MATKUL : MANAGEMENT STRATEGIK
PERTEMUAN V MANAJER STRATEGIK
DIREKSI CORPORATE
Menurut UU No. 40 Tahun 2007 Pasal 1 Ayat 5 tentang Perseroan Terbatas
(PT) atau yang biasa disebut UUPT, pengertian Direksi adalah Organ Perseroan
yang berwenang dan bertanggung jawab penuh atas pengurusan Perseroan
untuk kepentingan Perseroan, sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan serta
mewakili Perseroan, baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan
ketentuan anggaran dasar.
Direksi Perseroan terdiri atas 1 orang anggota Direksi atau lebih (UUPT Pasal
92 Ayat 3). Namun jika jenis Perseroan yang kegiatan usahanya berkaitan
dengan menghimpun dan/atau mengelola dana masyarakat, Perseroan yang
menerbitkan surat pengakuan utang kepada masyarakat, atau Perseroan terbuka
(PT) wajib mempunyai paling sedikit 2 orang anggota Direksi (UUPT Pasal 92
Ayat 4). Menurut UUPT Pasal 92 Ayat 5, keputusan Direksi terdiri atas 2
anggota atau lebih ditetapkan berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang
Saham (RUPS). Untuk pembagian tugas dan wewenang anggota Direksi,
ditetapkan berdasarkan keputusan Direksi (UUPT Pasal 92 Ayat 6).
SYARAT DIREKSI
Syarat untuk menjadi anggota Direksi adalah orang Perseroan yang cakap
melakukan perbuatan hukum. Namun diatur dalam UUPT Pasal 93 Ayat 1, ada
syarat pengecualian bagi calon anggota Direksi jika dalam kurun waktu 5 tahun
sebelum pengangkatannya pernah:
 Dinyatakan pailit;
 Menjadi anggota Direksi atau anggota Dewan Komisaris yang dinyatakan
bersalah menyebabkan suatu Perseroan dinyatakan pailit; atau
 Dihukum karena melakukan tindak pidana yang meruigakan keuangan
negara dan/atau yang berkaitan dengan sektor keuangan.
Ketentuan persyaratan di atas wajib diberlakukan oleh semua Perseroan namun
tidak menutup kemungkinan pula jika instansi teknis yang berwenang ingin
menetapkan persyaratan tambahan (UUPT Pasal 93 Ayat 2).
Tata Cara Pengangkatan, Penggantian dan Pencalonan Direksi
Tata cara pengangkatan, penggantian, pemberhentian, dan pencalonan anggota
Direksi diatur oleh anggaran dasar (UUPT Pasal 94 Ayat 4). Pengangkatan,
penggantian, dan pemberhentian anggota Direksi ditentukan oleh keputusan
RUPS. Pengangkatan anggota Direksi memiliki jangka waktu tertentu dan
dapat diangkat kembali (UUPT Pasal 94 Ayat 3). Untuk pertama kali,
pengangkatan anggota Direksi dilakukan oleh pendiri Perseroan sesuai yang
tertera dalam akte pendirian Perseroan (UUPT Pasal 94 Ayat 2). Keputusan
RUPS yang menetapkan tentang pengangkatan, penggantian, dan
pemberhentian anggota Direksi berlaku sejak ditutupnya RUPS (UUPT Pasal
94 Ayat 6). Jadi jika terjadi adanya pengangkatan, penggantian, dan/atau
pemberhentian anggota Direksi, maka menurut UUPT Pasal 94 Ayat 7 Direksi
Perseroan wajib memberitahukan perubahan anggota Direksi kepada Menteri
dalam jangka waktu paling lambat 30 hari terhitung sejak keputusan RUPS
berlaku untuk dicatat dalam daftar Perseroan. Di luar dari jangka waktu
tersebut, Menteri berhak menolak setiap permohonan yang diajukan atau
pemberitahuan yang disampaikan kepada Menteri oleh Direksi yang belum
tercatat dalam daftar Perseroan (UUPT Pasal 94 Ayat 8).
Wewenang Direksi
Direksi memiliki wewenang untuk mewakili Perseroan baik di dalam maupun
di luar pengadilan (UUPT Pasal 98 Ayat 1). Direksi yang berwenang untuk
mewakili Perseroan adalah setiap anggota Direksi, kecuali ditentukan lain
dalam anggaran dasar (UUPT Pasal 98 Ayat 2). Kewenangan Direksi tersebut
tidak terbatas dan tidak bersyarat, kecuali ditentukan lain dalam undang-undang
No. 40 tahun 2007, anggaran dasar, atau keputusan RUPS. Direksi juga
memiliki wewenang dalam memberi kuasa tertulis kepada 1 orang karyawan
Perseroan atau lebih atau kepada orang lain untuk dan atas nama Perseroan
melakukan perbuatan hukum tertentu sebagaimana yang diuraikan dalam surat
kuasa (UUPT Pasal 103). Walau begitu, ada pengecualian bagi anggota Direksi
yang akan mewakili Perseroan. Pengecualian itu antara lain (UUPT Pasal 99
Ayat 1):
 Dalam hal terjadi perkara di pengadilan antara Perseroan dengan anggota
Direksi yang bersangkutan; atau
 Anggota Direksi yang bersangkutan mempunyai benturan kepentingan
dengan Perseroan.
WEWENANG DIREKSI
Dalam keadaan seperti itu, maka yang berhak mewakili Perseroan adalah
(UUPT Pasal 99 Ayat 2):
 Anggota Direksi lainnya yang tidak mempunyai benturan kepentingan
dengan Perseroan;
 Dewan Komisaris dalam hal seluruh anggota Direksi mempunyai benturan
kepentingan dengan Perseroan; atau
 Pihak lain yang ditunjuk oleh RUPS dalam hal seluruh anggota Direksi
atau Dewan Komisaris mempunyai benturan kepentingan dengan
Perseroan.
Menurut UUPT Pasal 104, Direksi juga tidak memiliki wewenang atas
pengajuan permohonan pailit atas Perseroan sendiri kepada Pengadilan Niaga
sebelum memperoleh persetujuan RUPS, dengan tidak mengurangi ketentuan
sebagaimana diatur dalam UU No.37 Tahun 2004 tentang Kepailitan dan
Penundaan Kewajiban Pembayaran Utang.
TANGGUNG JAWAB DIREKSI
Dalam melaksanakan tugasnya, Direksi bertanggung jawab kepada RUPS.
Pertanggungjawaban Direksi kepada RUPS merupakan perwujudan
akuntabilitas pengelolaan perusahaan dalam rangka pelaksanaan prinsip-
prinsip Good Corporate Governance (GCG). Tanggung jawab Direksi melekat
penuh secara pribadi atas kerugian Perseroan, apabila anggota Direksi yang
bersangkutan bersalah atau lalai dalam menjalankan tugasnya (UUPT Pasal 97
Ayat 3). Jika Direksi terdiri atas 2 anggota atau lebih, maka tanggung jawab
berlaku secara tanggung renteng bagi setiap anggota Direksi (UUPT Pasal 97
Ayat 4). Pengecualian terhadap tanggung jawab secara renteng oleh anggota
Direksi terjadi apabila dapat membuktikan (UUPT Pasal 97 Ayat 5):
 Kerugian tersebut bukan karena kesalahan atau kelalaiannya;
 Telah melakukan pengurusan dengan itikad baik dan kehati-hatian untuk
kepentingan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan;
 Tidak mempunyai benturan kepentingan baik langsung maupun tidak
langsung atau tindakan pengurusan yang mengakibatkan kerugian; dan
 Telah mengambil tindakan untuk mencegah timbul atau berlanjutnya
kerugian tersebut.
TUGAS DIREKSI
Tugas pokok Direksi Perseroan secara umum adalah:
 Memimpin, mengurus, dan mengendalikan Perseroan sesuai dengan
tujuan Perseroan; dan
 Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan.
