1.

Fungsi Inventory

Inventory adalah idle resources (sumberdaya mengganggur) yang menunggu

proses lebih lanjut. Yang dimaksud proses lebih lanjut tersebut misalnya adalah
kegiatan produksi pada sistem manufaktur. Telah diketahui bahwa mengelola inventory
dengan baik sangat penting. Pada satu sisi, sebuah perusahaan dapat mengurangi
biaya dengan mengurangi inventory. Pada sisi lain, produksi dapat terhenti, dan
customer menjadi tidak puas ketika pesanannya tidak tersedia. Oleh karena itu,
perusahaan harus dapat mengatur keseimbangan antara investasi inventory dan
customer service. Strategi biaya rendah tidak akan dapat dicapai tanpa manajemen
inventory yang baik.

Pada kasus produk fisik, organisasi harus menentukan apakah akan

memproduksi barang-barang atau hanya membeli. Setelah keputusan ini dibuat,
langkah berikutnya adalah meramalkan demand, seperti yang telah dibahas. Kemudian
perlu ditentukan inventory yang diperlukan untuk memenuhi demand tersebut. Dua
permasalahan pokok inventory: berapa banyak order dan kapan waktu ordering
dilakukan.

Beberapa fungsi inventory adalah

1. Untuk melakukan "decouple" atau memisahkan beragam bagian proses produksi.
 Contoh - jika inventory sebuah perusahaan berfluktuasi, maka mungkin
diperlukan inventory tambahan untuk melakukan decouple proses produksi dari
para pemasok.

2. Untuk melakukan decouple perusahaan dari fluktuasi demand dan menyediakan

inventory barang-barang yang memberikan pilihan bagi customer.  Conoth -
umumnya terjadi industri distribusi / retail.

3. Untuk mengambil keuntungan quantity discount, sebab pembelian dalam jumlah

lebih besar dapat mengurangi biaya produksi atau pengiriman barang.

4. Untuk menjaga pengaruh inflasi dan naiknya price.

‘13 Production Planning and Control [PPC]) Pusat Bahan Ajar dan eLearning
2
Muhammad Kholil, Ir, MT http://www.mercubuana.ac.id
 2. JENIS INVENTORY
Untuk mengakomodasi fungsi inventory, perusahaan memiliki beberapa jenis
inventory:
 Raw material inventory (bahan baku) merupakan input awal dari proses
transformasi menjadi bentuk jadi. Raw material inventory dibeli tetapi tidak
diproses. Inventory ini dapat digunakan untuk decouple (yaitu, memisahkan) para
pemasok dari proses produksi. Bagaimanapun, pendekatan yang lebih disukai
adalah menghapuskan keragaman kualitas, quantity atau waktu pengiriman
pemasok sedemikian rupa sehingga pemisahan tidak lagi diperlukan.
 Work-in-process (WIP) inventory (barang setengah jadi) yang merupakan bentuk
peralihan antara bahan baku dengan produk setengah jadi. Work-in-process
(WIP) inventory (WIP) adalah bahan baku atau komponen yang sudah mengalami
beberapa perubahan tetapi belum selesai. Adanya WIP disebabkan oleh waktu
yang dibutuhkan untuk membuat sebuah produk (yang disebut cycle time [siklus
waktu]). Mengurangi siklus waktu berarti mengurangi inventory. Seringkali tugas ini
mudah: Selama sebagian besar waktu sebuah produk “sedang dibuat” pada
kenyatannya, produk tersebut tidak mengalami proses apapun. Waktu pekerjaan
yang sebenarnya atau waktu "run" hanyalah sebagian kecil dari waktu aliran
material, mungkin hanya 5%.
 Maintenance / repair / operating (MRO) inventory (pemeliharaan / perbaikan /
operasi) . MRO adalah inventory yang diperuntukkan bagi pasokan pemeliharaan,
perbaikan, dan operasi yang diperlukan untuk menjaga agar permesinan dan
proses produksi tetap produktif. MRO tetap ada karena kebutuhan dan waktu
pemeliharaan dan perbaikan beberapa peralatan tidak diketahui. Walaupun
demand inventory MRO sering merupakan sebuah fungsi jadwal pemeliharaan,
demand MRO lain yang tidak dijadwalkan harus diantisipasi.
 finished goods inventory (barang jadi) yang merupakan hasil akhir proses
transformasi yang siap dipasarkan kepada konsumen. Finished goods inventory
adalah produk yang sudah selesai dan menunggu pengiriman. Barang jadi mungkin
disimpan karena demand customer di masa masa depan tidak diketahui.
 Gambar – Proses Transformasi Produksi / Siklus Arus Material

