DOKUMENTASI PROSES BISNIS

RESUME

diajukan untuk memenuhi mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang diampu oleh
Vicky Dzaki Cahaya Putra S.E.,Ak., M.Ak.,

oleh:
Wida Nurul Aeni (5211181189)

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
CIMAHI
2019/2020
 DOKUMENTASI PROSES BISNIS

1. Pengertian Dokumentasi Proses Bisnis

Dokumentasi proses adalah aktifitas yang dilakukan untuk mengetahui kondisi
saat ini. Ini merupakan langkah pertama usaha peningkatan. Hal ini penting yang harus
diingat adalah tujuan dari dokumentasi proses yang dilakukan saat ini bukan bagaimana
seharusnya proses tersebut dilakukan.
Dalam dokumentasi proses ada kegiatan mengidentifikasi proses bisnis. Terdapat
dua cara untuk melakukan ini:

a) Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan. Usaha ini didasarkan
pada pedoman sertifikasi ISO-9000.

b) Memetakan elemen-elemen berikut secara terurut:

Strategi organisasi dibuat oleh stakeholder.

a. Stakeholder merupakan orang, organisasi atau industri yang dipengaruhi oleh atau
memilih kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya.

b. Ekspektasi adalah harapan dari stakeholder terhadap produk atau jasa yang
dihasilkan organisasi.

c. Proses bisnis. Proses bisnis yang membuat, mendukung dan memungkinkan

produk atau jasa tersebut diproduksi.

2. Langkah-langkah dalam Mendokumentasikan Proses Bisnis

1. Mendefinisikan dan mendeskripsikan proses secara kualitatif menggunakan
relationship mapping yang akan menjawab pertanyaan berikut:
a. Siapa konsumen dan apa output dari proses?
b. Siapa pemasok dan apa input dari proses?
c. Bagaimana aliran kegiatan internal proses?
2. Menyusun flowchart
Flowchart merupakan gambaran garis aliran kegiatan dalam suatu proses. Ada dua
jenis flowchart:
a. Cross-functional flowchart
Menggambarkan kegiatan, siapa yang melakukannya dan didepartemen
mana mereka berada.
 b. Several Levelled flowchart
Jenis ini merupakan flowchart biasa maupun cross-functional yang dibagi
menjadi beberapa tingkatan
3. Kategori Dokumentasi Proses
1. Plans, estimates dan schedule merupakan dokumen yang dibuat oleh manajer yang
digunakan untuk memprediksi dan mengontrol proses software.
2. Reports merupakan dokumen yang mencatat bagaimana sumber daya – sumebr
daya digunakan selama proses pengembangan
3. Standard merupakan dokumen-dokumen ini menetukan bagaimana seharusnya
suatu proses diimplementasikan. Ada berbagai macam standar mulai dalam lingkup
organisasi, nasioanal bahkan internasional.
4. Email messages. Sering kali merupakan dokumen komunikasi teknis utama dalam
suatau proyek. Mereka merekam ide-ide dan pikiran-pikiran para engineer yang
bekerja dalam proyek, yang merupakan dokumentasi produk versi sementara yang
menjelaskan strategi pengimplementasian dan penentuan masalah yang telah
diidentifikasi. Seringkali dokumentasi ini mencatat alasan-alasan pemilihan suatu
keputusan dalam desain.
5. Memo dan surat/pesan elektronik. Dokumen yang merekan rincian komunikasi
sehari-hari anatara manajer dan development engineer. Karakteristik utama dan
dokumentasi proses adalah hampir semuanya akan menjadi kadaluarsa. Banyak
informasi yang akan menjadi tidak berguna apabila telah terlewati dan normalnya
tidak ada kepentingan untuk tetap menyimpannya setelah sistem/software telah
jadi, seperti jadwal/perencanaan pembuatan. Bagaimanapun juga tetap ada apabila
ada perubahan software yang diinginkan, seprti hal testing dan lembar kerja yang
mencatat alasan-alasan kenapa suatu desain dipilih dalam pembuatan suatu sistem.

A. FLOWCHART
1. Pengertian Flowchart
Flowchart adalah adalah suatu bagan dengan simbol-simbol tertentu yang
menggambarkan urutan proses secara mendetail dan hubungan antara suatu proses
(instruksi) dengan proses lainnya dalam suatu program.
Berikut ini adalah beberapa simbol yang digunakan dalam menggambar suatu
flowchart:
2. Jenis-jenis Flowchart
Flowchart terbagi atas lima jenis, yaitu :
1. Flowchart Sistem (System Flowchart)
Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa
yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan
urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain,
flowchart ini merupakan dekripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang
terkombinasi yang membentuk suatu sistem.
Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses
yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat
digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline
(tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register
atau kalkulator).

2. Flowchart Flowchart Dokumen (Document Flowchart)

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang
digunakan di dalam bagan alir sistem.
3. Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip
dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem.
Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol
bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan
lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk
memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-
simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami,
tetapi sulit dan lama menggambarnya.

4. Flowchart Program (Program Flowchart)

Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan
secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari
derivikasi bagan alir sistem.
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika
program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci
(detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan
untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara
logika. Bagan alir logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.

5. Flowchart Proses (Process Flowchart)

Flowchart Proses merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial yang
memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam suatu prosedur
atau sistem. Bagan alir proses menggunakan lima buah simbol tersendiri seperti
terlihat pada tabel di bawah ini.
Flowchart Proses digunakan oleh perekayas a industrial dalam mempelajari
dan mengembangkan proses-proses manufacturing. Dalam analisis sistem,
flowchart ini digunakan secara efektif untuk menelusuri alur suatu laporan atau
form.