Lebih lanjut, menurut UUPT Pasal 102 sehubungan dengan tugas Direksi
mengurus kekayaan Perseroan di mana Direksi berkewajiban untuk
memperoleh persetujuan RUPS untuk:
 Mengalihkan kekayaan Perseroan; atau
 Menjadikan kekayaan Perseroan sebagai jaminan utang.
Kekayaan Perseroan yang dimaksud merupakan kekayaan yang jumlahnya
lebih dari 50% jumlah kekayaan bersih Perseroan dalam 1 transaksi atau lebih,
baik yang berkaitan satu sama lain maupun tidak.
TUGAS DIREKSI
Sesuai dengan UUPT Pasal 100 Ayat 1, Direksi berkewajiban menjalankan dan
melaksanakan beberapa tugas selama jabatannya, yaitu:
 Membuat daftar pemegang saham, daftar khusus, risalah RUPS, dan
risalah rapat Direksi;
 Membuat laporan tahunan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 dan
dokumen keuangan Perseroan sebagaimana dimaksud dalam undang-
undang tentang Dokumen Perusahaan; dan
 Memelihara seluruh daftar, risalah, dan dokumen keuangan Perseroan.
Seluruh daftar, risalah dan dokumen keuangan Perseroan, dan dokumen
Perseroan lainnya disimpan di tempat kedudukan Perseroan (UUPT Pasal 100
Ayat 2). Direksi dapat memberikan izin kepada pemegang saham untuk
memeriksa daftar pemegang saham, daftar khusus, risalah RUPS dan laporan
tahunan, serta mendapatkan salinan risalah RUPS dan salinan laporan tahunan
dengan permohonan tertulis (UUPT Pasal 100 Ayat 3).
PEMBERHENTIAN DIREKSI
Pemberhentian anggota Direksi memiliki 2 sifat yaitu dapat diberhentikan
sewaktu-waktu dan diberhentikan sementara.
Sesuai UUPT Pasal 105, anggota Direksi dapat diberhentikan sewaktu-waktu
berdasarkan keputusan RUPS dengan menyebutkan alasannya. Keputusan ini
diambil setelah anggota Direksi yang bersangkutan diberi kesempatan untuk
membela diri dalam RUPS. Keputusan pemberhentian Direksi dapat dilakukan
di luar RUPS dengan syarat semua pemegang saham dengan hak suara
menyetujui secara tertulis dengan menandatangani usul yang bersangkutan.
Pemberian kesempatan untuk membela diri sebagaimana dimaksud sebelumnya
tidak diperlukan jika anggota Direksi yang bersangkutan tidak berkeberatan
atas pemberhentian tersebut. Pemberhentian anggota Direksi berlaku sejak
ditutupnya RUPS, tanggal keputusan pemberhentian Direksi, atau tanggal lain
yang ditetapkan dalam keputusan RUPS.
PEMBERHENTIAN DIREKSI
Sesuai UUPT Pasal 106, anggota Direksi dapat diberhentikan untuk sementara
oleh Dewan komisaris dengan menyebutkan alasannya. Pemberhentian
sementara diberitahukan secara tertulis kepada anggota Direksi yang
bersangkutan. 30 hari setelah tanggal pemberhentian sementara, Perseroan
harus menyelenggarakan RUPS di mana anggota Direksi yang bersangkutan MM : Manajemen Menengah
diberi kesempatan untuk membela diri. RUPS dapat mencabut atau menguatkan MR : Manajemen Rendah
keputusan pemberhentian sementara tersebut. Jika hasil RUPS menguatkan TP : Tenaga Pelaksana
keputusan pemberhentian sementara, maka status pemberhentian anggota Gambar di atas menunjukkan bahwa cara berpikir yang dituntut pada top
Direksi yang bersangkutan menjadi pemberhentian seterusnya. Jika Perseroan manager ialah cara berpikir holistik dibandingkan atomik, dikarenakan tugas
tidak menyelenggarakan RUPS setelah 30 hari tertanggal pemberhentian mereka yang berkaitan dengan kelangsungan hidup perusahaan tersebut.
sementara anggota Direksi tersebut atau RUPS yang diselenggarakan tidak Ketiga, kerangka konseptual manajerial dibagi menjadi 3 yaitu strategik, taktik,
menghasilkan keputusan, maka pemberhentian sementara tersebut menjadi serta teknis dan operasional.
batal.
MANAJEMEN PUNCAK
Manajemen Puncak yang sering disebut dengan executive officer atau top
management merupakan tingkatan tertinggi dalam manajemen. Biasanya yang
menduduki tingkatan manajemen ini adalah direktur utama, presiden direktur
atau wakil direktur, chief executive officer (CEO), dan chief financial officer
(CFO).
Tugas manajemen puncak adalah membuat rencana jangka panjang,
menetapkan tujuan dan misi organisasi, serta strategi yang digunakan. Ket:
Manajemen puncak juga harus dapat mengembangkan semua rencana yang MP : Manajemen Puncak
telah dibuat dan mengadakan hubungan dengan pihak luar. MM : Manajemen Menengah
CORAK MANAJEMEN PUNCAK MR : Manajemen Rendah
Dalam corak manajemen puncak, manajer yang berada pada tingkatan TP : Tenaga Pelaksana
manajemen ini disebut top manager. Top manager (TM), tugas-tugasnya lebih Dari gambar di atas menunjukkan bahwa kerangka konseptual yang digunakan
banyak pada fungsi perencanaan (planning) dan pengelolaan (organizing), oleh top manager adalah yang bersifat strategik dan taktik, memusatkan
karena sifat pekerjaannya adalah kerja ‘pikir’ yaitu merencanakan, mengambil perhatian pada perencanaan, pengimplementasian strategi perusahaan untuk
keputusan, dan mengorganisir. Walaupun TM kelihatan santai sebetulnya dia mencapai tujuan perusahaan dan taktik-taktik yang diperlukan guna strategi
selalu memikirkan keputusan, kebijakan apa yang ditempuh untuk mencapai tersebut berhasil dilaksanakan.
tujuan. Terakhir, sifat pengetahuan manajerial yang diperlukan oleh para manajer
Menurut Prof. Dr. Sondang Siagian, MPA, kualifikasi atau kebutuhan dalam mengemudikan perusahaan dibagi menjadi 2 yaitu sifat generalis dan
manajerial perusahaan atas top manager dibedakan menjadi 4 yaitu spesialis. Mirip seperti keterampilan manajerial, sifat pengetahuan generalis
keterampilan manajerial, cara berpikir manajerial, kerangka konseptual adalah sifat pengetahuan yang mencakup keseluruhan pelaksanaan berbagai
manajerial, dan sifat pengetahuan manajerial. kegiatan operasional perusahaan sedangkan sifat pengetahuan spesialis adalah
Pertama, keterampilan manajerial dibedakan atas sisi human skills dan sifat yang lebih mengarah pada bagian-bagian yang ditangani dalam
technical skills. Menurut Robbins (2003), Human skills menunjukkan pelaksanaan berbagai kegiatan operasional.
kemampuan bekerja dengan memahami dan memotivasi orang lain, baik secara
individu maupun kelompok sedangkan technical skills merupakan kemampuan
teknis untuk melakukan pekerjaan yang memerlukan pengetahuan atau keahlian
khusus.

