FMEA Simplified

DIAMOND GOLDEN CINERE

Bambang Eko Cahyono| coachbembi@expertclubindonesia.com
 Evaluation Failure Mode Effect
Analysis (FMEA) for security
management system
“Continuous Improvement”

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 2
Tujuan FMEA
FMEA adalah metode yang berorientasi tim, sistematis, kualitatif dan analitis untuk:

mengevaluasi potensi risiko teknis dari kegagalan suatu

produk atau proses

menganalisis sebab dan akibat dari kegagalan tersebut

mendokumentasikan tindakan pencegahan dan deteksi

merekomendasikan tindakan untuk mengurangi risiko

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 3
Framework analysis

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 4
Planning preparation

Planning Preparation ▪ Nama kompleks : Diamond Golden Cinere

▪ Lokasi : Jalan Pramuka, Grogol, Limo, Depok

Structure Analysis
▪ Product : Pengamanan kompleks
Function analysis
▪ Tanggal evaluasi : 22 Oktober 2019

Failure Analysis ▪ Team : Warga XYZ

▪ Confidentiality : Confidential
Risk Analysis
▪ Design Responsibility : Pengurus Kompleks
Optimization

Result Documentation

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 5
Structure analysis
Planning Preparation

Structure Analysis

Function analysis

Failure Analysis

Risk Analysis
Scope analysis pada pintu masuk kompleks DGC Pos 1 (Depan)
Optimization
Process
Result Documentation Masuk

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 6
 START Current standard process flow
1. Tamu ber Mobil
Structure analysis Tamu datang
Setiap tamu yang membawa
Planning Preparation mobil lapir satpam.
Lapor satpam
Satpam akan memberikan
Structure Analysis kartu.
Penyerahan kartu
masuk
Function analysis Tamu menuju tujuan rumah,
Tamu ketempat dan saat keluar dari kompleks
tujuan maka tamu lapor satpam
Failure Analysis kembali menyerahkan kartu.
Tamu
Risk Analysis selesai
?

Optimization Tamu serahkan

kartu
Result Documentation
END

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 7
Function analysis
Planning Preparation Identifikasi Voice of Customer, Voice of Business, Voices of
Process, Voices of Employee.
Structure Analysis ===============================================

Voice of Customer:
Function analysis Tamu ingin dilayani cepat
Tamu ingin dilayani ramah
Failure Analysis User (Penerima tamu) ingin tamunya cepat
User (Penerima tamu) tidak ingin diganggu orang asing
Risk Analysis
Voices Of Business:
Kompleks aman dan nyaman dengan biaya efisien dan efektif
Optimization

Result Documentation

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 8
Function analysis
Planning Preparation 1) Identifikasi Voice of Customer, Voice of Business, Voices of
Process, Voices of Employee.
Structure Analysis ===============================================

Voice of Process:
Function analysis Setiap tamu diberikan kartu
Setiap tamu dicatat nomer mobil
Failure Analysis
Voices Of Employee (Satpam):
Risk Analysis Setiap mobil penghuni berstiker
Setiap mobil keluar menyerahkan kartu
Setiap mobil membuka kaca
Optimization Tamu asing melapor dengan ramah
Tamu asing membuka pintu mobil
Result Documentation Tamu tidak berniat kejahatan/ ketidaknyamanan

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 9
Function analysis
Planning Preparation
Structure Analysis
2) Identifikasi setiap fungsi dari process
===============================================
PROCESS FUNGSI STANDARD

Function analysis Tamu datang 1. Menghentikan kendaraan yang masuk

2. Mengatur letak mobil

Failure Analysis
Tamu lapor satpam 1. mendapatkan informasi nomer mobil,
2. tujuan tamu,
Risk Analysis 3. nama tamu.

Optimization Penyerahan kartu Memberikan kartu masuk ke tamu

Result Documentation Tamu keluar (serahkan Memberikan kartu masuk ke satpam

kartu)

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 10
Failure analysis
Planning Preparation
Structure Analysis
Temukan potensi kegagalan tiap process
===============================================
PROCESS FUNGSI STANDARD POTENTIAL FAILURE

Function analysis Tamu datang 1. Menghentikan kendaraan yang 1. Antrian kendaraan di gerbang
masuk masuk
2. Mengatur letak mobil

Failure Analysis
Tamu lapor 1. mendapatkan informasi nomer 1. Nomer mobil lupa dicatat
satpam mobil, 2. Tamu berbohong tujuan
2. tujuan tamu, 3. Tamu berbohong identitas
Risk Analysis 3. nama tamu. 4. Satpam tidak kenal penghuni
kompleks tujuan tamu
Penyerahan kartu Memberikan kartu masuk ke tamu 1. Kartu habis
Optimization 2. Lupa ngasih kartu

Result Documentation Tamu keluar Memberikan kartu masuk ke satpam 1. Kartu lama diberikan
(serahkan kartu)

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 11
 Failure analysis
PROCESS FUNGSI STANDARD POTENTIAL FAILURE EFFECT CAUSE

