C.

SIM DAN SIA

berdasarkan berbagai perubahan yang terjadi dalam akuntansi, perlukah untuk

membedakan antara SIA dan SIM? Jawabannya adalah “ya”. Perusahaan yang dimiliki publik
harus memberikan laporan keuangan kepada para pihak yang berkepentingan. Pihak
manajemen, akuntan, dan auditor perusahaan memiliki tanggung jawab bukan untuk
mendesain, mengoperasikan, mengendalikan, dan mengaudit berbagai aplikasi SIA yang
dapat berdampak pada laporan keuangan. Pada dasarnya, aplikasi SIM juga penting bagi
perusahaan, jika tidak maka aplikasi itu tidak akan dimplementasikan. Akan tetapi standar
hukum dan profesi yang memberi karakter pada SIA dengan jelas membedakannya dari SIM.
Dengan meningkatkan integrasi sistem keuangan dan nonkeuangan, manajemen perusahaan,
para ahli sistem dan akuntan membutuhkan model konseptual yang mencerminkan perbedaan
yang penting ini.

D. MODEL UMUM SIA

Lingkungan Eksternal

Sistem Informasi

Manajemen Basis Data

Sumber Pengumpula Pemrosesa Pembuata Penggun

Data n Data n Data n a akhir
Eksternal Informasi eksterna
l
Umpan Balik

Sumber Data Pengguna

Perusahaan
Internal akhir
Internal

Umpan Balik
 Figur diatas menyajikan model umum untuk melihat aplikasi SIA. Ini adalah model
umumkarena menjelaskan semua sistem informasi, apapun arsitektur teknologinya. Berbagai
elemen dalam model umum tersebut adalah pengguna akhir, sumber data, pengumpulan data,
pemrosesan data, manajemen data, pembuatan informasi, dan umpan balik.
a. Pengguna Akhir
Pengguna akhir (end user) dibagi kedalam dua kelompok umum yaitu: ekternal dan
internal. Pengguna ekternal meliputi para kreditor, pemegang saham, calon investor,
lembaga pemerintah, kantor pajak, pemasok, dan pelanggan. Pengguna internal meliputi
bank, SEC, dan IRS yang akan menerima informasin dalam bentuk laporan keuangan,
pengembalian pajak, serta berbagai laporan lainnya yang secara hukum wajib dibuat oleh
perusahaan. Mitra dagang (pelanggan dan pemasok) menerima informasi yang berkaitan
dengan transaksi, yang meliputi pesanan pembelian, tagihan dan dokumentasi pengiriman.
Para pengguna internal meliputi pihak manajemen dan tiap tingkat dalam perusahaan,
serta personel operasional. Berlawanan dengan laporan eksternal, perusahaan memiliki
ukuran untuk memenuhi kebutuhan para pengguna internalnya. Meskipun terdapat
beberapa konvensi dan praktik umum, laporan internal diatu terutama berdasarkan apa
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Para desainer sistem, termasuk para
akuntan, harus menyeimbangkan keinginan berbagai pengguna internal dengan sisi hukum
dan ekonomi seperti pengendalian dan keamanan yang memadai, akuntabilitas yang
memadai, dan biaya untuk menyediakan berbagai bentuk alternatif informasi. Jadi, laporan
internal lebih tidak terstruktur dan umumnya lebih sulit untuk dibuat daripada laporan
ekternal. Dipihak lain, ini adalah area yang terbuka untuk eksperimen, penemuan dan
inovasi.

