MODUL MATA KULIAH

PENGANTAR
MANAJEMEN DAN
BISNIS
MM 040 - 3 SKS

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNI V E RSI T AS BUDI LUHUR
J AK AR TA
PENYUSUN
Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

DR. MOHAMMAD MABRUR TAUFIK

 UNIVERSITAS BUDI LUHUR
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PERTEMUAN XII

PROSES PENGENDALIAN

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa mampu menjelaskan dan

menjabarkan kembali sekaligus paham dan
mengerti tentang bagaimana memahami apa
yang dimaksud dengan pengendalian dalam
organisasi; mengerti bagaimana proses
pengendalian; mengapa proses pengendalian itu
perlu.
1. Definisi Pengendalian
Sub Pokok Bahasan :
2. Apakah Pengendalian itu
3. Langkah-langkah Dalam Proses
Pengendalian
1. Griffin, Ricky W. and Ebert, Ronald J.
Daftar Pustaka :
2006.Business. Pearson Education Inc, New
Jersey.
2. Madura, Jeff. 2007. Introduction to
Business. South-Western College
Publishing, USA.
3. Stoner, James. 2003. Management.
Prentice Hall Inc., New Jersey.
4. Sumarni, Murti dan John Soeprihanto.1995.
Pengantar Bisnis
5. Williams, Chuck. 2001. Management.

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

 Thomson Learning.
6. Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE
Yogyakarta
7. Stoner, James A.F. 1996. Manajemen
(Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta
8. Richard, Daft. 2006. Manajemen
(Terjemahan). Penerbit Salemba Empat–
Jakarta

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

 BAB XII

PROSES PENGENDALIAN

12.1. Definisi Pengendalian

Definisi yang baik mengenai pengendalian manajemen ialah suatu proses

dimana seorang manajer dapat memastikan bahwa aktivitas yang aktual telah
sesuai dengan apa yang direncanakan. Dalam perencanaan aktivitas organisasi,
tujuan pokok dan sasaran serta metode untuk mencapainya, ditetapkan. Proses
pengawasan mencatat perkembangan ke arah tujuan ini dan memungkinkan
manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada
waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.

12.2. Apakah Pengendalian itu

Definisi Pengendalian yang dipergunakan di atas, adalah berusaha
menjelaskan untuk tujuan apa pengawasan itu dimaksudkan. Akan tetapi
pengawasan tersebut tidak mengindikasi apa pengendalian/pengawasan itu.
Definisi Robert J. Mockler mengenai pengendalian menunjukkan unsur-unsur yang
mutlak perlu dalam proses pengendalian: “Pengendalian manajemen adalah usaha
sistematis untuk menetapkan standar prestasi (performance standard) dengan
perencanaan sasarannya guna mendisain sistem informasi umpan-balik,
membandingkan prestasi kerja tadi dengan standar yang telah ditetapkan lebih
dulu, menentukan apakah ada penyimpangan (deviation) dan mencatat besar
kecilnya penyimpangan ini dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk
memastikan, bahwa semua sumber daya perusahaan telah dimanfaatkan secara
efektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.

12.3. Langkah-langkah Dalam Proses Pengendalian

Definisi Mockler membagi pengendalian (control = pengawasan) dalam
empat langkah. Langkah pertama adalah menetapkan standar dan metode untuk

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

mengukur prestasi. Langkah ini dapat mencakup penetapan standar dan ukuran
untuk segala macam keperluan, mulai dari target penjualan dan produksi sampai
kepada daftar absen dan keamanan.

Langkah kedua adalah mengukur prestasi kerja. Seperti halnya dengan

semua aspek pengawasan, langkah ini merupakan proses yang bersinambungan,
repetitive (berulang-ulang) di mana frekuensinya tergantung kepada jenis aktivitas
yang sedang diukur.
Langkah ketiga adalah, apakah prestasi kerja memenuhi standar? Langkah
ini merupakan langkah yang paling mudah ditempuh dalam proses pengendalian.
Sifat kompleksnya mungkin telah dapat diatasi dalam kedua langkah yang
pertama, kemudian tinggal membandingkan hasil-hasil yang telah diukur dengan
sasaran atau standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
Langkah terakhir ialah mengambil tindakan korektif, jika hasil-hasil yang
dicapai tidak memenuhi standar dan analisis menunjukkan perlunya diambil
tindakan. Tindakan korektif ini dapat berupa mengadakan perubahan satu atau
lebih banyak aktivitas dalam operasi organisasi, atau terhadap standar yang telah
ditetapkan semula.