Ket:
MP : Manajemen Puncak
MM : Manajemen Menengah
MR : Manajemen Rendah
Ket: TP : Tenaga Pelaksana
MP : Manajemen Puncak Dari gambar di atas menunjukkan bahwa top manager dituntut memiliki
MM : Manajemen Menengah pengetahuan yang bersifat generalis dibandingkan spesialis. Kesimpulannya
MR : Manajemen Rendah adalah corak manajemen puncak mencakup keseluruhan kegiatan perusahaan
HS : Human Skills di mana pendekatan human skills dan cara berpikir holistik digunakan untuk
TS : Technical Skills memotivasi karyawan dalam bekerja, serta dalam melaksanakan tugasnya
Dari gambar di atas maka bagi top manager, keterampilan manajerial yang menggunakan kerangka konseptual strategik yang bersifat generalis.
dibutuhkan lebih kearah sisi human skills daripada technical skills. Meskipun PERTEMUAN VI LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL
tidak dalam skala yang persis terlihat pada gambar di atas, hal ini menunjukkan BISNIS DAN MASYARAKAT
bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang dalam jenjang kepemimpinan Bisnis adalah salah satu usaha yang dijalankan oleh seseorang maupun
dalam suatu perusahaan, keterampilan teknisnya semakin tidak relevan dan sekelompok orang dengan mengolah suatu produk baik itu barang maupun jasa,
sebaliknya human skills-nya semakin dominan. dengan melalui proses tertentu sesuai dengan bisnis yang mereka jalankan
Kedua, cara berpikir manajerial dibedakan atas cara berpikir holistik dan dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan. Bisnis yang dijalankan orang
atomik. Cara berpikir holistik adalah cara berpikir secara menyeluruh dengan berbeda-beda, namun tujuan mereka sama yaitu memperoleh keuntungan.
mempertimbangkan segala aspek yang mungkin mempengaruhi perusahaan Meskipun banyak orang yang lebih memilih terjun ke dunia bisnis namun tidak
sedangkan cara berpikir atomik adalah cara berpikir yang terbatas pada bagian- mungkin jika semua orang menjadi pembisnis, karena bayangkan apa yang
bagian tertentu dalam perusahaan meskipun keterikatannya pada organisasi akan terjadi jika semua orang menjadi pembisnis, siapa yang mau dipekerjakan
sebagai keseluruhan tetap dipertahankan. dan rela menjadi pegawai jika otak semua manusia di bumi ini adalah ingin
menjalankan bisnisnya masing-masing.
Suatu bisnis bisa berkembang dan mencapai keberhasilan jangka panjang jika
bisnis tersebut mampu menciptakan manfaat tidak hanya bagi para pelaku
bisnis itu sendiri, tetapi juga bagi masyarakat banyak. Hal ini kemudian dikenal
dengan istilah Corporate Sosial Responsibility.
TANGGUNG JAWAB SOSIAL
Tanggung jawab sosial perusahaan (CSR) merupakan salah satu elemen penting
yang tidak bisa dipisahkan dari aktifitas rutin suatu perusahaan. CSR adalah
Ket: suatu konsep bahwa organisasi, khususnya (namun bukan hanya) perusahaan
MP : Manajemen Puncak adalah memiliki berbagai bentuk tanggung jawab terhadap seluruh pemangku
kepentingannya, yang di antaranya adalah konsumen, karyawan, pemegang
saham, komunitas dan lingkungan dalam segala aspek operasional perusahaan
yang mencakup aspek ekonomi, sosial, dan lingkungan.
UU 40 Tahun 2007 Pasal 74 mengatakan bahwa setiap perusahaan yang
melaksanakan kegiatan usahanya di bidang sumber daya alam manusia wajib
melaksanakan tanggung jawab sosial perusahaan. CSR dapat didefenisikan
sebagai tanggung jawab moral perusahaan terhadap para strategic
stakeholdernya, terutama komunitas dan masyarakat di sekitar wilayah
kerjadan operasinya.
TANGGUNG JAWAB SOSIAL
Ruang lingkup tanggung jawab sosial (CSR) perusahaan adalah:
 Keterlibatan perusahaan dalam kegiatan-kegiatan sosial yang berguna bagi
kepentingan masyarakat luas.
 Perusahaan telah diuntungkan dengan mendapat hak untuk mengelola
sumber daya alam yang ada dalam masyarakat tersebut dengan
mendapatkan keuntungan bagi perusahaan tersebut.
 Dengan tanggung jawab sosial melalui berbagai kegiatan sosial,
perusahaan memperlihatkan komitmen moralnya untuk tidak melakukan
kegiatan-kegiatan bisnis tertentu yang dapat merugikan kepentingan
masyarakat luas.
 Dengan keterlibatan sosial, perusahaan tersebut menjalin hubungan sosial
yang lebih baik dengan masyarakat dan dengan demikian perusahaan
tersebut akan lebih diterima kehadirannya dalam masyarakat tersebut.
Di Indonesia sepanjang yang dapat ditangkap pengelolaan terhadap tanggung
jawab sosial yang dilakukan oleh pelaku usaha biasanya ada tiga bentuk, yaitu
dikelola oleh korporasi, yayasan korporasi, kerja sama dengan
yayasan/organisasi sosial konsultan. Adapun bentuknya, dapat diuraikan
sebagai berikut:
 Grant (hibah) adalah bantuan dana tanpa ikatan yang diberikan oleh pelaku
bisnis untuk membangun investasi sosial.
 Penghargaan (award) adalah pemberian bantuan dunia bisnis bagi sasaran
yang dianggap berjasa bagi masyarakat banyak dan lingkungan usahanya.
Biasanya penghargaan dalam bentuk sertifikat dan sejumlah uang kepada
perorangan/institusi/panti yang diselenggarakan dalam waktu tertentu dan
berkelanjutan.
 Dana komunitas lokal (community funds) adalah bantuan dana atau dalam
bentuk lain bagi komunitas lokal untuk meningkatkan kualitas di
bidangnya secara berkesinambungan.
 Bantuan subsidi (social subsidies) adalah bantuan dana atau bentuk
lainnya bagi sasaran yang berhak untuk meningkatkan kinerja secara
berkelanjutan, seperti pemberian bantuan dana untuk buruh lokal atau
modal usaha kecil suatu kawasan.
 Bantuan pendanaan jaringan teknis bagi sasaran yang berhak untuk
memperoleh pengetahuan dan keterampilan sehingga mampu
meningkatkan produktivitas, misalnya bantuan teknis untuk usaha kecil
mikro membentuk jaringan pemasaran.
 Penyediaan pelayanan sosial seperti pendidikan, kesehatan, dan hukum,
kelompok bermain, panti asuhan, beasiswa, dan berbagai pelayanan sosial
lainnya bagi masyarakat. Bantuan kredit usaha kecil dengan bunga rendah
bagi rumah tangga, baik yang tinggal di sekitar usaha maupun masyarakat
pada umumnya.
 Bantuan pendampingan, pekerja sosial industri sesuai dengan ketertarikan
masyarakat lokal.
 Program bina lingkungan melalui pengembangan masyarakat (community
development).
 Penyediaan kompensasi sosial bagi masyarakat yang menjadi korban
polusi serta kerusakan lingkungan.
PENGAMATAN LINGKUNGAN
Sebelum organisasi melakukan formulasi strategi, terlebih dahulu harus
melakukan pengamatan lingkungan eksternal dan lingkungan internal.
Pengamatan lingkungan eksternal dilakukan untuk mengidentifikasi peluang-
peluang dan ancaman-ancaman yang dihadapi oleh organisasi. Sedangkan
pengamatan lingkungan internal dilakukan untuk mengidentifikasi kekuatan-
kekuatan dan kelemahan-kelemahan yang dimiliki organisasi.
Mengamati lingkungan merupakan kegiatan memonitor, mengevaluasi dan
menyebarkan informasi kepada orang-orang penting di dalam perusahaan
berdasarkan hasil pengamatan lingkungan eksternal dan internal. Perusahaan
melakukan pengamatan lingkungan untuk menghindari tindakan-tindakan
strategik yang mendadak (strategic surprise) dan untuk menjamin kesehatan
organisasi dalam jangka pajang. Penelitian telah menemukan sebuah hubungan
yang positif antara pengamatan lingkungan dan keuntungan (profit).