Tamu datang 1. Menghentikan kendaraan 1. Antrian kendaraan di gerbang masuk 1. Mobil dibelakang tamu 1. Peak time
yang masuk menunggu 2. Ruangan masuk terbatas (max 3
2. Mengatur letak mobil mobil antri)

Tamu lapor 1. mendapatkan informasi 1. Nomer mobil lupa dicatat 1. Tidak ada records 1. Kedisiplinan satpam
satpam nomer mobil, 2. Tamu berbohong tujuan 2. Tamu asing mudah masuk 2. Tidak ada data/ info tamu dari
2. tujuan tamu, 3. Tamu berbohong identitas penghuni
3. nama tamu. 4. Satpam tidak kenal penghuni 3. Tamu menilai privasi (jadi
kompleks tujuan tamu berbohong)
Penyerahan Memberikan kartu masuk ke 1. Kartu tidak diberikan 1. Kejahatan (pencurian kendaraan) 1. Stock card management
kartu tamu 2. Kedisiplinan
3. Tamu sudah dikenal
4. Hujan lebat
Tamu keluar Memberikan kartu masuk ke 1. Kartu butuh waktu lama diberikan 1. Antrian kendaraan 1. Kartu keselip/ tertinggal di
(serahkan kartu) satpam rumah penghuni

Kita berikan score tiap S, O, D (Skala 1-10)

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 12
 Risk analysis Kita berikan score tiap S, O, D (Skala 1-10)
POTENTIAL FAILURE EFFECT CAUSE SEVERITY OCCURENCE DETECTABILITY S*O*D
1. Antrian kendaraan di gerbang masuk 1. Mobil dibelakang 1. Peak time 3 5 3 30
tamu menunggu 2. Ruangan masuk terbatas
(max 3 mobil antri)

1. Nomer mobil lupa dicatat 1. Tidak ada records 1. Kedisiplinan satpam 3 5 5 75

2. Tamu berbohong tujuan 2. Tamu asing mudah 2. Tamu asing/Tidak ada data/ 8 8 5 320
3. Tamu berbohong identitas masuk (Potensi info tamu dari penghuni
4. Satpam tidak kenal penghuni kompleks kejahatan) 3. Tamu menilai privasi (jadi 8 2 8 128
tujuan tamu berbohong)
1. Kartu tidak diberikan 1. Kejahatan 1. Stock card management 8 3 3 54
(pencurian 2. Kedisiplinan 8 5 5 200
kendaraan) 3. Tamu sudah dikenal 8 5 3 120
4. Hujan lebat 8 2 2 32
1. Kartu butuh waktu lama diberikan 1. Antrian kendaraan 1. Kartu keselip/ tertinggal di 3 5 2 30
rumah penghuni

Kita focus di angka SOD diatas 100 points, dan akan ditentukan tindakan
pencegahan masalah (Plan Do Check Act PDCA improvement)

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 13
 Optimization
POTENTIAL FAILURE EFFECT CAUSE S*O*D OPTIMIZATION ACTION
1. Antrian kendaraan di gerbang masuk 1. Mobil dibelakang tamu 1. Peak time 30
menunggu 2. Ruangan masuk terbatas (max 3
mobil antri)

1. Nomer mobil lupa dicatat 1. Tidak ada records 1. Kedisiplinan satpam 75

2. Tamu berbohong tujuan 2. Tamu asing mudah 2. Tamu asing/Tidak ada data/ info 320 Penghuni mengirim sms ke sms center
3. Tamu berbohong identitas masuk (Potensi tamu dari penghuni security.
4. Satpam tidak kenal penghuni kompleks tujuan kejahatan) 3. Tamu menilai privasi (jadi 128 Nama lengkap tamu & jam kedatangan
tamu berbohong) (Kedepan buat aplikasi android security
management)
1. Kartu tidak diberikan 1. Kejahatan (pencurian 1. Stock card management 54 Pelatihan security (competensi)
kendaraan) 2. Kedisiplinan 200 Rewards management evaluasi kualitas
3. Tamu sudah dikenal 120 pengamanan
4. Hujan lebat 32
1. Kartu butuh waktu lama diberikan 1. Antrian kendaraan 1. Kartu keselip/ tertinggal di 30
rumah penghuni

Kita focus di angka SOD diatas 100 points, dan akan ditentukan tindakan
pencegahan masalah (Plan Do Check Act PDCA improvement)

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 14
Documentation
Update/ buat baru SOP pengamanan (Visual Work
Instruction)

Records valid 2 years:

Buku tamu in-out

Absendi security

Laporan jaga

(Kedepan masukkan dalam Android Apps security

management)

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 15
DIAMOND GOLDEN CINERE
“Its diamond family”

Its just another structural thinking

By Coach Bembi

Bambang Eko Cahyono

(ST, CSSMBB, CSSGB, CHR, CTQM)
Lean Sixsigma Master Blackbelt
Strategy Development Master Coach

www.expertclubindonesia.com

COACHBEMBI@EXPERTCLUBINDONESIA.COM 16