12.4. Faktor-faktor Pentingnya Pengendalian

Terdapat banyak faktor yang mengharuskan dilaksanakannya pengendalian dalam

organisasi di jaman sekarang. Faktor-faktor itu meliputi adanya perubahan dalam
lingkungan organisasi, makin kompleksnya organisasi, tidak luputnya para
karyawan dari kesalahan dan perlunya manajer mendelegasikan wewenangnya.

12.5. Tingkat Pengendalian yang Tepat

Kata-kata “pengendalian” kerapkali mengandung arti yang tidak enak,

karena seolah-olah menimbulkan ancaman terhadap kebebasan dan otonomi
pribadi seseorang. Akan tetapi, pengendalian adalah perlu dalam organisasi.

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

Bagaimanakah caranya manajer dapat mengimbangi konflik antara kebutuhan
otonomi pribadi dan pengendalian organisasi?

Salah satu cara untuk menangani kedua kebutuhan yang seolah-olah saling
berlawanan itu, ialah menyadari, bahwa pengendalian yang terlalu ketat akan
merugikan, baik bagi organisasi, maupun diri individu di dalam organisasi itu.
Pengendalian yang terlalu ketat akan mematikan motivasi, merintangi kreativitas
dan akhirnya akan merusak pelaksanaan tugas dalam organisasi.

Tingkat pengendalian yang dianggap ekstrim atau merugikan, berbeda-

beda tergantung pada situasinya. Biro iklan, misalnya, mungkin memerlukan
pengendalian yang lebih kendor daripada laboratorium riset. Kondisi
perekonomian mungkin akan mempengaruhi tingkat pengawasan yang dapat
diterima oleh para anggota organisasi. Dalam keadaan resesi, sebagian besar dari
masyarakat akan dapat menerima pengendalian dan pembatasan yang lebih ketat,
akan tetapi dalam hal terjadi pertumbuhan yang tinggi, peraturan dan
pembatasan kerapkali akan tampak seolah-olah kurang sesuai.

Dengan sendirinya pengendalian yang terlalu longgar juga akan merugikan

organisasi, karena memboroskan sumber-sumber dayanya dan lebih mempersulit
pencapaian tujuannya. Mengendornya pengendalian tidak selalu membawa
peningkatan kebebasan pribadi. Pada kenyataannya, individu malah akan
berkurang kebebasan pribadinya, karena mungkin tidak akan dapat meramalkan
dalam situasi ketidakpastian. Dengan demikian, tugas manajer dalam menegakkan
pengendalian, ialah menemukan keseimbangan yang memadai antara
pengendalian organisasi yang cukup efektif dan kebebasan diri individu.

12.6. Jenis-jenis Metode Pengendalian

Sebagian besar dari metode-metode pengawasan dapat digolongkan ke

dalam salah satu dari ketiga kelompok dasar ini:

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

12.6.1. Pengendalian Kemudi (steering controls).

Disebut juga pengawasan umpan maju (feedforward controls), didisain

untuk mendeteksi penyimpangan dari beberapa standar atau tujuan dan
membolehkan diambilnya tindakan koreksi sebelum kenyataan dari
rangkaian kegiatan selesai dilaksanakan.

12.6.2. Pengendalian skrening atau pengendalian ya/tidak.

Jenis pengendalian ini mengandung proses skrening, di mana aspek-

aspek khusus harus disepakati lebih dulu, sebelum operasi boleh
dilanjutkan.

12.6.3. Pengendalian purna-karya (post-action controls).

Seperti tercermin dari istilahnya “pengendalian purna karya” menilai

hasil-hasil yang dicapai setelah suatu pekerjaan selesai dilaksanakan.
Sebab musabab terjadinya penyimpangan dari rencana atau standar
ditetapkan dan penemuan-penemuannya diterapkan terhadap kegiatan
serupa di kemudian hari.

