari upaya peretasan dan

gangguan virus pada sistem informasi, dengan langkah sebagai berikut :

1. Operator tidak diperkenankan menyimpan data pada flashdisk, hanya boleh

menyimpan data pada laptop atau PC (belum dilakukan).

2. Semua laptop dan PC Operator menggunakan nomor rahasia/personal identification

19
 number (belum dilakukan).

3. Untuk mengakses aplikasi NossAm dan NMS setiap Operator menggunakan

identification user dan PIN (sudah dilakukan).

4. Setiap Operator hanya bisa mengakses aplikasi NossA dan NMS sesuai level

kewenangan masing-masing Operator (sudah dilakukan).

BAB VIII.

Rancangan Impementasi

20
Untuk melaksanakan rancangan proses bisnis pelaksanaan audit internal yang baru

diperlukan perencanaan sebagaimana tabel berikut :

SKEDUL Evide Sta

N Nov-17 Desember 2017 nce tus
Aktivitas PIC/Bag
o M M M M M M M M
1 2 3 4 1 2 3 4
Komitmen
manajemen untuk
OSM Pla
1 mendukung Business KD
Assurance n
Prosess
Reengineering                
OSM IP
Setup Infrastruktur
Service
topoligi teknologi Akses
Operation Pla
2 informasi pada Intern
& n
aplikasi Toll NOSSA et
Maintenan
dan NMS
ce                

Kebijakan Security OSM IS Pla

3 KD
System Informasi Center n
               

Workshop dalam
Pla
4 rangkanpersiapan OSM SDM Corpu
n
kompetensi SDM
               

Kick off Proses Bisnis

BA Pla
5 Assurance hasil Direksi
n
engineering
               

BAB IX.

Kesimpulan dan Saran

21
Kesimpulan
Rancangan proses bisnis Assurace yang baru memberikan banyak keuntungan pada

perusahaan, selain menghasilkan penghematan biaya yang cukup besar karena gangguan

network element cepat di perbaiki juga memberi kesempatan kepada owner untuk

mempercepat pelaksanaan implementasi rekomendasi, sehingga didapatkan suatu

keuntungan kompetitif pada setiap rekomendasi yang telah dilaksanakan yaitu berupa

perbaikan proses bisnis. Keuntungan yang diperoleh dapat dilihat pada tabel matrik

perbandingan proses bisnis assurance kondisi sebelum perbaikan vs kondisi sesudah

perbaikan sebagai berikut :

Proses Bisnis sebelum perubahan Proses Bisnis sesudah perubahan

Aplikasi hanya bisa diakses melalui Aplikasi bisa diakses melalui internet,

desktop, mobilitas rendah mobilitas tinggi.

Pelaksanaan perbaikan gangguan Pelaksanaan perbaikan membutuhkan

membutuhkan waktu 3,5 jam Per tiket waktu 3 jam per tiket (lebih cepat)
Jumlah SDM lebih banyak, sehingga biaya Jumlah SDM lebih sedikit, sehingga

besar biaya dapat ditekan ( lebih kecil )

Produktivitas SDM rendah Produktivitas SDM tinggi
Kebijakan IT belum aman Kebijakan IT lebih aman

Saran

Dengan mengimplementasikan proses bisnis assurance rancangan baru (reengineering)

banyak keuntungan yang diperoleh perusahaan, baik keuntungan berupa finansial

maupun keuntungan kompetitif lainnya, sehingga sangat disarankan untuk segera

melaksanakan proses bisnis pelaksanaan assurance rancangan baru tersebut.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Laudon, Kenneth C., dan Jane P. Laudon. “Management Information Systems :

Managing the Digital Firm (2014).

McLeod, Raymond Jr., dan George P. Schell. “Management Information Systems (2012).

O’Brian, James A., dan George M. Marakas. “Management Information Systems (2013).

23
24