How to get LoA

LoA singkatan dari Letter of Acceptance, atau terkadang disebut juga Letter of Offer. Surat
ini merupakan bukti kita sudah terdaftar di perguruan tinggi tujuan, dalam kasus ini
perguruan tinggi luar negeri. Pada program beasiswa tertentu, LoA ini juga memberikan nilai
tambah sehingga peluang mendapatkan beasiswa tersebut lebih besar. Secara umum, ada dua
bentuk LoA: conditional dan unconditional.

Jika mendapatkan LoA conditional, berarti masih ada syarat yang harus dipenuhi sebelum
bisa diterima di universitas tujuan tersebut. Kebanyakan yang mendapatkan
LoA conditional ini karena masalah skor Bahasa Inggris, atau sertifikat Bahasa Inggris yang
digunakan tidak diterima di universitas tersebut. Pada beberapa kasus, bisa juga disebabkan
adanya ujian masuk universitas yang harus dilewati terlebih dahulu, atau masih kurang
lengkapnya syarat yang diberikan saat mendaftar. Sedangkan LoA unconditional, sesuai
namanya, LoA ini menyatakan kita diterima di universitas yang mengeluarkan LoA tersebut
tanpa syarat. Lalu, bagaimana cara mendapatkan LoA ini? Pada kasus tertentu, ada yang
mendapatkan LoA hanya lewat calon pembimbingnya. Walaupun pada dasarnya, calon
pembimbing seharusnya hanya bisa memberikan rekomendasi. Namun, ada universitas
dimana calon pembimbing punya power untuk masalah ini, atau setidaknya pengurusannya
dibantu calon pembimbing. Sebagian mendapat LoA lewat bantuan dosen/pembimbing
sewaktu S1/S2. Tetapi, kita berbicara hal umum yang bisa dilakukan siapa saja. Berikut
caranya:

1. Mendaftar sendiri

Cara ini sedikit sulit, tapi anda akan mendapatkan banyak pengalaman setelahnya. Mendaftar
sendiri juga memberikan anda banyak pilihan universitas. Pendaftaran sendiri ini biasanya
dilakukan melalui website universitas.

Bagi yang mendaftar sendiri, penting dipahami dulu cara dan syarat mendaftar di universitas
tersebut. Cara pendaftaran dan syarat-syarat yang dibutuhkan umumnya sudah tersedia
lengkap di website universitas. Jadi, pelajari dulu informasi di websitenya, biasanya cara dan
syarat pendaftran terdapat pada bagian Future Student atau Prospective Student.

Untuk yang bidangnya membutuhkan riset, umumnya diminta untuk mengontak calon
supervisor yang akan membimbing riset kita nantinya. Persetujuan calon supervisor ini
merupakan salah satu syarat agar aplikasi kita bisa diterima. Tak jarang calon mahasiswa
menelpon calon supervisor-nya untuk membuktikan keseriusan mereka. Skype atau layanan
video/telepon internet lainnya dapat dimanfaatkan untuk berkomunikasi dengan calon
supervisor. Setelah semua syarat dipenuhi, anda bisa langsung mendaftar melalui website
universitas. Setelah itu tinggal menunggu hasil dari aplikasi anda. Umumnya waktu yang
dibutuhkan mulai dari hitungan minggu sampai bulanan.
Untuk universitas populer, biasanya membutuhkan waktu 3-4 bulan, tetapi ada juga yang
mendapatkan lebih cepat atau lebih lama. Jika aplikasi anda sukses, anda akan mendapatkan
LoA. Apakah LoA tersebut conditional atau unconditional tergantung syarat yang telah anda
penuhi.

2. Mendaftar lewat konsultan pendidikan

Ini cara yang cukup mudah. Umumnya, konsultan pendidikan menggratiskan biaya untuk ini.
Mulai dari konsultasi universitas tujuan hingga proses pendaftaran ke universitas. Jika anda
belum memiliki sertifikat Bahasa Inggris, biasanya konsultan pendidikan juga memberikan
jasa tes Bahasa Inggris (IELTS dan/atau TOEFL IBT); kebanyakan menawarkan IELTS dan
dikenakan biaya tes.

