Sistem Informasi Akuntansi

Ringkasan Materi Kuliah ( RMK ) BAB 16 : Sistem Buku Besar dan Pelaporan
dan BAB 22 : Desain, Implementasi, dan Operasi Sistem

Disusun Oleh :

Nama : Tasia Veronica

NIM : 01031181823028

Fakultas : Ekonomi

Program Studi : Akuntansi

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi

Dosen Pengampu : Abdul Rohman, S.E., M.Si., Ak

Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi

Universitas Sriwijaya
Indralaya
2020
 BAB 16
Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Pendahuluan

Sistem buku besar dan pelaporan memainkan sebuah peran penting dalam sistem
informasi akuntansi sebuah perusahaan. Fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan dan
mengatur data dari sumber-sumber sebagai berikut :
 Setiap subsistem siklus akuntansi menyediakan informasi mengenai transaksi reguler.
(Hanya arus data utama dari setiap subsistem yang digambarkan, untuk menjaga agar
figur menjadi rapi.)
 Bendahara menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, seperti
penerbitan atau penyelesaian instrumen utang dan ekuitas dan pembelian serta
penjualan sekuritas investasi.
 Departemen anggaran menyediakan nomor anggaran.
 Kontrolir menyediakan jurnal penyesuaian.

Figur 16.1 menunjukkan aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam sistem buku besar
dan pelaporan :

Figur 16.1
Diagram
Konteks Sistem
Buku Besar dan

Aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam sistem buku besar dan pelaporan ada
empat aktivitas, yaitu : (1) Memperbarui buku besar, (2) Memasukkan jurnal penyesuaian, (3)
Menyiapkan laoran keuangan, (4) Menghasilakan laporan manajerial. Tiga aktivitas pertama
menunjukkan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang berpuncak pada aktivitas
 yang menghasilkan serangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas keempat
mengindikasikan bahwa, sebagai tambahan dalam laporan keuangan bagi para pengguna
eksternal, sistem akuntansi suatu organisasi menghasilkan berbagai laporan bagi manajemen
internal. Dijelaskan dalam Figur 16.2 dibawah ini.

Figur 16.2 Diagram arus data level 0 Siklus buku besar dan pelaporan (terhubung dengan
menyertakan ancaman)

I. Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Proses

Database terpusat harus diatur menggunakan cara yang memungkinkan tercapainya

berbagai kebutuhan informasi, baik pengguna internal maupun eksternal. Untuk memenuhi
berbagai kebutuhan ini, sistem buku besar dan pelaporan tidak hanya menghasilkan laporan
periodik, tetapi juga mendukung pertanyaan secara online. Ditunjukkan pada Figur 16.3.
Figur 16.3 Desain khas sistem buku besar dan pelaporan online

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman umun pertama yang dapat terjadi adalah data buku besar yang tidak akurat
dapat menghasilkan laporan yang menyesatkan yang menyebabkan para manajer membuat
keputusan yang keliru. Kesalahan dalam pernyataan dan laporan keuangan yang disediakan
kepada pemegang kepentingan eksternal juga dapat menimbulkan denda dan reaksi negatif
dari pasar modal. Satu cara untuk menanggulangi ancaman atas data buku besar yang tidak
tepat atau tidak valid adalah menggunakan berbagai pengendalian integrasi pemrosesan.
Meminimalkan risiko kesalahan input data ketika bendahara dan kontolir membuat entry
jurnal langsung. Penting pula untuk mempersempit akses terhadap buku besar dan membuat
konfigurasi sistem, sehingga hanya para pegawai yang diotorisasi saja yang dapat membuat
perubahan terhadap data induk.
Ancaman umum kedua dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah pengungkapan
informasi keuangan yang tidak diotorisasi. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi
risiko pengungkapan laporan keuangan yang tidak diotorisasi bisa dilakukan dengan
menerapkan autentifikasi multifaktor dan pengendalian keamanan fisik guna mempersempit
akses terhadap buku besar. Selain itu prosedur pengendalian yang dapat dilakukan adalah
dengan melakukan enkripsi database yang merupakan suatu metode yang digunakan untuk
mengkodekan data sedemikian rupa sehingga keamanan informasinya terjaga dan tidak dapat
dibaca tanpa di dekripsi terlebih dahulu.

Ancaman umum ketiga berkaitan dengan hilangnya atau penghancuran data induk. Cara
terbaik untuk menanggulangi resiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup dan
prosedur pemulihan bencana.
II. Memperbarui Buku Besar

Proses
Aktivitas memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari
dua sumber berikut ini:
1. Subsistem akuntansi
2. Bendahara
Entri jurnal per transaksi yang digunakan untuk memperbarui buku besar disimpan
dalam file voucher jurnal yang berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal umum
dalam sebuah sistem akuntansi manual.

