Keuntungan Dan Kelemahan Outsourcing IT/SI

Posted on Agustus 3, 2010 by johan

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Persaingan dalam dunia bisnis serta pasar global yang kompetitif diikuti dengan tingginya
kebutuhan Teknologi Informasi serta iklim ekonomi yang saat ini tidak menentu menuntut
perusahaan-perusahaan harus melakukan effisiensi dan meningkatkan produktivitas. Salah satu
upaya yang dilakukan adalah dengan mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk
dapat memberi kontribusi maksimal sesuai sasaran perusahaan. Untuk itu perusahaan berupaya
fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business).

Efisiensi biaya dalam berbagai komponen pengeluaran keuangan perusahaan merupakan salah
satu cara untuk dapat memenangkan persaingan. Kecenderungan yang terjadi adalah bahwa
pengeluaran untuk pembiayaaan SDM perusahaan memakan porsi yang cukup besar dalam
anggaran keuangan perusahaan. Solusi yang ditawarkan salah satunya dengan menggunakan
outsourcing dan implementasi outsourcing dapat diterapkan mulai dari hal-hal yang sederhana
seperti pengelolaan cleaning service sampai pada level yang rumit yaitu pengelolaan perusahaan.
Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan
dana lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai
pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan
lainnya. Masalahnya adalah bahwa kadang-kadang kemampuan in-house perusahaan tidak bisa
mengakomodir pencapaian tersebut, sehingga perlu untuk melakukan outsourcing pada beberapa
proses atau layanan IT.

Jika kita melihat perkembangan outsourcing di Indonesia, saat ini masuk dalam posisi kelima
setelah China, India, Malaysia, dan Thailand. Dari posisi itu, bisa dilihat bahwa sebenarnya dari
segi SDM, kita masih cukup diperhitungkan, karena menduduki level 12 dunia. Sedangkan dari
environment (iklim keusahaan), Indonesia menempati urutan yang sangat rendah, karena
tingginya tingkat korupsi (nomer 3 dunia) dan tingginya juga tingkat pembajakan di Indonesia
(Menurut Djarot Subiantoro, Pimpinan ASPILUKI, tingkat pembajakan di Indonesia masih
berkisar antara 60 sampai 80%).

Melihat perkembangan outsourcing di Indonesia seperti ini, akan muncul banyak sekali plus
minusnya. Nilai plusnya adalah bahwa Indonesia punya peluang besar untuk menjadi Negara
penyedia IT (seperti yang dilakukan India dan China sekarang), sehingga ketertarikan untuk
mempelajari IT dan bekerja di dunia IT akan semakin besar. Sedangkan nilai minusnya adalah
kalau suatu saat nanti Negara-negara di dunia mengalihkan proyek perangkat lunaknya ke
Indonesia, maka dikhawatirkan ketertarikan para provider software Indonesia akan beralih dari
penyediaan IT untuk kepentingan dalam negeri ke penyediaan IT untuk kepentingan outsourcer
luar negeri (karena pasti nilai proyek dari luar negeri jauh lebih menggiurkan daripada nilai
proyek dalam negeri). Efek buruk dari hal ini adalah ekspor produk IT yang tinggi, tapi IT dalam
negeri terbengkalai.

Dari penjelasan diatas, memang IT saat ini dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan dalam
mengatasi permasalahan yang ada. Tetapi memang masih memerlukan SDM yang tepat sehingga
IT tersebut dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan. Apakah Outsourcing adalah jawaban dari
perusahaan? Paper ini akan memaparkan keuntungan dan kelemahan dari pengembangan SIstem
Informasi dengan menggunakan Outsourcing.

1.2 Tujuan Penulisan

Pengembangan Sistem Informasi di Indonesia semakin dibutuhkan baik untuk kepentingan

perusahaan maupun untuk kepentingan Negara. Tujuan paper ini akan memaparkan keuntungan
dan kelemahan dari pengembangan Sistem Informasi dengan menggunakan Outsourcing.
Dengan outsourcing ini diharapkan kebutuhan SDM dalam mengembangkan sistem informasi
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

1.3 Manfaat Penulisan

Adapun manfaat penulisan paper ini adalah:

 Bagi Perusahaan

Penulisan paper ini akan bermanfaat untuk mengetahui keuntungan dan kelemahan outsourcing
dalam pengembangan sistem informasi sehingga perusahaan tidak salah dalam memilih vendor.