12.7. Proses Pengendalian

Lima langkah dasar proses pengendalian terdiri dari:

1. Tetapkan hasil-hasil yang diinginkan. Hasil-hasil yang ingin dicapai oleh

manager hendaknya ditetapkan se-spesifik mungkin. Hasil-hasil yang
diinginkan hendaknya dikaitkan pula dengan individu yang bertanggung
jawab atas pelaksanaannya. Jika berhasil, individu pelaksana tersebut harus
diberi imbalan.
2. Tetapkan peramal hasil-hasil. Penyimpangan yang dideteksi oleh
pengendalian kemudi harus menjadi peramal hasi-hasil yang dapat
diandalkan manager dalam mengambil suatu tindakan korektif. Tugas
penting bagi manager yang akan mendisain program pengawasan, ialah
menemukan sejumlah indikator atau peramal yang dapat diandalkan untuk
tiap-tiap tujuan yang hendak dicapai.

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

 3. Tetapkan standar untuk peramal dan hasil-hasil. Penetapan standar, atau
hasil rata-rata peramal dan hasil-hasil terakhir merupakan bagian yang
penting dalam mendisain proses pengawasan. Tanpa ditetapkannya hasil
rata-rata, manager mungkin akan bertindak melebih-lbihkan penyimpangan
yang kecil atau gagal untuk bereaksi jika penyimpangan itu menjadi cukup
berarti.
4. Tetapkan jaringan informasi dan umpan balik. Langkah ke-empat dalah
mendisain siklus pengendalian, ialah pengadaan sarana untuk
mengumpulkan informasi dari peramal dan kemudian membandingkannya.
Seperti akan kita lihat, jaringan komunikasi yang bekerja dengan baik
adalah jika arusnya bukan saja ke atas tetapi juga ke bawah kepada
mereka yang harus mengambil tindakan korektif. Di samping itu jaringan
tersebut harus cukup efisien untuk mengumpan-balik informasi kepada
personil inti pada waktu yang tepat, agar mereka dapat bertindak
berdasarkan hal itu.
5. Evaluasi informasi dan ambil tindakan korektif. Langkah terkhir adalah
membandingkan peramalan terhadap par, memutuskan tindakan apa (kalau
memang ada) harus diambil dan kemudian melaksanakannya. Informasi
mengenai penyimpangan dari standar harus lebih dulu dievaluasi, beberapa
penyimpangan disebabkan oleh keadaan setempat atau darurat dan tidak
akan benar-benar mempengaruhi hasil terakhir

12.8. Pertimbangan Inti Untuk Menegakkan sistem Pengendalian

Sejumlah pertimbangan penting untuk menegakkan sistem pengendalian

antara lain:

1. Jenis pengukuran. Sebagian besar dari jenis-jenis pengukuran didasarkan

pada beberapa bentuk standar yang telah ditetapkan. Standar semacam itu
mungkin histories – yakni didasarkan pada catatan dan informasi mengenai
pengalaman organisasi di masa yang lalu.

