PERENCANAAN DAN PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI d.

metode anggaran
brp kebutuhan dana untuk pasien RI dan RJ
Perbekalan farmasi = obat, bhn obat,otrad, alkes&kosmetik pasien RI: perlu data BOR
Ʃpasien RI x biaya obat /tmpt tdr
Kegiatan pengelolaan dan penggunaan obat secara rasional pasien RJ: perlu data kunjungan
Ʃkunjungan x biaya obat/kunjungan

PENGADAAN
1. Pembelian
a. metode tender
metode terbaik, ada kompetisi (hrg murah), > 200 jt,
butuh waktu lama, pelaksanaan lbh rumit
b. metode pembelian langsung
metode termudah, pemebelian lngsung ke
distributor, < 200 jt, barang cepat datang,
meniadakan stock out, just in time
2. Produksi (steril,non steril, aseptis)
3. Sumbangan (droping, donasi, hibah)
1. Seleksi obat PFT syarat: sesuaikan jmlh&jenis kebutuhan, cek asal
2. Perencanaan barang (pabrik, negara, peroranagn), cek waktu
kadaluarsa
4. Menukar/meminjam
metode konsumsi,metode morbiditas menukar(buat kesepakatan sblm beli) ---tukar sblm
kadaluarsa, tukar bila tdk terpakai
metode kombinasi, metode anggaran Meminjam (perlu network dgn medrep, distributor,
prinsipal,RS/apotek lain)--- pnjm krn batang sangat
TIM PERENCANAAN
dibutuhkan krn stok kosong atau blm ada dana
3. Pengadaan
5. Konsinyasi
Pembelian : penawaran/tender
barang titipan, berasal dari pabrik yg CPOB, ada no
pembelian langsung
reg, beri persyaratan lama penitipan, lengkapi kartu
Produksi (steril, non steril, aseptis)
stok, lakukan stok setiap periode, penyimpanan dlm
Sumbangan (droping,donasi,hibah)
rak terpisah
Meminjam/ Menukar
Konsinyasi Cara Pengadaan Obat yang baik

TIM PENGADAAN 1. Menggunakan nama generik (u persaingan yg

fair,tentukan standar mutu)
Perencanaan &pengadaan yg baik ketersediaan 2. berdasarkan daftar obat essensial/formularium
(pilih obat yg aman, efektif, cost efektif, gunakan
perbekalan farmasi yg tepat,jmlh yg tepat,hrg yg terjangkau, prosedur baku yg telah disepakati)
mutu terjamin (sertifikat CPOB, no reg) 3. pengadaan dlm jmlh besar (jmlh besar akan
menurunkan hrg, pengiriman terbagi-bagi)
Dasar Perencanaan
4. monitoring dan kualifikasi distributor resmi
 daftar/std obat-alkes(DPHO, Formularium, DOEN, (berdasarkan kualitas obat,service dan kelangsungan
Fornas ) keuangan, distributor disetujui sblm & sesudah
 Kebutuhan tender)
 Sisa/persediaan/stok 5. pengadaan yg bersaing
 anggaran yg tersedia u mendptkan hrg terbaik, tender terbatas –hny
distributor yg berkualitas, tender terbuka---
 Prioritas(VEN)
distributor hrs dievaluasi sesudah tender
 rencana pengembangan
6. komitmen sumber tunggal
 waktu tunggu
semua obat dibeli dr distributor yg menang
 antisipasi kehilangan(rusal,hilang, exp,menguap)
7. jmlh pemesanan sesuai perkiraan kebutuhan
 metode perencanaan yg digunakan
sebenarnya
PERENCANAAN dr catatan konsumsi & dt morbiditas, penyesuain u
kelebihan,kekurangan,kehabisan barang, peyesuaian
a. metode konsumsi thd peningkatan program &perubahan pola penyakit
data yg digunakan : data pemakaian periode sblmnya 8. pembayaran dan manajemen keuangan yg baik
( kartu stok, catatan, laporan) --- termudah mekanisme pembayaran yg cepat---ada diskin hrg
b. metode morbiditas obat, mekanisme keuangan yg mempunyai
data yg digunakan : jmlh kasus, std/PDT ----terbaik pemisahan account u obat
c. metode kombinasi: konsumsi&morbiditas : untuk 9. prosedur yg transparan dan tertulis
kasus-kasus yg dpt diprediksi 10. Pemisahan fungsi-fungsi pokok
 11. jaminan mutu dan produk
buat sistem jaminan mutu produk (sertifikasi jaminan
mutu produk, pengawasan pengiriman, uji
laboratoris,laporn obat yg dicurigai)
12. Audit tahunan
untuk menilai kepatuhan prosedur pengadaan,
menambilkan hasil bagi yg membutuhkan
13. Laporan periodik
laporan indikator kinerja pengadaan terhadap target
minimal 1 thn sekali. Gunakan indikator2 : hrg thdp
hrg pasar, waktu tuinggu distributor, % pemebelian
melalui tender terbuka, perencanan vs pembelian
sebenarnya.
 Sertifikat analisa: dokumen yg menyatakan
bahwa suatu produk telah memenuhi
persyaratan kualitas yg telah ditetapkan untuk
produk tsb melalui uji kimia kualitatif dan
kuantitatif
 Sertifikat keaslian (Certificate of Origin):
dokumen yg dikeluarkan oleh produsen alkes yg
menyatakan keaslian suatu produk
 MSDS : dokumen yg dikeluarkan oleh produsen
yg memuat keterangan penanganan suatu bahan
dari bahaya thd manusia dan lingkungan
II PENYIMPANAN