PERAMALAN
Jenis-jenis Peramalan
Jenis peramalan dapat dibedakan berdasarkan yang umum digunakan, jangka
waktu, ruang lingkup, dan metode yang digunakan.
Berdasarkan peramalan yang umum digunakan di perusahaan, peramalan
dibedakan menjadi peramalan ekonomi, peramalan teknologi, dan peramalan
permintaan. Peramalan ekonomi menjelaskan siklus bisnis dengan
memprediksikan tingkat inflasi, ketersediaan uang, dana yang dibutuhkan untuk
membangun perumahan, dan indikator perencanaan lainnya. Peramalan
teknologi memperhatikan tingkat kemajuan teknologi yang dapat meluncurkan
produk baru yang menarik, yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru.
Peramalan permintaan adalah proyeksi permintaan untuk produk atau layanan
suatu perusahaan.
Berdasarkan jangka waktunya, peramalan dibedakan menjadi peramalan jangka
panjang dan jangka pendek. Peramalan jangka panjang dilakukan oleh para
pimpinan puncak suatu perusahaan dan bersifat umum. Peramalan bersifat
jangka pendek biasanya dilakukan oleh para pimpinan pada tingkat menengah
dan bawah serta lebih bersifat operasional.
Berdasarkan ruang lingkupnya, peramalan dibedakan menjadi peramalan mikro
dan makro, contohnya adalah peramalan kondisi perekonomian dalam lima
tahun yang akan datang (sebagai mikro) dan peramalan kondisi perusahaan
dalam lima tahun yang akan datang (sebagai makro). Perlu diketahui juga
bahwa batasan mengenai mikro dan makro itu adalah relatif.
Berdasarkan metode peramalan yang digunakan, peramalan dibagi menjadi
metode kualitatif dan metode kuantitatif. Metode kualitatif lebih didasarkan
pada intuisi dan penilaian orang yang melakukan peramalan daripada
pemanipulasian data historis yang tersedia. Beberapa metode kualitatif yang
sering dipergunakan adalah:
 Delphi method,
 Market research,
 Panel consensus,
 Visionary forecast,
 Historical analogue,
 Management estimate, dan
 Structure group methods.
Peramalan kuantitatif dapat dilakukan bila terdapat tiga kondisi berikut:
 Tersedia data historis,
 Informasikan tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik,
dan
 Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek pola masa lalu akan terus
berlanjut di masa mendatang.
Beberapa metode yang digunakan dalam metode kuantitatif adalah sebagai
berikut:
 Metode Smoothing. Metode ini digunakan untuk jangka pendek, fungsi
dari metode ini adalah untuk mengurangi ketidakteraturan musiman,
sehingga mempunyai syarat minimal harus tersedia data dua tahun yang
lalu, penggunaan metode ini misalnya untuk perencanaan dan
pengendalian produksi dan persedian, serta perencanaan keuntungan.
 Metode Box-Jenkins. Hampir sama dengan metode smothing, tetapi
caranya lebih kompleks, sehingga lebih sulit oleh karena itu metode ini
lebih sering dipakai oleh para penaksir.
 Metode Proyeksi Tren dengan Regresi. Untuk melakukan peramalan
dalam jangka pendek maupun jangka panjang, sehingga data minimal yang
dibutuhkan untuk menyusun peramalan dengan metode ini sekurang
kurangnya lima tahun terakhir, metode ini biasanya di gunakan untuk
ekspansi, atau investasi sebuah perusahaan.
 Metode Sebab Akibat (Causal Methods/Korelasi) di dalamnya terdapat
metode regresi dan korelasi, model ekonometri, model input output atau
lebih dikenal sebagai sederhana dua berganda.
Langkah-langkah peramalan bisnis adalah sebagai berikut:
 Mengumpulkan data historis
 Menyeleksi dan memilih data
 Memilih model peramalan
 Menggunakan model peramalan
Tahapan Peramalan Bisnis
Proses peramalan biasanya terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:
 Penentuan tujuan  Langkah pertama terdiri atas penentuan macam
estimasi yang diinginkan. Sebaliknya, tujuan tergantung kepada
kebutuhan-kebutuhan informasi para manajer. Analisis membicarakan
dengan para pembuat keputusan untuk mengetahui apa kebutuhan-
kebutuhan mereka, dan menentukan variabel yang akan diestimasi, siapa
yang akan menggunakan hasil peramalan, untuk tujuan-tujuan apa hasil
 peramalan digunakan, estimasi jangka panjang atau jangka pendek yang
diinginkan, dan derajat ketepatan estimasi yang diinginkan.
 Pengembangan model  Setelah tujuan ditetapkan, langkah berikutnya
adalah pengembangan suatu model yang merupakan penyajian secara
lebih sederhana sistem yang dipelajari. Dalam peramalan, model adalah
suatu kerangka analitik yang bila dimasukan data masukan menghasilkan
estimasi penjualan di waktu yang akan datang (atau variabel apa saja yang
diramal). Analisis hendaknya memilih suatu model yang menggambarkan
secara realistis perilaku variabel-variabel yang dipertimbangkan.
 Pengujian model  Sebelum diterapkan, model biasanya diuji untuk
menentukan tingkat akurasi, validitas dan realibilitas yang diharapkan. Ini
sering mencakup penerapannya pada data historik dan penyiapan estimasi
untuk tahun-tahun sekarang dengan data nyata yang tersedia. Nilai suatu
model ditentukan oleh derajat ketepatan hasil peramalan dengan kenyataan
(aktual). Dengan kata lain, pengujian model bermaksud untuk mengetahui
validitas atau kemampuan prediktif secara logika suatu model.
 Penerapan model  Setelah pengujian, analisis menerapkan model dalam
tahap ini, data historik dimasukan dalam model untuk menghasilkan suatu
ramalan.
 Revisi  Ramalan-ramalan yang telah dibuat harus senantiasa diperbaiki
dan ditinjau kembali. Perbaikan mungkin perlu dilakukan karena adanya
perubahan-perubahan dalam perusahaan atau lingkungannya, seperti
tingkat harga produk perusahaan karakteristik-karakteristik produk,
pengeluaran-pengeluaran pengiklanan, tingkat pengeluaran pemerintah,
kebijakan moneter dan kemajuan teknologi.
 Evaluasi  Evaluasi, dilain pihak merupakan pembanding ramalan-
ramalan dengan hasil-hasil nyata untuk menilai ketepatan penggunaan
suatu metodologi atau teknik peramalan. Langkah ini diperlukan untuk
menjaga kualitas estimasi-estimasi di waktu yang akan datang.
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta
posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi
menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu
dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam
struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa
melapor kepada siapa.
 Elemen Struktur Organisasi
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika
hendak mendesain struktur, antara lain:
 Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi
dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
 Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan
pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa
proses, produk, geografi, dan pelanggan.
 Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang
membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan
menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
 Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang
manajer secara efisien dan efektif.
 Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh
mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di
dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
 Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi
dibakukan.
 Dimensi Struktur Organisasi
Empat desain keputusan (pembagian kerja, pendelegasian kewenangan,
pembagian departemen, dan rentang kendali) menghasilkan struktur
organisasi. Secara umum, gambaran mengenai dimensi struktur meliputi
formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.
 Formalisasi mengacu derajat di mana segala harapan mengenai cara
dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. Suatu
organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan
yang ketat dalam setiap kegiatan/pekerjaan di dalam organisasi.
Dengan demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin
ketat pula aturan dan prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil
dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang
tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya
rentang kendali.
 Sentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang mengacu
pada derajat di mana kewenangan untuk mengambil keputusan
dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan
empat desain keputusan adalah sebagai berikut yaitu semakin tinggi
spesialisasi kerja, semakin besar sentralisasi, semakin sedikit
kewenangan yang didelegasikan, semakin besar sentralisasi, semakin
besar penggunaan departemen berdasarkan fungsi, semakin besar
sentralisasi, semakin luas rentang kendali, dan semakin besar
sentralisasi.
