KARYA ILMIAH MAHASISWA MANAJEMEN INFORMATIKA 1

Aplikasi Pengelolaan Sewa Gedung Kantor Berbasis Web Pada

PT SARINAH
Safira Andjani1, Agiska Ria Supriyatna2, Henry Kurniawan3
1
mahasiswa jurusan ekonomi dan bisnis, 2 pembimbing 1, 3 pembimbing 2

ABSTRAK

PT Sarinah (Persero) Jakarta merupakan perusahaan Badan Usaha Milik Negara

(BUMN) yang bergerak di bidang ritel, perdagangan dan distribusi, serta properti dan
perhotelan. Lokasi perusahaan yang strategis menjadikan perusahaan ini sebagai pusat bisnis
perkantoran, misalnya di bidang properti salah satunya berupa penyewaan gedung kantor.
Pengelolaan sewa belum memiliki aplikasi khusus untuk mengelola penyewaan tersebut.
Penyimpanan dokumen data sewa masih menggunakan cara pengarsipan fisik, sehingga
menyebabkan pencarian data sewa memerlukan banyak waktu. Selain itu proses pemberitahuan
tagihan sewa masih menggunakan pos, dinilai kurang efisien karena memerlukan waktu
pengiriman yang relatif lama. Penelitian ini menggunakan metode pengembangan sistem Rapid
Aplication Devlopment (RAD), metode ini berorientasi pada waktu penyelesaian yang cepat
tanpa mengurangi kualitas sistem yang dihasilkan. Hasil dari penelitian ini adalah terbuatnya
aplikasi pengelolaan sewa gedung kantor berbasis web di PT Sarinah (Persero) Jakarta.
.
Kata Kunci: Aplikasi pengelolaan sewa, PT Sarinah, properti, RAD, Web.

PENDAHULUAN Banyak perusahaan terkemuka menyewa gedung

Perkembangan teknologi informasi sangat
bermanfaat bagi kemajuan perusahaan.
Perkembangan ini berdampak pada perubahan di
bidang perekonomian. Dampak positif tersebut,
seperti terintegrasinya sistem jaringan secara
online yang mendukung pelaksanaan operasional
perusahaan dan mampu bersaing dengan para
kompetitornya. Terintegrasinya sistem jaringan
secara online menunjang kegiatan operasional di
PT Sarinah (Persero) Jakarta.
Perusahaan ini merupakan Badan Usaha
Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang
ritel, perdagangan dan distribusi, serta properti
dan perhotelan. Lokasi perusahaan yang strategis
menjadikan perusahaan ini sebagai pusat bisnis
perkantoran, misalnya di bidang properti salah
satunya berupa penyewaan gedung kantor.
kantor di perusahaan ini.
Penyewaan gedung kantor hingga saat ini,
belum memiliki sebuah aplikasi khusus untuk
pengelolaan sewa gedung kantor. Penyimpanan
dokumen data penyewa serta data sewa masih
menggunakan cara pengarsipan fisik, sehingga
menyebabkan pencarian data sewa memerlukan
banyak waktu. Selain itu proses pemberitahuan
tagihan sewa masih menggunakan pos. Proses
pengarsipan dan pemberitahuan tersebut
mengakibatkan pembuatan sewa menjadi kurang
efektif, pembuatan laporan sewa memerlukan
proses yang lama, serta kurangnya efisiensi biaya
pengiriman surat peringatan tagihan sewa,
sehingga memerlukan aplikasi khusus untuk
mengelola penyewaan gedung kantor. Aplikasi
yang dibutuhkan sebagai solusi permasalahan
KARYA ILMIAH MAHASISWA MANAJEMEN INFORMATIKA 2

tersebut adalah aplikasi pengelolaan sewa gedung rincian dari tiap langkah proses di dalam sistem
kantor berbasis web, aplikasi yang dibuat dapat dari awal hingga selesai. Penggambaran langkah-
digunakan untuk pengelolaan data sewa, serta langkah menggunakan simbol-simbol yang
dapat digunakan untuk mengirim pemberitahuan masing-masing memiliki fungsi. Mapping chart
tagihan sewa melalui email. Penelitian ini sistem yang berjalan terdapat pada Gambar 1.
menggunakan metode RAD, Metode Rapid
Application Development (RAD) berorientasi pada
proses penyelesaian sistem, tanpa memengaruhi
kualitas yang dihasilkan (Mulyani, 2016).

