Diskripsi Tugas

A. Identifikasi Jabatan

Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Administrasi Umum Diperiksa :

dan Kepegawaian
Bagian : Tata Usaha Fakultas Tarbiyah dan
Keguruan UIN Sunan Ampel Surabaya
Biro : AUPK

B. Tugas (sesuai ortaker) Pasal : 55, 56

Melaksanaan tugas Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, menangani: Pengadministrasian,
Ketatausahaan, Kepegawaian, Persuratan, Perlengkapan dan kerumahtanggaan serta Pelayanan lain
yg ditugaskan oleh Pimpinan.
C. Fungsi (sesuai ortaker) Pasal : 55, 56
a. Menyiapkan bahan penyusunan konsep program kerja dan rencana kegiatan serta kebijakan
fakultas;
b. Menyiapkan bahan penyusunan konsep program kerja dan rencana kegiatan bidang Administrasi
Umum, Kepegawaian dan pelayanan;
c. Melaksanakan administrasi kepegawaian yang meliputi: Bezzeting formasi; Usul Mutasi;
Pembinaan dan pengembangan pegawai dan Kesejahteraan pegawai;
d. Memproses permohonan barang-barang habis pakai tiap semester dan pembuatan laporan
pengeluaran barang habis pakai tiap tiga bulan;
e. Mengadakan pendataan barang inventaris Fakultas tiap tahun dan pembuatan laporan barang
inventaris Fakultas.
f. Melakukan urusan kerumah tanggaan, kebersihan, keindahan, ketertiban, keamanan, kendaraan
& protokoler.
g. Melakukan administrasi ketata usahaan, tata persuratan, tata arsip, agenda, dokumentasi &
publikasi;
h. Melaksanakan penilaian prestasi kegiatan & proses penyelenggaraan kegiatan serta penyusunan
laporan;
i. Melaksanakan tugas kedinasan yang diperintahkan pimpinan.
D. Uraian Tugas Jabatan
1. Menyiapkan bahan penyusunan konsep program kerja dan rencana kegiatan serta kebijakan
fakultas:
a. Menginventarisir jenis- jenis kegiatan yang dapat menunjang program kerja dan rencana
kegiatan;
b. mempelajari rencana kerja fakultas terkait dengan subbag administrasi umum dan
Kepegawaian;
c. penyusunan konsep rencana kerja terkait dengan subbag administrasi umum dan
Kepegawaian;
d. membuat usulan rencana kerja untuk dijadikan kebijakan fakultas.
2. Menyiapkan bahan penyusunan konsep program kerja dan rencana kegiatan bidang
Administrasi Umum dan Kepegawaian:
a. Menginventarisir jenis- jenis kegiatan yang dapat menunjang program kerja dan rencana
kegiatan;
b. mempelajari bahan/kegiatan yang dapat dijadikan usulan rencana kerja;
c. menyusun konsep rencana kerja di subbag administrasi umum dan kepegawaian
 d. diskusi konsep usulan yang akan diajukan dengan pejabat fungsional umum (jfu);
e. menyusun konsep rencana kegiatan dan program kerja subbag administrasi umum dan
kepegawaian;
f. pengajuan konsep rencana kegiatan untuk dijadikan program kerja subbag administrasi
umum dan kepegawaian;