Barang
Bahan Setengah Jadi Barang
Baku Jadi

‘13 Production Planning and Control [PPC]) Pusat Bahan Ajar dan eLearning
3
Muhammad Kholil, Ir, MT http://www.mercubuana.ac.id
 3. Inventory pada Sistem Manufaktur

Masalah inventory pada sistem manufaktur lebih rumit bila dibandingkan dengan
masalah pada sistem non manufaktur. Pada sistem manufaktur, ada hubungan
langsung antara tingkat inventory, jadwal produksi, dan demand konsumen. Oleh
karena itu, perencanaan dan pengendalian persediaannya harus terintegrasi dengan
peramalan demand, jadwal induk produksi, dan pengendalian produksi. Selain kondisi
di atas, sistem manufaktur mempunyai beberapa bentuk inventory, yaitu raw material
inventory, barang setengah jadi dan barang jadi.
Termasuk pengembangan masalah dalam inventory adalah raw material
inventory berupa komponen tertentu yang diproduksi secara massal dan dapat dipakai
sendiri sebagai sub-komponen suatu produk jadi oleh suatu perusahaan. Dalam hal
tersebut, komponen harus dibuat lebih dahulu dengan kecepatan produksi yang tetap,
kemudian digunakan dalam proses produksi lebih lanjut. Laju pemakaian komponen itu
diasumsikan lebih rendah dari laju kecepatan produksi komponen sehingga
menghasilkan keputusan berapa jumlah lot yang harus diproduksi sehingga
meminimasi biaya total inventory dan biaya produksi. Model tersebut dikenal dengan
sebutan model Economic Production Quantity (EPQ) atau Production Order Quantity
(POQ) atau Economic Lot Size (ELS).
Work-in-process (WIP) inventory merupakan pengaman antara 2 proses. Jika produk
akhir diproduksi melalui suatu lintasan produksi, maka cadangan pengaman
merupakan tindakan berjaga-jaga terhadap kerusakan suatu mesin dalam lintasan
tersebut.
 Gambar – Peran Inventory Pengaman

Stasiun Stasiun
Penyangga Penyangga Stasiun
1 2
1 2 3

Biaya pada Sistem Inventory

Secara umum dapat dikatakan bahwa biaya sistem inventory adalah semua
pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat adanya inventory. Biaya sistem
inventory terdiri atas biaya pembelian, ordering cost, holding cost dan biaya
kekurangan inventory. Berikut tersebut akan diuraikan masing-masing komponen biaya
.

‘13 Production Planning and Control [PPC]) Pusat Bahan Ajar dan eLearning
4
Muhammad Kholil, Ir, MT http://www.mercubuana.ac.id
 Purchasing Cost = c (Biaya Pembelian)
Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang. Besarnya
biaya pembelian tersebut bergantung kepada jumlah barang yang dibeli dan price
satuan barang. Biaya pembelian menjadi faktor penting ketika price barang yang dibeli
bergantung kepada ukuran pembelian. Situasi tersebut akan diistilahkan sebagai
quantity discount atau price break di mana price barang per unit akan turun bila jumlah
barang yang dibeli meningkat. Dalam kebanyakan teori inventory, komponen biaya
pembelian tidak dimasukkan kedalam total biaya sistem inventory karena diasumsikan
bahwa price barang per unit tidak dipengaruhi oleh jumlah barang yang dibeli sehingga
komponen biaya pembelian untuk periode waktu tertentu (misalnya satu tahun)
konstan dan hal tersebut tidak akan mempengaruhi jawaban optimal tentang berapa
banyak barang yang harus dipesan.

Procurement Cost (Biaya Pengadaan)

Biaya pengadaan dibedakan atas 2 jenis sesuai asal-usul barang, yaitu ordering cost
(biaya pemesanan) bila barang yang diperlukan diperoleh dari supplier (pihak luar) dan
setup cost (biaya pembuatan) bila barang diperoleh dengan memproduksi sendiri.

 Ordering cost = S (Biaya Pemesanan)

Ordering cost adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan
barang dari luar. Biaya tersebut meliputi biaya untuk menentukan pemasok (supplier),
pengetikan order, pengiriman order, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan
seterusnya. Biaya tersebut diasumsikan konstan untuk setiap kali pesan.

 Setup cost = S (Biaya Pembuatan)

Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan
produksi suatu barang. Biaya tersebut timbul di dalam pabrik yang meliputi biaya
menyusun peralatan produksi, menyetel mesin, mempersiapkan gambar kerja dan
seterusnya. Karena kedua biaya tersebut mempunyai peran yang sama, yaitu
pengadaan b arang, maka kedua biaya tersebut disebut sebagai biaya pengadaan
(procurement cost).

