DOKUMEN DAN DATABASE

Makalah Ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Kelompok Mata Kuliah Sistem
Temu Balik Informasi

Dosen Pengampu :

Abdi Mubarok Syam, M.Hum.

Disusun Oleh :

Kelompok 7

Miftah Azizah Batubara 0601183176

Rahmiyanti 0601182084

Wiwik Dwi Febianti 0601183184

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA

2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT. Atas berkat Rahmat dan
Hidayah-Nya yang telah diberikan kepada kami sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini tentang Dokumen dan Database”. Penulisan makalah
ini untuk memenuhi salah satu tugas yang diberikan oleh dosen pembimbing mata
kuliah Sistem Temu Balik Informasi.

Makalah ini disusun untuk membantu mengembangkan kemampuan untuk

pemahaman pembaca terhadap Dokumen dan Database. Adapun materi yang
dibahas dalam makalah ini yaitu :

pengertian dokumen,Pengorganisasian dokumen,Dokumen sebagai rekaman

memori manusia,hubungan perpustakaan dengan dokumen,Pengertian
database,pengertian DBMS,Siklus data, Komponen Database,manajemen
Data,Database Planning,Hubungan antara perpustakaan dengam database .

Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada dosen pembimbing mata

kuliah Teknologi Media, yang telah memberi kesempatan kepada kami untuk
belajar menyusun makalah. Kritik dan saran kami harapkan dari pembaca agar
meningkatkan pembuatan makalah pada tugas selanjutnya.Semoga makalah ini
bermanfaat.

Pematangsiantar, 8 Januari 2021

Penulis

Kelompok 7
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................ii
DAFTAR ISI....................................................................................................................iii
BAB I................................................................................................................................iv
1.1 Latar Belakang........................................................................................................iv
1.2 Rumusan masalah.....................................................................................................v
1.3 Tujuan......................................................................................................................v
BAB II...............................................................................................................................6
A. Pengertian Dokumen..............................................................................................6
B. Pengorganisasian Dokumen...................................................................................6
C. Dokumen Sebagai Rekaman Memori Manusia......................................................8
D. Hubungan Perpustakaan Dengan Dokumentasi......................................................9
E. Pengertian Database...............................................................................................9
F. Pengertian DBMS (Database Management System)...............................................9
G. Siklus Pengolahan Data........................................................................................11
H. Komponen Sistem Basis Data..............................................................................11
I. Manajemen Data (Data Terstruktur dan Tidak Terstruktur).................................14
J. Database Planning................................................................................................15
K. Hubungan Antara Perpustakaan Dengan Database...............................................15
BAB III............................................................................................................................17
PENUTUP....................................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................18
 BAB I

PEMBAHASAN

1.1 Latar Belakang

Basis data (database) merupakan mekanisme yang digunakan untuk

menyimpan informasi atau data . Bagi setiap institusi maupun perusahaan, basis
data sangat penting karena basis data tidak hanya mempercepat perolehan
informasi, tetapi juga dapat meningkatkan daya saing terhadap perusahaan lain.
Hal inilah yang mendorong banyak perusahaan yang menggunakan pemrosesan
manual mulai beralih memanfaatkan basis data yang terkomputasi.Terdapat
beberapa model basis data, salah satu model basis data yang banyak digunakan
saat ini adalah model basis data relasional. Dalam pengelolaan basis data tersebut,
institusi dan perusahaan menggunakan Database Managemen System (DBMS)
karena kelebihannya dalam hal pemulihan (recovery), kecepatan mengambil data
(performance), dan keamanan (security) DBMS sendiri merupakan suatu program
komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus,
memanipulasi, dan memperoleh data / informasi dengan praktis dan efisien .

Sebuah DBMS memperlakukan data sesuai dengan sifat dan strukturnya

hanya di dalam DBMS itu sendiri. Setelah data tersebut dipanggil, data akan
kehilangan sifat dan strukturnya . Hal ini dapat dipecahkan dengan cara
mendeskripsikan data kembali, yaitu setelah diambil dengan menggunakan
pemrograman, misalkan memakai PHP, ASP, atau yang lain. Namun, cara ini
tidak praktis dan bermasalah dalam hal pengembangannya, karena
pengembangharus membuat program deskripsi data setiap kali data ditransferkan.
Selain itu, pada umumnya tiap vendor DBMS menggunakan tipe data yang
berbeda-beda untuk mendeskripsikan data. Sehingga terdapat kesulitan semisal
suatu data yang disimpan dalam DBMS Oracle akan disimpan / dikirim dalam
DBMS MySQL.Di tengah masalah ini, lahir sebuah teknologi cross platform,
yaitueXtensible Markup Language (XML). Format XML berbasis teks, hal inilah
yang menyebabkan XML dengan mudah dapat memindahkan data antar platform
dan dapat berpindah melalui Internet .