3. Melakukan administrasi perlengkapan meliputi perencanaan, pengadaan, pemeliharaan,

pendistribusian ATK dan barang habis pakai:
a. Membuat data permintaan barang habis pakai tiap semester:
b. Menyiapkan bahan perencanaan kebutuhan barang habis pakai;
c. Menerima barang Inventaris, memberi code dan mencatatnya;
d. Menerima barang habis pakai dan mencatat pengeluarannya;
e. Melayani permintaan barang habis pakai dan mencatat pengeluarannya;
f. Membuat laporan pemakaian barang habis pakai tiap tiga bulan (laporan triwulan) ke Rektor.
4. Membuat data barang inventarie Fakultas tiap tahun terutama pemebelian baru dan
penghapusan barang:
a. Memantau dan membuat Daftar Inventaris Ruang (DIR) serta memenuhi kebutuhan yang
diperlukan perkantoran;
b. Membuat laporan penggunaan barang inventaris dan ATK;
c. Menangani perbaikan dan perawatan barang inventaris kantor (IKN dan BMN);
d. Memproses pengusulan penghapusan inventaris yang sudak tidak layak pakai/rusak.
5. Melaksanakan administrasi persuratan yaitu melaksanakan apa yang didisposisikan oleh atasan
misalnya membalas surat yang perlu jawaban, memproses surat tugas bagi dosen dan karyawan
yang memerlukan sampai tuntas terkirim.
a. Melaksanakan administrasi dan mengagendakan surat masuk-keluar, mendistribusikan surat
dan memantau proses persuratan;
b. Mengajukan / menyampaikan, surat masuk pada atasan langsung yang selanjutnya diteruskan
kepada pimpinan;
c. Membubuhkan stempel pada surat-surat yang telah ditandatangani dan menyampaikan surat
keluar kepada alamat;
d. Menangani administrasi persuratan dan penggandaan/foto copy surat-surat/dokumen/naskah
serta distribusinya;
e. Menangani SMS Center dan menyiapkan laporannya.
6. Memproses kenaikan pangkat dosen karyawan, melegalisir semua berkas persyaratan yang
diperlukan dan membuat usul mutasi untuk pengajuan berkas ke Rektor:
a. Mengelola file pegawai dan menyiapkan bahan pengusulan formasi dan atau mutasi pegawai
baik PNS maupun kotrak, serta memproses SK KGB dan daftar urut kepangkatan (DUK)
b. Memproses dan mengadministrasikan usul ujian dinas Penyesuaian Ijazah dan ujian
penyesuaian kenaikan pangkat (UPKP);
c. Memproses dan mengadministrasikan usul /ijin tugas belajar pegawai /dosen (S1, S2 dan S3);
d. Memproses dan mengadministrasikan DP3, keterangan susunan keluarga (model C), surat
pernyataan melaksanakan tugas (SPMT) dan surat pernyataan menduduki jabatan (SPMJ);
e. Memproses daftar usul penetapan angka kredit jabatan fungsional dosen dan usul
pengangkatan jabatan fungsional serta usul DLB dan kelebihan jam mengajar (KJM);
f. Memproses usulan pembuatan Karpeg, Taspen dan Askes;
g. Memproses usul pemberhentian /pensiun pegawai;
7. Memelihara/merawat dan menjaga barang-barang/peralatan milik negara/inventaris kantor:
a. Memelihara, merawat dan menjaga kebersihan dan keamanan barang-barang/peralatan milik
 negara/kantor;
b. Mengontrol kebersihan ruang-ruang kuliah tiap hari
c. Mengontrol kebersihan ruang pimpinan, ruang Dekan, ruang administrasi, ruang jurusan dan
Ka Prodi, ruang keuangan, ruang dosen dan ruang lain yang ada di Fakultas.
d. Mengontrol kebersihan dan kerapian halaman, taman, parkir mobil dan sepeda yang ada di
lingkungan Fakultas.
e. Mengontrol ruang pimpinan, jurusan/prodi serta ruang keuangan sebelum jam kerja selesai;
8. Melakukan urusan kerumah tanggaan dan kegiatan protokoler.
a. Menyiapkan perlengkapan apabila ada pertemuan/rapat;
b. Menyiapkan penataan tempat/ruang serta perlengkapannya apabila ada kegiatan di fakultas;
c. Menyiapkan dan penataan tempat/ruang serta perlengkapannya apabila ada tamu
kedinasan;
d. Membuka dan menutup/mengunci pintu ruang kuliah/kantor saat awal/akhir jam
perkuliahan/kantor;
e. Menyiapkan minuman dosen dan karyawan dan membersihkan peralatnya;
f. Menyiapkan konsumsi dan perlengkapannya apabila ada pertemuan/rapat dan kegiatan di
fakultas;
E. Wewenang Jabatan
1. Melaksanakan proses pengadministrasian, pengelolaan dan penyelenggaraan kegiatan terkait
dengan kepegawaian
2. Melaksanakan tugas-tugas pegelolaan, pengadministrasian yang terkait ketatausahaan,
persuratan dan kerumahtanggaan serta perlengkapan;
3. Mengadakan kerjasama dengan instansi lain terkait ketatausahaan, persuratan dan
kerumahtanggaan serta perlengkapan;
4. Melakukan pengawasan, Monitoring dan evaluasi serta memberikan penilaian kinerja staf;
5. Memberikan penilaian prestasi dan menyusun laporan;
6.
F. Hubungan Kerja