Ancaman dan Pengendalian

Dua ancaman dalam tahap ini adalah entri jurnal yang tidak akurat dan tidak
diotorisasi untuk memperbarui buku besar. Untuk memastikan bahwa entri tersebut
akurat dan lengkap, maka diperlukan edit input dan pengendalian pemrosesan sebagai
berikut:
1. Pengecekan validitas untuk memastikan bahwa kaun-akun buku besar ada untuk
setiap nomor akun yang dijadikan referensi dalam entri jurnal.
2. Pengecekan field (format) untuk memastikan bahwa jumlah field dalam entri jurnal
hanya berisi data numerik.
3. Pengecekan saldo nol untuk memverifikasi bahwa dalam sebuah entri jurnal, total
debit sama dengan total kredit.
4. Pengecekan kelengkapan untuk memastikan bahwa seluruh data yang terkait telah
dimasukkan, terutama sumber entri jurnal.
5. Verifikasi closed-loop untuk mencocokkan nomor akun dengan deskripsi akun,
untuk memastikan bahwa akun buku besar yang benar sedang diakses.
6. Pengecekan tanda saldo akun buku besar untuk memverifikasi bahwa saldo berada
pada sisi yang tepat (debit atau kredit) setelah pembaruan telah selesai dilakukan.
7. Menghitung total yang terjadi untuk memverifikasi keakuratan pemrosesan
sejumlah voucher jurnal.

Pengendalian akses yang kuat, meliputi autentikasi multifaktor dan pengujian

kompatibilitas berdasarkan matriks pengendalian akses, mengurangi risiko atas entri
jurnal yang tidak diotorisasi. Pengendalian detektif yang harus digunakan untuk
 mengidentifikasi entri jurnal yang tidak akurat dan tidak diotorisasi yaitu rekonsiliasi dan
laporan pengendalian serta pemeliharaan sebuah jejak audit yang memadai.

Rekonsiliasi dan laporan pengendalian

Rekonsiliasi dan laporan pengendalian dapat mendeteksi apakah suatu kesalahan
dibuat selama proses memperbarui buku besar. Sala satu bentuk rekonsiliasi adalah
mempersiapkan neraca saldo. Neraca saldo adalah sebuah laporan yang mencantumkan
saldo untuk seluruh akun buku besar. Jika seluruh aktivitas telah dicatat dengan tepat,
total dari seluruh saldo debit di berbagai akun harus sama dengan total dari seluruh saldo
kredit, jika tidak, itu berarti telah terjadi suatu kesalahan saat mem-posting. Rekonsiliasi
lain yang penting adalah membandingkan saldo akun pengendalian buku besar terhadap
total saldo dalam buku besar pembantu yang terkait.

Jejak audit
Jejak audit adalah jalur yang dapat ditelusuri yang menunjukkan arus sebuah
transaksi yang mengalir melalui sistem informasi untuk memengaruhi saldo akun buku
besar. Sebuah jejak audit didesain dengan tepat menyediakan kemampuan untuk
menjalankan tugas-tugas berikut :
1. Melacak berbagai transaksi dari dokumen sumber aslinya (kertas atau elektronik
sampai entri jurnal yang diperbarui ke buku besar dan sampai pada berbagai
laporan atau dokumen lain yang menggunakan data tersebut. Hal tersdebut
menyediakan sarana untuk memverivikasi bahwa seluruh transaksi yang diotorisasi
telah dicatat.
2. Menelusuri ke belakang berbagai hal yang muncul dalam sebuah laporan
menggunakan buku besar ke dokumen sumber aslinya (kertas atau elektronik). Hal
ini memberi sarana untuk memverifikasi bahwa seluruh transaksi yang dicatat,
diotorisasi dan dicatat dengan benar.

III. Posting Jurnal Penyesuaian

Proses
Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah posting berbagai jurnal
penyesuaian. Jurnal penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo
awal disiapkan. Jurnal penyesuaian dibagi lima kategori dasar sebagai berikut.
1. Akrual adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan
transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau dikeluarkan.
Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang masuk harus diterima dan
upah yang belum dibayar.
2. Penangguhan adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang
menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi yang
dilaksanakan. Contohnya meliputi pengakuan pendapatan diterima dimuka sebagai
kewajiban dan mencatat pembayaran tertentu (misalnya sewa, bunga, dan asuransi)
sebagai aset yang dibayar di muka.
3. Estimasi adalah entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi
selama sejumlah periode akuntansi. Contohnya meliputi depresiasi dan beban utang
tak tertagih.
4. Revaluasi adalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual
dan nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya
meliputi perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan,
mengurangi nilai persediaan yang menggambarkan tingkat keusangan, atau catatan
penyesuaian persediaan yang menunjukkan hasil tercatat pada saat dilakukan
perhitungan fisik persediaan.
5. Koreksi adalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar.
Informasi mengenai jurnal penyesuaian ini juga disimpan dalam file voucher jurnal.
Setelah seluruh jurnal penyesuaian di posting, kemudian dibuat neraca saldo
penyesuaian. Neraca saldo penyesuaian digunakan sebagai input terhadap langkah
selanjutnya dalam siklus buku besar dan pelaporan keuangan, persiapan penyusunan
laporan keuangan.

Ancaman dan Pengendalian

1. Kesalahan dalam Memperbarui General Ledger dan General report.
Kesalahan yang terjadi dalam pemutakhiran buku besar dapat mengakibatkan
buruknya proses pengambilan keputusan yang menggunakan informasi salah dalam
pelaporan keuangan. Prosedur pengendalian yang berhubungan dengan pengolahan
data dibagi menjadi 3 kategori, yaitu (1) pengawasan edit input dan pemrosesan, (2)
laporan pengawasan dan rekonsiliasi, dan (3) pemeliharaan jejak audit yang
memadai.
 2. Rugi, Perubahan, atau Pengungkapan tidak sah Data Keuangan .
Akses ke buku besar oleh karyawan yang tidak berhak dapat berakibat data yang
bersifat rahasia bocor ketangan pesaing/merusak validitas dalam buku besar. Akses
semacam ini juga dapat menciptakan peluang untuk melakukan pencurian aktiva,
oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem pengawasan yang memadai untuk
mencegah akses ke buku besar secara tidak sah.
Identitas dan pemakai harus digunakan untuk mengawasi akses ke buku besar dan
untuk memaksa adanya pemisahan tugas dengan pembatasan fungsi yang akan
dilaksanakan oleh setiap karyawan yang legitimate.

