DISKRIPSI TUGAS

A. Identifikasi Jabatan
Nama Jabatan : Kasubbag. Administrasi Umum dan Diperiksa :
Kepegawaian
Bagian : Tata Usaha Fakultas Dakwah dan
Komunikasi Kode : B1220
Biro : Fakultas
B. Tugas dan fungsi (sesuai ortaker) Pasal : 25

Melakukan ketatausahaan, layanan administrasi kepegawaian, hubungan masyarakat,

pengelolaan barang milik negara, kerumahtanggaan, dan sistem informasi fakultas.

C. Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan kegiatan ketatausahaan di bidang administrasi umum dan persuratan,
administrasi kepegawaian, hubungan masyarakat, Barang milik negara, kerumahtanggaan dan
sistem informasi fakultas sesuai peraturan berlaku untuk tercapainya target waktu dan
kelancaran pelaksanaan tugas.

D. Uraian Tugas Jabatan

1. Menyusun rencana kegiatan dan program kerja sub. bagian administrasi umum dan
kepegawaian berdasarkan tusi sebagai pedoman pelaksanaan tugas
1.1. Menelaah Renstra dan RKA-KL tahun berjalan
1.2. Menyusun konsep kerja tahun berjalan
1.3. Mendiskusikan konsep kerja dengan JFU
1.4. Mengkonsultasikan konsep kerja dengan Kabag. TU
1.5. Menetapkan rencana kerja
2. Mendistribusikan pekerjaan pada JFU sesuai tusi masing-masing
2.1. Melaksanakan tata persuratan
2.2. Melaksanakan administrasi kepegawaian
2.3. Melaksanakan fungsi kehumasan dan protokoler
2.4. Melaksanakan administrasi dan pengelolaan BMN
2.5. Melaksanakan fungsi kerumahtanggaan
2.6. Melaksanakan fungsi sistem informasi fakultas
3. Membimbing dan memeriksa tugas dan pekerjaan JFU
3.1. Mempelajari peraturan
3.2. Membuat jadwal kegiatan
3.3. Melaksanakan kegiatan
3.4. Membuat laporan kegiatan
4. Mengevaluasi tugas dan pekerjaan dengan tahapan:
4.1. Menelaah Sasaran Kinerja Pegawai
4.2. Melaksanakan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai
5. Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan tata persuratan meliputi:
5.1. Surat Masuk:
5.1.1. Mencatat surat masuk
5.1.2. Memberi lembar disposisi
5.1.3. Menyampaikan surat ke pimpinan
5.1.4. Menindaklanjuti disposisi pimpinan
5.1.5. Menjawab, menggandakan, mendistribusikan sesuai tujuan
5.1.6. Mengarsip surat

5.2. Surat keluar:

5.2.1. Menkonsep surat
5.2.2. Mengetik surat
5.2.3. Memferifikasi dan membubuhkan paraf
 5.2.4. Memintakan tanda tangan pimpinan
5.2.5. Memberi nomor surat
5.2.6. Menggandakan dan mengesahkan surat
5.2.7. Mendistribusikan surat
5.2.8. Mengarsip surat
6. Melaksanakan administrasi kepegawaian
6.1. Melaksanakan usul kenaikan pangkat PNS
6.1.1. Memberi informasi masa kenaikan pangkat PNS
6.1.2. Menghimpun persyaratan kenaikan pangkat PNS
6.1.3. Melegalisir dokumen usul kenaikan pangkat PNS
6.1.4. Membuat surat pengantar usul mutasi/kenaikan pangkat PNS ke Rektor
6.1.5. Mengirim usul kenaikan pangkat ke Rektorat
6.1.6. Mengarsip berkas kenaikan pangkat

6.2. Melaksanakan usul penerbitan SK Pensiun PNS

6.2.2. Menghimpun persyaratan usul SK pensiun
6.2.3. Melegalisir dokumen usul pensiun
6.2.4. Membuat surat pengantar usul pensiun ke Rektor
6.2.5. Mengirim berkas usul pensiun
6.2.6. Mengarsip berkas usul pensiun

6.3. Membuat Surat Kenaikan Gaji Berkala (KGB)

6.3.1. Mengonsep Kenaikan Gaji Berkala berdasarkan SK/KGB sebelumnya
6.3.2. Mengetik Surat Kenaikan Gaji Berkala
6.3.3. Mendistribusikan KGB kepada PPDG dan pegawai yang bersangkutan
6.3.4. Mengarsip ke file pegawai masing-masing

