BAB I

AUDIT PLAN

1. Tujuan Audit
Audit ini bertujuan untuk menganalisis siklus Inventory and Distribution PT Inti
Sempurna Alami (PT ISA). Melalui kegiatan audit diharapkan dapat diketahui:
a. Kondisi internal control perusahaan dalam mencapai efektif, efisien, dan
ekonomis (3E).
b. Kemungkinan risiko yang timbul dan tindakan solutif yang dapat diambil untuk
meminimalisir resiko yang mungkin terjadi.
c. Meminimalkan segala bentuk ketidakefektifan, ketidakefisienan, dan
ketidakekonomisan yang terjadi di perusahaan.

2. Audit Scope
Keterlibatan kami sebagai audit internal adalah untuk melakukan audit di area Inventory
and Distribution di PT Inti Sempurna Alami. Siklus persediaan sangat berpengaruh
terhadap kinerja dan profitabilitas perusahaan. Auditor akan mereview sistem operasi dan
prosedur, serta melakukan wawancara pada manajemen:
● Direktur Operasional
● Area Manager
● Supervisor
● Eksekutor
● Tim Support dan Admin
Audit akan dilakukan pada seluruh ruang penyimpanan perusahaan. Kegiatan ini akan
dilaksanakan selama empat minggu dimulai dari bulan Mei 2020. Review juga akan
menggunakan data perusahaan terhitung dari 2019.

3. Tim Audit dan pihak yang terlibat

● Partisipasi kelompok
Pihak-pihak yang terkait dalam melakukan audit adalah keempat anggota yaitu:
1. Amanda Patricia Yaparto
 2. Chikita Priscila
3. Yunita Sari
4. Karenina Emannuella
Dimana masing-masing anggota melakukan audit pada hasil preliminary survey dan data-
data perusahaan yang telah disediakan dengan melakukan general review. Disini auditor
akan mengecek sistem prosedur dari PT ISA dengan melihat alur Inventory and
Distribution yang telah dijelaskan pada data yang disediakan. Evaluasi dilakukan dengan
mereview kebijakan, prosedur, dan implementasi dari Divisi Gudang dan Distribusi PT
ISA.
● Partisipasi PT Inti Sempurna Alami (PT ISA)
Partisipasi klien berperan penting pada hasil audit dan implementasinya. Pihak
perwakilan PT ISA berperan dalam memberikan informasi yang dibutuhkan oleh auditor.
Informasi dapat berupa dokumen fisik maupun dokumen elektronik. Kami juga berharap
partisipasi Divisi Gudang dalam implementasi program yang direkomendasikan auditor.

4. Jadwal dan Biaya Audit

Jadwal Audit:

Days (in May 2020)

Keterangan
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Preliminary Survey

Perencanaan Audit

General Review

Pelaksanaan Teknik Audit

Penyusunan Laporan Audit

 Biaya Audit:
No Jumlah
Keterangan Frekuensi Biaya Satuan Satuan Subtotal
. Orang
Gaji Tenaga
1 30 4 Rp100,000 Hari Rp 12,000,000
Profesional
2 Transportasi 10 4 Rp 30,000 perjalanan Rp 1,200,000
Biaya
3 60 4 Rp 15,000 Porsi Rp 3,600,000
Konsumsi
4 Print 20 - Rp 15,000 Rp 300,000
Total Biaya Rp 17,100,000
 BAB II
RISK AND CONTROL ASSESMENT

Dari hasil preliminary survey PT Inti Sempurna Alami (ISA), terdapat beberapa risiko yang dihadapi di area Inventory and
Distribution. Namun perusahaan telah melakukan upaya pencegahan untuk mengatasi risiko tersebut. Resiko di area Inventory and
Distribution meliputi hal-hal sebagai berikut:

Likeli-
No Risk Control Applied Impact Score Rank Risk Mitigation
hood

1 Kapasitas gudang area PT ISA 6 3 18 3 - Memperketat peraturan tentang

kurang memadai untuk memantau penitipan barang dari customer
menampung persediaan inventory dengan (Diberlakukan peraturan
dokumen Bon maksimal jangka waktu dan
Pengambilan dan limit jumlah barang yang dapat
Bon dititipkan)
Pengembalian - Divisi gudang memberi tanda
dan mencatat mutasi
persediaan titipan customer
- Membuat perhitungan reorder
point dan kapasitas gudang.