IV. Menyiapkan Laporan Keuangan

Proses
Sebagian besar perusahaan melakukan “tutup buku” untuk membuat laporan
keuangan, baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membuat nol
seluruh akun pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dan memindahkan
pendapatan (atau rugi) bersih pada laba ditahan.

Transisi dari GAAP Ke IFRS

IFRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang mempengaruhi desain sistem
buku besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Satu perbedaaan besar terkait akuntansi
untuk aktiva tetap. Dalam GAAP, sebagian besar aktiva tetap utama dicatat dan di
depresiasikan dalam basis gabungan. Perbedaan yang lain yaitu IFRS tidak mengizinkan
penggunaan metode last-in first-out (LIFO) untuk perhitungan persediaan. Akibatnya,
perusahaan yang menggunakan LIFO harus memodifikasi sistem akuntansi biayanya
dan perhitungan yang digunakan untuk menilai persediaan.

XBRL : MEREVOLUSI PROSES PELAPORAN XBRL

XBRL adalah singkatan dari Extensible Business Reporting Language, yaitu suatu
bahasa pemrograman yang didesain secara khusus untuk memfasilitasi komunikasi
informasi bisinis. File XBRL yang mengandung data yang ditandai dan diantarkan ke
para pengguna disebut sebagai dokumen contoh (instance document). Dokumen contoh
berisi fakta-fakta mengenai akun-akun dalam laporan keuangan tertentu, termasuk nilai
dan informasi kontekstual seperti unit pengukuran (dollar, euro, yuan dsb). Setiap
komponen data tertentu dalam sebuah dokumen XBRL disebut sebagai elemen
(element).
 Sebuah taksonomi (taxonomy) adalah serangkaian file yang menjelaskan berbagai
elemen dan hubungan diantaranya. Satu bagian taksonomi disebut skema(schem), yang
merupakan sebuah file yang berisi definisi setiap elemen yang terdapat dalam sebuah
dokumen contoh. Berikut ini adalah beberapa atribut dasar yang digunakan untuk
menjelaskan setiap elemen.
 Perangkat lunak menggunakan indentifikasi nama yang unik
 Sebuah deskripsi yang dapat digunakan untuk menginterprestasikan elemen dengan
benar
 Jenis data elemen (unit moneter, teks, tanggal, dsb)
 Jenis saldo normal elemen (debit atau kredit)
 Jenis periode elemen (satu waktu tertentu, disebut instan, atau satu periode waktu
tertentu, disebut durasi)

Taksonomi tersebut juga menyertakan serangkaian file yang disebut linkbases,

yang menjelaskan hubungan antar-elemen dalam sebuah dokumen contoh tertentu.
Linkbases penting menyertakan hal-hal sebagai berikut.

 Linkbases Reference mengidentifikasi keputusan otoritatif yang relevan (misalnya

US, GAAP, IFRS) bagi elemen itu.
  Linkbases Calculation dikhususkan untuk menjelaskan cara mengombinasikan
elemen-elemen tersebut
 Linkbases Definition menunjukkan hubungan hierarkis antar-elemen
 Linkbases Presentation menjelaskan cara mengelompokkan elemen (misalnya aset,
kewajiban dan ekuitas)
 Linkbases Label mengasosiasikan label-label yang termasuk kelompok human-
readable dengan elemen.

PROSES XBRL dan TERMINOLOGI

Taxonomy
 Schema


Data

Instance
Document
Menampilkan
Laporan XBRL
Style Sheet

Peran Akuntan
Para akuntan dapat dan harusnya memainkan peran besar dalam semua tahap
pembuatan laporan XBRL, dimulai dari pemilihan taksonomi yang sesuai. Peran akuntan
menggunakan pengetahuan mereka atas praktik bisnis organisasi tersebut ditambah
prinsip- prinsip akuntansi umum untuk memilih taksonomi standar yang paling
menyesuaikan organisasi tersebut. Mereka kemudian memetakan tiap hal data dalam
system akuntansi organisasi terhadap elemen-elemen yang berkaitan dalam taksonomi.
 Ancaman dan Pengendalian
No. Ancaman Pengendalian
Pengendalian integritas pengolahan data untuk
Pembuatan Laporan entri jurnal yang dibahas sebelumnya
Dikombinasikan dengan penggunaan serangkaian
1. keuangan yang tidak
perangkat lunak
akurat
Latihan
Audit eksternal independen
Pelaporan keuangan
2. Review (audit)
yang curang

V. Menghasilkan Laporan Manajerial

Proses
Sistem ERP dapat membuat sejumlah anggaran untuk membantu para manajer
merencanakan dan mengevaluasi kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasi
menggambarkan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan oleh tiap-tiap unit
organisasi. Sebuah anggaran pengeluaran modal menunjukkan arus masuk dan keluar kas
yang direncanakan untuk setiap proyek model. Anggaran arus kas membandingkan arus
masuk kas dari operasi dengan pengeluaran yang direncanakan dan digunakan untuk
menentukan kebutuhan peminjaman. Para akuntan harus memahami cara menggunakan
kemampuan pelaporan fleksibel dan grafik atas sistem ERP, sehingga mereka dapat
menambahkan nilai dengan menyarankan cara-cara alternatif untuk mengatur dan
menganalisis data mengenai proses bisnis.

