Luh Yulia Adiningsih1, Komang Ananta Wijaya2, Ida Ayu Putu Feby Paramita3
Politeknik Kesehatan Kartini Bali,2,3Politeknik Kesehatan Kartini Bali
1
Abstract
Public Health Centre have an important role in basic health that is needed by the community. This certainly
affects the management and quality of service which can be seen from a good medical record file storage
system. This research was conducted at Puskesmas I Denpasar Selatan regarding the tracer design in the filing
section to control missfiles using tracer design method. The subjects in this tracer design were three medical
record officers. The object of this design is the tracer design at Puskesmas I South Denpasar. This activity
includes observation and interviews and the design of tracer alternative I, alternative II and alternative III.
The medical record officer will select and make a mutual agreement in choosing one of these tracer designs
to be applied. The results of this research are the design of alternative I tracer measuring 29,7 cm x 21 cm,
alternative II measuring 30 cm x 15 cm and alternative III measuring 23 cm x 12,5 cm. The design of the tacer
that was chosen and mutually agreed upon was the design of the alternative III tracer because it was sized
according to the size of the medical record file storage rack at Puskesmas I Denpasar Selatan.
Keywords: Design, Missfile, Tracer
Abstrak
Puskesmas memiliki peran penting dalam kesehatan dasar yang dibutuhkan masyarakat. Hal ini tentunya
berpengaruh pada manajemen dan mutu pelayanan yang dapat dilihat dari sistem penyimpanan berkas
rekam medis yang baik. Penelitian ini dilakukan di Puseksmas I Denpasar Selatan mengenai perancangan
tracer di bagian filing untuk mengendalikan missfile menggunakan metode perancangan tracer. Subyek
dalam perancangan tracer ini berjumlah tiga orang petugas rekam medis. Obyek dalam perancangan ini
adalah perancangan tracer di Puskesmas I Denpasar Selatan. Kegitan ini meliputi observasi dan wawancara
dan perancangan tracer alternatif I, alternatif II dan alternatif III. Petugas rekam medis akan memilih dan
melakukan kesepakatan bersama dalam memilih salah satu perancangan tracer tersebut untuk diaplikasikan.
Hasil penelitian ini didapatkan yaitu perancangan tracer alternatif I berukuran 29,7 cm x 21 cm, alternatif
II berukuran 30 cm x 15 cm dan alternatif III berukuran 23 cm x 12,5 cm. Perancangan tacer yang dipilih
dan disepakati bersama adalah perancangan tracer alternatif III karena berukuran sesusai dengan ukuran rak
penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas I Denpasar Selatan.
Kata kunci: Missfile, Perancangan, Tracer
11
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 9 No.1, Maret 2021
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed) ; DOI : 10.33560/jmiki.v9i1.307
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun kesulitan untuk mengembalikan berkas rekam
2008 menyatakan Rekam Medis adalah dokumen medis yang keluar dari penyimpanan. Hal ini juga
yang berisi catatan-catatan serta dokumen-dokumen didukung oleh penelitian dari Mardyawati (2016)
yang berisi data pasien baik identitas pasien, di Puskesmas Bayan Lombok Utara didapatkan
pemeriksaan, pengobatan, tindakan serta pelayanan bahwa tidak menggunakan tracer di bagian filing
lain yang telah diberikan kepada pasien rawat mengakibatkan pelaksanaan pengembalian berkas
jalan, rawat inap serta gawat darurat di Puskesmas. rekam medis yang disimpan tidak sesuai pada
Filing merupakan unit kerja rekam medis yang tempatnya.
diakreditasi oleh Departemen Kesehatan yang
Berdasarkan hasil observasi di Puskesmas I
memiliki fungsi sebagai tempat pengaturan dan
Denpasar Selatan pada studi pendahuluan Senin
penyimpanan dokumen atas dasar sistem penataan
11 Mei 2020, terlihat bahwa tidak terdapatnya
tertentu melalui prosedur sistematis (Farlinda,
tracer yang digunakan sebagai penanda bahwa
2017). Masalah yang sering dijumpai pada
berkas rekam medis sedang berada diluar ruang
bagian filing yaiu missfile yang berdampak pada
filing. Hal ini juga didukung dari hasil wawancara
keterlambatan pencarian dokumen rekam medis,
dengan petugas rekam medis, bahwa di Puskesmas
satu pasien memiliki nomor rekam medis ganda dan
I Denpasar Selatan belum menggunakan tracer
angka pada dokumen rekam medis yang tidak jelas.
