BAB II

MANAJEMEN PELAKSANAAN PROYEK

2.1 Uraian Umum

Manajeman proyek merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen
(perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian) secara sistimatis pada suatu proyek
dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien, agar
tercapai tujuan proyek secara optimal.

Proyek dapat didefinisikan sebagai suatu usaha untuk mencapai suatu

tujuan tertentu yang dibatasi oleh waktu dan sumber daya yang terbatas. Usaha
tersebut dibatasi oleh tiga variabel proyek, yaitu waktu (time), mutu (quality) dan
harga (cost). Kegiatan-kegiatan ini menghasilkan suatu output, baik software
(design), maupun hardware (pelaksanaan fisik). Unsur-unsur yang dikelola dalam
sebuah proyek, yaitu :

a. Money (uang dan material)

b. Man (tenaga kerja)
c. Machine (alat-alat untuk mempermudah pelaksanaan proyek)
d. Methode (mekanisme dan prinsip kerja yang diterapkan dalam
menjalankan suatu proyek)

2.2      Definisi dan Aspek-aspek dalam Manajemen Proyek

 
1. Manajemen
 Suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang
terdiri atas kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian terhadap
sumber-sumber daya yang terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan
sasaran yang efektif dan efisien.

2. Tujuan Manajemen
  Mendapatkan metode atau cara teknis yang paling baik agar
dengan sumber-sumber daya yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam
hal ketetapan, kecepatan, penghematan dan keselamatan kerja secara
komprehensif.

3. Unsur-unsur Manajemen
a. Tujuan : sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya, mutu,
waktu, dan keselamatan.
b. Pemimpin : mengarahkan organisasi dalam mencapai sasaran dan
tujuan.
 c. Sumber-sumber daya yang terbatas : manusia, modal/biaya, peralatan
dan material.
d. Kegiatan  : Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan
Pengendalain.
4. Perencanaan (Planning)
  Perencanaan harus dibuat dengan cermat, lengkap, terpadu dan
dengan tingkat kesalahan paling minimal. Namun hasil dari perencanaan
bukanlah dokumen yang bebas dari koreksi karena sebagai acuan bagi
tahapan pelaksanaan dan pengendalian, perencanaan harus terus
disempurnakan secara iterative untuk menyesuaikan dengan perubahan
dan perkembangan yang terjadi pada proses selanjutnya.

5. Pengorganisasian (Organizing)
Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pengelompokan jenis-
jenis pekerjaan, menurut pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
personel serta meletakkan dasar bagi hubungan masing-masing unsur
organisasi. Untuk menggerakkan organisasi, pimpinan harus mampu
mengarahkan organisasi dan menjalin komunikasi antarpribadi dalam
hierarki organisasi. Semua itu dibangkitkan melalui tanggung jawab dan
partisipasi semua pihak.
Struktrur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan
kerangka penjabaran tugas personel penanggung jawab yang jelas, serta
kemampuan personel yang sesuai keahliannya, akan diperoleh hasil positif
bagi organisasi.

6. Pelaksanaan (Actuating)
  Kegiatan ini adalah implementasi dari perencanaan yang telah
ditetapkan, dengan melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguhnya
secara fisik atau nonfisik sehingga produk akhir sesuai dengan sasaran dan
tujuan yang telah ditetapkan. Karena kondisi perencanaan sifatnya masih
ramalan dan subyektif serta masih perlu penyempurnaan, dalam tahapan
ini sering terjadi perubahan-perubahan dari rencana yang telah ditetapkan.

7. Pengendalian (Controlling)
Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini dimaksudkan untuk
memastikan bahwa program dan aturan kerja yng telah ditetapkan dapat
dicapai dengan penyimpangan paling minimal dan hasil paling
memuaskan. Untuk itu dilakukan bentuk-bentuk kegiatan seperti berikut :
a. Supervise : melakukan serangakaian tindakan koordinasi pengawasan
dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur
organisasi yang telah ditetapkan, agar dalam operasional dapat
 dilakukan secara bersama-sama oleh personel dengan kendali
pengawas.
b. Inspeksi : melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan
tujuan menjamin spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang
direncanakan.
c. Tindakan Koreksi : melakukan perbaikan dan perubahan terhadap
rencana yang telah ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi
pelaksanaan.

8. Proyek :
Gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia, material,
peralatan dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi
sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan.Dari semua uraian diatas,
dapat ditarik kesimpulan bahawa Manajemen Proyek adalah penerapan
ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan
dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan
yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal
kinerja biaya, mutu dan waktu, serta keselamatan kerja.

Dalam manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar

output proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah
mengidentifikasi berbagai masalah yang mungkin timbul ketika proyeek
dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat diidentifikasi dan menjadi
masalah dalam manajemen proyek serta membutuhkan penanganan yang
cermat adalah sebagai berikut :