Jika pendaftaran universitas membutuhkan biaya, biasanya anda diminta untuk membayar
uang pendaftaran tersebut. Tapi, ada juga konsultan yang mau menanggung biaya ini.
Misalnya, jika mendaftar ke University of Melbourne, applicant dikenakan biaya AUD 100.
Sedangkan jika mendaftar di Australian National University, biaya pendaftarannya gratis.
Peraturan ini ada di universitas tujuan, bukan dari konsultan.

Kelebihan mendaftar lewat konsultan pendidikan ini, anda tidak perlu lagi pusing
memikirkan cara mendaftar. Anda tinggal datang dan berkonsultasi dengan konsultan
pendidikan yang anda pilih. Setelah itu melengkapi syarat-syarat yang diminta. Untuk
pendaftaran ke universitas di Australia, umumnya syarat yang dibutuhkan: sertifikat Bahasa
Inggris, personal statement/motivation letter, rekomendasi dari pembimbing S1, ijazah S1
(Bahasa Indonesia dan Inggris), dan transkrip nilai (Bahasa Indonesia dan Inggris). Bantuan
yang diberikan tidak hanya sebatas pendaftaran hingga mendapatkan LoA, maupun
membantu mencarikan supervisor (bagi yang bidangnya ada riset atau kuliah by research).
Tapi, juga membantu pengurusan visa, persiapan keberangkatan dan kedatangan, hingga
penjemputan di bandara negara tujuan dan mencarikan tempat tinggal. Umumnya semua
layanan itu gratis, kecuali biaya pengurusan visa dan tes kesehatan.

Kekurangannya, pilihan universitas biasanya terbatas negara tertentu. Tetapi, umumnya

merupakan negara populer untuk kuliah S2/S3. Kebanyakan universitas-universitas populer
di Australia dapat dibantu oleh konsultan pendidikan. Beberapa konsultan yang menawarkan
jasa ini, di antaranya Edlink+ConneX, AlfaLink, Sun Education, IDP, dll. Tinggal klik link
konsultan tersebut, lihat daftar negara tujuan studi yang tersedia dan alamat kantornya sesuai
dengan kota anda.

Dokumen-dokumen yang Harus Disiapkan

Hal yang paling penting dipersiapkan adalah dokumen-dokumen persyaratan kampus yang
akan kita tuju. Penuhi semua permintaan mereka, jangan lewatkan apapun. Attention to
details!
 Passport
1. Untuk yang mau kuliah di luar negeri, jika passport-nya akan segera mati, segera
perbaharui. Karena apabila diterima di universitas tujuan, data passport tersebut
akan terus dipakai oleh pihak universitas untuk proses kedepannya, seperti
penerbitan CAS yang nantinya akan dipakai untuk pembuatan visa.
2. Kemudian scan dengan rapi halaman depan yang berisi foto dan halaman
belakang yang berisi tanda tangan. Lalu kedua-duanya dibuat dalam bentuk pdf.

 Ijazah dan Transkrip Asli

Scan ijazah dan transkrip timbal balik, tidak peduli halaman belakangnya kosong.
Setelah itu jadikan pdf.

 Ijazah dan Traskrip Translate Asli

Biasanya pihak kampus asal kita yang langsung akan mentrasnlate. Setelah itu,
periksa dengan teliti apakah arti, nilai dan sks-nya sama dengan yang tercantum pada
ijazah dan transkrip asli. Kalau tidak ada disediakan kampus, kamu bisa mentranslate
ijazah dan transkrip di tempat yang menyediakan trusted translator. Kemudian discan
dan dijadikan pdf, ingat harus timbal balik.

 Sertifikat IELTS/TOEFL Asli

Sama seperti sebelumnya sertifikatnya harus discan timbal balik, kemudian dijadikan
pdf. Usahakan kamu mendapatkan IELTS tertinggi ya. Untuk science dan teknik
umumnya hanya membutuhkan score IELTS 6,5 dengan band 6,0. Untuk jurusan
ekonomi, sosial, hukum dan humaniora biasanya membutuhkan IELTS 7 dengan band
minimal 6,5. Semakin tinggi ranking universitas, semakin tinggi pula persyaratan
IELTSnya, terutama di Inggris. Namun, di beberapa negara eropa lainnya masih
menerima IELTS 6,0.

 Motivation Letter
Motivation Letter dibuat satu halaman saja idealnya, atau kalau memang penting
banget, maksimal 1,5 halaman saja. Formatnya sebenarnya terserah kecuali pihak
universtitas tujuan mempunyai format sendiri. Setelah dibuat jadikan kedalam PDF.

