BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Capaian Proyek Perubahan

Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini yang menjadi
target capaian adalah tujuan jangka pendek. Setiap tahapan
kegiatan/milestone dari milestone yang telah ditetapkan telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana, sehingga tujuan jangka pendek
dari proyek perubahan Pemeliharaan perangkat Sistem Monitoring
Frekuensi Radio (SMFR) di Balmon Kelas II Pekanbaru dapat
tercapai. Dengan demikian tujuan jangka pendek untuk Penggunaan
perangkat SMFR di 5 (lima) lokasi dapat dimonitoring dari Master
Control kantor Balmon Kelas II Pekanbaru. Sehingga pengawasan
dan pengendalian spektrum frekuensi radio di kota Pekanbaru lebih
efektif.
Namun waktu yang singkat hanya sekitar 2,5 bulan, Tim proyek
perubahan hanya bisa mencapai target sebesar 80% (delapan puluh
persen) dari target 100% (seratus persen) sesuai target yang
dicanangkan oleh Tim proyek perubahan. Tetapi Tim proyek
perubahan yakin sebelum akhir bulan Oktober seluruh sistem SMFR
dapat berfungsi seluruhnya secara 100% (seratus persen) dengan
dukungan stakeholder eksternal khususnya penyedia suku cadang.
Adapun langkah kerja yang telah dilakukan oleh Tim Proyek
perubahan Pemeliharaan adalah dengan membagi 3 (tiga) tahapan
kerja yaitu :
1) Persiapan ;
Kegiatan persiapan adalah kegiatan yang dilakukan oleh Tim
adalah kegiatan yang berisi koordinasi dan konsultasi, mengingat
Project Leader dari proyek perubahan ini sebelumnya bekerja di
Balmon Kelas II Medan sebagai Kasi Pemantauan dan Penertiban.
Oleh karena itu pada proyek perubahan pemeliharaan kali ini

20
project leader memerlukan koordinasi dan konsultasi kepada
beberapa stakeholder, baik stakeholder internal maupun
stakeholder eksternal, agar proyek perubahan ini berjalan lancar.
Adapun beberapa stakeholder yang dikoordinasikan dan
dikonsultasikan oleh project leader dan perannya adalah :
a. Direktur Pengendalian SDPPI , meminta dukungan dalam hal
pemeliharaan SMFR di Balmon Kelas II Pekabaru dan meminta
kesediaan beliau untuk menjadi Mentor dalam proyek
perubahan ini ;
b. Ka.Subdit Pengelolaan Sistem Monitoring Spektrum, meminta
dukungan lainnya tentang Pemeliharaan perangkat SMFR ;
c. Ka. Seksi Pemeliharaan Sistem Informasi Monitoring Spektrum ,
meminta informasi tentang kondisi perangkat SMFR di Balmon
Kelas II Pekanbaru berdasarkan informasi yang mereka terima
dari lapangan, dan meminta masukan utk solusi pemeliharaan
perangkat SMFR ;
d. Ka. Balmon Kelas II Pekanbaru, Mohon dukungan anggaran dan
arahan untuk penyelesaian permasalahan pemeliharaan SMFR
yang sdh 2 (dua) tahun tidak berjalan secara maksimal ;
e. Ka. Seksi Pemeliharaan Balmon Kelas II Pekanbaru yang lama
(Bp. Musriadi) mencari informasi tentang permasalahan
perangkat SMFR mengapa tidak beroperasional secara
maksimal ;
f. Staf Seksi Pemeliharaan dan Staf Pemantauan Frekuensi
Balmon Pekanbaru, mencari informasi tentang permasalahan
perangkat SMFR mengapa tidak beroperasional secara
maksimal ;
g. PPK Balmon Kelas II Pekanbaru , koordinasi dan konsultasi agar
pemeliharaan SMFR menjadi salah satu program utama
kegiatan beliau, baik perangkat utama maupun perangkat
pendukung ;