‘13 Production Planning and Control [PPC]) Pusat Bahan Ajar dan eLearning
5
Muhammad Kholil, Ir, MT http://www.mercubuana.ac.id
 4. Holding cost / Carrying Cost = H (Biaya Penyimpanan)
Holding cost adalah semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang.
Biaya tersebut meliputi :
 Capital Cost (Biaya Memiliki Inventory / biaya modal)
Penumpukan barang digudang berarti penumpukan modal, di mana modal perusahaan
mempunyai biaya (expense) yang dapat diukur dengan suku bunga bank. Oleh karena
itu, biaya yang ditimbulkan karena memiliki inventory harus diperhitungkan dalam biaya
sistem inventory. Biaya memiliki inventory diukur sebagai persentase nilai inventory
untuk periode waktu tertentu.
 Warehouse Cost (Biaya Gudang)
Barang yang disimpan memerlukan tempat penyimpanan sehingga timbul biaya
gudang. Bila gudang dan peralatannya disewa, maka biaya gudangnya merupakan
biaya sewa sedangkan bila perusahaan mempunyai gudang sendiri maka biaya
gudang merupakan biaya depresiasi.
 Pilfirage and Shrinkage Costs (Biaya Kehilangan/Kerusakan dan Penyusutan)
Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan dan penyusutan karena beratnya
berkurang ataupun jumlahnya berkurang karena hilang. Biaya kerusakan dan
penyusutan biasanya diukur dari pengalaman sesuai dengan presentasenya.
 Obsolescence Cost (Biaya Kadaluwarsa)
Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi
dan model.  Contoh - barang-barang elektronik. Biaya kadaluwarsa biasanya diukur
dengan besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut.
 Insurance Cost (Biaya Asuransi)
Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan.
 Contoh - kebakaran. Biaya asuransi bergantung pada jenis barang yang
diasuransikan dan perjanjian dengan perusahaan asuransi.
 Administration and Moving Costs (Biaya Administrasi dan Pemindahan)
Biaya tersebut dikeluarkan untuk mengadministrasikan inventory barang yang ada,
baik pada saat ordering, penerimaan barang, dan penyimpanannya termasuk biaya
memindahkan barang dari, ke, dan di dalam tempat penyimpanan, upah buruh, dan
biaya peralatan handling.
Dalam manajemen inventory, terutama yang berhubungan dengan masalah kuantitatif,
biaya simpan per unit diasumsikan linier terhadap jumlah barang yang disimpan (
contoh - USD/unit/tahun).

‘13 Production Planning and Control [PPC]) Pusat Bahan Ajar dan eLearning
6
Muhammad Kholil, Ir, MT http://www.mercubuana.ac.id
  Shortage Cost (Biaya Kekurangan Inventory)
Bila perusahaan kehabisan barang pada saat ada demand, maka akan terjadi
keadaan kekurangan inventory. Keadaan tersebut akan menimbulkan kerugian karena
proses produksi akan terganggu dan kehilangan kesempatan mendapat keuntungan
atau kehilangan konsumen customer karena kecewa sehingga beralih ke tempat lain.
Biaya kekurangan inventory dapat diukur dari:
 Quantity yang tidak dapat dipenuhi
Biasanya diukur dari keuntungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi
demand atau dari kerugian akibat terhentinya proses produksi. Kondisi tersebut
diistilahkan sebagai biaya penalty (p) atau hukuman kerugian bagi perusahaan dengan
satuan.  Contoh - USD/unit.
 Waktu pemenuhan
Lamanya gudang kosong berarti lamanya proses produksi terhenti atau lamanya
perusahaan tidak mendapatkan keuntungan, sehingga waktu menganggur tersebut
dapat diartikan sebagai uang yang hilang. Biaya waktu pemenuhan diukur berdasarkan
waktu yang diperlukan untuk memenuhi gudang dengan satuan misalnya.  Contoh -
USD/satuan waktu.
 Biaya pengadaan darurat
Supaya konsumen tidak kecewa maka dapat dilakukan pengadaan darurat yang
biasanya menimbulkan biaya yang lebih besar dari pengadaan normal. Kelebihan
biaya dibandingkan pengadaan normal tersebut dapat dijadikan ukuran untuk
menentukan biaya kekurangan inventory dengan satuan.  Contoh - USD/setiap kali
kekurangan.
Kadang-kadang biaya tersebut disebut juga biaya kesempatan (opportunity cost).
Ada perbedaan pengertian antara biaya inventory actual yang dihitung secara
akuntansi dengan biaya inventory yang digunakan dalam menentukan kebijakan
inventory. Biaya inventory yang diperhitungkan dalam penentuan kebijakan inventory
hanyalah biaya-biaya yang bersifat variabel (incremental cost), sedangkan biaya yang
bersifat fixed seperti biaya pembelian tidak akan mempengaruhi hasil optimal yang
diperoleh sehingga tidak perlu diperhitungkan.