XML dapat digunakan untuk pertukaran informasi antara sistem-sistem

yang terpisah jauh, seperti pada aplikasi Busines-to-Busines (B2B). Dengan
struktur dan definisi yang jelas, XML dapat dipakai merepresentasikan dan
mengkomunikasikan basis data relasional yang tersebarDokumen XML yang
berukuran besar menyebabkan proses pengambilan data (query) menjadi tidaklah
mudah, karena setiap proses query harus me-parsing (mengurai) dokumen XML
dari awal yang memerlukan banyak tahapan dan waktu Dalam mengurai dokumen
XML yang berukuran besar, dapat ditangani dengan menggunakan metode
parsing SAX untuk lebih efisien.Penyimpanan data XML dalam suatu model basis
data relasional yang kemudian diolah dengan menggunakan suatu DBMS
merupakan alternatif penyimpanan data untuk mempermudah, mempercepat
proses query, dan memberikan banyak keuntungan. Namun Penyimpanan
dokumen XML menggunakan RDBMS (DBMS relasional) adalah suatu masalah
tersendiri karena seseorang diharuskan untuk dapat menangani perbedaan model
data XML yang bersifat hirarki dengan model data relasional yang cenderung
bersifat flat.

1.2 Rumusan masalah

1. Apa yang dimaksud dengan dokumen ?

2. Apa itu Pengorganisasian dokumen ?

3. Bagaimana Dokumen sebagai rekaman memori manusia?

4. Apa Hubungan perpustakaan dengan dokumen?

5. Apa Pengertian database?

6. Apa yg dimaksud dengan DBMS ?

7. Apa yg dimaksud dengan siklus data?

8. Apa saja Komponen Database ?

9. Bagaimana Manajemen Data ?

10.apa yg dimaksud Database Planning?

11. Bagaimana Hubungan antara perpustakaan dengam database?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui yang apa itu dokumen

2. Untuk mengetahui apa itu Pengorganisasian dokumen

3. Untuk mengetahui Bagaimana Dokumen sebagai rekaman memori manusia

4. Untuk mengetahui Hubungan perpustakaan dengan dokumen

5. Untuk mengetahui apa itu database

6. Untuk mengetahui apa itu DBMS

7. Untuk mengetahui apa siklus data

8. Untuk mengetahui apa saja Komponen Database

9. Untuk mengetahui Manajemen Data

10.apa yg dimaksud Database Planning?

11. Bagaimana Hubungan antara perpustakaan dengam database?

 6

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Dokumen

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen diartikan sebagai

1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan
(seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).
2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.
3. Rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti
keterangan.

Dokumen adalah segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagai
bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah. Berdasarkan jenisnya,
dokumen dapat berupa fisik dan intelektual. Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut
materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dan sebagainya. Sedangkan dokumen
intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara
memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya.1

Dokumen adalah surat-surat atau bendabenda yang berharga termasuk rekaman yang
dapat dijadikan alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Ditinjau dari
segi penelitian, dokumen terbagi menjadi 3 jenis yaitu sebagai berikut :

1. Dokumen primer, adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari
sumbernya. Sebagai contoh, Paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja, dan
sebagainya.
2. Dokumen sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literatur
primer, sebagai contoh adalah bibliografi.
3. Dokumen tersier merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literatur
sekunder, sebagai contoh adalah buku teks, buku panduan literatur, dan bibliografi dari
bibliografi

B. Pengorganisasian Dokumen

Pengorganisasian dokumen melalui pendekatan perpustakaan dimana pengolahan

dan pengaturan dokumen diorganisir sesuai dengan pengolahan dan pengaturan agar dokumen