21
 h. Penyedia jasa layanan Internet Balmon Pekanbaru (1 XP) ,
menyamakan persepsi tentang dukungan layanan internet
untuk perangkat SMFR dan bantuan beliau dalam hal setting IP
perangkat sebagai salah satu tim pemeliharaan khususnya
akses internet dan settingan IP ;
i. Rekanan Pemeliharaan SDPPI Jakarta (PT. Berca Hardaya
Perkasa), meminta informasi tentang permasalahan perangkat
SMFR dilapangan dan bersama sama dengan tim lainnya
mencari solusi perihal pemeliharaan perangkat SMFR ;
j. Vendor perangkat Utama SMFR (Mas Sigit Rohde Schwardz),
meminta bantuan untuk trouble shooting perangkat utama baik
software maupun Hardware.
2) Perencanaan Proyek Perubahan ;
Kegiatan perencanaan proyek perubahan pemeliharaan SMFR
Pembuatan SK Tim adalah tahap kedua dalam proyek perubahan
yang berisi :
a. Pembuatan Undangan kepada para stakeholder yang diketahui
oleh Kepala Balmon Kelas II Pekanbaru, dengan Nota dinas
Nomor : 917/Balmon.14/SP.03.01/07/2015
b. Rapat inventarisir data dan informasi perihal kondisi perangkat
SMFR dg para stakeholder, pada saat rapat juga diambil
keputusan tentang rencana waktu pelaksanaan rapat sesuai
dengan kalender kerja yang telah ditetapkan, pembagian
tugas kerja kepada masing masing personal dan stakeholder.
(hasil terlampir )
Kemudian hasil rapat disampaikan kepada Kepala Balai
Monitor Kelas II Pekanbaru, untuk dibuatkan SK Tim Proyek
Perubahan Pemeliharaan perangkat SMFR di Balmon Kelas II
Pekanbaru.

22
3) Pelaksanaan Proyek Perubahan.
Lingkup yang menjadi pembahasan kali ini adalah tahapan
yang penting dalam proyek perubahan pemeliharaan SMFR di
Balmon Kelas II Pekanbaru, disini dibahas beberapa langkah dalam
optimalisasi pemeliharaan perangkat SMFR, mulai dari inventarisir
permasalahan dilapangan, mulai dari listrik, jaringan internet,
kondisi perangkat pendukung maupun kondisi perangkat utama,
pengecekan perangkat nukan hanya disisi site, namun juga
dilakukan pemeriksaan di sisi Master Control.
Adapun langkah langkah yang dilakukan oleh Tim proyek
perubahan adalah sebagai berikut :
a. Inventarisasi lapangan, invetaris disini adalah invetaris perihal
kondisi kerusakan perangkat yg dilaksanakan oleh Tim untuk ke
3 (tiga) site dan CC di Kantor Balmon Pekanbaru.
Inventarisir perangkat ini sangat penting, hal ini untuk
melihat kondisi kenyataan lapangan sebagaimana yang telah
dilaporkan oleh masing masing personil tim pada saat rapat
persiapan, beberapa temuan dilakukan check list permasalahan,
Check list digunakan untuk memastikan bahwa setiap
permasalahan pemeliharaan di data, tanpa ada yang dilewati.
Hal ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa langkah-langkah
yang telah ditentukan dapat dilaksanakan seluruhnya.
b. Pengecekan kondisi jaringan internet untuk masing masing site ,
tim internet melalui Master Control yang terletak di kantor
Balmon Kelas II Pekanbaru melakukan pengecekan jaringan
internet untuk kesemua site. Ditemukenali bahwa semua
jaringan internet utk masing masing tidak terhubung atau mati
total, hal ini dapat dilihat pada (lampiran 3.4 : kondisi jaringan
internet perangkat SMFR)
Setelah tim internet memeriksa dengan seksama
ditemukan bahwa kondisi kerusakan internet disebabkan oleh

23
 VPN yang mati di site Bengkalis. Selanjutnya Project Leader
beserta tim internet mendiskusikan permasalahan ini dan
mendapat solusi, yaitu penggantian IP dimasing masing site
dan di master control, sehingga kondisi jaringan internet utk
masing masing site dan perangkat dapat dikontrol dari jauh
tanpa harus datang ke setiap site.
c. Penggantian perangkat internet dari Telkom VPN dengan
Provider ISP, setelah disepakati oleh Tim perubahan sistem VPN
ke sistem IP provider, tim internet melakukan instalasi jaringan
ke masing masing site.
d. Setting dan Penggantian IP utk masing2 perangkat di semua
site, setelah masing masing site telah dipasang jalur internet
selanjutnya yaitu penggantian untuk masing masing site, mulai
dari IP radio, IP Router, IP PC Argus, IP Perangkat Utama DDF
dan EB 500, IP Camera dan IP UPS.
Pada saat instalasi dan penggantian IP untuk perangkat
SMFR dimasing masing site kembali disepakati tim melakukan
upgrade software team viewer, software team viewer ini
berguna untuk pengontrolan perangkat SMFR dari jarak jauh,
sehingga tim tidak lagi harus ke masing masing site, namun
pada saat instalasi software team viewer ada kendala
dibeberapa site seperti (site Tampan/tapung, Bukit Raya,
Dumai dan Bengkalis) kendala yang ditemukan adalah karena
PC dari beberapa site mengalami kerusakan pada power suplly,
mainboard dan Hard Disk, sehingga pada saat PC loading ulang
(lampiran 3.5 : Upgrade Software windows 32XP). Selanjutnya
tim menjalan software 32XP untuk memastikan apakah
software yang baru diinstall berjalan dan support terhadap
perangkat SMFR (lampiran 3.6 : menjalankan software update
windows 32XP). Dan secara berturut turut tim juga menginstall
dan mengupdate Firmware (lampiran 3.7 : Update Firmware)