2 Distribusi produk tidak PT ISA membagi 5 2 10 5 - Melakukan update secara

 merata pasar ke dalam berkala atas list masing-masing
beberapa kategori. channel, apakah terdapat
Strategi perpindahan dari channel satu
pengelompokan ke channel lainnya
pasar menjadi - Melakukan pengecekkan atas
beberapa channel produk yang akan
didistribusikan dengan daftar
channel yang memesan
- Pengiriman produk dibagi per
wilayah
- Melakukan maping produk
sebelum melakukan
pendistribusian.
- Melakukan analisis KPI

3 Tingginya tingkat retur - Peraturan 5 6 30 1 - Perlu adanya mekanisme

terhadap produk ketentuan harga penentuan harga sebelum
kadaluwarsa akibat penjualan dijual dan pemberlakuan batas
overstock waktu retur

4 Retur stok kadaluarsa PT ISA mengecek 5 5 25 2 - Membuat sistem yang dapat

(deadstock) pada outlet kode produksi dan mendeteksi waktu dari barang
tidak terkontrol tanggal kadaluarsa yang beredar di
 kadaluarsa yang pasar.
diperkirakan, agar - Memberikan tanggal
barang dapat kadaluarsa pada bungkus
ditarik dari pasar. rokok karena di bungkus rokok
hanya ada tanggal produksi
- Salesman memberikan laporan
pada call sheet mengenai
barang yang banyak tidak
terjual agar persediaan bisa
dirotasi ke outlet yang
berpotensi.

5 Risiko ketidakmampuan Peraturan 3 2 6 6 - Sub agen yang memenuhi

mendeteksi sub-agen yang penjualan, seperti kriteria mengajukan surat
telah memenuhi kriteria pelanggan yang permohonan kepada PT ISA
akan mengajukan agar PT ISA dapat segera
menjadi Sub Agen merespon dan menilai kriteria
akan dinilai sesuai peraturan penjualan
terlebih dahulu
tentang
kriterianya yang
dilakukan oleh
manajemen area.
6 Length of Stay (Los) materi PT ISA 4 3 12 4 - Membuat berita acara
promosi terlalu lama melakukan mengenai alasan event tidak
budgeting untuk diadakan
penjadwalan
maupun biaya
terkait promosi
maupun event
Skala Likelihood   Skala Impact
Annual Frequency   Financial Loss / tahun
Rating Rating
Descriptor Keterangan   Descriptor Keterangan
1 Rare Sekali dalam 3 tahun atau kurang   1 Incidental Financial Loss < Rp 10.000.000
Financial Loss Rp 10.000.000 -
2 Unlikely Sekali dalam 1-3 tahun 2 Minor
  Rp 20.000.000
Financial Loss Rp 20.000.000 -
3 Probable Sekali dalam 6 bulan-1 tahun 3 Moderate
  Rp 30.000.000
Financial Loss Rp 30.000.000 -
4 Possible Sekali dalam 3 bulan-6 bulan 4 Major
  Rp 40.000.000
Financial Loss Rp 40.000.000 -
5 Likely Sekali dalam 3 bulan 5 Serious
  Rp 50.000.000
6 Frequent Sekali dalam <3 bulan   6 Extreme Financial Loss > Rp 50.000.000
Asumsi penilaian kelompok:
 Risk Matrix
Impact
Likelihoo
d Incidental Minor Moderate Major Serious Extreme

Rare          
Unlikely            
Probable 6     
Possible     4    
Likely   5    2  1
Frequent 3    

