1) RISK AND CONTROL ASSESSMENT

Dari hasil preliminary survey PT Inti Sempurna Alami (ISA), terdapat beberapa risiko yang dihadapi di area penjualan
dan pemasaran. Namun perusahaan telah melakukan upaya pencegahan untuk mengatasi risiko tersebut. Resiko di area
penjualan dan pemasaran meliputi hal-hal sebagai berikut:

Likeli-
No Risk Control Applied Impact Score Rank Risk Mitigation
hood

1 Jumlah credit limit dan Menetapkan 4 3 12 5 - Sub-Agen harus mengajukan

jaminan bank garansi yang
tidak proporsional nilainya
termin surat untuk menaikkan level
pembayaran 7 credit limit
hari - Dokumen pengajuan upgrade/
downgrade kelas harus di tanda
Peraturan
tangan oleh General Manager
penjualan
dan dokumen tersebut disimpan
(Customer tidak
sebagai bukti
boleh pesan bila
pertanggungjawaban
belum melunasi
- Dokumentasi jumlah jaminan
piutangnya)
garansi yang diperoleh dari
bank datanya

2 Adanya penjualan fiktif Adanya dokumen 6 1 6 6 - Wajib untuk mencantumkan

 Call Sheet nama dan tanda tangan sales
serta pemilik outlet

3 Risiko tingginya tingkat - Peraturan 5 6 30 1 - Perlu adanya mekanisme

retur terhadap produk
kadaluwarsa akibat harga
pasar yang lebih rendah
dibandingkan dengan harga
WBP
ketentuan harga penentuan harga sebelum
penjualan dijual dan pemberlakuan batas
waktu retur

4 Risiko kegagalan dalam Peraturan 3 2 6 7 - Sub agen yang memenuhi

mendeteksi beberapa titik penjualan, seperti kriteria mengajukan surat
yang seharusnya sudah pelanggan yang permohonan kepada PT ISA
sesuai dengan kriteria Sub akan mengajukan agar PT ISA dapat segera
Agen kelas 4 ataupun 5 menjadi Sub merespon dan menilai kriteria
Agen akan dinilai sesuai peraturan penjualan
terlebih dahulu
tentang
kriterianya yang
dilakukan oleh
 manajemen area.

5 Risiko program skema Adanya 5 1 5 8 - Penjualan bonus tetap dicatat

penjualan yang tidak sampai konfirmasi dari pada nota penjualan retail.
ke tangan customer pelanggan
- Membuat packaging rokok
yang disatukan dengan bonus
dan diberi segel

6 Risiko deadstock terhadap Divisi gudang 5 4 20 2 - Melakukan uji pasar sebelum

brand-brand yang belum selalu mencatat mengirim persediaan ke area
mencapai tahap maturity mutasi persediaan penjualan untuk memastikan
yang ada di dalam apakah segmennya sudah
gudang mulai dari sesuai
persediaan barang - Memantau pergerakan
dagang yang siap persediaan dan menetapkan
untuk dijual durasi batas waktu persediaan
hingga persediaan tidak bergerak di gudang,
barang dagang untuk mencegah produk
yang sudah expired.
mencapai batas - Segera melakukan rotasi
kadaluarsa apabila produk tidak terjual
dalam jangka waktu tertentu
7 Penyalahgunaan materi Memberikan kode 6 2 12 4 - Membuat kebijakan untuk
promosi item pada jenis memperketat anggaran divisi
materi promosi yang mengeksekusi program
tidak sesuai anggaran
- Mewajibkan petugas
marketing membuat berita
acara mengenai program yang
batal dilaksanakan
- Adanya laporan
pertanggungjawaban dan
lampiran foto kegiatan

8 Risiko adanya miss pada Management 4 4 16 3 - Perlu adanya rapat setiap akhir
budgeting maupun adanya selalu bulan untuk mengecek kinerja
ketidakdisiplinan mengadakan divisi serta membandingkan
manajemen dan salesman budgeting pada hasil aktual dengan budget
sebagai eksekutor untuk akhir tahun untuk awal
melakukan eksekusi membuat - Melakukan revisi terhadap
program dengan baik. anggaran fix budget bila diperlukan (jadi
budget tidak harus bersifat fix)
 Skala Likelihood   Skala Impact