 Kerumitan (complexity) adalah suatu struktur organisasi yang
mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam
organisasi.
Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha untuk mengembangan
pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan kinerja, sikap, keefektifan,
dan variabel lainnya.
 Faktor- faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi
Banyak faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Ernie
(2006), menyatakan ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur
organisasi antara lain:
 Strategi Organisasi  Strategi organisasi dibuat sebagai upaya
pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi
dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur
organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka,
jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula
pada perubahan struktur organisasi.
 Skala Organisasi  Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut
berbagai faktor di antaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa
pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar
artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang di
berbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan
demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi
walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar
jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik
garmen penghasil produk-produk konveksi. Sedangkan organisasi
berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit
karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan
atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil
biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak
terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan.
 Teknologi  Faktor teknologi yang dimaksudkan di sini adalah
terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu
juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu
dalam sebuah organisasi.
 Lingkungan  Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga
untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang
dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur
organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi
untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan
lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang
cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur
organisasi.
 Model Struktur Organisasi
Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-
mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di
antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-
orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung
jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Model organisasi
berdasarkan atas desain organisasi menurut Gibson (1994) ada 2 macam
yaitu:
a. Model organisasi mekanistik
Model organisasi mekanistik yaitu model yang menekankan
pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry
Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungsi
pimpinan untuk mengorganisasi dan empat di antaranya berhubungan
dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
 Prinsip Spesialisasi  Sarana terbaik untuk mendayagunakan
tenaga individu dan kelompok.
 Prinsip Kesatuan Arah  Semua pekerjaan harus
dikelompokkan berdasarkan keahlian.
 Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab  Manager harus
mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk
melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
 Prinsip Rantai Skalar  Hasil alami dari pelaksanaan ketiga
prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari
peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat
 paling rendah. Rantai skalar adalah jalur keseluruhan organisasi lainnya. Sistem makna bersama ini adalah sekumpulan
komunikasi vertikal dalam sebuah organisasi. karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh organisasi.
b. Model organisasi organik Adapun pengertian budaya organisasi menurut beberapa ahli, yaitu:
Model organisasi organik menekankan pada pentingnya mencapai  Menurut Wood, Wallace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, Orborn (2001),
keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini budaya organisasi adalah sistem yang dipercayai dan nilai yang
kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang dikembangkan oleh organisasi di mana hal itu menuntun perilaku dari
disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi. anggota organisasi itu sendiri.
Model organisasi organik kontras dari model mekanistik.  Menurut Tosi, Rizzo, Carroll seperti yang dikutip oleh Munandar (2001),
Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik budaya organisasi adalah cara-cara berpikir, berperasaan dan bereaksi
sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari berdasarkan pola-pola tertentu yang ada dalam organisasi atau yang ada
model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua pada bagian-bagian organisasi.
model itu berasal dari kriteria keefektifan yang berbeda yang ingin  Menurut Cushway dan Lodge (2000), budaya organisasi merupakan
diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model sistem nilai organisasi dan akan mempengaruhi cara pekerjaan dilakukan
mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara dan cara para karyawan berperilaku.
maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai Budaya organisasi memiliki sejumlah fungsi peran antara lain:
keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik  Batas  Budaya organisasi berperan sebagai penentu batas-batas yang
bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan artinya, budaya menciptakan perbedaan atau yang membuat unik suatu
lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih organisasi dengan organisasi lainnya.
mendayagunakan potensi manusia.  Identitas  Budaya organisasi berperan menjadi identitas yang
Desain organisasi yang menimbulkan rasa berharga dan motivasi membedakan atau yang membuat unik tidak hanya bagi organisasi namun
serta mempermudah keluwesan dan keadaptasian biasanya memiliki juga bagi para anggotanya.
karakteristik berikut:  Komitmen  Budaya memfasilitasi lahirnya komitmen terhadap sesuatu
 Desain itu relatif sederhana karena tidak memerlukan yang lebih besar daripada kepentingan individu.
spesialisasi, melainkan menekankan kepada peningkatan  Stabilitas  Budaya meningkatkan stabilitas sistem sosial karena budaya
cakupan pekerjaan. adalah perekat sosial yang membantu menyatukan organisasi dengan cara
 Desain itu relatif didesentralisasikan karena menekankan menyediakan standar mengenai apa yang sebaiknya dikatakan dan
pendelegasian wewenang dan peningkatan kedalaman dilakukan karyawan.
pekerjaan.  Pembentuk sikap dan perilaku  Budaya bertindak sebagai mekanisme
 Dan relatif formal sebab menekankan produk dan pelanggan alasan yang masuk akal (sense-making) serta kendali yang menuntun dan
sebagai dasar departementalisasi. membentuk sikap dan perilaku karyawan.
Tabel Perbedaan Model Mekanistik dan Organik Ada beberapa tipologi budaya organisasi. Kotter dan Heskett (1998)
No Model Organisasi Model Organisasi Organik mengkategorisasi jenis budaya organisasi menjadi tiga yaitu:
Mekanistik  Budaya Kuat dan Lemah  Organisasi yang berbudaya kuat biasanya dapat
1 Proses kepemimpinan tidak Proses kepemimpinan dilihat oleh orang luar sebagai memilih suatu gaya tertentu. Dalam budaya
mencakup persepsi tentang mencakup persepsi tentang organisasi yang kuat ini nilai-nilai yang dianut bersama itu dikonstruksi ke
keyakinan dan kepercayaan. keyakinan dan kepercayaan dalam semacam pernyataan misi dan secara serius mendorong para manajer
Bawahan merasa tidak bebas antara atasan dan bawahan untuk mengikutinya. Karena akar-akarnya sudah mendalam, gaya dan nilai
mendiskusikan masalah dalam segala persoalan. budaya yang kuat cenderung tidak banyak berubah walaupun ada
dengan atasan. Bawahan merasa bebas pergantian pimpinan. Sebaliknya organisasi yang berbudaya lemah, nilai-
mendiskusikan masalah nilai yang dianut tidak begitu kuat sehingga jatidiri organisasi tidak begitu
dengan atasan. menonjol dan kemungkinan besar nilai-nilai yang dianut pun berubah setiap
2 Proses motivasi hanya Proses motivasi berusaha pergantian pimpinan atau sesuai dengan kebijakan pimpinan yang baru.
menyadap motif fisik, rasa menimbulkan motivasi  Budaya Strategik  Jenis budaya yang cocok secara strategik memiliki
aman, dan ekonomik melalui melalui metode partisipasi. perspektif yang menegaskan tidak ada resep umum untuk menyatakan
perasaan takut dan sanksi. seperti apa hakikat budaya yang baik itu, hanya apabila “cocok” dengan
3 Proses komunikasi Proses komunikasi konteksnya. Konteks itu dapat berupa kondisi objektif dari organisasinya,
berlangsung sedemikian berlangsung sedemikian rupa segmen usahanya yang dispesifikasi oleh strategi organisasi atau strategi
rupa sehingga informasi sehingga informasi mengalir bisnisnya sendiri. Konsep kecocokan sangat bermanfaat khususnya dalam
mengalir ke bawah secara bebas ke seluruh menjelaskan perbedaanperbedaan kinerja jangka pendek dan menengah.
