No Keterangan Fungsi

1 User Berfungsi untuk mengajukan dana kegiatan kampus yang

- Pengajuan Dana kemudian anggaran dana kegiatan tersebut akan diteruskan ke
BAK.
Template :
Nama Kegiatan :
Prodi/Fakultas :
Anggaran (X) : (RAPB)
Sisa Anggaran (Y) : (Otomatis) (Sisa anggaran sebelum mengajukan)

Tanggal Nama Action

NO Prodi/Fakultas
Pengajuan Kegiatan Surat/Proposal Rincian Anggaran ACC
1 Isi Form Online Otomatis otomatis
2
3
4

: belum di ACC
: ACC

Surat/Proposal dan Rincian Anggaran dapat didownload atau diuploud saat mengisi form online dikolom tanggal
pengajuan

Form Online
Tanggal Pengajuan :
Prodi :
Fakultas :
Nama Kegiatan :
Tanggal Kegiatan :
RAPB (X) : (Otomatis)
Dana yang dibutuhkan (Z) : Rp. (diketik)
Sisa Anggaran (A) : (Y) – (Z) =(A) [sisa anggaran disini, sisa setelah mengajukan]
File Proposal :
.pdf (Max. 2mb)

File Rincian Angggaran :

.Excel (Max. 2mb)
Simpan

 Download file Proposal berupa ms. word saaat diuploud harus di pdf kan terlebih dahulu
 Download file Proposal berupa Excel saat diuploud tetap file excel yang di download tadi
2 BAK BAK (Badan Administrasi Keuangan) berfungsi untuk
- Rincian Anggaran memberikan catatan atas pengajuan yang sudah di uploud oleh
pihak user. BAK bertugas mengkoreksi rincian anggaran
kegiatan, apabila ada anggaran yang tidak diperlukan BAK
 berhak memberikan catatan atas anggaran tersebut.
Template :

Tanggal Prodi/ Nama Action

NO Sisa
Pengajuan Fakultas Kegiatan RAPB
Anggaran
BAK ACC

1 otomatis otomatis otomatis Otomatis (X) Otomatis (A)

2
3
4

 Kolom RAPB, muncul saldo RAPB (X)

 Kolom Sisa anggaran (A)

Tanda Bahwa Anggaran Disetujui

Tanda Bahwa Anggaran Tidak Disetujui
Warna akan berubah sendirinya sesuai posisi Centang.

Saat BAK akan memberikan catatan, BAK meng klik tombol biru dan akan muncul templete seperti dibawah ini.
Catatan BAK
Anggaran : (Otomatis dari RAPB) (X)
Realisasi :(otomatis dari Dana yang dibutuhkan) (Z)
Sisa Anggaran : (otomatis mengurangi) (A)
Dokumen : Lihat (File Excel)
Disetujui
Tidak disetujui
Catatan :

Simpan

 Kolom RAPB, muncul saldo RAPB (X)

 Kolom Sisa anggaran (A)
3 SPI (Sistem Pengendalian Internal) berfungsi untuk mengontrol pengajuan dana kegiatan yang
masuk dan mengontrol catatan yang sudah diberikan oleh
pihak BAK, Werek II serta Rektor.

Template :

Tanggal Prodi/ Nama Action

NO
Pengajuan Fakultas Kegiatan RAPB Sisa Anggaran BAK Warek II Rektor
1 otomatis otomatis otomatis Otomatis (X) Otomatis (A)
 2
3
4

 Kolom RAPB, muncul saldo RAPB (X)

 Kolom Sisa anggaran (A)
Tanda Bahwa Anggaran Disetujui
Tanda Bahwa Anggaran Tidak Disetujui
Warna akan berubah sendirinya sesuai posisi Centang
4 WAREK II Berfungsi untuk memberikan catatan atas pengajuan yang
sudah di uploud oleh pihak user. Dan Mengecek catatan yang
sudah diberikan oleh BAK.
Template :
Tanggal Prodi/ Nama Action
NO
RAPB Sisa Anggaran BAK Warek II Rektor
Pengajuan Fakultas Kegiatan
1 otomatis otomatis otomatis Otomatis (X) Otomatis (A)
2
3
4