 CV
Buatlah CV yang detail dan informatif, tidak usah menjelaskan semuanya, cukup
yang dirasa penting dan berkaitan dengan apa yang kita tuju di universitas tujuan.
Saran saya, gunakan template CV Europass. Ini bisa didapatkan di internet, silahkan
download dan pelajari. Setelah CV selesai, ubah kedalam format PDF.

 Surat Rekomendasi
Mintalah surat rekomendasi dari orang-orang yang paling berpengaruh, setidaknya
bergelar doktor. Dosen atau siapapun yang kita pilih harus betul-betul mengenal kita.
Soalnya pihak universitas tujuan akan memeriksa dan menanyakan tentang kita
 kepada orang merekomendasikan kita. Ada beberapa model surat rekomendasi, ada
yang harus ditulis secara online langsung oleh perekomendasimu, dan kamu hanya
memasukkan email resmi calon perekomendasimu. Jadi pastikan kamu sudah
menemui perekomendasi dan meminta email mereka. Kirimkan email kepada
perekomendasi apabila kamu sudah menginput email mereka diportal pendaftaran
kamu. Setelah itu, portal pendaftaran tersebut mengirimkan format rekomendasi
online yang harus diiisi perekomendasi secara online. Namun, ada juga yang akan
meminta rekomendasi yang berupa surat, dan kamu harus me-scan-nya dan diubah
dalam bentuk pdf.

Kapan Mendaftar?

Jadwal yang paling tepat untuk mempersiapkan perkuliahan september intake adalah dengan
memulai persiapan 1 tahun sebelumnya. Ya 1 tahun sebelumnya, karena kebanyakan
universitas luar negeri membuka pendaftaran tepat setelah intake september. Kamu harus
aware mengenai hal-hal berikut;
- Beberapa jurusan menerima mahasiswanya tidak berdasarkan merit base (siapa yang
paling pintar dan outstanding aplikasinya) namun berdasarkan standar yang mereka
buat. Apabila orang tersebut telah memenuhi standarnya maka orang tersebut akan
pasti diterima. Dengan kata lain mereka menganut sistem kuota, dimana apabila
kelasnya sudah penuh maka pendaftaran akan ditutup.
- Banyak juga universitas di eropa pendaftarannya dibuka Oktober dan tutup Januari.
Rata-rata kampus yang seperti ini menggunakan pendaftaran berdasarkan merit base.
Jadi siapa yang mempunyai aplikasi yang outstanding maka dia yang akan lulus.
Jadi, siapkan semua berkas yang disyaratkan, cek kembali, kemudian submit secepatnya.

Prosedur Mendapatkan LoA

Saya akan bahas secara spesifik prosedur mendapatkan LOA dari kampus di luar negeri.
Sebagai contoh, saya ambil dua negara: Inggris dan Amerika dan dua kampus: University of
Manchester dan Lehigh University. Inggris mengawakili negara-negara di Eropa dan
Australia yang biasanya meminta IELTS dan Amerika yang meminta TOEFL IBT,
sedangkan negara lain umumnya menggunakan salah satu dari tes Internasional ini. Saya
akan jelaskan menggunakan poin-poin agar lebih mudah dipahami.

Sebelumnya, perlu diketahui bahwa ingin mendapatkan LOA berarti harus melamar ke
Universitas di luar negeri. Untuk jenjang S2 dan S3 di luar negeri, umumnya tidak ada tes
tertulis yang dilakukan seperti SNMPTN, apalagi dilakukan serentak. Kalaupun ada tes
tertulis, hanya untuk jurusan dan kampus tertentu saja. Cara mengetahuinya nanti dijelaskan
di poin prosedur mendapatkan LOA. Kemudian, pastikan sudah mengetahui kampus mana
dan jurusan apa yang ingin dilamar.
1. Buka website universitas yang dituju, lalu cari bagian yang menyediakan informasi tentang
jurusan. Pilih jurusan yang diminati. Masing-masing universitas menggunakan nama sesi
yang berbeda di websitenya. Biasanya, bisa ditemukan di bagian study, department, dan
degree.

