Bahan Kerja / Peralatan Kerja perlu dibuat tabel

Diskripsi Tugas
Kode : D 1110

A. Identifikasi Jabatan
Nama Jabatan : Kepala Subbag Tata Usaha Diperiksa :
Bagian : Umum
Biro : Administrasi Umum, Perencanaan dan
Keuangan
B. Tugas (sesuai ortaker) Pasal : 42 ayat 1
melaksanakan pengelolaan Ketata Usahaan dan Kearsipan sesuai dengan PMA Nomor 16
Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama dan PMA
Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian
Agama

C. Fungsi (sesuai ortaker) Pasal : 42 ayat 1

a. Penyusunan Rencana program, Pelaksanaan program dan Evaluasi program Ketata Usahaan dan
Kearsipan serta Pelaporan.
b. Pembagian Tugas dan Pelayanan Administrasi Tata Persuratan.
c. Pengelompokan masing-masing pekerjaan dan pelaksanaan Tindak Lanjut Disposisi/Rekomendasi
Pimpinan.
d. Pengelolaan Arsip dan Dokumen

D. Uraian Tugas Jabatan

1. Penyusunan Rencana program, Pelaksanaan program dan Evaluasi program Ketata Usahaan dan
Kearsipan, serta Pelaporan, terdiri dari :
1.1. Membuat Kegiatan Subbagian Tata Usaha dan Kearsipan dan ikut melaksanakan serta
membuat laporan Bagian Umum.
1.2. Merespons dan membantu pelaksanaan secara aktif tentang Tata persuratan dan Kearsipan
dari semua aktivitas program-program UINSA Surabaya terkait dengan Civitas Akademika, baik
secara langsung ataupun tidak langsung serta acara/aktivitas lainnya yang terkait dengan
Tupoksi Subbag Tata Usaha.
1.3. Ikut mensosialisasikan Program-program UINSA Surabaya dengan membuat/menerbitkan
Surat Edaran, baik untuk Intern maupun Ekstern sesuai Disposisi atau Rekomendasi Pimpinan.
1.4. Membuat rencana Program Workshop tentang Tata Persuratan dan Kearsipan dalam rangka
Pembinaan Pegawai dan Dosen di lingkungan UIN Sunan Ampel Surabaya.
1.5. Merencanakan program/melaksanakan Jadual Retensi Arsip (JRA )

2. Pembagian Tugas dan Pelayanan Administrasi Tata Persuratan ( Surat masuk/Surat keluar)
Terdiri dari :
2.1. Menginstruksikan dan mengawasi kepada JFU untuk mengambil Surat di Kantor POS (secara
Rutin/Tiap Hari kerja).
2.2. Menginstruksikan kepada Arsiparis/JFU untuk memilah- milah surat dari Kantor POS, untuk
membedakan nama surat yang langsung tertuju pada yang bersangkutan dan mana surat yang
perlu tindak lanjut dan kebijakan Pimpinan.
2.3. Memberikan instruksi dan mengawasi JFU/Arsiparis untuk memberikan Lembar Disposisi pada
Surat yang perlu tindak lanjut dan kebijakan Pimpinan terkait dengan Leading sektor Unit kerja
Bagian atau Fakultas maupun Lembaga.
2.4. Memberikan instruksi kepada JFU untuk memberikan Nomor dan Kode Surat pada Surat yang
sudah selesai di Tanda tangani Pimpinan serta Menstempel sesuai kebutuhan.
2.5. Mengawasi dan mengontrol penggunaan Stempel sebagaimana mestinya serta mengamankan.
2.6. Ikut menerbitkan Surat Keputusan Rektor terkait dengan kepentingan kegiatan operasional
Lembaga/Unit kerja sebagaimana Visi dan Misi UIN Sunan Ampel Surabaya via Rektorat.
2.7. Membantu dan ikut melaksanakan kegiatan Subbag lain di Bagian Umum yang terkait dengan
kegiatan Ketata Usahaan, baik secara langsung ataupun tidak langsung.

3. Pengelompokan Masing-masing Pekerjaan dan Pelaksanaan Tindak lanjut Disposisi/Rekomendasi

pimpinan, terdiri :
3.1. Mengkonsep surat dan memberikan instruksi kepada JFU/Arsiparis untuk
merespons/melaksanakan tindak lanjut surat yang di disposisi pimpinan, baik untuk Intern
maupun ekstern.
3.2. Menginstruksikan pada JFU/Arsiparis untuk menerbitkan/mengetik surat Tugas atau SPD
(Surat Perjalanan Dinas) bagi pejabat atau pegawai yang terkait penugasan dari pimpinan
sesuai dengan disposisi.
Bahan Kerja / Peralatan Kerja perlu dibuat tabel

3.3. Mengkomunikasikan dengan Unit/Bagian lain ataupun dengan Fakultas/Lembga tentang

kebijakan pimpinan terkait dengan instruksi/disposisi yang menjadi leading sektor Unit/Bagian
dimaksud terkait dengan Tata Usaha/Kearsipan/Dokumen.

