Model untuk Mengintegrasikan TI dan OD

Perbedaan dalam prioritas, hubungan yang tidak ditentukan, dan pendekatan yang tidak lengkap
telah menghambat kolaborasi IT-OD. Sebuah model untuk mengintegrasikan dan menentukan
prioritas bersama, hubungan, dan pendekatan menciptakan cara untuk mengatasi hambatan ini dan
memulai pekerjaan pengembangan tim proyek TI. Corong Sukses Proyek TI adalah model itu.

Gambar 1. Corong Keberhasilan Proyek TI (Unsur-unsur keberhasilan proyek TI dipertimbangkan

dengan bekerja ke bawah melalui tingkat corong.)

Corong Sukses Proyek TI (Gambar 1) menyatukan prioritas praktisi PO dan manajer proyek TI dalam
satu pendekatan terpadu dan konsisten untuk pekerjaan proyek. Model tersebut mengambil
perhatian utama dari praktisi PO - strategi organisasi dan tujuan proyek - dan menggabungkannya
dengan keharusan di lapangan dari manajer proyek TI: persyaratan proyek, jadwal, dan biaya.
Kombinasi tersebut menentukan penyelarasan yang penting untuk menciptakan dan menunjukkan
nilai melalui proyek TI. Penyelarasan ini menciptakan dasar untuk komunikasi yang konsisten,
kejelasan tentang tujuan proyek, dan dukungan di seluruh organisasi.

• Strategi organisasi: Di bagian atas corong adalah strategi organisasi. Strategi organisasi adalah
konteks terluas di mana proyek TI dilakukan. Setiap proyek TI harus dapat dilacak langsung ke
strategi organisasi. Jika tidak, proyek tersebut kemungkinan besar bukan sesuatu yang harus
menghabiskan waktu dan energi organisasi. Meskipun ini mungkin tampak pandangan yang agak
ekstrim, investasi TI adalah bagian yang terlalu besar dari investasi organisasi untuk menjadi sesuatu
yang sangat jelas tentang bagaimana proyek TI mendukung strategi organisasi. Ketika manfaat
proyek tidak jelas, begitu pula haknya untuk menjadi bagian dari organisasi.

• Tujuan proyek: Di bawah strategi organisasi adalah tujuan proyek. Tujuan proyek adalah tujuan
atau sasaran spesifik yang dipenuhi oleh proyek TI, dan di sinilah tautan paling langsung ke strategi
organisasi ditekankan. Tujuan proyek adalah cara proyek TI mendukung strategi organisasi. Tujuan
proyek idealnya adalah pernyataan yang sangat singkat (satu sampai dua kalimat) tentang
bagaimana proyek mendukung tujuan strategis organisasi.

• Persyaratan: Tingkat berikutnya adalah persyaratan, yang mengacu pada hal-hal spesifik yang
harus dilakukan oleh produk atau layanan proyek TI. Ini adalah cara untuk mencapai tujuan proyek.
Persyaratan menentukan apa yang harus dilakukan oleh produk akhir atau layanan proyek TI.
Sementara tim proyek TI terkadang mengacaukan persyaratan dengan fitur (seperti "database
Oracle" atau "fitur pemeriksa ejaan seperti Microsoft Word"), persyaratan proyek TI menentukan
hasil proyek yang membuat tujuan proyek menjadi kenyataan.

• Jadwal: Berikutnya adalah jadwal proyek; elemen dalam corong ini menentukan waktu yang
digunakan untuk memenuhi persyaratan proyek. Jadwal proyek memainkan peran penting dalam
mendukung persyaratan, tujuan, dan strategi karena peran proyek TI seringkali peka waktu.
Kemampuan proyek TI untuk memberikan nilai ke atas ke dalam strategi organisasi biasanya
bergantung pada kemampuan untuk menyampaikan nilai tersebut dalam jendela waktu tertentu,
terutama ketika strategi tersebut berfokus pada keunggulan kompetitif. Penyimpangan dalam jadwal
proyek dapat mendorong hasil proyek TI dari sangat diperlukan menjadi tidak relevan.
• Biaya: Di bagian bawah corong adalah biaya. Biaya adalah bagian terkecil dari corong tetapi
merupakan bagian (bersama dengan jadwal) yang paling mungkin mendapat perhatian selama
proyek berlangsung, terutama dari tim dan manajer proyek TI. Biaya dan jadwal adalah indikator
paling jelas dalam setiap proyek TI, meskipun memenuhi persyaratan ini tidak menjelaskan apa pun
tentang nilai yang diberikan oleh proyek TI. Biaya berada di bagian paling bawah corong untuk
tujuan intervensi PO karena masalah di seluruh tingkat corong selalu bermuara pada biaya, baik
melalui penyajian sasaran dan tujuan yang salah, persyaratan yang tidak terpenuhi atau tidak perlu,
atau - paling umum — tumpang tindih dalam jadwal. Semua masalah ini menimbulkan biaya pasti,
dan biaya ini pada akhirnya dapat menghentikan proyek TI yang dingin.

Corong Sukses Proyek TI dengan sangat jelas mendefinisikan batas-batas proyek TI sedemikian rupa
sehingga praktisi PO dapat mulai menangani masalah penyelarasan dan dukungan kepemimpinan
sambil merencanakan pendekatan untuk kebutuhan proses tim proyek TI.

