LEMBAR PENGESAHAN

Mengetahui,

Ketua DPM-KM Ketua Komisi Pengawasan

Polman Bandung DPM-KM Polman Bandung

Darell Farhan P.S Riyan Septiana

NIM 218411006 NIM 218441016

Menyetujui,

Ketua Pelaksana Ketua Pelaksana

Dies Natalis Pengawasan Dies Natalis

Verdian Achmad S. Sukmawati Rahayu E.P.

NIM 218313024 NIM 218313022
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAWASAN
DIES NATALIS 2020

BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Dies Natalis POLMAN Bandung merupakan sebuah kegiatan untuk memperingati hari
jadi POLMAN Bandung. Kegiatan ini melibatkan seluruh civitas POLMAN Bandung baik
mahasiswa maupun para pengajar ikut serta dalam kegiatan dies natalis ini. Sedangkan
penyelenggara dari kegiatan ini merupakan panitia yang terpilih dari Kelurga Mahasiswa
POLMAN Bandung dan diatur oleh BEM-KM POLMAN Bandung.
Mengacu pada salah satu tugas pokok dan fungsi DPM-KM POLMAN Bandung yang
tercantum dalam AD/ART DPM-KM POLMAN Bandung yaitu pengawasan. Oleh karena
itu, DPM-KM POLMAN Bandung akan mengadakan pengawasan agar setiap kegiatan
mempunyai batasan dalam menjalankan kegiatannya, sehingga DPM-KM POLMAN
Bandung dapat membantu penyelenggara agar tidak keluar jalur atau kegiatan sesuai dengan
apa yang direncanakan.
Dengan demikian, sistem pengawasan yang dilakukan DPM-KM POLMAN Bandung
haruslah disepakati oleh kedua pihak baik pengawas maupun penyelenggara kegiatan itu
sendiri. Oleh karena itu, dibuatlah SOP dengan tujuan memberikan standa pengawasan yang
baik dan benar dalam setiap kegiatan pengawasan agar dapat bekerja berdasarkan acuan
yang telah dibuat dalam SOP ini.
I.2 Tujuan

Tujuan dibuatnya SOP Pengawasan adalah sebagai berikut :

a. Sebagai standardisasi pengawasan Dies Natalis POLMAN Bandung.

b. Sebagai pedoman dan acuan pengawas dalam pelaksanaan pengawasan .
c. Sebagai standar penilaian kinerja panitia Dies Natalis POLMAN Bandung.
 BAB II

ISI

II.1 Keanggotaan

1. Pengawasan Dies Natalis POLMAN Bandung diatur oleh komisi pengawasan DPM-KM
POLMAN Bandung.
2. Anggota DPM-KM POLMAN Bandung yang menjabat sebagai anggota komisi
pengawasan wajib ikut serta dalam melakukan pengawasan terhadap panitia Dies Natalis
dari persiapan hingga laporan pertanggung jawaban.
3. Anggota DPM-KM POLMAN Bandung selain anggota komisi pengawasan yang tidak
mengikuti kepanitiaan Dies Natalis berhak mengikuti open recruitment yang diatur oleh
komisi pengawasan untuk ikut serta dalam melakukan pengawasan terhadap panitia Dies
Natalis yang diatur oleh komisi pengawasan.
4. Dewan Kehormatan DPM-KM POLMAN Bandung dapat ikut serta dalam melakukan
pengawasan terhadap panitia Dies Natalis apabila diperlukan dengan pertimbangan
komisi pengawasan dan ketua DPM-KM POLMAN Bandung.

II.2 Tugas dan Wewenang

A. Tugas
Tugas pengawas Dies Natalis adalah sebagai berikut:
1. Mengawas kinerja panitia Dies Natalis di setiap divisi sesuai dengan teknis
pengawasan.
2. Mengisi form pengawasan setiap kali melakukan pengawasan.
3. Membuat rekapan absensi dan notulensi.
4. Mengevaluasi kinerja panitia DIES NATALIS dari setiap divisi mulai dari
persiapan hingga laporan pertanggung jawaban.
5. Memberikan saran dan solusi dalam bentuk pertimbangan kepada panitia Dies
Natalis untuk menyelesaikan kendala yang dihadapi.
 B. Wewenang
Pengawas Dies Natalis memiliki wewenang sebagai berikut:
1. Meminta Proposal Dies Natalis POLMAN Bandung baik dalam bentuk hardfile
ataupun softfile.
2. Mengkaji Proposal Dies Natalis POLMAN Bandung.
3. Menyebar angket peserta Dies Natalis POLMAN Bandung sebagai salah satu
bentuk penilaian kinerja panitia Dies Natalis POLMAN Bandung.
4. Meminta salinan LPJ Dies Natalis POLMAN Bandung baik dalam bentuk
hardfile ataupun softfile.
5. Menegur panitia apabila melakukan penyimpangan sesuai peraturan panitia Dies
Natalis POLMAN Bandung.
6. Memberi penilaian terhadap kinerja panitia Dies Natalis POLMAN Bandung
sebagai pertimbangan kinerja dalam pemberian sertifikat kepada panitia dan
pertimbangan kinerja BEM-KM POLMAN Bandung selaku koordinator kegiatan.

