uraian no 6-7 kurang lengkap, kurang spek jabatan,

Diskripsi Tugas
Kode B1240
A. Identifikasi Jabatan
Nama Jabatan : Kepala Sub-bagian Akademik, Diperiksa :
Kemahasiswaan dan Alumni
Bagian : Tata Usaha Fakultas
Organ Pengelola : Fakultas
B. Tugas dan Fungsi (sesuai ortaker) Pasal : 26, 27
Melakukan layanan Administrasi akademik, penelitian, dan Pengabdian kepada masyarakat,
kemahasiswaan dan pemberdayaan alumni
C. Ihtisar
Mengkoordinasikan layanan administrasi akademik, penelitian, dan pengabdian masyarakat dan
pelaporan kinerja fakultas sesuai peraturan yang berlaku untuk tercapainya target waktu
dan kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi fakultas (Fakultas sebagai unit pelaksana
teknis pendidikan dan pengajaran)
D. Uraian Tugas Jabatan

1. Merencanakan kegiatan dan program kerja akademik dan kemahasiwaan dengan tahapan
-tahapan:
a) Mempelajari renstra UIN dan rencana kerja fakultas
b) Penyusunan konsep rencana kerja di subbag akademik, kemahasiswaan dan alumni
c) Diskusi konsep dengan JFU
d) Menetapkan rencana kerja
2. Membagi tugas layanan administrasi akademik, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,
kemahasiswaan serta pembinaan alumni
a) Identifikasi pekerjaan
b) Memberi perintah dan pengarahan pelaksanaan tugas sesuai beban tugas
3. Membimbing bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai permasalahan yang timbul
dengan beban tugas masing-masing
a) Identifikasi permasalahan
b) Mendiskusikan permasalahan
c) Memberikan solusi / jalan keluar
4. Memeriksa dan mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas sesuai peraturan dan prosedur yang
berlaku agar diperoleh hasil kerja yang diharapkan:
a) Membuat jadwal pemeriksaan
b) Memilih sample pemeriksaan
c) Identifikasi permasalahan yang timbul
d) Memberikan petunjuk/solusi kepada bawahan
5. Melaksanakan layanan administrasi akademik
a) Melaksanakan administrasi perencanaan, studi mahasiswa (jadwal kuliah, Pemrograman dan
Perwalian)
b) Melaksanakan administrasi perkuliahan, UTS dan UAS (Absen Kuliah, Jadwal UTS dan UAS,
Daftar Hadir UTS dan UAS)
c) Melaksanakan administrasi Evaluasi Kegiatan Hasil belajar (administrasi KHS)
d) Melaksanakan administrasi Pelaksanaan Ujian Proposal, Skripsi, Yudisium dan wisuda
e) Melaksanakan administrasi Ijazah dan Transkrip serta legalisir copy ijazah dan transkrip
f) Melaksanakan layanan administrasi akademik berupa: keterangan aktif kuliah, data kelulusan
dan lama penyelesaian studi mahasiswa, Cuti Studi, Mutasi Studi, Drop Out / Skorsing,
keterangan keterlambatan SPP.
g) Melaksanakan administrasi perubahan kurikulum (ekivalensi mata kuliah)
h) Melaksanakan administrasi PPL, PKL, Praktikum
i) Melaksanakan administrasi borang akreditasi program disiplin ilmu (prodi) di fakultas
uraian no 6-7 kurang lengkap, kurang spek jabatan,

6. Melaksanakan administrasi penelitian mahasiswa berupa surat izin penelitian Tugas

matakuliah dan tugas akhir
7. Melaksanakan administrasi KKN meliputi: Checking peserta yang berhak ikut KKN,
pendaftaran peserta KKN

8. Melaksanakan layanan administrasi kemahasiswaan

a) Melaksanakan administrasi kegiatan pembinaan, pengembangan bakat dan minat mahasiswa
b) Melaksanakan administrasi kesejahteraan mahasiswa (Beasiswa dan penghargaan)
c) Menyusun data statistik keadaan mahasiswa setiap semester menurut program studi
d) Melaksanakan administrasi Sertifikat Pendamping Ijazah (SPI)
e) Melaksanakan Administrasi Sertifikat Kegiatan Ekstra kurikuler (SKEK)
f) Melaksanakan administrasi pelaksanaan kode etik mahasiswa (KEM)
9. Melaksanakan administrasi Pemberdayaan Alumni
a) Melaksanakan administrasi Alumni
b) Melaksanakan administrasi pelacakan Alumni (peran dan keterserapan alumni di masyarakat)
c) Operator website tracking data alumni Fakultas
10. Membuat laporan hasil kegiatan penyelesaian tugas Administrasi akademik, Penelitian,
pengabdian masyarakat, kemahasiswaan, dan pemberdayaan alumni
a) Mengumpulkan hasil kerja
b) Menyusun konsep laporan
c) Memeriksa konsep laporan
d) Menyetujui / memberikan paraf pada konsep laporan
11. Melakukan / melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan baik lisan maupun tertulis.
a) Menerima perintah
b) Melaksanakanperintah
c) Melaporkan hasil pelaksanaan perintah

E. Wewenang Jabatan

1. Akses admin siakad pada level Administrasi Akademik Fakultas

2. Validasi administrasi persuratan akademik,kemahasiswaan dan alumni, serta validasi Ijazah, dan
transkrip.
3. Menolak dan mengembalikan proses administrasi yang tidak memenuhi kelengkapan
administrasi.
4. Menentukan usulan skala prioritas perencanaan program kerja akademik, kemahasiswaan dan
alumni

F. Hubungan Kerja
Internal
No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1 Kasubbag Keuangan Fakultas Intern Koordinasi Perencanaan,
dan Akuntansi keuangan dan anggaran kegiatan
2 Kasubbag Umum dan Fakultas Intern Koordinisasi ruang kelas,
Kepegawaian persuratan, sarana dan prasarana
3 Fakultas Intern Koordinasi kegiatan akademik,
Kajur, Sekjur dan
penelitian, dan pengabdian
Kaprodi
masyarakat
4 Fakultas Intern Berkoordinasi dan
Dosen
berkomunikasi tentang semua
kegiatan akademik, mulai
Perwalian, Persiapan kuliah,
pelaksanaan kuliah dampai
uraian no 6-7 kurang lengkap, kurang spek jabatan,
dengan pelaporan kinerja
dosen.