Internal: Semua lingkungan UIN Sunan Ampel

NO Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal Keterangan
1. Kasubbag. Fakultas Penyediaan Semua Fakultas
Akademik ATK,Ruang kuliah,
Sarana prasarana
perkuliahan
2 Kasubbag. Fakultas Penyediaan Semua Fakultas
Perencanaan anggaran
Akutansi &
Keuangan
3 KaProdi/Kajur Fakultas Koordinasi jadwal Semua Fakultas
kuliah, Skripsi,
Proposal , PPL dan
Lain -lain
4 Kabag. TU Fakultas Menindaklanjuti Semua fakultas
disposisi pimpinan
5 Dekan/Wadek Fakultas Koordinasi Semua fakultas
kebijakan
pimpinan
6 Kabag Umum Rektorat Koordinasi Semua fakultas
pengadaan dan
pemeliharaan
BMN
7 Kabag. Rektorat Proses kenaikan Semua fakultas
Kepegawaian pangkat, pensiun,
SPMT/SPMJ, Tugas
Belajar dan lain-
lain
8 Kabag. Rektorat Penyediaan Semua fakultas
 Kerjasama informasi
9 LPM Rektorat Koordinasi tentang Semua fakultas
BKD
10 Kepala BIRO Rektorat Koordinasi tentang Semua fakultas
AUPK bagian umum dan
kepegawaian

External: Di luar UIN Sunan Ampel

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal Ket.
1. Pimpinan Perguruan Tinggi Mitra Dosen Asesor PLPG Fak. tarbiyah
2 Kepala Sekolah Sekolah Mitra Guru pamong PPL Semua Fakultas
3 Pimpinan Dinas purbakala Penelitian/napak tilas Fak. Adab
peninggalan sejarah
4 Pimpinan Sekolah/Instansi/Lembaga Penelitian skripsi Semua Fakultas
mahasiswa
5 Pimpinan Pondok pesantren Kajian Kitab kuning Fak. Adab
6 Kasi PAIS dan Kemenag Propinsi dan Hubungan Program Fak. Tarbiyah
Madrasah Kabupaten PLPG
7 Pimpinan Kedubes Praktikum Bahasa Semua Fakultas
Inggris dan Arab
Pimpinan Kanwil propinsi Sertifikasi KBIH Fak. dakwah
9 Pimpinan Perbankan Koordinasi PPL FEBI, Fak. Syariah
Ekonomi Syariah
10 Pimpinan Peradilan agama Praktek PPL Peradilan Fak. Syariah
11 Pimpinan KUA, Gereja, Pura, Praktikum Mahasiswa Fak. Ushuluddin
Wihara, Klenteng

G. Struktur Organisasi

Dekan

KTU

Kasubbag. Kasubbag. Kasubbag. PAK

Adm. Umum Akademik

Pengadm Pengolah
Operator
inistrasi Data

H. Spesifikasi Jabatan

1. Pangkat/Gol.Ruang : Penata (III/c);

2. Pendidikan : S1 Semua Jurusan;,
3. Pengalaman kerja : Masa kerja minimal 5 tahun;
4. Pengetahuan kerja : Undang Undang dan Peraturan ketatausahaan, persuratan
dan kepegawaian;
5. Ketrampilan kerja : Mengoperasikan komputer.

I. Kebutuha Pelatihan

1. Kursus / Diklat : Manajaemen SDM

 2. Penjenjangan : Diklatpim IV
3. Teknis : Penyusunan Program Kerja dan SOP

J. Peralatan Kerja

1. Meja/kursi Biro : Sebagai sarana kerja;

2. Komputer/printer : Digunakan untuk memproses dokumen/surat;
3. Kertas HVS : Digunakan untuk print out dokumen/surat;
4. ATK : Sebagai penujang kerja;
5. Kertas disposisi : Sebagai dasar pelaksanaan kerja;
6. Telephon/Aiphon : Sebagai sarana komunikasi;
7. Filing Kabinet/almari : Digunakan untuk menyimpan data/dokumen

K. Indikator Keberhasilan Tugas

1. Draft Rencana Kerja Tahunan : Dokumen
2. Koordinasi, monitoring evaluasi : Kegiatan
3. SPJ pengadaan/kegiatan : Dokumen
4. Laporan Kegiatan : Dokumen
5. Laporan Keuangan : Dokumen
6. Penilaian Kinerja (DP3) : Dokumen
L. Kondisi Kerja
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
:
2. Suhu ruangan Udara Sejuk
:
Keadaan ruangan Cukup nyaman Dokumen
:
3. Letak /posisi ruang Datar Kegiatan
:
4. Penerangan Cukup
:
5. Suara Tenang
:
7. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapi
:
M. Temperamen
1. Dapat menyesuaikan dengan situasi dan kondisi
2. Tidak menampakkan permasalahan yang dihadapi
3. Bermuka manis
4. Ramah dan banyak seyum

Surabaya, 19 Agustus 2014.

Kepala Sub Bagian
Administrasi Umum dan
Kepegawaian

MOH. SHOLICHIN, S.Ag.

NIP. 195901251983031003.