BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Diagnosa Perubahan
1. Identifikasi Masalah.
Dari uraian tusi UPT Pekanbaru sebagaimana yang
diuraikan diatas, ada 3 (tiga) tugas pokok dan fungsi yang
menjadi landasan UPT Pekanbaru melakukan kegiatan
pengawasan pengendalian spektrum frekuensi radio di wilayah
Propinsi Riau Daratan, adapun 3 (tiga) fungsi tersebut adalah :
Fungsi Penatausahaan urusan Rumah Tangga , Fungsi
Pengawasan dan Pengendalian meliputi (Pengamatan, deteksi
lokasi sumber pancaran, monitoring frekuensi radio, penertiban
dan penegakan hukum), fungsi Pemeliharaan Perangkat meliputi
(Penyediaan suku cadang ringa, kalibrasi perangkat, dan
pemeliharaan perangkat).
Dari 3 (tiga) fungsi yang diuraikan diatas dibuat kajian tusi
mana saja yang paling berpengaruh dalam melaksanakan tusi
pokok dari UPT Pekanbaru untuk itu perlu dilakukan diagnosa
untuk melihat fungsi mana saja yang paling berpengaruh dalam
mendukung tugas pokok UPT Pekanbaru . Mendiagnosa organisasi
merupakan salah satu komponen dalam rangka melakukan
perencanaan perubahan.
Diagnosa adalah proses untuk mengetahui suatu fungsi dari
arus sistem yang pada kegiatan tersebut mengumpulkan informasi
yang bersangkutan tentang operasional organisasi yang sedang
berjalan, meneliti dan menggambarkan serta menarik kesimpulan
untuk peningkatan perubahan yang potensial.
Untuk mendiagnosa masalah yang ada di UPT Pekanbaru
ada beberapa alat analisa diagnosa dalam pemetaan dan
pemecahan masalah misalnya : analisa pohon masalah, analisa

7
 USG, analisa SWOT dan sebagainya. Dalam hal ini Tim proyek
perubahan menggunakan analisa USG.
Setelah dilakukan analisis USG sebagai salah satu pemetaan
dan pemecahan masalah di organisasi UPT Pekanbaru diperoleh
hasil sebagaimana yang tertuang pada tabel 2.1 sebagai berikut :

Kriteria Total
No Isu Permasalahan
U S G Nilai

Pengawasan dan Pengendalian

1 5 4 3 12
Frekuensi Radio

2 Pemeliharaan perangkat SMFR 5 5 4 14

3  Penatausahaan Rumah Tangga 4 3 3 10

ket : 1 = sangat kecil ; 2 = kecil ; 3 sedang ; 4 = besar ; 5 = sangat besar

Tabel. 2.1 Analisa USG Pemetaan permasalahan fungsi di UPT

dari uraian diatas identifikasi masalah yang paling dominan dan

diangkat untuk proyek perubahan adalah pada bagian
Pemeliharaan perangkat SMFR.

2. Pemetaan permasalahan dan Kondisi saat ini.

Pemeliharaan perangkat monitor spektrum frekuensi radio di
UPT Pekanbaru sangat penting, hal ini guna mendukung kegiatan
tusi utama UPT Pekanbaru melakukan pengawasan dan
pengendalian spektrum frekuensi radio, sehingga penggunaan
spektrum frekuensi radio di wilayah kerja UPT Pekanbaru lebih
efektif dan sesuai peruntukannya.
Dari hasil investigasi Tim terhadap permasalahan perangkat
monitoring yang menyebabkan kerusakan perangkat dan sistem
sehingga menghambat kinerja UPT Pekanbaru dalam pengawasan
dan pengendalian spektrum frekuensi radio di Pekanbaru dan

8
 didaerah perbatasan, ditemukenali beberap penyebab
permasalahan antara lain :
 Kurang Optimalnya penggunaan perangkat SMFR;
 Tidak menerapkan SOP Pemeliharaan pada saat mendeteksi
kerusakan perangkat SMFR ;
 Lambatnya respon proses perbaikan perangkat SMFR ;
 Lambatnya pengadaan suku cadang perangkat ;
 Sarana penunjang perangkat SMFR yang sering bermasalah
(Listrik byar pet, Internet yang sering putus) ;
 Sumber daya manusia yang terbatas.