24
 Setelah PC di masing masing site di lakukan upgrade
untuk software team viewer, tim melakukan instalasi dan
setting IP, untuk pekerjaan ini dibagi atas 2 (dua) tim, tim
pertama adalah setting untuk Radio dan Router (Tim 1XP) dan
setting IP perangkat PC dan perangkat Utama (Tim Balmon
Pekanbaru), sementara itu sistem setingan dapat dilihat pada
(lampiran 3.8 : settingan IP perangkat SMFR)
e. Pengecekan kondisi perangkat utama dan perangkat
pendukung, pengecekan perangkat utama dan perangkat
pendukung dilakukan adalah untuk mengetahui apakah masing
perangkat masih dapat berfungsi secara normal secara
fungsinya. Disini tim menemukenali adanya kerusakan di
beberap perangkat pendukung seperti : Router internet di site
Rumbai dan ruangan CC, UPS di site Tampan/tapung, AVR di
site Rumbai, PC Komputer di site Tampan/tapung, Bengkalis,
Dumai, Bukit Raya, APC di setiap site, laporan kerusakan
perangkat sdh dilaporkan (lampiran 3.9 : laporan kerusakan
perangkat SMFR)
f. Perbaikan perangkat utama dan perangkat pendukung, setelah
ditemukenali kerusakan di masing masing perangkat, Tim
proyek perubahan merumuskan untuk mengoptimalkan dan
menghidupkan perangkat yang ada di kota pekanbaru yaitu site
Tampan/tapung, site Rumbai dan site Bukit Raya.
Untuk mengoptimalkan 3 (tiga) site perangkat SMFR yang
ada di kota Pekanbaru, tim proyek perubahan melakukan
beberapa simulasi dengan salah satu cara mengambil
perangkat yang site dumai dan bengkalis yang bagus untuk
digunakan untuk salah satu di ketiga site sesuai dengan
kebutuhannya, sambil menunggu kiriman sparepart dari
jakarta. Foto kegiatan dapat dilihat pada (lampiran 3.10)

25
g. Install ulang dan Upgrade software DDF255, setelah hasil
simulasi perangkat untuk ke 3 (tiga) site berhasil maka
selanjutnya tim melakukan install dan upgrade software
DDF255 utk ke tiga site tersebut, sebagaimana tertuang pada
(lampiran 3.11 : Install dan upgrade software DDF255)
h. Test fungsi untuk perangkat utama dan perangkat pendukung ,
setelah dilakukan instalasi dan upgrade software untuk masing
masing site selanjutnya adalah test fungsi untuk perangkat
utama dan perangkat pendukung, dari hasil test ini yang
berhasil hanya pada site Rumbai dan site Tampan/tapung,
sementara di site bukit raya ada sedikit masalah di PC
komputernya (lampiran 3.12 : test fungsi di masing masing
site)
i. Uji coba kesisteman perangkat SMFR dari monitoring CC ,
setelah Tim proyek perubahan melakukan beberapa test fungsi
untuk masing masing site dan dinyatakan berfungsi sesuai
dengan fungsi dan kegunaan dari perangkat SMFR tersebut,
maka selanjutnya melakukan ujicoba test sistem melalui master
control di kantor Balmon Kelas II Pekanbaru, test sistem ini
adalah test terakhir dari kesisteman perangkat SMFR Balmon
Kelas II Pekanbaru, dari test sistem ini diharapkan semua hasil
pengukuran dari parameter teknis dari setiap masing masing
statsiun pengendali berfungsi secara normal, sehingga akurasi
pengukuran dari ruang monitoring Master Control dapat efektif
dioperasionalkan, sebelum ke jenjang berikutnya yaitu sistem
integrasi perangkat monitoring melalu stasiun kontrol yang
berada di Direktorat Pengendalian SDPPI dilakukan hasil test
sistem dapat dilihat pada (Lampiran 3.13 : test sistem dari CC)