Metodologi Pelaksanaan
Metodologi pengembangan sistem yang
digunakan pada penelitian ini adalah Rapid
Application Development (RAD). Terdapat
beberapa tahapan yang ada pada Metode RAD,
yaitu requirements planning, user design,
construction dan cutover (Tilley & Rosenblatt,
2017).
Gambar 1. Mapping Chart yang berjalan

Hasil dan pembahasan b. Analisis permasalahan

Permasalahan mengenai pengelolaan sewa Sistem pengelolaan sewa yang ada saat ini

gedung kantor membutuhkan aplikasi khusus ditemui beberapa permasalahan, hal tersebut

untuk penglolaan sewa, maka dibuatlah aplikasi seperti proses pencarian data sewa yang

pengelolaan sewa gedung kantor berbasis web memerlukan banyak waktu dikarenakan pencarian

dengan metode RAD, tahapan tersebut berupa melalui arsip, proses pembuatan laporan sewa

analisis sistem yang ada serta kebutuhan pada memerlukan banyak waktu, pembuatan laporan

sistem yang akan dibuat sehingga dihasilkan sewa memerlukan proses yang lama, serta

rancangan sistem yang sesuai. Pemaparan tahapan kurangnya efisiensi biaya pengiriman surat

RAD sebagai berikut : peringatan tagihan sewa. Masalah pada sistem

1. Requirement Planning lama diatasi dengan membuat rancangan sistem

a. Analisis sistem saat ini baru yang digambarkan dengan Mapping chart

Tahapan analisis sistem pengelolaan sewa sistem yang diusulkan pada Gambar 2.

gedung kantor yang ada di perusahaan. Analisis

sistem saat ini digambarkan menggunakan
Mapping Chart.
Menurut Janah (2018), Mapping chart
merupakan bagan alir yang menggambarkan
KARYA ILMIAH MAHASISWA MANAJEMEN INFORMATIKA 3

Data user group

Data login 1 Data user group

User_group
Login
Data login
Username,password

Username,password
STAF DPP
user Data sewa

Informasi data sewa

STAF DAK
Data perusahaan
vendor Data tempat
2
Master data
Data perusahaan
Data tempat tempat
Data tenant
Data tenant
Informasi data sewa

tenant

Data sewa
Data pembayaran

pembayaran
Sewa_tenant Data sewa Data pembayaran

Data sewa Data sewa Informasi data sewa

3
Transaksi Data perpanjangan

Data perubahan
perpanjangan
sewa Data perpanjangan
perubahan
Data perubahan sewa

Gambar 2. Mapping Chart yang diusulkan

Data cara
2. User Design bayar
Data cara bayar

Tahapan selanjutnya adalah user design, Data cara bayar 4

Cara cara
pembayaran Data cara bayar
tahapan ini bertujuan menggambarkan rancangan
Gambar 4. DFD Level 1
sistem berdasarkan kebutuhan sistem pada
b. Rancangan Entity Relational
tahapan requirements planning. Rancangan sistem Diagram(ERD)
yang dibuat adalah DFD,ERD, Flowchart aplikasi Entity Relationship Diagram (ERD)

dan tampilan aplikasi. merupakan sebuah diagram yang menggambarkan

a. Rancangan Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD), merupakan
penggambaran aliran informasi yang diterapkan
sebagai data masuk (input) dan data keluar
(output) (Sukamto, 2015).
Rancangan DFD level 0 dan level 1 disajikan pada
Gambar 3 & 4.
Gambar 3. DFD Level 0
hubungan antara sebuah entitas dengan entitas lain
pada suatu sistem, ERD menjadi model data yang
menyusun database. Terdapat tiga komponen
utama yang menyusun sebuah ERD yaitu : entitas,
hubungan atau relationship, atribut (Febi Titi
Dwiansyah, 2018). Rancangan ERD aplikasi
pengelolaan sewa gedung kantor disajikan pada
Gambar 5.
KARYA ILMIAH MAHASISWA MANAJEMEN INFORMATIKA 4

luas suite Id_perusahaan

lokasi Nama No_telpon

status
Id_tenant alamat
Id_tempat lantai
email
1 1
tempat memiliki tenant

Id_cara status M
Id_sewa Tgl_bayar
J_total
memiliki
No_bayar 1 cara Id_perusahaan
Pembayaran
Nama_perusahaan
Masa bayar 1
Alamat_perusahaan
memiliki
1 Vendor
J_total telepon
Id_tenant

Tgl_sewa 1 status Masa_sewa

Sewa_tenant
Tgl_akhir
1 Id_perubahan Perubahan sewa Id_sewa
Id_tempat status
1 1
J_total
Id_sewa
memiliki