4. Pengelolaan Arsip danDokumen, terdiri dari :

4.1. Mengontrol dan memberi arahan kepada JFU/Arsiparis terkait dengan Muara/jumlah Surat
Masuk/keluar, tindak lanjut dan Finising Surat.
4.2. Memberikan instruksi pada JFU terkait dengan Surat Dinas/Surat Tugas dan atau SPD yang
selesai diproses untuk disampaikan kepada yang bersangkutan, Leading sektor, Bagian/Unit
kerja yang dimaksud.
4.3. Memberikan instruksi dan mengontrol Arsiparis untuk melaksanakan Pengarsipan Surat yang
telah selesai dan mendokumentasikan Surat-surat penting.
4.4. Memberikan instruksi/pengarahan kepada JFU/Arsiparis untuk melaksanakan pencatatan
Surat/Arsip secara Elektronik.
4.5. Mengawasi dan menginstruksikan JFU/Arsiparis untuk menata dan memeriksa Arsip secara
berkala, baik sarana maupun prasarananya yang dibutuhkan.
4.6. Melayani penyediaan dan mencarikan kembali Arsip/Dokumen yang dibutuhkan untuk Stage
Holder dari bagian/unit kerja/Lembaga yang terkait di Intern Uin Sunan Ampel Surabaya.
4.7. Pembuatan laporan kerja subbag TU.
4.8. Melaksanakan tugas khusus yang diberikan pimpinan.

E. Wewenang Jabatan
1. Mengatur dan melaksanakan kegiatan Tata Persuratan dan Kearsipan di Bagian Umum di
Lingkungan Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya di bawah kewenangan Biro
Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan (AUPK);
2. Mengadakan Pembinaan/pengarahan kepada JFU/Arsiparis tentang Tata Persuratan dan
Kearsipan;
3. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan Workshop tentang Tata Persuratan Dinas
dan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama sesuai dengan PMA Nomor 16 Tahun
2006 dan PMA Nomor 44 Tahun 2010 serta Undang-undang Republik Indonesia Nomor
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
4. Memprogram dan melaksanakan Jadual Retensi Arsip ( JRA )
F. Hubungan Kerja

URAIAN HUBUNGAN KERJA

Internal: dalam UIN, diisi urutan terdekat

No Jabatan
1 Kepala Subbag PRT
2 Kepala Subbag BMN
3 Kepala Subbag/Kepala
Bagian lain, Kepala Unit
di kantor pusat dan
Lembaga /Kepala Pusat
4 Kepala Subbag/Kepala
Bagian Fakultas
5 Kepala Biro
AAKK/Pejabat Pembuat
Komitmen ( PPK )
6 Rektor/Wakil Rektor
Unit Kerja/Instansi
Kantor pusat UIN Sunan
Ampel Surabaya
Kantor pusat UIN Sunan
Ampel Surabaya
UIN Sunan Ampel Surabaya
UIN Sunan Ampel Surabaya
UIN Sunan Ampel Surabaya
UIN Sunan Ampel Surabaya
Dalam Hal
Koordinasi dalam hal kerja sama
yang terkait dengan persuratan
dan absensi bagian umum.
Koordinasi dalam hal kerja sama
terkait dengan
pengadministrasian BMN.
Pembuatan SK Rektor terkait
denan bagian umum / pemberian
nomor surat serta pembuatan
SPD terkait dengan leading
sektor subbag / kabbag masing-
masing.
Distribusi, koordinasi dan
Sosialisasi Surat Intern/Ektern
Petunjuk, arahan, bimbingan dan
persetujuan
Petunjuk, arahan, bimbingan dan
persetujuan
Bahan Kerja / Peralatan Kerja perlu dibuat tabel

Eksternal
No Jabatan
1 Bagian Umum
2 Kasubbag Tata Usaha
3 Kepala Balai Diklat
Keagamaan Surabaya
4 Kepala Perpustakaan
dan Kearsipan Jawa
Timur
5 Kepala Pusat ANRI
6 Kabag
Umum/Kasubbag Tata
Usaha
Unit Kerja/Instansi
Dirjend Pendis Kemenag RI
Dirjend Pendis Kemenag RI
Balai Diklat Keagamaan
Surabaya
ANRI Jawa Timur
Arsip Nasional Republik
Indonesia ( ANRI ) Jakarta
Universitas
Negeri/Perguruan Tinggi
Swasta
Dalam Hal
Koordinasi dan Konsultasi
tentang Tata Persuratan dan
Kearsipan
Koordinasi dan Konsultasi
tentang perkembangan dan
perubahan-perubahan Tata
Persuratan di Kementerian
Agama RI
Koordinasi dan Konsultasi serta
kerjasama untuk Diklat Tata
Persuratan dan Kearsipan
Koordinasi dan Konsultasi
tentang Kearsipan dan JRA
(Jadwal Retensi Arsip)
Koordinasi dan Konsultasi terkait
Arsip di Perguruan Tinggi
Studi Banding tentang Persuratan
dan Penataan Arsip di Perguruan
Tinggi/Universitas