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

2. Jumlah pengukuran. Manager sebaiknya mengembangkan sistem
pengendalian yang berimbang. Terlalu banyak pengukuran hasil pekerjaan
akan mengakibatkan terlalu banyak dicurahkan usaha untuk menegakkan
pengendalian yang akan mengakibatkan para karyawan merasa terlalu
banyak diawasi.
3. Wewenang untuk menetapkan pengukuran dan standar. Standar hasil
pekerjaan dapat ditetapkan dengan atau tanpa partisipasi orang-orang
yang sedang diawasi prestasinya. Jika standar ditetapkan unilateral oleh
manager tingkat puncak, para karyawan akan menganggapnya sebagai
tindakan yang tidak masuk akal dan tidak realistis, dan mereka mungkin
tidak akan berusaha sebaik-baiknya untuk memenuhinya.
4. Fleksibilitas dai standar. Manager harus menentukan apakah standar
sebaiknya berlaku seragam atau tidak untuk unit-unit yang sama dalam
organisasi. Manager harus mengambil kepuusan yang serupa tentang
sampai mana jauhnya pengukuran kualitatif akan digunakan terhadap
pengukuran kuantitatif dalam sistem pengendalian. Untuk beberapa
pekerjaan (seperti pengepakan barang dalam pembungkusnya), hasil
pekerjaan mungkin dengan mudah dapat diukur berdasarkan kuantitasnya.
Untuk pekerjaan lain (seperti aktivitas litbang) mungkin harus dipakai
pengukuran berdasarkan baik kuantitas maupun kualitasnya.
5. Frekuensi pengukuran. Frekuensi dan waktu pengukuran tergantung
kepada sifat pekerjaan yang akan diawasi. Para manager biasanya
cenderung untuk mengukur hasil pekerjaan pada waktu menurut
kehendaknya sendiri. Umpamanya mereka menghendaki agar pemeriksaan
atas kualitas produk dilakukan pada akhir hari kerja, atau untuk
mengevaluasi para karyawan hanya pada waktu diadakan inspeksi tahunan.
Kecenderungan semacam ini sebaiknya dihindari karena mungkin akan
menghasilkan pengukuran tidak representatif.
6. Arah umpan balik. Tujuan pengendalian ialah untuk memastikan, bahwa
rencana yang telah disusun sedang diimplementasikan, sedangkan rencana
dikemudian hari akan dikembangkan lebih efektif. Sauatu sistem yang baik

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

 perencanaanya, biasanya akan mencakup pengumpan-balikkan informasi
pengawasan kepada individu atau kelompok yang bertugas melaksanakan
kegiatan pngendalian itu.

12.8. Metode Pengendalian Keuangan

Metode pengendalian keuangan dipergunakan untuk meng-evaluasi prestasi kerja

organisasi. Metode ini meliputi pengendalian laporan keuangan, analisis rasio dan
analisis keseimbangan.
12.8.1. Laporan Keuangan
Laporan keuangan mencatat dalam istilah keuangan, arus barang dan jasa
yang mengalir ke dalam, yang berada di dalam dan yang keluar dari organisasi.
Laporan ini dipersiapkan oleh para akuntan dan merupakan daftar akuntansi
(accounting record) organisasi. Laporan keuangan merupakan sarana untuk
melakukan pengendalian atas tiga kondisi pokok organisasi yaitu:
1. Likuiditas – kemampuan untuk menguangkan aktivanya guna
memenuhi kebutuhan dan kewajiban keuangannya.
2. Kondisi umum keuangannya (general financial condition) – neraca
jangka panjang antara hutang dan equity.
3. Profitabilitasnya – kemampuan untuk secara tetap memperoleh laba
dan dalam suatu periode jangka waktu yang panjang.
Kegunaan laporan keuangan untuk melaksanakan pengendalian dibatasi
oleh kenyataan, bahwa yang dapat diliputnya hanya peristiwa-peristiwa (events)
yang sudah lalu saja, dan dengan sendirinya tidak dapat dipergunakan untuk
mempengaruhinya. Akan tetapi laporan keuangan bulanan atau triwulanan kerap
kali dapat memberikan kepada manager informasi yang bermanfaat dan tepat
waktunya mengenai perkembangan (trend) atau peristiwa ekonomi (event),
sehingga ia dapat mengambil tindakan korektif dalam bulan-bulan berikutnya.
Laporan keuangan yang paling banyak dipergunakan organisasi atas dasar
reguler adalah neraca (balance sheet) dan perhitungan laba-rugi (income
statement). Kita akan membahasnya bersama-sama dengan ikhtisar arus kas

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

(cash flow statement) dan ikhtisar penggunaan sumber-sumber ekonomi dan
dana-dana yang juga dpergunakan secara luas juga.

