B1220 Kepala Subbag Umum & Kepeg
B1220 Kepala Subbag Umum & Kepeg
A. Identifikasi Jabatan
Nama Jabatan : Kasubbag. Administrasi Umum dan Diperiksa :
Kepegawaian
Bagian : Tata Usaha Fakultas
Kode : B1220
Organ Pengelola : Fakultas
B. Tugas dan fungsi (sesuai ortaker) Pasal : 25
C. Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan kegiatan ketatausahaan di bidang administrasi umum dan persuratan,
administrasi kepegawaian, hubungan masyarakat, Barang milik negara, kerumahtanggaan dan
sistem informasi fakultas sesuai peraturan berlaku untuk tercapainya target waktu dan
kelancaran pelaksanaan tugas.
1. Menyusun rencana kegiatan dan program kerja sub. bagian administrasi umum dan
kepegawaian berdasarkan tusi sebagai pedoman pelaksanaan tugas
1.1. Menelaah Renstra dan RKA-KL tahun berjalan
1.2. Menyusun konsep kerja tahun berjalan
1.3. Mendiskusikan konsep kerja dengan JFU
1.4. Mengkonsultasikan konsep kerja dengan Kabag. TU
1.5. Menetapkan rencana kerja
2. Mendistribusikan pekerjaan pada JFU sesuai tusi masing-masing
2.1. Melaksanakan tata persuratan
2.2. Melaksanakan administrasi kepegawaian
2.3. Melaksanakan fungsi kehumasan dan protokoler
2.4. Melaksanakan administrasi dan pengelolaan BMN
2.5. Melaksanakan fungsi kerumahtanggaan
2.6. Melaksanakan fungsi sistem informasi fakultas
3. Membimbing dan memeriksa tugas dan pekerjaan JFU
3.1. Mempelajari peraturan
3.2. Membuat jadwal kegiatan
3.3. Melaksanakan kegiatan
3.4. Membuat laporan kegiatan
4. Mengevaluasi tugas dan pekerjaan dengan tahapan:
4.1. Menelaah Sasaran Kinerja Pegawai
4.2. Melaksanakan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai
5. Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan tata persuratan meliputi:
5.1. Surat Masuk:
5.1.1. Mencatat surat masuk
5.1.2. Memberi lembar disposisi
5.1.3. Menyampaikan surat ke pimpinan
5.1.4. Menindaklanjuti disposisi pimpinan
5.1.5. Menjawab, menggandakan, mendistribusikan sesuai tujuan
5.1.6. Mengarsip surat
6.10. Memberikan layanan rekap absensi pegawai dan dosen meliputi absen finger print,
manual, apel pagi dan absen kegiatan
6.10.1. Finger Print
6.10.1.1. Mencetak absen setiap awal bulan berikutnya
6.10.1.2. Merekap absen hasil finger print
6.10.1.3. Melaporkan hasil rekap finger print ke Rekorat dan PPDG sebagai lampiran
pencairan Uang makan
6.10.1.3. Mengarsip absen
6.12. MEMBUAT SK KEGIATAN ( ?????) (Tugas KTU / Panitia kegiatan/ Kepegawaian ???)
6.12.1 Menerima proposal kegiatan dari masing-masing bagian/prodi/jurusan yang sudah
disetujui oleh pimpinan
6.12.2 Mempelajari proposal untuk pembuatan draft SK
6.12.3 Membuat SK kegiatan berdasarkan proposal
6.12.4 Memintakan pengesahan SK kegiatan kepada pimpinan
6.12.5 Mendistribusikan SK kegiatan kepada panitia
6.12.6 Mengarsip SK kegiatan
6.13 Membuat Surat Penugasan
6.13.1 Membuat surat tugas kedinasan
6.13.1.1 Menindaklanjuti disposisi pimpinan untuk mengikuti kegiatan undangan dari
instansi lain
6.13.1.2 Membuat surat tugas/SPD
6.13.1.3 Meminta tanda tangan pimpinan
6.13.1.4 Memberi nomor surat tugas/SPD
6.13.1.5 Mendistribusikan ST/SPD
6.13.1.6 Mengarsip
6.13.2 Membuat surat tugas/SPD Kegiatan ?????? (Seharusnya tugas panitia)
6.13.2.1 Membuat surat tugas/SPD berdasarkan SK kegiatan
6.13.2.2 Meminta tanda tangan pimpinan
6.13.2.3 Memberi nomor surat tugas/SPD
6.13.2.4 Mendistribusikan ST/SPD
6.13.2.5 Mengarsip
E. Wewenang Jabatan
F. Hubungan Kerja
G. Struktur Organisasi
Dekan
KTU
Pengadm Pengolah
Operator
inistrasi Data
H. Spesifikasi Jabatan
I. Kebutuhan Pelatihan
a. Kursus/Diklat:
1. Pelatihan kehumasan dan keprotokoleran
2. Pelatihan tata persuratan / kerarsipan
3. Pelatihan Sistem Penilaian Angka kredit & Sasaran Kinerja pegawai
4. Pelatihan Barang dan Jasa
5. Pelatihan Sistem Informasi Kepegawaian
6. Kursus Bahasa asing
7. Diklat manajemen SDM
b. Penjejangan : Diklatpim IV
J. Peralatan Kerja
Bahan :
1. Kode/klasifikasi surat
2. Kode/klasifikasi BMN
3. RKA-KL
4. Pedoman Penilaian Angka Kredit
5. Peraturan yang terkait
6. Disposisi pimpinan
Alat :
1. Uraian tugas dan janabatan
2. SOP dan ceck list
3. Komputer, Printer dan Internet
4. Meja dan kursi
5. Alat Tulis Kantor
6. Stempel
7. Telepon
8. Almari/filling kabinet
L. Kondisi Kerja
M. USULAN/Rembug
1. SK dan Surat Tugas, SPD kegiatan kepanitiaan seharusnya dibuat oleh oleh siapa? Bag.
Umum ataukah panitia
2. Parkir kendaraan di fakultas yang semrawut karena lahan yang tersedia tidak seimbang
dengan jumlah kendaraan, merupakan tanggung jawab fakultas ataukah rektorat?
3. Laporan Kinerja Dosen (LKD) yang berupa BKD seharusnya ditangani oleh kepegawaian
ataukah Bag. Akademik fakultas?
Sebagain fakultas LKD ditangani oleh bidang kepegawaian dan sebagian lagi ditangani oleh
bagian akademik.
4. Struktur kelas hasil renovasi bangunan, rata-rata jendela berlubang(ada slempitan antara
kaca dan tembok) sehingga dijadikan tempat sampah bagi mahasiswa, padahal sudah
disediakan tempat sampah dan sudah diberi tulisan buanglah sampah pada tempatnya di
tiap ruangan. Bagaimana cara mengatasi keadaan yang begini?
Terima kasih…
KURANG spek jabatan, Bahan dan alat kerja perlu disempurnakan dalam tabel, indikator keberhasilan
kerja kurang dalam tabel,
Urjab D1210