Anda di halaman 1dari 86

Melakukan Analisis Kebutuhan

Pembelajaran dan Pengembangan

Iman N Bajuasijadji, MM., CMiTD., CBSCP., CPHR., CPLP., CG.


IMAN N BAJUASIJADJI, SH., MM., CBSCP., CPHRM., CPLP., CG.

• Direktur LSP MSDM Nusantara


• Komisaris PT. Human in Partner Surabaya
• Komisaris PT. Mitra Karya Swadaya Surabaya
• Asesor Kompetensi BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi)
• Asesor Lisensi BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi)
• Pelatihan Khusus Arbiter Ketenagakerjaan (AAKI - Asosiasi Arbiter Ketenagakerjaan Indonesia)
• Sertifikasi Development Training & Competency dari In-Went Germany
• Sertifikasi Balanced Scorecard (CBSCP) dari Indonesian BSC School dengan menggunakan APO
(Asian Productivity Organization Model)
• Sertifikasi Profesional Human Recource (CPHR – SHRM Model)
• Sertifikasi Training & Performance (CPLP Master Trainer – ASTD Model)
• Sertifikasi Graphologist dari Rumah Graphology Indonesia

Prepared by Iman N Bajuasijadji, SH., MM., CPHR., CPLP., CBSCP., CG. 2


PERKENALAN
1. Nama
2. Posisi/Jabatan
3. Harapan
4. Lain lain
“Perusahaan yang dapat menang dalam
persaingan bisnis di dunia yang penuh
perubahan adalah perusahaan yang cepat dan
adaptif dengan perubahan dalam mengelola
dan mengimplementasikan strategi mereka”
(Suwardi Luis, 2007)
Organization
•A tool people use to coordinate their
actions to obtain something they desire or
value —that is, to achieve their goals.*

*Organizational Theory, Design, & Change (Jones, 2013)


TUJUAN BISNIS
Selain untuk mencapai profit, goal dari bisnis
termasuk di-dalamnya terdapat beberapa hal
yang mendukung kesuksesan tersebut, seperti
posisi “brand”/merek yang kuat, peluncuran
varian produk yang konsisten dan lingkungan
kerja yang nyaman untuk karyawan
BEBERAPA ISTILAH “TUJUAN” DALAM
PERUSAHAAN

VISI

SASARAN
STRATEGIS

SASARAN
INDIVIDUAL
ARSITEKTUR BSC
Courtesy: BSC Collaborative
Mission
Why We Exist

Values
What’s Important to Us

Vision
What We Want to Be

Strategy
Our Game Plan

Strategy Map
Translate the Strategy

Balanced Scorecard
Measure and Focus

Targets & Initiatives


What We Need to Do

Personal Objectives
What I Need to Do

Strategic Outcomes

Satisfied SHAREHOLDERS / Delighted CUSTOMERS Efficient & Effective Motivated & Prepared
COMMUNITY PROCESSES WORKFORCE

8
4/28/2018
MISSION/MISI
• Tujuan & alasan keberadaan suatu organisasi atau
bagian dari organisasi;
• Misi biasanya dikaitkan dengan pernyataan tentang
pelanggan, proses, kegiatan, atau tingkat kinerja yang
diinginkan.
• Misi menjawab : Apa yang kita lakukan, bagaimana
kita melakukannya, & untuk siapa kita melakukan.
• ”Misi dari AIDS Service Organization adalah membantu orang yang
terkena atau merasakan dampak dari HIV/AIDS dengan memastikan
terpenuhinya dukungan nutrisi dan kesehatan untuk meningkatkan
kualitas hidup mereka”
• “Provide High potential workforce to support optimum operational
of organization by standarization of competency and performance”
• “..... Is a multinational corporation engaged in socially responsible
operations, worldwide. It is dedicated to provide product and
services of such quality that our customers will receive superior
value while our employees and business partners will share in our
success...” ---- > What’s the business of this company ?
BUATLAH MISI PERUSAHAAN ANDA
atau
Bila Sudah Ada, Analisa Sesuai dengan
Petunjuk Misi
VISION
• Suatu pandangan jauh kedepan tentang oganisasi
atau impian yang ingin dicapai;
• Organisasi ingin menjadi apa atau hasil seperti
apa yang ingin kita raih di masa depan;
contoh....
Vision
What we want to be

“To become the most successful respected car company in


each market around the world by offering customers the best
purchasing and ownership experience”
“Creating a place where people can feel like kids again”
“To become respected Division through delivering the best
services in providing talented and competent workforce”
Vision
What we want to be