cenderung terganggu, tidak organisasi yaitu keatas,  Budaya Adaptif  Budaya adaptif didasari pemikiran bahwa organisasi
akurat, dan dipandang kebawah dan kesamping. merupakan sistem terbuka dan dinamis yang dapat mempengaruhi dan
dengan rasa curiga. dipengaruhi oleh lingkungan. Untuk dapat meraih sukses dalam lingkungan
4 Proses interaksi bersifat Proses interaksi bersifat yang senantiasa berubah, organisasi harus tanggap terhadap kemungkinan-
tertutup dan terbatas. terbuka dan ekstensif. kemungkinan yang akan terjadi, dapat membaca kecenderungan-
kecenderungan penting dan melakukan penyesuaian secara cepat. Budaya
5 Proses pengambilan Proses pengambilan organisasi adaptif memungkinkan organisasi mampu menghadapi setiap
keputusan hanya terjadi di keputusan dilaksanakan di perubahan yang terjadi tanpa harus berbenturan dengan perubahan itu
tingkat puncak. semua tingkatan melalui sendiri.
proses kelompok. SUMBER DAYA PERUSAHAAN
6 Proses penyusunan tujuan Proses penyusunan tujuan Lima jenis sumber daya perusahaan adalah manusia, material, mesin, uang dan
dilakukan di tingkat puncak mendorong timbulnya teknologi. Tugas manajer adalah mengelola sumber daya agar dapat digunakan
organisasi tanpa mendorong partisipasi kelompok untuk dengan cara yang paling efektif. Dalam era globalisasi, informasi memegang
adanya partisipasi. menetapkan sasaran yang peranan yang sangat penting dan strategis. Informasi sangat dibutuhkan untuk
tinggi. mendukung organisasi dalam melaksanakan kegiatannya secara internal
7 Proses kendali dipusatkan Proses kendali menyebar ke maupun dengan mitra bisnisnya.
dan menekankan upaya seluruh organisasi dan Beberapa hal yang berkaitan dengan sumber daya perusahaan adalah sebagai
memperhalus kesalahan atas menekankan pemecahan berikut:
kekeliruan yang terjadi. masalah dan pengendalian  Kekuatan keuangan (financial strength)  Diperlukan permodalan yang
diri sendiri. besar untuk memulai suatu jenis usaha, termasuk penelitian dan
pengembangan, penelitian pemasaran, fasilitas produksi, dan periklanan.
 Kultur Organisasi Catatan bahwa beberapa perusahaan masih mengabaikan pentingnya
Budaya organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang dianut oleh penelitian pemasaran sebelum dibentuknya suatu jenis usaha, hal ini juga
para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi- yang menyebabkan perusahaan tersebut tidak tahu apa yang terjadi pada
 dirinya ketika mereka merugi dari awal pendirian sampai dengan
kebangkrutannya.
 Kemampuan produksi dan fleksibilitas (producing capabilities and
flexibility)  Hal ini berkaitan dengan economies of scale. Economies of
scale adalah pemahaman di mana peningkatan produksi akan berakibat
terhadap penurunan biaya per unit yang direalisasikan melalui efisiensi
operasional. Perusahaan yang besar dan kecil mempunyai keunggulan dan
kelemahan masing-masing dalam hal kemampuan produksi dan
fleksibilitas. Perusahaan besar mempunyai kemampuan produksi yang
lebih besar tetapi fleksibilitas yang lebih rendah. Perusahaan kecil
mempunyai kemampuan produksi yang lebih kecil tetapi fleksibilitas yang
lebih besar.
 Kekuatan pemasaran (marketing strength)  Salah satu yang termasuk
dalam kekuatan pemasaran suatu perusahaan adalah merek, hak paten,
hubungan yang baik dengan distributor atau pengecer, tenaga penjual, ahli
internet. Pemahaman yang baik tentang pasar sasaran akan memberikan
keunggulan bagi perusahaan.
MANTUK : KOMUNIKASI BISNIS
PERTEMUAN V KORESPONDENSI
KORESPONDENSI
Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris)
atau correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-
pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya
bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Surat merupakan salah
satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan
melalui surat biasa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah,
permintaan atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas
(konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail).
Tipe korespondensi ada dua, yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi
internal. Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang
dilakukan oleh suatu lembaga dengan pihak luar lembaga sedangkan
Korespondensi internal, yaitu hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu
lembaga kepada karyawan atau dewan direksi lembaga tersebut.
FUNGSI SURAT BISNIS
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:
 Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam
kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa
pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
 Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,
buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis,
misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran
produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan,
surat penolakan, dan surat pangaduan (klaim).
 Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli,
surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.
Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis.
 Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada
saat dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
 Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat
penggabungan usaha (merger).
 Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi
kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan
dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis
PENGELOMPOKAN SURAT
1. Menurut Wujud / Bentuknya
 Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh
seseorang kepada orang lain yang terdiri atas kertas surat dan sampul
(amplop) dengan berbagai ukuran.
 Kartu Pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis yang
berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan
oleh PT Pos Indonesia.
 Warkat Pos / Wesel adalah surat yang wujudnya berupa gabungan
kertas surat dan amplop.
 Telegram dan teleks disebut juga sebagai surat kawat. Telegram
adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.
 Memorandum (memo) dan Nota adalah surat yang digunakan oleh
pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang
berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu
organisasi.
 Surat Tanda Bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda
bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak
kepada pihak lain. Contoh: faktur, kwitansi, dan tanda terima.
2. Menurut Pemakaiannya
 Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau
pribadi. Yang termasuk surat pribadi: surat perkenalan, surat cinta,
surat undangan perkawinan, surat ucapan terimah kasih, dll.
 Surat Dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan
tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Yang termasuk surat
dinas: surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat
pengantar, dll.
 Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha
produksi, perdagangan, dan usaha jasa.
 Surat Sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau
lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan
sosial bagi masyarakat pada umumnya. Misalnya surat
pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan bantuan
dana kepada donatur, dll.
3. Menurut sasaran yang dituju
 Surat Biasa adalah surat yang dibuat seseorang atau organisasi yang
ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu
informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi.
Misalnya: surat pemberitahuan tentang penyelenggaraan lokakarya
aplikasi komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan.
 Surat Edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang
disampaikan oleh seorang/suatu lembaga yang yang ditujukan kepada
orang/lembaga lain dalam jumlah banyak. Misalnya: surat edaran
tentang hari kerja dan hari libur, upacara bendera hari-hari besar
nasional, dan jadwal penggunaan pakaian seragam kerja.
 Surat Pengumuman adalah surat berisi pemberitahuan tentang
sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu
organisasi ataupun masyarakat luas. Misalnya: pengumuman
perusahaan tentang dibukanya lowongan kerja untuk beberapa posisi
penting (manajer pemasaran, manajer personalia, dan manajer
produksi).
4. Menurut isi dan maksudnya
 Surat pemesanan produk
 Surat keterangan
 Surat pemberitahuan
 Surat permintaan informasi
 Surat penawaran produk
 Surat konfirmasi
 Surat tugas
5. Menurut urgensi penyelesaiannya
 Surat Biasa
 Surat Segera
 Surat Kilat
BAGIAN SURAT
Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu
mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat
tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi (bisnis), bagian-
bagiannya, adalah sebagai berikut:
1. Kepala surat (kop surat)  Kepala surat surat atau yang bisa juga
disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah
surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari
pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga
tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang
pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga,
perusahaan atau organisasi, Nama instansi, lembaga, perusahaan,
atau organisasi tersebut, Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut, Nomor telepon, kode pos, alamat email atau
alamat web.
2. Tanggal Surat  Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada
penerima surat kapan surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui,
pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, tetapi
kadang-kadang juga lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat,
penerima akan mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan.
3. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal  Nomor, lampiran, dan hal
ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua
yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran
 hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat
tersebut.
4. Nama dan alamat yang dituju Tulislah nama dan alamat yang
dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun non akademis
secara benar ejaannya.
5. Salam pembuka dan paragraf pembuka  Salam pembuka
merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim
pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikannya.
6. Isi surat  Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan
oleh pengirim kepada penerima surat. Secara garis besar, isi surat
mencakup tiga hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan
paragraf penutup.