Penyimpanan obat adl kegiatan pengamanan utk menjamin

mutu:
PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG FARMASI
 sedemikian rupa shg pasien mendpt obat sesuai yg
Kegiatan logistik : diharapkan
1. penerimaan  menjamin ketersediaan
2. penyimpanan  menjamin kelangsungan pendistribusian
3. pendistribusian (ekspedisi)
Tujuan penyimpanan:
I. PENERIMAAN
 memperpanjang umur barang dgn cara memelihara
Def: proses serah terima perbekalan farmasi dari
dgn baik dan memperhatikan stabilitas
rekanan/distributor kpd tim penerima barang untuk
 meningkatkan kegunaan
selanjutnya diserahkan ke gudang farmasi dlm keadaan baik.
 meningkatkan efisiensi
Tujuan penerimaan:
 pemeriksaan barang yg dikrm rekanan/distributor Kebutuhan untuk Penyimpanan
sesuai dgn yg diharapkan/dibutuhkan RS
 mencegah selisih jmlh barang a. tempat penyimpanan
b. peralatan penyimpanan
Alur Penerimaan Barang Farmasi c. metoda penyimpanan
d. tenaga kerja
e. ruang administrasi gudang
Rekanan/distributor
A Tempat penyimpanan

Gudang adl tempat yg digunakan utk kegiatan :

Tim penerima barang
farmasi  penerimaan
 penyimpanan (gudang mekanis, gudang manual,
Gudang transito in ruang penyimpanan)
 pendistribusian
(karantina)  administrasi gudang