a. Aspek Keuangan : Masalah ini berkaitan dengan pembelanjaan dan

pembiayaan proyek. Biasanya berasal dari modal sendiri dan/atau
pinjaman dari Bank atau investor dalam jangka pendek atau jangka
panjang. Pembiayaan proyek menjadi sangat krusial bila proyek
berskala besar dengan tingkat kompleksitas yang rumit, yang
membutuhkan analisis keuangan yang cepat dan terencana.
b. Aspek Anggaran Biaya : Masalah ini berkaitan dengan perencanaan
dan pengendalian biaya selama proyek berlangsung. Perencanaan yang
matan dan terperinci akan menudahkan proses pengendallian biaya,
sehingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran yng
direncanakan. Jika sebaliknya, akan terjadi peningkatan biaya yang
besar dan merugikan bila proses perencanaannya salah.
c. Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia : Masalh ini berkaitan
dengan kebutuhan dan alokasi SDM selama proyek berlangsung yang
berfluktuatif. Agar tidak menimbulkan masalah yang kompleks,
perencanaan SDM didasarkan atas organisasi proyek yeng dibentuk
 sebelumnya dengan melakukan langkah-langkah, proses staffing SDM,
deskripsi kerja, perhitungan beban kerja, deskripsi wewenang dan
tanggung jawab SDM serta penjelasan tentang sasaran dan tujuan
proyek.
d. Aspek Manajemen Produksi : Masalah ini berkaitan dengan hasil akhir
dari proyek; hasil akhir proyek negative bila proses perencanaan dan
pengendaliannya tidak baik. Agar hal ini tidak terjadi, maka dilakukan
berbagai usaha untuk meningkatkan produktivitas SDM, meningkatkan
efisiensi prose produksi dan kerja, meningkatkan kualitas produksi
melalui jaminan mutu dan pengendalian mutu.
e.   Aspek Harga : Masalah ini timbul karena kondisi eksternal dalam hal
persaingan harga, yang dapat merugikan perusahaan karena produk
yang diahasilkan membutuhkan biaya produksi yang tinggi dan kalah
bersaing dengan produk lain.
f. Aspek Efektifitas dan Efisiensi : Masalah ini dapat merugikan bila
fungsi produk yang dihasilakn tidak terpenuhi/tidak efektif atau dapat
juga terjadi bila factor efisiensi tidak terpenuhi, sehingga usah
produksi membutuhkan biaya yang besar.
g. Aspek Pemasaran : Masalah ini timbul berkaitan dengan
perkembangan factor eksternal sehubungan dengan persaingan harga,
strategi promosi, mutu produk serta analisi pasar yang salah terhadap
produksi yang dihasilkan.
h. Aspek Mutu : Masalah ini berkaitan dengan kualitas produk akhir yang
nantinya dapat meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan
bagi pelanggan.
i.   Aspek Waktu : Masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya
bila terlambat dari yang direncanakan serta akan menguntungkan bila
dapat dipercepat.

2.3      Karakteristik dan Siklus Proyek

Timbulnya suatu proyek, dalam kurun waktu yang dibatasi, bisanya
dibatasi dengan kebutuhan-kebutuhan yang sifatnya mendesak karena tuntutan
pengembangan dan tingkat pertumbuhan social dan ekonomi dari suatu lokasi atau
daerah tertentu. Proyek biasanya difasilitasi oleh pemerintah atau dapat juga
dilatarbelakangi semata-mata oleh manfaat ekonomis, yang biasanya dilakukan
oleh sector swasta.
Masing-masing proyek biasanya karakteristik tersendiri dalam hal
kegiatan yang dilakukan, tujuan dan sasaran, serta produk akhir. Untuk lebih jelas,
berikut ini diuraikan jenis proyek berdasarkan komponen kegiatan utama dan
produk akhir.
1. Proyek Konstruksi : Kegiatan utamanya adalah studi kelayakan, design
engineering, pengadaan dan konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan
jembatan, gedung, pelabuhan, jalan raya, dan sebagainya, yang biasanya
menyerap kebutuhan sumber daya yang besar serta dapat dimanfaatkan
oleh orang banyak.
2. Proyek Industri Manufaktur : Kegiatan utamanya adalah design
engineering, pengembangan produk, pengadaan, manufaktur, perakitan,
uji coba terhadap produk serta pemasaran. Produknya dapat berupa
kendaraan, alat elektronik, bahan tekstil, pakaian, serta lainnya yang dapat
diproduksi dalam jumlah missal, penggunannya dapat bersifat individu
atau dapat digunakan banyak orang.
3.   Proyek Penelitian dan Pengembangan : Kegiatan utama pada proyek ini
adalah melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka
menghasilkan produk tertentu. Proses pelaksanaan serta lingkup kerja
yang dilakukan sering mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan
tujuan akhir proyek. Tujuan proyek dapat berupa memperbaiki atau
meningkatkan produk, pelayanan, atau metode produksi.
4.   Proyek Padat Modal : Jenis proyek ini tidak diartikan berdasarkan
komponen kegiatannya saja, tetapi lebih kepada jumlah dana capital yang
digunakan dengan jumlah cukup besar. Proyek padat modal tidak selalu
berarti padat tenaga kerja, namun dapat saja proyek dengan teknologi
tinggi yang menbutuhkan biaya besar dengan tenaga kerja secukupnya.
Sebagai contoh adalah proyek pembebasan lahan, pembelian material, dan
peralatan dengan jumlah besar, membangun fasilitas produksi, dan lain
sebagainya.
5.   Proyek Pembangunan Produk Baru : Proyek ini merupakan gabungan
anatara proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal,
lalu dilanjutkan dengan mendirikan unit percobaan dalam bentuk pilot
plan. Setelah hasil uji coba berhasil dan dapat diproduksi secara missal,
dilanjtkan dengan proyek padat modal untuk membangun fasilitas
produksi sesuai dengan kapasitas yang diinginkan.
6.   Proyek Pelayanan Manajemen : Proyek ini berkenaan dengan kegiatan-
kegiatan spesifik suatu perusahaan dimana produk akhirnya berupa jasa
atau dalam bentuk nonfisik. Laporan akhir dari proyek dapat dipakai oleh
perusahaan pemilik proyek sebagai rekomendasi untuk pedoman
pelaksanaan, standar operasional prosedur dari suatu pekerjaan. Contoh
jenis proyek ini adalah proyek pengembangan system informasi
perusahaan, perbaikan efisiensi kinerja perusahaan, dan sebagainya.
7.   Proyek infrastruktur : proyek ini biasanya berkaitan dengan penyediaan
kebutuhan masyarakat secara luas dalam hal prasarana transportasi,
pembangunan waduk pembangkit tenaga listrik, pengairan sawah, sarana
instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum. Biasanya
 proyek ini padat modal dan padat karya yang mendapat bantuan pinjaman
dari donator luar negeri dengan pinjaman jangka panjang, yang
pembayarannya serta pengelolaan dananya dilakukan oleh pemerintah atau
dapat juga dengan investasi pihak swasta kemudian pemerintah member
konsesi.

