MODUL MATA KULIAH

PENGANTAR
MANAJEMEN DAN
BISNIS
MM 040 - 3 SKS

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNI V E RSI T AS BUDI LUHUR
J AK AR TA
PENYUSUN
Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

DR. MOHAMMAD MABRUR TAUFIK

 UNIVERSITAS BUDI LUHUR
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PERTEMUAN II
PERENCANAAN DAN PROSES PERENCANAAN

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa mampu menjelaskan dan menjabarkan

kembali sekaligus paham dan mengerti tentang
perencanaan dan hambatan-hambatan
perencanaan dan implementasinya serta dapat
menerapkan dalam kehidupan sehari-hari.
1. Definisi Perencanaan
Sub Pokok Bahasan :
2. Proses Perencanaan
3. Alasan Perlunya Perencanaan
4. Hubungan Perencanaan Dg Fungsi Lain
5. Rencana Operasional
6. Perencanaan Strategik
7. Mengatasi Hambatan Perencanaan Efektif
8. Management by Objectives (MBO)
9. Kekuatan MBO
10. Kelemahan MBO
1. Griffin, Ricky W. and Ebert, Ronald J.
Daftar Pustaka :
2006.Business. Pearson Education Inc, New
Jersey.
2. Madura, Jeff. 2007. Introduction to
Business. South-Western College
Publishing, USA.
3. Stoner, James. 2003. Management.

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

 Prentice Hall Inc., New Jersey.
4. Sumarni, Murti dan John Soeprihanto.1995.
Pengantar Bisnis.
5. Williams, Chuck. 2001. Management.
Thomson Learning.
6. Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE
– Yogyakarta
7. Stoner, James A.F. 1996. Manajemen
(Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta
8. Richard, Daft. 2006. Manajemen
(Terjemahan). Penerbit Salemba Empat–
Jakarta

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

 BAB II
PERENCANAAN DAN PROSES PERENCANAAN

2.1. Definisi Perencanaan

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap
kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen
karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan
anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi
untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh
karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak
dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi
manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah
dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan
prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat
(dugaan).
Pokok pembahasan pada modul ini berfokus pada elemen-elemen tertentu
dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan
konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan
perencanaan dari berbagai jenis.

2.2. Proses Perencanaan

Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau
mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang
memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para
manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan,
bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan
semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada
keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan
hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-
strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah
merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu
yang lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang
tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan
khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh
perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan
tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara
perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu
penting bagi para manejer untuk mengerti peranan perencanaan jangka pendek
dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya
melalui empat tahap sebagai berikut:
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan

2.3. Alasan Perlunya Perencanaan

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program
yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan
di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan
keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif,
dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya
bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia
usaha.
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

 1. untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan
2. untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah:
1. membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-
perubahan lingkungan
2. memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih
jelas
3. membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4. memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
5. memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian
organisasi
6. membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7. meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
8. menghemat waktu, usaha, dan dana
Beberapa kelemahan perencanaan adalah:
1. pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada
kontribusi nyata
2. perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi
4. kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap
masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
5. ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

2.4. Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Lain

2.4.1. Perencanaan (Planning)
adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi
perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling
berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

2.4.2. Pengorganisasian (Organizing).
Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana
mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai
efektivitas paling tinggi.

2.4.3. Pengarahan (directing).

Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber
daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi
karyawan.