Contoh:

 Di University of Manchester: Klik study, muncul pilihan jenis study. S2 biasanya masuk
ke Taught Master. Klik Taught Master. Ada course finder, bisa ketik nama jurusan yang
dituju. Bila nama jurusan belum pasti, klik pilihan A-Z list courses. Terkadang nama
jurusan antara satu universitas dengan universitas yang lain bisa berbeda sedikit
walaupun esensinya sama.

 Di Lehigh University: Klik Academics. Lihat bagian Department. Setelah muncul nama-
nama jurusan, klik nama jurusan yang dituju.
2. Setelah nama jurusan yang diminati di klik, akan muncul berbagai informasi meliputi
daftar mata kuliah, nama pengajar, jenis tugas, lama studi, sampai persyaratan melamar ke
jurusan ini.

 Contoh di University of Manchester bila di klik jurusan TESOL:

 Contoh di Lehigh University bila di klik jurusan Comparative and International

Education:

3. Fokus pada pencarian persyaratan untuk melamar, waktu pembukaan lamaran, dan proses
seleksi. Informasi ini tersedia di halaman jurusan yang sedang dibuka. Di bagian persyaratan,
akan ditemukan skor TOEFL IBT, IELTS, atau GRE berapa minimal yang harus dipenuhi
oleh calon mahasiswa, berapa banyak surat rekomendasi yang harus dikirimkan, dan lain
sebagainya. Di Bagian waktu pendaftaran, cermati kapan pendaftaran mahasiswa baru dibuka
dan ditutup. Di bagian proses seleksi, akan ditemukan apakah akan ada wawancara antara
kampus dengan calon mahasiswa, ada tes lagi atau tidak, dan seterusnya.

 Di University of Manchester, ada dibagian: application and selection di klik, muncul how
to apply klik, pilih apply now, lalu muncullah apa saja persyaratan yang diminta.
 Di Lehigh University, klik degrees, plih MA in comparative and international education
misal, di overview paling bawah dijelaskan apa saja persyaratan yang diminta.
4. Di setiap website universitas umunya ada sesi berlabel “Admission”, artinya semua hal
tentang melamar ke universitas tersedia disini. Bila tidak menemukan informasi tentang
persyaratan dan waktu pendaftaran di bagian jurusan, bisa cek dibagian admission. Waktu
pembukaan lamaran dan jadwal mulai kuliah bisa tersedia di bagian admission. Jika masih
tidak juga menemukan informasi yang diinginkan, lihat contact e-mail dihalaman jurusan
yang diminati dan kirim e-mail tentang permintaan informasi yang diinginkan, biasanya
dibalas.

5. Langkah terakhir, lengkapi persyaratan yang diminta. Ikuti prosedur yang dijelaskan di
website. Ada universitas yang meminta calon mahasiswa mengirimkan aplikasi dengan pos
dan ada yang cukup upload online. Sebagian kampus menerapkan biaya pendaftaran dan
yang lainnya tidak. Semuanya dijelaskan rinci di website. Bila tidak ditemukan, kirimkan e-
mail.

Itulah prosedur mendapatkan LOA dari universitas di luar negeri. Langkah-langkah ini bisa
juga dilakukan dalam rangka memahami universitas dan jurusan yang diminati. Misalnya,
sudah tahu mau ambil jurusan apa, tetapi masih bingung kampus mana yang cocok, ingin
melihat apa saja persyaratan untuk melamar, berapa skor TOEFL IBT dan IELTS yang
diminta, dan seterusnya. Prosedur ini singkat namun tidak bisa dipahami dan diselesaikan
sekali duduk. Perlu kesabaran mempelajari persyaratan yang diminta, melengkapinya, sampai
mengirimkan aplikasi ke universitas. Jika bingung, gampang, langsung kirimkan langsung e-
mail ke contact person jurusan yang diminati.
Note:

Proses menemukan Universitas hingga mendapatkan LoA adalah proses pencarian diri, butuh
waktu berbulan-bulan. Hingga kamu merasa sangat cocok dengan satu jurusan pada sebuah
universitas. Aturannya disini adalah kamu harus super rajin mencari tahu sendiri tentang
universitas yang kamu tuju, yaitu dengan banyak membaca info-info di websitenya. Di
website universitas yang kamu tuju sudah pasti menyediakan informasi yang paling
lengkap.sekali lagi rajin-rajinlah membaca info tersebut.