1
Yeni Pebrianti, KAJIAN PENYUSUNAN DOKUMEN SISTEM (PANDUAN, PROSEDUR, DAN FORMULIR) GUNA
MENDUKUNG MANAJEMEN MUTU PERPUSTAKAAN, (Jurnal Pari Volume 2 Nomor 2 Desember 2016) hlm 81
 7

dapat disimpan dan ditemukan kembali secara cepat. Langkah-langkah dalam pengorganisasian
dokumen yaitu:

1. Inventarisasi
Kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan ke dalam
buku induk atau buku inventaris meyangkut semua data bibliografi yang sesuai
denga kebutuhan pelaporan dan database, sebagai bukti perbendaharaan atau
kekayaan perpustakaan. Atau dokumen-dokumen itu sebagai bukti milik
organisasi/korporasi. Dokumen-dokumen yang bersangkutan harus diinventarisasi
kecuali jenis-jenis bahan pustaka yang tergolong dalam kategori ephemeral
materials (seperti misalnya pamflet, brosur, leaflet dan surat-surat yang tergolong
dalam kategori nonesensial) yang lazimnya tidak membutuhkan proses inventarisasi
mengingat Data/fakta yang dikandungnya cepat kadaluwarsa sehingga harus
dilakukan penyisihan secara periodik.

2. Pengkatalogan
Katalogisasi memiliki tiga fungsi umum. Pertama menunjukkan tempat suatu
buku atau bahan pustaka lain menggunakan simbul-simbul angka klasifikasi dalam
bentuk nomor panggil (call number) Kedua, mendaftar semua koleksi dan bahan lain
dalam susunan alfabetis guna memudahkan pencarian entry-entry yang dibutuhkan.
Dengan pembuatan katalog para pemakai akan lebih mudah menemukan bahan yang
mereka cari dengan membaca informasi dalam katalog yang telah disusun menurut
kaidah-kaidah dan sistem khusus. Katalog dibuat dengan memperhatikan ciri-ciri
atau unsur-unsur khusus dari koleksi pustaka, sehingga pemakainya mudah
mengenali dan menemukannya. Dengan menggunakan katalog, para pengguna dapat
melihat aspek bibliografis dan kandungan setiap koleksi, menemukan lokasi rak dan
mengakses informasi yang relevan.

3. Susunan Dokumen
Tujuan dari kegiatan penempatan bahan pustaka adalah:
a. Memudahkan pengguna dalam menemukan kembali informasi/bahan pustaka,
b. Memudahkan pustakawan dalam menata dan menempatkan bahan pustaka
c. Menciptakan keindahan/nilai estetika susunan koleksi pustaka,
d. sebagai sarana temu kembali.

Ada dua sistem penempatan dokumen yaitu :

1) Penempatan tetap (fixed location/order)
a) Mempunyai tempat tetap.
b) Disusun menurut urutan penerimaan.
c) Ukuran atau ciri non fisik.
d) Susunan tidak bisa dipakai sebagai sarana temu kembali.

2) Penempatan relative (relative location/code):

a) Disusun berdasarkan isinya (subjek)/nomor klas/notasi,

b) Dapat dipindah atau digeser,
 8

c) Dokumen baru bisa disisipkan,

d) Bisa untuk “browsing”,
e) Bisa dijadikan sarana temu kembali.

C. Dokumen Sebagai Rekaman Memori Manusia

Ilmu Perpustakaan dalam proses perubahan (bergejolak). Masalah yang sedang dihadapi
bukan semata sebuah kejadian, tetapi sebagai sebuah proses perkembangan yang tak
terhindarkan di dunia informasi. Ilmu perpustakaan dihadapkan pada berbagai perubahan saat
ini dan sebagai konsekuensinyaadalah ilmu ini harus direvisi. Dapat dikatakan, saat ini kita
melihat kenyataan bahwa perpustakaan konvensional telah mulai menggabungkan berbagai
jenis berkas (records) baru. Bahan-bahan seperti buku dan terbitanberseri, dan sejumlah peta,
manuskrip, dan incunabula mendominasi beberapa abad lalu, sekarang mulai dilengkapi dengan
bentuk mikro, rekaman suara, rekaman video, CD_ROM, file komputer, situs internet.Semua
bahan tersebut dapat diketemukan di jajaran setiap perpustakaan sesuai besar kecilnya.