 Bagi Penulis

Memberikan manfaat dari segi informasi dan dapat menambah ilmu sehingga dapat diaplikasikan
kepada perusahaan.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi Outsourcing

Outsourcing berasal dari bahasa Inggris yang berarti “alih daya”. Outsourcing mempunyai nama
lain yaitu “contracting out” merupakan sebuah pemindahan operasi dari satu perusahaan ke
tempat lain. Hal ini biasanya dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk
memusatkan perhatian kepada hal lain. Di negara-negara maju seperti Amerika & Eropa,
pemanfaatan Outsourcing sudah sedemikian mengglobal sehingga menjadi sarana perusahaan
untuk lebih berkonsentrasi pada core businessnya sehingga lebih fokus pada keunggulan produk
servisnya.
Secara umum outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses
bisnis kepada suatu badan penyelia jasa. Dimana badan penyelia jasa tersebut melakukan proses
administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta criteria yang telah disepakati.
Outsourcing hadir karena adanya keinginan dari perusahaan (perusahaan pengguna / pemesan –
user/principal) untuk menyerahkan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain (perusahaan
outsourcing) agar ia dapat berkonsentrasi penuh pada proses bisnis perusahaan (core business)
Biar lebih kompetitif tujuannya. Karena itu, pekerjaan yang di-outsourcing-kan bukanlah
pekerjaan yang berhubungan langsung dengan inti bisnis perusahaan, melainkan pekerjaan
penunjang (staff level ke bawah), meski terkadang ada juga posisi manajerial yang di-
outsourcing-kan, namun tetap saja hanya untuk pekerjaan dalam tenggat waktu tertentu seperti
proyek.

Penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus
pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan
perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan
berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis. Perusahaan yang menggunakan
tenaga outsource diketahui 4 alasan menggunakan outsourcing, yaitu Efektifitas manpower, tidak
perlu mengembangkan SDM untuk pekerjaan yang bukan utama, memberdayakan anak
perusahaan dan dealing with unpredicted business condition.

2.2 Masalah Umum Yang Terjadi Dalam Penggunaan Outsourcing

Adapun beberapa masalah umum yang terjadi dalam penggunaan Outsourcing adalah:

 Penentuan partner outsourcing. Hal ini menjadi sangat krusial karena partner outsourcing harus
mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan
partner outsourcing.
 Perusahaan outsourcing harus berbadan hukum. Hal ini bertujuan untuk melindungi hak-hak
tenaga outsource, sehingga mereka memiliki kepastian hukum.
 Pelanggaran ketentuan outsourcing. Demi mengurangi biaya produksi, perusahaan terkadang
melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku.
 Perusahan outsourcing memotong gaji tenaga kerja tanpa ada batasan sehingga, yang mereka
terima, berkurang lebih banyak.

2.3 Tujuan dan Resiko Outsourcing

Adapun tujuan dari Outsourcing adalah:

 Mempercepat keuntungan reengineering

 Mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia
 Memperoleh suntikan kas
 Membebaskan sumber daya untuk kepentingan lain
 Membebaskan diri dari fungsi yang sulit dikelola atau dikendalikan
 Memperbaiki fokus perusahaan
 Memperoleh dana kapital
 Mengurangi biaya operasi
 Mengurangi resiko usaha
  Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki didalam perusahaan

Sedangkan Resiko dari Outsourcing adalah:

 Keuntungan tidak diperoleh secara cepat, tidak diperoleh dalam jumlah yang cukup signifikan
 Akses tidak diperoleh karena pemberi jasa tidak menunjukkan kinerja perusahaan kelas dunia
 Suntikan kas ternyata seret atau tidak diperoleh sama sekali karena perusahaan pemberi jasa
mengalami kesulitan keuangan
 Sumber daya mungkin harus ditransfer ke atau diperlukan oleh perusahaan pemberi
jasa,sehingga tetap kekurangan sumber daya
 Perusahaan mungkin tidak dapat bebas seluruhnya dari kesulitan yang sebetulnya ingin
dihindari
 Karena berbagai tujuan yang ingin dicapai, tidak sepenuhnya didapat, maka fokus core business
tidak tercapai
 Karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan,maka mungkin tambahan dana
tidak ada
 Biaya sesudah outsourcing mungkin tidak berkurang,tetapi tetap atau bahkan bertambah
 Karena berbagai tujuan yang ingin dicapai tidak sepenuhnya diperoleh,mungkin resiko usaha
tetap saja besar
 Karena perusahaan pemberi jasa juga tidak memiliki sumber daya yang diperlukan,maka tujuan
ini tidak tercapai

2.4 Jenis-jenis Outsourcing

Ada beberapa jenis outsourcing adalah sebagai berikut:

 Contracting. Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling
sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka
pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar)
perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.
 Outsourcing. Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk
mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi
jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.
 In Sourcing. Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain.
Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara
maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan
perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga
dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.
 Co-Sourcing. Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan
rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan
memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan
masing-masing perusahaan.