Sebelum membahas mengenai bagian sumber data dari figur diatas, harus dibedakan
dulu antara istilah data dan informasi. Data adalah berbagai fakta, yang kan atau mungkin
tidak diproses (diedit, diringkas, atau diperbaiki) dan tidak memiliki perngaruh lansung
atas pengguna. Sebaliknya, informasi menyebabkan pengguna mengambil tindakan yang
akan dilakukan atau tidak dilakukan. Informasi sering kali didefinisikan hanya sebagai data
yang diproses. Ini adalah definisi yang tidak memadai. Informasi ditentukan berdasarkan
pengaruhnya terhadap pengguna, bukan terhadap bentuk fisiknya. Contohnya, seorang staf
pembelian menerima laporan harian yang mencantumkan berbagai barang bersediaan
bahan baku yang sedikit persediaannya. Laporan ini menyebabkan staf tersebut membuat
pesanan untuk memesan lebih banyak persediaan. Fakta dalam laporan ini memiliki nilai
informasi unruk staf pembelian tersebut. Akan tetapi, laporan yang sama ini jika berada
ditangan manajer personalia hanyalah merupakan kumpulan fakta, atau data yang tidak
akan menimbulkan tindakan apapun atau tidak memiliki nilai informasi.
Perbedaan antara data dan informasi memiliki implikasi yang luas untuk studi mengenai
sistem informasi. Jika output dari suatu sistem informasi gagalmenyebabkan penggunanya
 untuk bertindak, maka sistem tersebut tidak memiliki tujuan serta gagal memenuhi tujuan
utamanya.

b. Sumber Data
sumber data (data source) adalah berbagai transaksi keuangan yang masuk ke dalam
sistem informasi baik dari sumber eksternal maupun internal. Transaksi keuangan
eksternal adalah sumber data yang paling umum untuk kebanyakan perusahaan. Transaksi
ini adalah berbagai pertukaran ekonomi dengan berbagai entitas bisnis dan individu lain di
luar perusahaan. Contohnya meliputi penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan,
penerimaan kas, serta pengeluaran kas (termasuk untuk penggajian). Transaksi keuangan
internal melibatkan pertukaran atau perpindahan sumber daya dalam perusahaan.
Contohnya meliputi pemindahan bahan baku menjadi barang dalam proses (work in
process-WIP), penggunaan tenagaa kerja dan overhead untuk barang dalam proses,
konversi WIP menjadi persediaan barang jadi, serta depresiasi pabrik dan perlengkapan.

c. Pengumpulan data
Pengumpulan data (data collection) adalah tahap operasional pertama dalam sistem
informasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa data kegiatan yang masuk kedalam sistem
valid, lengkap dan bebas dari kesalahan. Dalam banyak hal, ini adalah tahap yang paling
penting dalam sistem. Jika kesahalan transaksi masuk ke dalam pengumpulan data tanpa
terdeteksi, sistem akan meproses kesalahan tersebut dan menghasilkan output yang salah
serta tidak andal. Hal ini pada akhirnya dapat mengarah pada tindakan yang tidak benar
serta keputusan yang buruk dari para penggunanya
Terdapat dua aturan yang menentukan dalam desain prosedur pengumpulan data: yaitu
relevansi dan efisien. Sistem informasi harus hanya menagkap data yang relevan.
Pekerjaan dasar desainer sisntem adalah menentukan apa yang relevan dan tidak relevan.
Dia dapat melakukannya dengan menganalisis kebutuhan pengguna. Hanya data yang pada
akhirnya berkontribusi pada informasi (seperti yang dijelaskan sebelumnya) yang dianggap
relevan. Tahap pengumpulan data harus didesain agar dapat menyaring berbagai fakta yang
tidak relevan dari sistem.
Prosedur pengumpulan data yang efisien didesain untuk mengumpulkan data sekali saja.
Data ini kemudian akan disediakan ke banyak pengguna. Menangkap data yang sama lebih
dari sekali mengarah pada redundansi dan inkonsistensi data. Sistem informasi memiliki
kemampuan pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data yang terbatas. Redundansi
data membebani berbagai fasilitas dan mengurangi keseluruhan efisien sistem.
Inkonsistensi antara berbagai elemen data redundan dapat mengakibatkan tindakan yang
tidak tepat dan keputusan yang buruk.

