PENGERTIAN TUGAS

Tugas adalah pekerjaan yang tanggungjawab seseorang. Pekerjaan yang dibebankan, sesuatu yang
wajib dilakukan atau ditentukan untuk perintah agar melakukan sesuatu dalam jabatan tertentu.

Adanya suatu pekerjaan merupakan kegiatan yang telah direncanakan dalam sebuah organisasi.
Tanpa organisasi tidak mungkin seseorang dapat pekerjaan.Pekerjaan yang dimaksud adalah disini
adalah tugas yang diberikan atasan kepada bawahan sebagai tanggungjawab suatu jabatan/ bidang
dalam organisasi.

Dengan demikian, dapat menarik kesimpulan bahwa tugas adalah pekerjaan seseorang dalam
organisasi atas pemberian dalam jabatan. Sehingga dalam melakukan tugasnya, seseorang perlu
memahami tugas dan fungsi kerja dalam jabatan tersebut.

Selain itu dalam melakukan tugas sebagai tanggungjawab dalam jabatan organisasi. Anda perlu kerja
sama dengan bidang – bidang (seksi – seksi) lain. Dalam melakukan tugas, setiap bidang dalam
organisasi memiliki garis koordinasi dan kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
bersama.

PENGERTIAN FUNGSI KERJA

Fungsi kerja adalah melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatannya. Setiap jabatan dalam organisasi
panitia mempunyai fungsi kerja yang berbeda, sesuai dengan bidangnya. Namun dapat diketahui
bahwa dalam organisasi perlu ada kerja sama. Kerja sama ini dilakukan secara langsung maupun
tidak langsung

Fungsi menunjukkan makna dari pekerjaan yang telah dan akan dilakukan.Dalam organisasi fungsi
kerja benar – benar sangat diperlukan. Hal ini sangat mempengaruhi keberhasilan dalam suatu
kegiatan atau tujuan organisasi.

Organizing Committee (OC)

Seluruh personil OC:

- Berhak dan wajib berkoordinasi dengan divisi kerja lainnya dalam kepanitiaan;
- Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan kegiatan dan memberikan bantuan lintas
divisi
- Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;
- Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan
kepada koordinator divisi dan/atau ketua pelaksana;
- Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom)
kepanitiaan.
- Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.
KETUA

- Memberikan saran, kritik, serta ide – ide kepada BPH (Badan Pengurus Harian ) Panitia
- Mencari solusi serta menyelesaikan bila terjadi permasalahan
- Bertanggungjawab atas kegiatan yang dilaksanakan
- Mengontrol berjalannya acara kegiatan Badan Pengurus Harian panitia, misalnya kinerja
BPH seksi – seksi/devisi
- Mengkoordinasi, memantau, dan menilai kegiatan pelaksanaan
- Menyusun pertemuan rutin
- Memberikan motivasi, inspirasi, serta teguran kepada BPH dan Seksi kepanitiaan
- Mencari jalan keluar (solution) bila terjadi beda pendapat dalam kegiatan
- Merencanakan /perencanaan (merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan),
Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/ pendelegasian
kepada bawahan), Mengontrol, (mengecek atau meminta laporan kemajuan kegiatan),
serta mengkordinasi, Membagi tugas dan kerja sama antar seksi – seksi dalam kegiatan
diluar maupun saat saat rapat.
- Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh
setiap seksi/devisi
- Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat
- Memberikan teguran kepada seksi – seksi dan anggota bila tidak menjalankan tugas
- Memberikan laporan kegiatan dari kordinator – kordinator seksi
- Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua
- Memberikan mandate kepada wakil bila ada halangan
- Memberikan surat perintah kerja/ mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas

WAKIL KETUA

- Membantu ketua dalam mengkoordinasi, memantau, dan menilai kegiatan pelaksanaan

- Membantu ketua dalam menyusun pertemuan rutin
- Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan
keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil
suatu keputusan
- Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua
sebelum mengambil keputusan
- Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam
segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan
yang selayaknya.
- Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi
kesuksesan kepanitiaan tersebut
- Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang
diberikan oleh ketua kepada wakil ketua.

SEKRETARIS

- Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)

- Mencatat hasil – hasil keputusan rapat BPH dan Anggota, termasuk semua usulan, kritik
dan saran
 - Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan
delegasi dan surat keputusan koordinator seksi – seksi/devisi
- Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan
keuangan, atas pelaksanaan kegiatan
- Menyimpan peralatan sekretaris
- Menata dan menyimpan file – file / data pada kotak atau lemari BPH atau computer dll.
- merekap dan menghandel segala kebutuhan OC dan SC terkait administrasi dan
korespondensi

WAKIL SEKERTARIS

- Membantu Sekertaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekertaris.

- Bekerja sama dengan Biro kesekretariatan.
- Menjaga dan Merawat Fasilitas Perhimpunan.

BENDAHARA

- Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan

- Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk
beserta sumber dan jumlah dana
- Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta
kegunaan uang tersebut
- Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas
kegunaan dana
- Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun
sumbangan sukarela anggota
- Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi
dengan anggota

WAKIL BENDAHARA

- Menjalin Hubungan dengan Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas Kepanitiaan

- Mendata aktifa Tetap sebagai kekayaan-kekayaan kepanitiaan.
- Bersama ketua Panitia mencari jalan keluar dalam hal ini mencari dana kepanitiaan.
- Bekerja sama dengan Biro Usaha Dana dalam hal ini penggalangan Usaha Dana.

JARKOM 1

- Sering komunikasi dengan SC, melaporkan situasi, dan perkembangan kinerja OC . Sering
juga bersilaturahmi dengan senior2 rayon dsb.