Annual Frequency   Financial Loss / tahun

Rating Rating
Descriptor Keterangan   Descriptor Keterangan

1 Rare Sekali dalam 3 tahun atau kurang   1 Incidental Financial Loss < Rp 10.000.000

Financial Loss Rp 10.000.000 - Rp

2 Unlikely Sekali dalam 1-3 tahun 2 Minor
  20.000.000

Financial Loss Rp 20.000.000 - Rp

3 Probable Sekali dalam 6 bulan-1 tahun 3 Moderate
  30.000.000

Financial Loss Rp 30.000.000 - Rp

4 Possible Sekali dalam 3 bulan-6 bulan 4 Major
  40.000.000

Financial Loss Rp 40.000.000 - Rp

5 Likely Sekali dalam 3 bulan 5 Serious
  50.000.000

6 Frequent Sekali dalam <3 bulan   6 Extreme Financial Loss > Rp 50.000.000

Asumsi penilaian kelompok:

 Risk Matrix

Impact
Likelihood
Incidental Minor Moderate Major Serious Extreme

Rare          

Unlikely            

Probable 7     

Possible     5 3   

Likely 8      2   1

Frequent 6  4    

Alasan Pemberian Nilai pada Likelihood dan Impact

1. Risiko tingginya tingkat retur terhadap produk kadaluwarsa akibat harga pasar
yang lebih rendah dibandingkan dengan harga WBP
Risiko tingginya tingkat retur merupakan hal yang sering terjadi. Frekuensinya sekitar
sekali dalam 3 bulan (sesuai umur kadaluwarsa produk rokok). Tingginya tingkat retur
disebabkan karena adanya overstock sehingga rokok dijual pada harga yang lebih rendah
dibanding WBP. Penjualan dengan harga rendah dilakukan untuk memdatangkan cash
in flow. Namun ternyata justru memperbanyak retur karena jangka waktu kadaluwarsa
rokok sangat cepat, dan overstock tidak dapat terjual dengan cepat. Hal ini menyababkan
PT ISA merugi dalam nominal yang cukup besar, yaitu lebih dari 50 juta.

2. Risiko deadstock terhadap brand-brand yang belum mencapai tahap maturity

Pada beberapa brand yang belum mencapai tahap maturity terdapat risiko barang tidak
dapat terjual, hingga akhirnya kadaluwarsa dan PT ISA mengalami kerugian. Frekuensi
terjadinya sekitar sekali dalam 3 bulan (sesuai umur kadaluwarsa rokok) dan
menimbulkan kerugian sekitar 30 juta sampai 40 juta.
3. Risiko adanya miss pada budgeting maupun adanya ketidakdisiplinan manajemen
dan salesman sebagai eksekutor untuk melakukan eksekusi program dengan baik.
Setiap akhir tahun sebelum memulai periode baru management PT ISA mengadakan
rapat untuk memetapkan budget untuk periode kedepannya. Budgeting yang dilakukan
bersifat fix. Hal ini menyebabkan management tidak mengevaluasi kinerjanya, melainkan
hanya berpatok pada budget yang telah dibuat. Hal ini menyebabkan risiko miss dan
ketidakdisiplinan manajemen dan salesman sebagai eksekutor untuk melakukan eksekusi
program dengan baik. Frekuensi terjadinya risiko ini sekitar sekali dalam 3 hingga 6
bulan. Kerugian yang ditanggung PT ISA atas kurangnya evaluasi dan miss dalam
budgeting ini adalah sekitar 30 juta hingga 40 juta.

4. Risiko penyalahgunaan materi promosi

Penyalahgunaan materi promosi terjadi ketika adanya miss budgeting dan adanya
ketidakdisiplinan manajemen dan salesman melakukan eksekusi program dengan baik.
Risiko ini sering terjadi, yaitu sekali dalam 3 hingga 6 bulan. Oleh karena itu likelihood
diberikan nilai 4. Namun risiko ini tidak seberapa berdampak besar pada perusahaan
sehingga untuk impact diberikan nilai 2 (sekitar 10 juta hingga 20 juta).