Kompleksitas proyek dapat ditunjukkan berdasarkan skala proyek, modal

yang ditanamkan, sumber daya, tingkat keunikan, hubungan internal dan
eksternalpada proyek, serta toleransi penyimpangan yang dapat diterima. Besar
kecil proyek tidak dapat menerima kompleksitas proryek karena proyek kecil
dapat saja lebih kompleks pengelolaannya daripada proyek besar

2.3.1 Siklus Proyek

Untuk lebih memahami tahapan kegiatan dalam siklus proyek, dibawah ini
dijelaskan siklus proyek konstruksi, manufaktur dan proyek infrastruktur
berdasarkan durasi waktu dan biaya yang harus dikeluarkan.

1. Siklus Proyek Konstruksi

A. Tahap Konsektual Gagasan : Tahapan ini terdiri atas kegiatan,
perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan awal, indikasi
awal dimensi, biaya dan jadwal proyek.
B.  Tahap Studi Kelayakan : Studi kelayakan dengan tujuan mendapatkan
keputusan tentang kelanjutan investasi pada proyek yang akan
dilakukan. Informasi dan data dalam implementasi perencanaan proyek
lebih lengkap dari langkah diatas, sehingga penentuan dimensi dan
biaya proyek lebih akurat lagi dengan tinjauan terhadap aspek social,
budaya, ekonomi, financial, legal, teknis dan administrative yang
komprehensif.
C. Tahap Detail Design : Tahapan ini terdiri atas kegiatan, pendalaman
berbagai aspek persoalan, design engineering dan pengembangan,
pembuatan jadwal induk dan anggaran serta menentuksan perencanaan
sumber daya, pembelian dini, penyiapan perangkat dan penentuan
peserta proyek dengan program lelang.
D. Tujuan tahap ini adalah menetapkan dokumen perencanaan lengkap
dan terperinci, secara teknis dan administrative, untuk memudahkan
pencapaian sasaran dan tujuan proyek.
E. Tahap Pengadaan : Tahapan ini adalah memilih kontraktor pelaksana
dengan menyertakan dokumen perencanaan, aturan teknis dan
administrasi yang lengkap, produk tahapan detail design. Dari proses
ini diperoleh penawaran yang kompetitif dari kontraktor dengan
tingkat akuntabilitas dan transparansi yang baik.
 F. Tahap Implementasi : Tahap ini terdiri atas kegiatan, design
engineering yamg rinci, pembuatan spesifikasi dan criteria, pembelian
peralatan dan material, fabrikasi dan konstruksi, inspeksi mutu, uji
coba, start-up, demobilisasi dan laporan penutup proyek. Tujuan akhir
proyek adalah mendapatkan kinerja biaya, mutu, waktu dan
keselamatan kerja paling maksimal, dengan melakukan proses
perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan dan pengendalian yang lebih
cermat serta trperinci dari proses sebelumnya. Pada tahap ini
kontraktor memilki peran dominan dengan tujuan akhir sasaran proyek
tercapai dan mendapatkan keuntungan maksimal. Peran memiliki
proyek pada tahapan ini dilakukan oleh agen pemilik sebagai
konsultan pengawas pelaksanaan, dengan tujuan mereduksi segala
macam penyimpangan serta melakukan tindakan koreksi yang
diperlukan.
G. Tahap Operasi dan Pemeliharan : Tahap ini terdiri atas kegiatan
operasi rutin dan pengamatan prestasi akhir proyek serta pemeliharaan
fasilitas bangunan yang dapat digunakan untuk kepentingan social dan
ekonomi masyarakat. Biaya yang dikeluarkan pada tahap ini bersifat
rutin dan nilainya cenderung menurun dan pada tahap ini adanya
pemasukan dana dari operasional proyek.