JARKOM 2

- Sering-sering mengevaluasi kinerja dan komunikasi ke sesama OC dan Devisi.

- Bertangungjawab juga melapor kondisi ke ketua oc juga.

DEVISI-DEVISI

Koordinator Divisi
 - Mengkoordinasikan Anggota dalam divisi masing–masing;
- Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas divisinya;
- Wajib mengetahui progresan kerja dan keaktifan Anggota divisi.
- Bersama Anggota divisi membuat laporan kegiatan tiap divisi secara tertulis dan
menyerahkannya kepeda sekretaris panitia.

DEVISI PENGGALANGAN DANA

- Mencari dana tambahan di luar iuran wajib, iuran sukarela

- Mencari alamat donator yang sering membantu
- Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber – sumber yang bisa
mendapatkan dana
- Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota panitia dan
simpatisan
- Melakukan kegiatan usaha lain di luar iuran wajib dan suka rela misalnya berjualan saat
kegiatan perlombaan, membuat Basar B2, anjing, jual Koran bekas, kerja bakti, dll
- Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang
masuk dan keluar pada setiap bulan
- Membawa buku list uang masuk dan mencatat semua sumber, tanggal, dan jumlah uang
- Meminta saran, masukkan dari BPH inti bila terjadi kendala atau masalah.
- Menarget pemasukan tuk kesuksesan acara, menjual produk-produk PMII tuk
menambah defisit dan memperkenalkan PMII, menjual Produk-produk kebutuhan
meteril ala Mahasiswa. Memastikan tidak kekurangan terkait anggaran.

DEVISI ACARA

- Menyusun rencana kegiatan

- Mengatur, memimpin semua kegiatan
- Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal – hal teknis pada saat kegiatan
berlangsung misalnya, moderator,pemimpin acara, pembicara, Narasumber singgers,
pemain musik dll
- Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing – masing anggota saat acara.
- Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan seminar misalnya menghubungi
pembicara, moderator dll dan bekerja sama dengan seksi lain seperti, seksi humas,
dekorasi, publikasi dan dokumentasi, perlengkapan, keamanan dan kesehatan.
- Mengkoordinasi dengan seksi – seksi lain, mengenai pengaturan waktu, tempat
(lapangan) untuk melakukan kegiatan tersebut.
- Menyiapkan PJ
- Menyiapkan konsep TM
- Konsep Ice Breaking
- Memimpin Kebugaran jasmani
- Mengajarkan Lagu2 PMII
- Protokoler.
DEVISI HUMAS

- Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar

kesekretariatan
- Mencari sumber dana dari luar (donator) serta menandatangani surat kerja sama
- Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan dan tempat acara kegiatan.
- Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama
mengenai hal – hal informasi yang ingin disampaikan kepada public
- Menyampaikan informasi kepada public bila diperlukan
- Mencari atau mensurvei tempat – tempat diadakannya kegiatan
- Mencari informasi Transportasi tuk peserta, berkomunikasi dengan bendahara dan
galang dana pun Sekretaris terkait kebutuhan adsministrasi dan korespondensi surat,
proposal dsb.
- Mencari Villa/ gedung pelaksanaan Kaderisasi formal sesuai kapasitas dan anggaran.

DEVISI RECRUTMENT

- Merekrut Anggota MAPABA 20

- Komunikasi ke setiap devisi demi kelancaran Recrutment
- Memanfaatkan Penanggung Jawab MABA untuk kelancaran Recrutment
- Membuat kegiatan yg dapat menarik MABA untuk bergabung kedalam kegiatan (PMII)
- Bertanggungjawab dengan jadwal stand pendaftaran, membuat formulir cetak maupun
medsos tuk pendaftaran, mendata peserta jumlah MAPABA, membuat strategi
rekrutmen dan Jumlah Target syi'ar PMII, sering menjalin komunikasi ke peserta, dan
melayani kebutuhan moril peserta.

DEVISI PERLENGKAPAN

- Mencari tahu semua kebutuhan seksi, terutama peralatan kesekretariatan dan usaha
dana
- Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi
- Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada BPH paniti atau keTua
- Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman
- Menjaga semua peralatan milik BPH dan dapat bekerja sama dengan seksi keamanan
- Menyiapkan alat transportasi

DEVISI KONSUMSI

- Meyediakan Makanan Ringan = SNEC, Berat = NASI dan Minuman pada saat kegiatan
berlangsung.

DEVISI KEAMANAN
 - Menjaga keamanan, ketertiban, kebersihan termasuk menjaga dan mengamankan
fasilitas kesekretariatan
- Menjaga keamanan pada saat kegiatan usaha dana (pertandingan)
- Menjaga peralatan dan kelengkapan kesekretariatan
- Untuk menjaga dan mengamankan, kegiatan perlu kerja sama dengan pihak ketiga
- Membantu jarkom dan wakil tuk mengkondisikan Panitia tuk rapat dan komunikasi .
- Membuat dan mengontrol jadwal piket bangunin tidur dan jaga malam.

DEVISI KESEHATAN

- Apabila peserta/pasien sakit, meyediakan obat sesuai diagnose/penyakit,

- Sigap dan tanggap bila ada yng sakit, sedia obat-obat an, melebur ke seluruh kepanitiaan
acara.

DEVISI SEKRETARIATAN

- Menata dan menjaga kelengkapan sekretariatan

- Bekerja sama dengan Wakil sekertaris untuk menulis dan melengkapi surat-surat dalam
kegiatan
- Membuat banner, membuat sertifikat peserta dan pemateri, Mendokumentasikan hal
hal penting dan formal Kaderisasi, Menggencarkan Gerakan-gerakan ideologisasi media
sosial