Komponen pada Sistem Inventory

Akan diuji dua komponen sistem inventory: (1) bagaimana inventory dapat digolongkan
(yang disebut analisis ABC) dan (2) seberapa akurat catatan inventory dapat
dipertahankan. Kemudian akan diperlihatkan pengendalian inventory pada sektor jasa.

‘13 Production Planning and Control [PPC]) Pusat Bahan Ajar dan eLearning
7
Muhammad Kholil, Ir, MT http://www.mercubuana.ac.id
 Analisis ABC
Analisis ABC membagi inventory yang dimiliki ke dalam tiga golongan berdasarkan
pada volume dollar tahunan. Analisis ABC adalah sebuah aplikasi inventory dari
Prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan terdapat "sedikit hal yang penting dan
banyak hal yang sepele.” Gagasannya adalah menetapkan kebijakan inventory yang
memusatkan sumberdaya pada komponen inventory penting yang sedikit dan bukan
pada yang banyak tapi sepele. Tidaklah realistis untuk memonitor inventory yang
murah dengan intensitas yang sama sebagaimana dengan inventory yang sangat
mahal.
Untuk menentukan volume dollar tahunan untuk analisis ABC, demand tahunan dari
setiap item inventory dihitung, dan dikalikan dengan price per unit. Item Kelas A adalah
sebuah item dengan volume dollar tahunan tinggi. Walaupun item seperti ini mungkin
mewakili hanya sekitar 15% dari inventory item total, mereka merepresentasikan 70%
hingga 80% dari pemakaian dollar total. Item Kelas B adalah item inventory yang
memiliki volume dollar tahunan menengah. Item ini merepresentasikan sekitar 30%
dari item inventory dan 15% hingga 25% dari nilai total. Item yang memiliki volume
dollar tahunan rendah adalah Kelas C, yang mungkin hanya merepresentasikan 5%
dari volume dollar tahunan tetapi sekitar 55% dari item inventory total.
 Contoh - Silicon Chip, Inc., pembuat chip DRAM superfast, telah
mengorganisasikan 10 item persediaannya berdasarkan pada volume dollar tahunan.
Yang ditunjukkan di bawah adalah item (yang dikenali dari nomor inventory), demand
tahunan, price per unit, volume dollar tahunan, dan persentase total yang diwakili oleh
setiap item. Pada tabel di bawah, ditunjukkan item yang disusun sesuai dengan
penggolongan ABC:
PERHITUNGAN ABC
Nomor Persentase Volume X Price = Volume Persentase
Inventory Jumlah Tahunan unit dollar volume dollar Kelas

#10286 Inventory (unit)

1,000 90.00 tahunan
90,000 tahunan
38.8% A
#11526 20% 500 154.00 77,000 33.2% 72% A
#12760 1,550 17.00 26,350 11.3% B
#10867 30% 350 42.86 15,001 6.4% 23% B
#10500 1,000 12.50 12,500 5.4% B
#12572 600 14.17 8,502 3.7% C
#14075 2,000 0.60 1,200 0.5% C
#01036 50% 100 8.50 850 0.4% 5% C
#01307 1,200 0.42 504 0.2% C
#10572 250 0.60 150 0.1% C
8,550 232,057
 Gambar - Penyajian Grafis Analisis ABC

‘13 Production Planning and Control [PPC]) Pusat Bahan Ajar dan eLearning
8
Muhammad Kholil, Ir, MT http://www.mercubuana.ac.id
 Kriteria selain dari volume dollar tahunan juga dapat menentukan penggolongan item.
 Contoh, engineering change (perubahan rekayasa) yang diantisipasi, permasalahan
pengiriman, permasalahan kualitas, atau price per unit yang tinggi dapat menaikkan
item ke penggolongan yang lebih tinggi. Keuntungan dari pembagian inventory item ke
dalam kelas ini, memungkinkan kebijakan dan pengendalian dapat diterapkan untuk
setiap kelas.
Kebijakan yang mungkin didasarkan pada analisis ABC meliputi hal berikut:
1. Pembelian sumberdaya yang dibelanjakan pada pengembangan pemasok harus
jauh lebih tinggi untuk individu item A dibandingkan untuk item C.
2. Item A, tidak seperti item B dan C, perlu memiliki kendali inventory fisik yang lebih
ketat; mungkin mereka dapat diletakkan pada tempat yang lebih aman, dan
mungkin record accuracy inventory untuk item A harus lebih sering diverifikasi.
3. Peramalan item A perlu lebih dijamin keabsahannya dibandingkan dengan
peramalan item lain.
Peramalan yang lebih baik, kendali fisik, keandalan pemasok, dan pengurangan
inventory pengaman, semuanya merupakan hasil dari kebijakan manajemen inventory
yang sesuai. Analisis ABC yang mengarahkan pengembangan semua kebijakan
tersebut.