Unsur minimal dalam formulasi VISI :


(apa yang diinginkan) To become the most successful
respected car company in each market around the world
(cara memenuhi keinginan tersebut) by offering
customers the best purchasing and ownership experience”
BUATLAH VISI PERUSAHAAN ANDA
atau
Bila Sudah Ada, Analisa Sesuai dengan
Petunjuk Visi
STRATEGY
• Cara bagaimana misi, visi akan direalisasikan;
• Terdiri dari serangkaian aktifitas yg berbeda atau
lebih baik dari pesaing dengan tujuan untuk
memberikan added value kepada pelanggan
maupun stakeholder yang lain;
Strategy is how an organization intends to
create value for its stakeholders.
GENERIC STRATEGIES

4/28/2018 18
PETA STRATEGI – PERUSAHAAN SWASTA

4/28/2018 19
4/28/2018 20
CARA MUDAH MENEMUKAN KETERKAITAN ANTAR SASARAN
STRATEGIS

Dengan menggunakan formulasi :

BAGAIMANA.. APABILA.. (Effect – Causal)


JIKA…..MAKA… (Causal – Effect)

4/28/2018 21
BAGAIMANA….. APABILA… (Effect – Causal)

Profit meningkat

Pelanggan Setia

Bagaimana Profit bisa meningkat ?


Apabila Pelanggan setia..
4/28/2018 22
JIKA….. MAKA… (Causal – Effect)

Meningkatkan
Kualitas dari
Pelayanan

Meningkatkan
Kompetensi
Karyawan

Jika Kompetensi Karyawan Meningkat


Maka Kualitas Pelayanan Meningkat
4/28/2018 23
STUDI KASUS
• Perusahaan anda perusahaan adalah perusahaan yang sangat
berkembang. Karena itu Direksi menentukan strategy perbaikan
operasional seperti “Meningkatkan layanan kepada pelanggan
dari negara lain”, “Meningkatkan Mutu Pelayanan dengan
Standarisasi ISO 9001 : 2015”. Anda sebagai HR khususnya
terkait dengan Strategy Operasional tadi, buatlah Strategy yang
selaras di perspektif L & G (Learning & Growth) .
• Lakukan verifikasi dan validasi (causal effect analysis)
• Buatlah usulan strategy pembelajaran dan pengembangan
tersebut secara formal, lalu ajukan kepada Kepala Divisi HR
untuk di tetapkan.
4/28/2018 24
Definisi Kompetensi
Skill
Job Attitude
Knowledge
Kompetensi

Observable Behavior

Job Performance
KOMPETENSI FUNGSIONAL
• Kompetensi bidang (technical competency)
adalah jenis kompetensi yang diperlukan sesuai
dengan jenis profesi masing-masing individu
karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan-
pekerjaan secara teknis baik jabatan yang
bersifat struktural maupun fungsional.

4/28/2018 36
KOMPETENSI FUNGSIONAL
• Pemetaan membutuhkan keterlibatan Top
Management, Pemegang Jabatan, Manager
Fungsional serta SME (Subject Matter Expert).

4/28/2018 37
KOMPETENSI FUNGSIONAL
• Metode yang sering digunakan dalam pengumpulan
data kompetensi adalah : FGD, Interview, Kuesioner,
Database.
• Contoh HR :
HR Strategic Management, Performance Management,
Competency Standard, Remunerasi, dll.

4/28/2018 40
HUBUNGAN STRUKTUR ORGANISASI -
KOMPETENSI

STRUKTUR Kompetensi
ORGANISASI Fungsional

JENIS
FUNGSI/BIDANG/KEAHLIAN

4/28/2018 41
Contoh :
BIDANG
No
HR Akuntansi
1 Interview Penjurnalan
2 Remunerasi Laporan Keuangan

4/28/2018 42
Tugas
• Petakan Kelompok Pekerjaan dan Bidang Keahlian di
Perusahaan anda. (Lihat berdasar Struktur Organisasi)
• Identifikasi Kompetensi apa saja yang dibutuhkan untuk
masing-masing kelompok pekerjaan dan bidang keahlian
tersebut.
• Buatlah dalam bentuk Matrix Kompetensi

4/28/2018 43
HUBUNGAN JOB DESC - KOMPETENSI

TUJUAN JABATAN &


Kompetensi
TANGGUNG JAWAB
Fungsional
UTAMA

Pemegang Jabatan

4/28/2018 44
Contoh :