Menggunakan Piagam Proyek

Model adalah teori yang berguna untuk memikirkan parameter proyek TI, tetapi praktisi PO harus
menjembatani kesenjangan antara teori dan praktik untuk menciptakan hasil nyata dalam proyek TI.
Salah satu alat yang paling berguna bagi praktisi PO dalam membuat kontrak dan bekerja dengan
manajer proyek TI adalah piagam proyek yang menetapkan keterkaitan strategi organisasi proyek TI
dan tujuan proyek, dan menetapkan tingkat persyaratan, jadwal, dan biaya tertinggi. . Ini idealnya
harus diletakkan pada tingkat yang sesuai untuk seorang eksekutif, menghilangkan detail yang tidak
perlu untuk menyajikan pandangan tingkat tinggi dari maksud proyek TI dan ruang lingkup upaya
praktisi PO.

Piagam bukanlah kontrak yang mengikat, melainkan alat untuk mengonfirmasi pemahaman bersama
di awal kerja sama mitra. Piagam proyek mengumumkan bahwa proyek baru telah dimulai, dan itu
menunjukkan dukungan manajemen untuk proyek dan manajer proyek (Verzuh, 1999, p. 53).
Idealnya, praktisi PO akan hadir pada awal proyek TI, dan dengan demikian akan merekomendasikan
penggunaan piagam proyek di awal, tetapi praktisi PO juga dapat datang setelah proyek sudah
berjalan. Dalam kasus ini, praktisi PO dapat mendorong manajer proyek TI untuk berkolaborasi
dalam membuat piagam yang menjelaskan spesifikasi proyek tingkat tinggi. Jika manajer proyek TI
sudah memiliki piagam kerja - dan banyak yang akan - praktisi PO harus mendapatkannya,
memverifikasi bahwa semua informasi yang diperlukan disertakan, dan menegosiasikan hubungan
dengan manajer dan tim proyek TI berdasarkan piagam yang ada dan pengembangan tim peluang.

Piagam Proyek TI menangkap pemahaman umum tentang elemen corong proyek pada tingkat yang
cukup spesifik untuk memandu proyek, tetapi cukup umum untuk dibagikan di antara semua
anggota tim proyek TI dan pelanggannya. Piagam menetapkan definisi kualitas untuk semua yang
terlibat, dan dengan demikian harus divalidasi dan dibagikan ke seluruh tim proyek TI. Manajer
proyek TI mungkin juga ingin menggunakan piagam sebagai alat untuk membingkai interaksi dengan
sponsor proyek dan pemangku kepentingan. Piagam Proyek TI biasanya dibuat oleh manajer proyek
TI dan praktisi PO bersama-sama di awal proyek, atau ketika praktisi PO bergabung dengan tim.
Piagam harus mencakup:

• nama proyek TI,

• nama sponsor proyek TI,

• unit organisasi yang meminta dan / atau mensponsori proyek,

• tanggal awal dan akhir proyek,

• nama praktisi PO (atau manajer): orang yang bertanggung jawab untuk meningkatkan komunikasi,
kejelasan, dan penyelarasan dalam proyek,

• tanggal praktisi (atau tim) PO bergabung dengan proyek,

• tujuan strategis organisasi yang didukung proyek: elemen spesifik dari strategi organisasi yang
secara langsung dilayani oleh proyek ini,

• tujuan proyek (diutarakan untuk menunjukkan bagaimana tujuan strategis didukung): apa yang
akan dilakukan proyek untuk secara langsung mendukung tujuan itu,

• daftar tiga hingga lima persyaratan tingkat tinggi untuk proyek, dan referensi ke tempat
persyaratan lengkap dicatat: kegiatan utama yang dilakukan oleh produk proyek ini,

• Jadwal proyek tingkat tinggi dengan tanggal pencapaian penting dan kiriman: tanggal-tanggal
penting dalam proyek, dan

• pernyataan tingkat tinggi dari anggaran proyek dan sumber pendanaan: parameter keuangan yang
luas yang membentuk bagian dari definisi keberhasilan proyek.

Piagam proyek idealnya tidak lebih dari satu atau dua halaman, dan itu harus berfungsi sebagai batu
ujian selama proyek berlangsung. Daripada menempati pengikat di rak, manajer proyek TI dan
praktisi PO harus mencari cara untuk menggunakan piagam sebagai perangkat orientasi di seluruh
proyek. Gambar 2 memberikan contoh template untuk IT Project Charter.

Piagam Proyek TI menetapkan kejelasan tentang proyek TI dengan cara yang memberikan data awal
kepada praktisi PO dan tim proyek TI untuk memulai pekerjaan meningkatkan komunikasi dan
proses lainnya. Tindakan membuat dan memvalidasi piagam itu sendiri merupakan intervensi yang
membahas kejelasan tentang tujuan dan pemahaman tentang kepemimpinan dan dukungan
pemangku kepentingan. Setelah dibuat, piagam adalah dokumen fondasi penting untuk pekerjaan
menangani fungsi tim proyek TI. Jika piagam sudah ada, itu adalah hubungan yang tak ternilai antara
Corong Keberhasilan Proyek TI dan pendekatan pembangunan tim terstruktur untuk meningkatkan
efektivitas tim.