kurang hub kerja eksternal, spek jabatan, peralatan kerja kurang lengkap,

Diskripsi Tugas

A. Identifikasi Jabatan
Nama Jabatan : Kepala Bagian Diperiksa :
Bagian : Tata Usaha
Organ Pengelola : Fakultas
B. Tugas dan fungsi (sesuai PMA No. 8 Th. 2014) Pasal 22 dan 23

Tugas :
membantu dekan dalam melaksanakan layanan administrasi umum, akademik kemahasiswaan,
perencanaan, keuangan, dan pelaporan di lingkungan fakultas
Fungsi :
membantu Dekan melakukan
1. pelaksanaan perencanaan program dan keuangan di lingkungan Fakultas;
2. pelaksanaan administrasi kepegawaian, ketatausahaan, kerumahtanggaan, barang milik negara,
dan sistem informasi di lingkungan Fakultas;
3. pelaksanaan administrasi akademik, kemahasiswaan, dan alumni di lingkungan Fakultas; dan
4. pelaksanaan pelaporan Fakultas.

C. Ihtisar Jabatan

Mengkordinasikan ketatausahaan fakultas meliputi Subbagian Administrasi Umum dan Keuangan

dan Subbagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni sesuai peraturan yang berlaku untuk
tercapainya target waktu dan kelancaran pelaksanaan tugas di masing-masing Subbagian.

D. Uraian Tugas Jabatan

1. Merencanakan dan menyiapkan fungsi-fungsi ketatausahaan Fakultas berdasarkan pedoman dan

peraturan yg berlaku agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar.
Tahapan-tahapan:
1.1. Mempelajari rencana kerja Biro AUPK dan AAKK
1.2. Menyusun konsep rencana kegiatan
1.3. Menetapkan rencana kegiatan
1.4. Mendiskusikan konsep rencana kegiatan Fakultas

2. Membagi tugas kepada Kasubbag AUK dan AKA sesuai uraian tugas dan tanggung jawabnya untuk
kelancaran pelaksaan tugas
Tahapan-tahapan:
2.1. Memberikan pengarahan/perintah pelaksanaan sesuai dengan beban tugas kepada para
Kepala Subbag
2.2 Melakukan penyeliaan pekerjaan sesuai dengan beban tugas Para Ka. Subbag

3. Melakukan koordinasi dengan para Kaprodi dan melaksanakan perintah sesuai dengan disposisi
Atasan
Tahapan-tahapan :
3.1. Koordinasi dengan Kaprodi
3.2. Menerima informasi yang dibutuhkan
3.3. Menentukan prioritas kegiatan yang dibutuhkan

4. Memberi petunjuk kepada Kasubbag AUK dan AKA tentang pelaksaan tugas agar terhindar dari
kesalahan
Tahapan-tahapan:
kurang hub kerja eksternal, spek jabatan, peralatan kerja kurang lengkap,
4.1. Mempelajari petunjuk dan peraturan yang berlaku
4.2. Memberikan penjelasan terkait dengan prosedur yang berlaku
4.3. Membuat jadual berkala tentang kegiatan yang akan dilaksanakan

5. Menyelia pekerjaan Kasubbag AUK dan AKA sesuai dengan pelaksanaan pekerjaan dan sesuai
dengan aturan yang berlaku agar hasil pekerjaan sesuai visi dan misi Fakultas
Tahapan-tahapan:
5.1. Mendiskusikan permasalahan yang ada
5.2. Memberikan pengarahan
5.3. Memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi

6. Memeriksa pelaksanaan administrasi Subbag AUK dan AKA

Tahapan-tahapan:
6.1. Menyusun konsep laporan hasil kegiatan
6.2. Memeriksa konsep laporan
6.3. Memberikan paraf pada konsep

7. Mengevaluasi hasil tugas Kasubbag AUK dan AKA yang diperlukan untuk mewujudkan visi dan misi
fakultas
Tahapan-tahapan:
7.1. Membuat laporan hasil pekerjaan
7.2. Mengidentifikasi permasalahan yang timbul
7.3. Hasil kerja sesuai dengan aturan yang berlaku

8. Membuat laporan kinerja sesuai dengan aturan yang berlaku agar dapat digunakan pedoman di
waktu mendatang
Tahapan-tahapan:
8.1. Menyusun konsep laporan
8.2. Memeriksa konsep
8.3. Memberi paraf pada konsep laporan