II.3 Penilaian
A. Cara Penilaian
1. Penilaian kinerja panitia Dies Natalis POLMAN Bandung dilakukan berdasarkan
indikator dan form penilaian.
2. Selama melakukan pengawasan, pengawas mencatat hal-hal penting yang terjadi
pada hari itu dan menilai kinerja panitia.
3. Diakhir kegiatan, Ketua pelaksana pengawasan akan melaksanakan diskusi
dengan pengawas yang bertugas dan melakukan pembahasan mengenai form
penilaian.
B. Indikator Penilaian
1. Indikator Penilaian per Divisi
a. Divisi Acara
i. Kesesuaian rundown (40%)
ii. Treatment/ice breaking (10%)
 iii. Tata bahasa (10%)
iv. Komunikasi dengan divisi lain (40%)
b. Divisi Lapangan
i. Mobilisasi (20%)
ii. Tata bahasa (15%)
iii. Kehadiran di setiap acara (25%)
iv. Pengondisian peserta (25%)
v. Kelantangan dan kejelasan suara (15%)
c. Divisi Publikasi, Dekorasi, Dokumentasi (PDD)
i. Kehadiran PDD di setiap acara (40%)
ii. Pencapaian target (30%)
iii. Konten dan dekorasi (30%)
d. Divisi Konsumsi
i. Kesiapan konsumsi (50%)
ii. Kesesuaian jumlah konsumsi (50%)
e. Divisi Logistik
i. Komunikasi dengan divisi lain (25%)
ii. Kesigapan terhadap masalah teknis (25%)
iii. Kelengkapan peralatan (30%)
iv. Kesigapan transportasi (20%)
f. Divisi Humas
i. Peminjaman barang ke institusi (20%)
ii. Perizinan tempat (20%)
iii. Koordinasi dengan HMJ dan UKM yang terlibat (20%)
iv. Koordinasi dengan institusi (20%)
v. Koordinasi dengan masyarakat sekitar (20%)
2. Indikator Penilaian per Anggota (Panitia Dies Natalis POLMAN Bandung)
a. Kehadiran (45%)
b. Kontribusi (30%)
c. Kedisiplinan (25%)
 Penilaian kedisiplinan mengacu pada peraturan panitia Dies Natalis
POLMAN Bandung.
II.4 Teknis
1. Absensi pengawas ditutup 30 menit sebelum ditutupnya absensi panitia Dies Natalis.
2. Briefing pengawasan dimulai setelah absensi pengawas ditutup selama 15 menit dipimpin
ketua pelaksana pengawasan Dies Natalis, ketua pelaksana melakukan pembagian
tempat, shift, dan tugas pengawasan.
3. Ketua pelaksana pengawasan melakukan izin pengawasan kepada ketua/wakil ketua
pelaksana Dies Natalis dengan melampirkan surat tugas pengawas yang disetujui oleh
ketua DPM-KM POLMAN Bandung.
4. Pengawasan dilakukan sesuai dengan pembagian tugas.
5. Pembagian tugas pengawas dilakukan sesuai divisi panitia Dies Natalis.
6. Setiap divisi akan diawasi oleh 2 – 3 orang pengawas.
7. Pengawas akan mengawasi setiap kegiatan yang berhubungan dengan peserta Dies
Natalis.
8. Pengawas melakukan laporan kepada Ketua pelaksana pengawasan.
9. Ketua pelaksana pengawasan melakukan diskusi dengan pengawas yang bertugas
mengenai hasil pengawasan pada akhir kegiatan.
10. Ketua pelaksana pengawasan dan perwakilan pengawas mengikuti evaluasi panitia Dies
Natalis.
11. Ketua pelaksana pengawasan meminta rekap kehadiran panitia.
12. Ketua pelaksana pengawasan melakukan diskusi dengan ketua pelaksana dan ketua divisi
perihal kontribusi anggotanya guna menentukan nilai anggota.
13. Pengawas melakukan wawancara kepada peserta.
14. Laporan pengawasan akhir akan diberikan setelah kegiatan Dies Natalis POLMAN
selesai pada saat panitia mengadakan rapat evaluasi akhir atau diberikan kepada
ketua/wakil ketua pelaksana Dies Natalis.
 BAB III
PENUTUP

III.1 Peninjauan
Pengubahan SOP Pengawasan Dies Natalis POLMAN Bandung hanya dapat dilakukan pada
rapat kerja komisi pengawasan yang dihadiri oleh sekurang-kurangnya 50 % + 1 anggota komisi
pengawasan, disetujui oleh sekurang-kurangnya ¾ dari anggota yang hadir dan diketahui oleh
ketua komisi pengawasan serta diketahui oleh ketua DPM-KM POLMAN Bandung.