2. Siklus Proyek Manufaktur

A. Tahap Perumusan Gagasan : Tahap ini terdiri atas kegiatan, perumusan
gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan, indikasi dimensi proyek dan
biaya serta jadwal.
B. Tahap Detail Design : Tahap ini terdiri atas kegiatan analisis fungsi dan
preliminary design terhadap produk yang akan dibuat, design
engineering terinci serta pengembanagan produk dengan acuan
spesifikasi, criteria dan gambar design yang telah dibuat sebelumnya.
C. Tahap Pengembangan dan Integrasi Sistem : Tahap ini melakukan studi
dan pengembangan fasilitas dan peralatan yang akan digunakan, lalu
melakukan proses integrasi terhadap system.
D. Membuat Prototipe : Sebelum produk akhir dihasilkan, biasanya di buat
prototype yang kemudian langsung di uji coba untuk mendapat masukan
bagi kegiatan berikutnya.
E. Manufaktur : Kegiatan tahap ini adalah melakukan pembelian material
dan peralatan secara fabrikasi komponen produk untuk mempersiapkan
produksi missal.
F. Perakitan dan Instalasi : Kegiatan ini terdiri atas merakit komponen-
komponen produk menjadi produk akhir, mengadakan tes, inspeksi dan
uji coba sebelum sampai ke konsumen.
 3. Siklus Proyek Infrastruktur
A. Tahap Komseptual Proyek : Pada thapan ini biasanya pemerintah
membuat rancangan konseptual untuk proyek jalan tol dengan mengacu
kepada kebutuhan yang mendesak serta mempunyai cukup akses
dengan jaringan jalan yang sudah ada. Pihak swasta dapat juga
mengajukan proposal kepada pemerintah dengan pertimbangan-
pertimbangan teknis serta financial yang cukuo memadai.
B. Tahap promosi : Tahap promosi terdiri atas design pendahuluan,
evaluasi studi kelayakan dan penyerahan konsesi oleh pemerintah
kepada pihak swasta yang di beri wewenang menyelenggarakan
proyek,dengan pertimbangan kesepakatan kedua belah pihak sudah
memennuhi ketentuan yang berlaku.
C. Tahap Detail Design dan Pengadaan : Tahap ini adalah design
terperinci, terdiri atas kegiatan pendalaman aspek persoalan, seperti :
design engineering, pembuatan jadwal induk atau anggaran, penyiapan
perangkat dan peserta proyek untuk program lelang pelaksana
konstruksi.
D. Tahap Konstruksi : Pelaksanaan konstruksi membutuhkan biaya sangat
besar, pembiayaannya dapa diperoleh dari pasar modal atau pinjaman
sindikasi bank atau dapat juga dengan penyertaan modal oleh stake-
holder lainnya.
E. Tahap Operasi dan Pemeliharaan : Pada tahap ini pihak swasta dapat
bekerja sama dengan operatot yang telah berpengalaman dalam hal
pengoperasian jalan tol sebagai bagian dari konsorsium proyek. Pihak
operator melakukan kegiatan pemungutan biaya kepada masyarakat,
pemeliharaan terhadap fasilitas proyek yang semuanya diawasi secara
penuh oleh pihak konsorsium dalam rangka mencapai tujuan dan
sasaran proyek dengan kinerja biaya, waktu, mutu dan keselamatan
kerja yang paling maksimal

2.4      Organisasi Proyek

Organisasi proyek biasanya adalah bagian dari organisasi yang lebih besar
seperti pemerintah, institusi, badan atau lembaga atau dapat juga dengan skala
lebih kecil seperti perusahaan, lembaga pendidikan, lembaga kesehatan, lembaga
penelitian, kumpulan dari kelompok kepentingan, dan lainnya. Agar tujuan
organisasi dapat dicapai, dilakukan proses sebagai  berikut :

1. Identifikasi dan pembagian kegiatan : identifikasi dan pembagian kegiatan

proyek perlu diketahui untuk menentukan volume pekerjaan, macam dan
jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan serta anggarannya
sehingga dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai
dengan sasaran dan tujuan proyek.
 2. Pengelompokan penanggung jawab kegiatan : agar hasilnya maksimal,
pemilihan penanggung jawab organisasi disesuaikan dengan keahlian,
keterampilan dan kemampuan personel di bidangnya sehingga sasaran dan
tujuan proyek dapat tercapai.
3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab : setiap personel penanggung
jawab kegiatan harus mengetahui wewenang dan tanggung jawab
pekerjaannya, dengan membuat penjabaran kerja serta standar prosedur
operasional pekerjaan yang dikelolanya.
4. Menyusun mekanisme pengendalian : karena organisasi proyek
melibatkan banyak pihak, maka agar tidak terjadi penyimpangan,
mekanisme pengendalian dan kordinasi dibuat dalam format yang dapat
menggerakkan organisasi dalam mengidentifikasi, memecahkan masalah,
serta melakukan tindakan koreksi untuk mengatasi penyimpangan.

Struktur organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur dan keunikan

berbeda berdasar kebutuhan system manajemen proyek. Oleh karena itu,
organisasi proyek mempunyai susunan dan hierarki yang berlainan pula.
Pemilihan organisasi proyek didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas
proyek; semakin kompleks proyek, semakin kompleks pula susunan
organisasinya. Beberapa macam susunan organisasi proyek dapat dijelaskan
seperti di bawah ini.
1. Organisasi Proyek Fungsional : Struktur organisasi jenis ini
dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep
otoritas dan hierarki vertical. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya
dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan,
karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan
keseluruhan, bila organisasi fungsional digunakan.
2. Organisasi Proyek Murni : Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan
bagian tersendiri dari organsasi fungsional perusahaan, di mana manajer
mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek
memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam
koordinasi perusahaan.
3. Organisasi Proyek Matriks : Struktur organisasi proyek ini biasanya
gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli
dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organsasi fungsional
sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan
proyek serta organisasi fungsional perusahaan.