Perkembangan jenis berkas (records) terutama disebabkan oleh perubahan teknologi

baru dalam menghasilkan rekaman yang terjadi setiap harinya. Oleh karena adanya bentuk
berkas (records) ini, perpustakaan tidak akan lama lagi semata-mata dipandang sebagai lembaga
yang menyimpan buku. Gambaran ini akan membuat citra (image) baru yang menyebabkan
kesalahpahaman, tidak hanya di antara para pemakai, tetapi juga di antara pustakawan itu
sendiri.Sebelumnya pustakawan menggunakan kartu-kartu indeks untuk katalogkoleksinya. Kartu
merupakan bentuk yang padat (menurut pandangan pustakawan) sebab ruangnya sangat terbatas
untuk memenuhi kebutuhan pencatatan (bibliografis). Ketika pekerjaan pencatatan berkas (records)
bibliografi memanfaatkan komputer, keterbatasan itu teratasi. Kemungkinan pustakawan menjadi
bingung ketika menghadapi kebebasan itu, peraturanpengatalogan berubah dan berkembang, semakin
kompleks dari hari ke hari. Lebih dari itu, perubahan juga terjadi terus-menerus dan mengalami
penyempurnaan pada perangkat keras dan lunak komputer.

Kita tidak heran jika sementara pustakawan menjadi gelisah.Kita mulai pertimbangkan
masalah-masalah yang berhubungan dengan dokumen yang bermacam-macam, perubahan yang terus-
menerus dalam peraturan pengatalogan untuk pengawasan bahan pustaka tersebut, kemudian kita
gali akar permasalahannya, yaitu teori ilmu perpustakaan dan permasalahan objek kajian dan
kurikulum. Menguji ulang literatur kepustakawanan sehingga akan memperjelas permasalahan dengan
konsep yang fundamental. Seperti terminologi yang membingungkan dan tidak jelas dapat dicari pada
disiplin lain. Sementara penulis lebih menekankan pada perkembangan teknologi dengan menghitung
seberapa besar ketersediaan layanan komputer, yang lain berangan-angan dengan gambaran (image)
perpustakaan sebagai pusat informasi walaupun mereka tidak bisa menyatakan dengan rinci aspek
informasi yang mana yang ada di benaknya.Pertama kali, kita harus menentukan suatu konsep utama
yang membatasi sebagai upaya penjelasan aspek yang menjadi ranah wadah(physical) dan logika
(logical). Secara hipotetis, bagaimana kita menempatkan praktik kepustakawanan dalam konteks sosial
baru yang telah mengenal digitalisasi sebagai sebuah pengalaman.
 9

D. Hubungan Perpustakaan Dengan Dokumentasi

Perpustakaan dan dokumentasi mencakup sekian banyak bidang studi yang sama,
layanannya serupa, dan menggunakan sekian banyak sarana yang sama sehingga timbul
pertanyaan mengenai apa sebenarnya perbedaan antara perpustakaan dan dokumentasi. Lily K.
Sumadikarta (1975) mendiskusikan, perpustakaan pada awal perkembangannya merupakan
tempat sederhana untuk menyimpan naskah dan buku. Setelah buku tidak lagi ditulis tangan
tetapi dicetak, jumlah buku yang diterbitkan terus meningkat, dan fungsi perpustakaan turut
meningkat pula. Dari tempat penyimpan buku, perpustakaan menjadi penyalur informasi yang
terdapat dalam penerbitanpenerbitan. Oleh karena itu, untuk dapat memenuhi tugasnya, koleksi
perpustakaan harus dicatat dan disusun supaya informasi yang tersimpan di dalamnya mudah
ditemukan kembali. Pada mulanya koleksi perpustakaan disusun menurut bidang-bidang subjek
yang luas.

Kemudian juga mulai disusun bibliografi-bibliografi mengenai suatu subjek-subjek

tertentu.Pada awal perkembangannya, koleksi perpustakaan di titik beratkan pada buku
(monograf) karena pada waktu itu pengetahuan terutama dituangkan dalam bentuk buku.
Berkembangnya karya tulis yang terbit dalam majalah ilmiah, pamphlet, laporan teknis, laporan
penelitian dan bahan-bahan sejenis lainnya membawa serta perubahan minat dan keperluan para
pemakai perpustakaan. Pada awal abad ke-20 kalangan perusahaan, industri, dan ilmuwan
menuntut adanya layanan kepustakaan yang lebih khusus dan terperinci serta unit-unit
pengetahuan dan informasi yang mereka perlukan. Selama abad ke-20 ini perpustakaan
merupakan suatu istilah yang umum sehingga perludisertai kata pengubah untuk menjelaskan
ruang lingkupnya. Perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi,
perpustakaan sekolah merupakan cabang-cabang atau jenis perpustakaan.