BIDANG
No
HR Akuntansi

1 Tujuan Jabatan & Kompetensi Tujuan Jabatan & Kompetensi


Tanggung Jawab Utama Tanggung Jawab Utama

Membuat HR Planning & Perencanaan SDM Mencatat setiap Posting


Budgeting transaksi keuangan, baik Transaksi
bank maupun non Bank Keuangan

Budgeting Membuat Laporan Pengolahan


Keuangan dan Penyajian
Laporan
Keuangan
Menyediakan SDM Interview

4/28/2018 45
Tugas
• Identifikasi dan kelompokan Pekerjaan berikut Jabatan di
Perusahaan anda. (Lihat berdasar Struktur Organisasi dan Job
Desc)
• Identifikasi Kompetensi Pekerja apa saja yang dibutuhkan
untuk masing-masing Jabatan tersebut.
• Buatlah dalam bentuk Matrix Kompetensi

4/28/2018 46
LEVEL (PENGUASAAN) KOMPETENSI
• Level kompetensi adalah tingkat kualitas
penguasaan atas suatu jenis kompetensi
• Semakin tinggi level kompetensi, akan semakin sulit
pencapaiannya
• Semakin tinggi jabatan, pada umumnya akan
semakin tinggi persyaratan level kompetensi yang
harus di capai.
LEVEL (PENGUASAAN) KOMPETENSI
• Semakin spesifik suatu fungsi/proses/bidang,
maka akan semakin tinggi persyaratan level
kompetensi yang harus di capai.
• Level kompetensi harus memiliki “perbedaan”
tingkatan kualitas yang dapat di identifikasi
dengan cukup jelas
Makna Umum Level Hard Competency
Level Kualifikasi Deskripsi

1 Concept Mengenal konsep dasar tentang pengetahuan atau keterampilan di bidang


tersebut
2 Applied Concept Mengetahui secara menyeluruh penerapan konsep tersebut di perusahaan.

3 Working Mampu menerapkannya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, dapat
mengatasi masalah-masalah yang bersifat rutin, namun memerlukan bantuan
bila masalah yang dihadapi bersifat istimewa
4 Advanced Berpengalaman dalam menerapkannya, dapat mengatasi masalah rutin
maupun non-rutin tanpa memerlukan bantuan, dapat menjadi pelatih bagi
pegawai yang lain
5 Mastery Sangat berpengalaman dalam menerapkannya, punya otoritas dalam bidang
tersebut yang diakui dalam lingkup perusahaan, dapat mengatasi situasi yang
komplek yang belum pernah terjadi sebelumnya
6 Leading Mampu mengembangkan sistem dan prosedur di perusahaan yang
berhubungan dengan bidang tersebut, mampu mengintegrasikan berbagai
bidang lain dengan bidang tersebut untuk perbaikan proses bisnis perusahaan
Makna Umum Level Hard Competency

Level Deskripsi
1 Just Theory
2 Able to do
3 Able to do in standard condition
4 Able to modify/ able to do in non standard
condition
5 Able to develop and transfer skill
Tugas :
• Pilihlah minimal 5 Jabatan, lalu buatlah masing-masing
kompetensi berikut level kompetensi yang dipersyaratkan
• Buatah matrix kompetensi-nya
Assessment Kompetensi
ASSESSMENT

• Asesmen pada dasarnya adalah proses


melakukan penilaian, sejauh mana seorang
pemegang jabatan memenuhi level
penguasaan kompetensi yang
dipersyaratkan pada jabatan tersebut
Metode/Pendekatan untuk Asesment
Tugas :
• Buatlah hasil asesment atas kompetensi dari beberapa
Jabatan yang sudah anda buat sebelumnya..
“Remember, training is not what is
ultimately important… performance
is.”
Marc Rosenberg
Tahukah anda …

“Not more than 6-10 % of expenditures in


training actually result in transfer to the
job.”
Broad and Newstrom
TRAINING :

Aktifitas yang dilakukan agar terjadi peningkatan


kemampuan atau kompetensi pada seorang
pemegang jabatan melalui proses transfer
pengetahuan, ketrampilan, dan sikap kerja
HUBUNGAN GAP KOMPETENSI DENGAN
PELATIHAN/PENGEMBANGAN

Kompetensi
dipersyaratkan

Pemegang Jabatan

Pelatihan/pengembangan

4/28/2018 68
• Analisa Organisasi
• Analisa Pekerjaan
• Analisa Individu
ANALISA ORGANISASI