5 Fakultas Intern Berkoordinasi dengan

Ketuan Sema, HMJ
organisasi kemahasiswaan
dan Himaprodi
yang ada di Fakultas dalam hal
sosialisasi segala kebijakan
akademik, pencarian dan
pengembangan bakat dan
minat dan tentang
kesejahteraan mahasiswa.

6 Kasubag akademik Fakultas ekstern Koordinasi Jadwal dan ruang

7 Kepala Bagian
Akademik Rektorat
8 Kepala Bagian
Kemahsiswaan dan
Pemberdayaan Alumni
9 Kepala LP2M
10 Kepala P2B
11 Kepala Perpustakaan
12 Kepala Ma’had
perkuliahan
Rektorat/ Kantor Pusat Berkoordinasi tentang
perencanaan kegiatan
akademik (Kaldik, Mahasiswa
aktif studi), Pelaksanaan
kegiatan akademik sampai
dengan Wisuda dan Ijazah dan
lain-lain
Rektorat / Kantor pusat Koordinasi tentang beasiswa,
kesejahteraan mahasiswa,
kegiatan kemahasiswaan dan
data alumni
Lembaga Intern Koordinasi tentang KKN
Pusat Koordinasi tentang pelaksanaan
intensif bahasa Arab dan Inggris
Pusat Koordinasi keterangan
tanggungan mahasiswa (bebas
pinjam buku), penyerahan
skripsi.
Pusat Koordinasi kegiatan
kepesantrenan

Eksternal
No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1 Kepala Intansi terkait Instansi terkait (spt Koordinasi PPL, PKL dan
Madrasah/Sekolah, dinas, praktikum mahasiswa
Kemenag, instansi lain, serta
lembaga swasta dan bisnis
2 Masyarakat Umum Melacak jaringan alumni
Alumni

G. Struktur Organisasi

Kabag Tata

Prodi Kasubag AKA Kasubag ADUM Kasubag PAK

AKA
uraian no 6-7 kurang lengkap, kurang spek jabatan,

Kel. Dosen Pengadministra Pengolah data

H. Spesifikasi Jabatan
1. Pangkat minimum penata (III/c)
2. Minimal pendidikan S1
3. Diklatpim Tk IV
4. Diklat Teknis
5. Masa Kerja minimum

I. Kebutuhan Pelatihan
1. Diklatpim
2. Diklat Teknis
J. Bahan dan Peralatan Kerja
Bahan
No Bahan Kerja Penggunaan dalam Tugas
1. Rencana Strategis Bisnis (RSB) Penyusunan Rencana Kerja akademik,
kemahasiswaan dan alumni
2. Rencana Kerja dan Anggaran Pelaksanaan kegiatan akademik,
Kementerian/Lembaga (RKA-KL) kemahasiswaan dan alumni
3. Daftar Registrasi Mahasiswa Pelaksanaan kegiatan akademik,
kemahasiswaan dan alumni
4 Laporan hasil studi mahasiswa Pelaksanaan kegiatan akademik,
kemahasiswaan dan alumni
5. Surat Masuk / Disposisi Pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain

Alat Kerja
No Alat Kerja Digunakan untuk Tugas
1. Standar Operasional Prosedur (SOP) Mengatur pelaksanaan tugas
2. Buku Pedoman Penyelenggaraan Pelaksanaan kegiatan akademik,
Akademik kemahasiswaan dan alumni

4. Peraturan terkait di bidang akademik, Pelaksanaan kegiatan akademik,

kemahasiswaan dan alumni kemahasiswaan dan alumni
5. Perangkat Komputer + Printer Mengolah data sampai disajikan hasil kerja
6. Jaringan Internet Mengolah data dan penyampaian data secara
on line
7. Alat Tulis Kantor Mendukung pelaksanaan tugas dan pekerjaan
K. Indikator Keberhasilan Tugas

Hasil Kerja
No Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Perencnaan Kegiatan dan program kerja akademik, Dokumen
kemahasiswaa dan alumni
2. Job Deskripsi JFU subbag Akademik, Kemahasiswaan dan Dokumen
Alumni
3. Kegiatan berjalan sesuai rencana / tepat waktu Jadwal
4. Rekomendasi perbaikan kinerja Dokumen
5 Terlaksananya administrasi layanan akademik Dokumen
uraian no 6-7 kurang lengkap, kurang spek jabatan,
6 Terlaksananya administrasi layanan Penelitian Dokumen
7 Terlaksananya administrasi layanan Pengabdian Masyarakat Dokumen
8 Terlaksananya administrasi layanan Kemahasiswaan Dokumen
9 Terlaksananya administrasi layanan Alumni Dokumen
10 Laporan hasil kegiatan sesuai dengan uraian tugas Dokumen
11 Terlaksananya tugas kedinasan sesuai perintah Dokumen
L. Kondisi Kerja
1. Dalam Ruangan Kerja Ber AC
2. Suhu sejuk
3. Penerangan terang
4. Keadaan ruang luas
5. Ruangan bersih
6. Tidak ada kebisingan dan getaran suara