BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem Informasi diharapkan dapat mendukung dan meningkatkan
performance pada sebuah perusahaan. Sistem Informasi yang terintegrasi dibangun
tidak hanya untuk memecahkan masalah, namun juga dapat membantu untuk meraih
peluang melalui strategi yang dihasilkan dari informasi yang dimiliki perusahaan.
Agar bisa menghasilkan informasi yang mendukung kegiatan operasional dan
pengambilan keputusan dalam perusahaan, maka Sistem Informasi membutuhkan
kumpulan data yang berisikan fakta-fakta untuk mendukung pengambilan keputusan.
Kumpulan data tersebut dikenal juga sebagai database. (Gelogo & Lee, 2012)
menyatakan pada jurnalnya bahwa, Informasi yang berkualitas dapat dihasilkan jika
database diolah dan diatur sedemikian rupa menggunakan Database Management
System (DBMS).
Semakin besarnya sebuah organisasi, maka semakin banyak data yang
dimilikinya. Untuk itu sebuah organisasi harus bisa mengelola dan memanfaatkan
data yang dimilikinya agar sebuah organisasi bisa tetap berjalan. Hal ini diperkuat
oleh jurnal milik (Bent, Dantressangle, Vyvyan, Mowshowitz, & Mitsuo, 2008) yang
menyatakan bahwa volume data akan terus bertambah dan semakin kompleks seiring
dengan perkembangan sebuah organisasi maka dibutuhkan sebuah sistem untuk
mengolah kumpulan data tersebut.
PT. Xarrina Motor Indonesia merupakan satu satunya Agen Tunggal Pemegang
Merek (ATPM) untuk produk produk dari perusahaan Zhengzhou Nissan
Automobile CO., LTD (ZNA) yang dipasarkan di Indonesia. Perusahaan Zhengzhou
Nissan Automobile merupakan perusahaan joint venture antara Dongfeng group dan
Nissan Automobile Business Corporation of japan, dengan memiliki kantor pusat dan
pabrik yang berada di Zhengzhou, China. PT. Xarrina Motor Indonesia yang
memiliki kantor pusat di Perumahan Alam Sutera Serpong ini merupakan perusahan
yang bergerak dalam bidang distributor kendaraan ZNA dan memiliki hak jual dari
produk kendaraan merek ZNA yang langsung dikirim dari China. PT. Xarrina Motor
Indonesia sudah memiliki delapan cabang yang tersebar di berbagai kota di
Indonesia, diantaranya adalah Solo, Bekasi, Yogyakarta, Bandung, Makassar,
Medan, dan Tangerang. PT. Xarrina Motor Indonesia memiliki beberapa sistem
1
2

dalam menjalankan proses bisnisnya, antara lain sistem penjualan persediaan, dan
service. Sistem penjualan PT. Xarrina Motor Indonesia berfungsi untuk menangani
transaksi penjualan kendaraan yang terjadi sehari-hari. Sistem persediaan, yaitu
sistem yang berfungsi untuk menangani persediaan sparepart yang terdapat pada PT.
Xarrina Motor Indonesia. Sementara Sistem service berfungsi untuk melakukan
perbaikan kendaraan para customer.
Dalam menjalani proses bisnisnya, PT. Xarrina Motor Indonesia tak luput
dari beberapa permasalahan yang dihadapinya. Permasalahan utama yang dihadapi
adalah lambatnya proses pencarian data yang dilakukan oleh staff, seperti data
customer, data transaksi, dan data sparepart, yang disebabkan karena perusahaan
masih menyimpan data dalam bentuk kertas yang kemudian disusun dalam rak-rak
berkas. Karena masih dalam bentuk kertas, sering kali staff membuat kembali data
yang sudah ada dikarenakan data yang dicari tidak ditemukan. Penyimpanan data
dalam bentuk kertas juga mempersulit dalam pembuatan dan penyampaian laporan
antar cabang karena setiap cabang masih menyimpan data masing-masing.
Seiring dengan meningkatnya jumlah penjualan kendaraan roda empat di
Indonesia, maka PT. Xarrina Motor memerlukan sebuah sistem basis data yang
terintegrasi pada proses bisnisnya untuk menjawab permasalahan yang sedang
dihadapi pada saat ini agar seluruh data dalam proses bisnis dapat dikerjakan dengan
lebih efektif dan efisien. PT. Xarrina Motor Indonesia membutuhkan suatu user
interface yang akan menjadi penghubung antara user dan database. Sistem ini akan
menjadi sangat penting dan akan menjadi dasar utama dan langkah awal bagi sistem-
sistem lainnya yang akan dikembangkan selanjutnya.