6.4. Membuat SPMJ, SPMT jabatan fungsional Asisten Ahli

6.4.1. Membuat konsep SPMJ, SPMT berdasarkan SK Fungsional
6.4.2. Mengetik SPMJ, SPMT
6.4.3. Mendistribusikan SPMJ, SPMT kepada PPDG dan pegawai yang bersangkutan
6.4.4. Mengarsip ke file pegawai masing-masing

6.5. Membuat Daftar Urutan Kepangkatan (DUK)

6.5.1. Mengonsep DUK berdasarkan DUK tahun sebelumnya
6.5.2. Mengetik DUK
6.5.3. Memintakan tanda tangan pimpinan
6.5.4. Mengesahkan DUK
6.5.5. Mengarsip DUK

6.6. Mengkoordinasikan tata usaha Kesejahteraan Pegawai meliputi : Karpeg, Taspen,

Karis/Karsu, BPJS
6.6.1. Menghimpun persyaratan
6.6.2. Melegalisir persyaratan
6.6.3. Membuat surat usulan ke Rektor
6.6.4. Mengirim surat usulan ke Rektorat
6.6.5. Mengarsip surat usulan
6.6.6. Mendistribusikan Kartu tersebut kepada PNS

6.7. Memberikan layanan pengajuan cuti PNS

6.7.1. Menerima surat pengajuan cuti PNS
6.7.2. Memberikan lembar disposisi ke pimpinan
6.7.3. Menindaklanjuti disposisi pimpinan
6.7.4. Membuat surat sesuai disposisi pimpinan
6.7.5. Mendistribusikan surat ke pemohon/PNS
6.7.6. Mengarsip surat

6.8. Memberikan layanan Pengajuan Surat Ijin Belajar/Tugas Belajar

6.8.1. Menerima surat permohonan ijin/tugas belajar PNS beserta persyaratannya
6.8.2. Memberi lembar disposisi ke pimpinan
6.8.3. Menindaklanjuti disposisi pimpinan
6.8.4. Membuat surat sesuai disposisi pimpinan
6.8.5. Mengirim surat usulan ijin/tugas belajar ke Rektorat
6.8.6. Mengarsip surat

6.9. Memberikan layanan pengajuan Surat Tunjangan Tugas Belajar

6.9.1. Menerima surat permohonan tunjangan tugas belajar PNS beserta persyaratannya
6.9.2. Memberi lembar disposisi ke pimpinan
6.9.3. Menindaklanjuti disposisi pimpinan
6.9.4. Membuat surat sesuai disposisi pimpinan
6.9.5. Mengirim surat usulan tunjangan tugas belajar ke Rektorat
6.9.6. Mengarsip surat

6.10. Memberikan layanan rekap absensi pegawai dan dosen meliputi absen finger print,
manual, apel pagi dan absen kegiatan
6.10.1. Finger Print
6.10.1.1. Mencetak absen setiap awal bulan berikutnya
6.10.1.2. Merekap absen hasil finger print
6.10.1.3. Melaporkan hasil rekap finger print ke Rekorat dan PPDG sebagai lampiran
pencairan Uang makan
6.10.1.3. Mengarsip absen

6.10.2. Absen manual

6.10.2.1. Membuat absen kehadiran secara manual
6.10.2.2. Merekap absen manual setiap awal bulan berikutnya
6.10.2.3. Melaporkan hasil rekap absen setiap bulan ke pimpinan
6.10.2.4. Mengarsip absen manual

6.10.3. Absen Apel pagi

6.10.3.1. Membuat absen kehadiran apel pagi secara manual
6.10.3.2. Merekap absen kehadiran apel pagi manual setiap awal bulan berikutnya
6.10.3.3. Melaporkan hasil rekap absen apel pagi setiap bulan ke pimpinan
6.10.3.4. Mengarsip absen apel pagi

6.10.4. Absen Kegiatan Lain/rapat

6.10.4.1. Membuat absen kegiatan secara manual
6.10.4.2. Merekap absen kegiatan manual
6.10.4.3. Melaporkan hasil rekap absen kegiatan ke pimpinan
6.10.4.4. Mengarsip absen kegiatan