Alasan Pemberian Nilai pada Likelihood dan Impact

1. Tingginya tingkat retur terhadap produk kadaluwarsa akibat overstock
Meningkatnya tingkat retur terhadap produk kadaluwarsa yang terjadi karena harga pasar
yang lebih rendah dibandingkan dengan harga WBP yang terjadi karena adanya
overstock di area tertentu yang menyebabkan terjadinya transaksi jual rugi lintas area
yang dilakukan oleh pasar untuk memperoleh cash flow dimana rata-rata produk yang
dijual rugi tersebut tidak laku terjual dan rata-rata usia produknya yang kadaluwarsa
sehingga terdapat peningkatan tingkat retur. Kami memberikan angka 5 pada probabilitas
karena resiko ini sering terjadi yaitu sekali dalam 3 bulan dan untuk impact-nya, kami
memberi nilai 6 karena dampak dari resiko ini menyebabkan dampak yang cukup besar
yaitu sekitar lebih dari 50.000.000
2. Retur stok kadaluarsa (deadstock) pada outlet tidak terkontrol
Di gudang rokok, pengembalian retur kepada principal sudah dijadwalkan rutin setiap
minggunya sehingga persediaan stok kadaluwarsa dapat di kontrol. Tapi, stok
kadaluwarsa yang ada di outlet tidak terkontrol yang didukung dengan bukti adanya
pengembalian retur produk yang usianya lebih dari 1 tahun. Hal ini dapat diakibatkan
karena produk rokok merupakan produk yang mudah dijual di pasar dan mudah di retur
ke supplier. Kami memberikan angka 5 pada probabilitasnya karena sering terjadi sekali
dalam 3 bulan dan untuk impact-nya kami memberikan nilai 5 karena menyebabkan
dampak kerugian yang cukup signifikan yaitu sekitar 40.000.000-50.000.000
3. Kapasitas gudang area kurang memadai untuk menampung persediaan
 Kapasitas area gudang PT. ISA sering mengalami overload yang dikarenakan terjadinya
peningkatan pembelian yang cukup signifikan oleh pelanggan. Hal ini sering terjadi
seminggu sebelum tanggal efektif kenaikan harga, dikarenakan banyak pelanggan yang
melakukan pembelian hanya untuk mengejar kenaikan harga. Akibatnya, barang tersebut
dititipkan oleh pelanggan di gudang PT. ISA karena kategori pelanggan PT. ISA adalah
grosir kecil dan retailer yang rata-rata tidak mempunyai gudang besar sehingga dapat
menyebabkan kapasitas gudang penuh yang membuat perputaran persediaan melambat,
resiko barang titipan pelangga terjual sehingga menimbulkan komplain atau ganti rugi.
Frekuensi terjadinya resiko ini sering terjadi (sekali dalam 3 bulan) dan untuk itu kami
memberikan angka 6 untuk probabilitasnya dan angka 3 untuk impact-nya karena
kerugiannya dapat mencapai sekitar 20.000.000-30.000.000
4. Length of Stay (Los) materi promosi terlalu lama
Sebagian dari materi promosi dikirim langsung dari gudang principal ke gudang di
masing-masing area dan sebagian lainnya yang merupakan pesanan pusat dikirim dari
pusat dan pesanan regional dikirim oleh vendor langsung ke gudang area masing-masing.
Tetapi, sering terjadi penundaan kegiatan promosi yang menyimpang dari penjadwalan
yang sudah diperkirakan, akibatnya gudang penyimpanan akan penuh dengan materi
promosi yang seharusnya sudah digunakan untuk kegiatan promosi. Hal ini kemungkinan
terjadi karena adanya miss pada budgeting yang dilakukan atau adanya ketidaksiplinan
manajemen dan salesman dalam melakukan eksekusi program. Frekuensi terjadinya hal
ini terjadi sekali dalam 3-6 bulan dan kami memberikan angka 4 untuk probabilitasnya,
kemudian resiko ini menyebabkan kerugian yang mencapai nilai sekitar 20.000.000-
30.000.000, untuk itu kami memberikan angka 3 untuk impact-nya.
5. Distribusi produk tidak merata
Pendistribusian produk yang dilakukan PT. ISA masih belum merata yang mungkin
diakibatkan pendistribusian di daerah tertentu terlalu banyak yang akibatnya
pendistribusian yang tidak merata tersebut nantinya karna berdampak pada penentuan
harga yang menyebabkan harga produk bisa jatuh. Kerugian yang terjadi akibat resiko ini
mencapai sekitar 10.000.000-20.000.000 dan untuk itu kami memberikan angka 2 pada
impact-nya terhadap perusahaan, tetapi probabilitas terjadinya resiko ini cukup sering
 terjadi yaitu sekali dalam 3 bulan sehingga kami memberikan angka 5 untuk
probabilitasnya.
6. Risiko ketidakmampuan mendeteksi sub-agen yang telah memenuhi kriteria
PT. ISA menlakukan strategi pengelompokan pasar yang dibagi mejadi beberapa channel
yang juga berkaitan dengan strategi pricing dan pemsarannya, tetapi masih ada beberapa
grosir kecil di titik-titik tertentu yang mana harusnya sudah sesuai dengan kriteria Sub
Agen kelas 4 atau 5, tapi masih belum terdeteksi oleh perusahaan. Resiko terjadinya hal
seperti ini tidak cukup sering yaitu sekitar sekali dalam 6 bulan-1 tahun dan untuk itu
kami memberikan angka 3 untuk probabilitas. Kemudian, dampak kerugian yang terjadi
akibat resiko ini nilainya sekitar 10.000.000-20.000.000 sehingga kami memberikan
angka 2 untuk impactnya bagi perusahaan.
 BAB III