No_perpanjangan
memiliki
1 Perpanjangan
Masa_sewa

status

Id_sewa Tgl_pjg

Gambar 5. Rancanga ERD

c. Rancangan flowchart
Perancangan flowchart merupakan
penggambaran
sebuah program. Flowchart dapat
mempermudah untuk menelusuri hal
yang dapat dilakukan aplikasi.
Berikut
program disajikan pada berikut.
Gambar 6. Flowchart menu staf DPP
Gambar 7. Flowchart menu staf DAK
proses jalannya d. Rancangan tampilan aplikasi
Tahapan membuat rancangan
tampilan aplikasi dibutuhkan pada
saat pembuatan aplikasi, gunanya
ini rancangan flowchart untuk merancang kebutuhan aplikasi
nantinya. Rancangan tampilan yang
akan diimplementasikan pada
aplikasi yang dibuat,bertujuan agar
tampilan aplikasi sesuai dengan
kebutuhan.
3. Construction
Pembuatan aplikasi yang telah didesain
dengan pengkodean menggunakan bahasa
pemrograman PHP, HTML, dan SQL
merupakan tahapan construction. Tools
yang digunakan pada tahapan ini yaitu
aplikasi Sublime Text, aplikasi XAMPP
dan aplikasi Web Browser. Hasil yang
diperoleh berupa aplikasi pengelolaan
sewa gedung kantor berbasis web yang
siap dipakai serta dilakukan pengujian
awal oleh user apakah sudah sesuai
dengan kebutuhan user atau masih
KARYA ILMIAH MAHASISWA MANAJEMEN INFORMATIKA 5

memerlukan peningkatan. Berikut ini 1. Metode Pengujian

tampilan aplikasi yang dibuat. Pengujian aplikasi yang digunakan
a. Halaman Dashboard Staf DPP dalam Tugas Akhir ini adalah
blackbox testing. Metode pengujian
ini dilakukan dengan melakukan
pengujian pada fungsi aplikasi,
apakah sesuai dengan kebutuhan.
2. Hal-hal yang diuji
Aplikasi Pengelolaan Sewa Gedung
Gambar 9. Halaman Dashboard Staf DPP
Kantor Berbasis Web pada PT
b. Halaman transaksi sewa
Sarinah (Persero) Jakarta memiliki
hal-hal yang diuji sebagai berikut :
a. Fungsi yang hilang atau tidak
benar

Prosedur yang terdapat dalam

Gambar 11. Halaman transaksi sewa aplikasi dapat berjalan sesuai

c. Halaman dashboard menu staf DAK dengan fungsi aplikasi.

b. Kesalahan tampilan aplikasi

Tampilan aplikasi ( Interface)
dipastikan dapat berfungsi
dengan benar dan tampilan
Gambar 12.Halaman dashboard menu aplikasi yang dibuat sesuai
staf DAK dengan kebutuhan.
4. Cutover c. Kesalahan dalam struktur data

Tahapan terakhir melakukan atau database

pengimplementasian aplikasi yang telah dibuat Database digunakan untuk

kepada staf admin DPP. Pengujian menggunakan menampung data yang terdapat
metode black box testing yang fokus pada pada aplikasi, diperlukan
kegunaan perangkat lunak. Pengujian dengan pembuatan struktur dan fungsi
metode black box testing pada aplikasi dibangun yang benar pada database agar
bertujuan untuk mengetahui kelemahan sistem aplikasi dapat berfungsi dengan
kemudian akan diperbaiki, sampai akhirnya benar. Database pada aplikasi
aplikasi yang telah diperbaiki tersebut dapat pengelolaan sewa gedung
digunakan oleh Staf DPP dan Staf DAK. digunakan untuk menyimpan data
penyewa, data sewa dan data lain
sebagainya.
KARYA ILMIAH MAHASISWA MANAJEMEN INFORMATIKA 6

Kesimpulan email yang digunakan untuk mengirim

Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian pemberitahuan tagihan sewa kepada penyewa via
ini adalah dihasilkan aplikasi pengelolaan sewa email .
gedung kantor pada PT Sarinah yang
mempermudah proses pengelolaan data sewa dan
pencarian data sewa oleh staf DPP dan staf DAK.
Pada aplikasi ini disediakan fitur pengiriman
REFERENSI
Febi Titi Dwiansyah, d. (2018). Aplikasi
Pelayanan Jasa Pt Duta Sriwijaya Teknik
Palembang Berbasis Website . Laporan Tugas
Akhir .
Mulyani, S. (2016). Metode Analisis dan
Perancangan Sistem. Bandung: Abdi
Sistematika.
Tilley, & Rosenblatt. (2017). Systems
Analysis and Design. USA: Cengage Learning.
Janah, R. R. (2018). Aplikasi Penghitungan
Gaji Pegawai SMP IT Fitrah Insani Berbasis.
Bandar Lampung: politeknik negeri lampung.
KARYA ILMIAH MAHASISWA MANAJEMEN INFORMATIKA 7