MEMPELAJARI BAGIAN-BAGIAN

SURAT
Oleh : M.Joffy Mahardhika,A.Md.MI
 KEPALA SURAT/KOP SURAT
• Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang
menarik dan proporsional, karena selain berfungsi
sebagai informasi tentang organisasi atau perusahaan,
kepala surat juga berfungsi sebagai alat promosi
• Hal-hal atau informasi yang terdapat pada kepala surat
adalah sebagai berikut :
1. Nama Organisasi /Perusahaan
2. Alamat Kantor
3. No.Telepon
4. Situs/Alamat Email
5. Logo Perusahaan
6. Bidang Usaha (Khusus bagia perusahaan)
CONTOH KEPALA SURAT
 NOMOR SURAT
• Penomoran surat sangat penting untuk :
a. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
dokumen yang diperlukan (dalam arsip)
b. Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan
diterima oleh suatu organisasi
c. Memudahkan pengecekan waktu saat melakukan
hubungan surat-menyurat
Cara penomoran surat sangat bervariasi sesuai dengan
pengkodean yang diatur oleh intern tiap organisasi
perusahaan
Contoh : Nomor : 235/PP/XI/11
235 menunjukkan nomor urut surat
PP menunjukkan kode intern perusahaan
XI menunjukkan bulan pembuatan surat
11 menunjukkan tahun pembuatan surat
 TANGGAL SURAT
• Tanggal surat penting dituliskan dalam lembar
surat, hal ini berfungsi untuk mengetahui
kapan surat itu dibuat atau diterbitkan
• Untuk surat yang mempunyai kepala
surat/KOP, tanggal surat cukup dituliskan
dengan tanggal, bulan dan tahun
Contoh tanggal surat
• Apabila surat dibuat pada kota yang berlainan
dengan alamat di kop surat, maka nama kota
harus dicantumkan. Contoh : Anda membuat
surat di bandung sedangkan KOP suratnya
adalah Depok, maka Bandung harus
dicantumkan, penulisan sebelum tanggal surat
Contoh penulisan kota/tempat
 LAMPIRAN
• Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang
disertakan ke dalam surat. Contohnya brosur,
daftar harga, faktur, fotokopi bukti pembayaran
dan lain-lain
• Penulisan lampiran dapat diletakkan di bawah
nomor surat (biasanya untuk surat dinas
pemerintah) atau diletakkan setelah penanggung
jawab surat pada sisi sebelah kiri (biasanya
digunakan untuk surat niaga/perusahaan)
Contoh lampiran
 PERIHAL/HAL
• Perihal/Hal berungsi untuk memberikan petunjuk
kepada pembaca mengenai isi pokok surat. Fungsi
perihal seperti fungsi judul dari sebuah surat, sehingga
penulisannya mengikuti tata cara penulisan judul
dalam sebuah karangan. Secara umum, tata cara
penulisan perihal yaitu :
1. Setiap awal kata ditulis dengan huruf Kapital, kecuali
kata depan dan kata tugas
2. Perihal tidak boleh menggunakan huruf kapital
semua, kecuali digunakan pada surat yang memakai
judul
3. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik
 Alamat Dalam & Alamat Luar
• Penulisan alamat ada 2 jenis, yaitu sebagai berikut :
1. Alamat Luar : alamat yang ditulis pada amplop surat
2. Alamat Dalam : alamat yang ditulis di dalam kertas surat
• Penulisan alamat dalam harus jelas karena merupakan
petunjuk langsung bagi si penerima surat
• Kata “kepada” pada penulisan alamat dalan/alamat
tujuan tidak wajib dituliskan, sedangkan penggunaan kata
“ Yth” dipergunakan jika diikuti oleh nama orang atau
jabatan seseorang dalam suatu organisasi
 Contoh penulisan alamat
Yth. Ibu Farah Paramita Kepada PT Sinar Sosro
Direktur PT SBG Jln. Saripati No.12
Jln Insani 16 Sumedang
Jakarta Utara

Kepada Yth.
Manajer Keuangan
PT. Sekar Jati
Jln. Sudirman No.4
Bandung
Bersambung............