RAPAT

A. Pengertian Rapat
Rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi atau perusahaan yang
bertujuan merundingkan atau memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan
organisasi atau perusahaan.

B. Fungsi Rapat
1. Untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi
4. Sebgai alat kordinasi
5. Sebagai sarana bernegosiasi
6. Sebagai sarana pembentukan peraturan,

C. Jenis-jenis Rapat
1. Menurut tujuannya
2. Menurut sifatnya
3. Menurut jangka waktunya
4. Menurut frekuensinya
a. Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh, rapat
mingguna, rapat bulanan dll.
b. Rapat incidental adalah rapat yang tidak terjadwal. Biasanya membahas
masalah yang sifatnya penting dan mendadak.
Terdapat beberapa jenis kegiatan teleconference, yaitu :
1. Audio Conference
Merupakan kegiatan pertukaran informasi yang dilakukan melalui suara dengan
media panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon
dalam waktu yang bersamaan.

Kelebihan Kelemahan
Biaya relatif lebih murah jika Kualitas panggilan telepon dapat
dibandingkan dengan web conference menurun jika peserta conference
dan video conference semakin banyak.

2. Web Conference
Merupakan fasilitas teleconference interaktif yang menggunakan fitur data
stream yang memungkinkan peserta rapat berkomunikasi dengan peserta lainnya
secara simultan dengan menggunakan teks, suara, video, bahkan berbagi file. Web
conference membutuhkan aplikasi khusus dari provider web conference yang dapat
diakses dengan cara berlangganan internet sehingga membutuhkan biaya yang
relatif tinggi. Keuntungannya materi presentasi dapat dibagikan ke seluruh peserta
rapat, presenter dapat memberikan penjelasan detail mengenai suatu dokumen dan
peserta dari web lain dapat secara serempak melihat dokumen presentasi tersebut.
3. Video Conference
Merupakan layanan teknologi komunikasi yang menyediakan fasilitas untuk
mempertemukan dua orang atau lebih yang berada di lokasi yang berbeda serata
 menggunakan jaringan komuter dengan komunikasi audio dan video. Kelemahannya
yaitu biaya yang digunakan relatif cukup mahal karena membutuhkan peraltan
khusus dan berkualitas tinggi untuk mendapatkan live streaming yang lancar.

D. Manfaat dan tujuan rapat

Teleconference bertujuan melakukan komunikasi jarak jauh dengan orang lain.
Dengan adanya teleconference, kita dapat menyampaikan berbagai informasi dan
berbicara mengenai hal penting melalui video atau audio. Dengan demikian, dapat
menghemat waktu dan biaya.
Manfaat penggunaan teleconference sebagai media pelaksanaan rapat adalah :
1. Memudahkan peserta rapat yang berjauhan untuk melakukan komunikasi
2. Komunikasi dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja
3. Komunikasi dapat dilakukan walaupun tidak dapat bertemu secara fisik
4. Pelaksanaan teleconference lebih fleksibel
5. Biaya teleconference lebih murah jika dibandingkan harus mendatangkan peserta
rapat yang tempatnya berjauhan.
Dari penjelasan tersebut, ditarik kesimpulan bahwa tujuan dari penggunaan media
teleconference dalam kegiatan rapat adalah mempermudah para peserta rapat untuk
menghemat waktu dan biaya.
E. Syarat-syarat rapat yang baik
1. Suasana terbuka
Suasana terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari
siapapun.
2. Tidak ada monopoli
Dalam rapat, semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam
mengeluarkan pendapat.
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
rapat diakatakan baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan
permasalahan yang dibahas dalam rapat.
4. Bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat
Pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat
agar mau berperan aktif dalam rapat dan mengawasi agar pembahasan tidak
menyimpang dari tujuan rapat.
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. Pertanyaan singkat dan jelas
7. Disiplin waktu

F. Prosedur rapat teleconference

Untuk melakukan rapat dengan menggunakan media teleconference, bebrapa
perangkat yang harus dipersiapkan adalah :
1. Komputer, tablet atau smartphone
2. Software, misalnya skype atau zoom
3. Koneksi interner
4. Alat pendukung audio
5. Alat pendukung video
G. Keunggulan dan kelemahan teleconference

Keunggulan Kelemahan
1. Meningkatkan produktivitas karena 1. Harga masih terbilang mahal untuk
kemampuan untuk berbagi ide, dimiliki
dokumen dengan mudah 2. Alat yang diperlukan sulit untuk
2. Menghemat biaya dan waktu didapat
3. Memudahkan dalam berkomunikasi 3. Instalasi agar sulit
jarak jauh
4. Mudah dapat mengaplikasikannya

H. Hambatan dalam teleconference

Adapun kendala yang bisa terjadi dalam kegiatan teleconference adalah perangkat
yang dibutuhkan tidak mencukupi atau kurang terkondisikan, sehingga mengakibatkan
komunikasi menjadi tidak lancer.

I. Dampak positif dan negatif teleconference

Dampak Positif Dampak Negatif

1. Memudahkan dalam berkomunikasi 1. Meremehkan suatu pertemuan
jarak jauh penting
2. Menghemat biaya dan waktu 2. Malas untuk keluar padahal dalam
3. Tidak perlu keluar untuk bertemu dan waktu luang
berbicara langsung 3. Kurangnya interaksi secara langsung
dalam bersosialisasi
4. Terkendala oleh sinyal