2.4.4. Pengawasan (controlling).

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan
bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

2.5. Rencana Operasional

Terdapat dua jenis utama dari rencana yaitu rencana strategis dan rencana
operasional. Rencana strategis merupakan rencana yang dirancang untuk
mencapai tujuan yang luas dari perusahaan yaitu untuk melaksanakan tugas tugas
perusahaan. Sedangkan rencana operasional merupakan rencana yang
memberikan rincian tentang bagaimana rencana strategis itu akan dilaksanakan.
Rencana operasional terdiri dari:
1. Rencana sekali pakai (single-use plans), dikembangkan untuk mencapai
tujuan khusus dan dibubarkan bila rencana ini telah selesai dilaksanakan
2. Rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan yang telah
dibakukan untuk menangani situasi yang berulang kali terjadi dan yang
dapat dengan mudah diantisipasi

2.6. Perencanaan Strategik

Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-
tujuan organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan
kebijaksanaan telah diimplementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan
proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan
organisasi.
Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis.
Pertama, perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-
perencanaan lainnya. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategis akan
mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya. Ketiga, perencanaan
strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan
organisasi.

2.7. Mengatasi Hambatan Perencanaan Efektif

Ada dua jenis hambatan terhadap pengembangan rencana yang efektif,
yaitu, pertama adalah perlawanan atau penolakan internal para calon perencana
terhadap penetapan sasaran dan pembuatan rencana untuk mencapainya.
Hambatan kedua adalah keengganan para anggota organisasi untuk menerima
perencanaan dan rencana yang akan menyebabkan perubahan.
Untuk mengatasi hambatan-hambatan terhadap perencanaan yang efektif
para manajer harus membantu bawahan dengan sebaik-baiknya dengan
menciptakan system organisasi yang mempermudah penetapan sasaran dan
bukan yang menghambatnya.

2.7.1. Membantu individu menetapkan sasaran.

Para manajer yang tidak memiliki pengetahuan tentang organisasi atau
lingkungan eksternalnya, memerlukan bantuan dalam mengembangkan sistem
informasi yang baik. Bantuan dapat berupa program pengembangan manajemen
dalam perusahaan untuk membantu dalam mengadakan hubungan informal
dengan orang-orang dari berbagai departemen, divisi, dan lokasi. Bilamana
perencanaan merupakan proses yang dipahami dengan baik, maka akan lebih
mudah bagi tiap individu untuk pengembangan rencana guna mencapai sasaran
tersebut.

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

 2.7.2. Mengatasi perlawanan terhadap perubahan.
Untuk mengatasinya dapat dilakukan dengan cara melibatkan para
karyawan yang akan terkena pengaruh dalam proses perencanaan. Kemudian
dengan memberikan lebih banyak informasi kepada para karyawan tentang
rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya. Selain itu juga, dengan menyadari
dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota
organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.

2.8. Management by Objectives (MBO)

Istilah Management by Objectives (MBO) atau manajemen berdasarkan
sasaran diperkenalkan oleh Peter Drucker pada tahun 1954 dalam bukunya ‘The
Practice of Management’. MBO mengacu kepada seperangkat prosedur yang
formal yang dimulai dengan penetapan sasaran dan dilanjutkan sampai
peninjauan kembali hasil pelaksanaannya. Kunci MBO adalah MBO merupakan
proses partisipasi atau peran serta, yaitu secara aktif melibatkan para manajer
dan anggota staf pada setiap tingkat organisasi.
Dalam bukunya ‘The Practice of Management’, Peter Drucker
membandingkan Management by Objectives dengan Management by Drives
(Manajemen berdasarkan dorongan). Contoh manajemen berdasarkan dorongan
adalah tanggapan organisasi terhadap tekanan keuangan atau pasar yang baru
dengan “dorongan penghematan” (economy drive) atau “dorongan produksi”
(production drive). Dalam praktek manajemen berdasarkan dorongan ini
menghasilkan suatu perbaikan yang hanya bersifat sementara. Sedangkan dalam
MBO, perencanaan efektif tergantung sampai sejauh mana manajer menetapkan
dengan jelas tujuan yang berlaku secara khusus bagi fungsinya di dalam
perusahaan. Bagaimana tujuan ini dicapai merupakan hal yang sangat penting.
Para manajer di sini harus menetapkan tujuan dan juga aktif terlibat dalam proses
penetapan tujuan.
Hubungan antara tujuan individu dengan sasaran umum adalah sangat
penting. Tujuan utama dari pelaksanaan MBO untuk mencapai pelaksanaan yang

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

efektif dari keseluruhan organisasi melalui pelaksanaan yang efisien dan integrasi
bagian-bagiannya.