5. Risiko jumlah credit limit dan jaminan bank garansi yang tidak proporsional
nilainya
Kondisi penjualan yang ada di Channel sub agen sering dijumpai jumlah credit limit dan
jaminan bank garansi yang sudah tidak proporsional. Oleh sebab itu, untuk risiko credit
limit dan jaminan bank garansi tidak proporsional diberikan nilai 4 untuk likelihood nya
dan diberikan nilai 3 untuk impact nya.

6. Risiko adanya penjualan fiktif

Penjualan fiktif merupakan penjualan yang datanya diisikan pada call sheet namun tidak
sesuai dengan aktual yang terjadi. Penjualan fiktif tersebut sering ditemukan pada
perusahaan dengan kasus perusahaan memberikan target kepada sales untuk menjualkan
brand tertentu untuk mengejar penjualan dan medapatkan KPI yang baik, tetapi karena
sales tidak mampu memenuhi target tersebut sales membuat nota fiktif. Oleh karena itu,
 likelihood untuk risiko ini diberikan nilai 6 karena sangat sering terjadi. Sedangkan
untuk impact, kami beri nilai 1 karena kerugian yang dialami PT ISA hanya kurang dari
10 juta. Kerugian yang dialami tergolong kecil karena sales hanya membagi nominal
penjualan ke beberapa bon, bukan merekayasa jumlah penjualan. Sales tidak merekayasa
jumlah penjualan karena saat di kantor mengumpulkan call sheet, sales langsung
menyetorkan uang, nota, call sheet, serta persediaan sisa ke admin, sehingga jumlah
uangnya akan selalu sesuai dengan pencatatan.

7. Risiko kegagalan dalam mendeteksi beberapa titik yang seharusnya sudah sesuai
dengan kriteria Sub Agen kelas 4 ataupun 5
Terdapat risiko manajemen PT ISA tidak dapat mendeteksi adanya sub agen baru. Risiko
ini kemungkinan terjadinya probable, yaitu sekali dalam 6 bulan hingga 1 tahun.
Kerugian yang ditimbulkan sekitar 10 juta hingga 20 juta.

8. Risiko program skema penjualan yang tidak sampai ke tangan customer

Skema penjualan merupakan aktivitas program untuk pembelian suatu produk akan
mendapatkan bonus. Supervisor sering menemukan kejadian ini ketika melakukan
kunjungan di lapangan. Oleh sebab itu, likelihood diberikan nilai 5 karena perusahaan
memiliki 15.000 outlet di seluruh Indonesia dimana Supervisor banyak menemukan
skema penjualan yang gagal sampai ke konsumen. Impact akan diberikan nilai 1 karena
hal ini merugikan perusahaan dalam nominal kurang dari 10 juta.
2) Audit Program