6.11. MEMBERIKAN LAYANAN PENGUMPULAN LAPORAN KINERJA DOSEN/BKD ( ??????? )

( Menjadi tugas Bag. Akademik ataukah Kepegawaian ?)
6.11.1. Menghimpun laporan BKD dari dosen ( soft copy dan hard copy )
6.11.2. Merekap laporan BKD dosen
6.11.2. Mengirim BKD ke LPM ( Lembaga Penjaminan )
6.11.3. Menginformasikan ke dosen hasil koreksi LPM
6.11.4. Mengirim kembali BKD yang telah dilengkapi oleh dosen ke LPM
6.11.5. Mengambil BKD yang telah disetujui oleh LPM untuk ditandatangankan ke assesor
6.11.6. Mengirim kembali BKD yang telah ditanda tangani oleh assesor ke LPM
6.11.7. Mengarsip BKD
 6.12. MEMBUAT SK KEGIATAN ( ?????) (Tugas KTU / Panitia kegiatan/ Kepegawaian ???)
6.12.1 Menerima proposal kegiatan dari masing-masing bagian/prodi/jurusan yang sudah
disetujui oleh pimpinan
6.12.2 Mempelajari proposal untuk pembuatan draft SK
6.12.3 Membuat SK kegiatan berdasarkan proposal
6.12.4 Memintakan pengesahan SK kegiatan kepada pimpinan
6.12.5 Mendistribusikan SK kegiatan kepada panitia
6.12.6 Mengarsip SK kegiatan
6.13 Membuat Surat Penugasan
6.13.1 Membuat surat tugas kedinasan
6.13.1.1 Menindaklanjuti disposisi pimpinan untuk mengikuti kegiatan undangan dari
instansi lain
6.13.1.2 Membuat surat tugas/SPD
6.13.1.3 Meminta tanda tangan pimpinan
6.13.1.4 Memberi nomor surat tugas/SPD
6.13.1.5 Mendistribusikan ST/SPD
6.13.1.6 Mengarsip
6.13.2 Membuat surat tugas/SPD Kegiatan ?????? (Seharusnya tugas panitia)
6.13.2.1 Membuat surat tugas/SPD berdasarkan SK kegiatan
6.13.2.2 Meminta tanda tangan pimpinan
6.13.2.3 Memberi nomor surat tugas/SPD
6.13.2.4 Mendistribusikan ST/SPD
6.13.2.5 Mengarsip

7. Melaksanakan pelayanan kehumasan dan Protokoler.

7.1 Melakukan pelayanan tamu pimpinan
7.1.1 Melakukan antar jemput tamu pimpinan
7.1.2 Mempersiapkan ruang pertemuan tamu beserta pimpinan
7.1.3 Menyiapkan konsumsi tamu dan pimpinan
7.1.4. Menyiapkan buku tamu

7.2 Melakukan layanan antar jemput pimpinan

7.2.1 Melakukan antar jemput pimpinan
7.2.2 Melakukan perawatan kendaraan dinas (mencuci dan membersihkan mobil dinas)
7.2.3 Melaporkan ke pimpinan jika ada kerusakan mesin mobil dinas
7.2.4 Membawa mobil ke bengkel untuk perbaikan.

7.3 Melaksanakan layanan kehumasan

7.3.1 Mencatat jadwal kegiatan kedinasan
7.3.2 Melayani kegiatan kedinasan
7.3.3. Mengkonfirmasi kegiatan kedinasan kepada pihak terkait
7.3.4. Memberikan informasi kepada pegawai dan dosen melalui sms center
7.3.5. Memberikan layanan fotografi kegiatan

8. Melaksanakan administrasi dan pengelolaan Barang milik Negara

8.1. Melaksanakan pembukuan barang milik negara
8.2. Memberikan nomor barang milik negara sesuai dengan katalog
8.3. Membuat Daftar Barang Ruangan (DBR)
8.4. Melakukan perawatan barang milik negara
8.5. Membuat laporan tri wulan tentang barang milik negara
8.6. Membuat laporan tahunan tentang barang dan negara
8.7. Mekakukan usul penghapusan barang milik negara yang rusak/tidak layak pakai
8.8. Menghimpun kebutuhan ATK dari masing-masing sub bagian
 8.9. Membuat perencanaan pengadaan ATK
8.10. Mengkonsultasikan rencana pengadaan ATK ke pimpinan/Wadek II
8.11. Membuat surat usul pengadaan ATK
8.12. Mengadakan ATK bersama Tim Pengadaan Barang dan Jasa
8.13. Menerima barang ATK dari rekanan penyedia barang dan jasa
8.14. Membukukan ATK ke dalam buku Bendahara Barang
8.15. Melayani kebutuhan ATK kepada sub-sub bagian
8.16. Membuat laporan setiap tri wulan keadaan opname barang

