E.

PENCATATAN DAN PELAPORAN PENGERTIAN

Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi merupakan rangkaian kegiatan dalam
rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan
maupun yang digunakan di unit pelayanan kesehatan seperti Puskesmas.

Tujuan pencatatan dan pelaporan Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan,
persediaan, pengeluaran penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian
kegiatan mutasi obat.

Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi : Pencatatan
dan pengelolaan data untuk mendukung perencanaan pengadaan obat Laporan Pengelolaan
Obat Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung bertanggung
jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan KabupatenKota, maka Instalasi Farmasi Kabupaten Kota
memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang dilaksanakan.

Laporan yang perlu disusun Instalasi Farmasi Kab Kota terdiri dari :

1. Laporan mutasi obat

2. Laporan kegiatan distribusi

3. Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran

4. Laporan tahunan profil pengelolaan obat di KabupatenKota.

Laporan Mutasi Obat

a. Petugas pencatatan, pelaporan dan evaluasi mempersiapkan membuat laporan mutasi obat
berdasarkan data penerimaan dan pengeluaran obat.

b. Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai mutasi obat yang dilakukan per
triwulan yang memuat jumlah penerimaan, pengeluaran dan sisa persediaan di Instalasi
Farmasi Kabupaten Kota, kecuali Narkotika dan Psykotropika yang dilakukan setiap bulan.

c. Kegunaan laporan mutasi obat ini adalah :

1. Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat per triwulan

2. Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir triwulan

3. Untuk pertanggung jawaban Kepala Instalasi Farmasi Bendaharawan Barang sesuai

peraturan perundangan berlaku.

d. Laporan mutasi obat ini dibuat rangkap 2, untuk : ƒ Asli dikirim kepada atasan langsung
Kepala Dinas Kesehatan KabupatenKota. ƒ Tindasan 1 untuk arsip

e. Bagian judul pada Formulir Laporan Mutasi Obat diisi : • Triwulan I Januari sd Maret •
Triwulan II April sd Juni • Triwulan III Juli sd September • Triwulan IV Oktober sd Desember a •
Tempat, tanggal dan penanda tanganan laporan tersebut b • Nama Kepala Instalasi Farmasi Kab
Kota c

f. Kolom pada formulir laporan mutasi obat diisi sebagai berikut : • Kolom 1, Nomor urut obat •
Kolom 2, Nama obat yang akan dilaporkan • Kolom 3, Satuan kemasan obat dos, kaleng, botol
dan lain-lain • Kolom 4, Sisa permulaan triwulan • Kolom 5, Penerimaan selama satu triwulan •
Kolom 6, Pengeluaran selama satu triwulan • Kolom 7, Sisa pada akhir triwulan • Kolom 8, “
keterangan “, bila diperlukan Laporan Kegiatan Distribusi Digunakan kartu per UPK Fungsi :
Laporan Puskesmas atas mutasi obat dan kunjungan resep per tahun Informasi yang didapat

a. Jumlah obat yang tersedia stok akhir

b. Jumlah obat yang diterima

c. Jumlah kunjungan resep Manfaat informasi yang didapat

a. Jenis dan jumlah persediaan obat di setiap UPK

b. Perbandingan sisa stok dengan pemakaian per bulan

c. Perbandingan jumlah persediaan dengan jumlah pemakaian per bulan Petunjuk Pengisian :
Kolom pada Formulir Laporan Kegiatan Distribusi diisi dengan data yang diperoleh dari
dokumen LPLPO. Kolom 1 : diisi dengan nomor urut Kolom 2 sd 3 : diisi sesuai dengan dokumen
LPLPO Kolom 4 diisi dengan stok pada awal bulan Kolom 5 diisi dengan penerimaan obat Kolom
6 diisi dengan jumlah persediaan atau sama dengan kolom 4 + 5 Kolom 7 diisi dengan
pemakaian selama satu tahun Kolom 8 diisi dengan kolom 7 dibagi 12 Kolom 9 diisi dengan sisa
stok pada akhir bulan Desember Kolom 10 diisi dengan kolom 9 dibagi dengan kolom 8 Kolom
total kunjungan resep 11 sd 13 : diisi dengan data kunjungan yang mendapat resep satuan kerja
bersangkutan selama satu tahun. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran 31
Desember ........

a. Petugas Pencatatan dan Evaluasi mempersiapkan membuat Berita Acara Pencacahan Obat
Akhir Tahun Anggaran dan Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran.

b. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran dibuat pada setiap akhir tahun
anggaran yang memuat jumlah penerimaan dan pengeluaran selama 1 satu tahun anggaran
dan sisa persediaan pada akhir tahun anggaran yang bersangkutan.

c. Kegunaan Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran adalah : 1. Untuk

mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat selama 1 satu tahun anggaran 2. Untuk
mengetahui sisa persediaan obat pada akhir tahun anggaran 3. Sebagai pertanggung jawaban
dari Kepala Instalasi Farmasi Bendaharawan Barang kepada Kepala Dinkes KabupatenKota

d. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran dibuat rangkap 2 untuk : • Asli dikirim
kepada Kepala Dinas Kesehatan KabupatenKota • Arsip Laporan Pengelolaan Obat Tahunan
Profil Pengelolaan Obat di KabupatenKota Fungsi : Mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat
di Daerah KabupatenKota selama satu tahun anggaran. Kegiatan yang harus dilakukan : 1
Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat Instalasi Farmasi Kabupaten Kota 2
Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat Puskesmas 3 Susun daftar obat yang
diterima pada tahun anggaran berjalan, berasal dari berbagai sumber anggaran obat 4 Evaluasi
LPLPOLB2 untuk mendapatkan informasi mengenai : • Pemakaian rata-rata tiap jenis obat •
Jumlah kunjungan resep 5 Daftar obat dengan harga patokannya ambil harga patokan obat PKD
yang terakhir 6 Jumlah alokasi dana obat untuk tahun berjalan dari berbagai sumber 7 Data
umum yang menyangkut : ƒ Jumlah penduduk ƒ Jumlah kunjungan kunjungan kasus ƒ Jumlah
peserta Askes Informasi yang didapat 1 Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat Instalasi
Farmasi Kabupaten Kota per 31 Desember. 2 Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat
Puskesmas per 31 Desember. 3 Pemakaian rata-rata per bulan untuk setiap jenis obat 4 Tingkat
kecukupan setiap jenis obat 5 Rencana kebutuhan obat untuk tahun anggaran berikutnya 6
Realisasi pengadaan obat menurut sumber anggaran 7 Biaya obat per kunjungan Manfaat
Informasi 1 Untuk pelaksanaan tindak lanjut peningkatan dan penyempurnaan pengelolaan
obat di KabupatenKota 2 Bahan masukan dalam penyusunan profil kesehatan Kabupaten Kota