2.5      Kontrak-kontrak pada Proyek

Kontrak pada proyek menentukan hak dan kewajiban antara dua belah
pihak atau lebih yang terlibat dalam kontrak, biasa dilakukan antara pemilik
dengan konsultan atau kontraktor, kontraktor dengan pemasok, dan lain
sebagainya. Kontrak bersifat mempunyai aspek hokum yang kuat serta mengikat,
sehingga para pihak yang terlibat mempunyai kewajiban-kewajiban yang harus
dipenuhi, ditulis dengan jelas dalam dokumen kontrak.

1. Kontrak Proyek Konstruksi

Kontrak Penawaran Bersaing, Setelah penawaran lelang dilakukan dan
didapat secara bertanggung jawab serta dengan studi dan evaluasi penawaran
diterima, proyek pun diserahkan kepada kontraktor terpilih lalu ditrbitkanlah
Surat Perintah Kerja (SPK). Hal-hal yang diprhatikan dalam kontrak dengan
penawaran bersaing :
a.Pelaksanaan pekerjaan
b. Kontrak penawaran
c.Estimasi biaya dilakukan oleh owner
d. Pernyataan tentang penyerahan
e.Kontrak penawaran bersaing terdiri atas :

2. Kontrak lump sump,

Di mana biaya yang harus dikeluarkan pemilik proyek adalah suatu
jumlah tetap yang didapat dari perhitungan seluruh aspek pekerjaan sesuai
dengan dokumen kontrak, seperti gambar design, spesifikasi umum dan teknis
serta aturan-aturan administrative lainnya  Kontrak ni tidak cocok untuk
volume pekerjaan yang tidak pasti seperti pekerjaan penggalian tanah dan
pekerjaan pondasi.
3. Kontrak unit price
Didasarkan atas estimasi volume pekerjaan yang telah diklarifikasi
berssama-sama pemilik proyek dengan jumlah biaya per unit pekerjaan.
4. Kontrak Penawaran Negosiasi Biaya
Adalah melakukan transaksi dengan cara penawaran yang dilakukan
oleh dua belah pihak, yaitu pemilik proyek dan kontraktor pelaksana yang
dikenal pemilik, dengan harapan diperoleh harga penawaran yang sesuai
dengan keinginan pihak-pihak tersebut. Kontrak ini biasanya terdiri atas :
a.Kontrak lump sump.
b. Unit price
c.Kontrak cost plus free

2.5.1 Sistem Kontrak pada Proyek Konstruksi

Sistem kontrak diberlakukan dalam proyek konstruksi. Yang mengatur

hubungan  kontrak dan koordinasi terhadap semua pihak yang terlibat.

a) Kontraktor Utama Tunggal (Single Prime Contract

b) Kontraktor Utama Terpisah (Separate Prime Contract
 c) Desain dan Bangun (Design and Build.
d) Manajemen Konstruksi (Construction Management
e) Desain dan Kelola (Design and Manage
f) Pembayaran Kontrak Proyek Konstruksi
2.5.2 Dokumen Kontrak

Dokumen Kontrak adalah dokumen tertulis untuk menetukan secara tepat

hak dan kewajiban setiap pihak. Isi dokumen kontrak :

a) Surat Penawaran
b) Instruksi Kepada Penawar
c) Syarat-syarat Umum
d) Syarat-syarat Tambahan
e) Spesifikasi Teknik
f) Gambar
g) Adendum
h) Proposal
i) Surat Jaminan Penawaran
j) Persetujuan
k) Surat Jaminan Pelaksanaan
l) Surat Jaminan Pembayaran Tenaga dan Material
m) Skedul Waktu
n) Kondisi Kerja (Umum dan Khusus)
o) Dokumen Maintenance dan Training.

2.5.3 Kontrak Proyek Infrastruktur

Beberapa proyek infrasturktur sudah banyak dilakukan dengan cara

privatisasi, di mana pera swasta lebih dominan dibanding pemerintah. Kondisi ini
mempengaruhi kontrak kedua belah pihak, masing-masing mempunyai posisi
dengan hak dan kewajiban dengan konsekuensi yang sama. Semua ini
dimaksudkan untuk memberikan pelayanan publik dengan standar yang lebih
tinggi, transparan, dan bertanggung jawab. Kontrak proyek infrastruktur dapat
diuraikan seperti di bawah ini :

a) Build Operate Transfer (BOT).

b) Build Transfer Operate (BTO).
c) Build Own Operate (BOO)..

2.6  Manajemen Sunber Daya

Perencanaan sumber daya yang matang dan cermat sesuai dengan

kebutuhan logis proyek akan membantu pencapaian sasaran dan tujuan proyek
secara maksimal, dengan tingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi. Kebutuhan
sumber daya pada tiap-tiap proyek tidak selalu sama, bergantung pada skala,
lokasi serta tingkat keunikan masing-masing proyek.

Dalam menetukan alokasi sumber daya untuk proyek, beberapa aspek

yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan adalah sebagai berikut :

a) Jumlah sumber daya yang tersedia sesuai dengan kebutuhan proyek.

b) Konidsi keuangan membayar sumber daya yang akan digunakan.
c) Produktivitas sumber daya.
d) Kemapuan dan kapasitas sumber daya yang akan digunakan.
e) Efeketivitas dan efisiensi sumber daya yang digunakan.

2.6.1 Manajemen Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang ada pada suatu proyek dapat dikategorikan
sebagai tenaga kerja tetap dan tenaga kerja tidak tetap. Pembagian kategori ini
dimaksudkan agar efisiensi perusahaandalam mengelola sumber daya dapat
maksimal dengan beban ekonomis yang memadai.  Tenaga kerja/karyawan yang
berstatus tetap biasanya dikelola perusahaan dengan pembayaran gaji tetap setiap
bulannya dan diberi beberapa fasilitas lain dalam rangka memelihara
produktivitas kerja karyawan serta rasa kebersamaan dan rasa memiliki
perusahaan.

Hal ini dilakukan agar karyawan tetap sebagai aset perusahaan dapat
memberikan karya terbaiknya serta memberikan keuntungan bagi perusahaan
sesuai dengan keahlian yang dimiliknya. Adanya tenaga kerja tidak tetap
dimaksudkan agar perusahaan tidak terbebani oleh pembayaran gaji tiap bulan
bila proyek tidak ada atau jumlah kebutuhan tenaga kerja pada saat tertentu dalam
suatu proyek dapat disesuaikan dengan jumlah yang seharusnya.

2.6.2 Manajemen Sumber Daya Peralatan

Dalam penentuan alokasi sumber daya peralatan yang akan digunakn

dalam suatu proyek, kondisi kerja serta kondisi peralatan perl diidentifikasi
dahulu. Beberapa yang perlu diidentifikasi adalah :

1. Medan Kerja
2. Cuaca
3. Mobilitas peraltan
4. Komunikasi
5. Fungsi peralatan.
6. Kondisi peralatan.
2.6.3 Manajemen Sumber Daya Material

Dalam pengelolaan material dibutuhkan beragam informasi tentang

spesfikasi, harga maupun kualitas yang diinginkan, agar beberapa penawaran
pemasok dapat dipilih sesuai dengan spesifikasi proyek dengan harga yang paling
ekonomis, seperti diuraikan di bawah ini.

1. Kualitas material.
2. Spesifikasi teknik material.
3. Waktu pengiriman/delivery.
4. Pajak penjualan material
5. Termin pembayaran
6. Pemasok material
7. Gudang penimbunan material
8. Harga material.
9. Jadwal penggunaan material harus sesuai

2.6.4 Manajemen Sumber Daya Modal/Keuangan

Dalam mengelola suatu proyek, dibutuhkan perencanaan matang dalam

hal aliran kas masuk dan kas keluar, yang disebut Aliran Kas (Cashflow). Aliran
kas memuat penggunaan dana selama proyek berlangsung, berupa :

1. Kas keluar
Penggunaan modal, pembayaran tenga kerja dan staff kantor,
pembelian material, sewa/beli peralatan, pembayaran subkontraktor dan
pemasok pembayaran pajak, pembayaran asuransi, retensi, pembayaran
pinjaman serta bung bank serta biaya overhead.
2. Kas masuk
Modal awal, pinjaman dari bank,uang muka proyek, penerimaan
termin pembayaran.

2.7 Rencana Kerja

Rencana kerja merupakan sesuatu yang sangat penting bagi kontraktor di
dalam melaksanakan pekerjaan. Dengan adanya rencana kerja akan diperoleh
gambaran secara jelas dan terperinci tentang lingkup pekerjaan yang akan
dilaksanakan beserta waktu yang akan disediakan untuk masing-masing tahapan
pekerjaan. Bentuk rencana kerja yang umumnya ada dalam setiap proyek
meliputi:

2.7.1 Time Schedule

Time Schedule adalah suatu bentuk rencana kerja yang dapat berupa tabel,
berisi jenis-jenis pekerjaan disertai waktu dimulainya sampai dengan berakhirnya
setiap jenis pekerjaan tersebut. Namun demikian, pada umumnya time schedule
tidak memperhatikan masalah biaya dan kurang jelas menunjukan ketergantungan
antar jenis pekerjaan yang satu dengan yang lainnya.

2.7.2 Kurva S
Kurva S merupakan grafik yang menyatakan hubungan antara bobot
kumulatif keajuan pekerjaan dalam persen dengan waktu pelaksanaan pekerjaan
dalam satuan waktu. Dengan adanya kurva S, dapat diikuti perkembangan
kemajuan pekerjaan setiap saat sehingga dapat diketahui dengan cepat apabila
proyek mengalami keterlambatan atau kemunduran. Kurva S juga dapat dipakai
untuk menilai prestasi kerja kontraktor sampai dengan waktu yang ditinjau.
Dalam kenyataanya di lapangan, meskipun setiap tahapan kegiatan dalam
proyek sudah direncanakan denga baik, masih sering dijumpai timbulnya
permasalahanyang dapat menghambat berlangsungnya pekerjaan proyek yang
pada akhirnya akan mengakibatkan keterlambatan dalam penyelesaian proyek itu
sendiri. Permasalahan yang timbul dapat berupa masalah teknis maupun non
teknis yang sulit diputuskan.

2.7.3 Shop Drawing

Rencana gambar yang telah dibuat terkadang masih perlu dijelaskan
dengan gambar-gambar dan detail-detail agar mememudahkan pelaksanaannya
dan menghindari kesalahan serta memperlancar jalannya pekerjaan. Selain untuk
memperjelas gambar kerja terkadang juga dalam pelaksanaan apabila terjadi
perubahan-perubahan dari semula, maka perlu perubahan kerja yang lebih lengkap
yang disetujui oleh perencana dan pengawas.