AUDIT PROGRAM

Audit Program For Warehousing Department

Segmentasi Audit : Persediaan dan Distribusi Objektif dari operasi : Membuat pengelolaan penyimpanan dan
persediaan yang efektif, efisien, dan ekonomis
Budget Audit : Rp 17.100.000
Note :
Risk Control Test W/P Comment
Ref
Tingginya tingkat retur Adanya mekanisme penentuan - Melakukan konfirmasi pada customer 1
terhadap produk harga sebelum dijual dan - Melakukan observasi pada toko customer
kadaluwarsa akibat pemberlakuan batas waktu retur - Memeriksa pemberlakukan batas waktu
overstock retur outlet
- Melakukan pencocokan stok barang yang
tidak terjual dengan dokumen nota
penjualannya

Retur stok kadaluarsa - Membuat sistem yang dapat
(deadstock) pada outlet mendeteksi waktu dari barang
tidak terkontrol kadaluarsa yang beredar di
pasar.
- Memberikan tanggal
- Melakukan pengecekkan pada sistem 2
pendeteksi waktu kadaluarsa
- Melakukan observasi lapangan berkala
berkenaan dengan stock produknya
- Melihat pengaturan dan penyusunan
 kadaluarsa pada bungkus barang di outlet
rokok karena di bungkus rokok - Melakukan pengecekkan call sheet yang
hanya ada tanggal produksi telah dibuat oleh salesman
- Salesman memberikan laporan - Memeriksa apakah rotasi persediaan yang
pada call sheet mengenai diterapkan ke outlet sudah diterapkan
barang yang banyak tidak secara efisien dan efektif
terjual agar persediaan bisa
dirotasi ke outlet yang
berpotensi.
Kapasitas gudang area - Memperketat peraturan - Mengecek kapasitas gudang 3
kurang memadai untuk tentang penitipan barang dari - Mengobservasi layout gudang dan
menampung persediaan customer (Diberlakukan bagaimana perusahaan menyimpan
peraturan maksimal jangka persediaannya
waktu dan limit jumlah barang - Memeriksa kebijakan dan SOP yang
yang dapat dititipkan) perusahaan terkait dengan penitipan
- Divisi gudang memberi tanda barang
dan mencatat mutasi - Mereview dan mengecek perhitungan
persediaan titipan customer reorder point
- Membuat perhitungan reorder - Mewawancarai petugas divisi gudang
point dan kapasitas gudang. - Melakukan konfirmasi positif ke customer
- Melakukan pencocokan dokumen Bon
Pengambilan, Delivery Order, Surat Jalan,
Bon Pengembalian, dan jumlah fisik
Length of Stay (Los) Membuat berita acara mengenai - Mewawancarai manajemen dan salesman 4
materi promosi terlalu alasan event tidak diadakan terkait eksekusi program dan penanganan
lama promosi
- Melakukan konfirmasi psoitif kepada
customer terkait promosi

