GUDANG DAN FASILITAS

PRINSIP-PRINSIP PERGUDANGAN
PENDAHULUAN
Gudang adalah komponen penting dari kebanyakan rantai pasok (supply chain)
modern yang mana gudang juga merupakan bagian integral dari rantai pasok di
mana mereka beroperasi, misalnya berfungsi untuk memperpendek lead time,
mengantisipasi terjadi permintaan customer yang melonjak dan sebagainya.
Bila dilihat dari sifat gudang dalam rantai pasok dapat bervariasi secara signifikan,
dan ada berbagai jenis klasifikasi yang dapat diadopsi, misalnya:
 Berdasarkan tahapan dalam supply chain; work in process, barang jadi
 Berdasarkan wilayah geografis; sebuah gudang dapat melayani sejumlah negara
 Berdasarkan jenis produk, fungsi, kepemilikan, dll

PERAN GUDANG
Peran paling utama dari gudang adalah untuk memfasilitasi pergerakan barang
melalui rantai pasokan ke end customer. Ada banyak cara yang dilakukan
perusahaan untuk menekan persediaan misalnya JIT, Efficient Cunsomer Response
(ECR), Colaborative Planning Forecasting and Replenishment (CPFR).Namun
demikian persediaan seringkali diperlukan untuk kondisi; permintaan yang terus
menerus misal dalam industri pakaian, atau ketika supply lead time lebih besar dari
demand lead time.

1
ISU STRATEGIS YANG MEMPENGARUHI PERGUDANGAN
 Pasar/tren industri, hampir semua industri telah melihat perubahan secara
dramatis di pasar/customer, begitu pula dengan teknologi yang ada.
 Tujuan perusahaan, perusahaan yang berbeda memiliki tujuan yang sangat
berbedapula, misal dalam hal posisi pasar mereka (misalnya komitmen pada
layanan pelanggan).
 Business plan, mencakup faktor-faktor; seperti pasar-pasar baru dan
proyeksi penjualan.
 Supply chain strategy, setiap gudang akan menjadi salah satu komponen dalam
keseluruhan supply chain strategy dan oleh karena itu perlu dirancang sesuai
dengan kebutuhan.
 Strategi lainnya yang terkait, business plan dilaksanakan melalui strategi lintas
departemen, serta supply chain.
 Customer service level, khususnya untuk pemasaran dan rantai pasok, akan
ditentukan oleh adanya gudang yang tersedia.
 Faktor eksternal, kemungkinan menjadi kendala khususnya yang berkaitan
dengan regulasi atau perundangan.

2
PENYIMPANAN DAN HANDLING SYSTEM (PALLETIZED)

Pallet merupakan alat yang biasa digunakan dalam menyimpan barang di gudang
agar lebih mudah pada saat memindahkan atau menyusun barang dengan
menggunakan alat bantu.
Pallet yang biasa digunakan bisa terbuat dari bahan plastik atau kayu atau bahan
lainya yang dibentuk menyerupai palet dengan ukuran standar tertentu.

Ada berbagai macam peralatan yang tersedia untuk memindahkan palet didalam
gudang, dari alat bantu manual sederhana sampai dengan peralatan canggih yang
dikendalikan komputer, beberapa dari jenis yang paling umum adalah sebagai
berikut:
 Hand pallet truck

 Powered pallet truck

3
 Tugs and tractors

 Conveyor

 Automated guided vehicles (AGVs)

4
Penyimpanan barang yang efektif di gudang biasanya menggunakan pallet stacking
system, palet disusun satu sama lain atau, lebih umum ditempatkan pada rak
(racking system). Oleh karena itu diperlukan peralatan khusus untuk menyusun palet
dengan stacking system atau rackingsystem. Berikut ini adalah beberapa alat yang
digunakan dalam pallet stacking sebagai berikut:
 Counterbalanced fork lift truck (CB truck)
 Reach truck

SISTEM PENYIMPANAN PALET

Ada berbagai macam sistem penyimpanan pallet yang bertujuan untuk
mengoptimalisasi tempat serta jumlah/kapasitas yang ada sehingga lebih efisien.
Berikut ini adalah beberapa alternatif sistem penyimpanan yang biasa digunakan :
 Block stacking, palet langsung ditempatkan diatas lantai kemudian disusun
bertumpuk satu sama lain.