Dari hasil invetarisir permasalah perangkat monitoring dengan

kondisi eksisting saat ini diatas, Tim membuat pembobotan nilai
pada item permasalahan yang ditemukenali, hal ini dilakukan Tim
sebagai dasar acuan mencari penyelesaian dari permasalahan
SMFR yang tidak berfungsi secara optimal, adapun nilai
pembobotan rata rata yang diambil oleh Tim setelah melakukan
evaluasi terhadap permasalahan yang ada sebagaimana tertuang
dalam tabel 2.2 dibawah ini :

Eksisting
Dimensi Penilaian
No (saat
Pemeliharaan perangkat SMFR di UPT Pekanbaru
ini)

1 Kurang optimalnya operasional perangkat SMFR 3

2 Tidak menerapkan SOP dalam bertugas 3

3 Lambatnya respon proses perbaikan perangkat SMFR 2

4 Pengadaan spare part perangkat yang lambat 2

5 Sarana penunjang perangkat SMFR (PLN yang byar pet) 1

6 Skill Sumber daya manusia yang terbatas. 3

  Nila rata rata 2,3
Ket : 1=sangat tidak baik; 2=tidak baik ; 3=cukup ; 4 = baik ; 5=sangat baik

9
 Tabel 2.2. Pembobotan nilai permasalahan perangkat SMFR
Dari tabel tersebut diatas dapat dilihat bahwa kondisi eksiting saat
ini pada perangkat SMFR dengan nilai rata rata 2 (dua) = tidak
baik.

3. Kondisi yang diharapkan.

Dari persalahan dan kondisi eksisting perangkat SMFR saat ini,

diharapkan hal ini tidak terjadi apalagi biaya yang dikeluarkan untuk
perangkat SMFR ini begitu mahal dan manfaat dari penggunaan
perangkat ini belum efektif dalam operasionalnya.

Adapun harapan yang diinginkan dari pemeliharaan perangkat SMFR

adalah :
Dimensi Penilaian Kondisi yg di Harapkan Nilai
No
Pemeliharaan perangkat SMFR di UPT Pekanbaru Bobot
1 Optimalnya operasional perangkat SMFR 5

2 Menerapkan SOP dalam bertugas 5

3 Cepat dalam merespon kerusakan perangkat 5

4 Sparepart perangkat yang selalu tersedia 5

5 Catu daya Listrik yang stanby selama 24 Jam 5

6 Skill Sumber daya manusia yang mumpuni. 5

Ket : 1=sangat tidak baik; 2=tidak baik ; 3=cukup ; 4 = baik ; 5=sangat baik

Tabel 2.3. Pembobotan nilai Harapan pd perangkat SMFR

4. Perencanaan dan Sasaran Perubahan

Untuk menentukan sasaran perubahan, Project Leader terlebih dahulu
menganalisa permasalahan yang ada dengan menggunakan analisis
SWOT sebagai instrument perencanaaan strategis yang klasik.

10
Dengan menggunakan kerangka kerja kekuatan (Strength),
kelemahan (Weakness), kesempatan (Opportunity) dan ancaman
(Treath), instrument ini memberikan cara sederhana untuk
memperkirakan cara terbaik untuk melaksanakan sebuah strategi.
Instrumen ini menolong para perencana apa yang bisa dicapai, dan
hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dan potensi masalah yang
mungkin akan timbul .
Namun sebelum menentukan analisa SWOT perlu ditentukan faktor
pendorong dan faktor penghambat pemeliharaan SMFR dimaksud baik
faktor internal maupun faktor eksternal, dari hasil kajian Tim, project
leader mendefenisikan faktor pendorong dan faktor penghambat
pemeliharaan SMFR dimaksud, sebagaimana yang tertuang pada tabel
2.4 dibawah ini:

Faktor Pendorong : Faktor Penghambat :

1. Dukungan dari pimpinan (I) 1. Manajemen pengelolaan

2. Adanya SOP pemeliharaan
perangkat (I)
3. Adanya dukungan anggaran
pemeliharaan SMF (I)
4. Dukungan pihak ketiga dalam
pemeliharaan perangkat SMFR (E)
5. Dukungan konsultansi dari
distributor barang (E)
6. Dukungan lembaga sertifikasi
nasional (E)
perangkat kurang baik (I)
2. Skill SDM pemeliharaan yang
terbatas (I)
3. Biaya pemeliharaan terbatas (I)
4. Penyedia barang jasa yang tidak
komitmen terhadap waktu
pengadaan sparepart (E)
5. Energi listrik tidak terjamin
ketersediannya (E)
6. Penjaga site yang tidak disiplin (E)