Distribusi produk tidak - Melakukan update secara - Melakukan observasi ke outlet 5

merata berkala atas list masing- - Memeriksa list channel apakah sudah
masing channel, apakah sesuai atau tidak
terdapat perpindahan dari - Memeriksa list pendistribusian barang
channel satu ke channel dengan daftar channel
lainnya - Mengecek peletakan produk di masing-
- Melakukan pengecekkan atas masing pengiriman
produk yang akan - Mencocokan surat jalan dan stok barang di
didistribusikan dengan daftar outlet
channel yang memesan - Mengecek analisis KPI apakah sudah
- Pengiriman produk dibagi per diterapkan secara efisien dan efektif
wilayah
- Melakukan maping produk
sebelum melakukan
pendistribusian.
- Melakukan analisis KPI
Risiko Sub agen yang memenuhi kriteria - Melakukan observasi lapangan ke outlet 6
ketidakmampuan mengajukan surat permohonan grosir kecil
mendeteksi sub-agen kepada PT ISA agar PT ISA dapat - Melakukan konfirmasi positif ke customer
yang telah memenuhi segera merespon dan menilai - Melakukan pendeteksian secara berkala
kriteria kriteria sesuai peraturan penjualan pada grosir kecil yang memenuhi kriteria
menjadi Sub Agen kelas 4 atau 5
- Melakukan pemeriksaan pada nota
penjualan dengan target menjadi sub agen
kelas 4 atau 5

3) Rekomendasi

Condition : Tingginya tingkat retur terhadap produk kadaluwarsa akibat overstock

Criteria : Idealnya produk terjual sebelum kadarluwarsa dengan harga pasar yang tepat
Cause : Resiko terjadi karena meningkatnya tingkat retur terhadap produk kadarluwarsa yang
terjadi ketika harga pasar lebih rendah dibandingkan dengan harga WBP yang terjadi
 karena adanya overstock di area tertentu yang
Effect : Tingginya tingkat retur terhadap produk kadaluwarsa akibat overstock menyebabkan
terjadinya transaksi jual rugi lintas area yang dilakukan oleh pasar untuk memperoleh cash
flow dimana rata-rata produk yang dijual rugi tersebut tidak laku terjual dan rata-rata usia
produknya yang kadarluwarsa sehingga terdapat peningkatan tingkat retur. Resiko dari
retur ini menyembakan dampak yang cukup besar yaitu sekitar lebih dari 50.000.000
Recommendation : Memberikan adanya mekanisme penentuan harga sebelum dijual dan pemberlakuan batas
waktu retur dan melakukan pencocokan stok barang yang tidak dijual dengan dokumen
nota penjualannya.

Condition : Retur stok kadaluwarsa (deadstock) pada outlet tidak terkontrol

Criteria : Idealnya setiap bungkusan rokok diberikan tanggal kadarluwarsa
Cause : Hal ini terjadi karena outler sering menumpuk stock karena rokok merupakan barang yang
mudah untuk dijual
Effect : Rokok yang kadarluwarsa akan berdampak buruk bagi konsumen, konsumen yang tau
produk kadarluwarsa itu akan kehilangan kepercayaan untuk membeli rokok tersebut lagi.
Sebagai dampaknya target penjualan perusahaan akan menurun
Recommendation : 1. Membuat sistem yang dapat mendeteksi waktu dari barang kadarluwarsa yang
beredar di pasar.
2. Memberikan tanggal kadarluwarsa pada bungkus rokok karena di bungkus rokok
hanya ada tanggal produksi
3. Salesmen memberikan laporan pada call sheet mengenai barang yang banyak tidak
terjual.