sebagai pengganti berkas rekam medis yang masuk
Dalam kegiatan filing terdapat beberapa masalah
dan keluar di bagian filing dikarenakan petugas
yang dapat menghambat pelayanan terhadap pasien
tidak tahu bagaimana membuat tracer yang benar.
antara lain pencarian berkas rekam medis lama,
Selain itu, petugas juga mengatakan sering terjadi
nomor rekam medis ganda, berkas rekam medis
missfile berkas rekam medis dikarenakan tidak
yang hilang dan kurangnya rak untuk penyimpanan
adanya tracer dan membutuhkan waktu yang lama
(Mardyawati, 2016). Suatu tujuan dapat terwujud
untuk mencari berkas rekam medis yang salah letak
dengan baik jika terdapat suatu sistem yang
tersebut.
benar agar memudahkan suatu organisasi untuk
mencapainya. Maka organisasi hanya perlu Salah satu upaya untuk menghindari terjadinya
membuat suatu kendali untuk menjalankan proses missfile pada bagian filing rekam medis di Puskesmas
aktivitas maupun kegiatan dapat dilakukan sebaik- I Denpasar Selatan yaitu dengan tracer atau alat
baiknya oleh siapapun juga. pengganti berkas rekam medis yang berfungsi untuk
pengendalian missfile. Perancangan tracer pada
Hal ini berlaku juga pada adanya tracer di ruang
bagian filing rekam medis di Puskesmas I Denpasar
filing rekam medis untuk mengendalikan kejadian
Selatan sangat diperlukan agar dapat mengurangi
missfile. Ketentuan pokok yang harus dipenuhi dan
dan mengendalikan kejadian missfile yang terjadi.
ditaati di tempat penyimpanan adalah tidak satupun
Oleh karena itu, peneliti menyusun perancangan
berkas rekam medis boleh keluar dari ruang
yang berjudul “Perancangan dan Implementasi
filing tanpa tanda keluar atau kartu peminjaman.
Penggunaan Tracer untuk Mengendalikan Missfile
Tracer (outguide) adalah pengganti rekam medis
Berkas Rekam Medis di Bagian Filing Puskesmas I
yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk
Denpasar Selatan”.
tujuan apapun, biasanya terbuat dari bahan yang
kuat dan berwarna (IFHIMA, 2012). Pentingnya
keberadaan tracer mampu meningkatkan efektifitas METODE
dan efisiensi dalam menunjukkan dimana rekam Penelitian mengenai perancangan tracer di bagian
medis akan disimpan kembali. Selain itu, tracer filing untuk mengendalikan missfile menggunakan
juga dapat memastikan bahwa rekam medis metode perancangan. Data-data ini bisa berupa
setiap kali akan dipindahkan dari penyimpanan naskah wawancara, catatan lapangan, foto, video,
untuk tujuan tertentu harus diganti dengan tracer dokumen pribadi, memo ataupun dokumen resmi
yang menunjukkan dimana rekam medis telah lainnya (Moleong, 2014). Sedangkan, pendekatan
dikirim. Jadi, tracer memungkinkan rekam medis yang digunakan yaitu observasi, wawancara dan
untuk ditelusuri apabila tidak ada di tempat dokumentasi untuk merancang tracer di bagain
penyimpanan. Hasil penelitian dari Pujilestari filing Puskesmas I Denpasar Selatan.
(2016) menyebutkan bahwa petugas rekam medis
mengeluh tidak adanya tracer membuat mereka
12
Luh Yulia Adiningsih, Komang Ananta Wijaya, Ida Ayu Putu Feby Paramita: Perancangan Tracer untuk...