9. Melaksanakan Tugas Kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan maupun tertulis
Tahapan-tahapan:
9.1. Menerima perintah dari Pimpinan
9.2. Melaksanakan Tugas
9.3. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas

E. Wewenang Jabatan

1. Menentukan prioritas perencanaan program kerja dengan persetujuan Dekanat

2. Menolak kegiatan yang tidak sesuai dengan RKAKL/SOP
3. Memberi penilaian bawahan
4. Memberi peringatan/teguran kepada bawahan
5. Memeriksa dan membubuhkan paraf dalam Surat Keputusan
6. Menandatangani surat interna

F. Hubungan Kerja

Internal (universitas)
No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1 Wakil Dekan bid. Fakultas Laporan, petunjuk, arahan,
Akademik dan bimbingan dan persetujuan
Kelembagaan
kurang hub kerja eksternal, spek jabatan, peralatan kerja kurang lengkap,
2 Wakil Dekan bid. AUPK Fakultas Laporan, petunjuk, arahan,
bimbingan dan persetujuan

3 Wakil Dekan bid. Fakultas Laporan, petunjuk, arahan,

Kemahasiswaan dan bimbingan dan persetujuan
Kerjasama

4 Kaprodi Fakultas Koordinasi Penyelenggaraan

administrasi

5 Kepala Laboratorium Fakultas Koordinasi Penyelenggaraan

administrasi

6 BEMF, HIMAPRODI, Fakultas Petunjuk, penjelasan

UKM, Mahasiswa pelaksanaan administrasi
akademik, Umum dan Keuangan

9 Para Kabag Rektorat Koordinasi Penyelenggaraan

administrasi

10 Para Kepala UPT Rektorat Koordinasi Penyelenggaraan

administrasi

Eksternal
No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1 Kepala Sekolah/Lembaga/Instansi Koordinasi penyelenggaraan
mahasiswa praktek

G. Struktur Organisasi

REKTOR

KA-BIRO DEKAN WADEK

III

Jurusan
KABAG TU
Jurusan

Prodi Kasubag Kasubag ADUM Kasubag

Pengadministrasi Pengolah data

Kel. Dosen

BEMF/HMJ/UKM Kel.
Kel.Mahasiswa
Mahasiswa

H. Spesifikasi Jabatan
kurang hub kerja eksternal, spek jabatan, peralatan kerja kurang lengkap,
1. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Tk. I ( III/d )
2. Pendidikan : S1
3. Kursus/Diklat
a. Penjenjangan : Diklatpim Tk. III
b. Teknis : Diklat Teknis Perencana
4. Pengalaman Kerja : 2 tahun di bidang perencanaan atau keuangan
5. Pengetahuan Kerja : Peraturan di bidang perencanaan, penganggaran, keuangan dan pengadaan
barang/jasa
6. Keterampilan Kerja : mengoperasikan computer (Microsoft office, internet, dll)
7. Bakat Kerja
a. G = Inteligensi (kemampuan belajar secara umum)
b. V = Bakat Verbal (kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara
tepat dan efektif)
c. N = Numerik (kemampuan untuk melakukan operasi arithmatik secara tepat dan akurat)
d. Q = Ketelitian (kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau
dalam table)

8. Temperamen Kerja
a. D = kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin,
mengendalikan atau merencanakan;
b. F = kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan,
gagasan atau fakta dari sudut pandangan pribadi;
c. I = kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan mempengaruhi orang lain
dalam pendapat, sikap atau pertimbangan mengenai gagasan;
d. M = kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan penilaian,
pembuatan pertimbangan, atau pembuatan peraturan/keputusan berdasarkan kriteria yang
diukur atau yang dapat diuji;
e. P = kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya
penerimaan dan pembuatan indtruksi;
f. R = kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus-
menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau
kecepatan yang tertentu;
g. T = kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan
tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu;
h. V = kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas, sering berganti dari
tugas yang satu ke tugas yang lainnya yang “berbeda” sifatnya, tanpa kehilangan efisiensi atau
ketenangan diri.