Ancaman dan Pengendalian

Laporan dan grafik yang didesain dengan buruk dapat menyebabkan manajemen
membuat keputusan yang bias atau keliru. Pengendalian yang penting antara lain:
1. Akuntansi pertanggungjawaban dan penganggaran fleksibel
 Untuk mengevaluasi kinerja dengan layak, laporan harus menekankan hasil yang
dapat dikendalikan secara langsung oleh orang atau unit yang dievaluasi. Akuntansi
perytanggungjawaban melakukan ini dengan menghasilkan serangkaian laporan
berkolerasi yang membagi kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan subunit
spesifik yang sebagian besar dapat mengendalikan aktivitas-aktivitas tersebut secara
langsung. Sebuah anggaran fleksibel merupakan jumlah yang dianggarkan bervariasi
dalam hubungan terhadap beberapa ukuran aktivitas organisasi menanggulangi
masalah ini.
2. Balanced Scorecard
Balanced Scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari
kinerja organisasi dengan berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif
organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta pembelian.
Untuk setiap dimensi, balanced scorecard menunjukkan tujuan organisasi dan
ukuran spesifik yang mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan tersebut.
Keempat dimensi balanced scorecard memberikan gambaran umumyang lebih
komprehensif atas kinerja organisasi daripada yang disediakan oleh ukuran
keuangan sendiri. Bahkan, balanced scorecard yang didesain dengan baik akan
mengukur berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan mencerminkan
hubungan sebab akibat yang penting diantara keempat dimensi tersebut.
3. Prinsip-prinsip desain grafik yang tepat
Grafik yang didesain dengan baik mempermudah proses identifikasi serta
pemahaman trend dan hubungan. Sementara, grafik yang didesain dengan buruk
dapat mengganggu pembuatan keputusan dengan perhatian yang menyesatkan,
menyembunyikan perubahan-perubahan penting dalam data, atau menyebabkan
kesan awal yang keliru. Jenis desain grafik yang paling umum digunakan adalah
diagram batang. Prinsip dasar yang memungkinkan diagram batang mudah dibaca
yaitu :
a. Gunakan judul yang meringkas pesan dasar.
b. Sertakan nilai data dengan elemen masing-masing untuk memfasilitasi
perhitungan dan analisis mental.
c. Gunakan batang 2-D, bukan 3-D karena batang 2-D mempermudah untuk
menilai besarnya perubahan dan trend dengan akurat.
 Grafik tidak hanya harus mudah dibaca, namun juga harus dapat diinterpretasikan
dengan akurat. Prinsip esensial untuk mendesain grafik agar dapat diinterpretasikan
dengan akurat ada dua, yaitu:
1. Mulai sumbu vertikal pada angka nol
2. Grafik yang menggambarkan data time-series, atur sumbu x dari kiri ke
kanan secara berurutan.

BAB 22
Desain, Implementasi, dan Operasi Sistem

A. Desain Sistem Konseptual

Pengembang dalam menciptakan sebuah kerangka umum untuk

mengimplementasikan persyaratan pengguna dan mengatasi masalah-masalah yang
diidentifikasikan dalam fase analisis.

Langkah-langkah desain konseptual:

1. Mengevaluasi alternatif desain

Standar-standar berikut harusnya digunakan untuk mengevaluasi alternatif desain:
 Seberapa baik ia memenuhi sasaran keorganisasian dan sistem.
 Seberapa baik ia memenuhi kebutuhan pengguna.
 Apakah layak secara ekonomis.
 Bagaimana bobot keuntungan dibandingkan kerugian.
2. Menyiapkan spesifikasi desain
Setelah sebuah alternatif desain dipilih, spesifikasi desain konseptual dibuat untuk
elemen-elemen sebagai berikut:
 Output. Oleh karena sistem didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi para
pemakai, spesifikasi output harus disiapkan terlebih dahulu, misal :

1. Seberapa sering laporan tersebut harus dibuat.

2. Apa seharusnya isi laporan
3. Bagaimana bentuk laporan tersebut.
4. Apakah pemakai membutuhkan output, laporan tercetak, atau tampilan (atau
keduanya).
 Penyimpanan data. Keputusan penyimpanan data termasuk elemen data apa yang
harus disimpan untuk menghasilkan laporan penjualan, bagaimana data harus
disimpan, dan apa jenis file atau database seperti apa yang digunakan.
 Input. Pertimbangan desain input termasuk data penjualan, lokasi dan jumlah
penjualan, mana yang dimasukkan, serta dimana, kapan, dan bagaimana
mengumpulkan data.
 Prosedur pemrosesan dan operasi. Urutan proses yang harus dilakukan membuat
laporan desain konseptual sistem pada akhir tahap desain konseptual, tim proyek
pengembangan membuat dan memberikan laporan desain konseptual sistem. Tujuan
dari laporan ini adalah untuk :
1. Memberi petunjuk pada aktivitas desain sistem
2. Mengkomunikasikan bagaimana kebutuhan pihak manajemn dan para pemakai
akan dipenuhi.
3. Membantu komite pelaksana menilai kelayakan sistem.