7. Salam penutup dan paragraf penutup  Surat yang baik
memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek
(hormat), sopan, atau etika berkirim surat.
8. Tanda tangan, nama jelas dan jabatan  Surat dinas dan surat bisnis
dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi. Setelah surat
ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan
dalam surat tersebut.
9. Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy)  Kata tembusan yang
ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki
surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama
pengirim surat.
10. Inisial  Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda
pengenal bagi petugas yang membantu konsep dan yang mengetik
surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep
dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan
surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut dapat
dihubungi dengan mudah.
BENTUK SURAT
Ada Berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam
penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging
Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block
Style.
1. Bentuk Lurus (Block Style)  Surat bentuk lurus atau block style adalah
bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas
sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari
margin sebelah kiri.
2. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)  Perbedaan
surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada
paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung).
3. Bentuk Lekuk (Indented Style)  Bentuk surat ini dikenali pada alamat
dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5
baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri.
4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)  Pada bentuk surat lurus penuh
(Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya
dimulai dari margin sebelah kiri.
5. Bentuk Resmi (Official Style)  Bentuk resmi ini sering digunakan dalam
institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi
sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam,
setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam.
6. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)  Yang membedakan bentuk
Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada
awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda
tangan berada di sebelah kanan surat.
JENIS - JENIS SURAT BISNIS
1. Surat Perkenalan  Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang
berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon
pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses
berikutnya menurut transaksi. Informasi tentang perusahaan penjual yang
dicantumkan dalam surat perkenalan adalah:
 nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
 gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang
dipakai
 pekerjaan/projek yang pernah ditangani
 harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
 khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri:
Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
2. Surat Permintaan Penawaran  Adalah surat dari calon pembeli kepada
penjual yang isinya meminta penawaran. Surat permintaan penawaran
sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Surat
permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang
meliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui
harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan
dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan
demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli.
3. Surat Penawaran  Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang
berisi penawaran barang atau jasa yang memberi informasi tentang barang
atau jasa dan menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang
ditawarkan.
4. Surat Pesanan dan Balasannya  Surat pesanan (order) adalah surat dari
pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau
meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mengetahui informasi yang
diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan, atau melalui petugas
pemasaran (wiraniaga) dari perusaahaan penjual.
5. Surat Penerimaan Pesanan  Ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada
pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang
diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat
disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu. Isi
surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia
dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama
untuk persiapan, dan memberikan estimasi kapan pengiriman barang akan
dilakukan.
6. Surat Konfirmasi Pesanan  Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang
pesanan yang terdiri atas nama barang, jumlahnya, harga, dan syarat jual
beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara
pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan untuk
memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang
dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus
dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.
7. Surat Penolakan Pesanan  Penjual yang terpaksa menolak pesanan
haruslah segera memberitahukan penolakan itu kepada pemesan
secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis.
Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar
hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin. Ada beberapa hal yang
menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang
yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaian
mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya
cara pembayaran yang diusulkan oleh pemesan (misalnya pemesan
menghendaki pembayaran secara kredit, sedangkan penjual menghendaki
secara tunai).
8. Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang  Referensi yang
dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan referensi dari
perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan rahasia oleh
pihak yang memberi kepada pihak yang meminta. Surat referensi
diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah
atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli (pihak kesatu), misalnya,
berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan (pihak kedua) untuk
pertama kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka
perusahaan/pihak kedua memerlukan referensi dari bank atau perusahaan
lain (pihak ketiga untuk rnengetahui kredibilitas atau credit
worthiness calon pembeli apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit
atau tidak.
EMAIL
Email adalah singkatan dari electronic mail yang merupakan surat atau pesan
dengan format digital. Email banyak dapat diakses dengan mudah dengan
berbagai gadget seperti komputer maupun ponsel smartphone.
Beberapa jenis email yang saat ini digunakan diantaranya:
 Pop mail atau post office protocol mail adalah email yang hanya dapat
diterima dari internet service provider yang digunakan. Jenis mail ini dapat
dibaca secara offline tetapi tidak bisa diakses disembarang tempat dan
hanya bisa diakses dari rumah atau kantor dengan koneksi internet
tersebut.
 Web mail atau web based mail adalah email yang hanya bisa diakses
dengan membuka laman web penyedia layanan email tertentu. Karena
aksesnya hanya membutuhkan laman web maka web mail bisa diakses
dimana saja asal terhubung dengan koneksi internet.
 Forward mail adalah suatu layanan email dimana email yang masuk pada
suatu alamat diteruskan pada alamat yang lain. Layanan ini cocok
digunakan bagi mereka yang suka bergonta ganti email atau tidak ingin
memberitahukan email yang baru. Intinya forward mail berfungsi sebagai
perantara antara satu email dengan email lainnya. Karena berfungsi
 sebagai perantara maka tentu saja email yang diterima akan lebih lambat  Dapat di gunakan sebagai pengingat bagi seseorang mengenai intruksi
diterima oleh pengguna. yang telah di terimanya
Beberapa situs penyedia email yang saat ini banyak digunakan diantaranya Kelemahan:
adalah Gmail, Yahoo dan Hotmail.  Ukuran terlalu kecil, sulit diarsipkan dan sulit dicari
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN EMAIL  Penulisan memo biasanya bersifat informal dan singkat sehingga Memo
Kelebihan: tidak mencakup informasi secara lengkap dan terperinci yang sering
 Pengoperasian mudah dengan bentuk dan ukuran yang bervariasi menimbulkan kesalah pahaman
 Pengiriman sangat cepat  Mudah hilang dan bersifat umum
 Biaya murah FUNGSI DAN MANFAAT MEMO
 Dapat mengirim ke beberapa alamat lain sekaligus Fungsi memo  Sebagai bentuk komunikasi yang berisi arahan, permintaan,
 Surat yang masuk mudah dibaca, disimpan, dan dicetak atau keterangan tentang sesuatu yang harus dilakukan atau diselesaikan dengan
 Privasi terjamin yang dilindungi oleh password segera.
Kekurangan: Manfaat memo  Untuk meminta atau memberikan informasi ataupun
 Kesalahan penulisan alamat tujuan, maka email tidak sampai tujuan petunjuk pada seseorang yang berkompeten.
 Email di kirim sering gagal apabila lalu lintas internet padat, koneksi CARA PENULISAN MEMO
lambat, kotak surat tujuan penuh, maka email yang datang akan terhapus Untuk mengetahui cara penulisan yang baik langkah pertama kita harus tahu
 Adanya kemungkinan pemalsuan identitas terlebih dahulu bagian-bagian yang ada di memo:
 Rawan Penyadapan, jika password yang diketahui oleh orang lain  Alamat yang dituju
FUNGSI DAN MANFAAT EMAIL  Pengirim Memo
Fungsi Email:  Perihal Memo
 Mengirim dan menerima file  Tanggal Pengiriman Memo
 Mendaftar akun sosial media dan lainnya  Paraf dan nama pengirim
 Sarana Promosi Ciri-ciri yang ada pada Memo terbagi menjadi 2, pertama dari segi bentuk, dan
 Mengaktifkan Smartphone yang kedua dari segi isi.
Manfaat Email: a. Ciri bentuk  Memo terdiri atas 2 bagian:
 Dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet  Bagian Kepala Memo
di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal  Bagian Isi Memo
 Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan b. Ciri isi  Untuk menulis isi memo harus menggunakan bahasa yang
dengan sangat cepat singkat. Tidak bertele-tele ataupun dengan kata-kata yang berbasa-basi.
 Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang pada saat bersamaan Penulis harus langsung menyampaikan pesan yang di maksud atau
perintah dalam kalimat yang singkat, lugas, dan tidak menggunakan kata
 Memudahkan komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia
yang berulang-ulang.