 Drive-in and Drive-through racking,

merupakan racking system yang secara
operasional mirip dengan block stacking,
dimana dalam satu rak hanya
ditempatkan satu SKU (stock keeping
unit) dalam satu baris.

5
 Push-back racking, seperti halnya drive-in system sistem penyimpanan ini
memberikan penyimpanan yang efisien (high-density) karna palet dapat
disimpan jauh kedalam rak yang menggunakan rel (seperti halnya trolley) di
kedua sisi dan dapat disusun dengan ketinggian maksimum.

 Adjustable Pallet Racking (APR), merupakan sistem racking yang umum

digunakan karena memungkinkan untuk disesuaikan dengan alat yang
digunakan.

 Power Mobile Racking.

6
 Pallet Live Storage, seperti halnya sistem racking konvensional hanya saja pada
rack terdapat rol conveyor yang memudahkan penyimpanan dan sangat cocok
untuk very-fast moving product.

 Automated Storage and Retrieval

Systems (AS/RS), sistem rack dengan
instalasi khusus high-bay pallet racking,
dengan menggunakan stacker crane.

PENYIMPANAN DAN HANDLING SYSTEM

(NON PALLETIZED)

Meskipun palet sangat banyak digunakan dalam operasional gudang, tapi ada
banyak jenis produk yang tidak cocok menggunakan palet, mungkin karena terlalu
kecil, terlalu besar atau terlalu panjang, atau karena harus mengangkat dari bagian
atas, contohnya beberapa material dibawah ini :
- Mur dan baut
- Drum
- Paper rol
- Item Elektronik
- Karpet
- Pipa besi

SISTEM PENYIMPANAN ITEM KECIL

Ada berbagai peralatan yang dirancang untuk penyimpanan barang kecil.
Beberapa menggunakan kombinasi dan ukuran standar, dan berkaitan dengan
kepentingan item yang disimpan. Apapun sistem yang digunakan, adalah penting
bahwa ada penentuan lokasi, atau beberapa lokasi untuk setiap SKU.

7
 Shelving - short and long span

Shelving - long span

Shelving - short span

 Bins
 Drawer unit

 Mobile shelving

8
 Flow rack  Carousel

 Miniload

ORDER PICKING AND REPLENISHMENT

Order picking merupakan tujuan utama dari banyak kegiatan di gudang, melakukan
pemilihan barang sesuai pesanan customer dan dilakukan sangat akurat, tepat
waktu serta dalam kondisi yang baik. Kegiatan ini merupakan aktivitas pre-delivery
yang cukup kritis karna sangat menentukan tingkat kepuasan pelanggan dan juga
mahal.

KONSEP ORDER PICKING

Ada tiga konsep utama dalam order picking yang bisa diterapkan yaitu :
 Pick-to-order, konsep ini paling sederhana dimana seorang operator akan
mengambil barang dari picking area dan mengumpulkanya sesuai dengan order.
 Batch picking, untuk order dengan jumlah yang kecil ini tidak ekonomis karna
hanya mengambil satu order di satu picking area.
 Pick-by-line atau pick-to-zero, dalam konsep ini barang yang diambil dengan
jumlah yang pasti dalam setiap pengambilan misalnya sejumlah barang diambil dari
reserve area atau barang yang dipesan khusus dari pemasok.

INFORMASI DALAM ORDER PICKING

Akurasi dan kecukupan pemenuhan order serta ketepatan waktu adalah faktor kunci
dalam performansi order picking, sistem komunikasi dan informasi yang baik
merupakan prasyarat dalam memenuhi tujuan tersebut.

9
Ada banyak metode order picking alternatif yang
tersedia, yang didukung oleh berbagai tingkat
kompleksitas dalam sistem informasi misalnya :
Pick by label, ini yang paling umum dimana label
ditempelkan pada barang yang dipilih.
Barcode, paling luas digunakan dalam sistem
pergudangan memiliki identifikasi yang unik yang
menunjukan nama/jenis barang, posisi, sampai
dengan batch produksi.
Radio data terminals, dilakukan secara online
komunikasi antara gudang utama dan gudang
satelit dalam hal order picking.
Pick by light, pada sistem ini setiap lokasi picking
menggunakan LED display sehingga pada saat
barang dipicking maka tombol ditekan atau lampu
akan menyala bila operator mengambil barang
semuanya dilakukan secara terkomputerisasi.
Put to Light, hampir sama dengan pick by light
kecuali digunakan pada proses sortir.
Voice technology, dengan teknologi ini operator
mendengarkan instruksi dari komputer dengan
melalui headset dan mengkonfirmasi melalui
microphone.