FIGUR 22-1 Aktivitas Desain Sistem Konseptual

Analisis
Sistem

Mengevaluasi Menyiapkan Menyiapkan

Alternatif Spesifikasi Laporan desain
Desain Desain Sistem Konseptual

Desain Fisik

Implementasi
dan Konversi

Operasi dan
Pemeliharaan
 Sumber : Romney, B Marshall. 2014. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13 Bab 22 Hal. 796
Keterangan Gambar :
Bagan diatas menjelaskan mengenai bagaiman aktivitas desain sistem konseptual
dimulai hinggal dapat dioperasikan dan dapat dipelihara.

B. Desain Sistem Fisik

Sistem desain fisik merupakan penejelasan secara luas dari konseptual desain
mengenai kebutuhan para pengguna sistem informasi yang dijelaskan secara terperinci
tentang bagaimana menggunakan dan menilai suatu program komputer.

Persyaratan deain konseptual SIA yang luas dan berorientasi pengguna dijelaskan
ke dalam spesifikasi mendetail yang digunakan untuk coding dan menguji program
komputer.

Langkah-langkah, dalam desain fisik sistem :

1. Desain Output
2. Desain file dan database
3. Desain input
4. Desain Program Komputer
5. Desain Prosedur
6. Desain Pengendalian

FIGUR 22-2 Aktivitas desain Sistem Fisik

Analisis
Sistem

Desain
Sistem
Konseptual

Desain Sistem Fisik

Desain
Desain Desain
File dan Desain Desain Desain
Output Pengendali
Database Input Program prosedur an

Implementasi
dan Konversi
 Operasi dan
Pemeliharaan

Sumber : Romney, B Marshall. 2014. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13

Keterangan Gambar:

Gambar bagan diatas menunjukkan bagaimana aktivitas desain fisik berjalan,

pertama menganalisis sistem, kemudian mendesain sistem konseptualnya, lalu kemudian
melakukan langkah-langkah dalam mendesain sistem fisik dimulai dari desain output, file dan
database, input, program, prosedur, dan pengendalian dari langkah-langkah tersebut
menghasilkan implementasi dan konveksi dan aktivitas terakhir Pengoperasian dan
pemeliharaan.

Desain output

Desain output yaitu untuk menentukan sifat, format, isi, dan waktu pelaporan, dokumen, serta
tampilan layar.

Output biasanya sesuai ke dalam salah satu empat kategori berikut.

 Laporan terjadwal, memiliki sebuah isi dan format yang telah ditentukan
sebelumnya dan disiapkan secara teratur.
 Laporan analisis bertujuan khusus, tidak memiliki isi atau format yang telah
dispesifikasikan sebelumnya serta tidak disiapkan pada jadwal teratur. Laporan
disiapkan sebagai tanggapan terhadap permintaan manajemen untuk
mengevaluasi sebuah isu, misalnya manakah dari tiga produk baru yang akan
menyediakan laba tertinggi.
 Laporan pengecualian yang dipacu, memiliki isi dan format yang telah
dispesifikasikan sebelumnya namun disiapkan hanya sebagai tanggapan terhadap
kondisi yang tidak normal. Ketidakhadiran yang berlebihan, banyaknya biaya,
habisnya persediaan, dan situasi-situasi yang memerlukan tindakan perbaikan
segera memicu laporan tersebut.
 Laporan permintaan, memiliki isi dan format yang telah dispesifikasikan
sebelumnya namun disiapkan hanya berdasarkan permintaan. Baik laporan
 pengecualian yang dipicu maupun laporan permintaan dapat digunakan secara
efektif untuk memfasilitasi proses manajemen.

Desain File dan Database

Desain file dan database merupakan hal yang penting bahwa berbagai divisi atau
departemen dari sebuah perusahaan menyimpan data dalam format yang sesuai.  Ha ini
membantu perusahaan terhindar dari masalah.

Pertimbangan – pertimbangan penting mengenai desain file dan database akan dirangkum
dengan lengkap dalam Tabel 22-3 berikut ini.

TABEL 22-3 Pertimbangan Desain File dan Database

PERTIMBANGAN KEKHAWATIRAN
Media Apakah data yang di simpan harus di dalam hard disk, disk drive,
kertas, disket, CD, atau tape?
Pengaturan dan akses Apakah metode yang digunakan harus menggunakan metode
berurutan, berurutan dengan indeks, atau akses secara acak?
Pemeliharaan Prosedur apakah yang akan dibutuhkan dalam hal perawatan data
yang dilakukan secara efektif?
Jenis pemrosesan Pemrosesan yang bagaimanakah yang harus digunakan, apakah
menggunakan pemrosesan manual, real time atau batch?
Ukuran Sebanyak apakah catatan didalam database akan disimpan, dan
sebesar apa catatan itu jadinya, serta seberapa cepatkah pertumbuhan
yang terjadi dari jumlah perkiraan catatan tersebut?
Tingkat aktivitas Berapakah jumlah persentase yang akan ditambah atau yang akan di
hapuskan dari catatan setiap tahunnya? Dan berapakah persentase
dari catatan yang akan diperbarui?
Sumber : Romney, B Marshall. 2014. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13

Desain Input

Pada saat melakukan evaluasi desain input, para tim pendesain harus
mempertimbangkan berbagai jenis input, data dan metode input yang optimal.
Pertimbangan dalam desain input akan dijelaskan pada Tabel 22-4.

