 Memperbarui database induk penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan

database induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang
diajukan secara interna: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam
tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu,
secara berkala data induk perlu diperbarui untuk menunjukkan perubahan-
perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi. 

 Memvalidasi data waktu dan kehadiran

Bagaimana data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara berbeda

bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar
berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time card)
untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya.
Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap sering mencatat pekerjaan tenaga
kerja mereka dengan kartu waktu. Bahkan, supervisor mereka secara informal
mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan. Para profesional pada organisasi
jasa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama
melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi
klien yang mana aja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu
(time sheet). Staf penjualan biasanya dibayar berdasarkan pada komisi murni
atau gaji ditambah komisi. Pembayaran ini memerlukan kecermatan staf untuk
mencatat jumlah penjualan mereka. Penggunaan insentif, komisi, dan bonus
memerlukan penautan sistem penggajian dan sistem informasi atas penjualan
dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung
bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus secara tepat didesain dengan
tujuan realistis yang dapat dicapai, sehingga secara objektif dapat diukur.
Penting juga bahwa tujuan tersebut harus sama dengan tujuan korporasi dan
para manajer mengawasi untuk memastikan bahwa tujuan tersebut akan terus
sesuai. 

 Menyiapkan penggajian

Urutan aktivitas untuk proses penggajian adalah sebagai berikut:

1. Transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian

disortir berdasarkan nomor pegawai. 
2. Seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan untuk
mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih. Potongan
penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum, yaitu: potongan pajak
gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi pajak
penghasilan negara, negara bagian, dan daerah. Potongan sukarela
 meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa, kesahatan, dan asuransi
kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai sumbangan amal.
3. Daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll
register) atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap
pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom.
Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk
mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian
organisasi. Daftar potongan (deduction register) memuat potongan-
potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai.