COBIT

Prinsip 2 : Covering enterprise end-to-end,

Meliputi semua fungsi dan proses yang diperlukan untuk mengatur
dan mengelola informasi perusahaan dan teknologi terkait dimanapun
informasi itu dapat diproses. Dengan cakupan perusahaan yang luas ini,
COBIT 5 membahas semua layanan TI internal dan eksternal yang relevan,
serta proses bisnis internal dan eksternal.
Gambar 2.1Pendekatan tata kelola dasar COBIT 5:

1. Penggerak Tata Kelola : Penggerak tata kelola adalah sumber daya

organisasi, seperti kerangka kerja, prinsip, struktur, proses dan praktik,
melalui atau ke arah mana tindakan diarahkan dan tujuan dapat dicapai.
Enablers juga termasuk sumber daya perusahaan — mis., kemampuan
layanan (infrastruktur TI, aplikasi, dll.), orang, dan informasi. Kurangnya
sumber daya dapat memengaruhi kemampuan perusahaan untuk
menciptakan nilai.
2. Lingkup Pemerintahan : Tata kelola dapat diterapkan pada seluruh
perusahaan, entitas, aset berwujud atau tidak berwujud, dll. Artinya,
adalah mungkin untuk mendefinisikan pandangan yang berbeda dari
perusahaan dimana tata kelola yang diterapkan berbeda. Pada
dasarnya COBIT 5 dapat menangani semua hal pandangan yang
berbeda.
3. Peran, Aktivitas, dan Hubungan : Elemen terakhir adalah peran tata
kelola, kegiatan, dan hubungan. Ini mendefinisikan siapa yang terlibat
dalam pemerintahan, bagaimana mereka terlibat, apa yang mereka
 lakukan dan bagaimana mereka berinteraksi, dalam ruang lingkup
sistem tata kelola apa pun.

Prinsip 3 : Menerapkan Kerangka Tunggal yang Terintegrasi

COBIT 5 adalah kerangka kerja tunggal yang terintegrasi karena:
a. Sejalan dengan standar dan kerangka kerja relevan terbaru lainnya,
sehingga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan COBIT 5
sebagai tata kelola yang menyeluruh dan integrator kerangka kerja
manajemen.
b. Lengkap dalam cakupan perusahaan, memberikan dasar untuk
mengintegrasikan secara efektif kerangka kerja lain, standar dan
praktik yang digunakan. Kerangka kerja tunggal menyeluruh berfungsi
sebagai sumber bimbingan yang konsisten dan terintegrasi dalam
bahasa umum non-teknis, agnostik teknologi.
c. Menyediakan arsitektur sederhana untuk menyusun bahan panduan
dan menghasilkan rangkaian produk yang konsisten.
d. Mengintegrasikan semua pengetahuan yang sebelumnya tersebar di
berbagai kerangka kerja ISACA. ISACA telah meneliti bidang utama
tata kelola perusahaan selama bertahun-tahun dan telah
mengembangkan kerangka kerja seperti COBIT, Val IT, Risiko IT,
BMIS, Board Briefing tentang Tata Kelola TI, dan ITAF untuk
memberikan panduan dan bantuan kepada perusahaan. COBIT 5
mengintegrasikan semua pengetahuan ini.
Gambar 2.2 Kerangka Tunggal yang Terintegrasi COBIT 5
Kerangka kerja COBIT 5
Kerangka kerja COBIT 5 memberikan para pemangku kepentingan pedoman
yang paling lengkap dan terkini tentang tata kelola dan manajemen TI
perusahaan dengan cara:
 Meneliti dan menggunakan serangkaian sumber yang telah mendorong
pengembangan konten baru
 Mendefinisikan seperangkat enabler tata kelola dan manajemen, yang
menyediakan struktur untuk semua materi panduan
 Mengisi basis pengetahuan COBIT 5 yang berisi semua panduan dan konten
yang diproduksi sekarang dan konten masa depan tambahan
 Menyediakan basis referensi yang baik dan komprehensif tentang praktik-
praktik baik

Gambar 2.3 Enable COBIT 5

Prinsip 4 : Menggunakan Pendekatan Menyeluruh
Enabler (Penggerak)
Enabler adalah faktor-faktor yang, secara individu dan kolektif,
mempengaruhi apakah sesuatu akan berhasil — dalam hal ini, tata kelola dan
manajemen atas IT perusahaan. Kerangka kerja COBIT 5 menjelaskan tujuh
kategori enabler :
1. Prinsip, kebijakan, dan kerangka kerja adalah wahana untuk
menerjemahkan perilaku yang diinginkan ke dalam panduan praktis
untuk manajemen sehari-hari.
2. Proses menggambarkan serangkaian praktik dan kegiatan yang
terorganisir untuk mencapai tujuan tertentu dan menghasilkan
serangkaian output dalam mendukung pencapaian tujuan terkait TI
secara keseluruhan.
3. Struktur organisasi adalah entitas pengambil keputusan utama dalam
suatu perusahaan.
4. Budaya, etika dan perilaku individu dan perusahaan sangat sering
dianggap remeh sebagai faktor keberhasilan dalam kegiatan tata kelola
dan manajemen.
5. Informasi tersebar di seluruh organisasi dan mencakup semua
informasi yang diproduksi dan digunakan oleh perusahaan. Informasi
diperlukan untuk menjaga agar organisasi tetap berjalan dan diatur
dengan baik, tetapi pada tingkat operasional, informasi seringkali
merupakan produk utama dari perusahaan itu sendiri.
 6. Layanan, infrastruktur, dan aplikasi mencakup infrastruktur, teknologi,
dan aplikasi yang menyediakan perusahaan dengan pemrosesan dan
layanan teknologi informasi.
7. Orang, keterampilan, dan kompetensi terkait dengan orang dan
diperlukan untuk menyelesaikan semua kegiatan dengan sukses dan
untuk membuat keputusan yang benar serta mengambil tindakan
korektif.
Dimensi Enable COBIT 5
Dimensi Enabler.
Empat dimensi umum untuk enabler adalah:
a. Stakeholder — Setiap enabler memiliki pemangku kepentingan (pihak-
pihak yang memainkan peran aktif dan / atau memiliki minat terhadap
enabler). Misalnya, struktur organisasi memiliki pemangku kepentingan,
masing-masing dengan peran dan minatnya sendiri, yang merupakan
bagian dari struktur. Stakeholder dapat bersifat internal atau eksternal
bagi perusahaan, semuanya memiliki kepentingan dan kebutuhan mereka
sendiri, terkadang saling bertentangan.
b. Sasaran — Setiap enabler memiliki sejumlah tujuan, dan enabler
memberikan nilai dengan pencapaian sasaran-sasaran ini. Tujuan enabler
dalam berbagai kategori:
- Kualitas intrinsik — Sejauh mana enabler bekerja secara akurat,
obyektif, dan memberikan hasil yang akurat, obyektif, dan bereputasi
baik.
- Kualitas kontekstual — Sejauh mana enabler dan hasil mereka
sesuai untuk tujuan mengingat konteks di mana mereka beroperasi.
Misalnya, hasil harus relevan, lengkap, terkini, sesuai, konsisten,
dapat dimengerti, dan mudah digunakan.
- Akses dan keamanan — Sejauh mana enabler dan hasilnya dapat
diakses dan diamankan, seperti:
 Pengaktif tersedia jika, dan jika, dibutuhkan.
 Hasil diamankan, yaitu, akses dibatasi untuk mereka yang
berhak dan membutuhkannya.
c. Daur hidup — Setiap enabler memiliki siklus hidup, dari awal hingga
operasional / masa manfaat hingga pembuangan. Fase-fase siklus hidup
terdiri dari:
  Rencana (termasuk pengembangan konsep dan pemilihan konsep)
 Desain
 Membangun / memperoleh / membuat / mengimplementasikan
 Gunakan / operasikan
 Evaluasi / monitor
 Perbarui / buang

Gambar 2.4 Enable COBIT 5 : Umum

ERP
Risiko yang Terkait dengan Implementasi ERP
Manfaat dari ERP bisa menjadi signifikan, namun tidak menjadi bebas
risiko bagi organisasi. Sistem ERP bukanlah peluru perak yang akan, dengan
eksistensi belaka, memecahkan masalah sebuah organisasi. Jika begitu, tidak
akan pernah ada kegagalan ERP, tapi jumlahnya banyak. Bagian ini
membahas beberapa masalah risiko yang perlu dipertimbangkan.
a. Big Bang Vs Implementasi Bertahan
Menerapkan sistem ERP lebih berkaitan dengan perubahan cara
organisasi melakukan bisnis daripada dengan teknologi. Akibatnya,
sebagian besar kegagalan implementasi ERP adalah hasil dari masalah
budaya di dalam perusahaan yang berada dalam oposisi untuk tujuan
rekayasa ulang proses. Strategi untuk menerapkan system. ERP ke
 mencapai tujuan ini mengikuti dua pendekatan umum: big bang dan
pendekatan bertahap. Metode big bang lebih ambisius dan berisiko dari
keduanya. Organisasi Dengan pendekatan ini mencoba mengalihkan
operasinya dari sistem lama ke sistem baru dalam satu peristiwa yang
mengimplementasikan ERP di seluruh perusahaan. Meskipun metode ini
memiliki kelebihan tertentu, namun telah dikaitkan dengan banyak
kegagalan sistem. Karena sistem ERP yang baru berarti cara baru dalam
menjalankan bisnis, membuat seluruh organisasi on board dan sinkron bisa
menjadi hal yang menakutkan tugas. Pada hari ke 1 pelaksanaannya, tidak
ada seorang pun di dalam organisasi yang memiliki pengalaman dengan
sistem yang baru. Dalam arti, setiap orang di perusahaan tersebut adalah
peserta pelatihan yang sedang mempelajari pekerjaan baru.

b. Pertentangan Perubahan Budaya Bisnis

Agar sukses, semua area fungsional organisasi perlu dilibatkan dalam
menentukan budaya perusahaan dan dalam menentukan persyaratan
sistem yang baru. Kesediaan dan kemampuan perusahaan untuk
melakukan perubahan besarnya implementasi ERP merupakan
pertimbangan penting. Jika budaya perusahaan sedemikian rupa sehingga
perubahan tidak ditolerir atau diinginkan, maka implementasi ERP tidak
akan berhasil. Budaya teknologi juga harus dinilai. Organisasi yang kurang
teknis staf pendukung untuk sistem baru atau memiliki basis pengguna
yang tidak terbiasa dengan teknologi komputer menghadapi kurva belajar
yang lebih curam dan penghalang yang berpotensi lebih besar untuk
penerimaan sistem oleh para pegawainya.
c. Kesalahan Memilih ERP
Sistem ERP adalah sistem yang terfabrikasi, pengguna perlu
menentukan apakah ERP sesuai dengan proses bisnis dan budaya
organisasi yang ada. Alasan umum untuk kegagalan sistem adalah ketika
ERP tidak mampu mendukung satu atau lebih proses bisnis. Satu contoh,
sebuah pabrik manufaktur tekstil di India mengimplementasikan ERP
hanya untuk menemukan apakah mendukung akomodasi dasar.
Perusahaan tekstil memiliki sebuah kebijakan tentang mempertahankan
dua harga untuk setiap barang yang terjual. Satu harga digunakan untuk
pasar domestik dan harga kedua yang dimana empat kali lipat lebih tinggi,
 digunakan unutk penjualan ekspor. ERP yang diimplementasikan
pengguna tidak bisa dirancang untuk mengizinkan dua harga yang berbeda
pada persediaan barang yang sama.
 Kebaikan yang Cocok
Pihak manajemen perlu memastikan apakah ERP yang mereka pilih
adalah tepat bagi perusahaan. Tidak ada satupun sistem ERP yang
mampu memecahkan setiap permasalahan organisasi. Contohnya,
SAP R/3 utamanya dirancang untuk perusahaan manufaktur
dengan kemampuan memprediksi proses bisnis produsen lain. Hal
ini mungkin bukan solusi yang tepat untuk sebuah perusahaan yang
berorientasi pada pelayanan yang dimana harus memiliki pelayanan
konsumen yang baik daripada meningkatkan kinerja internet.
 Masalah Skalabilitas Sistem
Jika pihak manajemen suatu organisasi dapat memperkirakan
peningkatan volume bisnis secara terus menerus selama
penggunaan sistem ERP, maka akan adanya masalah skalabilitas
sistem yang perlu diatasi. Skalabilitas adalah kemampuan sistem
untuk tumbuh secara bertahap dan ekonomis sesuai dengan
kebutuhan pengguna.