Tabel. 2.4. Analisa Faktor Pendorong dan Faktor Penghambat

Pemeliharaan SMFR

Selanjutnya dari kedua faktor pendorong dan faktor penghambat

tersebut dilakukan analisis dengan menggunakan analisa SWOT
dengan hasil sebagai berikut :

11
Strength/Kekuatan
 Adanya Dukungan dari pimpinan guna Pemeliharaan perangkat
SMFR;
 Adanya SOP pemeliharaan perangkat SMFR ;
 Adanya dukungan anggaran pemeliharaan SMF,

Weakness/Kelemahan
 Manajemen pengelolaan perangkat kurang baik ;
 Skill SDM pemeliharaan yang terbatas;
 Biaya pemeliharaan terbatas.

Opportunities/Peluang
 Adanya dukungan pihak ketiga dalam pemeliharaan perangkat
SMFR ;
 Adanya dukungan konsultansi dari distributor penyedia barang ;
 Adanya dukungan lembaga sertifikasi nasional.

Treatht/Ancaman
 Penyedia barang jasa yang tidak komitmen terhadap waktu
pengadaan sparepart ;
 Energi listrik tidak terjamin ketersediannya ;
 Penjaga site yang tidak disiplin ;
 Kondisi Alam.

Untuk meminimalkan dampak resiko dari masalah yang akan

terjadi project leader menghitung kekuatan varian internal dan
eksternal, menghitung kelemahan dan ancaman dari varian internal
dan eksternal (Lampiran 2.1 s.d. 2.3) sehingga didapat formula
analisa sebagai berikut :

12
 KEKUATAN KELEMAHAN
(STRENGTH) (WEAKNESS)

Dukungan Pimpinan Manajemen pengelolaan

perangkat yg kurang baik

PELUANG STRATEGI (SO) STRATEGI (WO)

(OPPORTUNITY)
Pimpinan mendukung Pihak ketiga BSN
Dukungan Pihak Ketiga kerjasama dengan pihak membantu dalam hal
ketiga dalam pemeliharaan Pengelolaan manajemen
perangkat SMFR pemeliharaan perangkat
sesuai SOP
ANCAMAN (TREATH) STRATEGI (ST) STRATEGI (WT)

Listrik Adanya dukungan Manajemen pengelolaan

pimpinan yang perangkat SMFR yg baik
menyediakan ketersediaan dg tersedianya catu daya
cadangan Listrik selama 24 jam

Tabel 2.5. Strategi Analisa SWOT

Untuk memecahkan permasalahan dan mencari solusi dari

Pemeliharaan perangkat SMFR yang kurang effektif dan optimal
selama ini, project leader membuat strategi dengan menggunakan
analisa SWOT, sebagaimana yang tertuang dalam tabel 2.5 diatas
dengan penjelasan sebagai berikut :
a. Strategi SO (Strength + Opportunity).
Dukungan Pimpinan dan dukungan pihak ketiga menghasilkan :
Pimpinan mendukung kerjasama dengan pihak ketiga dalam
pemeliharaan perangkat SMFR

b. Strategi WO (Weakness + Opportunity).

Manajemen pengelolaan pemeliharaan yang kurang baik dan
dukungan pihak ketiga menghasilkan :

13
 Pihak ketiga BSN (Badan Sertifikasi Nasional) membantu dalam hal
Pengelolaan manajemen pemeliharaan perangkat sesuai SOP

c. Strategi ST (Strength + Treath)

Dukungan Pimpinan dan Listrik menghasilkan : Adanya dukungan
pimpinan yang menyediakan ketersediaan cadangan Listrik

d. Strategi WT (Weakness + Treath)

Manajemen pengelolaan pemeliharaan yang baik dan Listrik
menghasilkan : Manajemen pengelolaan perangkat dg tersedianya
catu daya selama 24 jam

Dari analisa dan strategi SWOT yang menjadi acuan oleh project
leader sebagai salah satu penyelesaian permasalahan pemeliharaan
SMFR didapat beberapa point keputusan :
1. Mewajibkan Pimpinan mendukung pemeliharaan perangkat SMFR di
UPT;
2. Terciptanya kerjasama dengan pihak ketiga dalam konsultansi dan
Pemeliharaan perangkat SMFR;
3. Terwujudnya penerapan standar pemeliharaan perangkat SMFR
sesuai dengan standar SNI ISO 9001;
4. Mewajibkan adanya catu daya yang bekerja selama 24 Jam di
intalasi perangkat SMFR;
5. Tersedianya SDM Pemeliharaan perangkat yang handal di UPT
Pekanbaru .

B. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

Milestone adalah tahapan dan langkah kerja yang akan menjadi
guidence dalam melakukan pekerjaan proyek perubahan secara
sistematis. Adapun Milestone/tahapan kerja yang akan dilaksanakan
dalam proyek perubahan ini adalah :

14
No Tahap Utama Waktu
I Jangka Pendek
A Persiapan
1. Melakukan konsultasi dengan mentor 24 Mei 2015
dalam rangka mengidentifikasi masalah
2. Melakukan konsultasi dengan coach dalam 25 Mei 2015
rangka penulisan proyek perubahan
3. Melaksanakan koordinasi dengan 02 Juni 2015
stakeholder internal dan jajarannya dalam
rangka dukungan operasional dan
pendanaan
4. Melaksanakan rapat dengan para staf 01 Juli 2015
dalam rangka menyatukan persepsi untuk
melakukan proyek perubahan
5. Identifikasi para stakeholder 01 Juli 2015
6. Merumuskan dan mengajukan nama tim 01 Juli 2015
kepada sponsor

B Penyusunan Perencanaan Proyek Perubahan

1. Pembuatan SK Tim 02 Juli 2015
2. Menginventarisir data dan informasi 03 Juli 2015
perihal kondisi perangkat SMFR dg Tim
3. Membuat Undangan kepada para stake 03 – 04 Juli 2015
Holder Internal dan Eksternal
4. Melakukan rapat koordinasi dengan para 06 Juli 2015
stakeholder internal dan eksternal
menyatukan persepsi bersama
5. Pembagian tugas kerja kepada masing 06 Juli 2015
masing personil internal dan eksternal

C Pelaksanaan Proyek Perubahan

1. Inventarisasi lapangan ke 3 (tiga) site Minggu II Juli
kerusakan perangkat yg dilaksanakan oleh
Tim
2. Pengecekan kondisi jaringan internet Minggu IV Juli
untuk masing masing site
3. Pengecekan kondisi perangkat utama dan Minggu IV Juli
perangkat pendukung
4. Penggantian perangkat internet dari Minggu I Agst
Telkom VPN dengan Provider ISP
5. Setting dan Penggantian IP utk masing2 Minggu I Agst
perangkat di semua site
6. Perbaikan dan pengetesan kabel ke Minggu I Agst
Antena Monitoring
7. Perbaikan perangkat utama dan perangkat Minggu I - III
pendukung oleh Tim termasuk Agst 2015

15
 penggantian sparepart
8. Install ulang software windows, Argus, Minggu III Agst
Firewall dan Upgrade software DDF utk
semua site
9. Pengetesan perangkat internet dari Minggu IV Agst
masing masing site
10. Pengetesan perangkat utama dan Minggu I Sept
perangkat pendukung dari masing masing
site
11. Uji coba kesisteman perangkat utama dan Minggu II – III
pendukung dari monitoring CC September
12. Penggunaan perangkat SMFR secara Minggu IV Sept
kesisteman
13. Monitoring dan Evaluasi hasil ujicoba Minggu I Okt –
perangkat Minggu IV
Desember 2015
II Jangka Menengah
1. Persiapan ISO 9001;
2. Sistem Monitoring Integrasi perangkat Desember 2015
SMFR UPT Pekanbaru dengan Ditdal s/d Desember
SDPPI Jakarta ; 2016 (12 bulan)

III Jangka Panjang

Monitoring dan evaluasi penerapan ISO 9001 2016 s/d 2019

Tabel. 2.6. Tahapan Milestone

C. Stakeholder Proyek Perubahan
Stakeholder dalam proyek perubahan ini sangatlah penting
dalam kesuksesan dalam proyek perubahan ini. Dalam hal ini
khususnya dalam hal keputusan yang sangat vital, seperti :
Pengadaan Sparepart, Surat Penugasan kelapangan dan seterusnya.
Dalam pelaksanaan kegiatan proyek perubahan ini ada
Stakeholder yang dapat membantu dang sangat mendukung proyek
perubahan dan ada juga stakeholder yang hanya pandai berteori
namun kenyataannya malah menjadi batu sandungan dalam proyek
perubahan ini. Untuk itu kami membagi atas 2 (dua) stakeholder
yaitu :

16
  Stakeholder yang mendukung, dalam hal ini diberi simbol plus
(+) .
 Stakeholder yang tidak mendukung, bahkan menjadi
penghalang proyek perubahan, dalam hal ini diberi simbol
negatif (-).