Tanda Bahwa Anggaran Disetujui

Tanda Bahwa Anggaran Tidak Disetujui
Warna akan berubah sendirinya sesuai posisi Centang

Catatan

Catatan WAREK II
Anggaran : (Otomatis dari RAPB) (X)
Realisasi :(otomatis dari Dana yang dibutuhkan) (Z)
Sisa Anggaran : (otomatis mengurangi) (A)
Dokumen : Lihat (File Excel)
Disetujui
Tidak disetujui
Catatan :

Simpan

 Kolom RAPB, muncul saldo RAPB (X)

 Kolom Sisa anggaran (A)

5 Rektor Berfungsi untuk memberikan catatan atas pengajuan yang

sudah di uploud oleh pihak user. Dan Mengecek catatan yang
sudah diberikan oleh BAK dan WAREK II.
Template :
Tanggal Prodi/ Nama Action
NO
RAPB Sisa Anggaran BAK Warek II Rektor
Pengajuan Fakultas Kegiatan
1 otomatis otomatis otomatis Otomatis (X) Otomatis (A)
 2
3
4

Tanda Bahwa Anggaran Disetujui

Tanda Bahwa Anggaran Tidak Disetujui
Warna akan berubah sendirinya sesuai posisi Centang

Catatan

Catatan Rektor
Anggaran : (Otomatis dari RAPB) (X)
Realisasi :(otomatis dari Dana yang dibutuhkan) (Z)
Sisa Anggaran : (otomatis mengurangi) (A)
Dokumen : Lihat (File Excel)
Disetujui
Tidak disetujui
Catatan :

Simpan

 Kolom RAPB, muncul saldo RAPB (X)

 Kolom Sisa anggaran (A)

Catatan : Apabila masih ada yang tidak setuju, maka kembali lagi ke user. User menyampaikan ke pihak
penyelenggaran kegiatan bahwa BAK/WAREK II/REKTOR ada yang tidak setuju.
6 Accounting berfungsi untuk mengeluarkan anggaran yang sudah disetujui
(Anggaran disetujui) oleh BAK, Warek II dan Rektor yaitu dokumen anggaran yang
sudah disertai tanda tangan barcode oleh Rektor dan Wakil II.
Template :
Tanggal Prodi/ Nama Action
NO
RAPB Sisa Anggaran BAK Warek II Rektor ACC
Pengajuan Fakultas Kegiatan
1 otomatis otomatis otomatis Otomatis (X) Otomatis (A)
2
3
4

Tanda bahwa masih ada yang tidak disetujui pengajuan tersebut

Berupa file pdf Anggaran (yang sdh diuploud) terdapat tanda tangan barcode apabila pengajuan sdh
disetujui oleh BAK, WAREK II DAN REKTOR
Contoh Rincian Anggaran Kegiatan
Realisasi Anggaran
Kegiatan ...........
Prodi .........
Tahun ..........
No Item Volume Harga Satuan Jumlah
         
         
         
         
         
Total  

Surabaya, ...............
Rektor Wakil Rektor II

Fityan Izza Noor A. Fityan Izza Noor A.

7 Staf Pengeluaran  Melakukan penginputan semua transaksi keuangan
yang keluar
 Mengeluarkan Uang untuk Kebutuhan kegiatan
 Mengelola Bukti Transaksi Keuangan atau Bukti Kas
Keluar (BKK)
Template :

Cetak Bukti Kas Keluar (BKK)

8 Staf Penerimaan  Melakukan penginputan semua transaksi keuangan
yang masuk
 Mengelola Bukti Transaksi Keuangan atau Bukti Kas
Masuk (BKM)
Template :

Cetak Bukti Kas Masuk

9 Badan Pengurus Harian (BPH) Mengecek dan Mengontrol Anggaran kegiatan kampus
Template :
Prodi/ Action
NO Nama Kegiatan
Fakultas RAPB Sisa Anggaran
1 otomatis otomatis Otomatis (X) Otomatis (A)
2
3
4

RAPB (X) : (Otomatis)

Sisa Anggaran (A) : (Y) – (Z) = (A) [sisa anggaran disini, sisa setelah mengajukan]