9. Melaksanakan administrasi kerumahtanggaan

9.1. Mengontrol jaringan listrik, air, dan telphon, AC
9.2. Melakukan pemeliharaan/penggantian lampu dan peralatan lainnya
9.3. Melakukan pengawasan kebersihan kantor, kelas dan lingkungan fakultas
9.4. Mengkoordinasikan penataan dan keindahan ruangan serta lingkungan fakultas
9.5. Melakukan pengawasan keamanan gedung dan lingkungan fakultas
9.6. Membuat pengajuan pengurusan perpanjangan dan penggantian STNKB kendaraan
dinas
9.7. Mengkoordinasikan pengurusan pemeliharaan kendaraan dinas

10. Melaksanakan Layanan Sistem Informasi Fakultas

10.1. Membuat layout design grafis fakultas
10.2. Mengontrol jaringan Network LAN Fakultas
10.3. Memperbaiki jaringan Network LAN Fakultas
10.4. Memasukkan dan mengup date data ke website fakultas
10.5. Memasukkan data kepegawaian ke SIMPEG dan SIAKAD

11. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan:

11.1. Menerima perintah dari pimpinan
11.2.Melaksanakan tugas
11.3.Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas

E. Wewenang Jabatan

1.Memberikan pertimbangan kesesuaian spesifikasi barang

2.Memberikan saran penggunaan BMN sesuai fungsinya
3.Menggontrol penempatan BMN sesuai dengan Daftar Barang Ruangan (DBR)
4.Memberikan penilaian terhadap prestasi kerja pegawai dan teguran kepada bawahan

F. Hubungan Kerja

Internal: Semua lingkungan UIN Sunan Ampel

NO Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal Keterangan
1. Kasubbag. Fakultas Penyediaan Semua Fakultas
Akademik ATK,Ruang kuliah,
Sarana prasarana
perkuliahan
2 Kasubbag. Fakultas Penyediaan Semua Fakultas
Perencanaan anggaran
Akutansi &
Keuangan
3 KaProdi/Kajur Fakultas Koordinasi jadwal Semua Fakultas
kuliah, Skripsi,
Proposal , PPL dan
Lain -lain
4 Kabag. TU Fakultas Menindaklanjuti Semua fakultas
disposisi
pimpinan
5 Dekan/Wadek Fakultas Koordinasi Semua fakultas
kebijakan
pimpinan
6 Kabag Umum Rektorat Koordinasi Semua fakultas
pengadaan dan
pemeliharaan
BMN
 7 Kabag. Rektorat Proses kenaikan Semua fakultas
Kepegawaian pangkat, pensiun,
SPMT/SPMJ,
Tugas Belajar dan
lain-lain
8 Kabag. Rektorat Penyediaan Semua fakultas
Kerjasama informasi
9 LPM Rektorat Koordinasi Semua fakultas
tentang BKD
10 Kepala BIRO Rektorat Koordinasi Semua fakultas
AUPK tentang bagian
umum dan
kepegawaian

External: Di luar UIN Sunan Ampel

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal Ket.
1. Pimpinan Perguruan Tinggi Mitra Dosen Asesor PLPG Fak. tarbiyah
2 Kepala Sekolah Sekolah Mitra Guru pamong PPL Semua Fakultas
3 Pimpinan Dinas purbakala Penelitian/napak Fak. Adab
tilas peninggalan
sejarah
4 Pimpinan Sekolah/Instansi/Lembaga Penelitian skripsi Semua Fakultas
mahasiswa
5 Pimpinan Pondok pesantren Kajian Kitab kuning Fak. Adab
6 Kasi PAIS dan Kemenag Propinsi dan Hubungan Program Fak. Tarbiyah
Madrasah Kabupaten PLPG
7 Pimpinan Kedubes Praktikum Bahasa Semua Fakultas
Inggris dan Arab
8 Pimpinan Kanwil propinsi Sertifikasi KBIH Fak. dakwah
9 Pimpinan Perbankan Koordinasi PPL FEBI, Fak. Syariah
Ekonomi Syariah
10 Pimpinan Peradilan agama Praktek PPL Fak. Syariah
Peradilan
11 Pimpinan KUA, Gereja, Pura, Praktikum Fak. Ushuluddin
Wihara, Klenteng Mahasiswa