HASIL Wawancara
Tabel 1. Jumlah Petugas Rekam Medis di Permasalahan yang terdapat di bagian filing
Puskesmas I Denpasar Selatan Puskesmas I Denpasar Selatan yaitu kejadian
missfile, adanya berkas rekam medis yang hilang,
No Jumlah Petugas Status Ketenagaan duplikasi, kesalahan dalam penulisan nama mapun
RM PNS Kontrak alamat. Dibawah ini merupakan hasil wawancara
1 S1 Keperawatan 1 bersama semua petugas rekam medis mengenai
2 SMA 2 permasalahan-permasalahan yang terdapat di
Total 1 2 bagian filing rekam medis di Puskesmas I Denpasar
Selatan adalah sebagai berikut:
Berdasarkan Tabel 1 di atas, menunjukkan bahwa
“.........Missfile, kesalahan peletakan nomor
untuk petugas khusus Rekam Medis belum ada
rekam medis”
dikarenakan dari Dinas Kesehatan maupun Pusat
belum memfasilitasi tentang perekrutan petugas Menurut para petugas rekam medis Puskesmas I
khusus RM. Sehingga, petugas RM di Puskesmas Denpasar Selatan, missfile merupakan kesalahan
I Denpasar Selatan dibagi menjadi tiga yaitu satu meletakkan rekam medis, salah penataan dan
petugas di bagian RM dengan latar belakang salah penempatan berkas rekam medis di rak
pendidikan S1 Keperawatan, satu petugas dibagian penyimpanan. Berikut merupakan hasil wawancara
pendfataran dengan latar belakang pendidikan peneliti dengan petugas rekam medis Puskesmas I
SMA dan satu petugas di bagian kasir dengan latar Denpasar Selatan:
belakang pendidikaan SMA.
“............Missfile itu ya seperti salah
meletakkan berkas rekam medis yang keluar
Observasi
atau dipinjam”
Berikut ini adalah hasil observasi mengenai
Menurut para petugas rekam medis Puskesmas
perancangan tracer untuk mengendalikan missfile
I Denpasar Selatan, tracer pada bagian filing
berkas rekam medis di bagian filing Puskesmas I
merupakan penanda berkas rekam medis yang
Denpasar Selatan.
keluar atau berada di luar ruang filing. Berikut
Tabel 2. Hasil Observasi pada Bagian Filing di merupakan hasil wawancara salah satu petugas
Puskesmas I Denpasar Selatan rekam medis mengenai pengertian tracer menurut
salah satu petugas RM yaitu :
No Observasi Ya Tidak
“........Setau saya tracer itu adalah penanda
1 Terjadi missfile
di bagian filing √ berkas rekam medis yang keluar masuk”
2 Tracer di bagian filing √ Pada rak penyimpanan di bagaian filing di Puskesmas
dibutuhkan I Denpasar Selatan pernah terjadi missfile. Berikut
3 Terdapat perancangan tracer √ merupakan hasil wawancara salah satu petugas
4 Tracer di bagian filing √ rekam medis mengenai terjadinya missfile :
sudah masuk anggaran
tahun 2020 “......pernah terjadi”
5 Terdapat Standar Prosedur √ Para petugas RM di Puskesmas I Denpasar Selatan
Operasional (SPO) atau sangat membutuhkan tracer untuk meminimalisir
pedoman dalam terjadinya missfile. Berikut merupakan hasil
penggunaaan tracer
wawancara salah satu petugas rekam medis
Sumber : Hani, 2017. mengenai kebutuhan tracer pada bagian filing:
“......tentu, sangat dibutuhkan apalagi kita
Pada Tabel 2 menunjukkan bahwa hasil observasi
tidak tau bentuk tracer yang sebenarnya”
tersebut dapat disimpulkan bahwa terjadi missfile
pada bagian filling di Puskesmas I Denpasar Selatan. Pada bagaian filing di Puskesmas I Denpasar
Oleh karena itu, pengadaan tracer pada bagian Selatan belum terdapat perancangan tracer
filing di Puskesmas I Denpasar Selatan sangat untuk mengendalikan terjadinya missfile. Berikut
dibutuhkan, namun belum terdapat perancangan merupakan hasil wawancara salah satu petugas
tracer rekam medis. rekam medis mengenai perancangan tracer pada
13
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 9 No.1, Maret 2021
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed) ; DOI : 10.33560/jmiki.v9i1.307
14
Luh Yulia Adiningsih, Komang Ananta Wijaya, Ida Ayu Putu Feby Paramita: Perancangan Tracer untuk...
15
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 9 No.1, Maret 2021
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed) ; DOI : 10.33560/jmiki.v9i1.307
Spesifikasi perancangan kertas tracer yang akan Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas
diselipkan di kantong plastik yaitu: rekam medis dan Kepala Puskesmas pada tanggal 3
a. Ukuran : 8 cm x 5 cm Agustus 2020, didapatkan hasil kesepakatan antara
petugas rekam medis dan peneliti, perancangan
b. Bahan : Kertas HVS tracer yang dipilih adalah tracer alternatif III
c. Warna : Putih dengan ukuran panjang 23 cm dan lebar 12,5 cm,
berwarna biru dari bahan (plastik keras) infraboard
d. Keterangan : Pengisian informasi yang
dan disertai dengan kantong plastik berukuran
dibutuhkan pada kertas tracer
10 cm x 7 cm sebagai tempat disisipkannya form
yaitu dengan cara diisi dengan
peminjaman rekam medis. Peneliti akan mencetak
menggunakan spidol/bolpoint
sebanyak 50 buah tracer rekam medis dan
hitam (diisi secara manual
dilengkapi dengan SOP penggunaan tracer sebagai
secara jelas).