MENYORTIR
Dilakukan bila barang batch-picked sehingga harus dilakukan sortir agar sesuai
dengan permintaan customer, sortir bisa dilakukan secara manual atau secara
otomatis. Penyortiran secara otomatis dilakukan dengan sistem conveyor dengan
kecepatan tinggi berikut ini contoh penyortiran secara otomatis.

10
REPLENISHMENT
Ketersediaan barang pada saat picking amat sangat diperlukan untuk menjaga
pemenuhan order serta menjaga service level agar tetap tinggi. Konsekkuensi
dari tidak tersedianya barang akan menurunkan service level dan timbulnya extra
cost karna operator harus menunggu atau bahkan mengulang order picking, oleh
karena itu replenishment (penambahan/pengisian kembali) barang agar stock
tetap terjaga sehingga pemenuhan order bisa dilakukan.

PENERIMAAN DAN PENGIRIMAN

PROSES PENERIMAAN
Pentingnya kegiatan penerimaan dan pengiriman dari gudang karena
merupakan dasar bagi semua kegiatan pergudangan. Kegiatan penerimaan
barang oleh gudang memerlukan kehati-hatian dalam perencanaan, misalnya
saat kedatangan, pemeriksaan dokumen barang, saat bongkar muat sampai ke
tahap penyimpanan. Pada saat kedatangan barang, supir melaporkan kepada
di pos jaga, di mana petugas periksa dokumen dari kendaraan dan langsung
mengarahkan ke mana selanjutnya, baik langsung bongkar atau ke area parkir
dulu.
Ada beberapa kegiatan penting pada saat penerimaan misalnya barang harus
dikarantina terlebih dahulu sambil menunggu proses inspeksi oleh QC, atau
proses barcoding pada barang, atau proses re-palletizing karan barang harus
ditempatkan pada pallet khusus misal akan diracking, dsb.
Salah satu tujuan utama perencanaan proses penerimaan adalah untuk
memungkinkan menerima barang dan memasukan ke gudang dengan
penanganan seminimal mungkin. Dengan demikian hal ini membutuhkan
koordinasi yang baik dalam antara supplier/pemasok baik dalam perjanjian
pengadaan barang maupun waktu pengiriman.

11
PROSES PENGIRIMAN
Kegiatan pengiriman sangatlah penting karena berhubungan dengan aspek
pemenuhan pelanggan dan harus berjalan efektif artinya barang yang dikirim ke
pelanggan dapat tepat waktu. Proses semua itu dimulai dari pesanan, pengurutan
untuk siap dikirim ke pelanggan.

Cross Docking, adalah aktivitas penerimaan dan pengiriman digudang tanpa

menyimpan (put away) barang dan biasanya sambil dilakukan penyortiran. Cross-
docking memiliki sejumlah keunggulan dalam hal memfasilitasi aliran barang yang
cepat dalam rantai pasok untuk mengurangi peningkatan persediaan.

DESAIN GUDANG

PROSEDUR DESAIN
Langkah-langkah dalam proses desain gudang adalah sebagai berikut :
Tentukan kebutuhan bisnis dan kendala desain
Tentukan cara memperoleh data
Merumuskan dasar perencanaan
Menentukan prinsip-prinsip operasional
Mengevaluasi jenis peralatan
Siapkan lay out internal dan eksternal
Siapkan prosedur dan persyaratan system informasi

12
MANAJEMEN GUDANG DAN INFORMASI

PENDAHULUAN
Pengelolaan sebuah gudang besar adalah sesuatu yang sangat menantang dan
membutuhkan berbagai keterampilan. Manajemen gudang sekarang menempati
posisi tingkat tinggi di banyak perusahaan, melibatkan investasi dan biaya tinggi
dalam fasilitas gudang serta penyediaan layanan pelanggan yang tinggi. Bab ini
akan membahas tentang beberapa kunci yang terlibat di manajemen gudang dan
kemudian mulai mengeksplorasi sistem informasi yang diperlukan untuk
mendukung keberhasilan operasi dari sebuah gudang besar.