d. Kesalahan Memilih Konsultan

Implementasi sebuah sistem ERP adalah hal yang dilakukan oleh
perusahaan hanya sesekali. Keberhasilan akan proyek tergantung pada
kemampuan dan pengalaman yang biasanya belum muncul. Hampir
semua implementasi ERP melibatkan perusahaan konsultan luar yang
mengkoordinasikan proyek, membantu organisasi untuk mengidentifikasi
kebutuhannya, mengembangkan spesifikasi persyaratan untuk ERP,
memilih paket ERP dan mengelola pemotongan tersebut.
Keluhan yang sering dikonsultasikan adalah perusahaan konsultan
menjanjikan seorang konsultan profesional yang berpengalaman tetapi
perusahaan mengirimkan peserta pelatihan yang tidak berkompeten. Oleh
sebab itu, sebelum melibatkan pihak konsultan dari luar, hal yang harus
dilakukan manajemen adalah sebagai berikut:
  Mewawancarai staf yang diusulkan untuk proyek tersebut dan
menyusun sebuah kontrak terperinci yang menentukan anggota tim
konsultan.
 Buatlah secara tertulis bagaimana perubahan staf akan ditangani.
 Pemeriksaan referensi terhadap anggota staf yang diusulkan.
 Menyetarakan kepentingan konsultan dengan kepentingan organisasi
dengan menegosiasikan gaji untuk kinerja berdasarkan pencapaian
proyek.
 Menetapkan tanggal penghentian perusahaan konsultan untuk
menghindari pengaturan konsultasi yang berlebihan.
e. Kelebihan Biaya dan Biaya Berjalan
Total Cost of Ownership (TCO) untuk sistem ERP sangat bervariasi dari
tiap-tiap perusahaan. Untuk implementasi sistem ukuran menengah sampai
besar, biaya berkisar dari ratusan ribu sampai ratusan juta dolar. TCO
termasuk perangkat keras, perangkat lunak, layanan konsultasi, biaya
personal internal, pemasangan, peningkatan mutu dan pemeliharaan
sistem selama 2 tahun setelah pengimplementasian.
Pengembangan Ukuran Kinerja
Karena ERP membutuhkan biaya yang sangat besar untuk
pengimplementasian, banyak manajer sering cemas karena penghematan
biaya yang dicapai dalam jangka pendek. Faktanya, banyak kritikan
tentang keberhasilan ERP berkaitan dengan apakah mereka memberikan
keuntungan yang melebihi biaya mereka.
f. Gangguan Operasi
Sistem ERP bisa mendatangkan malapetaka di perusahaan yang
memasangnya. Di sebuah kantor konsultasi mensurvei ada 64 dari 500
perusahaan yang beruntung, 25% perusahaan disurvei mengakui
mengalami penurunan dalam jangka waktu tepat setelah
pengimplementasian. Pihak operator mengatakan bahwa ketika bisnis
bekerja dibawah ERP sistem, semua akan terlihat dan bekerja secara jauh
berbeda dari sistem yang sudah ada. Sebuah periode penyesuaian
diperlukan agar setiap orang bisa mencapai titik yang nyaman pada kurva
pembelajaran. Tergantung dengan budaya dan perilaku organisasi
menghadapi perubahan yang ada pada perusahaan, setiap perusahaan
akan memiliki periode penyesuaian yang berbeda.