Record Accuracy
Kebijakan inventory yang baik menjadi tidak berguna jika manajemen tidak mengetahui
inventory yang mereka miliki saat ini. Record Accuracy (ketelitian catatan) adalah
sebuah komponen penting dalam sistem produksi dan inventory. Record accuracy
menjadikan organisasi dapat memusatkan perhatian pada item yang diperlukan, bukan
sekadar ingin memastikan bahwa "beberapa" item berada pada inventory. Hanya jika
sebuah organisasi dapat menentukan dengan teliti apa yang ada dalam
persediaannya, maka organisasi tersebut dapat membuat keputusan yang tepat
tentang ordering, scheduling, dan pengiriman.
Untuk memastikan ketelitian, maka pencatatan pemasukan dan pengeluaran harus

‘13 Production Planning and Control [PPC]) Pusat Bahan Ajar dan eLearning
9
Muhammad Kholil, Ir, MT http://www.mercubuana.ac.id
 baik, sebagaimana juga keamanan pada ruang inventory. Sebuah ruang penyimpanan
yang terorganisir secara baik akan memiliki akses yang terbatas, penataan yang baik,
dan daerah penumpukan barang yang menyimpan sejumlah inventory tertentu. Bak,
ruangan yang berisi rak, dan komponen diberi label dengan teliti.
 Contoh – Praktek - Inventory Accuracy di Milton Bradley
Milton Bradley, sebuah divisi Hasbro, Inc., telah memproduksi mainan selama lebih
dari 100 tahun. Didirikan oleh Milton Bradley pada tahun 1860, perusahaan dimulai
dengan membuat tulisan pada batu Abraham Lincoln. Dengan menggunakan
keterampilan mencetaknya, Bradley mengembangkan permainan, termasuk Game of
Life, Ular Tangga, Candy Land, Scrabble, dan Lite Brite. Pada saat ini, perusahaan
menghasilkan beratus permainan, dan membutuhkan milyaran komponen plastik.
Setelah Milton Bradley menentukan jumlah optimum bagi setiap pelaksanaan produksi,
ia harus membuat dan merakitnya sesuai dengan permainan. Beberapa permainan
memerlukan ratusan komponen plastik, mencakup pemintal, hotel, orang-orang,
binatang, unit, dan seterusnya. Menurut Gary Brennan, direktur manufaktur, untuk
menemukan jumlah discount yang tepat pada unit dan lini produksi yang tepat adalah
isu yang terpenting bagi kredibilitas perusahaan. Beberapa order dapat meminta
20,000 permainan yang dirakit dengan sempurna bahkan lebih yang dikirimkan ke
gudang mereka dalam hitungan hari.
Permainan dengan jumlah komponen dan discount yang salah dapat membuat
customer menjadi tidak senang. Untuk menyediakan komponen tambahan atau
permainan dikembalikan merupakan proses yang memakan waktu dan mahal bagi
Milton Bradley. Jika kekurangan ditemukan di sepanjang tahap perakitan, maka
keseluruhan pelaksanaan produksi dapat dihentikan hingga masalah dapat dikoreksi.
Menghitung komponen dengan tangan atau mesin tidaklah selalu akurat. Karena itu,
saat ini Milton Bradley menimbang discount dan permainan yang sudah lengkap untuk
menentukan jumlah komponen yang telah dimasukkan. Jika berat tidak tepat, maka
terdapat masalah yang harus dipecahkan sebelum pengiriman. Dengan menggunakan
timbangan digital yang akurat, kini Milton Bradley mampu mendapatkan komponen
yang tepat pada waktu yang tepat. Tanpa inovasi sederhana ini, jadwal produksi yang
paling canggih pun menjadi tidak berarti.
Sumber: The Wall Street Journal (April 15, 1999): B1; dan Plastic World (March 1997):22-26

‘13 Production Planning and Control [PPC]) Pusat Bahan Ajar dan eLearning
10
Muhammad Kholil, Ir, MT http://www.mercubuana.ac.id