Merupakan analisa kebutuhan pelatihan berdasarkan kepada


kebutuhan strategis perusahaan terkait dengan bagaimana
perusahaan merespon segala tantangan dalam bisnis.
• Ada sistem/standar baru dari
pemerintah
• Tingkat turn-over tinggi
• Turunnya moral karyawan
• Seringnya unjuk rasa karyawan
• Global communication
• Business process standardization
& automation
• Creating Green Corporate Image
• Community Awareness
• Legal Compliance
Analisa Pekerjaan

• Menganalisis pengetahuan, ketrampilan, dan


perilaku kerja yang dibutuhkan pelaku
pekerjaan agar berprestasi
• Perubahan kompetensi yang dibutuhkan
untuk melaksanakan tugas, karena adanya
perubahan antara lain :
• Adanya teknologi / alat kerja baru
• Adanya prosedur atau proses kerja baru
IDENTIFIKASI IDENTIFIKASI
IDENTIFIKASI
PROSES, METODE PELATIHAN UNTUK
KOMPETENSI YANG
DAN PERALATAN MENCAPAI
DIPERSYARATKAN
KERJA KOMPETENSI
ASTD HPI Model
Analysis Phase

Input Process Output


Organizational
Analysis
Objectives
Resources
Environment Training
Needs
TRIGGER
Operational/Task Identify Performance
Actual Organizational Analysis Discrepancy (PD)
Performance Expected
Performance PD = EP < AP
(AOP) < Expected
(EP) And Causes of PD
Organizational
Performance (EOP)
Non
Person Analysis Training
Actual Needs
Performance
(AP)

79
Studi Kasus
• Ada 5 orang pekerja yaitu Ali, Andi, Arif, Abu, dan Alim.
• Kompetensi pada jabatan mereka berlima :
1. Perencanaan Strategis HI
2. Komunikasi dan Negosiasi
3. Kedisiplinan dan Pelaksanaan PKB/PP/PK
4. Perhitungan Hak Karyawan dalam Hubungan Kerja
5. Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial
Lanjut …
Studi Kasus
• Dalam pelaksanaan pekerjaan, ternyata Ali tidak mencapai target dalam
kediplinan dalam pelaksanaan PKB, dimana ada 2 orang pekerja yang
melanggar kedisiplinan tidak dikenakan SP (surat peringatan) sesuai isi
PKB
• Arif dalam perhitungan hak PHK karyawan ternyata tidak memberikan
Uang Penggantian Hak sebesar 15% dari Uang Pesangon dan
Penghargaan Masa Kerja.
• Alim sudah mengajukan perselisihan HI ke Disnaker tanpa Bipartit
terlebih dahulu.
Berdasar kejadian di atas, lakukan :
1. Analisa dan buatlah laporan kinerja mereka
2. Rekomendasikan pelatihan/pengembangan yang dibutuhkan.
STUDI KASUS
• PT. Anugrah Berkah Masuk Surga (ABMS) adalah perusahaan
nasional yang bergerak di bidang pengalengan ikan. Pertumbuhan
perusahaan sangat bagus, dan mereka di minta untuk export ke
beberapa negara di Eropa dan Amerika. Yang menjadi kendala
adalah, buyer meminta Sertifikasi ISO 22000. Kendala yang lain,
mereka mempunyai tenaga Marketing dan Pengiriman (nantinya
menjadi Bagian Export) yang belum mampu berkomunikasi dalam
Bahasa Asing (Inggris). Kepabeanan juga belum dikuasai.
• Melihat kondisi di atas, buatlah analisa dan berikan rekomendasi
kompetensi serta pelatihan dan pengembangan apa yang
diperlukan (buatlah dalam bentuk atau format laporan analisis)
• Training matrix adalah kumpulan berbagai judul pelatihan
yang di-himpun oleh bagian sumber daya manusia untuk
seluruh bagian/department dalam perusahaan.
• Judul pelatihan yang di-kumpulkan, merupakan hasil dari
analisa kebutuhan pelatihan.
TRAINING PLAN
• Training plan adalah perencanaan pelatihan yang di-susun
oleh bagian sumberdaya manusia untuk satu periode tertentu
• Perencanaan tersebut, merupakan tindak lanjut dari analisa
kebutuhan pelatihan
• Perencanaan harus mengutamakan pada kompetensi yang
terkait langsung dengan persyaratan menjalankan pekerjaan
Tugas
• Buatlah Training Matrix berdasakan Jabatan2 yang sudah
anda kerjakan sebelumnya berikut judul2 kompetensi yang
sudah di pilih.
• Buatlah Training Plan

4/28/2018 88