2.9. Kekuatan MBO

Keuntungan-keuntungan utama dari program MBO dalam urutan
pentingnya adalah sebagai berikut:
1. memberi kesempatan pada para individu untuk mengetahui apa yang
diharapkan dari mereka
2. membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer
menetapkan sasaran dan waktu yang ditargetkan
3. meningkatkan komunikasi antara para manajer dan bawahan
4. membuat para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi
5. membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu
pencapaian. Program ini juga memberi kesempatan kepada para bawahan
untuk mengetahui sebaik mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan
sasaran organisasi.

2.10. Kelemahan MBO

Beberapa kekurangan dari program MBO adalah:
1. MBO tidak menyelesaikan semua masalah organisasi.
2. Tidak semua prestasi dapat dikuantifikasikan atau diukur.
3. Perubahan-perubahan yang diinginkan oleh MBO dalam perilaku para
manajer mungkin juga menimbulkan masalah.
4. Kelemahan yang melekat dalam proses MBO, dimana ini membutuhkan
banyak waktu dan upaya dalam mempelajari penggunaan teknik MBO
dengan tepat.

2.11. Membuat agar MBO efektif

Tunjukkan kesepakatan yang berkesinambungan dari pimpinan tingkat
tinggi. Penerimaan pertama dari para pegawai untuk program MBO dapat berhasil

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

jika pimpinan tertinggi melakukan usaha bersama untuk mempertahankan agar
system itu tetap jalan dan berfungsi dengan sepenuhnya.
Didik dan latih para manajer. Agar MBO berhasil para manajer harus
memahami MBO tersebut, sehingga mereka harus dididik mengenai prosedur dan
keuntungan dari system MBO.
Rumuskan tujuan-tujuan dengan jelas. Para manajer dan bawahan
harus sama-sama mengerti tujuan-tujuan dengan jelas dan merumuskannya
bersama-sama
Laksanakan umpan balik secara efektif. Suatu sistem MBO tergantung
pada para peserta yang mengetahui hubungannya dengan tujuan mereka.
Penetapan tujuan bukan merupakan perangsang yang memadai, tinjauan
terhadap prestasi yang teratur dan umpan balik dari hasil-hasil juga diperlukan.
Anjurkan adanya peran serta. Para manajer harus menyadari peran
serta bawahan dalam penentapan sasaran dapat mengandung suatu
pengalokasian kembali kekuasaan.
Para manajer harus mau melepaskan pengendalian langsung tertentu
atas bawahannya dan mendorong bawahannya untuk mengambil peranan lebih
aktif dalam penetaan dan pencapaian tujuan mereka sendiri.

2.12. Rangkuman
Para manajer yang tidak memiliki pengetahuan tentang organisasi atau
lingkungan eksternalnya, memerlukan bantuan dalam mengembangkan sistem
informasi yang baik. Bantuan dapat berupa program pengembangan manajemen
dalam perusahaan untuk membantu dalam mengadakan hubungan informal
dengan orang-orang dari berbagai departemen, divisi, dan lokasi. Bilamana
perencanaan merupakan proses yang dipahami dengan baik, maka akan lebih
mudah bagi tiap individu untuk pengembangan rencana guna mencapai sasaran
tersebut.
2.13. Latihan
1. Jelaskan dan beri contoh manajemen berdasarkan tujuan
2. Mungkinkan seseorang hidup tanpa perencanaan

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.

 FAKULTAS EKONOMI DAN BISNS
UNIVERSITAS BUDI LUHUR
Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Pesanggrahan
Jakarta Selatan, 12260
Telp: 021-5853753 Fax: 021-5853752
http://FEB.budiluhur.ac.id

Dr. Mohammad Mabrur Taufik, S.Ag., S.E., M.M.