G. Struktur Organisasi

Dekan

KTU

Kasubbag. Kasubbag. Kasubbag. PAK

Adm. Umum & Akademik

Pengadm Pengolah
Operator
inistrasi Data

H. Spesifikasi Jabatan

1. Pangkat/Gol. Ruang : Minimal Penata ( III/c )

2. Pendidikan : Mininal Sarjana ( S-1 )
3. Pengalaman Kerja : Minimal 2 (dua) tahun
4. Pengetahuan Kerja : Undang-Undang dan Peraturan
Ketatausahaan, Tata Persuratan, Kepegawaian, BMN, Kehumasan
dan protoler, sistem informasi
5. Ketrampilan Kerja : Mengoperasikan computer, exel, word, internet
6. Kursus Diklat
a. Penjenjangan : Diklat Pim
7. Temperamen
I. Kebutuhan Pelatihan
a. Kursus/Diklat:
1. Pelatihan kehumasan dan keprotokoleran
2. Pelatihan tata persuratan / kerarsipan
3. Pelatihan Sistem Penilaian Angka kredit & Sasaran Kinerja pegawai
4. Pelatihan Barang dan Jasa
5. Pelatihan Sistem Informasi Kepegawaian
6. Kursus Bahasa asing
7. Diklat manajemen SDM
b. Penjejangan : Diklatpim IV

J. Peralatan Kerja
Bahan :
1. Kode/klasifikasi surat
2. Kode/klasifikasi BMN
3. RKA-KL
4. Pedoman Penilaian Angka Kredit
5. Peraturan yang terkait
6. Disposisi pimpinan
Alat :
1. Uraian tugas dan janabatan
2. SOP dan ceck list
3. Komputer, Printer dan Internet
4. Meja dan kursi
5. Alat Tulis Kantor
6. Stempel
7. Telepon
8. Almari/filling kabinet

K. Indikator Keberhasilan Tugas

1. Ketepatan waktu pelaksanaan dan Penyelesaian

2. Tidak banyak melakukan kesalahan
3. Out put jelas
a. Draf Rencana Kerja Tahunan : Dokumen
b. Koordinasi, monitoring, evaluasi : Kegiatan
c. SPJ/Pengadaan/kegiatan : Dokumen
d. Laporan Kegiatan : Dokumen
4. Out come terukur

L. Kondisi Kerja

1. Tempat Kerja : Tertutup dan ber Ac

2. Suhu Ruangan : Udara sejuk
3. Keadaan Ruang : Cukup nyaman
4. Penerangan : Cukup
5. Suara : Tenang
6. Keadaan Tempat Kerja : Bersih dan Rapi

M. USULAN/Rembug

1. SK dan Surat Tugas, SPD kegiatan kepanitiaan seharusnya dibuat oleh oleh siapa? Bag.
Umum ataukah panitia
2. Parkir kendaraan di fakultas yang semrawut karena lahan yang tersedia tidak seimbang
dengan jumlah kendaraan, merupakan tanggung jawab fakultas ataukah rektorat?
3. Laporan Kinerja Dosen (LKD) yang berupa BKD seharusnya ditangani oleh kepegawaian
ataukah Bag. Akademik fakultas?
Sebagain fakultas LKD ditangani oleh bidang kepegawaian dan sebagian lagi ditangani oleh
bagian akademik.
4. Struktur kelas hasil renovasi bangunan, rata-rata jendela berlubang(ada slempitan antara
kaca dan tembok) sehingga dijadikan tempat sampah bagi mahasiswa, padahal sudah
disediakan tempat sampah dan sudah diberi tulisan buanglah sampah pada tempatnya di
tiap ruangan. Bagaimana cara mengatasi keadaan yang begini?
Terima kasih…
Urjab D1210