TABEL 22-4 Pertimbangan Desain Input

PERTIMBANGAN KEKHAWATIRAN
Media Apakah harus data -data SIA tersebut dimasukkan dengan
menggunakan sebuah keyboard, OCR, MICR, terminal POS,
kode batang, tabel RFID, EDI, atau dengan input suara?
 Sumber Berasal dari manakah data seperti komputer, pelanggan, lokasi
yang jauh, dan lain-lain. Serta bagaimanakah hal – hal tersebut
dapat mempengaruhi entri data?
Format Format yang seperti apa (dokumen, sumber, atau turnaround
document, layar, otomatisasi data sumber) yang mengumpulkan
data secara efisien dengan adanya usaha dan biaya yang
diperlukan adalah paling sedikit?
Jenis Bagaimanakah bentuk sifat data SIA tersebut?
Volume Seberapa banyakkah data yang nantinya perlu dimasukkan?
Personel Seperti apakah kemampuan, fungsi, dan keahlian operator pada
saat mengentri data? Apakah pelatihan tambahan itu
diperlukan?
Frekuensi Sesering apakah dimasukkannya data – data SIA itu?
Biaya Bagaimana caranya untuk meminimalkan biaya yang
dikeluarkan tanpa memberikan dampak atau pengaruh yang
buruk terhadap efisiensi dan ketepatan?
Deteksi dan perbaikan Kesalahan yang bgaimanakah yang mungkin akan terjadi, dan
kesalahan bagaimana pula kesalahan – kesalahan tersebut dapat dideteksi
serta kesalahan – kesalahan yang terjadi dapat di perbaiki?
Sumber : Romney, B Marshall. 2014. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13

Desain Formulir

Beberapa dari sistem informasi yang mengumpulkan data inputnya dalam bentuk
kertas yang kemudian data tersebut berpindah ke dalam media komputer. Meskipunsistem
yang berpindah semakin banyak ari dokumen kertas ke teknik otomatisasi sumber data,
desain formulir masih merupakan hal yang paling penting. Prinsip-prinsip dari desain
formulir dapat dilihat pada Tabel 22-5 berikut ini.

Desain Layar Komputer

Komputer adalah tempat yang paling efisien untuk menyimpan data secara langsung
daripada harus memasukkan atau menyimpan data di dalam kertas untuk entri lanjutan.
Layar komputer merupakan cara yang paling efektif jika prosedur-prosedur berikut ini
dilakukan:

 Mengatur layar, agar data yang dimasukkan nanti bisa cepat, tepat bdan lengkap.
Dapat meminimalkan input data dengan memuat data dari sistem sebanyak-banyak
mungkin (misalnya, dengan cara yang praktis kita memasukkan nomor pelanggan
 maka secara otomatis sistem dapat menunjukkan nama, alamat dan informasi penting
lainnya mengenai pelanggan tersebut).
 Memasukkan data dengan urutan yang sama sesuai dengan apa yang telah ditampilkan
dalam formulir kertas yang kegunaannya untuk mengumpulkan maupun menyimpan
data tersebut.
 Melengkapi layar dari kiri ke kanan dan dari bawah keatas
 Mengelompokkan data-data terkait dengan cara logis yang saling berhubungan pada
saat yang bersamaan. Lengkapilah layar dari kiri menuju ke kanan dan dari atas
menuju ke bawah.
 Mendesain layar, agar para pemakai dapat melompat dari satu lokasi entri data ke
lokasi yang lainnya dengan menggunakan satu tombol atau kunci tunggal ataupun
secara langsung pindah ke lokasi layar.
 Kekeliruan diperbaiki secara mudah tanpa dipersulit. Hal yang paling mendasar adalah
kejelasan dan keeksplisitan yang konsisten dari pesan kesalahan di seluruh layar.
Harusnya disediakan sebuah fitur bantuan untuk menyediakan bantuan online.
 Membatasi jumlah data atau nomor pada layar untuk menghindar dari kekacauan
dalam jumlah pemilihan menu dalam sebuah layar.

Desain Program
Pengembangan program merupakan salah satu aktivitas yang paling banyak memakan
waktu pada keseluruhan aktivitas SDLC. Langkah pertama adalah fase analisis sistem dari
bagian, langkah kedua yang dimulai dari mendesain sistem konseptual dan kemungkinan
akan berlanjut desain fisik, langkah ketiga dan keempat akan dilakukan selama mendesain
sistem kemudian diselesaikan selama implementasi sistem, langkah kelima dan keenam
akan dimulai dari mendesain sistem, tetapi sebagian besar dari pekerjaan dilakukan selama
implementasi sistem, langkah ketujuh adalah dilakukannya selama terlaksananya
implementasi dan konversi sistem, langkah kedelapan adalah bagian dari pelaksanaan
operasi dan pemeliharaan.
Berikut adalah delapan langkah dalam mengembangkan software:
1. Menetapkan kebutuhan pemakai.
2. Membuat dan mengembangkan sebuah rencana, serta mendokumentasikan rencana
tersebut.
3. Membuat perintah-perintah program (kode).
4. Menguji program, Debugging adalah proses dimana kita dapat menemukkan dan
meniadakan atau menghilangkan kesalahan pada program.
5. Mendokumentasikan program, dalam dokumentasi telah menjelaskan bagaimana suatu
program bekerja serta kegunaannya untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan.
6. Melatih para pemakai program, para pemakai program sering kali dilatih dengan
menggunakan dokumentasi program agar dapat dengan mudah menggunakan program
yang tersedia.
7. Memasang sistem, semua komponen-komponen sistem dikombinasikan termasuk
program dan juga perangkat keras, kemudian perusahaan juga mulai menggunakan
sistem yang dibutuhkan tersebut.
8. Mengubah dan menggunakan sistem, didalam mengubah dan menggunakan sistem
diperlukan pemeliharaan program. Pemeliharaan program adalah faktor-faktor yang
memerlukan program yang ada untuk diperbaiki.faktor-faktor tersebut meliputi:
a. Permintaan atas laporan baru atau laporan yang memerlukan perbaikan
b. Perubahan dalam input
c. Isi dari file
d. Nilai (misalnya tarif pajak)
e. Mendeteksi kesalahan
f. Konversi ke perangkat keras yang baru