bahan pengaplikasian langsung di unit rekam medis
Puskesmas I Denpasar Selatan. Hal ini tentunya
PEMBAHASAN akan memudahkan petugas dalam memasukkan dan
Puskesmas I Denpasar Selatan merupakan salah mengeluarkan rekam medis dan dapat mengetahui
satu Puskesmas yang mengoptimalkan pelayanan ketika rekam medis tidak ada pada filing.
rekam medis pada fasilitas kesehatan primer. Menurut Rofi’ah (2015), faktor yang mendukung
Petugas rekam medis di Puskesmas I Denpasar dalam penggunaan tracer pada penyimpanan
Selatan berjumlah tiga orang dengan pembagian rekam medis adalah tracer merupakan kebutuhan
satu orang di bagian Rekam Medis, satu orang yang harus ada didalam tempat penyimpanan
di bagian pendaftaran dan satu orang di bagian rekam medis. Tracer biasanya berwarna mencolok
kasir. Seluruh petugas rekam medis di Puskesmas atau kontras dengan warna rekam medis pasien.
I Denpasar Selatan tidak memiliki latar belakang Pemilihan warna perancangan tracer alternatif III
pendidikan rekam medis. Jumlah berkas rekam pada penelitian ini juga sudah disesuaikan dengan
medis di Puskesmas I Denpasar Selatan yaitu warna rekam medis di Puskesmas I Denpasar
berjumlah 7.051 berkas. Penyimpanan berkas Selatan yang berwarna oranye dan tracer berwarna
rekam medis dilakukan dengan sistem sentralisasi biru. Dengan adanya tracer, petugas akan lebih
yaitu peyimpanan rekam medis seorang pasien mudah mengetahui keberadaan rekam medis yang
dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan keluar dan mampu mengendalikan terjadinya
poliklinik maupun catatan-catatan selama pasien missfile.
dirawat.
Terjadinya kesalahan penyimpanan rekam medis
Di Puskesmas I Denpasar Selatan pada penyimpanan (missfile) akan membuat pelayanan kesehatan
berkas rekam medis rawat jalan belum ada tracer menjadi kurang efektif dan efisien dan memudahkan
atau petunjuk keluar pengganti berkas rekam medis petugas dalam mencari berkas rekam medis yang
yang dikeluarkan dari rak penyimpanan (filing). keluar juga merupakan faktor yang mendukung
Dengan tidak adanya tracer, maka masalah yang penggunaan tracer rekam medis (Rofi’ah, 2015).
ditemukan selama ini adalah terjadi missfile berkas Pada pelayanan kesehatan, berkas rekam medis
rekam medis, misalnya berkas rekam medis terselip memang boleh dipinjam untuk kepentingan tertentu
pada rak penyimpanan, rekam medis tidak kembali misalnya penelitian, untuk bukti hukum dan
ke tempat penyimpanan dan kesalahan letak sebagainya. Meminjam berkas rekam medis tetap
penomeran rekam medis. Hal ini didukung dengan harus menggunakan prosedur yang ada tiap masing-
hasil observasi yaitu terjadinya missfile, keberadaan masing instansi pelayanan kesehatan.
tracer sangat dibutuhkan, belum adanya anggaran
tracer pada tahun 2020 dan Standar Prosedur
Operasional (SPO) yang belum ada. SIMPULAN
Jenis tracer sebagai petunjuk keluarnya rekam Perancangan tracer alternatif yang dipilih dan yang
medis di bagian filing yang baik adalah biasanya sesuai dengan kebutuhan yaitu perancangan tracer
ukurannya sama atau sedikit lebih besar dari berkas alternatif III karena paling sesuai dengan ukuran rak
rekam medis (Rofi’ah, 2015). Tracer berperan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas I
penting sebagai petunjuk keluar agar tetap berada Denpasar Selatan.
di filing sampai berkas rekam medis yang dipinjam
dapat dikembalikan sesuai dengan tempatnya.
16
Luh Yulia Adiningsih, Komang Ananta Wijaya, Ida Ayu Putu Feby Paramita: Perancangan Tracer untuk...
17