1.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam penulisan skripsi ini adalah :
1. Analisis proses bisnis dan informasi yang berhubungan dengan :
a. Penjualan : Meliputi pendaftaran customer, pembuatan SPK dan
mencetak Faktur Pembayaran.
b. Persediaan : Meliputi pengaturan barang keluar seperti sparepart yang
terpakai, barang masuk, seperti pembelian sparepart baru, dan update
stock sparepart.
c. Services : Meliputi pembuatan Surat Perintah Kerja, mencetak
faktur pembayaran, dan penggunaan sparepart.
 3

2. Merancang Database System untuk mendukung proses penjualan,

persediaan, dan service.
3. Merancang user interface berbasis web dari database system yang
terintegrasi langsung dengan proses bisnis yang berjalan, meliputi :
• Front End : Fokus utama dibangun bagian front end adalah sebagai
sarana penghubung antar muka, informasi serta promosi untuk customer
yang disediakan perusahaan. Website menyediakan katalog kendaraan,
spesifikasi kendaraan, informasi dealer terdekat, promo yang sedang
berlangsung, histori kendaraan, dan profil customer.
• Back End : Sebagai pengelola website utama (Administrator) meliputi
menambah kendaraan baru, menambah promosi yang sedang
berlangsung. Selain mengatur apa yang bisa dilihat para customer di
frontpage, back end juga sebagai tempat untuk para staff melayani
customer melakukan transaksi yang kemudian datanya akan langsung
tersimpan kedalam database. Serta bertugas mengelola website secara
terus-menerus.

1.3 Tujuan dan Manfaat

Berdasarkan perumusan masalah yang telah disampaikan diatas, maka tujuan
yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
1. Memberikan solusi atas permasalahan mengenai pengolahan data customer
dan service yang terjadi pada proses penjualan, service, dan persediaan PT.
Xarrina Motor Indonesia.
2. Merancang database yang terintegrasi untuk mendukung prosedur
penjualan, service, dan persediaan PT. Xarrina Motor Indonesia.
3. Merancang program aplikasi berbasis web untuk mengakses database dan
dapat menghasilkan laporan penjualan, service, dan persediaan secara real
time.
Manfaat yang dapat diperoleh sebagai berikut :
1. PT. Xarrina Motor Indonesia dapat menggunakan solusi yang diajukan
untuk mengatasi masalah dalam pencarian data customer dan service yang
terjadi pada proses penjualan, service, dan persediaan.
4

2. PT. Xarrina Motor Indonesia akan memiliki sistem penyimpanan yang

terintegrasi dengan baik untuk memudahkan pengolahan data dalam
mendukung proses penjualan, service, dan persediaan.
3. Mempermudah user untuk menggunakan data pada database yang telah
dirancang dan menampilkan laporan yang dihasilkan dari data-data transaksi
yang ada, tanpa harus menginstall aplikasi diseluruh cabang PT. Xarrina
Motor Indonesia yang teletak diberbagai kota Indonesia.

1.4 Metode Analisis dan Perancangan Database

Metodologi Analisis dan Perancangan yang digunakan adalah menurut
Connolly dan Begg yaitu database system development lifecycle (Connolly & Begg,
2010, 311).
1.4.1 Metode Analisis
Metode Analisis digunakan untuk mengumpulkan user
requierment yang dibutuhkan oleh PT. Xarrina Motor Indonesia. Metode
analisis meliputi:
A. Pengumpulan data
Proses ini dilakukan untuk mengumpulkan data-data yang
dibutuhkan, tahapan ini meliputi:
• Observasi
Tahapan ini merupakan proses pengamatan langsung ke
perusahaan guna memperoleh data dan informasi yang
dibutuhkan.
• Wawancara
Tahapan ini dilakukan dengan mengadakan wawancara
terhadap pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan untuk
mendapatkan informasi mengenai sistem yang berjalan.
B. Database Planning
Aktivitas dari pengelolahan yang memungkinkan tahapan dari
aplikasi database dapat direalisasikan secara efisien dan efektif.
Dalam tahap ini diwajibkan untuk saling terintegrasi terhadap
seluruh sistem informasi dalam perusahaan.
 5

C. System Definition
Mendeskripsikan ruang lingkup dan batasan dari aplikasi database
dan user view.
D. Requirement Collection and Analysis
Proses pengumpulan dan analisis dari informasi tentang organisasi,
yang akan dibantu dengan aplikasi database, dan informasi yang
digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan user.