Sementara itu stakeholder dibagi atas stakeholder Internal dan

stakeholder eksternal. Stakeholder internal adalah para personil
ataupun pejabat yang ada dikantor Balmon Kelas II Pekanbaru.
Stakeholder eksternal yaitu para personil, pejabat maupun institusi
diluar Balmon Kelas II Pekanbaru.
Adapun stakeholder yang terlibat dalam pelaksanaan proyek
perubahan ini adalah :
1. Stakeholder Internal.
a) Ka.UPT pekanbaru (+) (-)

b) Kasi Pemantaun dan Penertiban Balmon Pekanbaru (+) (-)

c) Ka.Subbag TU dan RT Balmon Pekanbaru (+) (-)
d) Staf seksi OPP dan Pantib (+) (-)
e) PIC perangkat SMFR (+)

2. Stakeholder Eksternal
a) Direktur Pengendalian SDPPI (+)
b) Ka.Subdit Pengelolaan Sistem Monitoring Spektrum (+)
c) Seksi Pemeliharaan Sistem Informasi Monitoring Spektrum SDPPI
(+)
d) Penyedia barang dan Jasa (+) (-)
e) Satpam (+)
f) Penjaga Site (+) (-)
g) PLN (+)(-)

17
D. Strategi Pelaksanaan
Strategi dalam pemeliharaan perangkat SMFR di Balmon Kelas II
Pekanbaru mengacu kepada instruksi dan Nota Dinas yang telah
ditetapkan oleh Direktur Pengendalian SDPPI, yang dibagi atas
beberapa bagian yaitu :
Tahap Koordinasi
1. Koordinasi dg Stakeholder internal dan eksternal untuk dukungan
pemeliharaan SMFR;
2. Rapat dg para stakeholder utk mencari jalan keluar perbaikan
kerusakan perangkat utama maupun perangkat pendukung serta
bagaimana cara untuk optimalisasi pemeliharaan perangkat SMFR.

Tahap Observasi kerusakan

1. Pisahkan pemeriksaan perangkat Utama dan perangkat
pendukung;
2. Inventarisir kerusakan perangkat utama maupun perangkat
pendukung;
3. Test fungsi masing masing perangkat (perangkat utama dan
perangkat pendukung).
4. Jika ada kerusakan pada saat test fungsi laporkan ke Direktorat
Pengendalian SDPPI, untuk dukungan pengadaan sparepart dan
pengantian perangkat.

Tahap Pemeliharaan (sekaligus penggantian sparepart).

1. Test stabilitas catu daya (PLN, AVR dan UPS);
2. Test stabilitas jaringan internet ;
3. Test fungsi masing masing perangkat (utama dan pendukung) jika
ada kerusakan laporkan ke Ditdal SDPPI utk penggantian atau di
lakukan perbaikan;

18
4. Setting IP masing masing perangkat dan koneksi (ping dari
perangkat utama ke perangkat pendukung) selanjutnya (ping dari
site ke site) ;
5. Upgrade atau install software (Windows, Argus, Firewall, DDF dll)
yang saling compatible;
6. Test perangkat utama (software Argus) dan lakukan monitoring di
masing masing site;
7. Lakukan test jaringan drive test untuk melihat stabilitas jaringan
yang sdh dibebani di masing masing site;
8. Lakukan test sistem dari CC kantor Balmon Pekanbaru untuk
mengontrol masing masing site.

Tahap analisa dan evaluasi

1. Test jaringan ke masing masing site dari CC setiap hari
2. Kontrol perangkat utama dan perangkat pendukung disetiap site
pekanbaru setiap 2 minggu, dan di Kota Dumai dan Kab. Bengkalis
setiap bulan.
3. Cek live time sparepart dan software perangkat utama dan
perangkat pendukung.

19