IT Project Management

Soal

TOMI MULYANA
2020210013
1. Jelaskan kerangka bentuk organisasi yang dibahas di materi pertemuan 3. Mana yang
memerlukan otoritas manager proyek yang tinggi dan yang terendah , Jelaskan!

Jawab:
Berikut ini penjelasan secara singkat bentuk-bentuk organisasi yaitu :

a. Bentuk Organisasi Garis/Lini (Line Organization) adalah bentuk organisasi

yang secara vetikal antara atasan dan bawahan terhubung secara langsung.
b. Bentuk Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization) adalah jenis
organisasi yang menggabungkan antara bentuk organisasi komando, dimana
bawahan dapat memberikan masukan kepada atasan.
c. Bentuk Organisasi Fungsional (Functional Organization) adalah bentuk
organisasi yang dibentuk atas dasar sifat dan juga kemampuan seseorang,
sehingga pembagian tugas adalah fokus utama dalan bentuk organisasi jenis
ini.
d. Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional Organization) adalah
wewenang pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala-kepala unit yang
ada dibawahnya.
e. Bentuk Organisasi Komite (Committee Organizattion) adalah dimana tugas
dilaksanakan secara kolektif
Pembahasan
Sebuah organisasi dibentuk berdasarkan beberapa jenis, dan perusahaan dapat
memilih bentuk organisasi yang mana yang dirasa paling cocok bagi perusahaan
tersebut agar dapat mencapai tujuannya.

Masing-masing bentuk organisasi ini pasti mempunyai keunggulan dan juga

kelemahan, oleh sebab itu, perusahaan harus memilih bentuk organisasi mana yang
paling dekat dengan karakter perusahaan tersebut, sehingga jika diterapkan maka
kegiatan operasional perusahaan akan lebih mudah, dan tujuan perusahaan juga dapat
dicapai dengan mudah.
2. Jelaskan tentang siklus hidup proyek. Di tahapan apa yang mungkin kegiatannya
mengimplementasikan model metode pengembangan sistem.

Jawab:
Siklus hidup proyek adalah perkembangan proyek dari awal ide atau gagasan sampai
proyek dinyatakan selesai dimana tiap tahapan memiliki pola tertentu. Secara garis
besar tahapan siklus hidup proyek dibagi menjadi 4 tahapan, diantaranya :
1. Tahapan Konsepsi
2. Tahapan Perencanaan
3. Tahapan Eksekusi
4. Tahapan Operasi
Adapun metode pengembangan sistem diimplementasikan pada tahap perancanaan.

3. Jelaskan siklus hidup proyek/project process group dengan manajemen scope dan
manajemen waktu

Jawab:
Project Life Cycles memiliki 4 fase, yaitu:
Initiation
Merupakan tahap pertama dalam project life cycles atau dasar dalam memulai sebuah
proyek. Dengan mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup, pembenaran untuk
memulai dan solusi yang akan dilaksanakan. Fase inisiasi mencakup dalam memulai
proyek, dengan mendokumentasikan kasus bisnis, studi kelayakan, kerangka acuan,
menunjuk tim, dan menyiapkan Office Project. Selama fase ini, tim pengambilan
keputusan akan mengidentifikasi apakah proyek tersebut secara realistis dapat
diselesaikan.
Proyek Inisiasi melibatkan enam langkah utama yakni sebagai berikut :

Planning
Planning atau perencanaan, ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim
proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada
tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi
tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Tahap perencanaan memiliki 10
aktivitas penting, yaitu:
 Execution
Executing atau Pelaksanaan, dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka
aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada
tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh
aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara
setiap deliverable sedang dibangun, suite proses manajemen yang dilakukan untuk
memantau dan mengontrol kiriman menjadi output dengan proyek. Pada tahap ini
manajer proyek juga memonitor dan mengontrol kegiatan seperti contoh gambar
dibawah ini:

Closure
Closing atau Penutupan, tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap
ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan
kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan
memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan
proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini
yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan
proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek
berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.

4. What does it mean to take a systems view of a project? How does taking this view
apply to project management?

Jawab:
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat
mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat
sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan
biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber
pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,[1] dan pada
umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang
mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat
kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi)[2], dimana Operasi-
 Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktivitasnya biasanya bersifat
permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan
(jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda,
dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.

Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek
dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya.[3] Pada
umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan
anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan "triple constrains" atau "tiga
batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat
individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan
ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan
selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber
daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan.
[4]

5. Write a short summary of an article that discusses the importance of top management
support

Jawab:
TINGKATAN MANAJEMEN DAN PERANNYA
Manajer merupakan seseorang yang bekerja sama dengan orang lain dengan cara
mengorganisasikan kegiatannya secara bersama sama untuk merealisasikan tujuan
perusahaan.

Umumnya manajemen mempunyai tanggung jawab dan tugas yang sama, yaitu
melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengendalian.