1.4.2 Metode Perancangan

Metode perancangan digunakan untuk merancang database system pada
PT. Xarrina Motor Indonesia, meliputi:
A. Database Design
Proses perancangan pada database yang akan membantu
operasional perusahaan dan target tujuannya. Dalam Database
Design terdapat 3 tahapan yaitu :
• Conceptual Database Design
Sebuah proses membuat sebuah model dari informasi yang
digunakan dalam sebuah inisiatif, mandiri dari seluruh
pertimbangan physical.
• Logical Database Design
Sebuah proses untuk membangun sebuah model dari sebuah
informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan
berdasarkan sebuah data model yang spesifik, tetapi mandiri dari
DBMS tertentu dan pertimbangan fisikal lainnya
• Physical Database Design
Sebuah proses dari menghasilkan sebuah implementasi dari
sebuah database pada penyimpanan kedua, ini menggambarkan
hubungan dasar, index yang pernah digunakan untuk mencapai
efisiensi data, dan setiap integritas yang terhubung beserta
ukuran keamanan.
B. Database Management System Selection
Pemilihan DBMS dilakukan untuk memilih sebuah DBMS yang
tepat untuk mendukung aplikasi database.
6

C. Application Design
Proses merancang user interface atau antar muka pengguna dan
program aplikasi yang menggunakan dan memproses database.
D. Prototyping
Proses pembuatan model kerja sementara untuk aplikasi database.

1.4.3 Metode Implementation

Metode implementasi digunakan untuk mengimplementasikan
Database System pada PT. Xarrina Motor Indonesia, meliputi:
A. Implementation
Realisasi fisik dari database dan desain aplikasi. Implementasi
database dapat dicapai dengan menggunakan Data Definition
Language (DDL) dari DBMS yang dipilih.
B. Data Conversion and Loading
Proses pemindahan beberapa data yang sudah ada ke dalam
database baru dan mengubah aplikasi yang sudah ada untuk dapat
dijalankan pada database yang baru.
C. Testing
Proses untuk menjalankan program aplikasi dengan maksud
menemukan dan mencari kesalahan-kesalahan. Sebelum
digunakan, aplikasi database yang baru seharusnya telah melalui
tahap percobaan
D. Operational Maintenance
Proses pemantauan dan pemeliharaan terhadap sistem setelah
diinstalasi. Pada tahap sebelumnya, aplikasi database telah
diimplementasikan dan diuji.

1.5 Sistematika Penulisan

Secara urutan pembahasan dalam skripsi ini akan dibagi dalam 5 bab yang
garis besarnya sebagai berikut :

BAB 1: PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi tentang pembatasan masalah melalui ruang
lingkup, tujuan dan manfaat dari dibangunnya aplikasi, metode
 7

penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan yang dipakai

dalam pembahasan skripsi kerja praktek ini.

BAB 2: LANDASAN TEORI

Dalam bab kedua diuraikan tentang teori-teori dasar atau umum dan
teori-teori khusus yang relevan dengan topik yang dibahas untuk
dipakai sebagai landasan atau dasar berpikir dalam penulisan laporan.
Teori-teori dasar atau umum seperti pengertian data, database, DBMS
(Database Management System), dan database system development
lifecycle. Sedangkan teori-teori khusus seperti Penjualan, Persediaan,
dan service.

BAB 3: ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Pada bab ini berisi tentang penjelasan secara terperinci PT. Xarrina
Motor Indonesia tempat dilakukannya kerja praktek, meliputi profil
perusahaan, sejarah perusahaan, tujuan perusahaan, struktur
organisasi, dan visi & misi. Dijelaskan juga mengenai proses bisnis
yang berjalan, permasahalan yang dihadapi serta alternatif yang
digunakan untuk pemecahan masalah.

BAB 4: PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM BASIS

DATA
Pada bab ini berisi tentang penjelasan rancangan aplikasi web yang
dirancang sedemikian rupa sehingga dapat memudahkan user dalam
penggunaan serta memuat beberapa data-data yang berguna untuk
perusahaan.

BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini adalah bab terakhir dari laporan skripsi yang akan terbentuk,
berisi kesimpulan dari hasil analisa sistem yang ada dan yang telah
dibuat serta adanya saran yang berguna untuk pengembangan dan
penyempurnaan sistem selanjutnya. Sehingga dapat menjadi acuan
dan bahan pertimbangan dimasa yang akan datang.