G. Struktur Organisasi
Dalam Struktur Organisasi sesuai dengan PMA Nomor 8 Tahun 2014 tanggal 28 April 2014, bahwa
Subbagian Tata Usaha termasuk dalam Struktur Bagian Umum Ps. 41 huruf a, Dan Bagian Umum
termasuk dibawah naungan Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan ( AUPK ) Ps.38
huruf a

PPK ( Pejabat Pembuat

BIRO AUPK
Komitmen)

BAGIAN UMUM

SUBBAG
TATA USAHA

H. Spesifikasi Jabatan
1. Pangkat/Golongan : Penata Tk.I (III/d) atau Penata (III/c) dengan syarat tertentu
2. Pendidikan : Minimal D III dengan syarat tertentu atau Strata i ( S1 )
3. Kursus/Diklat : Tata Adminstrasi dan DiklatPim IV
4. Pengalaman Kerja : Biro Tata Administrasi sesuai dengan Tata Persuratan Kementerian Agama
5. Pengetahuan Kerja : Mengetahui Tata cara Persuratan dan Kearsipan di Perguruan Tinggi Agama Islam
dibawah naungan Kementerian Agama
6. Keterampilan Kerja: Bisa mengoperasikan Komputer dan sistem Tata persuratannya dan peralatan IT
7. Minat Kerja : Mempunyai semangat yang positif dan analisis serta kreatif dalam menangani alur
tata persuratan dan Kearsipan.
8. Upaya Fisik : Mempersiapkan semua perangkat yang terkait dengan kebutuhan Tata Persuratan
dan Kearsipan serta melaksanakan kegiatan sesuai aturan yang berlaku
9. Hasil Kerja : Akan menghasilkan Tata Persuratan/Administrasi dan Kearsipan di Perguruan
Tinggi/UIN Sunan Ampel Surabaya yang optimal sesuai dengan Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan
Bahan Kerja / Peralatan Kerja perlu dibuat tabel

Kementerian Agama sebagaimana yang diamanatkan oleh Undang – Undang Republik Indonesia Nomor
43 Tahun 2009 tentang kearsipan dan PMA Nomor 16 Tahun 2006 dan PMA Nomor 44 Tahun 2010
Tentang pedoman penataan kearsipan di lingkungan kementrian agama.

I. Kebutuhan Pelatihan
1. Workshop Tata Persuratan dan Kearsipan di Perguruan Tinggi
2. Pelatihan peningkatan SDM dalam mengelolah tata persuratan dinas di lingkungan Kemenag
3. Workshop tentang Teknis Kearsipan di Perguruan Tinggi
4. Workshop Disiplin dan Ethos kerja Tenaga Administrasi di lingkungan Perguruan Tinggi
J. Bahan Kerja / Peralatan Kerja
1. Bahan Kerja meliputi :
1.1. Surat Masuk.
1.2. Flaximile.
1.3. Nota Dinas.
1.4. Lembar Disposisi dan Rekomendasi Pimpinan
1.5. Daftar Jadual Retensi Arsip (JRA)

2. Peralatan Kerja meliputi :

2.1. Komputer/Laptop,Printer.
2.2. Foto Copy dan Scanner.
2.3. Telephone/Aiphone, Flaximile dan Jaringan Internet.
2.4. Alat Penghancur Kertas.
2.5. Lemari Arsip dan Filling Kabinet.
2.6. Peralatan Khusus untuk menyimpan Dokumen-dokumen penting seperti : Surat-surat
Pendirian/Akta Pendirian Gedung Institut atau Universitas, Dokumen/Akta Pendirian Fakultas,
dan semacamnya.

K. Indikator Keberhasilan Tugas

Hasil Kerja
No Hasil Kerja Satuan Hasil
1 Pelayanan persuratan Penerbitan surat tugas / SPD
2 Komunikasi birokrasi terkait tata persuratan dan kearsipan lancar terkendali
dengan lembaga / unit kerja di lingkungan UINSA SBY
3 Rekomendasi / Tindak lanjut disposisi pimpinan terkait Terpenuhi
dengan surat masuk / surat keluar
4 Penataan kearsipan terkait dengan kearsipan / dokumen Mudah di cari kembali
5 Pembuatan laporan tata persuratan Dokumen / Arsip
1. Dalam pelayanan persuratan tidak ada komplin dari stage holder (pengguna jasa)
2. Komunikasi birokrasi dengan Lembaga/Unit kerja di lingkungan UINSA Sby tanpa adanya kendala
3. Kegiatan pimpinan yang terkait dengan tindak lanjut surat masuk tidak ada kesulitan
4. Mudah untuk mencari kembali Arsip surat yang apabila dibutuhkan oleh pengguna Arsip.
5. Pembuatan laporan tata persuratan / kearsipan tertata sesuai peraturan.

L. Kondisi Kerja
1. Nyaman
2. Aman, Udara Sejuk
3. Penyinaran ruangan terang
4. Tenang dan ruangan cukup, udara bersih.