Audit Program For a Sales Department

Segmentasi Audit : Penjualan dan Pemasaran Objektif dari operasi : untuk meningkatkan penjualan dan
pemasaran dengan metode yang efektif
Budget Audit : Rp 21.450.000
Note :
Risk Control Test W/P Comment
Ref
Risiko tingginya tingkat - adanya mekanisme penentuan - Melakukan observasi lapangan 1
retur terhadap produk harga sebelum dijual dan berkenaan dengan harga transaksi jual
kadaluwarsa akibat pemberlakuan batas waktu rugi lintas area dan regional
harga pasar yang lebih retur - Mewawancarai channel sub agen terkait
rendah dibandingkan transaksi jual rugi produk
dengan harga WBP - Melakukan pengecekan stock barang ke
channel sub agen untuk mengetahui
kadaluwarsa produknya
- Memeriksa mekanisme penentuan harga
sebelum dijual
Risiko deadstock - Melakukan uji pasar sebelum - Melakukan survey di area penjualan yang 2
terhadap brand-brand mengirim persediaan ke area akan di tuju
yang belum mencapai penjualan untuk memastikan - Memeriksa apakah segmennya sudah
tahap maturity apakah segmennya sudah sesuai dengan brand-brand tersebut
sesuai - Memeriksa hasil uji pasarnya terkait
- Memantau pergerakan brand tersebut di area penjualan
 persediaan dan menetapkan
durasi batas waktu persediaan
tidak bergerak di gudang,
untuk mencegah produk
expired.
- Segera melakukan rotasi
apabila produk tidak terjual
dalam jangka waktu tertentu
Risiko adanya miss - Perlu adanya rapat setiap akhir
pada budgeting maupun bulan untuk mengecek kinerja
adanya divisi serta membandingkan
ketidakdisiplinan hasil aktual dengan budget
manajemen dan awal
salesman sebagai - Melakukan revisi terhadap
eksekutor untuk budget bila diperlukan (jadi
melakukan eksekusi budget tidak harus bersifat fix)
program dengan baik.
Penyalahgunaan materi - Membuat kebijakan untuk
promosi memperketat anggaran divisi
yang mengeksekusi program
tidak sesuai anggaran
- Mewajibkan petugas
- Melakukan pengecekan sampel untuk
mengetahui persediaan rusak
- Melihat dan mengecek layout Gudang
- Melihat pengaturan dan penyusunan
barang
- Melakukan observasi lapangan berkala
berkenaan dengan stock produknya
- Memeriksa kinerja divisi dengan hasil 3
aktual dan budget awalnya
- Mewawancarai principal,regional dan
marketing manager terkait ada atau
tidaknya cara mengatasi risiko adanya
miss pada budgeting
- Mengecek apakah pemesanan maupun
pembelian materi promosi yang
dilakukan langsung dapat menyebabkan
efisiensi cost.
- Memeriksa anggaran promosi dengan 4
biaya yang sudah dikeluarkan untuk
event
- Mencocokkan dokumen bon
pengambilan dengan pengembalian
 marketing membuat berita
acara mengenai program yang
batal dilaksanakan
- Adanya laporan
pertanggungjawaban dan
lampiran foto kegiatan
Jumlah credit limit dan - Sub-Agen harus mengajukan
jaminan bank garansi surat untuk menaikkan level
yang tidak proporsional credit limit
nilainya - Dokumen pengajuan upgrade/
downgrade kelas harus di
tanda tangan oleh General
Manager dan dokumen
tersebut disimpan sebagai
bukti pertanggungjawaban
- Dokumentasi jumlah jaminan
garansi yang diperoleh dari
bank datanya
materi promosi
- Melakukan observasi lapangan pada
event yang sedang dilaksanakan
- Mengecek berita acara dan
mewawancarai petugas marketing yang
membuat berita acara tersebut
- Memantau bon pengambilan dan
pengembalian materi promosi beserta
nota penjualan materi promosi
- Melakukan pengecekan data jaminan 5
bank garansi dari Sub Agen dengan data
Bank.
- Melakukan pembedaan limit piutang Sub
Agen sesuai dengan kelasnya.
- Melakukan pemeriksaan jumlah credit
limit dengan jaminan banknya agar
nilainya proporsional
- Melakukan konfirmasi piutang positif
kepada Sub Agen
- Melakukan wawancara dengan General
Manajer Operasional tekait persetujuan
peningkatan limit seasonal
Adanya penjualan fiktif - Wajib untuk mencantumkan
nama dan tanda tangan sales
serta pemilik outlet
Risiko kegagalan dalam - Sub agen yang memenuhi
mendeteksi beberapa kriteria mengajukan surat
titik yang seharusnya permohonan kepada PT ISA
sudah sesuai dengan agar PT ISA dapat segera
kriteria Sub Agen kelas merespon dan menilai kriteria
4 ataupun 5 sesuai peraturan penjualan
Risiko program skema - Penjualan bonus tetap dicatat
penjualan yang tidak pada nota penjualan retail.
sampai ke tangan - Membuat packaging rokok yang
customer disatukan dengan bonus dan
diberi segel
6
- Memeriksa nota penjualan dengan Call
Sheet
- Melakukan observasi kondisi lapangan
- Melakukan konfirmasi kepada pemilik
outlet
- Memeriksa kemungkinan terjadinya 7
probable
- Memeriksa kriteria Sub Agen kelas 4
atau 5
- Memeriksa nota penjualan dengan target
menjadi sub agen kelas 4 atau 5
- Melakukan observasi lapangan ke outlet
Sub Agen
- Melakukan observasi lapangan terkait 8
program skema penjualan
- Mewawancarai customer terkait skema
penjualan
- Memeriksa nota penjualan, materi
promosi, bonus dengan barang yang
diantarkan
- Melakukan konfirmasi terkait program
yang ada kepada customer
3) Rekomendasi