2.8 Tenaga Kerja, Waktu Kerja dan Upah Kerja

Pada umumnya pengaturan tenaga kerja pada semua kontraktor hampir
sama dari segi waktu kerja. Hanya saja mengenai sistem pengupahan masing-
masing mempunyai peraturan sendiri. Tetapi pada prinsipnya pengaturan tenaga
kerja ini sesuai denga undang-undang perubahan yang di dalamnya terdapat
peraturan mengenai jam kerja, jam lembur, upah minimum dan segala yang
berhubungan dengan masalah ketenagakerjaan.

2.8.1 Tenaga Kerja

Tenaga kerja pada pryek ini dapat dibedakan menjadi 3 yaitu:

1. Tenaga Tetap
Tenaga kerja tetap adalah karyawan yang telah diangkat, dan mendapat gaji
langsung dari kantor pusat.
 2. Tenaga Harian
Tenaga kerja harian adalah tenaga kerja yang diperjakan berdasarkan
kebutuhan pada suatu jenis pekerjaan tertentu. Jumlah tenaga kerja harian
tergantung pada upahnya berdasarkan prestasi pekerjaan yang dilakukan.
Mandor berkewajiban mengatur anak buahnya yang disesuaikan kebutuhan
dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan.

2.8.2 Waktu Kerja

Waktu kerja pada hari senin-Sabtu mulai pukul 08.00 - 18.00 dan juga
kadang diberlakukan pekerjaan tambahan pada hari minggu yakni mulai pukul
08:00 – 18:00.

2.8.3 Upah Kerja

Pelaksanaan pembayaran upah pada karyawan yang bekerja pada proyek
ini adalah sebagai berikut :
1. Upah karyawan tetap dibayarkan setiap akhir bulan
2. Upah mandor dibayarkan melalui bagian administrasi proyek
3. Upah tenaga kerja dibayarkan setiap minggunya melalui mandor,
tepatnya setelah mandor mendapat dari bagian administrasi proyek.
2.9 Sistem Pelaporan Proyek, Administrasi Proyek, Rapat Proyek
2.9.1 Sistem Laporan
Laporan kerja dibuat pada saat proyek sedang berjalan maupun setelah
proyek berakhir yang dijadikan sebagai bahan evaluasi hasil pekerjaan dan untuk
penyempurnaan proyek di masa mendatang.
Pada proyek Rekontruksi Jalan Waesala – Piru/PN ini, sistem laporan
terdiri dari laporan harian, lapran mingguan dan laporan bulanan.

a) Laporan Harian
Laporan harian dibuat setiap hari secara tertulis oleh pihak
pelaksana proyek dalam melakukan tugasnya dan dalam
mempertanggungjawabkan terhadap apa yang telah dilaksanakan serta
untuk mengetahui hasil kemajuan pekerjaannya sesuai dengan rencana
atau tidak. Laporan ini dibuat untuk memberikan informasi bagi
pengendali proyek dan pemberi tugas melalaui direksi tentang
perkembangan proyek. Laporan harian beriskan data-data anatara lain :

1. Waktu dan jam kerja

2. Pekerjaan yang telah dilaksanakan maupun yang belum
3. Keadaan cuaca
4. Bahan-bahan yang amsuk kelapangan
5. Peralatan yang tersedia di lapangan
6. Jumlah tenaga kerja
 7. Hal-hal yang terjadi di lapangan

b) Laporan Mingguan
Laporan mingguan ini dibuat berdasarkan laporan harian yang
telah dibuat sebelumnya. Laporan mingguan berisi tentang uraian
pekerjaan hari-hari sebelumnya serta kemajuan kemajuan pekerjaan yang
telah dilaksanakan selama satu minggu. Laporan ini dibuat oleh site
manager. Sama halnya seperti laporan harian, pembuatan laporan
mingguan juga dimaksudkan untuk mengetahui keadaan proyek, hanya
saja dalam laporan mingguan ini mencakup waktu setiap minggu dan
permasalahan yang kompleks. Presentase kemajuan dan atau
keterlambatan proyek juga dapta dilakukan melalui laporan mingguan ini
dengan cara membandingkan kurva S. Adapun gambaran mengenai
laporan mingguan seperti hal-hal berikut :
1. Kemajuan pelaksanaan pekerjaan sampai dengan minggu yang berlalu,
jenis peralatan beserta jumlahnya, jumlah tenaga kerja, dan material
yang digunakan besrta volumenya.
2. Besar baiaya proyek yang dikeluarkan selama satu minggu dan
perencanaan biaya yang akan dikeluarkan minggu berikutnya.
3. Jumlah pemakaian dan pemasukan bahan.
4. Catatan permasalahan yang ada selama satu minggu pelaksanaan.
5. Hambatan-hambatan yang timbul mengenai tenaga kerja, bahan dan
peralatan serta cara menanganinya.
6. Catatan tentang ada tidaknya pekerjaan tambah dan pekerjaan kurang
dalam pelaksanaan proyek selama satu minggu.
7. Instruksi, informasi, serta keputusan yang diperlukan kontraktor untuk
minggu berikutnya dari pihak pemberi tugas.

