KONSEP TATA RUANG ADMINISTRASI SEKOLAH

OLEH :
BAYU DIRDAUS ADI MARIS

SEKOLAH MENENGAH ATAS ISLAM TERPADU

AR RAHMAN BANJARBARU
2021
 Konsep Tata Ruang Administarsi Sekolah

Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut
juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan
alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para
karyawannya”

Secara umum tata ruang administrasi sekolah sama seperti pengertin tata ruang kantor di
atas jadi dalam konsep tata ruang administrasi sekolah sendiri maka harus tau tentang tata usaha
atau administrasi sekolah itu dan juga juga kegiatannya terlebih dahulu agar mendaptkan
gambaran dalam membuat konsep tata ruang administarasi sekolah. berikut ini pengertian
administrasi tata usaha dan juga kegiatannya, sebagai berikut :

Tata usaha sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan,
pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membantu
pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan
sekolah tersebut.

1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang

tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan.
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang
keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikan bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara
dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.
 6. Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang aman.

Dalam menentukan konsep tata ruang administrasi sekolah kita juga harus mengetahui terlebih
dahulu tentang asas ruang kantor, prinsip-prinsip tata ruang kantor, bentuk-bentuk tata ruang
kantor dan tujuan konsep tata ruang kantor. Adapun penjelasannya sebagai berikut:

A. Asas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada Empat asas atat ruang pada kantor, keempat asas itu
semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapid an
teratur. Keempat asas tersebut adalah:

1) Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja
dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat
lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa
langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu
lebar.
2) Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan
pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena
pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
3) Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika
ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain
sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
4) Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada
ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain
sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

B. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor.

1) Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
 2) Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus
ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
3) Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan
penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
4) Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
5) Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
6) Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa
menghadap pada sumber cahaya.
7) Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian
depan.
8) Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan
hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
9) Hendaknya tempat arsip-arsip sekolah berada pada dinding atau susun tangga yang
mudah terjangkau oleh petugas.

C. BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

1) Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk
bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
a) Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
b) Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
c) Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
d) Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu
oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

a) Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

b) Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan
gerah.
 c) Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain
sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
d) Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan
mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
2) Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan
atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu
ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut
pandang.
Keuntungannya:
a) Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
b) Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
c) Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya
harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
d) Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
e) Mudah merubah ruangan.
f) Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan
cepat dan luwes.
g) Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit
menampungnya, karena ruangan terbatas.
Kelemahannya:
a) Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus
menerus.
b) Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
c) Pekerja akan kehilangan kepribadian.
d) Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat
menggangu yang lain.
e) Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan
lainnya yang membutuhkan ketenangan.
f) Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang
tertutup.
3) Tata Ruang Kantor Semi Tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
a) Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja
b) kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

D. Tujuan Konsep Tata Ruang

1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir
yang sebetulnya tidak perlu.

2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3) Menggunakan ruang se efisien mungkin.

4) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu
bagian tertentu.
 Konsep Tata Ruang

cpu

Lemari dokumen
Komputer

Rak File
Komputer
Print

Meja Guru

Meja
Galon

Meja Guru
Lemari

Lemari
Lemari

Meja Guru Meja Guru

WC
Tata Letak Barang dan Arsip di Lemari
1. Meja Petugas: Komputer, Alat Tulis Kantor, Printer, dan tersedia dokumen untuk
administrasi dan kertas print.
2. Lemari Arsip: Arsip Surat masuk dan keluar, arsip data pegawai, arsip data BOS, arsip
data, arsip kegiatan sekolah, arsip akreditasi sekolah, arsip rahasia dll.
3. Lemari Dokumen: buku surat masuk dan keluar, SOP, Tata terbit, Tenaga kependidikan,
Buku Tamu, kode etik sekolah, dokumen sarana dan prasarana, buku dokumentasi
kegiatan dll.