Condition : Resiko tingginya tingkat retur terhadap produk kadarluwarsa akibat harga pasar yang lebih
rendah dibandingkan dengan harga WBP
Criteria : Idealnya produk terjual sebelum kadarluwarsa dengan harga pasar yang tepat
Cause : Resiko terjadi karena tingginya tingkat retur yang disebabkan adanya overstock sehingga
rokok dijual oada harga yang lebih rendah dibandingkan WBP
Effect : Tingginya tingkat retur terhadap produk kadarluwarsa dan overstock menyebabkan
kerugian PT ISA dalam nominal yang cukup besar, yaitu lebih dari 50 juta.
Recommendation : Memberikan peraturan dalam ketentuan harga penjualan. Kemudian dianjurkan adanya
mekanisme penentuan harga sebelum dijual dan pemberlakuan batas waktu retur. Sebelum
produk dijual harus melakukan pengecekan stock barang ke channel sub agen untuk
mengetahui kadaluwarsa produk dan memeriksa mekanisma penentuan harganya.
Condition : Resiko deadstock terhadap brand-brand yang belum mencapai tahap maturity
Criteria : Idealnya memodifikasi pasar untuk menarik perhatian dan merebut pelanggan pesaing
Cause : Resiko terjadi karena beberapa brand yang belum mencapai tahap maturity, sehingga
terdapat resiko barangnya tidak dapat terjual dan akhrinya kadaluwarsa.
Effect : Deadstock terhadap brand yang belum mencapai tahap maturity mengakibatkan kerugian
terhadap PT ISA yang frekuensi terjadinya sekitar sekali dalam 3 bulan (sesuai umur
kadaluwarsa rokok) dan menimbulkan kerugian sekitar 30 – 40 juta.
Recommendation : Sebaiknya melakukan uji pasar sebelum mengirim persediaa ke area penjualan untuk
memastikan apakah segmen pasarnya sudah sesuai. Memantau pergerakan persediaan dan
menetapkan batas waktu persediaan tidak bergerak di gudang untuk mencegah produk
expired. Dan melakukan rotasi seecepat mungkin pada produk yang tidak terjual pada
waktu tertentu untuk meminimalisir kerugian perusahaan.

Condition : Resiko adanya miss pada budgeting maupun adanya ketidaksiplinan manajemen dan
salesman sebagai eksekutor untuk melakukan eksekusi program dengan baik
Criteria : Idealnya lebih tegas dalam mengatur budgeting
Cause : Resiko terjadi karena management tidak mengevaluasi kinerja dan hanya berpatok pada
budget yang telah dibuat, sehingga menyebabkan resiko miss dan katidakdisiplinan
manajemen dan salesman sebagai eksekutor untuk melakukan eksekusi program yang baik.
Effect : Miss pada budgeting memberikan dampak pada PT ISA yang frekuensi terjadinya sekitar
sekali dalam 3 hingga 6 bulan dan mengakibatkan kerugian sekitar 30 – 40 juta.
Recommendation : Memperbanyak komunikasi dengan melakukan rapat setiap akhir bulan untuk mengecek
kinarja divisi dan membanfingkan hasil aktual dengan budget awalnya. Membuat pelatihan
 untuk manajemen dan salesmen dalam meningktakan kedisiplinan terhadap tanggung
jawab yang diberikan.

Condition : Resiko penyalahgunaan materi promosi

Criteria : Idealnya pelaksanaan event tdak mundur dan sesuai dengan jadwal yang sudah
dianggarkan. Budgeting dilakukan oleh Area Marketing Manager dan diketahui oleh
direksi Budgeting dilakukan tiap tahun di pada tahun sebelumnya.
Cause : Resiko terjadi karena adanya miss budgeting dan adanya ketidaksiplinan manajemen dan
salesman dalam melakukan eksekusi program dengan baik.
Effect : Penyalahgunaan materi promosi tidak seberapa berdampak pada perusahaan. Terjadi
sekitar sekali dalam 3 hingga 6 bulan dan kerugiannya sebesar 10 – 20 juta.
Recommendation : Sebaiknya supervisor harus lebih intens dalam memantau atau mengawasi kinerja manajer
dan salesman, mewajibkan petugas marketing membuat berita acara mengenai program
yang batal dilaksanakan, dan adanya laporan pertanggungjawaban dan lampiran foto
kegiatan.