d. Pemrosesan Data
Setelah selesai dikumpulkan, data biasanya membutuhkan pemrosesan agar dapat
menghasilkan informasi. Berbagai pekerjaan dalam tahap pemrosesan data (data
 processing) berkisar dari yang sederhana hingga yang rumit. Contohnya meliputi algoritme
matemtika (seperti model pemrograman lincar) yang digunakan untuk aplikasi
penjadwalan prosuksi , berbagai teknik statistik untuk perkiraan penjualan, dan prosedur
pencatatan serta pembuatan ikhtisar yang digunakan dalam aplikasi akuntansi.

e. Manajemen Basis Data

Basis data (database) perusahaan adalah tempat penyimpanan fisik data keuangan dan
nonkeuangan. Istilah basis data digunakan dalam pengertian umum. Basis data dapat
verarti lemari penyimpanan arsip atau disket komputer. Apapun bentuk fisik basis datanya,
isinya dapat disajikan dalam hierarki yang logis. Berbagai tingkatan dalam hierarki data
seperti atribut, record, dan file.
 Atribut data, adalah bagian mendasar dari calon data yang berguna dalam basis data.
Atribut adalah karakteristik logis dan relevan dari suatu entitas dan yang mengenai hal
apa perusahaan menangkap datanya. Berbagai atribut yang ditunjukkan adalah logis
karena semuanya berkaitan dengan entitas yang sama. Tetapi atribut juga relevan karena
berkontribusi pada nilai informasi keseluruhan rangkaian. Sebagai buktinya, tidak
adanya suatu atribut yang relevan akan mengurangi atau merusak nilai informasi dari
rangkaian tersebut. Penambahan data tidak relevan atau tidak logis tidak akan
meningkatkan nilai informasi rangkaian tersebut.
 Record, adalah serangkaian lengkap atribut untuk suatu kejadian dalam suatu kelas
entitas. Contohnya nama, alamat, dan saldo pelanggan adalah suatu kejadian atau record
dalam kas piutang usaha. Untuk menemukan record tertentu dalam basis data, maka
pengguna harus dapat mengidentifikasikannya secara unik. Oleh karenanya, setiap
record dalam basis data harus unik untuk paling tidak satu atribut. Atribut
mrngidentifikasi uniknya adalah kunci primer, karena tidak ada atribut alami yang dapat
menjamin keunikan, biasanya akan ditetapkan kunci buatan untuk record. Ini adalah
satu-satunya pengidentifikasi unik dalam kelas record tersebut.
 File, adalah serangkaian record yang lengkap dari suatu kelas yang identik. Contohnya,
semua record piutang usaha dari suatu perusahaan akan membentuk file piutang usaha.
Dalam cara yang hampir sama,file dibentuk untuk kelas-kelas lain dari record seperti
untuk persediaan, utang usaha, dan penggajian. Basis data adalah keseluruhan kumpulan
berbagai file semacam itu.

f. Pembuatan Informasi
Pembuatan informasi (information generation) adalah proses menyusun, mengatur,
memformat dan menyajikan informasi kepara pengguna. Informasi dapat berupa dokumen
operasional seperti pesanan penjualan, laporan yang terstruktur, atau sebuh pesan dalam layar
komputer. Apapun fisiknya, informasi yang berguna memiliki berbagai karaktersitik berikut,
yaitu: relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan ringkas.
g. Umpan Balik
 Umpan balik (feedback) adalah suatu bentuk output yang dikirimkembali ke sistem
sebagai sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal maupun eksternal dan digunakan
untuk memulai atau mengubah proses. Contohny, laporan status persediaan dan
memperingatkan staf pengendalian persediaan bahwa suatu barang persediaan telah jatuh
ke, ata dibawah, tingkat mnimum yang diizinkan. Umpan balik internal dari informasi ini
akan memulai prosesn pemesanan persediaan untuk mengisi kembali persediaan. Dalam
cara yang hampir sama, umpan balik eksternal mengenai tingkat utang pelanggan yang
tidak tetagih dapat digunakan untuk menyesuaikan kebijakan pemberian kredit perusahaan.