9. Minat Kerja
a. C = konvensional
10. Upaya Fisik
a. Berjalan
b. Duduk
c. Memegang
d. Bekerja dengan jari
e. Berbicara
f. Mendengar
g. Melihat

11. Kondisi Fisik : Pria/wanita, sehat jasmani dan rohani

12. Fungsi Pekerja

a. D1 = mengkoordinasikan data
b. D2 = menganalisis data
c. D3 = menyusun data
d. D4 = menghitung data
e. D5 = membandingkan/mencocokkan data
f. D6 = menyalin data
g. O0 = manasehati
h. O1 = berunding
i. O2 = mengajar
j. O3 = menyelia
k. O5 = mempengaruhi
l. O6 = berbicara – menberi tanda
m. O7 = melayani orang
n. O8 = menerima instruksi

I. Kebutuhan Pelatihan
kurang hub kerja eksternal, spek jabatan, peralatan kerja kurang lengkap,
1. Pelatihan pengadaan barang/jasa pemerintah
2. Pelatihan Penganggaran dan Keuangan

J. Peralatan Kerja

Bahan Kerja
No Bahan Kerja Penggunaan dalam Tugas
1. Rencana Strategis Bisnis (RSB) Penyusunan Rencana Kerja Anggaran

2. Rencana Kerja dan Anggaran Dasar pelaksanaan anggaran dalam melaksanakan

Kementerian/Lembaga (RKA-KL) kegiatan
3. Usulan Kegiatan Jurusan/Prodi Penyusunan RKA-KL Fakultas

4 Surat Masuk / Disposisi Pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain

Alat Kerja
No Alat Kerja Digunakan untuk Tugas
1. Standar Operasional Prosedur (SOP) Mengatur pelaksanaan tugas
2. Standar Biaya Masukan (SBM) Memeriksa besaran biaya dalam penyusunan RKA

3. Standar Biaya Khusus (SBK) Memeriksa besaran biaya yang belum diatur dalam
SBM dalam penyusunan RKA
4. Peraturan terkait di bidang perencanaan, Memeriksa kelengkapan berkas/data dan kesesuaian
penganggaran dan keuangan dengan aturan
5. Perangkat Komputer + Printer Mengolah data sampai disajikan hasil kerja
6. Jaringan Internet Mengolah data dan penyampaian data secara on line
7. Alat Tulis Kantor Mendukung pelaksanaan tugas dan pekerjaan
kurang hub kerja eksternal, spek jabatan, peralatan kerja kurang lengkap,

L. Indikator Keberhasilan Tugas

Hasil Kerja
No Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Usulan RKAKL Fakultas Dokumen
2. Dokumen SPJ siap diajukan ke Keuangan Kantor Pusat Dokumen
3. Laporan Pelaksanaan Anggaran Dokumen
4. Laporan Kinerja Dokumen

INDIKATOR KEBERHASILAN TUGAS :

1. Tersusunnya draft rencana kerja tahunan
2. Tersusunnya RKAKL Fakultas
3. Terbaginya tugas ke kasubag
4. Terwujudnya Laporan Pelaksanaan Anggaran Fakultas
5. Terwujudnya Laporan Kinerja Kabag TU
6. Terpenuhinya tugas kedinasan lain

M. Kondisi Kerja
1. Tempat Kerja : di dalam ruangan
2. Suhu : dingin
3. Keadaan Ruangan : cukup
4. Penerangan : terang
5. Suara : tenang
6. Keadaan tempat kerja : bersih dan rapi

N. Temperamen
1. Dapat menyesuaikan dengan situasi dan kondisi;
2. Tidak menampakkan permasalahan yang dihadapi;
3. Bermuka manis;
4. Ramah dan banyak seyum;
5. Berhati Ihlas
6. Tanggap terhadap pekerjaan
7. Cekatan

Surabaya, 27 Agustus 2014.

Kepala Bagian Tata Usaha,

ttd.
Hasymiyatul Mukriyati, S.Ag, MM.
NIP. 196211301987031001
kurang hub kerja eksternal, spek jabatan, peralatan kerja kurang lengkap,

NAMA-NAMA PNS FAKULTAS SAINTEK DAN FPK

1. Prof. Dr. Moh. Sholeh, M.Pd

2. Drs. Aliwafa, M.Ag
3. Dr. dr. Hj. Siti Nur Asiyah, M.Ag
4. Hasymiyatul Mukriyati, S.Ag, MM
5. Noor Taufik Hidayat, SH
6. Hasbullah Hilmi, S.Ag, S.S, MH
7. Outsourching
b. Draft Rencana Kerja Tahunan
c. Pembagian Tugas Kerja
d. Rencana Kerja Anggaran
e. Koordinasi, monitoring evaluasi
f. Validasi surat/dokumen
g. Laporan Kegiatan
h. Pelakasaan tugas kedinasan
i. Penilaian Kinerja (SKP)
1.