2.5 Istilah dari IT

Ada beberapa istilah-istilah IT yang perlu diketahui agar dapat menambah informasi tentang IT
sendiri. Beberapa istilah itu adalah sebagai berikut:
  Blog
Blog merupakan singkatan dari “web log” adalah bentuk aplikasi web yang menyerupai tulisan-
tulisan (yang dimuat sebagai posting) pada sebuah halaman web umum. Posting-posting
tersebut seringkali dimuat dalam urutan secara terbalik (isi terbaru dahulu baru kemudian
diikuti isi yang lebih lama), meskipun tidak selamanya demikian. Situs web semacam itu biasanya
dapat diakses oleh semua pengguna internet sesuai dengan topik dan tujuan dari si pengguna
blog tersebut
 GPRS
Layanan komunikasi berbasis paket, tanpa kabel sebagai media komunikasi. Layanan ini
diperuntukkan bagi komputer jinjing (notebook). Dasar dari GPRS adalah komunikasi GSM
(Global System for Mobile Communication). Kecepatan yang ditawarkan mulai dari 56 Kbps
sampai dengan 114 Kbps, memungkinkan untuk mengakses Internet dengan lebih cepat.
 Internet
Istilah umum yang dipakai untuk menunjuk Network tingkat dunia yang terdiri dari komputer
dan layanan servis atau sekitar 30 sampai 50 juta pemakai komputer dan puluhan sistem
informasi termasuk e-mail, Gopher, FTP dan World Wide Web.
 Server
1. Sebuah komputer di Internet atau di jaringan lainnya yang menyimpan file dan membuat file
tersebut tersedia untuk diambil jika dibutuhkan.
2. Sebuah aplikasi jaringan komputer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam
satu jaringan.
 Wi-Fi
Wi-Fi Wireless Fidelity adalah nama dagang resmi untuk IEEE 802.11b yang dibuat oleh Wireless
Ethernet Compatibility Aliance (WECA). Istilah Wi-Fi menggantikan 802.11b seperti halnya istilah
Ethernet menggantikan IEEE 802.3. Produk yang disertifikasi oleh WECA sebagai Wi-Fi dapat
beroperasi bersama meskipun dibuat oleh perusahaan yang berbeda.

BAB 3

PEMBAHASAN MASALAH

3.1 Keuntungan dan Kelemahan Outsourcing

Pada saat ini kesadaran seseorang atau perusahaan akan pentingnya perlindungan terhadap
keamanan seperti jiwa, harta benda, atau karya cipta sudah semakin tinggi. Tingginya kejahatan
yang memanfaatkan TI dan resiko keamanan semakin membuat seseorang memprioritaskan
keamanan dalam sebuah perusahaan. Apalagi jurus yang dilakukan ”para penjahat” TI pun kian
canggih.

Penjelasan diatas hanya satu dari banyak alasan perkembangan Sistem informasi di seluruh
dunia. Seringkali perusahaan enggan untuk melakukan outsourcing, insourcing, atau multi-
sourcing teknologi keamanan. Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena
perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management fee perusahaan
outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang
tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya.

Adapun beberapa alasan mengapa kita memerlukan outsourcing adalah sebagai berikut:
  Meningkatkan fokus perusahaan.
o Memanfaatkan kemampuan kelas dunia.
o Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari proses re-engineering.
o Membagi resiko.
o Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain
o Memungkinkan tersedianya dana kapital
o Menciptakan dana segar.
o Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.
o Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri.
o Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau diolah.

Dengan melihat alasan menggunakan outsourcing, faktor-faktor pemilihan perusahaan penyedia

jasa outsourcing, serta kepuasan perusahaan terhadap tenaga outsource, sebanyak 68.2%
menyatakan bahwa penggunaan tenaga outsource dinilai efektif dan akan terus menggunakan
outsourcing dalam kegiatan operasionalnya. Untuk dapat lebih efektif maka disarankan adanya:

 Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan provider jasa outsource dengan bekerja sama,
perubahan, atau permasalahan yang terjadi
 Tenaga outsource telah ditraining terlebih dahulu agar memiliki kemampuan/ketrampilan
 Memperhatikan hak dan kewajiban baik pengguna outsource maupun tenaga kerja yang ditulis
secara detail dan menginformasikan apa yang menjadi hak-haknya

Dengan ‘membagi tugas’ kepada perusahaan lain itu, perusahaan pengguna outsourcing merasa
mendapatkan keuntungan dari ‘kerjasama’ tersebut, karena ia tidak perlu pusing-pusing
memikirkan dan mengurus pekerjaan-pekerjaan penunjang sehingga bisa fokus dalam bisnis
operasional perusahaan. Sedangkan faktor-faktor penentu keberhasilan Outsourcing adalah
sebagai berikut:

 Memahami maksud dan tujuan perusahaan.