Condition : Resiko jumlah credit limit dan jaminan bank garansi yang tidak proporsional nilainya
Criteria : Idealnya perusahaan telah membagi Sub Agen sebelum menentukan credit limit dan
jaminan bank garansinya
Cause : Resiko ini terjadi karena kondisi penjualan yang ada di channel sub agen sering dijumpai
jumlah credit limit dan jaminan bank garansi yang sudah tidak proposiaonal karena adanya
upgrade/downgrade kelas.
Effect : Resiko piutang perusahaan menjadi cukup tinggi
Recommendation : Membuat daftar kredit limit untuk setiap customer dimana pada dokumen tersebut terdapat
 perubahan level kredit limit dan membuat perauran baru terkait dengan kredit limit guna
untuk mengatur resiko tersebut. Perubahan kredit limit Sub Agen harus disertai dengan
dokumen berita acara.

Condition : Resiko adanya penjualan fiktif

Criteria : Idealnya tidak menargetkan sales terlalu tinggi
Cause : Resiko terjadi karena perusahaan memberikan target kepada sales untuk menjual brand
tertentu untuk mengejar penjualan dan mendapatkan KPI yang baik. Akan tetapi sales tidak
mampu memenuhi target dan akhirnya membuat nota fiktif.
Effect : Penjualan fiktif sangat sering terjadi, akan tetapi jumlah kerugian yang dialami PT ISA
hanya kurangan dari 10 juta. Kerugian yang dialami tergolong kecil karena sales hanya
membagi nominal penjualan ke beberapa bon, bukan merakayasa jumlah penjualan.
Recommendation : Perusahaan sebaiknya mewajibkan untuk mencantumkan nama dan tanda tangan sales serta
pemilik outlet untuk menghindara adanya nota fiktif. Membuat barcode yang nantinya di
cetak menjadi stiker dan ditempelkan di setiap outlet dengan kegunaan untuk memudahkan
pengecekkan apakah sales telah berhasil menjal kepada outlet yang ada. Maka, ketikan
outlet tersebut mau membeli produk maka sales harus melakukan scan barcode yang mana
konfirmasi itu akan masuk pada sistem perushaan langsung.

Condition : Resiko kegagalan dalam mendeteksi beberapa titik yang seharusnya sudah sesuai dengan
kriteria Sub Agen kelas 4 ataupun 5
Criteria : Idealnya lebih teliti dalam mendeteksi
Cause : Resiko terjadi karena manajemen PT ISA tidak dapat mendeteksi adanya sub agen baru
Effect : Kegagalan dalam medeteksi sudah pasti memberikan dampak kemungkinan terjadinya
 probable, yaitu sekali dalam 6 bulan hingga 1 tahun dan kerugiaan yang ditimbulkan
sekitar 10 – 20 juta.
Recommendation : Perusahaan sebaiknya memberikan peraturan penjualan, seperti pelanggan yang akan
mengajukan menjadi Sub Agen akan dinilai terlebih dahulu tentang kriterianya yang
dilakukan oleh manajemen area. Mengecek kriteria Sub Agen kelas 4 atau 5, memeriksa
nota penjualan dengan targen majadi sub agen kelas 4 atau 5, dan melakukan observasi
lapangan ke outlet Sub Agen.

Condition : Resiko program skema penjualan yang tidak sampai ke tangan customer

Criteria : Idealnya barang promo berupa bonus sampai ke end user.

Cause : Resiko ini terjadi karena salae ingin meperoleh keuntungan pribadi
Penjualan menurun karena tujuan utama promosi tidak tercapai, sehingga dampaknya
Effect : mempengaruhi trust/loyalitas jika sampai pelanggan tahu bahwa bonus atas pemebelian
tidak diberikan oleh sales
Lebih baik materi promosi atau bonus langsung dijadikan satu packingan dengan produk
Recommendation : utamanya. Jika perusahaan memiliki budget lebih, perusahaan dapat memberikan segel
supaya sales tidak dapat seenaknya sendiri mengambil bonus untuk dijual kembali.