CARA PENULISAN EMAIL
PERTEMUAN VI PESAN-PESAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF
Ketika ingin mengirimkan sebuah email, hal pertama yang harus diketahui
adalah alamat email penerima. Tanpa mengetahui alamat email penerima maka STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN
email tidak dapat terkirim. RUTIN
Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis
Pada baris To diisi dengan alamat email penerima utama. Selanjutnya pada
menggunakan metode langsung. Mengorganisasikan dan menulis pesan rutin
baris Cc diisi dengan alamat email penerima tembusan/copy email (bagian ini
boleh tidak diisi jika tidak menginginkan orang lain untuk menerima email dan good news merupakan bagian penting komunikasi yang efektif.
tersebut) dan pada baris Bcc sama seperti baris Cc, tidak diwajibkan untuk Yang dimaksud dengan pesan-pesan rutin adalah pesan-pesan yang rutin terjadi
dalam suatu perusahaan yang perlu dilakukan/atau dijawab secepatnya.
mengisi baris ini.
Pesan-pesan rutin: surat keluar masuk, laporan, proposal (usulan), memo.
Langkah dan etika penulisan email:
Pengorganisasian pesan-pesan rutin dan good news seperti pada tabel di bawah
 Masukkan Alamat Email Penerima
ini:
 Tulis Subject Email
Routine Message Good News
 Tuliskan Salam Pembuka (pesan-pesan rutin) (berita/kabar baik)
 Tuliskan Tujuan
• Pembuka, pernyataan ide • Pembuka, pernyataan good
 Tuliskan Salam Penutup
pokok. news.
 Bersikap Sopan • Pertengahan/isi penjelasan • Pertengahan/isi, penjelasan
 Periksa Gaya Bicara kamu rinci. rinci.
 Koreksi Tulisan • Penutup, mengingatkan • Penutup, mengingatkan
Memo kembali ide pokok atau kembali good news atau
Memo adalah sebuah bentuk surat yang ditulis dengan ringkas, padat dan jelas mencakup pemikiran penutup mencakup pemikiran penutup
yang ditujukan kepada seseorang. Biasanya isi Memo langsung menyatakan yang berorientasi ke depan. yang berorientasi ke depan.
maksud dari si pengirim tanpa adanya bagian bagian isi surat lain seperti, salam
Pesan-pesan rutin yang terjadi dalam organisasi merupakan pesan yang
pembuka, dan salam penutup.
diminati untuk dibaca karena berisi informasi yang diperlukan untuk
Berdasarkan penggunaannya, Memo dibagi menjadi dua bentuk yaitu Memo
melaksanakan kegiatan.
resmi dan Memo tidak resmi. Memo resmi adalah Memo yang dikeluarkan oleh
Pengorganisasian pesan-pesan rutin dengan pendekatan langsung mempunyai
suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Memo ini ditujukan untuk orang yang
keunggulan dan kelemahan.
ada atau terlibat di lembaga, instansi, atau organisasi tersebut.
Memo terbagi menjadi beberapa bagian (Struktur) memo antara lain sebagai KEUNTUNGAN KELEMAHAN
berikut: • Meningkatkan pemahaman • Orang cenderung
secara komprehensif ketika menyampaikan suatu pesan
 Kepala Memo  Kepala memo terdiri dari Kop Memo (Memo Resmi),
pertama kali membaca suatu menurut cara berfikirnya.
Nama Pengirim dan Nama Penerima.
pesan. • Kesulitan untuk mengubah
 Badan Memo  Badan Memo terdiri dari Isi memo. • Menekankan pada hasil suatu pola pikir yang cenderung “to
 Kaki Memo  Kaki Memo terdiri dari Tanda tangan dan Nama Jelas si analisis yang telah anda the point” hal ini terkait dengan
Pembuat Memo. lakukan. pola pendidikan sebelumnnya.
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN MEMO • Menghemat waktu bagi
Kelebihan: pembaca karena segera
 Lebih praktis dan komunikatif mengetahui maksud pesan.
 Bisa dipergunakan siapa saja
 Menghemat waktu
STRATEGI PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN 1. Persetujuan kredit  Surat yang memberikan good news kepada pihak
Yang dimaksud dalam bahasan ini permintaan dari sebuah lain. Pembuka berisi ide pokok yang berisi persetujuan pemberian kredit,
organisasi/perusahaan ke organisasi/perusahaan lainnya seperti: permintaan pertengahannya persetujuan berisi beberapa hal seperti jatuh tempo,
spesifikasi produk, price list, dll. tanggal rekening dikirim, bunga dan administrasi, dll.
Pengorganisasiannya: 2. Memberikan referensi kredit  Kadang kala permohonan kredit kepada
• Mulailah dengan ide pokok, dengan mengemukakan secara tegas dan jelas, suatu lembaga perbankan tidak memerlukan surat rekomendasi, dan hanya
jangan bertele-tele. tertentu saja. Ada hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi
• Ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaan yaitu:
yang dikehendaki. Dapat juga pada bagian ini dilakukan Tanya jawab. • Permohonan surat-surat rekomendasi harus resmi dan disahkan
• Bagian penutup, kemukakan pernyataan keramahan, • Nyatakan sesuai fakta
apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan. Agar mudah SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN
dihubungi cantumkan no telp yang dapat dihubungi. Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang
STRATEGI PENULISAN PESAN-PESAN POSITIF berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa
Dalam penulisan pesan-pesan positif good news dan good will gunakanlah karakteristik, antara lain:
pendekatan langsung (direct approach). • Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari
Pengorganisasian pesan-pesan positif sebagai berikut: kerja)
• Ide pokok yang jelas • Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
• Penjelasan rinci (tentang dasar-dasar pemikiran good news) • Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
• Penutup (ramah dan penuh etika) • Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOOD WILL • Fakta-fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari
Pesan-pesan Good News dan Good Will adalah pesan-pesan bisnis yang Surat rekomendasi bersifat rahasia dan dikirimkan langsung pada orang yang
memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui meminta surat rekomendasi tersebut, sehingga pemohon tidak diperkenankan
pesan-pesan Good News dan Good Will, para pelaku bisnis dapat melakukan melihat isi surat rekomendasi tersebut.
berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik Terima Kasih.
dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai dan masyarakat publik pada
umumnya.
Good News tentang pekerjaan:
FINANSIAL NON FINANSIAL
• Kenaikan gaji • Promosi jabatan
• Bonus lembur kerja • Tanda penghargaan
• Insentif • Fasilitas kendaraan dan
• THR perumahan
• Kredit bunga sangat ringan • Proposal suatu proyek diterma
• Asuransi kesehatan
Good News tentang produk:
• Pemberian diskon
• Buy 3 get 1
• Pemberian kupon
• Perolehan hadiah
• Produk yang rusak dapat dikembalikan
• Jaminan harga murah
• Layanan garansi 3 tahun
Pesan-pesan Good Will  Good Will adalah suatu perasaan positif yang dapat
mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan-pesan Good Will
dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat.
Pelaku bisnis harus dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak
seperti :
• Pelanggan
• Pemasok
• Pelaku bisnis lainnya
Contoh ucapan Good Will:
“selamat kepada karyawan”
“selamat kepada perusahaan”
MENULIS JAWABAN POSITIF
Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas
suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban
atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut dapat digunakan
pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan
menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat/penghargaan kepada
orang lain.
1. Surat konfirmasi pesanan  Salah satu surat bisnis yang paling sederhana
adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan
kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.
2. Menjawab permintaan pesanan  Bagaimana anda menjawab permintaan
informasi yang baik berisi penjualan potensial maupun yang tidak?
• Menjawab permintaan dengan penjualan potensial
• Menjawab permintaan tanpa penjualan
MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu
lembaga keuangan bank maupun non bank kepada nasabah untuk berbagai
kepentingan. Oleh karena kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam
suatu masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat
persetujuan kredit (credit approval letter) dan referensi kredit (credit reference).