12.8.2. Neraca (Balance Sheet)

Merupakan keadaaan keuangan perusahaan pada saat waktu tertentu.
Dalam bentuknya yang paling sederhana, neraca menguraikan keadaan
perusahaan itu dan istilah-istilah keuangan seperti harta, hutang dan modal
sendiri (assets, liabilities, and net worth). Harta perusahaan meliputi mulai dari
uang dalam bank sampai kepada goodwill. Pada bagian kiri neraca, aktiva
perusahaan dicantumkan dalam urutan likuiditasnya ke bawah. Perbedaan
diadakan antara harta lancar (current assets) dan aktiva tetap (fixed assets).
Dalam urutan aktiva lancar dicantumkan uang kas, piutang wesel (account
receivable), surat-surat berharga (marketable securities) dan persediaan
(inventories) – aktiva yang dapat diuangkan sesuai dengan nilai tukar yang layak
dan dalam jangka waktu yang relatif singkat (biasanya satu tahun). Aktiva tetap
(fixed assets) menunjukkan nilai moneter pabrik, perlengkapan, hak milik, hak
paten perusahaan dan aktiva lainnya yang dipergunakan atas dasar yang
berkesinambungan untuk memproduksi barang-barang atau jasa-jasa perusahaan.
Hutang (liabilities) juga dibagi dalam dua golongan, yaitu hutang lancar
(current liabilities) dan hutang jangka panjang (long term liabilities). Hutang
lancar adalah hutang, seperti hutang dagang (account payable), pinjaman jangka
pendek (short terms loans) dan pajak yang belum dibayar (unpaid taxes) yang
akan dilunasi dalam tahun fiskal yang berjalan. Hutang jangka panjang (long term
liabilities) mencakup hipotik (mortgages), obligasi (bonds) dan hutang lainnya
yang pelunasannya dilakukan secara angsuran. Kekayaan bersih (net worth)
perusahaan adalah nilai dari total aktiva setelah dikurangi dengan total hutang.

12.8.3. Perhitungan Laba-Rugi (Income Statement)

Perhitungan laba-rugi merupakan ikhtisar tentang prestasi kerja
perusahaan dalam interval waktu. Perhitungan laba-rugi dimulai dengan angka-
angka tentang penerimaan atau penjualan kotor (gross sales) yang kemudian

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

dikurangi dengan semua biaya yang dikeluarkan untuk merealisasikan penjualan
itu, seperti harga pokok penjualan, pengeluaran administratif, pajak, bunga dan
pengeluaran yang lainnya untuk membiayai operasi. Sisanya adalah penghasilan
bersih yang dapat dipergunakan untuk membayar deviden kepada para pemegang
saham atau untuk mengadakan re-investasi dalam bisnis.

Laporan Arus Kas dan Sumber-sumber dan Penggunaan Dana (Cash Flow
and Sources and Uses of Fund Statements. Selain standar neraca dan perhitungan
laba-rugi, banyak perusahaan yang melaporkan data keuangannya dalam bentuk
laporan arus uang (cash flow) atau ikhtisar sumber-sumber dan penggunaan
dana-dana selama tahun yang sedang berjalan (umpamanya dari operasi,
potongan hutang dagang dan penjualan investasi) dan untuk apa penggunaanya
(pembelian perlengkapan, pembayaran dividen dan potongan piutang dagang).

Laporan keuangan dipergunakan oleh manajer terutama untuk mengawasi

operasi intern organisasinya. Laporan ini dipergunakan juga oleh para manajer
untuk melakukan transaksi di luar perusahaan. Orang-orang di luar perusahaan
akan mempergunakan laporan tersebut untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan
dan kemampuan organisasi. Umpamanya manajer mengadakan hubungan dengan
dunia luar untuk mendapatkan pinjaman dana dari bankir atau menjual saham
baru kepada para penanam modal (investor). Para bankir dan investor akan
menganalisis keuangan itu dan akan terpengaruh oleh apa yang mereka lihat
dalam laporan tersebut.

12.9. Rangkuman

Laporan keuangan mencatat dalam istilah keuangan, arus barang dan jasa
yang mengalir ke dalam, yang berada di dalam dan yang keluar dari organisasi.
Laporan ini dipersiapkan oleh para akuntan dan merupakan daftar akuntansi
(accounting record) organisasi.

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

12.10. Latihan

Apakah laporan keuangan yang ke manajemen berbeda dengan yang

dilaporkan public, mengapa demikian.

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNS

UNIVERSITAS BUDI LUHUR
Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Pesanggrahan
Jakarta Selatan, 12260
Telp: 021-5853753 Fax: 021-5853752
http://FEB.budiluhur.ac.id

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.