 Memiliki visi dan perencanaan strategis.
 Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
 Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan
dan pemberi jasa.
 Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik
 Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
 Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen
 Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan

Dari beberapa penjelasan diatas mengenai Outsourcing, kita bisa analisa bahwa ada beberapa
keuntungan perusahaan menggunakan outsourcing dalam mendukung core business dari
perusahaan tersebut. IT outsourcing memungkinkan bisnis Anda berfokus pada apa yang benar-
benar penting, yaitu “Core” kompetensi Anda, sementara vendor atau penyedia layanan IT
outsourcing berfokus pada keahlian terbaik mereka yaitu mengelola IT. Alasan mengapa suatu
perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah dikarenakan agar perusahaan tersebut dapat
bertahan dalam memasuki pasar international dan mendapatkan keuntungan. Pengambilan
langkah dengan menggunakan outsourcing merupakan kebijakan dari perusahaan, sehingga
perusahaan dihadapkan pada beberapa keuntungan dan kelemahan. Keuntungan dan kelemahan
tersebut adalah:

Keuntungan menggunakan Outsourcing:

 Skalabilitas & Kemampuan Beradaptasi. Membangun dan memelihara infrastruktur IT

membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu
banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing
memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar
atau ancaman para pesaing.
 · Penghematan Biaya (Cost Saving). Kecenderungan kegiatan bisnis yang saat ini terlihat jelas
adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web.
 Teknologi yang maju. IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan
pengalaman personil dan teknologi tersebut tergantung  kepada vendor sebagai penyedia IT
outsourcing tersebut.
 Pemusatan Aktivitas Inti. Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan
dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi
sempurna.
 Kebutuhan akan personil IT. Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan
kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut, vendor memiliki resources yang lebih
besar maka perusahaan yang menggunakan IT outsourcing staff dapat berasal dari vendor.
 Fleksibilitas penggunaan Teknologi. Outsourcing akan dipertimbangkan sebagai langkah
manajemen resiko yang lebih baik dengan begitu segala resiko yang dihadapi dilimpahkan
kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi.

Kelemahan dari Outsourcing adalah:

 Produktivitas justru menurun jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten
 Wrong man on the wrong place jika proses seleksi, training dan penempatan tidak dilakukan
secara cermat oleh perusahaan outsourcing
 Terkena kewajiban ketenagakerjaan jika perjanjian kerjasama dengan perusahaan outsourcing
tidak diatur dengan tegas dan jelas diawal kerja sama
 Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan non core juga belum jelas
 Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa berakibat beralihnya status hubungan
kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja
 Salah satu komponen yang penting dalam outsourcing adalah kontrak, dan ini merupakan resiko
yang harus diperhatikan jika tidak maka IT outsourcing akan menjadi masalah bagi perusahaan
 Informasi merupakan asset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan
jadi masalah bagi perusahaan tersebut
 Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing
 Maintaining hubungan dengan vendor
 Mangerial Control issue
 Ada biaya yang diluar jasa standar seperti biaya pencarian vendor, biaya transisi, dan biaya post
outsourcing

BAB 4
KESIMPULAN

4.1 Kesimpulan

Kesuksesan keunggulan kompetitif suatu organisasi dengan menerapkan IT outsourcing

berdasarkan keuntungan dan kelemahan harus diterapkan sehingga perusahaan dapat fokus
terhadap core business-nya. Dan pemilihan mengenai mana yang akan digunakan dalam suatu
perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan
sejauh mana kita memerlukannya. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu besar dan sangat
sederhana, maka jalan insourcing atau self-sourcing adalah langkah yang terbaik. Tetapi kalau
sudah mencangkup area yang lebih luas lagi, maka outsourcing adalah jalannya.

Dilihat dari segi resiko dan tingkat kegunaannya, ini tergantung dari bentuk dan kegiatan bisnis
perusahaan. Penjelasan diatas terdapat beberapa keuntungan dan kelemahan dari outsourcing
tersebut, jika perusahaan dapat mengintegrasikan keuntungan dan kelemahan tersebut maka
perusahaan pasti dapat menjalankan sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Termasuk yang
paling penting adalah bagaimana penyediaan Sumber daya baik manusia maupun sistemnya
sehingga sesuai dengan kebutuhan.