Gudang farmasi Faktor yg hrs diperhatikan dlm perencanaa fasilitas

gudang/depo farmasi:
Persyaratan penerimaan barang
letak ruang rawat/poli rawat jalan
 distributor resmi letak gudang utama
 barang sesuai dgn surat pesanan( kemasan, bentuk ketersediaan tenaga kerja
sediaan, kekuatan,jmlh brang) ketersediaan tenaga listrik
 barang sesuai dgn faktur ( hrg, jmlh barang, diskon, ketersediaan air
bonus) fasilitas pengangkutan
 disertai Sertifikat Analisa (CA), Sertifikat Keaslian
Persyaratan Gudang Farmasi (agar dpt melaksanakan
(CO), Material Safety Data Sheet (MSDS) -----bila
fungsinya dgn baik) yaitu :
perlu
 cek waktu kadaluarsa, cek batch I. Persyaratan fasilitas
 cek wadah pengiriman (u sediaan termolabil) II. Persyaratan administrasi
III. Persyaratan ruang penyimpanan
Penerimaan: tim penerima perbekalan farmasi, staf
farmasi bagian dari tim (mrpk syarat akreditasi)
I Persyaratan Fasilitas Gudang  suhu kamar : 15 – 30 0C
 hangat : 30 – 40 0C
 aman (dr kehilangan, kerusakan, kadaluarsa). tidak  panas berlebih : diatas 40 0C
semua orang dpt masuk area gudang, kunci dipegang  Ruang tahan api
staf yg bertanggungjwb.  ventilasi cukup
 kondisi yg sesuai (kelembaban, sinar mthari,  atap dgn insulator (bahan yg menyerap
temperatur, penerangan, kerapihan, panas dr glass wool yg dilapis alumunium)
kebersihan,sirkulasi udara)  terpisah dgn ruang biasa
 cukup untuk tempat persediaan barang  dapat mencegah penyebaran api
 lay out mudah (utk monitoring, penempatan dan  pintu jeruji
pendistribusian)  dgunakan utk menyimpan :
 terhindar dari bahaya kebakaran  bahan korosif (asam asetat glasial,
 penanganan bhn berbahaya (tanda peringatan sesuai ammonia, NaOH, Na Nitrat)
dgn std Tim K3 RS)  produk mudah terbakar (aseton,
eter, alkohol)
Perawatan/pengamanan gudang  gas medis
 kebersihan ALAT PENYIMPANAN
 kontrol thd serangga &tikus
 inspeksi rutin : barang rusak, pencurian, rembesan Rak obat, pallet, trolley, hand truck, fork lift, alat pengukur
air/kebocoran suhu/kelembaban, termometer, pharmaceutical refrigerator,
 pemisahan barang rusak/kadaluarsa utk segera lemari narkotik.
dimusnahkan
 sampah mudah terbakar, tdk blh menumpuk di B Metoda Penyimpanan
gudang
 alfabetis, bentuk sediaan, kls terapi
 larangan tdk boleh merokok
 tingkat penggunaan (slow moving&fast moving)
 detektor api &alat pemadam kebakaran yg berfungsi
sempurna  indikasi penggunaan (obat dalam, obat luar)
 pelatihan teknik memadamkan api dan tindakan  sistem FIFO,FEFO
darurat  narkotika dan psikotropika (sesuai regulasi)
 penyelia gudang dari ruang kerja dpt melihat  memudahkan kontro, stok opname&pengambilan
aktivitas di gudang barang
 hanya petugas berwenang yg dpt msk gudang. Tdk
OBAT LASA (Look Alike Sound Alike )
semua orang dpt msk area gudang. Kunci dipegang
staf yg bertanggungjwb. NORUM (nama rupa dan
 ChlorproMAZINE
ucapan mirip)
ChlorproPAMIDE
II Persyaratan Administrasi Gudang
 PHENObarbital jangan diletakkan
 pencatatan yg akurat scr manual/terkomputerisasi PENTObarbital bersebelahan
 kartu stok  HydrOXYZINE
HydrALAZINE diselingi dengan obat
 buku mutasi persediaan lainnya
 formulir permintaan dr ruang rawat/depo farmasi  LOSEC
 Kartu kontrol suhu LASIX diberi stiker “LASA”
 formulir pengawasan persediaan
 pengawasan oleh apoteker
sewaktu-waktu (prioritas barang OBAT HIGH ALERT
berdasarkan analisa ABC)
periodik (stok opname)  obat yg perlu kewaspadaan tinggi
 obat yg beresiko tinggi menyebabkan bahaya
III Persyaratan Ruang Administrasi
bermakna pd pasien jika obat digunakan secara salah
 Sesuai instruksi dari produsen (brosur obat). Jika tdk  obat konsentrat
tercantum disimpan pd kondisi normal :  diberi stiker “HIGH ALERT” “DOUBLE CHECK”
 tempat kering (RH 70-75%)  contoh obat high alert :
 suhu terkendali 15-25 0C (AC)  KCl 7,46% 25 ml. IFRS menyediakan
 suhu dingin : pharmaceutical refrigerator, digunakan premixed solution konsentrasi 12,5 mek dan
utk menyimpan produk yg sensitif thd panas, 25 mek per 500 ml NaCl 0,9%
dilengkapi dgn kartu pengontrol suhu, co: produk  MgSO4  50 %. 20% dan 40%. MgSO 4 50%
vaksin, serum, supp, ovula, reagen tdk beredar di Indonesia
 pencatatan suhu tertinggi (hrs ada termometer)  NaHCO3 . Injeksi Meylon 8,4% 25 ml
Suhu penyimpanan (FI)  NaCl > 0,9%. Injeksi NaCl 3% 500 ml
 Dingin : tdk lebih dr 8 0C
 sejuk : 8 – 15 0C
OBAT SITISTATIKA

Obat sitostatika hrs ditangani dgn ht2 oleh setiap petugas yg keluar
menyimpan dan mendistribusikan.

Penyusunan Barang

 berdasarkan berat ringan

 berdasarkan besar kecil
 berdasarkan lokasi
masuk
Penyusunan Barang berdasarkan Lokasi

 Fixed Location
- petugas cpt hapal tempat barang SISTEM DISTRIBUSI OBAT RAWAT INAP
- tdk fleksibel jika trjd perubahan kuantitas barang
- ada lokasi kosong, yg baru terisi jika barang dtng
 Fluid location
- penentuan kebutuhan tempat disesuaikan dgn
jenis dan jmlh barang yg akan dtng
- barang yg ada dpt dipindah agar lokasi ckp
 Semi Fluid Location
- berubah sesuai kebutuhan
- ada lokasi tertentu utk bbrp item brng yg terpilih