E. Pengertian Database

Database adalah sekumpulan koleksi data yang berhubungan secara logikal, dan sebuah
deskripsi dari data tersebut, didesain untuk menemukan keperluan informasi pada sebuah
perusahaan (Conolly, p15). Databasemerupakan tempat penyimpanan data yang besar yang
dapat digunakan secara bersamaan oleh banyak pengguna dan berisi deskripsi dari data itu
sendiri selain data operasional milik perusahaan. Menurut Hoffer, Prescott, dan McFadden,
database adalah sekumpulan organisasi data yang berelasi secara logikal. Database dapat
memiliki banyak ukuran dan tingkat kompleksitas.

F. Pengertian DBMS (Database Management System)

Menurut James A. Hall, DBMS ad alah sebuah sistem perangkat lunak khusus yang
 10

diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang bisa diakses (didapatkan otorisasinya)

oleh pemakai.

Menurut Connoly, DBMS atau Database Management System merupakan sebuah

perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, mengambil

data, dan mengontrol akses kepada database (Conolly, p16). DBMS merupakan sebuah

perangkat lunak yang menginterasikan database dengan aplikasi program pada pengguna.

Biasanya, DBMS menyediakan fasilitas sebagai berikut :

a) Data Definition Language (DDL) memperbolehkan pengguna untuk

mendeskripsikan database, misalnya merinci tipe dan batasan data yang

akan disimpan dalam database.

b) Data Manipulation Language (DML) memperbolehkan pengguna untuk

memanipulasi data, misalnya memasukkan data, menghapus data, dan

mendapatkan data dari database.

c) Menyediakan akses terkontrol ke database, misalnya security system,

integrity system, concurrency control system, recovery control system,

user-accesible catalog.
 G. Siklus Pengolahan Data 

Suatu Pengolahan Data terdiri dari tiga tahapan yang disebut dengan siklus pengolahan
data (Data Processing Cycle) yaitu input, processing dan output. 

Tiga tahap siklus pengolahan di atas dapat dikembangkan lagi sbg berikut : 

1) Origination: Proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan

(Recording) data ke dokumen dasar.
2) Input: Proses memasukkan data ke dalam proses komputer lewat alat input (Input Device)
3) Processing: Proses pengolahan data yang sudah dimasukkan yg dilakukan oleh alat
pemroses (Processing Device) yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan,
mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage. 
4) Storage: Proses perekaman hasil pengolahan untuk disimpan dan dapat diproses kembali.
5) Output: Hasil pengolahan data ke alat output (Output Device) berupa informasi.
6) Distribution: Distribusian output kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.

H. Komponen Sistem Basis Data

a. Perangkat Keras (hardware)
Sistem basis data dapat dilihat bahwa basis data pada intinya adalah disimpan pada
media penyimpanan elektronik (hardisk), sedangkan database adalah terdiri dari
 beberapa file / table yang saling berelasi (berhubungan). Basis data tersebut dikelola
oleh DBMS (database management system) dan database tersebut dapat dimanfaatkan
oleh beberapa user (pemakai) yang dapat melakukan manipulasi pada database.

Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sistem basis data adalah sebagai
berikut:
a) Komputer (satu untuk stand alone atau llebih dari satu untuk komputer jaringan)
b) Memori sekunder yang on-line (hardisk).
c) Memori sekunder yang offline (tape) untuk keperluan backup data
d) Media/ perangkat komunikasi (untuk sistem jaringan)

b. Sistem Operasi (operating system)

Sistem Operasi Merupakan program yang mengaktifkan/ memungsikan sistem
komputer, mengendalikan seluruh sistem daya dalam komputer dan melakukan
operasi-operasi dasar dalam computer (operasi input/output), pengelolaan file, dan
lain sebagainya. Program pengelola basis data (DBMS) akanaktif (running) jika
sistem operasi yang dikehendakinya telah aktif.

c. Basis Data (database)
Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data dapat
memiliki sejumlah objek basis data (sepertifile/table, store procedure, indeks,
danlainya). Disamping berisi / menyimpan data, setiap basis data juga mengandung /
menyimpan definisi struktur (baik untuk basis data maupun objek-objeknya secara
detail).