MANAJEMEN OPERASI
Pengelolaaan pusat distribusi yang besar merupakan hal yang sangat komplek,
dimana perencanaan operasi harus dilakukan dibeberapa tingkat. Sebagai contoh
dalam jangka panjang dan menengah perencanaan kapasitas harus dilakukan
untuk memastikan pertumbuhan dapat diakomodasi dan adanya peningkatan
pada musiman dapat sesuai dengan tingkat pelayanan.

PEMANTAUAN KINERJA
Pengukuran kinerja terus-menerus jelas penting untuk memantau
proses perbaikan. Gudang harus beroperasi pada tingkat pelayanan yang tinggi

dan dengan biaya standar. Indikator kinerja yang jelas dan tepat untuk gudang
tertentu memerlukan langkah-langkah khusus dalam operasi, berikut ini adalah
beberapa tipe pengukuran :
- Tingkat pelayanan, diukur melalui :
persentase komplit order tepat waktu;
persentase pemenuhan komplit order;
akurasi pemenuhan order;
ketersediaan stock di gudang;
order lead time;
jumlah back order yg belum terselesaikan;
stock rusak;
pengembalian dan customer complain;
- Cost effectiveness, monitoring cost pada:
karyawan, termasuk overtime dan pembayaran khusus lainya
bangunan dan tempat;
perlengkapan dan sumberdaya lain;
pemeliharaan;
pallets dan perbaikan pallet;
packing materials dan barang consumable lainya;
service termasuk setiap bought-in services.

13
- Utilisasi sumber daya, ini berkaitan dengan seberapa efektif fasilitas gudang
yang digunakan
- Safety dan penggunaan karyawan yang efektif, ini termasuk pemantauan
kinerja dan produktivitas seperti tingkat kecepatan pemenuhan order dan
proses pick dan pack. Hal ini juga berkaitan dengan pemantauan lembur
dan absen.
- Stock integrity
- Parameter operasi
- Memenuhi persyaratan hukum dan peraturan setempat

TEKNOLOGI INFORMASI
Penggunaan komputer berbasis teknologi informasi sekarang mutlak di
sebagian
gudang, dan sangat penting untuk pengelolaan fasilitas besar. Bahkan di
gudang konvensional, akan mendapatkan keuntungan yang signifikan dapat
dicapai dalam hal produktivitas, kecepatan dan akurasi dengan manfaat dari
sistem manajemen gudang yang baik atau Warehouse Management System
(WMS). WMS biasanya sejalan dengan sistem transaksi utama perusahaan
(seperti ERP) untuk mengakses informasi seperti pesanan pembelian dan
mendapatkan pesanan pelanggan.

Pada gilirannya, WMS akan memberikan informasi balik seperti barang yang
diterima dan dikirim. WMS digunakan untuk mengontrol semua operasi dalam
gudang dan berbagai instruksi untuk semua anak perusahaan, misalnya untuk
pengendalian sistem. Dengan demikian, WMS akan mengeluarkan instruksi
kepada system alat crane untuk memindahkan palet tertentu dari stasiun
penyimpanan pada lorong terakhir ke lokasi tertentu.
Tekanan pada manajemen telah untuk mengurangi biaya dan sementara
persediaan. Namun demikian pencapaian tujuan gudang dan memenuhi
tanggung jawab manajemen akhirnya masih tergantung pada kualitas
manajemen dan berjalannya operasi. Ada perkembangan yang signifikan
keterampilan manajemen dan kesadaran dalam beberapa tahun terakhir, serta
peningkatan petugas operasional untuk mengeksploitasi potensi manfaat
teknologi dan sistem informasi.

DATA CAPTURE DAN TRANSMISI

Merupakan bagian integral mengeksploitasi manfaat dari paket manajemen
komputer data capture dan transmisi. Data capture dan transfer dapat
dilakukan dengan sejumlah teknik.

14
Barcode Optical character recognition (OCR)

Radio frequency identification (RFID)

TUGAS 1 (KELOMPOK)
 Buat ulasan dari salah satu berikut ; jurnal
penelitian atau makalah/ tulisan/berita tentang
PERGUDANGAN atau jenis/tipe/fungsi gudang
yang ada, missal gudang berikat, dunex, ckb,
bizhub, dsb (searcing di website)
 Cantumkan sumber dan penulisnya

15