TATA LETAK RAK BARANG

1. Frequent access
2. Frequent and infrequent access
3. Infrequent access

C Tenaga Kerja

*terlatih * disiplin * kualifikasi memadai * jujur * kuat

III PENDISTRIBUSIAN

Pendistribusian adl proses penyerahan perbekalan farmasi dr

gudang farmasi kpd ruang rawat/depo farmasi/fasilitas
pelayanan kesehatan lain di RS utk diberikan kpd pasien.
SISTEM DISTRIBUSI OBAT BAGI PASIEN RAWAT INAP
Cara Pendistribusian

 FIFO, FEFO  Total floor stock

 Penempatan rak  Individual prescription
- obat fast moving lbh mudah dijangkau  unit dose
- gerakan petugas hrs seminimal mngkn  kombinasi
- cara pengangkutan
 jadwal pendistribusian Semua sistem tsb dpt dilakukan scr :
 serah terima
a. Sentraslisasi : semua obat dr farmasi pusat
Alur Pendistribusian BARANG b. Desentralisasi : adanya satelit/depo farmasi di setiap
masuk keluar satu/lebih ruang perawatan

TOTAL FLOOR STOCK

 Obat disediakan di ruang rawat inap

 jenis obat sama dgn yg ada di IF
 permintaan obat dari ruang rawat
 pengiriman obat dr farmasi atau obat diambil oleh
perawat

masuk keluar
Keuntangan c. semua obat disiapkan oleh farmasi shg perawat
mempunyai waktu yg lebih utk merawat pasien.
a. Obat yg dibutuhkan cpt tersedia d. menciptakan isitem pengawasan ganda yaitu :
b. meniadakan obat retur - oleh farmasi ketika membaca resep
c. pasien tdk hrs membyr obat berlebih - sblm dan sesudah menyiapkan obat
d. mengurangi jmlh personel farmasi - oleh perawat ketika membaca formulir instruksi
obat sblm memberikan obat kpd pasien ---
Kelemahan
mengurangi kesalahan pengobatan
a. sering tjd kesalahan obat (salah order dr dokter, e. mengurangi ruang utk persediaan obat di ruang
salah peracikan oleh perawat, salah etiket obat) perawatan
b. persediaan obat di ruangan banyak f. memperbesar kesempatan komunikasi antara
c. kemungkinan kehilangan dan kerusakan obat lbh bsr farmasi, perawat dan dokter
d. menambah beban pekerjaan bagi perawat g. memungkinkan farmasi mempunyai profil farmasi
penderita yg dibthkan utk Drug Use Review
INDIVIDUAL PRESCRIPTION (pengkajian penggunaan obat)
h. farmasi dpt keluar dr bagian farmasi dan msk ke
 sama dgn resep rawat jln
ruang perawatan dmn dia dpt berfungsi sbg
 perawat yg membawa resep ke IF
konsultan obat serta membantu dokter dan perawat
 IF menyiapkan obat
demi perawatan yg lbh baik.
 Perawat mengambil obat ke IF
Kelemahan
Keuntungan
a. membutuhkan banyak tenaga
a. resep dikaji dl oleh apoteker
b. harus segera siap sblm jam makan pasien
b. ada interaksi antara dokter, apoteker, perawat
c. ada pengendalian persediaan Sistem Distribusi Harus Menjamin

Kelemahan  instruksi pengobatan dr dokter hrs jls

 obat yg tepat diberikan kpd pasien yg tepat
a. bila obat berlebih, pasien hrs bayar
 Dlm dosis dan jmlh yg tepat
b. obat dpt terlambat sampai ke pasien
 dikemas dlm kemasan yg menjamin mutu obat
c. masih memerlukan tenaga perawat utk menyiapkan
obat
d. kehilangan dan kesalahan penggunaan obat msh ckp
besarkrn tdk adanya proses pengawasan ganda

UNIT DOSE

Pemberian obat pd pasien RI dlm kemasan sekali pakai utk

pemakaian selama 24 jam.

Sarana yang Diperlukan Dalam Pelaksanaan Unit Dose

Keuntungan
1. Kereta obat
a. pasien hny membayar obat yg dipakainya terdiri dari :
b. tdk ada kelebihan obat/yg tdk terpakai di ruang - laci obat per pasien
perawatan - tempat sediaan injeksi
 - tempat sediaan infus
2. formulir resep
3. formulir instruksi obat
4. formulir pemberian obat insidentil
5. formulir terapi
6. formulir lembar perincian obat
7. map pasien
8. klip plastik
9. label informasi obat

10. lemari emergensi

- Jumlah persediaan utk satu malam
- isi merupakan kesepakatan dengan ruang rawat