perlu dilengkapi: Spesifikasi Jabatan, Indikator keberhasilan

Deskripsi Tugas
Kode : F1500

A. Identifikasi Jabatan
Nama Jabatan : Kepala Diperiksa :
Bagian : Pusat Layanan Internasional
Organ Pengelola : Unit Pelaksana Teknis
B. Tugas dan Fungsi
Tugas : Melaksanakan pengelolaan layanan internasional

Fungsi : Merumuskan dan melaksanakan kebijakan, standar, pedoman, prosedur dan

administrasi terkait dengan layanan internasional

C. Ikhtisar Jabatan
Memimpin dan mengkoordinasikan penyelenggaraan layanan internasional berdasarkan
kebijakan rektor agar pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan lancar.

D. Uraian Tugas Jabatan

1. Merencanakan sasaran, program, kebijakan dan rencana kerja Pusat Layanan
Internasional.
1.1. Mempelajari Rencana Strategis (Renstra) Universitas;
1.2. Menentukan sasaran dan kebijakan program kerja;
1.3. Menentukan prioritas program kerja;
1.4. Mendiskusikan program kerja dengan staf;
1.5. Menetapkan rencana operasional pelaksanaan kegiatan.

2. Mendistribusikan tugas administrasi Pusat Layanan Internasional kepada staf

sesuai uraian tugas dan tanggung jawabnya untuk kelancaran pelaksanaan
tugas.
2.1. Menerima dan mencatat surat/nota kedinasan;
2.2. Memilah surat/nota kedinasan;
2.3. Memberikan perintah dan mengarahkan pelaksanaan tugas kepada staf
sesuai dengan beban tugasnya.

3. Membimbing atau memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada staf sesuai

peraturan dan standar operasional prosedur yang berlaku agar selesai tepat
waktu dan terhindar dari kesalahan.
3.1. Mempelajari peraturan dan prosedur yang berlaku;
3.2. Melaksanakan rapat koordinasi internal Pusat Layanan Internasional;
3.3. Memberikan penjelasan dan pengarahan/petunjuk terkait dengan tugas
yang harus dilaksanakan.

4. Mengatasi kesulitan dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai permasalahan

 perlu dilengkapi: Spesifikasi Jabatan, Indikator keberhasilan

yang timbul untuk mencapai profesiolisme.

4.1. Mengidentifikasi permasalahan yang timbul;
4.2. Mendiskusikan permasalahan dengan staf;
4.3. Mengkonsultasikan atau meminta petunjuk pimpinan;
4.4. Memberikan saran/usul kepada pimpinan sebagai pertimbangan
penyelesaian masalah;
4.5. Memberikan solusi terhadap permasalahan yang timbul.

5. Menyelia hasil pelaksanaan tugas staf sesuai peraturan dan prosedur yang
berlaku agar diperoleh hasil kerja yang benar, akurat, dan tepat waktu.
5.1. Menerima hasil kerja staf;
5.2. Meneliti dan memperbaiki hasil kerja staf;
5.3. Menyetujui hasil kerja staf.

6. Mengevaluasi prestasi kerja staf berdasarkan tugas pokok dan fungsinya agar
tercapai tingkat kinerja yang diharapkan.
6.1. Membuat jadual penilaian;
6.2. Memberikan penilaian kinerja;
6.3. Memberikan arahan/petunjuk untuk perbaikan kinerja;

7. Menggerakkan, mengarahkan, membimbing dan mengkoordinir tugas-tugas

Pusat Layanan Internasional, meliputi :
7.1. Menyelia, mengevaluasi dan menandatangani Surat-surat terkait
layanan mahasiswa internasional;
7.2. Menyelia, mengevaluasi dan mendisposisikan surat masuk dari lembaga
luar negeri;

8. Menyelia, mengevaluasi dan menyampaikan laporan kegiatan secara periodik

berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai pertanggungjawaban kepada
pimpinan.