Condition : Kapasitas gudang area kurang memadai untuk menampung persediaan

Criteria : Idealnya petugas gudang harus mengisi bon pengambilan dan bon pengembalian
Cause : Perusahaan belum memiliki kebijakan dan peraturan untuk mengatur stock titipan
pelanggan.
Effect : Resiko barang titipan pelanggan terjual menimbulkan adanya complain atau ganti rugi dan
kerugiaannya juga mencapai sekitar 20.000.000 – 30.000.000.
Recommendation : 1. Membuat peraturan jangka waktu penitipan dan limit jumlah barang yang dapat
dititipkan sesuai dengan klasifikasi Credit Limit
2. Divisi gudang memberi tanda dan mencatat mutasi persediaan titipan customer
3. Memebuat perhitungan reorder point dan kapasitas gudang

Condition : Length of Stay (Los) materi promosi terlalu lama

Criteria : Manajemen dan salesman sebagai eksekutor seharusnya melakukan eksekusi program
dengan baik.
Cause : Hal ini terjadi karena adanya miss dan budgeting dan ketidaksiplinan manajemen maupun
salesman
Effect : Dampak yang di terima PT.ISA yaitu pada waktu tertentu gundang untuk menyimpan
persediaan akan penuh dengan materi promosi yang seharusnya sudah digunakan untuk
kegiatan promosi dan beban perusahaan menjadi bertambah dimana value yang seharusnya
diterima oleh perusahaan tidak bertambah.
Recommendation : 1. Mengawasi kerja manajemen dan salesman
2. Memberikan pemberitahuan (secara lisan maupun tertulis) kepada pihak gudang
principal dan pusat mengenai penundaan kagiatan promosi sehingga pihak gudang
principal dan pusat tidak terburu-buru mengirim materi promosi ke gudang masing-
masing area.

Condition : Distribusi produk tidak merata

Criteria : Produk dapat didistribusikan secara merata ke masing-masing area
Cause : Hal ini terjadi karena permintaan produk juga tidak merata karena di area tertentu produk
yang laku hanya produk tertentu. Selain itu hal ini juga terjadi karena kesalahan dari pihak
gudang dalam pembagian produk yang mana tidak di list secara teratur sehingga dalam
pendistribusian produk tidak tersebar merata.
Effect : Akibatnya adalah harga akan anjlok, selain itu jga produk-produk tertentu yang tidak
dipesan akan tidak laku. Selain itu, juga dapat menyebabkan produk-produk tertenti kurang
laku di area lain.
Recommendation : Melakukan pemeriksaan berkala tiap 2 bulan untuk evaluasi distribusi produk pasar
Memperketat peraturan dan kebijakan penjualan bundle.

Condition : Resiko ketidakmampuan mendeteksi sub-agen yang telah memenuhi kriteria

Criteria : Idealnya lebih teliti dalam mendeteksi
Cause : Resiko terjadi karena ada beberapa grosir kecil di titik-titik tertentu yang mana harusnya
sudah sesuai dengan kriteria Sub Agen kelas 4 atau 3, tapi masih belum terdeteksi oleh
perusahaan.
Effect : Resiko ketidakmampuan mendeteksi cukup sering terjadi yaitu sekitar sekali dalam 6 bulan
– 1 tahun dan dampak kerugiaannya sekitar 10.000.000 – 20.000.000.
Recommendation : Perusahaan sebaiknya memberikan peraturan penjualan, seperti pelanggan akan
mengajukan menjadi Sub Agen akan dinilai terlebih dahulu tentang kriterianya yang
dilakukan oleh manajemen area. Mengecek kriteria Sub Agen kelas 4 atau 5, memeriksa
penjualan dengan target menjadi sub agen kelas 4 atau 5, dan melakukan observasi
lapangan ke outlet Sub Agen.