Desain Prosedur dan Pengendalian

Desain Prosedur
Dalam berinteraksi semua orang membutuhkan prosedur agar dapat menjawab
pertanyaan bagaimana, siapa, kapan, apa, mengapa, dan dimana mengenai keterkaitannya
dengan aktivitas-aktivitas yang terjadi. Desain prosedur meliputi tentang pembuatan input,
pemrosesan transaksi, mendeteksi kesalahan lalu melakukan perbaikan, pengendalian,
rekonsiliasi saldo, akses database, pembuatan output dan distribusi, serta perintah dari
operator komputer. Pelatihan produksi dan dokumentasi yang dilakukan dapat berupa
seperti buku petunjuk sistem, bahan untuk latihan atau layar bantuan online.

Desain Pengendalian

Didalam desain pengendalian ini ditekankan bahwa input, pemrosesan, dan fungsi
database yang tidak dapat dikendalikan dengan benar nantinya akan memberi hasil
informasi yang tidak akurat kebenarannya dan bernilai rendah. Didalam SIA harus
 dibangun pengendalian agar memastikan keefektivitasannya, keefisiensinya, dan juga
ketepatannya.

Didalam laporan desain sistem fisik terangkum apa yang akan dicapai dan akan
dijadikan sebagai dasar bagi keputusan manajemen baik atau tidaknya dalam memproses
fase implementasi.

C. Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan proses dimana harus memasang perangkat keras dan
perangkat lunak, hingga SIA dapat menyala dan dapat dijalankan, proses implementasi
akan di tunjukkan pada figur 22-3. Proses ini umumnya terdiri dari :

1. Pengembangan rencana
2. Pengembangan dan pengujian software
3. Mempersiapkan lokasi
4. Memasang dan menguji hardware
5. Memilih dan melatih personel
6. Mengembangkan dokumentasi
7. Menguji sistem

Perencanaan Implementasi dan Persiapan Situs

Rencana implementasi Terdiri dari pekerjaan implementasi, perkiraan tanggal
penyelesaian, perkiraan biaya, dan orang atau orang-orang yang bertanggung jawab untuk
masing-masing pekerjaan .rencana tersebut menyatakan kapan proyek tersebut seharusnya
diselesaikan dan kapan SIA dijalankan.
Perubahan SIA bisa membutuhkan penyesuaian pada struktur organisasi
perusahaan yang ada sekarang ini. Persiapan situs merupakan proses yang panjang dan
harus dimulai dengan baik pada awal tanggal pemasangannya. Sebuah PC atau computer
kecil lainnya, membutuhkan sedikit persiapan lokasi.  Sistem yang besar dapat
membutuhkan perubahan yang besar seperti penambahan stop kontak listrik, fasilitas
komunikasi data, peninggian lantai, pengendalian kelembaban, penerangan khusus, dan
AC, alat-alat keamanan seperti pelindung api dan tenaga listrik darurat. Ruang dibutuhkan
 untuk perlatan, penyimpanan, dan kantor. Persiapan lokasi adalah proses yang lama dan
harus dimulai dengan baik di muka sebelum tanggal pemasangan sistem.
FIGUR 22-3 Aktivitas Implementasi Sistem
Analisis
Sistem

Desain
Konseptual

Desain Fisik

Implementasi dan Konversi sistem

Persiapan Situs,
Memasang, dan
Menguji
Perangkat keras
Melengkapi
Dokumentasi
Konversi
Perencanaan
Implementasi
Menguji
Pemilihan
Sistem
dan Melatih
Personil

Operasi dan
Pemeliharan

Sumber : Sumber : Romney, B Marshall. 2014. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13 Bab 22

Memilih dan Melatih Personel

Pegawai dapat dipekerjakan dari luar perusahaan atau dipindahkan secara internal.
Mempekerjakan pegawai dari dalam perusahaan adalah alternative yang paling murah dan
lebih efektif, karena para pegawai telah memahami bisnis dan operasi
perusahaan. Memindahkan para pegawai yang digantikan sebagai akibat dari sistem yang
baru dapat meningkatkan loyalitas serta moral pegawai.
 Disaat para pengguna tidak cukup untuk dilatih, perusahaan tidak akan dapat
memperoleh manfaat dan pengembalian atas investasi yang telah diharapkan. Para
pegawai harusnya dilatih mengenai perangkat keras, perangkat lunak, dan segala
kebijakan maupun prosedur baru. Sebelum pengujian konversi sistem pelatihan harus
sudah dijadwalkan terlebih dahulu.

Banyak pemilihan untuk penyediakan pelatihan, diantaranya seperti pelatihan vendor,

manual belajar sendiri, intruksi bantuan komputer, presentase video, bermain dalam peran,
studi kasus, dan bereksperimen dengan sistem tersebut dibawah pengawasan dari pemandu
atau yang telah berpengalaman di bidangnya masing-masing.