26
 B. Kendala internal dan eksternal
Dalam melaksanakan proyek perubahan mengikuti tahapan
milestone yang telah ditetapkan ditemukan beberapa kendala baik
internal maupun eksternal, dapat digambarkan sebagai berikut :
No. Kendala Resiko Strategi
Kendala Internal
1. Beban kerja rutin tertundanya - melaksanakan kegiatan
penyelesaian dengan memperhatikan time
proyek perubahan schedule;
- melakukan komunikasi yang
intensif dengan mentor,
coach dan para tim;
- melaporkan perkembangan
proyek perubahan kepada
mentor dan coach
2. Persepsi beberapa resistensi dalam - melakukan supervisi yang
staf dengan pengawasan dan ketat dalam pelaksanaan
pemeliharaan pengendalian proyek perubahan;
perangkat SMFR spektrum frekuensi - memberikan pemahaman
menggunakan kepada staf akan manfaat
perangkat SMFR pemeliharaan perangkat
Monitoring
3. Tugas tambahan Mudurnya jadwal - memonitor jadwal kegiatan
dan aktifitas di luar pemeliharaan dan tim yang lain dalam
kantor pelaksanaan menyesuaikan waktu
proyek perubahan pelaksanaan pemeliharaan;
- melaksanakan diskusi dipagi
hari untuk menghindari
kesibukan rutinitas
Kendala Eksternal
1. Kunjungan Tim Mundurnya jadwal - melakukan koordinasi dan
Expert dari Jakarta untuk komunikasi dan coaching
pemeliharaan perbaikan jarak jauh
perangkat utama

27
 2. Kesibukan dan Uji coba dan - melakukan komunikasi yang
Keterbatasan pemeliharaan intensif kepada penyedia
waktu Penyedia tertunda baik langsung maupun
dalam bertatap pelaksanaannya online;
muka dengan dan w a k t u y a n g - membuat perencanaan
project leader direncanakan tidak lainnya dengan melibatkan
sesuai dengan staf diluar tim yang pernah
direncanakan terlibat sebelumnya dalam
pemeliharaan.
3. Pengadaan Tertundanya melakukan komunikasi yang
sparepart yang perbaikan intensif kepada penyedia
terlambat perangkat baik langsung maupun
online
Tabel 3.1 Strategi mengatasi kendala internal dan eksternal

C. Strategi Mengatasi Kendala

Dalam menghadapi kendala baik internal maupun eksternal dalam pelaksanaan
setiap tahapan (milestone) digunakan strategi sebagai berikut:
1. Melakukan komunikasi dengan Mentor, Coach dan Tim secara rutin dalam
membahas perkembangan dan permasalahan yang dihadapi dalam
pelaksanaan proyek perubahan;
2. Meningkatkan komunikasi informal dengan para stakeholder eksternal, yaitu
Tim SDPPI Jakarta, Penyedia, dan Vendor untuk dapat menindaklanjuti setiap
tahapan sesuai dengan rencana kerja yang telah ditetapkan;
3. Melakukan Supervisi dan Monitoring terhadap pelaksanaan masing-masing
tahapan kegiatan untuk memperoleh hasil yang maksimal;
4. Melakukan perencanaan dan pembagian tugas secara optimal terhadap
masing-masing anggota Tim;

Instrumen Monitoring Yang digunakan

Instrumen monitoring yang dilakukan oleh project leader untuk kegiatan proyek
perubahan pemeliharaan SMFR diBalmon Kelas II Pekanbaru, memerlukan monitoring

28
yang maksimal untuk mencapai tujuan jangka pendek yang telah ditetapkan. Adapun
instrumen yang digunakan untuk melakukan monitoring adalah sebagai
berikut:
1) Observasi
Observasi/pengamatan dilakukan secara detail terhadap setiap
pelaksanaan tahapan untuk mengantisipasi masalah yang akan terjadi
timbul dan bahkan apabila ditemukan adalanya kendala kemudian dicarikan
solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah tersebut.
2) Review
Review dilakukan untuk mengetahui perkembangan proses penyelesaian
proyek perubahan. Melalui review tersebut dapat diikuti setiap
perkembangan dan apabila ada masukan atau kesalahan dapat segera
diperbaiki.
3) Uji Coba
Uji coba dilaksanakan untuk memastikan bahwa perangkat pendukung
ataupun perangkat utama beroperasi secara optimal dan dapat
diimplementasikan sesuai dengan konsep yang direncanakan dan memenuhi
standar yang ditentukan.
4) Check List
Check list digunakan untuk memastikan bahwa setiap kegiatan telah
dilaksanakan, tanpa ada yang dilewati. Hal ini dilaksanakan untuk
memastikan bahwa langkah-langkah yang telah ditentukan dapat
dilaksanakan seluruhnya.
5) Kalender Kerja
Kalender kerja ini digunakan untuk memastikan bahwa setiap
kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Hal
ini guna memastikan bahwa proyek perubahan dapat diselesaikan dengan
tepat waktu.

29