d. Sistem Pengelolaan Basis Data (DBMS)

Sistem (aplikasi/perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS) Pengelolaan basis
data secara fisik tidak ditangani langsung oleh user (pemakai), tetapi ditangani oleh
sebuah perangkat lunak (sistem) yang khusus / spesifik. Perangkat inilah disebut
DBMS, yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah, dan
diambil kembali. Perangkat tersebut juga menerapkan mekanisme pengamanan data
 (security), pemakaian data secara bersama (sharing data), pemaksaan keakuratan /
konsistensi data, dan sebagainya.

e. Pemakai (user)
Ada beberapa jenis / tipe pemakai pada sistem basis data, berdasarkan cara mereka
berinteraksi pada basis data, diantaranya adalah:
1)  Programmer 
Programmer adalah pemakai yang berinteraksi dengan basis data Aplikasi melalui
DML (data manipulation language), yang disertakan dalam program yang ditulis
dalam bahasa pemrograman induk (sepertipascal, cobol, clipper, foxpro, dan
lainnya).

2) User Mahir (Casual Users) 

User Mahir (Casual Users) adalah pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa
menulis modul program. Mereka menyatakan query (untuk akses data), dengan
bahasa query yang telah disediakan oleh suatu DBMS.

3) User Umum
User Umum adalah pemakai yang berinteraksi dengan sistem basis data melalui
pemanggilan satu program aplikasi permanen, yang telah ditulis / disediakan
sebelumnya.

4) User Khusus
User Khusus adalah pemakai yang menulis aplikasi basis data non konvensional
untuk keperluan khusus.

f. Aplikasi (perangkat lunak) lain (bersifat optional)

Aplikasi AI, Sistem  Pakar, Pengolahan Citra, danlainnyal, yang bisa saja mengakses
basis data dengan / tanpa DBMS. Aplikasi (perangkat lunak) lain Aplikasi lain ini
bersifat optional, ada tidaknya tergantung pada kebutuhan kita. DBMS yang kita
gunakan lebih berperan dalam pengorganisasian data dalam basis data, sementara bagi
 pemakai basis data (khususnya yang menjadi end user) dapat disediakan program
khusus untuk melakukan pengisian, pengubahan dan pengambilan data.

I. Manajemen Data (Data Terstruktur dan Tidak Terstruktur)

Pada dasarnya semua data berasal dari data tidak terstruktur, namun setelah dilakukan
perlakuan tertentu terhadap data, maka data tidak terstruktur dapat berubah menjadi data
terstruktur.
Data terstruktur adalah data yang ditempatkan pada item-item tertentu sebagai lokasi
penyimpanan dalam suatu basis data. Dengan basis data tersebut proses temu kembali informasi
akan lebih cepat dan mudah dibandingkan dengan data yang tidak terstruktur. Data terstruktur
diorganisasikan sedemikian sehingga dapat disimpan dalam tabel dan relasi.2
Pada umumnya data terstruktur disimpan dalam berbagai aplikasi basis data, sementara
data tidak terstruktur tersimpan dalam berbagai bentuk file seperti dokumen, video, suara, email,
attachment, dan lain-lain. Menurut Jhingran, hasil penelitian menunjukkan bahwa sampai saat ini
di USA, jumlah data yang dihasilkan sekitar 2 Exabyte per tahun, dengan pertumbuhan rata-rata
50%. Demikian pula di Indonesia, perhatian terhadap data tidak terstruktur pada tahun 2007
diperkirakan akan mendapatkan perhatian lebih besar di kalangan perusahaan. Hal itu didorong
oleh semakin meningkatnya volume data tidak terstruktur dan kebutuhan perusahaan untuk
menekan biaya penyimpanan atau pengarsipan data.
Sebagaimana di perusahaan, di perpustakaan juga banyak informasi yang berupa data
tidak terstruktur. Sebagai contoh informasi hasil-hasil penelitian atau karya tulis. Data seperti itu
sulit untuk dikemas sedemikian rupa dan diubah menjadi data terstruktur. Oleh karena itu, maka
pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan menganalisis terhadap kandungan subjek dari
artikel dan membuatkan metadata dari artikel tersebut. Data seperti itu dikenal dengan nama
katalog. Pada masa lalu katalog dibuat pada sehelai kertas berupa kartu yang diketik secara
manual. Sekarang metadata tetap digunakan, namun bentuknya sudah berupa data digital dan
dilengkapi dengan artikel lengkapnya. Sehingga pengguna yang membutuhkan informasi akan
mencari melalui metadata dan untuk lebih meyakinkannya dilihat dari artikel lengkapnya.