Melengkapi Dokumentasi
Terdapat tiga jenis dokumentasi harus dibuat untuk sistem yang baru :
1. Dokumentasi pengembangan (development implementation) menjelaskan mengenai
SIA yang baru.  Hal ini mencakup deskripsi sistem, salinan output, input, dan tata
letak file serta database, bagian lir program, hasil uji, dan formulir penerimaan
pemakai.
2. Dokumentasi operasi (operations dokumentations) mencakup jadwal operasi, file
serta database yang diakses, dan persyaratan perlengkapan, keamanan, dan
penyimpanan file.
3. Dokumentasi Pemakai (user documentations) mengajarkan para pemakai cara
mengoperasikan SIA tersebut.  Hal ini mencakup buku petunjuk prosedur dan bahan
pelatihan.
Menguji Sistem

Pengujian sistem yang tidak memadai adalah salah satu alasan dalam kegagalan
sistem.  Dokumen dan laporan, input dari pemakai, prosedur operasi dan pengendalian,
prosedur pemrosesan, dan program computer, kesemuanya harus diuji coba jalannya
dalam lingkungan yang sesungguhnya. 

Terdapat tiga bentuk pengujian:

1. Peninjauan langsung atau walk-through adalah tinjauan pertahap atas logika

prosedur atau program.  Tim pengembangan dan para pemakai sistem melakukan
peninjauan langsung di awal desain sistem.  Fokusnya adallah pada input, file, output,
 dan arus data dari organisasi. Peninjauan langsung selanjutnya yang dilakukan oleh
programmer, menangani aspek logika, dan struktur kode program.
2. Uji pengolahan data, semua transaksi valid dan semua kondisi kesalahan yang
kemungkinan akan terjadi yang akan dijalankan untuk dapat menentukan apakah
sebuah program di operasi seperti yang didesain, maka transaksi yang valid di tangani
dengan layak serta apabila ada kesalahan dapat dideteksi dengan tepat.
3. Uji penerimaan menggunkan beberapa salinan dari transaksi dan catatan file yang
sesungguhnya, bukan menggunkan salinan buatan.

D. Konversi Sistem
Konversi  adalah proses perubahan dari SIA yang lama ke yang baru.  Banyak
elemen yang harus dikonversi : Hardware, Software, File Data, dan prosedur.  Prosesnya
selesai ketika SIA yang baru telah menjadi bagian yang rutin dan berjalan pada sistem.
Ada empat pendekatan konversi yang digunakan:
Konversi Langsung, segera menghentikan SIA yang lama ketika SIA yang baru
diperkenalkan.  Pendekatan ini tidak mahal, tetapi tidak menyediakan cadangan SIA.  Jika
sistem tidak melalui pengembangan dan pengujian secara sangat teliti, maka konversi
langsung dapat mengakibatkan resiko kesalahan yang tinggi.
1. Konversi Paralel, menjalankan sistem yang lama dan yang baru secara simultan
selama periode waktu tertentu. Pemrosesan paralel melindungi perusahaan dari
kesalahan, tetapi biayanya mahal dan menyusahkan pegawai karena harus memproses
semua transaksi dua kali.  Akan tetapi, karena perusahaan sering mengalami
kegagalan saat melakukan konversi, pemrosesan paralel menjadi lebih popular dan
sering dilakukan.
2. Konversi bertahap (phase-in) secara bertahap mengganti elemen SIA yang lama
dengan yang baru.  Perubahan bertahap ini berarti bahwa sumber daya pemrosesan
data dapat diperoleh dari waktu ke waktu.  Kerugiannya adalah biaya pembuatan
interface sementara antara SIA yang lama dengan yang baru dan waktu yang
dibutuhkan untuk membuat perubahan secara bertahap.
3. Perubahan Perintis (pilot) mengimplementasikan suatu sistem hanya pada satu
bagian dari organisasi, seperti lokasi cabang. Ketika masalah dengan sistem
terselesaikan, sistem yang baru dapat diimplementasikan di lokasi yang
lain.  Pendekatan ini melokalisir masalah konversi dan memberikan pelatihan
dilingkungan yang nyata.  Kerugiannya adalah waktu konversi yang lama dan
 perlunya interface antara sistem yang lama dengan yang baru yang tetap ada hingga
seluruh lokasi telah dikonversi.

E. Operasi dan Pemeliharaan         

Langkah akhir dalam SDLC adalah mengoperasikan dan juga mempertahankan
sistem yang baru.  Peninjaun pasca implementasi harus dilakukan pada SIA yang baru
dipasang agar memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuan yang direncanakan.
Pertimbangan tinjauan yang penting akan ditunjukkan pada Tabel 22-8 di bawah.
Semua masalah yang ditemukan pada saat peninjauan harus disampaikan ke pihak
manajemen dan penyesuaian harus dilakukan.  Ketika peninjauan telah selesai, laporan
peninjauan pasca implementasi  akan disiapkan.  Penerimaan pemakai terhadap laporan
peninjauan pasca implementasi adalah aktivitas akhir dalam proses pengembangan
sistem.  Pengendalian SIA diberikan ke departemen pemrosesan data.  Akan tetapi,
pekerjaan terhadap sistem yang baru tidak berakhir.  Riset menunjukkan bahwa sepanjang
hidup sistem, hanya 30 persen pekerjaan yang terjadi selama pengembangan.  Sisanya
yang 70 persen digunakan untuk mempertahankan sistem.  Kebanyakan biaya
pemeliharaan berhubungan dengan modifiasi software dan pembaruan.