Tetapi jika dilihat dari sisi level manajemen atau tingkatan manajemen bisa dibagi
kedalam tiga jenjang manajemen sesuai fungsi dan tugasnya, yaitu:

Tingkatan Manajemen

1. MANAJEMEN PUNCAK | TOP LEVEL OF MANAGEMENT

Manajemen puncak (top level management) adalah tingkat manajemen yang paling
atas dan memiliki otoritas tertinggi pada sebuah organisasi perusahaan dan
bertanggungjawab langsung kepada pemilik perusahaan.

Umumnya, manajemen puncak hanya bekerja pada tatanan konseptual dan pemikiran,
bukan pada hal hal teknis.

Manajemen puncak memiliki kewenangan yang paling besar diantara manajemen

pada tingkatan lainnya.

Manajemen puncak berhak untuk memilih, mengangkat, memberhentikan manajemen

yang berada dibawah otoritasnya.

Contoh tingkat manajemen puncak adalah CEO (Cheif Executive Officer), GM

(General Manager) atau yang sering pula disebut presiden direksi (presdir).

Direksi merupakan perwakilan dari pemilik perusahaan atau pemegang saham,

mereka dipilih oleh pemegang saham perusahaan, dan CEO dipilih oleh dewan direksi
perusahaan.

Tugas Manajemen Puncak

Setidaknya terdapat peran dan tugas manajemen puncak, seperti:

Menyusun dan menetapkan rencana perusahaan
Menentukan tujuan perusahaan
Mengatur manajemen yang berada dibawah posisi manajemen puncak
Memanfaatkan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan
Bertanggungjawab atas semua yang dilakukan oleh manajemen dibawahnya

2. MANAJEMEN TINGKAT MENENGAH | MIDDLE LEVEL OF

MANAGEMENT
Manajemen tingkat menengah berada pada tengah tengah dari hirarki manajemen
pada sebuah perusahaan.
Manajemen ini dipilih oleh manajemen puncak dan anajemen tingkat menengah
bertanggungjawab atas pelaksanaan rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen
puncak.

Berbeda dengan manajer puncak, manajer tengah cenderung bekerja mengandalkan

kemampuan manajerial dan hal teknis.

Kurang membutuhkan ketrampilan yang sifatnya konseptual.

Manajemen tingkat menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan manajer

dibawahnya.

Manajemen pada tingkat ini bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan
oleh tingkatan manajemen yang lebih rendah dan bahkan terkadang terhadap beberapa
karyawan operasionalnya.

Contoh tingkatan manajemen tengah adalah :

Kepala departemen atau HOD.
Contohnya: manajer keuangan, manajer pembelian, manajer produksi.
Manajer cabang. Seperti kepala cabang unit
Junior executive.
Contoh : asisten manajer pembelian, asistem manajer keuangan, asistem manajer
produksi.

Contoh tugas dan peran manajemen tingkat menengah sebagai berikut :

Menjalankan perintah, kebijakan, rencana yang telah disusun oleh manajemen puncak
Memberi saran atau rekomendasi kepada manajemen puncak
Mengkoordinasikan seluruh kegiatan semua departemen yang ada
Berkomunikasi dengan manajemen puncak dan manajemen tingkat yang lebih rendah
posisinya
Mempersiapkan rencana jangka pendek, umumnya disusun hanya untuk 1 hingga 5
tahun
Mempunyai keterbatasan tanggung jawab dan wewenang karena manajemen tingkat
menengah ini merupakan perantara manajemen puncak dengan manajemen yang lebih
rendah.
Bertanggung jawab secara langsung kepada dewan direksi dan CEO perusahaan

3. MANAJEMEN LINI PERTAMA (FIRST LINE MANAGEMENT)

Manajemen lini pertama (low Level Management) adalah tingkatan manajemen yang
paling rendah dalam sebuah perusahaan.

Manajemen ini bertugas untuk memimpin dan mengawasi kinerja tenaga operasional.

Karena salah satu tugasnya mengawasi karyawan, manajemen tingkat pertama bekerja
menggunakan keterampilan teknikal dan kemampuan komunikasi.

Kemampuan konseptual hampir tidak dibutuhkan oleh manajer ini.

Manajemen lini pertama tidak membawahi manajer yang lain.

Contoh manajemen tingkat pertama adalah mandor atau pengawas atau sering disebut
dengan supervisor.

Mereka dipilih oleh manajemen tingkat menengah.

Mereka juga bagian dari manajemen operasional yang terlibat secara langsung dalam
proses produksi dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan rencana dan tugas yang
diberikan oleh manajemen yang lebih tinggi.

Contoh kegiatan yang dilakukan manajemen pada tingkat pertama ini seperti:
Mengarahkan dan mengendalikan karyawan atau pekerja
Mengembangkan moral para karyawan
Menjaga hubungan yang baik antara manajemen tingkat menengah dan para pekerja
Menginformasikan keputusan yang diambil oleh manajemen kepada para karyawan
atau pekerja, selain itu manajemen tingkat pertama ini memberi informasi mengenai
kinerja, hambatan atau kesulitan, perasaan, tuntutan ataupun hal lainnya dari para
karyawan atau pekerja
Menyusun rencana harian, mingguan serta bulanan. Tidak menyusun rencana jangka
panjang