9. Membuat laporan secara periodik

10. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik
lisan maupun tertulis.

E. Wewenang Jabatan
1. Menetapkan prosedur kerja
2. Menerima dan/atau menolak surat permohonan izin tinggal mahasiswa internasional
3. Menyebarluaskan informasi terkait prosedur layanan internasional
4. Melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang digunakan
5. Menegur, memotivasi, membimbing, dan menilai prestasi kerja bawahan

F. Hubungan Kerja
Internal: ( Internal Uin, Internal terdekat)
No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
 perlu dilengkapi: Spesifikasi Jabatan, Indikator keberhasilan

1 Wakil Rektor III UIN Sunan Ampel Sby pertangungjawaban

2 Bagian Akademik UIN Sunan Ampel Sby Pengurusan akademik
mahasiswa internasional
3 Bagian Umum UIN Sunan Ampel Sby Penempatan asrama
mahasiswa internasional
4 Bagian UIN Sunan Ampel Sby Pengurusan mahasiswa
Kemahasiswaan internasional
5 Bagian Kerjasama UIN Sunan Ampel Sby Kerjasama luar negeri dan
dan Humas promosi

Eksternal ( Diluar Uin)

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1 Kepala Imigrasi Klas I Imigrasi Klas I Khusus Izin tinggal mahasiswa
Khusus Surabaya Surabaya internasional
2 Kabiro HKLN Kementerian Agama RI Rekomendasi belajar untuk
mahasiswa internasional
3 Kepala Kantor Kemenkumham Jawa Izin tinggal mahasiswa
Wilayah Timur internasional

G. Struktur Organisasi

Rektor

Wakil Rektor III

Kepala Pusat Layanan Internasional

Staf

H. Spesifikasi Jabatan
- Aktif berbahasa Arab dan Inggris
- Studi di luar negeri
- Mampu menjalin kerjasama dengan pihak luar negeri

I. Kebutuhan Pelatihan
- Pelatihan membangun jaringan internasional
- Pelatihan berkaitan dengan keimigrasian

J. Peralatan Kerja

Bahan Kerja (Bahan yang digunakan untuk melaksanakan tugas jabatan)

No Bahan Kerja Penggunaan dalam Tugas
1 Rencana Strategis Bisnis (RSB) Penyusunan Program Kerja
2 RKAKL Pelaksanaan/Pembiayaan Kegiatan
 perlu dilengkapi: Spesifikasi Jabatan, Indikator keberhasilan

3 Surat masuk Untuk diagendakan

4
5
6

Alat Kerja
No Alat Kerja Digunakan untuk Tugas
1. SOP
2. Manual
3. Komputer
4. Printer
5. ATK
6.
7.

K. Indikator Keberhasilan Tugas

Hasil Kerja
No Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Surat permohonan izin tinggal mahasiswa internasional Surat
2. Surat sponsor izin masuk mahasiswa/dosen internasional Surat
3. Surat rekomendasi izin tinggal mahasiswa internasional Surat
4. Proposal Kerjasama Internasional Proposal
5. LoI dengan pihak luar negeri LoI
6. MoU dengan pihak luar negeri MoU
7.

Indikator keberhasilan

L. Kondisi Kerja
1. Alat kerja belum lengkap, seperti belum adanya: printer, scanner, almari, projector dan
meja pertemuan.
2. Letak yang sulit dilacak karena minimnya denah lokasi atau alat penunjuk lokasi

M. Tugas Tambahan
- Mengawal pengurusan surat izin mahasiswa internasional

Surabaya, 9 November 2014

Mengetahui Atasan Langsung Yang Membuat,

Wakil Rektor III,

Prof. Dr. H. Ali Mufrodi, M.Ag. Ahmad Fathan Aniq, MA,

 perlu dilengkapi: Spesifikasi Jabatan, Indikator keberhasilan

NIP. NIP. 198401072009011006