c) Lapran Bulanan
Lapaoran bulanan yang dibuat oleh kontraktor yaitu oleh site
manager dimaksudkan agar penggunaan dana dan prestasi kerja selama
satu bulan dapat dikontrol oleh pemilik proyek sesuai dengan kesepakatan
yang telah disepakati dalam tender proyek. Kemajuan ini proyek selama
satu bulan juga dapat diketahui melalui laporan bulanan ini. Laporan
bulanan ini merupakan akumulasi dari laporan mingguan, dilengkapi
dengan dengan foto dokumentasi sebagai tolak ukur realisasi kemajuan
pelaksanaan proyek, dan evalusai kemajuan pekerjaan terhadap rencana
awal. Dalam laporan bulanan yang berisi seluruh kegiatan proyek, baik
pelaksanaan maupun kegiatan-kegiatan penunjang terdapat dalam hal-hal
sebagai berikut :
1. Data umum proyek
2. Master schedule
 3. Monthly progress report
4. Permasalahan yang terjadi dan pemecahannya
5. Kondisi cuaca di proyek selama satu bulan lengkap
6. Foto dokumentasi kemajuan proyek
2.9.2 Administrasi Proyek
Administrasi Proyek berisi tentang laporan keuangan yang dibuat oleh
bagian administrasi proyek, dan yang dituangkan dalam laporan ini adalah sebagai
berikut.
1) Daftar pembayaran biaya tidak langsung yang dibuat setiap hari dan berisi
tentang pengeluaran uang yang dipergunakan setiap hari.

2) Bukti kas yang telah dibuat setiap minggu antara lain berisi tentang
keadaan keuangan proyek per-minggu.

Laporan keuangan ini dibuat satu minggu sekali dan dikirim kepada
Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Kantor Pusat serta pemilik proyek.
Administrasi keuangan bertanggung jawab dalam kegiatan pelaksanaan di proyek
bidang administrasi keuangan dan dokumentasi pembayaran, serta menyiapkan
laporan-laporan keuangan dan SDM proyek. Bertanggung jawab terhadap Site
Manager, dengan uraian tugas yang lebih spesifik yaitu :

1) Pencatatan keluar masuknya uang/kas

2) Mengurus perlengkapan dan kelancaran tagihan proyek

3) Membuat dan menyajikan cashflow kepada Kepala Proyek

4) Membuat laporan berkala di bidang keuangan

5) Menyusun anggaran pembelanjaan mingguan proyek

2.9.3 Rapat Organisasi

Rapat organisai adalah merupakan pertemuan yang diadakan dan dihadiri
oleh pemilik proyek, konsultan perencana, kontraktor utama dan sub-kontraktor
untuk mengadakan koordinasi lebih lanjut pada penanganan proyek. Dalam rapat
ini sebagai media untuk membahas masalah-masalah yang terjadi dan rencana
penyelesaiannya. Pada kondisi tertentu rapat organisasi ini dapat diadakan diluar
waktu biasanya, bila salah satu pihak memerlukannya. Masalah-masalah yang
dibahas dalam rapat ini anatara lain:
1) Kesulitan yang dihadapi oleh pihak kontraktor dalam pelaksanaan di
lapangan.
 2) Alternatif-alternatif dari pelaksanaan proyek dan masalah-masalah
lainyang berhubungan dengan pelaksanaan proyek secara teknis dalam
detail yang lebih terperinci dan jelas.

3) Prestasi fisik yang telah dicapai berdasrkan laporan yang telah dibuat.

4) Permaslahan atau macam-macam kesulitan yang menjadi faktor

penghambat dan alternatif-alternatif penanggulangannya.

Berikut ini ketentuan-ketentuan dalam pelaksanaan rapat organisasi yang

biasa disebut dengan rapat lapangan (site meeting) adalah sebagai berikut:

1. Minimal setiap minggu di tempat pekerjaan diadakan rapat yang dipmpin

oleh pemilik proyek denga pokok pembicaraan untuk persiapan rapat
organisasi.

2. Laporan kemajuan pekerjaan (progress report) dan hal-hal lain yang

tercantum dalam laporan mingguan.

3. Permasalahan administrasi

4. Permasalahan teknis ( penjelasan gambar dan instrksi perencana dan

pemilik proyek)

5. Koordinasi pekerjaan

6. Dari setiap site meeting ini pemilik proyek akan menyusun notulen yang
akan ditandatangani oleh pihak-pihak yang hadir.

7. Notulen tersebut merupakan salah satu bahan pembahasan dalam rapat

koordinasi minggu yang akan datang.

8. Rapat berkala ini bertujuan meninjau pelaksanaan proyek yang sedang

berlanggsung, mengetahui prestasi pekerjaan, permasalahan dan cara
pemecahannya.

Dalam proyek rapat yang diadakan adalah rapat koordinasi, meliputi:

a) Rapat Koordinasi Mingguan
Rapat koordinasi mingguan diadakan dengan dihadiri oleh owner,
konsultan perencana, dan kontraktor utama. Dalam hal ini dibahas hal-hal
yang berhubungan dengan pelaksanaan serta masalah-masalah teknis yang
timbul di lokasi proyek dan perkembangan proyek selama satu minggu
berjalan serta koordinasi masing-masing unsur proyek yang terlibat
langsung.
b) Rapat Koordinasi Bulanan
Rapat koordinasi bulanan pada dasrnya samadengan rapat
koordinasi mingguan hanya saja dalam rapat ini dibahas dan ditnjau
kembali pelaksanaan, masalah yang timbul dan perkembangan proyek
setiap bulannya.