Kebanyakan informasi yang dihasilkan dan digunakan dari perusahaan dan organisasi
berbentuk data tidak terstruktur. Data tidak terstruktur merupakan informasi generasi manusia
atau mesin di mana data tidak dapat dengan mudah dibuat menjadi data standar yang terstruktur.
Selain itu data juga tidak dapat dengan mudah diakses tanpa bantuan interpretasi manusia atau
mesin. Contoh data tidak terstruktur antara lain dokumen, multimedia, isi peta, informasi
geografis, gambar satelit, catatan medis dan sebagainya. Teknik pengelolaan data tidak
terstruktur bervariasi bergantung kepada bagaimana data tersebut dibuat dan digunakan.

Beberapa contoh data tidak terstruktur dalam organisasi adalah sebagai berikut.

2
Drs. Eka Kusmayadi, M.Si. Teknologi Komunikasi dan Informasi (Universitas Terbuka, Jaarta, PUST4425/MODUL 1)
hlm 1.23
 1) Data yang tersimpan di komputer dalam administrasi perkantoran (dokumen,
spreadsheet, dan materi presentasi).
2) Dokumen arsip dan perpustakaan digital.
3) Data gambar di bank dan perpustakaan untuk keperluan keilmuan dan penelitian.
4) Data dalam suatu aplikasi data warehouse pada sektor publik, keamanan dan
telekomunikasi.
5) Data dalam sistem operasi yang terintegrasi dalam dunia bisnis dan catatan kesehatan.
6) Data lokasi dan proyek yang berupa audio, video dan gambar tentang informasi retail,
asuransi, perlindungan kesehatan, pemerintahan, dan sistem keamanan publik.
7) Data semantik yang digunakan di akademi, farmasi dan penelitian lain.

J. Database Planning

Database planning adalah manajemen aktivitas yang memperbolehkan tingkat dari

database system development lifecycle untuk diwujudkan secara efisien dan efektif (Connoly,

p285). Ada 3 kegiatan utama yang digunakan, yaitu :

1. Mengidentifikasi rencana dan tujuan perusahaan dengan tujuan utama untuk

memastikan keperluan sistem informasi.

2. Mengevaluasi sistem informasi yang ada untuk mengetahui kekuatan dan

kelemahannya.

3. Menentukan IT yang dapat memberikan keuntungan yang kompetitif.

K. Hubungan Antara Perpustakaan Dengan Database

Basis data –atau biasa disebut dengan database– merupakan serangkaian data yang
terstruktur yang dibutuhkan oleh suatu sistem informasi. Data dalam basis data memiliki bentuk
yang sangat variatif dari segi tipe, ukuran, cara penyajian, dan lain-lain. Data-data yang ada pada
basis data merupakan atribut dari sebuah objek. Atribut ini dapat berkaitan satu sama lain
(memiliki relasi/hubungan). Basis data memungkinkan atribut-atribut pada suatu objek dapat
diakses: dilihat, ditulis, diganti, dan dihapus.
 Sistem informasi perpustakaan memuat entitas-entitas yang ada di dalamnya, seperti
entitas peminjaman, buku, peminjam, dan lain-lain. Entitas dalam hal ini adalah tabel pada basis
data. Di dalam tabel basis data terdapat fields yang berisi atribut. Sedemikian, sehingga terbentuk
kumpulan data yang disebut dengan basis data.
 BAB III

PENUTUP

DAFTAR PUSTAKA
Pebrianti,Yeni, KAJIAN PENYUSUNAN DOKUMEN SISTEM (PANDUAN,
PROSEDUR, DAN FORMULIR) GUNA MENDUKUNG MANAJEMEN MUTU
PERPUSTAKAAN, (Jurnal Pari Volume 2 Nomor 2 Desember 2016) hlm 81
M.Si., Kusmayadi, Eka, Teknologi Komunikasi dan Informasi (Universitas Terbuka,
Jaarta, PUST4425/MODUL 1) hlm 1.23